Tài liệu Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 1 doc

Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 1
I. Kỹ năng nói:
1. Kỹ năng nói được sử dụng nhiều trong cuộc sống.
Muốn giao tiếp có hiệu quả, các nhà quản lý phải rèn luyện cho
mình một kỹ năng nói thật tốt.
Nói bao gồm sự giao tiếp phi ngôn ngữ và sự giao tiếp bằng ngôn
ngữ, nghĩa là cần xem xét "nói như thế nào" và "nói cái gì".
a) Giao tiếp phi ngôn ngữ
- Tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn
ngữ là cách đi đứng, nói năng, dáng vẻ khi giao tiếp.
Giao tiếp phi ngôn ngừ có tầm quan trọng của nó vì ngôn từ chỉ
chiếm một phần những điều truyền đạt, và những điều không nói ra
đôi khi lại quan trọng hơn những điều nói. Hầu như mọi người tin
nói như thế nào nhiều hơn "nói cái gì". Ví dụ: đối với người nào
đó, nếu ta nói: "vâng, anh đó giỏi lắm" với một giọng mỉa mai,
người nghe có lẽ tin nơi giọng nói của ta, chứ không tin ý nghĩa lời
ta nói.
Giao tiếp phi ngôn ngữ tuy quan trọng nhưng không nên lạm dụngl
dừng coi nó là chiếc đũa thần, là một công thức có định lượng
hoàn hảo chỉ cần áp dụng là dạt được kết quả. Hiểu biết và giao
tiếp phi ngôn ngữ có thể giúp ta nâng cao kỹ năng giao tiếp, giúp ta
truyền đạt những biểu hiện thích hợp và nhạy cảm giúp ta tránh
được những cản trở trong khi giao tiếp.
Những thành phần của giao tiếp phi ngôn ngữ
Có bốn thành phần của giao tiếp phi ngôn ngữ: thân thể, giọng nói,
khoảng cách giao tiếp và đồ vật xung quanh. Hãy xem xét chi tiết
từng thành phần.
(l) Thân thể
Người ta có thể phân tích thái 'độ của người khác trên cơ sổ ngôn
ngữ thân thể của người đó.
Những khía cạnh của ngôn ngữ thân thể là: tư thế, cử chì, vẻ mặt,

ánh mắt.
+ Tư thế:
Tư thế tạo nên ấn tượng đầu tiên có ảnh hưởng quan trọng, nó bộc
lộ sự tin tường, tính cởi mở và thái độ của một người.
Dù đứng hay ngồi, hãy đứng hay ngồi thoải mái theo cung cách
"nhà nghề" nghĩa là đứng, ngồi thẳng lưng không gượng gạo, nhìn
thẳng vào cử tọa, sức nặng cơ thể phân phối đều. Nếu ngồi thì hãy
tránh tư thê quá trịnh trọng, mà cũng đừng ngồi thu hình lại, quá
xuề xòa hoặc quá khép nép hay như gây hấn. Nếu đứng thì hãy
tránh tư thế quá nghiêm trang hoặc quá sướng sả, quá phục tùng và
quá gây hấn.
+ Cử chỉ:
Mọi người đều dùng cử chỉ một cách vô thức để hậu thuần cho
điều mình đang nói, như dùng bàn tay để miêu tả một vật hay một
thao tác, để đếm hay liệt kê Cử chỉ không ngừng nhấn mạnh những
điều người ta nói mà còn bộc lộ thái độ của người nói. Người ta có
thể nhận biết một cử chỉ là "nồng nhiệt" hay "lạnh nhạt". Hầu hết
mọi người có cử chỉ tự nhiên khi ngồi vì khi đó không cần dùng
hai bàn tay, song' hãy tránh những cử chỉ nóng nảy và vẻ mặt trơ
như đá.
Khi đứng, đừng có cử chỉ kiểu cách hay giả tạo, cũng đừng cử
động một cách nóng nảy, cũng đừng lắp đi lắp lại một cử chỉ hay
vướng mắc mãi với một tư thế.
+ Vẻ mặt và ánh mắt
Mặt và mắt là những bộ phận biểu cảm nhất của cơ thể. Với nét
mặt, người ta có thể thiết lập quan hệ như: mỉm cười, gật dầu,
nhướng mày hay nhăn mày... và cũng có thể điều tiết chiều hướng
cuộc trò chuyện. ánh mắt là cửa sổ của tâm hồn, nói lên rất nhiều
thứ. Người nói chuyện giỏi tiếp xúc bằng mắt nhiều hơn người nói
kém. Trong một cuộc chuyện trò, hãy duy trì sự tiếp xúc bằng mắt

từ 50 đến 60% thời gian bạn nói, và từ 75 đến 85% thời gian nếu
bạn nghe.
Tiếp xúc tốt bằng mắt có nghĩa là tạo được sự tiếp xúc Có tính cam
với những con người thực sư trọng cư tọa.
2. Giọng nói
Giọng nói có thể hiện rất nhiều trạng thái cam xúc ~aa người nói
mía cạnh quan trọng cua giọng nói là tính l~iéu đều thêu diệu về
âm lượng. tộc đọ. sự lên xuống hám bông khiến cho có vé diễn
cảm hơn Số chuyên biến khéo sự làm tăng sự lãnh hội của cử tọa.
Phải làm gì để phát triển một giọng nói có hiệu quả? Một là. hãy
nói với độ cao nghe rô. hãy nói diễn cảm và hửng khơi thay vì
giọng nói đều đều mệt mỏi. Hãy nói với giọng ấm áp. vui vẻ thay
vì giọng lơ đãng (the thé, khàn khàn, rêu n). Hãy nói cho rõ ràng,
tránh khuynh hướng hạ thấp ở cuối câu.
Hai là. hãy nói với tốc độ thích hợp và phát âm đúng. Nói chậm đủ
để người nghe hiểu được, nhưng vẫn mau vừa đủ đề giữ sự năng
động. Hãy thay đối tốc độ để tránh giọng đều đều. Hãy ngừng
đúng lúc: trước hay sau một tự chủ yếu, ngăn cách các mục khác
nhau, cho rõ sự chuyển biến tư tưởng.
Ba là, hãy tránh lạm dụng vì lơ đãng những từ lấp lỗ trống như "à",
"ờ", nghĩa là những từ không có ý nghĩa gì
Giao tiếp bằng ngôn ngữ.
Tầm quan trọng của giao tiếp bằng ngôn ngừ.
Giao tiếp bằng ngôn ngữ có vai trò quan trọng trong quán lý.
Những cuộc đàm thoại, các cuộc nói chuyện qua điện thoại nói
chung thuộc vào loại giao tiếp thông thường, không nghi thức. Các
buổi nói chuyện, các buổi diễn thuyết, báo cáo bằng miệng thuộc
vào loại giao tiếp chính thức. trịnh trọng (nói gọn jại là các buổi
nói chuyện với một nhóm người }.
Các buổi nói chuyện với một nhóm người thường diễn ra khi có

một trong ba tình huống:
- Khi điên giá vừa có nhiều diều cho người ta kết vừa có nhiều
điều phai tìm hiểu có tính chất trao đổi thông tin; khi phai trả lời
những câu hỏi.
Khi cư tọa nói nhiều nhất khi cần giai quy ốt thột vấn đề với tư
cách tập thể.
Tất nhiên còn có những ngoại lệ.
Trong chương này chỉ chú ý đến những tình huống phát biểu và
diễn giả nói nhiều nhất. Những bài nói chuyện được phân thành hai
loại dựa trên mục đích của chúng: trình bày hay thuyết phục.
Loại bài nói chuyện mang tính chất trình bày được dùng để miêu tả
một tình huống, kể lại một câu chuyện, cung cấp thông tin xác
thực, hoặc giải thích các lý do cho một hành động đã xảy ra. Trong
loại bài nói chuyện mang tính thuyết phục thì những lời lẽ thuyết
phục chiếm vị trí quan trọng.