Mô tả thực trạng quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần dược traphaco năm 2018 2020

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y DƢỢC

NGUYỄN THỊ HIỀN

MÔ TẢ
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
TẠI KHO THÀNH PHẨM CƠNG TY CỔ PHẨN TRAPHACO
NĂM 2018 - 2020

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH DƢỢC HỌC

HÀ NỘI - 2021


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y DƢỢC

NGUYỄN THỊ HIỀN

MÔ TẢ
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
TẠI KHO THÀNH PHẨM CƠNG TY CỔ PHẨN TRAPHACO
NĂM 2018 - 2020

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH DƢỢC

Khóa:

QH.2016.Y

Người hướng dẫn:

PGS.TS HÀ VĂN THÚY

ThS. BÙI THỊ XUÂN

HÀ NỘI – 2021


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện luận văn này em
đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của các thầy giáo, cô giáo trường Đại học
Y Dược – Đại học Quốc Gia Hà Nội, ban lãnh đạo công ty cổ phần
Traphaco.
Lời đầu tiên, em xin được chân thành cảm ơn PGS.TS Hà Văn Thúy và
ThS. Bùi Thị Xuân – thày cô đã trực tiếp đồng hành, gợi ý, hướng dẫn và chỉ
bảo em trong suốt thời gian hồn thành khố luận.
Em xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Ban Giám hiệu,
Phịng Đào tạo, Bộ mơn Quản lý và Kinh tế Dược đã tận tình giảng dạy và
tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình nghiên cứu và hồn thành
khố luận.
Đồng thời em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo
công ty cổ phần Traphaco, nơi em nghiên cứu và tham khảo số liệu để hồn
thành khố luận.
Cuối cùng em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với gia đình,
bạn bè đã ln bên cạnh động viên, ủng hộ và giúp đỡ em trong thời gian em
thực hiện luận văn này.
Do chưa có nhiều kinh nghiệm nên trong quá trình thực hiện đề tài em
khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong sẽ nhận được ý kiến đóng góp
từ q thầy cơ.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm
2021
Sinh viên

Nguyễn Thị Hiền


DANH MỤC CÁC HÌNH

Tên hình
Hình 1.1. Sơ đồ phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC
Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức của cơng ty cổ phần Traphaco
Hình 2.1. Khung nghiên cứu đề tài
Hình 3.1. Sơ đồ kho thành phẩm Hồng Liệt
Hình 3.2. Cách sắp xếp hàng trên giá nhìn từ mặt chính
Hình 3.3. Cách sắp xếp hàng hố trong kho nhìn từ phía bên


DANH MỤC CÁC BẢNG
Tên bảng
Bảng 1.1. Số liệu dùng để phân tích theo kỹ thuật ABC
Bảng 1.2. Bảng thống kê chi phí lưu kho
Bảng 1.3. Các điều kiện bảo quản cụ thể trong kho
Bảng 3.1. Trình độ nhân sự kho thành phẩm Hoàng Liệt năm 2020
Bảng 3.2. Trang thiết bị bảo quản của kho thành phẩm Hoàng Liệt
Bảng 3.3. Phương pháp xếp hàng hoá trên kệ của kho
Bảng 3.4. Bảng khảo sát nhiệt độ, độ ẩm trung bình tháng năm 2019
Bảng 3.5. Bảng hướng dẫn thực hiện vệ sinh trong kho

Bảng 3.6. Giá trị tồn kho thành phẩm năm 2018, 2019
Bảng 3.7. Giá vốn hàng bán thành phẩm năm 2018,2019
Bảng 3.8. Hệ số quay vòng và tốc độ luân chuyển hàng tồn của
thành phẩm
Bảng 3.9. Bảng các nội dung chuẩn bị trước khi vận chuyển
Bảng 3.10. Quy trình xuất hàng thành phẩm


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƢƠNG 1 - TỔNG QUAN........................................................................ 2
1.1. Các lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho...............................2
1.1.1. Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho của doanh nghiệp..................2
1.1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp..........................................2
1.1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp...........................................2
1.1.1.3. Vai trò hàng tồn kho của doanh nghiệp............................................... 2
1.1.1.4. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp.......................................... 3
1.1.2. Tổng quát về quản lý hàng tồn kho.......................................................6
1.1.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.............................6
1.1.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp......................6
1.1.2.3. Chi phí tồn kho.....................................................................................7
1.1.2.4. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp .. 9

1.2. Tổng quan về tồn trữ thuốc.....................................................................9
1.2.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc............................................................10
1.2.2. Chức năng của kho..............................................................................10
1.3. Nội dung cơ bản của nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc.......10
1.3.1. Nhân sự................................................................................................ 11
1.3.2. Nhà kho và trang thiết bị..................................................................... 11
1.3.3. Bảo quản thuốc thành phẩm............................................................... 12

1.3.3.1. Các điều kiện bảo quản trong kho..................................................... 12
1.3.3.2. Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể...........................................13
1.3.4. Vệ sinh..................................................................................................13
1.3.5. Yêu cầu lưu trữ.................................................................................... 13
1.4. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Traphaco...................................14
1.4.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty.................... 14
1.4.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh......................................... 14


1.4.3. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco...................................15
1.5. Một số nghiên cứu khác đã từng thực hiện cùng nội dung................17
CHƢƠNG 2 - ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.....19
2.1. Đối tƣợng nghiên cứu............................................................................19
2.2. Thời gian nghiên cứu............................................................................. 19
2.3. Địa điểm nghiên cứu.............................................................................. 19
2.4. Phƣơng pháp nghiên cứu......................................................................19
2.4.1. Phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang........................................ 19
2.4.2. Phương pháp hồi cứu số liệu.............................................................. 19
2.4.3. Phương pháp thu thập dữ liệu............................................................ 19
2.4.3.1. Thu thập các dữ liệu có trong sổ sách............................................... 19
2.4.3.2. Phương pháp quan sát....................................................................... 20
2.5. Phƣơng pháp xử lý và phân tích số liệu.............................................. 20
2.6. Khung nghiên cứu đề tài....................................................................... 20
CHƢƠNG 3 - KẾT QUẢ.............................................................................22
3.1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020...........................22
3.1.1. Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm...............................................22
3.1.2. Các loại máy móc, trang thiết bị..........................................................23
3.1.3. Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản..........................................25
3.1.4. Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho............................................... 27
3.1.4.1. Cách sắp xếp hàng trên giá................................................................27

3.1.4.2. Phương pháp xếp hàng hóa trong kho...............................................28
3.1.5. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho năm 2019.............................................. 29
3.1.6. Công tác vệ sinh kho............................................................................30
3.1.7. Phòng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ.........................................32
3.2. Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019....................33


3.2.1. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho.......................................................33
3.2.2. Quy trình vận chuyển hàng................................................................. 35
3.2.2.1. Điều kiện xe chuyên dụng vận chuyển dược phẩm............................35
3.2.2.2. Chuẩn bị các điều kiện trước khi vận chuyển....................................35
3.2.2.3. Kiểm tra nhận hàng từ kho................................................................ 36
3.2.2.4. Chuyển hàng lên thùng xe..................................................................36
3.2.2.5. Theo dõi và xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển.............36
3.2.2.6. Giao nhận hàng tại địa chỉ của khách hàng......................................37
3.2.2.7. Báo cáo sau giao hàng.......................................................................37
3.2.2.8. Quy định về diệt côn trùng trong xe vận chuyển................................37
3.2.3. Quy trình xuất hàng thành phẩm........................................................38
CHƢƠNG 4 - BÀN LUẬN.......................................................................... 39
4.1. Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho năm 2020...........................39
4.1.1. Tổ chức nhân sự của kho thành phẩm...............................................39
4.1.2. Các loại máy móc, trang thiết bị..........................................................39
4.1.3. Sơ đồ bố trí kho và các khu vực bảo quản..........................................39
4.1.4. Các kiểu chất xếp hàng hóa trong kho............................................... 40
4.1.5. Nhiệt độ và độ ẩm trong kho................................................................40
4.1.6. Công tác vệ sinh kho............................................................................40
4.1.7. Phịng cháy, chữa cháy, bảo hiểm cháy nổ.........................................40
4.2. Mơ tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc năm 2018-2019....................40
4.2.1. Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho.......................................................40
4.2.2. Quy trình vận chuyển hàng................................................................. 41

4.2.3. Quy trình xuất hàng thành phẩm........................................................41
4.3. Ƣu điểm và nhƣợc điểm của đề tài so với các đề tài khác................41
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT.......................................................................... 43


MỞ ĐẦU
Hàng hóa tồn kho là một bộ phận vốn lưu động của doanh nghiệp, có
vai trị rất quan trọng trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Quản lý lượng
hàng tồn kho tốt sẽ giúp cho quá trình vận hành không bị gián đoạn. Đồng
thời, đáp ứng đủ nguồn cung cấp cho thị trường khi cần thiết.
Để quản lý tốt hàng tồn kho địi hỏi phải có sự kết hợp ăn ý giữa nhiều
bộ phận trong doanh nghiệp. Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà hàng tồn kho
thường tồn tại ở nhiều hình thái khác nhau, đa dạng về đặc điểm, chủng loại
và có điều kiện bảo quản khác nhau. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đồng thời
tạo ra lợi nhuận cho công ty vừa là mục tiêu nhưng cũng là thách thức lớn đối
với các doanh nghiệp hiện nay.
Thuốc tồn kho là một loại hàng tồn kho đặc biệt, có yêu cầu về điều
kiện bảo quản rất cao, công tác quản lý được thực hiện nghiêm ngặt. Ở nước
ta, khí hậu nhiệt đới ẩm là điều kiện khơng thuận lợi cho việc bảo quản, tồn
trữ thuốc. Vì vậy, vấn đề quản lý thuốc tồn kho hiệu quả càng là vấn đề gây
nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp.
Cơng ty cổ phần Traphaco là một trong những đơn vị quan trọng trong
lĩnh vực y tế nói chung và ngành Dược nói riêng. Trong những năm gần đây
Traphaco đều có tên trong danh sách Top 10 công ty Dược phẩm Việt Nam uy
tín [3]. Hiện nay, sản phẩm của cơng ty có mặt tại khắp nơi ở cả thị trường
trong và ngồi nước. Chính vì vậy cơng tác quản lý hàng tồn kho ở công ty là
một trong những vấn đề đang được quan tâm hàng đầu.
Xuất phát từ những ý trên cùng với mong muốn tìm hiểu thực trạng
quản lý thuốc tồn kho tại công ty cổ phần Traphaco, đề tài “Mô tả thực trạng
quản lý hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ phần Traphaco năm

2018-2020” đã được thực hiện với các mục tiêu dự kiến như sau:
1.

Mô tả thực trạng bảo quản hàng tồn kho tại kho thành phẩm công ty cổ
phần Traphaco năm 2020.

2.

Mô tả thực trạng quản lý tồn trữ thuốc tại kho thành phẩm công ty cổ
phần Traphaco năm 2018-2019.


Chƣơng 1 - TỔNG QUAN
1.1. Các lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho
1.1.1. Các khái niệm cơ bản về hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.1.1.1. Khái niệm hàng tồn kho của doanh nghiệp
Là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình
thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật
liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc
cung cấp dịch vụ [1].
1.1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho của doanh nghiệp
Một là, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp
(thường chiếm 40-50%).
Hai là, thường được hình thành dựa trên sự phân cơng lao động xã hội,
chun mơn hóa sản xuất, khơng bán được hàng, đề phịng rủi ro, để cân bằng
cung – cầu đối với những mặt hàng có tính thời vụ [24].
Ba là, mỗi cơng đoạn sản xuất đều có một lượng tồn kho riêng trong
q trình sản xuất. Nếu khơng có một lượng ngun liệu hay bán thành phẩm
dự trữ nào đó thì một cơng đoạn sẽ hoàn toàn bị lệ thuộc vào các bộ phận
đứng trước đó [19].

Bốn là, đối với các doanh nghiệp làm cơng tác dịch vụ, sản phẩm là vơ
hình: lời khun của các cơng ty tư vấn, sự giải trí của người tiêu dùng thơng
qua các hoạt động giải trí. Hàng tồn kho chủ yếu là dụng cụ, phụ tùng và
phương tiện vật chất.
Năm là, ở lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng
tồn kho chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng.
Sáu là, trong lĩnh vực sản xuất, sản phẩm phải trải qua một quá trình
chế biến để biến đầu vào là nguyên vật liệu thành sản phẩm ở đầu ra nên hàng
tồn kho bao gồm hết các loại từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây
chuyền và thành phẩm cuối cùng khi đến tay người tiêu dùng.
1.1.1.3. Vai trò hàng tồn kho của doanh nghiệp

2


Hàng tồn kho góp phần đảm bảo cho q trình sản xuất được tiến hành
liên tục, tránh gián đoạn trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng
nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào [24].
Chẳng hạn như, nguyên liệu tồn kho cần được duy trì để làm giảm tính khơng
chắc chắn của sự chậm trễ ngoài dự kiến trong vận chuyển, giao hàng. Dĩ
nhiên, sự chậm trễ này có thể xảy ra bởi rất nhiều lý do như sự mất khả năng
cung ứng đột ngột của nhà cung cấp, do thiên tai hay do sự chậm trễ trong vận
chuyển.
1.1.1.4. Phân loại hàng tồn kho của doanh nghiệp
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 thì hàng tồn kho được phân loại như
sau:
-

-

Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên
đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia cơng chế biến.
Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.

-

Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành
chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.

-

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế
biến và đã mua đang đi trên đường.
Chi phí dịch vụ dở dang:

-



Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng
tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí
ước tính để hồn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết
cho việc tiêu thụ chúng.



Giá hiện hành: là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn
kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán.

Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC

3


% về giá trị hàng dự trữ

Hình 1.1. Sơ đồ phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC
Để làm rõ hơn, chúng ta xét ví dụ:
Một cơng ty tổ chức quản lý dự trữ 10 loại nguyên vật liệu có mã hiệu
từ A101 đến A110. Các số liệu được tính tốn và ghi trong bảng sau


4


Bảng 1.1. Số liệu dùng để phân tích theo kỹ thuật ABC
Số
loại
hàng
dự trữ
A101
A102
A103
A104
A105
A106
A107
A108
A109
A110

Từ bảng và đồ thị trên, hàng hóa tồn kho được chia thành 3 loại [24]:
-

Nhóm A: là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70-80% so
với tổng giá trị hàng hóa được dự trữ trong kho.

-

Nhóm B: bao gồm những loại hàng có giá trị trung bình, đem lại 15%
giá trị dự trữ hàng hóa cho doanh nghiệp.

-

Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị thấp nhất, giá trị dự trữ chiếm
5% so với tổng giá trị hàng dự trữ của doanh nghiệp.

Hiện nay, sử dụng phương pháp phân tích ABC có thể thực hiện thông
qua hệ thống quản trị tồn kho tự động hóa bằng máy tính nên rất thuận tiện
cho các doanh nghiệp.

5


Kỹ thuật phân tích ABC trong cơng tác quản trị hàng tồn kho có tác
dụng giúp xác định thứ tự ưu tiên trong việc bố trí nguồn vốn, tập trung làm
công tác quản trị, … Cụ thể:
-

Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần nhiều hơn so với nhóm

C. Do vậy cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.

-

Các loại mặt hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm
soát về hiện vật. Thường xuyên thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm
A nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.

1.1.2. Tổng quát về quản lý hàng tồn kho
1.1.2.1. Khái niệm quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế
hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử
dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của
doanh nghiệp [21].
Quản lý hàng tồn kho là công tác:
-

Đảm bảo cho hàng hóa có đủ về số lượng và cơ cấu, khơng làm cho q
trình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh
và tránh ứ đọng hàng hóa [22].

-

Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần
làm giảm hư hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp.
Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật

-

chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần

làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa.
1.1.2.2. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp
-

-

-

Đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục,
không bị gián đoạn.
Đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường.
Xác định được điểm cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và
lợi ích thu được.
Chi phí cho quản lý hàng tồn kho là thấp nhất.

6


1.1.2.3. Chi phí tồn kho
a. Chi phí đặt hàng
Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển
hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không
phụ thuộc vào số hàng được mua [19].
Trong một số trường hợp, chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần
đặt hàng trong năm. Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt là nhỏ, số lần đặt
hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần
đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn.
b.

Chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự
trữ [23]. Những chi phí này được thống kê dưới bảng sau:

7


Bảng 1.2. Bảng thống kê chi phí lưu kho
Nhóm chi phí
1. Chi phí về nhà cửa và kho hàng
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng
- Chi phí thuê nhà đất
2. Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị
- Chi phí năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị

3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động quả
lý tồn kho

4. Phí tồn cho việc đầu tư vào hàng tồn kh
- Thuế đánh vào hàng tồn kho
- Chi phí vay vốn
- Chi phí bảo hiểm hàng tồn kho
5. Thiệt hại hàng tồn kho do mất mát, hư
hỏng hoặc không sử dụng được


Tỷ lệ trên chỉ có tính tương đối, chúng phụ thuộc vào từng doanh nghiệp,

địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho hằng
năm chiếm 40% giá trị hàng tồn kho.
c. Chi phí mua hàng

Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một
đơn vị. Thơng thường chi phí mua hàng khơng ảnh hưởng nhiều đến việc lựa
chọn mơ hình tồn kho, trừ mơ hình khấu trừ theo lượng mua [23].
8


1.1.2.4. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
-

Chỉ tiêu đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho
• Chỉ tiêu hệ số quay vòng hàng tồn kho

Hệ số này cho biết trong một năm hàng tồn kho quay vòng được bao
nhiêu lần. Tỷ số càng thấp chứng tỏ các loại hàng hóa tồn kho quá cao so với
doanh số bán [18]. Nếu tỷ số cao chứng tỏ doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho
hiệu quả, vốn không bị ứ đọng. Tuy nhiên không phải lúc nào tỷ số cao cũng
là tốt, tỷ số thấp cũng là xấu. Tỷ số quá cao đồng nghĩa với việc hàng tồn kho
thấp, có thể sẽ khơng đủ để cung ứng cho thị trường.
á ố ℎà

Công thức:

á

Hệ số quay vịng hàng tồn kho =
á





ị ℎà

ồ

ℎ

ì ℎ

â

Chỉ tiêu thời gian quay vịng hàng tồn kho trung bình (tốc độ hàng hóa
ln chuyển)
Cơng thức:
365

Tốc độ ln chuyển hàng tồn kho =
ị

ệ ố

ℎà

ồ

ℎ

Đây là thơng số xác định số ngày dự trữ hàng trong kho. Nếu số ngày
dự trữ dài hơn so với mức bình quân ngành, điều này chứng tỏ hàng tồn kho
bị ứ đọng quá nhiều và có nguy cơ cơng ty phải giảm giá mạnh để giải phóng
hàng tồn kho.
1.2. Tổng quan về tồn trữ thuốc
Tồn trữ thuốc khơng chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà nó cịn
là cả 1 q trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và
các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành
phẩm hoàn chỉnh trong kho. Cơng tác tồn trữ là một trong những mắt xích
quan trọng của việc đảm bảo cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng
đủ nhất và chất lượng tốt nhất, giảm tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản
xuất và phân phối thuốc [16].

9


1.2.1. Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc
Chúng ta cần phải dự trữ thuốc vì những lý do sau đây:
Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung
và cầu, giảm nguy cơ hết hàng.
-

Duy trì niềm tin trong hệ thống: nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường
xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ
thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
-

Tránh tình trạng thiếu kinh phí: nếu khơng có tồn kho hoặc tồn kho
khơng đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp

phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi
đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn.
-

Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: những thay đổi trong nhu
cầu về loại thuốc chun khoa khơng thể dự đốn trước được. Do đó, lượng
tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó.
1.2.2. Chức năng của kho
-

Bảo quản: hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng và chất
lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát có nghĩa là kho góp
phần vào việc đảm bảo chất lượng thuốc, góp phần tăng năng suất lao động xã
hội và thúc đẩy ngành sản xuất thuốc phát triển.
-

Dự trữ: đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục. Đồng
thời kho cũng góp phần mở rộng lưu thơng hàng hóa trong nền kinh tế quốc
dân.
-

Kiểm tra, kiểm soát: khi xuất nhập khập và trong q trình bảo quản,
kho dược góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng,
ngăn ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn lọt vào lưu thơng, góp phần bảo
vệ quyền lợi cho người sử dụng.
-

Cân đối nhu cầu: kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư
hàng hóa. Do đó nó đảm bảo cho việc điều hịa vật tư hàng hóa từ nơi thừa
sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa

bệnh, góp phần thực hiện cân đối cung cầu [13].
-

1.3. Nội dung cơ bản của nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc GSP
10


1.3.1. Nhân sự
Kho thuốc phải có đủ nhân viên, các cơng việc được giao phải phù hợp
với trình độ. Mỗi nhân viên đều phải thường xuyên được đào tạo về thực hành
tốt bảo quản thuốc.
Thủ kho phải là người có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, về
nghiệp vụ bảo quản (phương pháp bảo quản, quản lý số sách, theo dõi xuất
nhập, chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc…).
Thủ kho phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học đối với các cơ sở
bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm y tế [2].
Đối với thủ kho thuốc, nguyên liệu thuốc được kiểm sốt đặc biệt thì
cần đáp ứng các quy định pháp luật có liên quan.
1.3.2. Nhà kho và trang thiết bị
Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an tồn, phải có hệ thống cống
rãnh thốt nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được ảnh
hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt.
Kho phải có một địa chỉ xác định, có hệ thống đường giao thơng công
cộng hoặc giao thông nội bộ đủ rộng, đảm bảo thuận tiện cho việc vận
chuyển, xuất nhập, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy.
Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và bảo trì một
cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được
các ảnh hưởng bất lợi có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải
và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới chất lượng
thuốc, nguyên liệu làm thuốc [2].

Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo
sự thơng thống, luận chuyển của khơng khí, vững bền chống lại các ảnh
hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão, …
Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích
hợp để đảm bảo tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, đảm bảo hoạt động
của nhân viên làm việc trong kho, và sự di chuyển của các phương tiện cơ

11


giới. Khơng được có các khe, vết nứt gãy, … là nơi tích lũy bụi, trú ẩn của sâu
bọ, cơn trùng.
Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các
hoạt động sau: tiếp nhận, biệt trữ, kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc, bảo
quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, …
Kho phải được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: nhiệt kế, giá, kệ,
tủ lạnh, xe nâng, xe chở hàng, … phục vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho.
Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để có hoạt động ổn
định, chính xác. Các thiết bị đo phải được hiệu chỉnh định kỳ theo quy định
của pháp luật về hiệu chỉnh thiết bị đo.
Phải có máy tính kết nối internet và thực hiện quản lý hoạt động bảo
quản thuốc bằng phần mềm vi tính. Có cơ chế kết nối thông tin từ hoạt động
nhập, xuất, phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc cho khách hàng, thông tin
về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc từ nhà sản xuất và khách hàng
cũng như việc chuyển giao thông tin cho cơ quan quản lý liên quan khi được
yêu cầu.
Kho phải được chiếu đủ sáng để cho phép tiến hành một cách chính xác
và an tồn tất cả hoạt động trong khu vực kho.
Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ cơng năng của từng khu
vực, phải có diện tích phù hợp, đủ khơng gian để cho phép việc phân loại sắp

xếp hàng hóa theo chủng loại thuốc, nguyên liệu khác nhau.
1.3.3. Bảo quản thuốc thành phẩm
Thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel và
được bảo quản ở vị trí cao hơn sàn nhà. Các bao, thùng thuốc, nguyên liệu
làm thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo khơng có nguy cơ
đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao, thùng thuốc bên dưới.
Bao bì thuốc phải được giữ ngun vẹn trong suốt q trình bảo quản.
Khơng dùng lẫn lộn bao bì đóng gói của loại này cho loại khác.
1.3.3.1. Các điều kiện bảo quản trong kho
- Bảo quản điều kiện thường
12




Bảo quản trong môi trường khô (độ ẩm 75%), ở nhiệt độ từ 15-30°C.



Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại một số thời điểm trong ngày,
nhiệt độ có thể trên 30°C nhưng không vượt quá 32°C và độ ẩm khơng
vượt q 80%.



Phải thống khí, tránh ảnh hưởng từ các mùi, các yếu tố gây tạp nhiễm
và ánh sáng mạnh.

Nếu trên nhãn khơng ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện
thường.

- Điều kiện bảo quản đặc biệt
 Bao gồm các trường hợp có yêu cầu bảo quản khác với bảo quản ở điều
kiện thường.
1.3.3.2. Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể


Bảng 1.3. Các điều kiện bảo quản cụ thể trong kho
Thông tin trên nhãn
Không bảo quản quá 30 °C
Không bảo quản quá 25 °C
Không bảo quản quá 15 °C
Không bảo quản quá 8 °C
Không bảo quản dưới 8 °C
Bảo quản lạnh
Bảo quản mát
Khô, Tránh ẩm

Tránh ánh sáng

1.3.4. Vệ sinh
-

-

Khu vực bảo quản phải sạch sẽ, khơng có cơn trùng, khơng có bụi bẩn tích
tụ.
Phải có sổ sách, văn bản phân cơng, theo dõi cơng tác vệ sinh.
Phải có các đội kiểm tra cơng tác vệ sinh trong kho.

1.3.5. Yêu cầu lưu trữ

13


-

-

Cần có các hướng dẫn và hồ sơ bằng văn bản ghi lại tất cả các hoạt động
trong khu vực, kể cả việc xử lý hàng hết hạn sử dụng [25].
Cần lưu hồ sơ cho mỗi lần giao hàng.
Tất cả các hồ sơ phải được lưu giữ trong thời gian một năm sau khi hết hạn
sử dụng vật liệu và sản phẩm.

1.4. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Traphaco
- Tên đầy đủ: Công ty cổ phần Traphaco
- Tên tiếng anh: Traphaco Joint Stock Company
-

Trụ sở chính của cơng ty đặt tại: Số 75 – phố Yên Ninh – Quận Ba Đình –
Hà Nội

-

Ngành nghề kinh doanh: Thu mua dược liệu, sản xuất và kinh doanh dược
phẩm, các thiết bị vật tư y tế.
Email:
Website:
Tel: (84-4) 6810724-(84-4)537665
Fax: (84-4) 8430076

-

1.4.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty
Công ty cổ phần Traphaco tiền thân là tổ sản xuất thuộc Ty Y Tế Đường
sắt được thành lập ngày 28/11/1972. Đến ngày 28/05/1981, tổ được mở rộng
ra thành xưởng sản xuất thuốc đường sắt. Tuy nhiên, hình thức của tổ vẫn là
tự sản xuất và tiêu dùng nên quy mô vẫn chưa lớn.
Sau nhiều năm đổi mới và không ngừng phát triển, ngày 05/07/2001,
đổi tên công ty thành công ty cổ phần Traphaco. Cho đến nay công ty vẫn
hoạt động dưới tên gọi đó.
1.4.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh
Traphaco có một cơng ty mẹ, nơi đặt nhà máy Hồng Liệt và 04 cơng ty
con. Có 2 cơng ty Traphaco sở hữu 100% cổ phần là công ty TNHH MTV
Traphaco Sapa và công ty TNHH Traphaco Hưng n. Ngồi ra Traphaco cịn
liên kết với hai công ty chuyên gia công các sản phẩm nguyên dược liệu đầu
vào là công ty cổ phần Dược vật tư Y tế Đắk Lắk và công ty cổ phần công
nghệ cao Traphaco. Cả 4 nhà máy trên đều được cấp chứng nhận GMP –

14


WHO. Ngày 29/3/2018, nhà máy mới Traphaco Sapa đã được Cục Quản lý
Dược – Bộ Y tế cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn GMP – WHO.
Cơng ty Traphaco có 4 loại kho: kho thành phẩm, kho dược liệu, kho
phụ liệu và kho hố chất. Các kho của cơng ty đều đạt tiêu chuẩn GSP.
Doanh thu của Traphaco trong 3 năm gần đây biến động ở mức 1700 tỷ
- 1900 tỷ và có dấu hiệu tăng trưởng tốt.
1.4.3. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco
Công ty cổ phần Traphaco hiện nay tổ chức quản lý theo hình thức trực
tuyến.

15


Đại hội đồng cổ

Ban kiểm sốt

HĐQT

PGĐ điều hành
phụ trách KHKD

Phịng kế
hoạch
KD

Giám đốc điều
hành
Cung
ứng
vật tư

Tổ chức hành
chính
P.

Kho hóa chất
Kho dược liệu
Kho phụ liệu

Kho 108 thành
cơng
Các cửa hàng
bán bn

P. Tài chính – kế
toán
Nghiên cứu
phát triển
P.

Đảm bảo chất
lượng
P.

Kho

thành

phẩm

Kiểm tra chất
lượng
P.

Các cửa hàng
PX viên nén
GMP, PX viên
hoàn, PX sơ chế,
PX thực nghiệm,

PX thuốc ống,
PX thuốc mỡ,
PX thuốc bột,
PX tây y

bán lẻ

Hình 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Traphaco
16