Tài liệu Môi trường làm việc cho nhân viên đôi điều cần nói docx

Môi trường làm việc cho nhân viên -
đôi điều cần nói
Khi mà các nhân viên sử dụng email, tin nhắn, công cụ trò
chuyện trực tuyến (chát) hay các diễn đàn dành cho những cuộc
giao tiếp không chính thức, các phòng nghỉ giải lao, phòng ăn và
nhà bếp trong thế giới kinh doanh bắt đầu trông như những di
tích của một thời đại analog.

Hãng điều tra thị trường Gensler đã tiến hành một cuộc điều tra
trực tuyến và thấy rằng có tới 2/3 các nhân viên văn phòng tại Mỹ
tin rằng họ sẽ làm việc hiệu quả hơn khi được tiếp xúc gần gũi
với các đồng nghiệp mỗi ngày. Và có đến 30% số người được hỏi
nói rằng môi trường làm việc của họ hiện không khích lệ được
các giao tiếp và cộng tác tự nhiên - một yếu tố mà khiến nhiều
công ty phải suy nghĩ lại môi trường làm việc của mình.
Trong một vài trường hợp, điều này liên quan tới việc bố trí sao
cho hai nhân viên có thể gặp gỡ nhau hoàn toàn riêng tư. Hay
các trường hợp khác đó là một sân bóng rổ của công ty cho các
cuộc vui đùa.
Dù thế nào, mục tiêu luôn là duy nhất: để đẩy mạnh giao tiếp giữa
các đồng nghiệp công ty và nâng cao lợi nhuận kinh doanh từ
những ý tưởng sáng tạo và tinh thần làm việc cao.
“Có rất nhiều lý do hợp lý để có những khu vực giao tiếp không
chính thức”, Jay Brand, nhà tâm lý học kinh doanh tại hãng sáng
tạo Haworth, Mỹ, cho biết. Jay khuyên các công ty nên thận trọng
lên các kế hoạch cho những khu vực này và xác định những giá
trị nào được các nhân viên mong đợi để đem lại sự thoả mãn và
hiệu suất công việc cao hơn.
Theo Jay, việc gia tăng các giao tiếp chính thức và ngẫu nhiên
trong công ty về dài hạn sẽ đem lại không ít lợi ích.
Giám sát công sở và Phản hồi của nhân viên

Một số công ty đã dành hàng tháng trời để thăm dò các nhân viên
để biết được các cuộc trao đổi, họp bàn diễn ra như thế nào và ở
đâu là thích hợp nhất. Thách thức sau đó chính là cân bằng được
các phản hồi này với thực tế.
Gervais Tompkin, giám đốc hãng thiết kế Gensler, cho biết: “Khi
mọi người nói với bạn về những gì họ làm tại công sở, họ đang
nói với bạn những gì họ tin tưởng hay mong muốn được làm”.
Gensler và nhiều công ty thiết kế khác thường tiến hành điều tra
với sự giám sát công sở, chẳng hạn như đi lại xung quanh văn
phòng khoảng 1 hoặc 2 giờ một lần để xem các nhân viên đang
làm gì.
Đó cũng là cách thức được hãng thiết kế nội thất và kiến trúc
VOA áp dụng khi phải tiến hành cấu trúc, sắp xếp lại văn phòng
làm việc vốn khá thảm hại và lộn xộn. Sau 16 năm không có thay
đổi gì trong văn phòng làm việc trong khi tiếp nhận hàng trăm
nhân viên mới, VOA nhận thấy đã đến lúc có chiếc áo mới.
Vì vậy, các nhà quản lý của VOA có các cuộc gặp riêng với hầu
hết các nhân viên và thường xuyên dạo quanh văn phòng làm
việc của hãng. VOA cũng tổ chức các cuộc bàn thảo quy mô lớn
để có được sự đồng thuận đối với vài thiết kế quan trọng, chẳng
hạn như kiểu không gian cộng đồng nào sẽ thích hợp.
Những thay đổi không gian cho các tập thể
Một trong những lời phàn nàn phổ biến nhất đó là cách bố trí sắp
xếp hiện tại không tạo điều kiện thuận lợi cho các giao tiếp xã hội
trong công ty. Robert Skelton, giám đốc hành chính của VOA: “Kể
từ khi lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, nhiều nhân viên
đã lên tận sân thượng để hút thuốc và họ thích thú điều này. VOA
đã lên kế hoạch thiết kế các phòng nhỏ tại các góc của văn
phòng làm việc – nơi mà các nhân viên có thể nhâm nhi chén cà
phê hay nấn ná lại trò chuyện với nhau”.

Một sự quan sát nữa mà VOA nhận ra đó là trong khi hầu hết các
công việc tại hãng được thực hiện qua các nhóm nhỏ tối đa 5
người, thì chỉ có duy nhất một nơi để mọi người họp bàn: phòng
hội thảo lớn và chính thức.
“Không có nơi nào cho 5 người gặp gỡ cả”, Robert Skelton nhận
định. Do đó, VOA cũng cho xây dựng nhiều phòng họp nhỏ hay
các góc hóc mát – nơi hoàn hảo cho các cuộc thảo luận không
chính thức giữa các thành viên tập thể.
Giờ đây tại VOA các nhóm nhân viên 5 người thường xuyên gặp
gỡ đến nỗi các phòng nhỏ phải được đăng ký trước hàng tuần.
Và Robert cho biết ông phải sử dụng các “chỗ kín đáo” trong