Tài liệu Sáng tạo - dễ mà khó doc

Sáng tạo - dễ mà khó
Hình ảnh khuôn sáo về một xưởng thiết kế được tạo nên bởi các nhân
viên tuyên bố rằng họ không bị quản lý vì họ là những người “sáng
tạo.” Nhưng các kỹ thuật quản lý của xưởng thiết kế IDEO có thể cho
các giám đốc điều hành thuộc tất cả các lĩnh vực hiểu quản lý thực
sự là như thế nào. Trong trí tưởng tượng của chúng ta, đây là hình
ảnh làm việc của một xưởng thiết kế: Có rất nhiều những người sôi
nổi và sáng tạo. Họ ở trong một căn phòng rộng. Họ tcần một căn
phòng lớn vì tài năng, tính cách và bản ngã của họ đều lớn. Nơi làm
việc của họ rất lộn xộn. Các đốm sơn, băng dính, bút đánh dấu, bảng
trắng, khung vẽ… khắp nơi.



Lúc này là 3 giờ sáng. Công trình cần được bàn giao vào 9 giờ sáng. Thật
khó có thể hoàn thành công việc đúng hạn.

Hình ảnh đó từng là công thức của các xưởng thiết kế, nhưng bây giờ
không còn đúng nữa. Vì nhận thức về công việc thiết kế đã phát triển, nên
giờ đây các nhà thiết kế sử dụng các kỹ năng quản lý rất truyền thống kết
hợp với các kỹ năng quản lý dự án hiện đại để tạo thành một hỗn hợp đầy
tính sáng tạo.

Chuyên gia về quản trị hiện đại Eddie Obeng đã làm việc với công ty thiết
kế IDEA để xây dựng khả năng quản trị dự án. Obeng công nhận rằng ban
đầu có một chút nghi ngờ trong công ty. “Họ không tin vào công tác quản
trị và cho rằng tôi tới để dạy họ làm những việc mà họ không muốn làm.
Họ coi việc quản lý dự án truyền thống là hoàn toàn ngu ngốc. Thật may
mắn là tôi lại đồng ý với họ.”

Trong giới thiết kế nói chung và IDEO nói riêng, nghi ngờ là một yếu tố

bình thường trong công việc Colin Burns, giám đốc xưởng thiết kế ở
London của IDEO, cho biết: “Hoài nghi là một phẩm chất hữu ích trong
ngành dịch vụ cố vấn chuyên nghiệp. Tại IDEO, chúng tôi có truyền thống
mạnh mẽ và nhận thức rõ ràng về việc chúng tôi là ai và chúng tôi làm việc
như thế nào. Chúng tôi có khả năng làm-tất-cả của nước Mỹ, đặc biệt là
của thung lũng Silicon. Nhiều người trong số chúng tôi đã từng ở
California, vì vậy chúng tôi cung cấp dịch vụ kiểu Silicon ngay tại châu Âu.
Thêm nữa, chúng tôi có những kiến thức về văn hóa và môi trường mà
một trường nghệ thuật Anh quốc có thể dạy cho sinh viên của họ. Chúng
tôi đặt câu hỏi và luôn tích cực tìm kiếm các công việc tiếp theo cũng như
cách thức cải thiện chất lượng công việc. Ở đây, mọi người thực sự rất
ham hiểu biết.”

Tính hoài nghi không chỉ được giải thích là do đào tạo. Nó còn được giải
thích bởi thực tế về cái mà IDEO coi là tiêu chuẩn sáng tạo. Chính đổi mới
và làm dự án là điều mà công ty này thực sự am hiểu. Tại Hoa Kỳ, IDEO
đang dạy các tổ chức khác cách sáng tạo. Tom Peterson đã tuyên bố vào
lần đầu tiên tới thăm văn phòng của Palo Alto tại IDEO: “Cuối cùng điều đó
đã xảy ra. Tôi đã được thấy một công ty mà tôi thực sự muốn được làm
việc tại đó!” IDEO được coi là một trong những nơi làm việc tuyệt nhất trên
thế giới.

Công ty lần đầu tiên nổi lên dưới sự
lãnh đạo của Bill Moggridge ở London
vào những năm 1960. Khi ngành công
nghiệp của nước Anh "húc đầu vào
đá " vào cuối thập niên 1970,
Moggridge đã tìm một nơi khác để
làm việc. Ông đã tới thung lũng
Silicon, nơi mà ông cho là hấp dẫn.để

phát triển sự nghiệp. Moggridge đã
liên kết với nhà thiết kế người Mỹ
David Kelley. Chẳng bao lâu sau, hai
công ty của Moggridge và Kelley đã
được bổ sung thêm một công ty mới
do nhà thiết kế người Anh Mike Nuttall. Sau đó các công ty hợp nhất lại và
tạo thành IDEO. Các dự án là nguồn sống của công ty. Các nhân viên
sáng tạo của IDEO tại trụ sở Clerkenwell, London được chia thành bốn
nhóm. Các nhóm dự án ất linh hoạt và chuyển dễ dàng từ dự án này sang
dự án khác. Burns cho biết: “Dự án là văn hóa của chúng tôi.” Tuy nhiên,
khi làm việc với Eddie Obeng, IDEO đã xem xét lại toàn bộ cách thức điều
hành và quản lý dự án của công ty.

Theo Obeng, “IDEO cần phải cung cấp các ý tưởng đổi mới một cách nhất
quán hơn. Họ là một nhóm người trẻ tuổi có tính đổi mới và sáng tạo cao,
đang cần một phương pháp tiếp cận dự án có thể giúp họ phát huy tối đa
các điểm mạnh của họ và tạo ra tính linh hoạt chứ không phải sự hạn chế
và nghiêm khắc.” Công việc của Obeng với IDEO tập trung vào hành vi và
tác động; nhân viên cam kết với khách hàng ở mức độ nào; và nghiên cứu
những vấn đề có thể xảy ra với một dự án và lập kế hoạch để tránh các
vấn đề đó.

Trên thực tế, bài thuyết trình về quản lý dự án hiện đại của Obeng liên
quan đến “sự gắn bó tình cảm” và gồm cả các bài thuốc thực tế để tránh
“hội chứng xác chết” giải thích: “Hội chứng này xảy ra khi tất cả mọi người
đều vội vã làm việc để xong việc trước hạn cuối cùng. Mọi người chèn lên
nhau ở dọc đường. Khi kết thúc dự án, nhiều nhân viên của bạn đã nhão
ra vì mệt và đầy vết thâm tím.”
Mối hoài nghi ban đầu về việc quản trị dự án đã không còn nữa. “Mối nghi
ngờ biến mất khi mọi người nhận ra rằng bằng cách thực hiện dự án khoa

học hơn, họ tiết kiệm được công sức giải quyết các khiếu nại của khách
hàng. Nhờ đó, họ có nhiều thời gian và sức lực để đầu tư vào khía cạnh
sáng tạo trong công việc.”

Nền văn hóa chung của IDEO có thể được miêu tả là đã trưởng thành về
khía cạnh quản lý. Giai thoại về công ty (được kể lại trong cuốn sách hấp
dẫn Nghệ thuật Đổi mới của Tom Kelley) chứa đầy những mẩu chuyện về
việc các xe đẩy trong siêu thị được thiết kế lại trong vòng một tuần và việc
công ty đã thiết kế con chuột đầu tiên của máy tính Apple như thế nào.
Trong những câu chuyện về việc phát triển chiếc máy ảnh lấy hình ngay
dành cho một người sử dụng đầu tiên, việc cách mạng hóa kính che mắt
mọi địa hình, và phát minh lại chiếc công tắc đèn, chẳng có nơi nào nhắc
đến chi phí và lợi nhuận cả. Người ta ngầm hiểu rằng các thiết kế thông
minh, mang tính giải pháp cao như vậy mang lại nhiều tiền cho cả công ty
và các khách hàng. Burns nói: “Chúng tôi là một công ty thiết kế - làm công
việc thiết kế sản phẩm, thiết kế dịch vụ và thiết kế môi trường. Chúng tôi
chú trọng đến những thứ hữu dụng, tiện lợi và thú vị. Đó là thiết kế dựa
trên yêu cầu khách hàng. Việc của chúng tôi là làm tiến hóa mọi thứ.
Chúng tôi cố gắng tìm kiếm để làm những công việc mới. Trọng tâm của
doanh nghiệp này là sử dụng các ý tưởng thiết kế để làm cho khách hàng
trở nên cao giá hơn.”

Một khía cạnh đáng chú ý nữa của IDEO là nó không mở rộng với một tốc
độ quá nhanh dẫn tới nguy hiểm. Thực tế là xét dưới mọi góc độ, khó có
thể nói rằng công ty này đã mở rộng. Mặc dù được ca ngợi khắp nơi trên
thế giới và có lợi nhuận cao, nhưng IDEO có tổng cộng khoảng 370 nhân
viên trên toàn thế giới, so với con số này năm 1991 là 140 người. Riêng ở
xưởng thiết kế London hiện nay có 60 nhân viên.

Một sự mở rộng rất từ từ. Burns phát biểu quan điểm: “Chúng tôi đã mất

30 năm mới có được một đội ngũ mạnh gồm 60 nhân viên. Sự phát triển
chậm rãi là hết sức quan trọng. Chúng tôi phải có khả năng đón chào sự
thay đổi, quản lý sự thay đổi và phát triển một cách có tổ chức. Nhiều công
ty thiết kế khác đã phát triển quá nhanh. Họ phát triển tới mức đánh cả vào
những cái trống không phải của họ. Và vì vậy họ được đưa ra cổ phần hóa
hoặc sát nhập với các công ty thiết kế khác. Những thường thì các diến
biến này chẳng đưa lại kết cục nào tốt đẹp cả.”

Trong thời đại của các công ty không lổ luôn nóng lòng săn được con mồi
mới nhất, thì khó có thể nói IDEO thuộc trường phái mở rộng. Công ty này
có sáu văn phòng tại Mỹ và có chi nhánh ở London, Munich, Tokyo và Tel
Aviv. Theo lời Burns thì hầu hết các văn phòng nhánh của công ty được
sinh ra khi một người nào đó muốn trở về quê nhà.

Một trong những đặc điểm chính cuả nền văn hóa công ty này là xưởng
thiết kế kiểu IDEO không phải là một dây chuyền sản xuất với tất cả nguồn
gốc của sáng tạo tập trung ở một đầu dây chuyền. Nhà thiết kế tài năng
không đi ra đi vào trong khi một nhóm các phụ tá đang cần mẫn làm việc
trên tác phẩm mới nhất của anh ta. Burns tự hào nói: “Nền văn hóa của
chúng tôi đúng là cái mà người ta gọi là “xưởng”. Hầu hết các công ty thiết
kế được xây dựng dựa trên tài năng của một cá nhân nào đó, và khi cá
nhân đó ra đi thì công ty cũng sụp đổ. Nhưng một xưởng thiết kế sẽ làm
việc hiệu quả nhất khi tác phẩm của mọi người được công khai để đón
nhấn các lời phê bình. Mọi người đều đầu tư cái gì đó vào tác phẩm. Một
phần công việc ở xưởng thiết kế này là bạn phải bảo vệ điều mà bạn cho
là đúng.”

Xét về nhiều phương diện, một xưởng thiết kế với cách hoạt động của
IDEO là một mô hình tổ chức phù hợp với thời đại hiện nay. Ban đầu, nó là
một công ty nhỏ giàu sức sáng tạo; nó phát triển chậm về mặt quân số,

nhưng là công ty lớn xét về mặt giao thương, và đòi hỏi một lòng tự ái tối
thiểu. Các nhà thiết kế của IDEO có thể đóng vai chính trong dự án này rồi
lại tìm thấy mình trong đám đông phụ việc ở dự án tiếp theo.

Việc duy trì một nền văn hóa doanh nghiệp như vậy đòi hỏi sự cống hiến
nhiều hơn là các ý tưởng sáng tạo kỳ quặc. Tính đỏng đảnh ngôi sao
không có chỗ ở đây. Khi so sánh với nhiều tổ chức khác, quá trình tuyển
dụng của IDEO khá dài. Burns kể: “Chúng tôi dành nhiều thời gian nói
chuyện với mọi người và suy nghĩ xem họ có thể phù hợp với công ty đến
mức nào. Các thành viên trong nhóm làm việc đều có quyền phát biểu.
Đặc điểm tính cách là yếu tố hết sức quan trọng vì chúng tôi phải dựa vào
nhau để làm việc. Đây là một công việc có tính người nên mỗi người phải
biết cách phối hợp làm việc với nhau và tôn trọng lẫn nhau. Trong công ty,
những người ích kỷ sẽ không thể làm việc hiệu quả.”

Rõ ràng là việc quản lý trong một công ty kiểu như IDEO không phải giống
như trong sách giáo khoa mô tả. Trong xưởng thiết kế, người lãnh đạo
không phải là kẻ bù nhìn can đảm. “Điều quan trọng là mỗi người đều gánh
vác trách nhiệm cá nhân và đưa ra các quyết định đúng đắn. Người quản
lý cần phải thúc đẩy họ chứ không phải dắt mũi họ. Cần phải có người lùi
lại để nhìn bức tranh công ty một cách toàn cảnh. Vì thế vai trò của tôi là
nhìn về hướng chân trời để xem tất cả cùng làm gì trong giai đoạn tiếp
theo.”

Câu hỏi lớn đặt ra là liệu một nền văn hóa như của IDEO có kéo dài được
lâu không. Colin Burns khẳng định: “Chúng tôi là thế hệ quản lý thứ hai của
IDEO. Đây là bằng chứng tích cực cho thấy nền văn hóa của chúng tôi tồn
tại bền vững với thời gian.” Các dự án đều được thực hiện đúng lịch trình
vạch ra.