Tài liệu Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 5 docx

Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp
phần 5

V. Kỹ năng phản hồi:
Phản hồi là một hình thức đáp ứng. Khi ta đọc hay lắng nghe, mục
đích là để hiểu những gì người khác viết hay nói. Khi ta thực hiện
phản hồi, mục đích là làm thay đổi hay tác động vào những gì
người khác làm.
Kỹ thuật phản hồi có hiệu quả có tính thiết yêu. cho sự thành công
trong bất cứ công việc hay tổ chức nào. Nó cho phép làm việc hữu
hiệu hơn, tăng thêm khả năng tham:gia tập thể, duy trì liên hệ công
việc tốt hơn.
a) Thực hiện phản hồi.
Thực hiện phản hồi là một việc rất tế nhị và khó khăn. Ai cũng
biết, thật khó chịu khi có người chỉ trích công việc của mình, nên
chúng ta phải có lòng trắc ẩn và tế nhị với người khác. Mặt khác,
thật dễ thất vọng khi người khác quá khó tính và có vẻ không sẵn
lòng giúp đỡ, cho nên chúng ta phải chi tiết và cụ thể. Có lẽ khó
khăn nhất liên quan đến sự thực hiện phản hồi là phải chối bỏ
khuynh hướng tự nhiên muốn vạch ra từng vấn đề có thể nhìn thấy
và thay vào đó, phải tập trung vào những vấn đề quan trọng mà
chúng ta hy vọng làm thay đổi.
sự phản hồi tốt nhất bao gồm cả lời phê bình viết và nói. Sự thực
hiện phản hồi có hiệu quả đặt trên cơ sở hai tiêu chuẩn: lòng tin
cậy và sự hiểu biết.
Sự tin cậy. Sự phản hồi sẽ không có hiệu quả nếu người khác
không tin cậy bạn. Bạn có thế đưa ra những đề nghị rất hay nhưng
không có kết quá gì vì ngưó~ khác nghi ngờ ý định của bạn và giữ
thế thú. Để chiếm được lòng tin, hãy cân nhắc những biện pháp sau
đây nhằm tạo ra thông khí thiện cảm để giúp người ta dễ chấp
nhận.

Thứ nhất, hãy xem xét chính động cơ của mình. Cl~ll mặt mình
vào tâm trạng chỉ có ý định giúp tờ người khác, chứ không phải
phô trương hay trả đũa.
Thứ hai, hãy chiếm lòng tin của nguỵ ' óc. tránh đùng những từ.
nặng nề và rõ ràng có ý nghl~l là phán; cố giải quyết những thái độ
cư xử đặc thù nhất định thay cho việc giản lược toàn bộ việc làm
của người khác. Ví dụ: thay vì nói "đây là một báo cáo tồi", nên
nói "ý tưởng chính của bán chưa được phát biểu rõ ràng".
Thứ ba, thận trọng đưa ra những lời phê bình cả tích cực lẫn tiêu
cực. Ai cũng biết, người ta không vui lòng chấp nhận sự phản hồi
hoàn toàn tiêu cực: nếu bị phê bình dồn dập quá, người ta có thể
cảm thấy bị đe dọa và có thể không thay đổi thái độ. Nhưng, người
ta cũng có khuynh hướng không hoàn toàn thích những lời phê
bình tích cực. Vì vậy bạn phải cẩn thận tạo ra thế quân bình.
Sự cần thiết. Thực hiện phản hồi là để đạt được sự hiểu biết. Hãy
chỉ rõ cho người ta bức tranh toàn cảnh, đừng nhồi nhét vào óc
người ta một đống chi tiết rời rạc. một khi ta đã vẽ được bức tranh
toàn cảnh, càng cụ thể càng hay, càng có hy vọng được người ta
hiểu mình rõ hơn.
Nên tránh làm quá mức cần thiết, vì mục đích của sự phản hồi có
hiệu quả là thay đổi và thái độ cư xử. Có một giới hạn đối với
những gì mà người ta có thể chấp nhận và thay đổi, hãy tập trung
vào những kết quả có ý nghĩa nhất, đừng nghĩ rằng mình phải có
bổn phận nói hết
những điều mình nghĩ cho người khác nghe.
Tiếp nhận phát hồi:
Khả năng tiếp nhận phản Hồi cũng quan trọng cho sự thành công
trong công việc. Chỉ có chấp nhận sự phản hồi của người khác mới
tự cải thiện, trưởng thành và thay đổi Những bí quyết để tiếp nhận
phản hồi là tránh thái độ đề phòng và khuyến khích người khác đáp

ứng.
Thái độ đề phòng là một trong những trở ngại chính ngăn cản sự
tiếp nhận phản hồi và khuyến khích giao tiếp. Thái độ đề phòng chỉ
có kết quả tốt khi ta tìm cách giữ thể diện hoặc tránh tỏ ra ngớ
ngẩn, nhưng nó có khía cạnh tệ hại là thái độ đề phòng căn cứ theo
một tiền đề sai lầm: tương quan giữa mọi người đặt cơ sở trên sự
đối kháng lẫn nhau, tương tác nghĩa là đấu tranh, nên nó có hai khả
năng: thỏa hiệp với nhau và học hỏi lẫn nhau, làm cho ta có vẻ khó
chịu và thiếu tin cậy.
Hãy tránh thái độ đề phòng. Có thể tránh được thái độ đề phòng
bằng cách nuôi dưỡng bốn thái độ. Một là, trao đổi thông tin và ý
kiến. Hãy giả định rằng bản thân chúng ta và công việc của chúng
ta chi có thể cải thiện bằng cách trao đổi và cho ý tưởng tác động
lẫn nhau; cử tọa sẽ thích thú và điều này có lợi khi giao tiếp.
Thứ hai, đừng xem sự chỉ trích ý tưởng của mình như chỉ trích bản
thân.A có bao giờ trong suốt một cuộc đi lại không có ý kiến nào
bị chỉ trích. Cho dù ý kiến của bạn có bị bác bỏ thì chút ít bạn cũng
đã tham gia vào quá trình giao tiếp và nên nhớ rằng bác bỏ ý kiến
không phải là bác bỏ con người:
Thứ ba, hãy nhớ rằng người khác cũng mắc phải sự không chắc
chắn và tâm trạng bất an như bạn. Người ta cảm thấy phải đề
phòng khi người ta có tlllế nghĩ rằng người khác tự tin và chắc
chắn không làm sao biết được nội tâm của người khác. Thật ra,
một chút tâm trạng bất an nào đó gần như là một điều kiện cần
thiết của một người thông minh, ham học hỏi và hiểu biết.
Thứ tư, đừng tự vệ tức thì mót cách máy móc khi có người không
đồng ý với ta. Thay vì tránh né và phủ nhận sự phản hồi, ta hãy
đánh giá nó, có thể sử dụng nó để tự cải thiện ý tướng của mình.
Hãy tự hỏi sự phản hồi của ~ịlgười khác có đúng không. Nếu đúng
hãy biểu lộ sự đồng ý nếu chỉ đúng một phần hãy đồng ý trong

chừng mực cần thiết, nếu sai hãy tìm cách đáp ứng lại bằng những
câu hỏi và trao đổi với nhau nhiều hơn để đánh tan sự bất đồng.
Hãy khuyến khích sự đáp ứng. Khuyến khích sự đáp ứng có thể cải
thiện khả năng tiếp nhận phản hồi.
Trước hết, hãy yêu cầu người ta đáp ứng, hãy xác định một phương
pháp hay một hệ thống cụ thể (ta muốn họ trả lời bằng cách nào)
và những câu hỏi rõ ràng. Sự cụ thể rõ ràng không chỉ giúp cho
người nghe đáp ứng dễ dàng hơn mà còn chứng tỏ sự thành thật
trong lời yêu cầu của ta.
Để ý tới những dấu hiệu phi ngôn ngữ của người nghe cũng là một
cách yêu cầu đáp ứng. Yêu cầu loại này thay đổi tùy theo cử tọa và
tình huống; nó thích hợp trong cuộc đối thoại hai chiều; nhưng
tránh đưa người ta vào cảnh lúng túng giữa cuộc họp. Có thể nói
riêng với họ sau.
Thứ hai, hãy để cho người ta có thời gian phản hồi.
Hãy ấn định thời gian để người nghe có đủ thời gian suy nghĩ, sắp
đặt ý tứ.