Tiểu luận quản lý nhà nước: Công tác quản lý và giải quyết văn bản Quản lý nhà nước của UBND xã

mở đầu
Văn bản quản lý nhà nớc (QLNN) là một trong những phơng tiện quan trọng và chủ yếu để tiến hành tổ chức mọi
hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung. Đồng thời, nó là
nguồn t liệu xác thực và có giá trị cần thiết cho việc nghiên
cứu ở trên tất cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hóa - xÃ
hội, khoa học- công nghệ, lịch sử
Thực hiện tốt công tác quản lý và giải quyết tốt văn bản
quản lý nhà nớc là một trong những yếu tố có tính chất quyết
định đến hiệu quả công việc và có ảnh hởng rất tích cực
đến chất lợng hoạt động chung của cơ quan, đơn vị. Đặc
biệt, trong công cuộc đổi mới đất nớc hiện nay, khi Đảng và
Nhà nớc ta đà và đang thực hiện chủ trơng từng bớc cải cách
nền hành chính quốc gia, thì công tác quản lý và giải quyết
văn bản QLNN có ý nghĩa và tầm quan trọng hơn bao giờ hết.
Thời gian qua, cũng nh nhiều địa phơng trong tỉnh
Quảng Bình, UBND xà Đức Trạch đà quan tâm đầu t cơ sở vật
chất, trang thiết bị phục vụ văn phòng, gửi cán bộ đi tập huấn
để nâng cao kiến thức về nghiệp vụ, đồng thời ban hành
quy chế về công tác văn th - lu trữ của UBND. Cán bộ văn
phòng của UBND xà đà có sự nỗ lực cố gắng, phát huy tốt tinh
thần trách nhiệm đối với nhiệm vụ đợc giaoNhờ những cố
gắng đó mà công tác quản lý và giải quyết văn bản của xà về
cơ bản đợc thực hiện tốt.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những yếu kém, hạn chế:
Một bộ phận cán bộ trong UBND còn xem nhẹ công tác quản lý
và giải quyết văn bản; cán bộ làm công tác văn phòng còn hạn
chế về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quản lý và giải quyết
văn bản cha khoa học, hiệu quả không cao Những hạn chế
1

trên phần nào ảnh hởng, gây trở ngại cho hoạt động của UBND
xÃ.
Là một cán bộ của UBND xà Đức Trạch, trong nhiều năm
công tác tôi luôn tâm huyết với công việc quản lý và giải quyết
các văn bản của UBND x·. VËy nªn, sau thêi gian tham gia häc
tËp chơng trình Trung cấp Hành chính tại Trờng Chính trị
Quảng Bình, với lý luận, chuyên môn nghiệp vụ đợc Nhà trờng
trang bị và những hiểu biết từ thực tiễn, tôi chọn đề tài "
Cụng tỏc qun lý v gii quyt vn bn QLNN ca UBND xó c Trch "
để làm tiểu luận cuối khóa. Mong muốn đầu tiên của tôi là
thông qua tiểu luận này đóng góp một phần nhỏ công sức và
trí tuệ của mình cho xà nhà trong việc thực hiện công tác cải
cách hành chính mà Đảng và Nhà nớc đà đề ra .
Bên cạnh đó, riêng đối với bản thân, việc thực hiện
nghiên cứu, viết tiểu luận lần này thực sự là một dịp tốt để
tôi vận dụng những kiến thức và lý luận đà đợc học vào thực
tiễn công tác nhằm nâng cao hơn nữa về trình độ nhận thức
và chuyên môn nghiệp vụ, trau dồi kỷ năng soạn thảo, quản lý
và giải quyết văn bản QLNN ngày một tốt hơn.
Với tinh thần trên, đề tài đợc kết cấu ngoài lời mở đầu và
kết luận, phần nội dung gồm các mục chính sau:
I: Nhận thức lý luận về công tác quản lý và giải
quyết văn bản QLNN.
II: Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản
QLNN của UBND xà Đức Trạch.
III: Phơng hớng và những giải pháp chủ yếu trong
việc thực hiện công tác quản lý và giải quyết văn bản
QLNN của UBND xà Đức Trạch.

2

Xây dựng, quản lý văn bản và giải quyết văn bản QLNN là
những nội dung công việc đụng chạm đến nhiều cơ quan, tổ
chức, nhiều lĩnh vực hoạt động rất phong phú và đa dạng.
Mặc dầu rất cố gắng nhng do khả năng có hạn nên chắc chắn
không tránh khỏi những khuyết điểm, hạn chế.
Bản thân mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của các
thầy, cô giáo và đồng nghiệp để tiểu luận đợc hoàn thiện
hơn.
Xin chân thành cảm ơn !

Nội dung
I- một số vấn đề chung về công tác quản lý và giải quyết văn bản
quản lý nhà nớc.

1: Văn bản và các hình thức văn bản.
1.1 - Văn bản: Là một phơng tiện ghi và truyền đạt
thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo
từng lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xÃ
hội mà văn bản đợc sản sinh ra với nhiều nội dung và hình
thức khác nhau. Trong hoạt động quản lý Nhà nớc, văn bản quản
lý Nhà nớc (QLNN) là văn bản hành chính do các cơ quan quản
lý hành chính Nhà nớc có thẩm quyền ban hành theo những
thể thức, thủ tục và thẩm quyền theo luật định, mang tính
quyền lực đơn phơng và làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ
thể.

3

1.2 - Các hình thức văn bản quản lý nhà nớc:
1.2.1- Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL)
+ Văn bản QPPL là văn bản do cơ quan Nhà nớc có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có
chứa các quy tắc xữ sự chung đợc Nhà nớc bảo đảm thực hiện
nhằm điều chỉnh các quan hệ xà hội theo định hớng XHCN.
+ Hệ thống văn bản QPPL.
Điều 1 của Luật Ban hành văn bản QPPL ngày 12/11/1996
quy định hệ thống văn bản QPPL bao gồm: Hiến pháp, Luật,
Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ
thị và Thông t.
+ Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL.
Theo Hiến pháp và các luật tổ chức , thẩm quyền ban
hành văn bản QPPL đợc quy định nh sau:
- Quốc hội đợc ban hành Hiến pháp, Luật và Nghị quyết.
- ủy ban thờng vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh, Nghị
quyết.
- Chủ tịch nớc ban hành Lệnh, Quyết định.
- Chính phủ ban hành Nghị quyết, Nghị định
- Thủ tớng chính phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị.
- Bộ trởng, thủ trởng các cơ quan ngang bộ và cơ quan
thuộc chính phủ ban hành Quyết định, Chỉ thị và Thông t.
- Viện trởng VKSNDTC ban hành Quyết định, Chỉ thị và
Thông t.
- Hội đồng thẩm phán TANDTC ban hành Nghị quyết.
- Hội đồng nhân dân các cấp ban hành Nghị quyết.
- ủy ban nhân dân các cấp ban hành Quyết định và
Chỉ thị.
1.2.2 - Văn bản quy phạm cá biÖt.

4


Văn bản quy phạm cá biệt mang tính chất quyết định,
quy định những vấn đề có liên quan đến một sự việc, một
cơ quan, một cá nhân, một phạm vi riêng biệt, do thủ trởng cơ
quan có t cách pháp nhân ban hành dựa trên cơ sở văn bản
QPPL.
1.2.3 - Văn bản hành chính.
Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản mang tính
thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản QPPL hoặc
dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình
hình, giao dịch trao đổi, ghi chép công việc ... của các cơ
quan Nhà nớc. Hệ thống văn bản hành chính phổ biến hiện
nay ở các cơ quan Nhà nớc gồm có: Đề án, tờ trình, kế hoạch,
báo cáo, thông báo, thông cáo, công văn, công điện, biên bản,
giấy đi đờng, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi ...
1.2.4 - Văn bản chuyên môn - kỹ thuật.
Văn chuyên môn - kỹ thuật ngày nay tham mu đắc lực
vào sự quản lý Nhà nớc.
Văn bản chuyên môn là loại hình văn bản mang tính đặc
thù chuyên môn cao. Các lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nớc
sau đây có nhiều văn bản chuyên môn nh: Thống kê, kế
hoạch, tài chính, ngân hàng, y tế, tòa án, t pháp, ngoại giao,
an ninh, quốc phòng ...
Văn bản kỹ thuật: Đặc điểm của văn bản kỹ thuật là khối
lợng lớn vì một công trình thờng hình thành một bộ văn bản,
chứ không phải chỉ một vài văn bản nh văn bản hành chính chuyên môn. Văn bản kỹ thuật thờng đợc sử dụng nhiều trong
các cơ quan thuộc các lĩnh vực nh: Kiến trúc, xây dựng, cơ

khí, trắc địa, thủy văn ...

5


2- Công tác quản lý và giải quyết VBQLNN trong cơ
quan, đơn vị.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện
những công việc cụ thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải
quyết kịp thời những văn bản hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm
văn bản đợc nhanh chóng, thuận tiện.
Trong đổi mới công tác quản lý ở nớc ta hiện nay, các cơ
quan Nhà nớc h»ng ngµy thêng tiÕp nhËn, xư lý vµ ban hµnh rất
nhiều văn bản. Cơ quan có vị trí, trách nhiệm càng cao thì
khối lợng văn bản đến và ban hành văn bản đi càng nhiều. Vì
vậy, việc quản lý và giải quyết văn bản trong mỗi cơ quan phải
đợc thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các
khâu: tiếp nhận, phân loại, chuyển giao (đối với văn bản
đến); soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành và nộp lu (đối với
văn bản đi). Đồng thời, phải bảo đảm đuợc yêu cầu chung là
kịp thời, chuẩn xác, bảo mật và an toàn. Làm đợc nh vậy sẽ
góp phần đa công tác quản lý và giải quyết văn bản trong cơ
quan, đơn vị vào nề nếp và ngày càng đợc hoàn chỉnh hơn.
2.1 - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
2.1.1 - Tổ chức quản lý văn bản đến.
Công văn, giấy tờ, tài liệu do cơ quan tiếp nhận của nơi
khác chuyển đến đợc gọi là "công văn đến" hay " văn bản
đến ".
Văn bản đến cơ quan bằng bất kỳ từ nguồn nào đều

phải đợc chuyển tập trung vào một đầu mối là văn th cơ
quan. Đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất. Sau khi cã ý kiÕn
ph©n phèi cđa ngêi cã thÈm qun, văn bản phải đợc chuyển
đến tổ chức, cá nhân thực hiện văn bản kịp thời, đúng địa

6


chỉ. Ngời nhận văn bản quản lý ký nhận vào sổ chuyển văn
bản và có trách nhiệm tổ chức thực hiện văn bản đúng quy
định. Thủ trởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc
việc thực hiện văn bản.
2.1.2 - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu mang danh nghĩa của
cơ quan gửi đi đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân đợc gọi là
" Văn bản đi".
Văn bản đi do cơ quan ban hành phải đợc tập trung tại
văn th cơ quan để làm các thủ tục đăng ký, trình ký, đóng
dấu, nộp lu và phát hành. Cá nhân hay đơn vị soạn thảo văn
bản có trách nhiệm kiểm tra rà soát nội dung, thể thức văn bản
xem đà đầy đủ, chính xác cha, kiểm tra lại mức độ "Khẩn",
"Mật' (nếu có), Kiểm tra số lợng văn bản, địa chỉ gửi văn
bản...sau đó chuyển cho cán bộ văn th cơ quan để làm thủ
tục đăng ký, phát hành.
Văn th cơ quan khi nhận bản thảo phải có trách nhiệm rà
soát lại lần cuối, đồng thời kiểm tra về mặt thể thức, nội dung
và thẩm quyền ban hành văn bản. Nếu phát hiện có sai sót
thì trao đổi với bộ phận soạn thảo văn bản để bổ sung, sửa
chữa cho hoàn chỉnh.
Để quản lý việc ban hành văn bản của cơ quan đợc thống

nhất về mặt nội dung và thể thức, yêu cầu văn bản của cơ
quan, đơn vị và cá nhân nào ban hành thì chính bộ phận
cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản đó thực hiện..
Văn bản đi đợc lập thành hồ sơ lu trữ để ghi lại các hoạt
động của cơ quan. Vì vậy, cần phải đợc lu giữ để phục vụ
cho việc nghiên cứu và sử dụng. Mỗi một văn bản do cơ quan
ban hành và gửi đi đều đợc lu lại cơ quan ít nhất là 02 bản

7


trong đó, 01 bản lu ở đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công
việc; 01 bản lu ở văn th cơ quan để thành lập tập lu văn bản.
Bản lu văn bản phải là bản gốc.
Việc sắp xếp, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng văn bản lu phải thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nớc.
2.1.3 - Quản lý, giải quyết văn bản nội bộ.
Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ
quan gọi chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ bao gồm:
Những quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công
tác, giấy giới thiệu, sổ sao công văn...
Mỗi loại giấy tờ trên phải có sổ đăng ký riêng, trong đó
nêu rõ: Số, ký hiệu, ngày, tháng ký, ngời ký công văn, nội dung
tóm tắt, ngời nhận, nơi nhận, ký nhận ... theo các quy định
nh đối với việc quản lý công văn đến và công văn đi.
2.1.4 - Quản lý, giải quyết văn bản mật.
Số đăng ký công văn, văn bản mật đến có nội dung cơ
bản tơng tự sổ đăng ký công văn, văn bản thờng, chỉ thêm
cột "mức độ mật" sau cột "trích yếu". Đối với những văn bản
"tối mật", "tuyệt mật" chỉ có thủ trởng cơ quan hoặc ngời đợc ủy quyền bóc và quản lý. Đối với những văn bản "mật", "tối
mật", "tut mËt" do thđ tr¬ng c¬ quan đy nhiƯm cho chánh

văn phòng hoặc phó văn phòng hành chính quản lý. Chỉ có
ngời đợc giao quản lý văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật"
trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản, công văn .
Sổ đăng ký văn bản công văn mật đi tơmg tự nh sổ
đăng ký công văn đi, nhng thêm cột ghi "mức độ mật" sau cột
"trích yếu". Những văn bản có dấu "khẩn", "thợng khẩn", "hỏa
tốc", ngoài việc đóng dấu vào công văn phải đánh dấu cả vào
phong bì công văn. Riêng công văn "mật", "tối mật", "tuyÖt

8


mật" chỉ đợc đánh dấu vào công văn, ngời chịu trách nhiệm
làm bì trong ghi đầy đủ, số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu
"mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên bì trong, rồi chuyển cho văn
th làm phiếu chuyển và làm phong bì ngoài.
Đối với văn bản Mật chỉ đợc phổ biến trong phạm vi đối tợng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành. Không đợc mang
tài liệu, văn kiện mật về nhà riêng. Khi cán bộ đi công tác xa,
không đợc mang tài liệu, công văn mật không liên quan đến
công tác đợc giao. Trong khi giải quyết công việc không đợc ghi
chép những điều bí mật vào giấy hoặc vào sổ tay cha đợc
cơ quan quản lý vào sổ và đánh số. Sổ tay trong đó có ghi
những điều bí mật cũng xem nh tài liệu, công văn mật, và đợc bảo quản nh tài liệu mật. Phải có hòm, tủ, khóa chắc chắn
để bảo quản công văn, tài liệu mật.
2.1.4 - Quản lý, sử dụng con dấu.
Con dấu đợc sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế,
các tổ chức xà hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh
khác theo quy định của pháp luật. Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ
đợc dùng 01 con dÊu cïng lo¹i gièng nhau. Con dÊu chØ đợc
đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đà có chữ ký của cấp có

thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không đợc tùy tiện mang con dấu theo ngời. Con dấu của các cơ quan,
tổ chức phải giao cho ngời có trách nhiệm có trình độ chuyên
môn về văn th lu giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trớc
pháp luật về việc giữ và đóng dấu.

II. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xÃ
Đức trạch
1 - Tình hình chung.

9


- Vài nét về điều kiện tự nhiên và xà hội.
Đức Trạch là một xà miền biển: phía Đông giáp biển Đông,
phía Tây giáp đờng QL1A, phía Nam tiếp giáp xà Đồng Trạch,
phía Bắc giáp sông Lý Hoà. Với vị trí địa lý nêu trên, Đức Trạch
có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc giao lu, trao đổi kinh
tế, văn hoá và nhiều lĩnh vực khác với các địa phơng trong
huyện, trong tỉnh và trong cả nớc.
Đức Trạch có diện tích tự nhiên tơng đối khiêm tốn, toàn
xà có 249 ha đất, trong đó diện tích đất đồi cát hoang
chiếm 97 ha, còn lại là đất ở, đất canh tác hầu nh không có.
Tổng dân số hiện nay là 1.436 hộ, 6.523 khẩu, có 3.126 lao
động, đợc phân bố gần nh đồng đều trên 6 thôn.
Ngời dân Đức Trạch có một bề dày truyền thống về tình
đoàn kết, gắn bó, tinh thần hăng say lao động, cần cù và
sáng tạo trong công việc. Hơn thế nữa, Đức Trạch còn là mét x·
anh hïng, trong hai cuéc kh¸ng chiÕn chèng thùc dân Pháp và
đế quốc Mỹ, Đảng bộ và Nhân dân Đức Trạch đà góp một
phần xứng đáng công sức của mình cùng với cả nớc đấu tranh

bảo vệ nền độc lập, thống nhất và toàn vệ lÃnh thổ, xây
dựng Tổ quốc bình yên. Trong thời kỳ đổi mới, cùng với cả nớc,
Đức Trạch đang hàng ngày hàng giờ phấn đấu vơn lên, xoá
đói, giảm nghèo, ra sức thi đua phát triển kinh tế, đẩy mạnh
công nghiệp hoá, hiện đại hoá nông nghiệp, nông thôn; phát
triển văn hoá, xây dựng xà hội ấm no hạnh phúc. Bên cạnh đó,
Đức Trạch luôn giữ vững ổn định chính trị, trật tự an toàn xÃ
hội; làm tốt công tác quốc phòng - an ninh, đặc biệt trên địa
bàn xà có đồn biên phòng 192 đóng quân nên rất thuận lợi cho
công tác đảm bảo qc phßng- an ninh cđa x·.
- VỊ kinh tÕ.

10


Xà Đức Trạch là một xà thuần ng, nghề nghiệp tạo nên thu
nhập chính của ngời dân chủ yếu là đánh bắt hải sản. Tổng
sản lợng đánh bắt 16.000 tấn/ KH đề ra là 12.500 tấn, đạt
128%, giá trị 400 tỷ đồng. Trong đó chế biến xuất khẩu
12.000 tấn, giá trị 300 tỷ đồng. Thu nhập bình quân 7 triệu
đồng. Toàn xà có 13 tổ hợp nuôi trồng và chế biến hải sản,10
trạm sản xuất đá lạnh, 02 trạm kinh doanh xăng dầu, 05 tổ
đóng mới tàu thuyền,

03 triền đà chuyên sửa chữa tàu

thuyền và 08 cơ sở chuyên sửa chữa máy móc, thiết bị tăng
phô điện phục vụ cho sản xuất.
- Về kết cấu hạ tầng.
Hiện nay tuy cha đợc hoàn chỉnh nhng về cơ bản vẫn

đảm bảo phục vụ tốt cho sinh hoạt và đời sống của nhân
dân. Với phơng châm "Nhà nớc và nhân dân cùng làm", 5 năm
qua tổng giá trị đầu t xây dựng cơ bản đạt 3,6 tỷ đồng,
trong đó vốn nội lực 770 triệu, bao gồm các hạng mục Đờng, Trờng, Trạm. Hiện toàn xà đà có điện lới 100%, có đờng bê tông
về đến trụ sở UBND và một số thôn. Trụ sở UBND đợc đầu t
xây mới kiên cố, nhà 2 tầng, đủ phòng làm việc. Trạm y tế xÃ
cũng đà đợc nâng cấp, gần đây đợc xây mới, nhà 2 tầng, tạm
đáp ứng đủ nhu cầu khám chữa bệnh và điều trị cho nhân
dân trên địa bàn xÃ. Các thôn hầu hết đà có nhà văn hóa.
- Về tổ chức trong hệ thống chính trị.
Đảng bộ xà có 176 đảng viên (trong đó 17 đảng viên dự
bị) sinh hoạt ở 10 chi bộ. Hội đồng nhân dân xà nhiệm kỳ
2004-2009 có 25 đại biểu, ủy ban nhân dân xà có 7 thành
viên và ủy ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam xà đà tập hợp đầy
đủ các thành viên trong khối mặt trận gồm các tổ chức đoàn

11


thĨ nh Héi thanh niªn, Héi cùu chiÕn binh, Héi nông dân, Hội
phụ nữ, Hội ngời cao tuổi và Hội chữ thập đỏ.
Nhìn chung, trong thời gian gần đây, xà Đức Trạch đà có
nhiều bớc chuyển biến và thay đổi mới hơn so vơi trớc về
nhiều mặt. Song so với mặt bằng chung của toàn huyện thì
Đức Trạch đang còn gặp nhiều khó khăn ( 9,7% hộ dân đang
thuộc diện hộ nghèo).
Tuy nhiên, phát huy truyền thống của một xà Anh hùng,
phát huy cao độ đức tính cần cù, chịu khó của ngời dân ở
đây; với tiềm lực phát triển kinh tế của địa phơng còn rất
dồi dào cùng với sự lÃnh đạo sáng suốt của Đảng bộ sẽ là nguồn

nội lực thúc đẩy kinh tế-xà hội của xà nhà phát triển mạnh mẽ
trong những năm đầu của kỷ nguyên mới, đặc biệt là trong
vấn đề chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hớng CNH, HĐH
2 - Tình hình thực hiện công tác quản lý và giải quyết văn
bản của UBND xà Đức Trạch.

ủy ban nhân dân (UBND) xà Đức Trạch là cơ quan hành
chính cấp xÃ, có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
theo quy định của Hiến pháp, Pháp luật và các nhiệm vụ khác
của cơ quan Nhà nớc cấp trên. Đồng thời, là cơ quan chấp hành
của Hội đồng nhân dân xà Đức Trạch - UBND xà còn phải thực
hiện các nhiệm vụ mà Nghị quyết của Hội đồng nhân dân
đề ra và thực hiện các chức năng quản lý Nhà nớc trên tất cả
các lĩnh vực ở cơ sở.
Với chức năng và nhiệm vụ nh trên nên thờng ngày UBND
xà tiếp nhận và xử lý cũng nh soạn thảo và ban hành khá nhiều
văn bản thuộc chức năng và thẩm quyền của mình.

12


Trong khoảng 3 năm trở lại đây, công tác quản lý và giải
quyết văn bản của UBND xà đợc thực hiện khá tốt, thông qua
những kết quả đà làm đợc:
Trớc hết, ngay từ đầu nhiệm kỳ mới (2004-2009), UBND
đà xây dựng đợc bản quy chế quy định về các nội dung chủ
yếu của công tác văn th - lu trữ, trong đó có nội dung nói về
việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xÃ. Đây
chính là cơ sở ban đầu để đa công tác quản lý và giải quyết
văn bản của UBND xà từng bớc đi vào nề nếp.

+ Năm 2004, UBND xà đà tiếp nhận và xử lý toàn bộ là
476 văn bản đến; ban hành 185 văn bản đi. Trong 155 văn
bản đi có 42 văn bản quy phạm pháp luật, 98 văn bản nội bộ,
còn lại là văn bản hành chính thông thờng.
+ Năm 2005, tiếp nhận 658 văn bản đến và ban hành
345 văn bản đi. Trong đó có 55 văn bản QPPL,185 văn bản nội
bộ, còn lại là văn bản hành chính thông thờng.
+ 6 tháng đầu năm 2006, UBND xà đà tiếp nhận 350 văn
bản đến , ban hành 225 văn bản đi. Trong đó có 45 văn bản
QPPL, 120 văn bản nội bộ , còn lại là văn bản hành chính thông
thờng.
Về công tác cán bộ: Thực hiện Nghị định 09/1998/NĐ-CP
của chính phủ "Quy định về chức danh chuyên môn thuộc
UBND xÃ, phờng, thị trấn"; trong đó có chức danh văn phòng
làm việc chuyên môn. UBND xà đà lựa chọn và sắp xếp lại chức
danh này đảm bảo có đầy đủ các tiêu chuẩn về lý lịch, sức
khỏe, trình độ năng lực và nhiệt tình công tác, đặc biệt là
đà đợc qua đào tạo và bồi dỡng về chuyên môn nghệp vụ công
tác văn phòng.

13


Đến nay, hoạt động công tác của văn phòng UBND dần
dần ổn định và đi vào nề nếp, nhất là trong công tác giải
quyết công văn giấy tờ của UBND, nhờ đó mà mọi công việc
của UBND đều đợc giải quyết trôi chảy.
Về phơng tiện cơ sở vật chất: Văn phòng UBND xà đợc
trang bị cơ bản đầy đủ các phơng tiện nh máy vi tính, bàn
làm việc, tủ đựng hồ sơ, tài liệu và các phơng tiện cần thiết

khác.
Công tác xây dựng văn bản đà bảo đảm hợp lý, hợp pháp,
đúng thể thức, đúng quy trình kỹ thuật.
Công tác quản lý văn bản đi, đến, nội bộ bảo đảm tính
chặt chẽ và phải theo nguyên tắc chung, mọi công văn , giấy
tờ đến UBND xà bằng bất cứ con đờng nào, phơng tiện nào
đều đợc qua văn th, đăng ký vào sổ, đóng dấu và quản lý
thống nhất. Các văn bản đến sau khi có ý kiến ngời có thẩm
quyền đều đợc chuyển giao đến ngời thực hiện kịp thời,
chính xác. Các văn bản gửi đi đều đợc kiểm tra bảo đảm
đúng đắn, chính xác cả nội dung và thể thức. Ngời nhận văn
bản ký nhận vào sổ đầy đủ, công tác tổ chức thực hiện,
kiểm tra việc thực hiện văn bản đúng nguyên tắc thủ tục
trình tự và đúng luật định.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu đợc thực hiện đúng
quy định theo Nghị định số 62 của Chính phủ.
Công tác lập hồ sơ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đợc
giao và căn cứ vào nguyên tắc, phơng pháp lập hồ sơ để tập
hợp văn bản.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt đợc ( hay những u
điểm) nêu trên, công tác công tác quản lý và giải quyết văn
bản của UBND xà còn có mét sè khut ®iĨm nh sau:

14


- Lực lợng cán bộ đợc giao làm công tác văn th trình độ
nghiệp vụ còn nhiều hạn chế, nhất là đối với ngời đợc giao
soạn thảo văn bản.
Trong soạn thảo văn bản có khi cha bảo đảm đợc yêu

cầu, thể thức của văn bản, ghi tên cơ quan ban hành văn bản
cha đúng địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản đặt
không đúng vị trí, không dấu phẩy ở địa danh ngày, tháng.
Tên loại trích yếu văn bản ghi cha đầy đủ. Đặc biệt
thẩm quyền chức vụ ngời ký văn bản cha thể hiện đúng và kỹ
thuật biên tập văn bản còn hạn chế về nội dung và cách dùng từ
ngữ trong văn bản.
- Phơng tiện và cơ sở vật chất đầu t cha cao, chỉ dừng
lại ở mức đáp ứng yêu cầu cơ bản.
Từ những thực trạng cơ bản nh trên có thể rút ra đợc
nguyên nhân của những u điểm và hạn chế nh sau:
3 - Nguyên nhân.
3.1 - Nguyên nhân u điểm.
Trớc hết, có thể khẳng định là do nhận thức của phần
lớn cán bộ ngày càng đợc nâng cao cho nên đà thấy đợc tầm
quan trọng của công tác xây dựng, quản lý sử dụng văn bản.
Thấy đợc đây là trách nhiệm của các cơ quan UBND xÃ, trớc
hết là đồng chí Chủ tịch và Văn phòng trong việc điều hành
các hoạt động của UBND xà cũng nh trong công việc thực hiện
các chức năng thuộc chuyên môn của mình để từ đó có sự
điều chỉnh kịp thời và có ý thúc xây dựng tốt hơn.
Để tiến tới từng bớc cải cách nền hành chính quốc gia,
cho nên trong thời gian qua, lÃnh đạo các cấp từ xà đến huyện
đến tỉnh thờng xuyên quan tâm đầu t cơ sở vật chất, trang
thiết bị phục vụ văn phòng và thờng xuyên mở các lớp bồi dìng

15


kiến thức và nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng ở cấp cơ sở. Nhờ

đó mà cán bộ văn phòng UBND xà có điều kiện để học tập
nâng cao kiến thức về nghiệp vụ để làm việc đạt hiệu quả
cao hơn.
Đợc sự quan tâm và chỉ đạo trực tiếp của UBND xà đối
với công tác văn phòng thể hiện qua việc ban hành Quy chế về
công tác văn th - lu trữ của UBND xÃ, hơn nữa là phải kể đến
sự nổ lực cố gắng của cán bộ văn phòng đà phát huy tốt tinh
thần trách nhiệm của mình dối với chức trách và nhiệm vụ đợc
giao.
3.2 - Nguyên nhân hạn chế.
Cũng nói về nhận thức, nhng ở đây là do nhËn thøc cđa
mét bé phËn nhá c¸n bé trong UBND vừa xem nhẹ công tác
quản lý và giải quyết văn bản vừa có thái độ coi thờng cán bộ
làm công tác văn phòng.
Là cấp cơ sở, cho nên nhiều khi cán bộ trong UBND làm
việc với nhau hoặc là nể nang nhau, hoặc là quá tin tởng vào
nhau để rồi dể bỏ qua cho nhau, kể cả đó là những nguyên
tắc cơ bản.
Cán bộ văn phòng tuy đà có nhiều cố gắng trong công
việc, nhng cha thực sự phát huy hết chức năng của mình trong
việc điều hành các hoạt động của UBND cũng nh trong việc
thực hiện công việc thuộc chuyên môn của mình
Từ những u điểm và những hạn chế cũng nh những
nguyên nhân dẫn đến những u điểm và những hạn chế nêu
trên , UBND xà cần phải phát huy những nguyên nhân tích cực
và có biện pháp khắc phục những nguyên nhân gây cản trở
để từ đó làm cho công tác quản lý và giải quyết văn bản của

16

xà ngày một tốt hơn, đáp ứng đòi hỏi ngày một cao trong hoạt
động quản lý Nhà nớc.
III - phơng hớng và Những giải pháp chủ yếu trong việc thực hiện
công tác quản lý và giải quyết văn bản quản lý nhà nớc của UBND
xà Đức Trạch.

1- Phơng hớng chung
Báo cáo chính trị tại Đại hội lần thứ XXI nhiệm kỳ 2005 2010 của BCH Đảng bộ xà Đức Trạch nêu rõ phơng hớng hoạt
động trong năm năm tới là:
Tập trung phát triển kinh tế trên cơ sở đẩy mạnh chuyển
dịch cơ cấu kinh tế và phát triển kinh doanh, phát triển và đa
dạng hóa các nghành nghề theo hớng sản xuất hàng hóa. Nâng
cao chất lợng giáo dục và đào tạo; quan tâm chăm lo sức khỏe
và đời sống vật chất, văn hóa và tinh thần cho nhân dân;
tăng cờng cũng cố QP - AN, giữ vững ổn định chính trị và
bảo đảm trật tự an toàn xà hội
Nâng cao hiệu lực quản lý và hiệu quả hoạt động của
UBND, chú trọng xây dựng bộ máy chính quyền trong sạch,
vững mạnh, có đủ khả năng thực hiện các nhiệm vụ và quyền
hạn của mình trong hoạt động QLNN trên tất cả các lĩnh vực ở
cơ sở.
Đổi mới và bổ sung quy chế hoạt động của UBND và quy
chế về công tác văn th - lu trữ của UBND. Quy định rõ trách
nhiệm và thẩm quyền trong công tác quản lý và giải quyết văn
bản.
Phát huy vai trò, chức năng và hoạt động của văn phòng
trong việc điều hành các hoạt động của UBND, đồng thời đề
cao tinh thần, trách nhiệm của cán bộ văn phòng trong việc
thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn thuộc phạm vi đợc giao.

17


Coi trọng hơn nữa công tác đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ cho
cán bộ văn phòng, bảo đảm có đủ năng lực, trình độ và đáp
ứng đợc với yêu cÇu, nhiƯm vơ trong thêi kú míi.
TiÕp tơc tỉ chøc thực hiện nghiêm túc nghị quyết 38/CP
của chính phủ về cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan
Nhà nớc. Tăng cờng kiểm tra, giám sát và theo dõi các hoạt
động của văn phòng trong việc thực hiện công tác quản lý và
giải quyết văn bản trong hoạt động của văn phòng UBND xÃ
từng bớc đi vào nề nếp, chính quy, hiện đại.
2 - Một số chỉ tiêu cơ bản của UBND xà Đức Trạch
đến năm 2010.
Tốc độ tăng trởng kinh tế hàng năm 11,5%
Tổng sản lợng khai thác đánh bắt: 4.000 tấn/năm. năm 2010
đạt 4.500 tấn trong đó xuất khÈu 75 - 80%, chÕ biÕn h¶i s¶n
400 - 600 tấn/ năm.
Thu nhập bình quân đầu ngời: 10 - 11 triệu đồng/năm.
Phấn đấu xóa hết hộ nghèo vào năm 2008.
Phấn đấu giảm tỷ lệ sinh đến năm 2010 còn 0.9%.
Phấn đấu xây dựng Đảng bộ trong sạch vững mạnh.
Phấn đấu kết nạp đảng viên mới 50 - 60 đồng chí.
Năm 2007 ban hành 400 văn bản đi trong đó 60 văn bản
QPPL, 150 văn bản nội bộ.
3 - Một số giải pháp chủ yếu.
Trên cơ sở thực trạng và phơng hớng về công tác quản lý
và giải quyết văn bản của UBND xà Đức Trạch; Để phát huy
những kết quả đà đạt đợc, đồng thời khắc phục những mặt
còn hạn chế góp phần thực hiện hoàn thầnh phơng hớng và

các chỉ tiêu đà đề ra, cần phải thực hiện một số giải pháp chủ
yếu sau:

18


Một là: Cần có nhận thức đúng về công tác văn th.
Công tác văn th là việc xây dựng văn bản, quản lý và sử
dụng văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của UBND
xÃ. Sử dụng nhiều hình thức, phơng pháp tuyên truyền, quán
triệt các văn bản pháp luật nói chung, các quy định của Nhà nớc về công tác văn th, về quản lý và sử dụng văn bản. Từ đó
thấy đợc đây là trách nhiệm của toàn cơ quan, từ đồng chí
Chủ tịch, các đ/c Phó Chủ tịch đến các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND xÃ. Từ đó mà xác định trách nhiệm của UBND,
của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các thành viên trong việc
xây dựng văn bản quản lý và sử dụng văn bản, quản lý con dấu
bảo đảm có chất lợng, đúng quy định của nhà nớc. Đồng thời
kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực hiện văn bản. Có nh vậy
mới nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nớc của UBND xÃ.
Khắc phục tình trạng khoán trắng cho văn phòng, văn th.
Hai là: Sửa đổi, bổ sung hoàn thiện quy chế hoạt
động của UBND xÃ, quy chế hoạt động văn th - lu trữ
của UBND xÃ. Xác định rõ chức trách, nhiệm vụ quản lý của
các thành viên UBND, của cán bộ, công chức đến việc thực
hiện công tác văn th - lu trữ. Phổ biến tuyên truyền các quy
định của Nhà nớc về văn th - lu trữ; quy chế của UBND, tổ
chức thực hiện nghiêm túc các quy định, đa hoạt động văn
th vào nề nếp.
Ba là: Đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp
vụ văn th - lu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức xà đảm

bảo cho đội ngũ cán bộ có hiểu biết cần thiết về kỹ năng soạn
thảo văn bản, nghiệp vụ quản lý, sử dụng văn bản, quản lý con
dấu và công tác lập hồ sơ trên cơ sở đó mà nâng cao chất l-

19


ợng công tác văn th đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý của
UBND xÃ.
Bốn là: Tăng cờng hơn nữa sự lÃnh đạo, quản lý của
UBND xà đối với công tác văn th - lu trữ nói chung, hoạt
động của văn phòng nói riêng. Quan tâm bố trí cán bộ văn
phòng, cán bộ chuyên trách văn th - lu trữ có phẩm chất, năng
lực đáp ứng yêu cầu công việc. Cán bộ văn phòng phải qua lớp
bồi dỡng nghiệp vụ văn phòng, cán bộ văn th phải đợc đào tạo
trung cấp văn th - lu trữ. Đồng thời UBND xà cần bồ trí kinh
phí, trang bị kỹ thuật nh máy vi tính, máy photo.. nhằm phục
vụ hoạt động văn th ngày càng tốt hơn.
Năm là: Thực hiện tốt chế độ sơ kết, tổng kết, rút
kinh nghiệm về hoạt động văn th - lu trữ. Nên tổ chức các
cuộc gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm với các đơn vị bạn nhất là
các đơn vị thực hiện tốt công tác văn th để học hỏi vận dụng
vào đơn vị mình.
Hàng năm cần kịp thời khen thởng những tập thể, cá
nhân thực hiện tốt công tác văn th. Nhắc nhở uốn nắn những
cá nhân, tập thể còn có khuyết điểm.
4 - Một số kiến nghị
Nhìn chung công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản của UBND xà Đức Trạch trong những năm trở lại đây đà có
nhiều thay đổi cơ bản song vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn

chế làm ảnh hỏng trực tiếp đến hoạt động của công tác này
nói riêng và hoạt động quản lý nhà nớc của UBND xà trên mọi
lĩnh vực.
Để khắc phục những tồn tại nhằm đa công tác quản lý
và giải quyết văn bản trong hoạt động của Văn phòng UBND
xà thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và phù hợp với yêu cầu

20


trong tình hình hiện nay, tôi xin đề xuất một số kiến nghị
nh sau:
- Về công tác tổ chức: Theo Nghị định số 09/1998/NĐCP của Chính phủ quy định cán bộ văn phòng UBND xà là công
chức chuyên môn, cho nên khi sắp xếp, bố trí cán bộ làm công
tác văn phòng cần phải lựa chọn ngời có đủ các tiêu chuẩn nh
tuổi đời, sức khỏe, trình độ văn hóa, chuyên môn, sự nhiệt
tình trong công tác... để bảo đảm thực hiện công tác đợc
lâu dài và bền vững.
Văn phòng là chức danh làm việc theo chuyên môn, cho
nên khi đà đợc bố trí và phân công phụ trách công tác văn
phòng thì cần phải hạn chế việc thay đổi hoặc luân chuyển
và kiêm nhiệm .
- Về xây dựng văn phòng.
Để đảm bảo chính quy, hiện đại và đáp ứng đợc các yêu
cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới, đề nghị lÃnh đạo các cấp
cần phải quan tâm hơn trong việc đầu t xây dựng cơ sở vật
chất, phòng làm việc và mua sắm các trang thiết bị, máy móc
trang bị cho văn phòng để nhằm phát huy hết chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng vào công việc đợc tốt hơn và hiệu
quả cao hơn.

- Trong công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản:
Hiện nay, Nhà nớc đà ban hành mới nhiều văn bản QLNN
và các ấn phẩm của các nhà xuất bản có liên quan đến công
tác quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, đơn vị. Đề
nghị cần phải phổ biến rộng rÃi về địa phơng và cơ sở để
nắm bắt kịp thời và thực hiện thống nhất theo quy định.

21


Đối với văn phòng UBND cấp xÃ, việc đăng ký các văn bản
đi, đến vào sổ đăng ký theo mẫu quy định của Nhà nớc
hiện tại là hợp lý. Tuy nhiên, sổ đăng ký theo mẫu quy định
của Nhà nớc đợc lập quá dày, văn bản đăng ký trong một năm
không hết nhng phải đem đi nộp lu nh vậy sẽ rất lÃng phí. Vì
vậy, đề nghị Nhà nớc cần xem xét lại và có mẫu sổ lập riêng
dành cho cấp xà phù hợp hơn.
Việc quản lý văn bản đến của UBND xà cần phải đợc
đóng dấu đến để tiện cho việc quản lý và theo dõi. Vì vậy,
đề nghị UBND xà phải khăc dấu đến.
Việc ban hành văn bản yêu cầu nhất thiết là phải qua
khâu soạn thảo và qua đầy đủ trình tự các bớc theo quy
định của Nhà nớc trớc khi phát hành. Vì vậy, đề nghị UBND
xà căn cứ vào quy định của Nhà nớc và quy chÕ cđa UBND x·
®Ĩ tỉ chøc thùc hiƯn cho đúng.
Trên đây là những kiến nghị mà trong quá trình công
tác bản thân nắm và rút kinh nghiệm đợc, nên mạnh dạn đề
đạt. Hy vọng rằng, đây cũng sẽ là những giải pháp để xây
dựng công tác quản lý và giải quyết văn bản của UBND xà trong

thời gian tới đợc hoàn chỉnh hơn.
Vì vậy, rất mong đợc lÃnh đạo các cấp và UBND xà Đức Trạch
quan tâm xem xét và giải quyết.

22


Kết luận
Văn bản là một trong những phơng tiện quan trọng trong
hoạt động quản lý của Nhà nớc. Nhà nớc thực hiện chức năng
quản lý dựa trên cơ sở ban hành các văn bản QLNN nhằm mục
đích điều chỉnh các quan hƯ x· héi.
Trong ®iỊu kiƯn hiƯn nay, chóng ta đang xây dựng Nhà
nớc Việt nam là Nhà nớc pháp quyền XHCN của nhân dân, do
nhân dân và vì nhân dân, tiến tới xây dựng một nớc Việt
nam dân giàu, nớc mạnh, xà hội công bằng, dân chủ, văn minh.
Do đó, hơn bao giờ hết, công tác xây dựng và ban hành văn
bản QLNN cũng nh việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
cần phải đợc quan tâm thực hiện tốt.
Trong công cuộc đổi mới đất nớc hiện nay, Đảng và Nhà
nớc ta rất quan tâm và coi trọng đến công tác cải cách thủ tục
hành chính của Nhà nớc. Trong đó, công tác quản lý và giải
quyết văn bản QLNN cũng đặc biệt đợc coi trọng. Có rất
nhiều các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nớc từ trung ơng đến tỉnh, huyện đợc ban hành để chấn chỉnh từng bớc
hoạt động công tác văn th trong các cơ quan, đơn vị cũng nh
ở các cấp, các ngành và địa phơng nói chung.
Lý luận và thực tiễn về công tác quản lý và giải quyết văn
bản QLNN hiện nay rất phong phú và đa dạng, nhng với điều
kiện thời gian và phạm vi nghiên cứu có hạn cho nên đề tài chỉ
đợc đề cập đến phần lý luận cơ bản về công tác quản lý và

giải quyết văn bản trong các cơ quan Nhà nớc nói chung; Đồng
thời đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác quản lý và giải quyết
văn bản của UBND xà Đức Trạch nói riêng để phần nào làm rõ
thêm tâm quan trọng của văn bản trong hoạt động quản lý của
Nhà níc .

23


Thông qua việc làm đề tài này, bản thân tôi mới có dịp
vận dụng lý luận và những kiến thức đà học đợc ở trờng vào
thực tiễn. Đây chính là cơ sở để sau khi hoàn thành khóa học
trở về địa phơng công tác, tôi sẽ vận dụng vào thực tế đơn
vị mình góp phần cùng với chính quyền địa phơng tham gia
vào hoạt động quản lý Nhà nớc ở cơ sở. Hy vọng đề tài này có
đợc tính khả thi, sớm đợc vận dụng vào cơ sở và mang lại hiệu
quả tốt./.

Tài liệu tham khảo

1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (sủa đổi)
2. Giáo trình quản lý Nhà nớc (tập 4). Học viện chính trị Quốc
gia xuất bản năm 2001.
3. Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Chính phủ quy
định điều lệ về công tác công văn giấy tờ.
4. Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy
định về quản lý và sử dụng con dấu.
5. Quyết định số 91/BT ngày 14/6/1998 của Chủ nhiệm Văn
phòng Chính phủ.
6. Công văn số 1145/VPCP-HC ngày 01/4/1998 của Văn phòng

Chính phủ.
7. Báo cáo chính trị của BCH Đảng bộ xà tại Đại hội Đảng bộ lần
thứ XXI, nhiệm kỳ 2005 - 2010.
8. Quy chế về công tác văn th - lu trữ ban hành kèm theo
quyết định số 47/QĐ-UB ngày 15/2/2006 của UBND xà Đức
trạch.

24


Mở đầu

Mục lục

Trang
1

1: Một số vấn đề chung về công tác quản lý
và giải quyết văn bản quản lý nhà nớc

3

1 - Văn bản và các hình thức văn bản

3

2 - Công tác quản lý và giải quyết văn bản QLNN
trong cơ quan, đơn vị

5

II: Thực trạng về công tác quản lý và giải quyết
văn bản của UBND xà Đức Trạch

8

1 - Tình hình chung

8

2 - Tình hình thực hiện công tác quản lý và giải
quyết văn bản của

10

UBND xà Đức Trạch
III - Phơng hớng và những giải pháp chủ yếu
trong việc thực hiện công tác quản lý và giải
quyết văn bản QLNN của UBND xà Đức Trạch.

13

25