Tài liệu Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 2 ppt

Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp
phần 2

II. Kỹ năng viết:
Cũng như nói. để viết có hiệu qua phải thiết lập được chiến lược
giao t.lép: xác định mục tiêu rõ ràng, phân tích cứ tọa và bố cục có
hiệu quả.
Sau đó, mới xem xét đến kỹ thuật viết. Nên nhớ rằng: viết là một
quá trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, chứ không
phái là một công thức thuần túy đơn giản. Thường quá trình soạn
thao gồm ba giai đoạn: trước khi viết, phác thảo và biên soạn. Tài
liệu là toàn bộ văn bán chúng ta viết: một bức thư, một công văn,
một báo cáo hay bất cứ thứ gì khác.
Làm thế nào để diễn đạt các ý tưởng trong một văn bản là bước
cuối cùng. Phải quan tâm thích đáng bước ban đầu trước đó thì mới
làm tôi bước cuối cùng.
Các bước ban đầu bao gồm:
a. Phải khắng định chắc chắn từ cá những gì cần phái viết trong
bức thông điệp.
b. Nhận định được đâu là ý chính, đâu là ý phụ.
c sắp xếp các ý tưởng theo một thứ tự thích hợp.
Nếu đầu óc chưa hiểu rõ vấn đề này thì người viết khó tránh khỏi
lúng túng khỉ muốn diễn đạt các ý tưởng thành ngôn ngữ viết.
Nhận định được đâu là ý chính, đâu là ý phụ và sắp xếp chúng theo
một thứ tự thích hợp thực ra là một phần trong quá trình phác thảo.
Để giảm bớt khó khăn cho người viết, cần chú ý: Phân cách các
giai đoạn trước khi viết, phác thảo và biên soạn nhất là đối với
những tài liệu quan trọng và phức tạp. Không nên viết liền một
mạch, hãy ấn định thời khắc cho bản thân.
- Phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình tổ chức trật tự những
tư tưởng đó. Tư tưởng rõ ràng và viết rõ ràng có liên quan với

nhau, nhưng không phải là đồng nhất. Hãy sắp xếp tư tưởng của
mình một cách thích hợp cho người đọc, đừng viết đơn thuần theo
thứ tự tư tưởng nẩy sinh trong dầu bạn.
- Phân.cách quá trình tổ chức trật tự khỏi quá trình phác thảo.
Đừng bao giờ bắt đầu viết khi chưa có một dàn đồ ý tưởng. Hãy tổ
chức ý tưởng của bạn trước khi bạn bắt đầu viết ý tưởng đó th811h
câu.
- Phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn. Đừng tìm
cách biên soạn trong khi phác thảo. Trong giai đoạn phác thảo cử
đế cho tinh thần sáng tạo nẩy nở, bạn có thể xem lại và xác định
chúng sau.
Giai đoạn chuẩn bị này hỗ trợ rất nhiều cho người viết:
Nâng cao tính khúc chiết (giảm bớt các trường hợp để sơ sót các ý
quan trọng và giữ lại những ý không cần thiết).
Cho phép người viết tập trung cao vào bước kế tiếp diễn đạt các ý
tưởng.
- Tiết kiệm thời gian viết và đọc chính tả.
Nâng cao tự tin cho bản thân.
- Cho phép người viết dễ dàng sắp xếp các ý cần phái nhấn mạnh
hoặc không cần nhấn mạnh.
Ngoài ra, do bức thông điệp được chuẩn bị rất kỹ, cho nên người
đọc cũng sẽ cảm thấy hài lòng:
- Bản thông điệp rõ ràng khúc chiết.
- Mối tương quan giữa các ý chặt chẽ, giúp cho người đọc dễ hiểu,
dễ nhớ.
Người đọc có ý phản ứng tích cực hơn và chịu ảnh ~ hưởng mạnh
bởi trình độ sắp xếp các ý tưởng.
b) Các nguyên tắc áp dụng cho tài liệu.
Có bốn nguyên tắc áp dụng cho tài liệu: (l) sự thống nhất và tầm
quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4)

độ dài vừa phải.
Tính thống nhất và tầm quan trọng.
Thống nhất có nghĩa là bài viết có tính chất' đồng nhất; nó kết hợp
xung quanh một ý tưởng trọng tâm, tất cả nhằm vào một chủ đề.
Tầm quan trọng được hiểu là những ý tưởng chính được làm nổi
bật, được nhấn mạnh cho người đọc nhận ra.
Để thực hiện nguyên tắc này cần chú ý những điểm
- Vứt bỏ mọi thông tin không liên hệ, làm cho tài liệu thống nhất
quanh mục tiêu giao tiếp và nhiệm vụ cụ thể.
- Chú ý phần giới thiệu và phàn kết luận là những phân cốt yếu loà
llgt[ói học cô kha là nó nhiêu nhai Trong llhâìl giới thiệu hãy kiến
tạo sự quan tâm và thái độ tiếp thu cua người đọc. Trong phần kết
luận, có thê phát biểu lại \ chính }lay không tùy theo tài liệu dài
hay ngắn: phát biểu ký luận hay đề nghị của bạn, phát biểu trước
hành động tránh đưa vào một chủ đề mới hoặc biện giát hay châm
chước cho luận cứ của bạn.
Bố cục và cách làm nổi bật.
Bố cục là phân chia những ý tưởng của bạn cho có hệ thống: thứ
bậc và sắp xếp chúng thế nào cho có tính thuyết phục. Làm sao cho
người đọc nhìn thấy rõ ràng. Hãy nhớ bốn quy tắc. Một là phái
nhất quán, như: viết hoa những ý tường chính từ đầu chí cuối. Thứ
hai, hãy sử dụng những tiêu đề theo ý tưởng. Thứ ba, chớ có lạm
dụng kỹ thuật này vì nếu làm nổi bật mọi thứ thì giống như không
có điểm nào nổi bật lên cả. Thứ tư, trình bày những ý tưởng có tầm
quan trọng ngang nhau bằng những hình thức ngừ pháp giống
nhau.
Mạch lạc.
Mạch lạc có nghĩa là tính liên kết chặt chẽ với nhau của ý tưởng.
Điều này liên quan đến cách sư dụng những từ liên kết. hình thức
ngừ pháp cũng như kỳ thuật làm nổi bật.

Độ dài thích hợp.
Người ta hay khuyên: hây viên ngân goá những thê nói tài liệu
ngắn nhất luôn luôn là tài liệu có hiệu quá nhất. Cần biên soạn tài
liệu với độ dài thích hợp. Dì nhiên. một mặt, phái lưu tâm đến thì
giờ cua người đọc. đừng bắt họ phái vất vả với những thông tin
không cần thiết, mặt khác. cũng không cần phai cắt bỏ những
thông tin thiết yếu.