SLIDE bảo vệ luận văn thạc sĩ Xây dựng hệ thống đánh giá theo KPIs đối với các chức danh của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tập đoàn Hà Đô

LỄ BẢO VỆ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Đề tài: Xây dựng hệ thống đánh giá theo KPIs đối với các chức danh của Phịng Hành chính thuộc Văn phịng Tập đồn
Hà Đô

Hà Nội


BỐ CỤC LUẬN VĂN

 CHƯƠNG I: Cơ sở lý luận của việc đánh giá hiệu quả công việc và xây dựng hệ thống KPIs để đánh giá hiệu quả công việc
 CHƯƠNG II: Xây dựng KPIs đánh giá hiệu quả cơng việc đối với các chức danh Phịng Hành chính thuộc Văn phịng Tập đồn
Hà Đơ

 CHƯƠNG III: Áp dụng KPIs để đánh giá đối với chức danh Hành chính tại Văn phịng Tập đồn Hà Đơ


NỘI DUNG CHÍNH

1

Tính cấp thiết của việc xây dựng và đánh giá theo KPIs

2

Các bước xây dựng KPIs

3

Kết quả đánh giá theo KPIs

4

Kiến nghị và kết luận


1

Tính cấp thiết của việc xây dựng và đánh giá theo KPIs

Hình 2.8: Biểu mẫu đánh giá nhân viên của Tập đồn Hà Đơ


1

Tính cấp thiết của việc xây dựng và đánh giá theo KPIs

Bảng 2.5: Kết quả đánh giá hiệu quả công việc Phịng Hành chính Q II/2019


1

Tính cấp thiết của việc xây dựng và đánh giá theo KPIs

40%

60%

Rất khơng đồng ý
Khơng đồng ý
Bình thường

Đồng ý
Rất đồng ý

Hình 2.10: Kết quả khảo sát nhận định “Tơi được đánh giá kết quả kết quả thực hiện công việc công bằng so với CBNV khác trong bộ phận”


2

Các bước xây dựng KPIs

 Bước 1: Xác định bộ KPIs cấp Công ty.
 Bước 2: Phân bổ KPIs cấp Công ty.
 Bước 3: Bổ sung KPIs chức năng.
 Bước 4: Đặt tỷ trọng (nếu cần thiết) và rà soát bộ KPIs.
 Bước 5: Thiết lập chỉ tiêu kế hoạch.


2

Các bước xây dựng KPIs – Bước 1: Xác định bộ KPIs cấp Cơng ty.
Kế hoạch cơng việc

Tài chính

Tiêu chí KPIs

-

Tổ chức các sự kiện, chương trình khơng vượt ngân sách được phê duyệt.

-

Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình.

-

Giảm chi phí Hành chính so với kế hoạch.

-

Tỷ lệ giảm tổng chi phí Hành chính so với kế hoạch.

-

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các sự kiện hội nghị (đặc biệt sự kiện 29 năm thành lập Tập đoàn), đảm bảo không xảy ra sự cố nghiêm

-

Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình khơng diễn ra theo kế hoạch) tại

trọng: sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình khơng diễn ra theo kế hoạch.

Quy trình

các sự kiện - hội nghị.

-

Hướng dẫn 100% các Công ty con, Công ty thành viên về cơng tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ.

-

Tỷ lệ các Công ty con, Công ty thành viên được hướng dẫn về cơng tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ.

-

Triển khai thực hiện kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tối thiểu hoàn thành ứng dụng CNTT trong 1 mảng chức năng.

-

Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

-

Kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ 1 năm/lần, thực hiện trước tháng 12/2019.

-

Tỷ lệ kiểm kê tài sản, cơng cụ dụng cụ của Tập đồn.

-

Thanh tra công tác văn thư, lưu trữ 1 năm/lần, thực hiện trước tháng 12/2019.

-

Tỷ lệ công ty thành viên được thanh tra công tác văn thư, lưu trữ.

-

Khám sức khỏe định kỳ cho NLĐ trong toàn Tập đoàn trước tháng 8/2019.

-

Tỷ lệ NLĐ được khám sức khỏe định kỳ.

-

Kiểm tra đột xuất cơng tác An tồn Thực phẩm, Vệ sinh mơi trường tại các Bếp ăn Tập thể tối thiểu 1 quý/lần.

-

Tỷ lệ phát hiện lỗi về An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại các Bếp ăn Tập thể.

-

Không có sai phạm tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản.

-

Tỷ lệ sai phạm về tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản.

-

Tham gia tối thiểu 6 hoạt động truyền thơng quảng bá thương hiệu Tập đồn, thành lập và tham gia các hiệp hội

-

Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thơng quảng bá thương hiệu Tập đồn, thành lập và tham gia các hiệp hội

-

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngồi) hài lịng về thái độ, ý thức, chất lượng công việc

Khách hàng

Con người

-

Tổ chức tối thiểu 1 khóa đào tạo nội bộ và 1 khóa đào tạo bên ngồi cho CBNV trong phịng.

-

Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài.

-

Xây dựng và tổ chức tối thiểu 2 hoạt động để phát triển văn hóa Tập đồn

-

Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập đồn


2

Các bước xây dựng KPIs – Bước 2: Phân bổ KPIs cấp Cơng ty.
Chức danh

KPIs

Tài chính

Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình

Tỷ lệ giảm tổng chi phí Hành chính so với kế hoạch
Quy trình

Trưởng Phịng Hành Nhân viên Văn

Nhân viên

Nhân viên Hành chính Nhân viên Mua sắm Nhân viên

Nhân viên

chính

thư

Lưu trữ

quản trị

- QL Tài sản

Lễ tân

Lái xe

X

 

 

X

X

 

 

X

X

X

X

X

X

X

X

 

 

X

X

 

 

X

X

X

X

 

 

 

X

 

 

 

X

 

 

X

 

 

 

X

 

 

X

X

X

 

 

 

 

X

 

 

X

X

 

 

X

 

 

X

 

 

 

X

 

 

X

X

 

 

X

 

 

X

 

 

 

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

 

 

X

 

 

 

Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình khơng diễn ra theo kế hoạch) tại các sự kiện - hội nghị

Tỷ lệ các Công ty con, Công ty thành viên được hướng dẫn về cơng tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ

Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Tỷ lệ kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ của Tập đồn
Tỷ lệ cơng ty thành viên được thanh tra công tác văn thư, lưu trữ

Tỷ lệ NLĐ được khám sức khỏe định kỳ
Tỷ lệ phát hiện lỗi về An tồn Thực phẩm, Vệ sinh mơi trường tại các Bếp ăn Tập thể

Tỷ lệ sai phạm về tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản

Khách hàng

Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thơng quảng bá thương hiệu Tập đồn, thành lập và tham gia các hiệp hội

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngồi) hài lịng về thái độ, ý thức, chất lượng công việc

Con người

Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài
Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập đồn


2

Các bước xây dựng KPIs – Bước 3 – Bước 4 – Bước 5
KPIs

Cách thức
Tỷ trọng

Chỉ tiêu kế hoạch

Bắt đầu

Kết thúc

Tần suất đo lường

Đơn vị đo lường độc lập

đo lường

Tài chính

Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình

15%

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng q

Tỷ lệ giảm tổng chi phí Hành chính so với kế hoạch

(Chi phí Hành chính kế hoạch/ Chi phí Hành chính thực tế - 1)/1.5%
10%

Quy trình

1.5%

1/1/2019

31/12/2019

5%

0%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

10%

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

10%

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

5%

100%

1/1/2019

30/11/2019

Hàng quý

5%

100%

1/1/2019

30/11/2019

Hàng quý

5%

100%

1/1/2019

31/07/2019

Hàng quý

5%

95%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

10%

0%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

Trưởng phòng Hành chính

Tỷ lệ các Cơng ty con, Cơng ty thành viên được hướng dẫn về cơng tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ

Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Tỷ lệ kiểm kê tài sản, cơng cụ dụng cụ của Tập đồn

Tỷ lệ công ty thành viên được thanh tra công tác văn thư, lưu trữ

Tỷ lệ NLĐ được khám sức khỏe định kỳ

Phịng Tài chính Kế tốn

Phịng Tài chính Kế tốn

Hàng q

Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình khơng diễn ra
theo kế hoạch) tại các sự kiện - hội nghị

Tổng ngân sách phê duyệt/Ngân sách thực hiện

Số lượng sự cố nghiêm trọng, khách hàng phàn nàn/Tổng số sự kiện, hội nghị

Chánh Văn phịng

Số lượng cơng ty được hướng dẫn/Tổng số cơng ty thành viên

Chánh Văn phịng

Số dự án ứng dụng CNTT hoàn thành/Tổng số dự án triển khai

Phòng CNTT

Số lượng tài sản được kiểm kê/tổng số lượng tài sản

Chánh Văn phịng

Số lượng cơng ty được thanh tra/Tổng số cơng ty thành viên

Chánh Văn phịng

Số NLĐ được khám sức khỏe/tổng NLĐ

Chánh Văn phòng

Tỷ lệ thanh tra phát hiện lỗi/95%

Chánh Văn phòng

Số sai phạm

Chánh Văn phòng

Số hoạt động truyền thơng tham gia/6

Bộ phận Marketing, Phịng ĐT

Tỷ lệ phát hiện lỗi về An tồn Thực phẩm, Vệ sinh mơi trường tại các Bếp ăn Tập thể

Tỷ lệ sai phạm về tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản

Khách hàng

Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thơng quảng bá thương hiệu Tập đồn, thành lập và tham gia các hiệp hội
5%

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

5%

95%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

5%

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngồi) hài lịng về thái độ, ý thức, chất lượng công việc

Con người

Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài

Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập đồn

KD
Tỷ lệ khách hàng hài lịng/ 95%

Phịng CNTT

Số lượng NLĐ được đào tạo/Tổng số NLĐ

Phòng Nhân sự

Số lượng hoạt động phát triển văn hóa/2

Bộ phận Marketing, Phịng ĐT


2

Các bước xây dựng KPIs – Bước 3 – Bước 4 – Bước 5
Tỷ trọng
KPIs
Tài chính

Chỉ tiêu kế hoạch

Bắt đầu

Kết thúc

Tần suất đo lường

Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình

Tổng ngân sách phê duyệt/Ngân sách thực hiện
20%

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

Tỷ lệ giảm tổng chi phí Hành chính so với kế hoạch

(Chi phí Hành chính kế hoạch/ Chi phí Hành chính thực tế -

10%

Nhân viên Hành chính quản trị

Quy trình

1.5%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng q

Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình
khơng diễn ra theo kế hoạch) tại các sự kiện - hội nghị

5%

0%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

Tỷ lệ NLĐ được khám sức khỏe định kỳ

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngồi) hài lịng về thái độ, ý thức, chất lượng công việc

Con người

Số NLĐ được khám sức khỏe/tổng NLĐ
5%

100%

1/1/2019

31/07/2019

Hàng quý

5%

95%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

10%

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

10%

95%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

15%

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý

Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thông quảng bá thương hiệu Tập đoàn, thành lập và tham gia các hiệp
hội

kiện, hội nghị

Số lượng công ty được hướng dẫn/Tổng số công ty
10%

Khách hàng

1)/1.5%

Số lượng sự cố nghiêm trọng, khách hàng phàn nàn/Tổng số sự

Tỷ lệ các Công ty con, Công ty thành viên được hướng dẫn về cơng tác Hành chính

Tỷ lệ phát hiện lỗi về An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại các Bếp ăn Tập thể

Cách thức đo lường

Tỷ lệ thanh tra phát hiện lỗi/95%
Số hoạt động truyền thông tham gia/6

Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngồi

Tỷ lệ khách hàng hài lịng/ 95%

Số lượng NLĐ được đào tạo/Tổng số NLĐ

Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập đồn

Số lượng hoạt động phát triển văn hóa/2

10%

100%

1/1/2019

31/12/2019

Hàng quý


3

Kết quả đánh giá theo KPIs
KPIs

Tỷ trọng

Chỉ tiêu KH

Thực hiện

Kết quả

15%

100%

102.1%

14.7%

10%

1.5%

(-3%)

0.0%

5%

0%

0%

5.0%

10%

100%

32%

3.2%

10%

100%

0%

0.0%

5%

100%

30%

1.5%

5%

100%

33%

1.6%

5%

100%

0%

0.0%

5%

95%

0%

0.0%

10%

0%

0%

10.0%

5%

100%

0%

0.0%

5%

95%

86%

4.3%

5%

100%

0%

0.0%

5%

100%

50%

2.5%

Kết quả đánh giá

 

42.8%

Kết quả đánh giá 2018

 

86%

Kết quả đánh giá Quý I 2019

 

85%

Kết quả đánh giá Quý II 2019

 

81%

Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình
Tài chính

Tỷ lệ giảm tổng chi phí Hành chính so với kế hoạch
Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình khơng diễn ra theo kế hoạch) tại các sự kiện - hội nghị

Trưởng phòng Hành chính

Tỷ lệ các Cơng ty con, Cơng ty thành viên được hướng dẫn về cơng tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ
Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Tỷ lệ kiểm kê tài sản, cơng cụ dụng cụ của Tập đồn
Quy trình

Tỷ lệ cơng ty thành viên được thanh tra cơng tác văn thư, lưu trữ
Tỷ lệ NLĐ được khám sức khỏe định kỳ
Tỷ lệ phát hiện lỗi về An toàn Thực phẩm, Vệ sinh môi trường tại các Bếp ăn Tập thể
Tỷ lệ sai phạm về tham nhũng, lãng phí trong mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản
Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thông quảng bá thương hiệu Tập đoàn, thành lập và tham gia các hiệp hội

Khách hàng

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngoài) hài lịng về thái độ, ý thức, chất lượng cơng việc
Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài

Con người

Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập đồn


Kết quả đánh giá theo KPIs

3

KPIs

Tỷ trọng

Chỉ tiêu KH

Hành chính 1

Hành chính 2

20%

100%

102.1%

102.1%

10%

1.5%

104%

104%

5%

0%

0%

0%

10%

100%

40%

40%

5%

100%

0%

0%

5%

95%

0%

0%

10%

100%

0%

0%

10%

95%

80%

80%

15%

100%

0%

0%

10%

100%

1

1

Kết quả đánh giá

51.2%

51.2%

Kết quả đánh giá 2018

80%

79%

Kết quả đánh giá Quý I 2019

80%

86%

Kết quả đánh giá Quý II 2019

80%

81%

Tỷ lệ sử dụng ngân sách khi tổ chức các sự kiện, chương trình
Tài chính
Tỷ lệ giảm tổng chi phí Hành chính so với kế hoạch
Tỷ lệ xảy ra sự cố nghiêm trọng (sự cố liên quan đến cháy – nổ, khách hàng phàn nàn, chương trình khơng diễn ra theo kế hoạch) tại các sự kiện - hội nghị

Quy trình

Tỷ lệ các Cơng ty con, Cơng ty thành viên được hướng dẫn về cơng tác Hành chính
Tỷ lệ NLĐ được khám sức khỏe định kỳ
Tỷ lệ phát hiện lỗi về An tồn Thực phẩm, Vệ sinh mơi trường tại các Bếp ăn Tập thể
Tỷ lệ tham gia hoạt động truyền thơng quảng bá thương hiệu Tập đồn, thành lập và tham gia các hiệp hội

Khách hàng

 

Tỷ lệ khách hàng (bên trong và bên ngồi) hài lịng về thái độ, ý thức, chất lượng công việc
Tỷ lệ NLĐ được đào tạo nội bộ và bên ngoài

Con người

Tỷ lệ hoạt động được xây dựng để phát triển văn hóa Tập đồn

Nhân viên Hành chính - Quản trị


3

So sánh kết quả đánh giá quý I, II 2019

Xếp loại

Xuất sắc

Kết quả đánh giá theo PP cũ

Kết quả đánh giá theo KPIs

0

0

2

0

14

0

0

0

0

3

0

13

(>95đ ~ 95%)
Tốt
(85đ – 95đ ~ 85% - 95%)
Khá
(75đ - <85đ ~ 75% - <85%)
Trung bình khá
(65đ - <75đ ~ 65% ~ <75%)
Trung bình
(55đ - <65đ ~ 55% ~ <65%)
Yếu
(<55đ ~ <55%)


4

a.

Kiến nghị và kết luận

Quyết tâm và cam kết của cán bộ lãnh đạo: Lãnh đạo doanh nghiệp dành bao nhiêu giờ cho việc xây dựng BSC và
triển khai KPIs? Lãnh đạo doanh nghiệp có nắm được tiến độ triển khai của dự án xây dựng và đánh giá theo KPIs?

b.

Cơng tác truyền thơng về KPIs và q trình áp dụng cơ chế đánh giá hiệu quả công việc theo KPIs: Truyền thơng
về mục đích đánh giá theo KPIs, ích lợi đối với người lao động khi triển khai đánh giá theo KPIs.

4

Kiến nghị và kết luận

c. Đo lường hiệu quả công tác triển khai hệ thống đánh giá theo KPIs: Công tác
đề phát sinh khi triển khai lần đầu, rất cần

đánh giá theo KPIs sẽ gặp những vấn

theo dõi, đánh giá, cải tiến để phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

d. Sử dụng kết quả đánh giá hiệu quả công việc theo KPIs cho hoạt động khen thưởng, đào tạo phát triển nhân viên.


4

Kiến nghị và kết luận

Thực tế triển khai áp dụng đánh giá theo KPIs 6 tháng đầu năm tại Tập đồn Hà Đơ gặp những khó khăn nhất định do
lần đầu triển khai áp dụng phương pháp đánh giá mới, công tác truyền thông chưa thực sự khiến NLĐ hiểu được tầm
quan trọng và lợi ích của đánh giá theo KPIs,... Tuy nhiên, điều quan trọng việc triển khai áp dụng KPIs đã khiến Trưởng
phịng Hành chính, Chánh Văn phịng và một số cán bộ lãnh đạo trong Ban Điều hành nhận thức được tầm quan trọng
của công tác đánh giá và tác dụng của đánh giá theo KPIs tại doanh nghiệp .


TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!