Chuyện quản lý ở các công ty sáng tạo - dễ mà khó

Chuyện quản lý ở các công ty sáng tạo - dễ mà khó


Hình ảnh khuôn sáo về một xưởng thiết kế được tạo nên bởi các nhân
viên tuyên bố rằng họ không bị quản lý vì họ là những người “sáng
tạo.” Nhưng các kỹ thuật quản lý của xưởng thiết kế IDEO có thể cho
các giám đốc điều hành thuộc tất cả các lĩnh vực hiểu quản lý thực sự là
như thế nào.

Trong trí tưởng tượng của chúng ta, đây là hình ảnh làm việc của một xưởng
thiết kế: Có rất nhiều những người sôi nổi và sáng tạo. Họ ở trong một căn
phòng rộng. Họ tcần một căn phòng lớn vì tài năng, tính cách và bản ngã của
họ đều lớn. Nơi làm việc của họ rất lộn xộn. Các đốm sơn, băng dính, bút
đánh dấu, bảng trắng, khung vẽ… khắp nơi. Lúc này là 3 giờ sáng. Công
trình cần được bàn giao vào 9 giờ sáng. Thật khó có thể hoàn thành công
việc đúng hạn.

Hình ảnh đó từng là công thức của các xưởng thiết kế, nhưng bây giờ không
còn đúng nữa. Vì nhận thức về công việc thiết kế đã phát triển, nên giờ đây
các nhà thiết kế sử dụng các kỹ năng quản lý rất truyền thống kết hợp với
các kỹ năng quản lý dự án hiện đại để tạo thành một hỗn hợp đầy tính sáng
tạo.

Chuyên gia về quản trị hiện đại Eddie Obeng đã làm việc với công ty thiết
kế IDEA để xây dựng khả năng quản trị dự án. Obeng công nhận rằng ban
đầu có một chút nghi ngờ trong công ty. “Họ không tin vào công tác quản trị
và cho rằng tôi tới để dạy họ làm những việc mà họ không muốn làm. Họ coi
việc quản lý dự án truyền thống là hoàn toàn ngu ngốc. Thật may mắn là tôi
lại đồng ý với họ.”

Trong giới thiết kế nói chung và IDEO nói riêng, nghi ngờ là một yếu tố

bình thường trong công việc Colin Burns, giám đốc xưởng thiết kế ở
London của IDEO, cho biết: “Hoài nghi là một phẩm chất hữu ích trong
ngành dịch vụ cố vấn chuyên nghiệp. Tại IDEO, chúng tôi có truyền thống
mạnh mẽ và nhận thức rõ ràng về việc chúng tôi là ai và chúng tôi làm việc
như thế nào. Chúng tôi có khả năng làm-tất-cả của nước Mỹ, đặc biệt là của
thung lũng Silicon. Nhiều người trong số chúng tôi đã từng ở California, vì
vậy chúng tôi cung cấp dịch vụ kiểu Silicon ngay tại châu Âu. Thêm nữa,
chúng tôi có những kiến thức về văn hóa và môi trường mà một trường nghệ
thuật Anh quốc có thể dạy cho sinh viên của họ. Chúng tôi đặt câu hỏi và
luôn tích cực tìm kiếm các công việc tiếp theo cũng như cách thức cải thiện
chất lượng công việc. Ở đây, mọi người thực sự rất ham hiểu biết.”

Tính hoài nghi không chỉ được giải thích là do đào tạo. Nó còn được giải
thích bởi thực tế về cái mà IDEO coi là tiêu chuẩn sáng tạo. Chính đổi mới
và làm dự án là điều mà công ty này thực sự am hiểu. Tại Hoa Kỳ, IDEO
đang dạy các tổ chức khác cách sáng tạo. Tom Peterson đã tuyên bố vào lần
đầu tiên tới thăm văn phòng của Palo Alto tại IDEO: “Cuối cùng điều đó đã
xảy ra. Tôi đã được thấy một công ty mà tôi thực sự muốn được làm việc tại
đó!” IDEO được coi là một trong những nơi làm việc tuyệt nhất trên thế
giới.

Công ty lần đầu tiên nổi lên dưới sự lãnh đạo của Bill Moggridge ở London
vào những năm 1960. Khi ngành công nghiệp của nước Anh "húc đầu vào
đá " vào cuối thập niên 1970, Moggridge đã tìm một nơi khác để làm việc.
Ông đã tới thung lũng Silicon, nơi mà ông cho là hấp dẫn.để phát triển sự
nghiệp. Moggridge đã liên kết với nhà thiết kế người Mỹ David Kelley.
Chẳng bao lâu sau, hai công ty của Moggridge và Kelley đã được bổ sung
thêm một công ty mới do nhà thiết kế người Anh Mike Nuttall. Sau đó các
công ty hợp nhất lại và tạo thành IDEO. Các dự án là nguồn sống của công
ty. Các nhân viên sáng tạo của IDEO tại trụ sở Clerkenwell, London được

chia thành bốn nhóm. Các nhóm dự án ất linh hoạt và chuyển dễ dàng từ dự
án này sang dự án khác. Burns cho biết: “Dự án là văn hóa của chúng tôi.”
Tuy nhiên, khi làm việc với Eddie Obeng, IDEO đã xem xét lại toàn bộ cách
thức điều hành và quản lý dự án của công ty.

Theo Obeng, “IDEO cần phải cung cấp các ý tưởng đổi mới một cách nhất
quán hơn. Họ là một nhóm người trẻ tuổi có tính đổi mới và sáng tạo cao,
đang cần một phương pháp tiếp cận dự án có thể giúp họ phát huy tối đa các
điểm mạnh của họ và tạo ra tính linh hoạt chứ không phải sự hạn chế và
nghiêm khắc.” Công việc của Obeng với IDEO tập trung vào hành vi và tác
động; nhân viên cam kết với khách hàng ở mức độ nào; và nghiên cứu
những vấn đề có thể xảy ra với một dự án và lập kế hoạch để tránh các vấn
đề đó.

Trên thực tế, bài thuyết trình về quản lý dự án hiện đại của Obeng liên quan
đến “sự gắn bó tình cảm” và gồm cả các bài thuốc thực tế để tránh “hội
chứng xác chết” giải thích: “Hội chứng này xảy ra khi tất cả mọi người đều
vội vã làm việc để xong việc trước hạn cuối cùng. Mọi người chèn lên nhau
ở dọc đường. Khi kết thúc dự án, nhiều nhân viên của bạn đã nhão ra vì mệt
và đầy vết thâm tím.”

Mối hoài nghi ban đầu về việc quản trị dự án đã không còn nữa. “Mối nghi
ngờ biến mất khi mọi người nhận ra rằng bằng cách thực hiện dự án khoa
học hơn, họ tiết kiệm được công sức giải quyết các khiếu nại của khách
hàng. Nhờ đó, họ có nhiều thời gian và sức lực để đầu tư vào khía cạnh sáng
tạo trong công việc.”

Nền văn hóa chung của IDEO có thể được miêu tả là đã trưởng thành về
khía cạnh quản lý. Giai thoại về công ty (được kể lại trong cuốn sách hấp
dẫn Nghệ thuật Đổi mới của Tom Kelley) chứa đầy những mẩu chuyện về

việc các xe đẩy trong siêu thị được thiết kế lại trong vòng một tuần và việc
công ty đã thiết kế con chuột đầu tiên của máy tính Apple như thế nào.
Trong những câu chuyện về việc phát triển chiếc máy ảnh lấy hình ngay
dành cho một người sử dụng đầu tiên, việc cách mạng hóa kính che mắt mọi
địa hình, và phát minh lại chiếc công tắc đèn, chẳng có nơi nào nhắc đến chi
phí và lợi nhuận cả. Người ta ngầm hiểu rằng các thiết kế thông minh, mang
tính giải pháp cao như vậy mang lại nhiều tiền cho cả công ty và các khách
hàng. Burns nói: “Chúng tôi là một công ty thiết kế - làm công việc thiết kế
sản phẩm, thiết kế dịch vụ và thiết kế môi trường. Chúng tôi chú trọng đến
những thứ hữu dụng, tiện lợi và thú vị. Đó là thiết kế dựa trên yêu cầu khách
hàng. Việc của chúng tôi là làm tiến hóa mọi thứ. Chúng tôi cố gắng tìm
kiếm để làm những công việc mới. Trọng tâm của doanh nghiệp này là sử
dụng các ý tưởng thiết kế để làm cho khách hàng trở nên cao giá hơn.”

Một khía cạnh đáng chú ý nữa của IDEO là nó không mở rộng với một tốc
độ quá nhanh dẫn tới nguy hiểm. Thực tế là xét dưới mọi góc độ, khó có thể
nói rằng công ty này đã mở rộng. Mặc dù được ca ngợi khắp nơi trên thế
giới và có lợi nhuận cao, nhưng IDEO có tổng cộng khoảng 370 nhân viên
trên toàn thế giới, so với con số này năm 1991 là 140 người. Riêng ở xưởng
thiết kế London hiện nay có 60 nhân viên.

Một sự mở rộng rất từ từ. Burns phát biểu quan điểm: “Chúng tôi đã mất 30
năm mới có được một đội ngũ mạnh gồm 60 nhân viên. Sự phát triển chậm
rãi là hết sức quan trọng. Chúng tôi phải có khả năng đón chào sự thay đổi,
quản lý sự thay đổi và phát triển một cách có tổ chức. Nhiều công ty thiết kế
khác đã phát triển quá nhanh. Họ phát triển tới mức đánh cả vào những cái
trống không phải của họ. Và vì vậy họ được đưa ra cổ phần hóa hoặc sát
nhập với các công ty thiết kế khác. Những thường thì các diến biến này
chẳng đưa lại kết cục nào tốt đẹp cả.”

Trong thời đại của các công ty không lổ luôn nóng lòng săn được con mồi
mới nhất, thì khó có thể nói IDEO thuộc trường phái mở rộng. Công ty này