Tài liệu Lập bảng mô tả công việc có hiệu quả doc

Lập bảng mô tả công việc có hiệu quả
Lập bản mô tả công việc rõ ràng trước khi bạn tiến hành việc thuê nhân công
sẽ giúp cho bạn lựa chọn các ứng viên tốt nhất trong tập hồ sơ xin việc.
Công việc này gồm hai phần - tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công
việc, và lên danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện.

Suy nghĩ về bản mô tả công việc một cách hoàn chỉnh là việc đáng để bạn
phải tốn thời gian và công sức. Một bản mô tả không rõ ràng, rắc rối hoặc
không chính xác có thể khiến bạn khó gắn kết giữa công việc với ứng viên
bởi vì bạn không thể biết chắc chắn công việc đòi hỏi những gì.
Một bản mô tả công việc chính xác cũng rất cần thiết khi soạn đăng quảng
cáo tuyển dụng, đăng các yết thị việc làm hoặc khi thực hiện các công việc
tuyển dụng khác. Nó giúp bạn thấy một cách rõ ràng là bạn đang tìm kiếm
năng lực cụ thể nào và hướng quảng cáo của bạn vào những đặc tính đó để
thu hút những ứng viên đáp ứng được yêu cầu một cách tốt nhất.
Hãy sử dụng những lời khuyên dưới đây khi bạn soạn một bản mô tả công
việc:
Tránh những điều chung chung
Khi mô tả những nhiệm vụ và trách nhiệm mà bạn cần người lao động thực
hiện thì cố gắng càng chi tiết càng tốt. Cân nhắc về những lợi ích mà người
lao động sẽ mang lại cho tổ chức của bạn hoặc mang lại cho khách hàng của
ban. Ví dụ đừng miêu tả một nhân viên cửa hàng video chỉ đơn giản là người
sẽ "cho khách hàng thuê video". Thay vào đó, bạn sử dụng những từ như "sẽ
trợ giúp khách hàng trong việc chọn các bộ phim, chia sẻ những hiểu biết
của mình về các bộ phim đương đại hoặc cổ điển", bạn sẽ biết bạn cần một
người yêu thích phim và có thể truyền sự ham thích của mình cho các khách
hàng của bạn.
Đặt thứ tự ưu tiên
Khi mà bạn đã tạo ra một danh sách các trách nhiệm và nhiệm vụ, hãy sắp
xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Hãy bắt đầu với các kỹ năng cơ bản của
công việc sẽ được thực hiện. Bằng cách này bạn sẽ biết những kỹ năng nào

cần cho việc thực hiện thành công công việc, điều gì cần thiết và điều gì trên
thực tế có thể không thích hợp. Thuê lao động thường là công việc đòi hỏi
phải có sự đánh đổi, vì thế việc đặt thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn quyết định cái
mà bạn có thể chấp nhận hoặc không thể chấp nhận được.
Sử dụng các tiêu chí có thể đo được
Hãy nói rõ cách thực hiện công việc mà bạn trông đợi ở nhân viên và tìm
cách để định lượng các tiêu chí này bằng các con số và thời gian ngay khi có
thể. Nếu không, bạn có thể đã thuê một người có thể thực hiện các nhiệm vụ
theo yêu cầu nhưng với hiệu suất không cao hoặc làm không đến nơi đên
chốn. Ví dụ, liệu một kế toán trưởng có phải quản lý một, bốn hoặc mười tài
khoản cùng một lúc hay không? Một kế toán viên có cần phải cập nhật tài
khoản phải thu hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng hay không?
Yêu cầu sự giúp đỡ
Dành thời gian tư vấn những người khác trong cơ quan, những người sẽ
quản lý hoặc làm cùng với người lao động mới để lấy ý kiến của họ về
những nhiệm vụ chính mà người lao động mới sẽ đảm nhiệm. Những người
làm việc trực tiếp với nhau thường sẽ biết rõ hơn về những kỹ năng làm việc
hàng ngày cần có để thực hiện tốt công việc. Những ý kiến đó là vô cùng
quý giá đối với bạn.