Đề tài phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp

TÓM TẮT ĐỀ TÀI
o

Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiết phải hội nhập với kinh
tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mới để điều hành DN. Con người là nhân tố
chính dẫn tới thành công trong một dự án ERP. Đây cũng là nơi xảy ra rủi ro nhiều nhất khi
quản trị dự án trong nền kinh tế phát triển nhanh. ERP hiện nay đang là một môi trường làm
việc và cơ hội thách thức mới ở Việt Nam.
Cơng tác kể tốn trong ERP và kể tốn truyền thống Việt Nam có một số điểm khác biệt mà
nểu người sử dụng không nắm bắt được thì quá trình triển khai và sử dụng ERP trong Doanh
nghiệp sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, gây ảnh hưởng tới cả một hệ quản trị doanh nghiệp.
Tìm hiểu và giải thích lý do tại sao hầu hết các dự án triển khai ERP ở Việt Nam đều thất bại.
Nguyên nhân và các giải pháp,
o Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này chính là việc áp giới thiệu chung về ERP, cụ thể là SAP
được ứng dụng trong Doanh nghiệp, so sánh kể tốn truyền thống và kế tốn trong ERP. Từ đó
đưa ra được những đề xuất để điều chỉnh công tác kế toán trong doanh nghiệp phù hợp với hệ
thống ERP chuẩn. Để làm được điều này, những nhận định đưa ra phải dựa trên:
+ Hệ thống chuẩn mực kể toán của Việt Nam.
+ Tài liệu SAP chuẩn
+ Các cơ sở lý luận đã được nghiên cứu trong quá trình học tập và những kinh nghiệm đã được
truyền đạt bởi những chuyên viên SAP lâu năm tại FPT.
o Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phương pháp phân tích,
phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh, bên cạnh đó cũng kết hợp với một số phương
pháp khác như phỏng vấn, thống kê...
o Nội dung nghiên cứu
Đề tài bao gồm có bốn chương, bên cạnh đó phần đầu chuyên đề là lời mở đầu và kết thúc là lời

kết luận:


CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kể toán và hệ thống ERP Giới thiệu
chung về Hệ thống thơng tin kể tốn Giới thiệu chung về ERP


CHƯƠNG 2: Thực hạng hiển khai và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam Giới thiệu
các ERP phổ biến tại Việt Nam Thực hạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp CHƯƠNG 3:
Phân tích ảnh hưởng của ERP đối với cơng tác kể tốn
Phân tích các nội dung ảnh hưởng của ERP đối với cơng tác kể tốn
Những điểm khác biệt cơ bản giữa kể toán truyền thống và kể toán sử dụng
ERP
CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quan đển việc ứng dụng ERP vào hong Doanh nghiệp và hệ thống kể
tốn
Liên quan đến q trình ứng dụng ERP Liên quan đển hệ thống kể toán Đối với các đơn
vị hiển khai ERP Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP
o Đóng góp của đề tài
Thơng qua các luận điểm, nhận định và qua thực tế nghiên cứu tại FPT, đề tài đã nêu ra những
khái niệm cơ bản về hệ thống thơng tin kể tốn, những kiến thức nền tảng về ERP cũng như
cập nhật tình hình ứng dụng ERP hên thế giới và hong nước hiện nay. Nói riêng về phân hệ tài
chính kế tốn, vì được xây dựng dựa hên những chuẩn mực kể toán và quy tắc kể toán quốc tể
nên giữa ERP và kể tốn truyền thống của Việt Nam cịn một số khác biệt cơ bản hong q
hình hạch tốn cũng như quản lý. Những khác biệt này gây khá nhiều khó khăn hong quá trình
tiếp cận và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp ở Việt Nam.
Đe tài cũng đưa ra những nguyên nhân thất bại của các dự án hiển khai ERP tại Việt Nam. Bên
cạnh đó cịn đưa ra một số giải pháp và cách nhìn nhận mới, hên cả 2 phương diện là người
triển khai và doanh nghiệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà hiển khai cũng như doanh nghiệp có
thể hạn chể và khắc phục một số rủi ro và nguy cơ từ dự án ERP.
o Hướng phát triển của đề tài

Tìm ra giải pháp để có thể điều chỉnh phần mềm ERP phù họp với doanh nghiệp. Đưa ra giải
pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể đối với từng ngành nghề, cấu trúc và quy mơ
doanh nghiệp. Có thể chỉ sử dụng một số phân hệ cần thiết của ERP vì chi phí cho một phần
mềm ERP là không nhỏ.
Liên hệ từ phân hệ kế tốn- FI để nghiên cứu và phân tích sự khác biệt trong phân hệ kế toán
quản trị CO- Controlling trong ERP và trong kế toán Việt Nam.


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: Cơ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN VÀ HỆ THỐNG ERP.....
...............................................................................................................................................................1
1.1 Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT)................................................................................1
1.1.1

Khái niệm................................................................................................................1

1.1.2

Các thành phần......................................................................................................1

1.1.3

Chức năng..............................................................................................................1

1.1.4

Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn.......................................................................2

1.1.5

Q trình tổ chức...................................................................................................2

1.1.6

Nội dung tổ chức...................................................................................................3

1.2 ERP

3

1.2.1

Khái niệm:....................................................................................................................3

1.2.2

Ý nghĩa của hệ thống ERP......................................................................................3

1.2.3.

Phân loại....................................................................................................................5

1.2.4.

Các thành phần của ERP.........................................................................................6

1.2.5.

Quá trình triển khai ERP tại DN.............................................................................7

1.2.6.

Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau:.........................................................................10

1.2.7.

Mơ hình vận hành của ERP....................................................................................19

1.3 Ảnh hưởng của ERP đối với cơng tác kế tốn.................................................................31
CHƯƠNG 2:

THựC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP VIỆT NAM .....................................................................!.........................................32
2.1 Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam.........................................................................32
2.2 Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp............................................................33


2.2.1.

Tính linh hoạt của ERP...........................................................................................35

2.2.2.

Cộng tác giới hạn...................................................................................................35

2.2.3.

Những thử thách.....................................................................................................36

2.2.4.

Giá trị và tỷ suất lợi nhuận đầu tư........................................................................36

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CƠNG TÁC KẾ TỐN...............38
3.1 Các phân hệ trong phần tài chính kế tốn của một hệ thống ERP:..............................38
3.1.1

Phân hệ Sổ Cái.....................................................................................................38

3.1.2

Phân hệ Quản lý Tiền...........................................................................................38

3.1.3

Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu.............................................................38

3.1.4

Tài sản Cố định....................................................................................................39

3.1.5

Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận.......................................................................40

3.1.6

Lập Ngân sách:....................................................................................................40

3.1.7

Lập Báo cáo Tài chính............................................................................................40

3.1.8

Khả năng Phân tích Tài chính.............................................................................41

3.1.9

Quản lý Hàng tồn kho...........................................................................................41

3.1.10

Quản lý sản xuất:..................................................................................................44

3.1.11

Quản lý giảm giá và chiết khấu............................................................................45

3.1.12

Phân tích/quản lý doanh thu...............................................................................46

3.2 Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng ERP:,.y. ..
.....

............................... . ..........y.................. ........... ....... . ....y. . .. ...........................46

3.2.1

Ghi nhận bằng bút toán hạch toán.....................................................................46

3.2.2

Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán....................47

3.2.3

Trừ khi chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp (GL), khơng thể quản lý

số liệu kế tốn theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống.............................................50
3.2.4

Trong ba phương pháp chữa sổ kế tốn ở Việt Nam, chỉ có phương

pháp ghi bút toán đảo và bút toán âm là được thực hiện trên ERP.............................51
3.2.5

Việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy

trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống.......................................................................51
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO TRONG
DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN............................................................................52
4.1 Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP. Tại sao nhiều dự án triển khai


ERP thất bại?.......................................................................................................................52
4.1.1.

Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, camkết và hỗ trợ.......................................52

4.1.2.

Kế hoạch và ngân sách không đúng cách...........................................................52

4.1.3.

Sử dụng cơng cụ ERP sai.....................................................................................53

4.1.4.

Thiếu đào tạo...........................................................................................................53

4.1.5.

Văn hóa làm việc của Tổ chức.............................................................................53

4.2 Liên quan đến hệ thống kế tốn........................................................................................54
4.3 Đối với các đơn vị triển khai ERP......................................................................................54
4.3.1

Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu

hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn.......................54
4.3.2

Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên:............................54

4.4 Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP...............................................................................55

4.4.1

Quan trọng nhất là sự phù hợp...........................................................................55

4.4.2

Giá cả khơng phải là tiêu chí quan trọng nhất..................................................55

4.4.3

Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt..............56

4.4.4

Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh

nghiệp thay đổi.....................................................................................................................56
4.4.5

Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử

dụng sản phẩm.....................................................................................................................56
KẾT LUẬN.............................................................................................................................58


1

CHƯƠNG 1: Cơ SỞ LÝ LUÂN VỀ HÊ THỐNG THÔNG TIN KỂ
• •

TỐN VÀ HỆ THỐNG ERP
1.1Hệ thống thơng tin kế toán (HTTTKT)
1.1.1

Khái niệm

Là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho
người sử dụng.
1.1.2

Các thành phần

1.1.3

Chức năng

■S Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp
s

Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngồi

•S

Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp.

•S Hoạch định chiến lược kinh doanh •S Thiết lập một
hệ thống kiểm sốt nội bộ
1.1.4

Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn

s Là q ưình thiết lập tất cả các thành phần của 1 hệ thống thơng tin kế tốn
s

Việc tổ chức HTTTKT phải thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra

■S

Việc tổ chức một HTTTKT không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế

toán mà liên quan và ảnh hưởng đến tồn doanh nghiệp •S Là 1 q trình bao gồm các cơng
việc được thực hiện theo 1 trình tự
1.1.5
Nhu cầu thay đổi AIS

Quá trình tổ chức


2

Chu kỳ phát triển của HTTT kế toán
1.1.6

Nội dung tổ chức

■S Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các yêu cầu, giải
pháp phát triển
■S Thiết kế hệ thống: phác thảo bằng mô hình, hình vẽ, văn bản các thành phần của
HTTTKT theo yêu cầu của giai đoạn phân tích.
■S Thực hiện hệ thống: triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ thống vào

trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang hệ thống mới ■S Vận hành hệ thống: Tiến hành
sử dụng và đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống mới.

1.2ERP
1.2.1

Khái niệm:

ERP - Enterprise Resources Planning là một khái niệm về việc hoạch định tổng thể các
nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Các nguồn lực này có thể là con người, máy móc, trang
thiết bị, tài sản, máy móc, các nguồn tài nguyên,... Sự ra đời của khái niệm ERP xuất phát từ
mong muốn liên kết thông tin từ các lĩnh vực hoạt động sản xuất, bán hàng, mua hàng, kế tốn,...
để từ đó lập nên một bức tranh đầy đủ về tình hình hoạt động kinh doanh, sức khỏe tài chính
trong một doanh nghiệp, đưa ra những chiến lược hoạt động kinh doanh hiệu quả.
1.2.2

Ý nghĩa của hệ thống ERP

Phần mềm ERP là công cụ cho người dùng quản lý được doanh nghiệp theo hướng ERP.
Một phần mềm được gọi là ERP thì phải quản lý được tất cả các chu trình sản xuất kinh doanh
trong doanh nghiệp. Việc tích họp các mảng hoạt động trong doanh nghiệp phải được thực hiện
một cách xuyên suốt, thông tin phải có tính kế thừa, tập trung và qua đó các tài nguyên có thể
được quản lý một cách hiệu quả bởi doanh nghiệp.


3
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao
dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.
Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm sốt tốt hơn các hạn mức về tồn kho, cơng nợ, chi phí,
doanh thu, lợi nhuận... đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như ngun vật liệu, nhân

cơng, máy móc thi công... vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi
đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn
do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với
việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu
chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng
năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN.
ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó
cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy
mơ cịn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm ưễ ứng dụng
ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ.
Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng
thành cơng như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục
tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai
đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các
quy trình bất họp lý hiện hữu trong DN (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất);
chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống
cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống...
1.2.3.

Phân loại

o Hiện tại có thể phân loại thành 3 nhóm sản phẩm ERP:
1. High End bao gồm: SAP, Oracle
2. Mid Market bao gồm: Solomon, Dynamics, Info, Exact,..
3. Local thì có rất nhiều nhưng phẩn lớn chỉ là phần mềm kế tốn hoặc có hỗ trợ sâu chuỗi
dữ liệu trong nhiều nghiệp vụ
o Các nhà cung cấp phần mềm ERP phổ biến (tổng doanh thu cho tồn Cơng ty):

4
Doanh thu (tiền tệ)
Người bán hàng

Doanh thu
(Triệu $)

Năm

12401.4
SAP

9400000000 EUR

12.401.4

14380000000

14380.0

USD

14.380.0

2006

2,1 tỷ USD

2100.0 2.100,0

2006

935.600.000 GBP

1832.0 1.832,0

2006

44300000000

44282.0

Micro soft

USD

44.282.0

2006

Đơn vị 4 Agresso

352.600.000 EUR

465.2 465,2

2005

CDC Software

409.100.000 USD

409.1 409,1

2008

Phần mềm Law son

390.776.000 USD

390.8 390,8

2006

Epicor

384.100.000 USD

384.1 384,1

2006

Visma

1, 907triệu NOK

305.5 305,5

2005

Các ứng dụng Oracle
Thông tin thiếu Global Solutions
Tập đoàn Sage

2006


5
Cơng nghiệp và Hệ thống tài chính (IFS)
288.000.000 USD

288.0 288,0

2005

Comarch

730.000.000 PLN

253.2 253,2

2009

QAD

225.000.000 USD

225.0 225,0

2006

Tổng công ty Consona

130.000.000 USD

130 130

2007

Giải pháp COA Ltd

50.500.000 GBP

98.47 98,47

2007

NetSuite

67.200.000 USD

67.2 67,2

2006

Phần mềm ABAS

45.000.000 EUR

62.6 62,6

2006

Hệ thống Ramco

2.648 triệu INR

60.1 60,1

2006
không

SIV.AG

14.200.000 EUR

18.7 18,7

rõ

Một công nghệ

108.800.000 AUD

101 101

2008

Pronto Software

51.100.000 AUD

54.9 54,9

Hệ thống Plex

22.000.000 USD

1.2.4.

22 22

2008
2006

Các thành phần của ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc

phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng.
Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với
nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh
hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:
•

Ke tốn: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải
thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v... Các phân
hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP

•

Quản lý chuỗi cung ứng (SCM - ERP mở rộng)
•

Quản lý quan hệ khách hàng , cổ đơng và cơng chúng (CRM - ERP mở

rộng)...
•

Mua hàng

•

Hàng tồn kho

•

Quản lý nhân sự và tính lương

•

Sản xuất

•

Bán hàng


1.2.5.

6

Quá trình triển khai ERP tại DN

Giống như bất kì một dự án nào khác, dự án triển khai ERP cũng có những giai đoạn
khác nhau. Khơng có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình huống, một giai
đoạn sẽ bắt đầu trước khỉ gỉaỉ đoạn trước đố kết thức. Nhưng các giai đoạn vẫn phải theo một thứ
tự logic. Đồng thời, tất cả các giai đoạn mà chứng ta bàn luận ở đây có thể khơng được áp dụng
ưong mọi trường hợp. Ví dụ, ữong nhiều trường hợp, cơng ty có thể đã tìm được gói phần mềm
phù hợp, thì sẽ khơng cần thiết thực hiện việc lựa chọn sơ bộ và đánh giá giải pháp ERP.


Quy trình triển
khai
Lập đội dư án Thống
nhầt mục tiêu và kế
hoạch dự án Cài đạt hệ
thống ERP

Phân tích và lập kẽ hoạch


Quy trình triển khai

Chạy thử

Kiểm tra hệ thổng và đánh

-

gĩá chất lượng
Hướng dẫn sử dụng người

-

ũnsuầi

dùng cuốỉ

/.__. I
* Intlam “
<

X

Quy trình triền khai
Chuyên giao

-

Chạy chinh thức
-

Chuyển sang cho
bộ phận hỗ trợ.

%


1.2.6.

Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau;

*- Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening ■L Đánh giá
giải pháp phần mềm /Package Evaluation Á- Lập kế hoạch
dự án /Project Planning *- Phân tích sự khác biệt /Gap
Analysis Á- Tái cấu trúc /Reengineering » Cấu hình, thiết
lập hệ thống /Coníiguration Á- ào tạo đội triển khai
/Implementation Team Training i- Kiểm tra, thử nghiệm
/Testing *- Đào tạo người sử dụng /End-user Training Chạy
thật hệ thống /Going Live *- Hỗ trợ vận hành hệ thống
/Post-Implementation
Mặc dù những giai đoạn này dường như đi theo một đường thẳng và tách biệt với nhau,
nhưng thật sự, trong suốt dự án triển khai thực tế, các giai đoạn này hoàn toàn linh động. Trong
nhiều trường hợp, các công ty triển khai cùng lúc nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, nhiều
phân hệ khác nhau hoặc tại nhiều nhà máy sản xuất khác nhau. Vì thế tại một thời điểm, nhiều
hơn một giai đoạn có thể được tiến hành. Một số công ty lựa chọn chiến lược triển khai chỉ một
giai đoạn - “Big Bang”, trong khi nhiều công ty khác lại thực hiện chiến lược tuần tự “cuốn
chiếu” - mỗi cơng ty có nhu cầu khác nhau. Nhưng với phương pháp triển khai “Big Bang” hay
tuần tự thì các giai đoạn triển khai ERP vẫn giống nhau.
I.2.6.I.

Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening

Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc tìm kiếm để có được giải
pháp ERP hồn hảo bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP với nhiều hình dạng và
quy mơ khác nhau - tất cả những yêu cầu cần thiết để có được giải pháp lý tưởng cho bạn. Việc
phân tích tồn bộ các giải pháp ERP trước khi đi đến quyết định lựa chọn không phải là một giải
pháp dễ dàng thực hiện được. Đó là q trình tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy tốt hơn, bạn nên
giới hạn bớt số lượng giải pháp cần đánh giá ít hơn 5. Tốt nhất là luôn luôn đánh giá tỉ mỉ chi
tiết một số nhỏ giải pháp hơn là chỉ xem xét hàng tá các giải pháp một cách chung chung. Vì thế
cơng ty nên tiến hành đánh giá trước để giới hạn số lượng giải pháp vốn phải được đánh giá bởi

Ban đánh giá, lựa chọn giải pháp. Không phải tất cả các giải pháp ERP đều như nhau, mỗi giải
pháp đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó. Q trình tiền đánh giá sẽ loại bỏ các giải
pháp ERP không phù hợp hồn tồn với quy trình kinh doanh của cơng ty. Có thể xem xét một
vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các
chuyên gia tư vấn độc lập và quan trọng nhất là tìm ra được giải pháp mà được sử dụng bởi
những cơng ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn. Và thật sự tốt hơn là tìm ra các điểm
khác biệt của giải pháp đó đang thể hiện trong một mơi trường hoạt động tương tư.


Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP giải pháp và biết được mỗi giải pháp phát triển
như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi ERP giải pháp phát sinh ra từ kinh
nghiệm hay cơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinh doanh cụ thể, những
người tạo ra hệ thống để giải quyết một phần cơng việc nào đó. Điều đó được nhận định chung
rằng hầu hết ERP giải pháp sẽ mạnh hơn ở các lĩnh vực “lợi thế” của họ hơn là ở những lĩnh vực
khác. Và mỗi giải pháp cố gắng hết sức thêm vào các chức năng trong các lĩnh vực mà họ cịn
khiếm khuyết. Chẳng hạn, PeopleSt mạnh về quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong
quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế tốn,...
Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các ERP giải pháp cũng vậy.
Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng, nhu cầu xâm
nhập vào các thị trường mới và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộc hầu hết các nhà cung
cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chức năng sản phẩm của họ. Các khái
niệm được mở rộng trước, các chức năng mới được giới thiệu, các ý tưởng hay được sao chép
lẫn nhau,.. Nhưng hơn nữa, mỗi ERP giải pháp có nguồn gốc được xác địn từ loại hình kinh
doanh phù hợp với nó nhất.
Trong khi phân tích, sẽ rất hay nếu tìm hiều nguồn gốc của các giải pháp khác nhau. Bây
giờ, hầu hết các giải pháp phục vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực dịch vụ. Sẽ
sai lầm khi cho rằng đó là một hệ thống, ban đầu, được phát triển chỉ để áp dụng cho sản xuất,
giờ đây sẽ không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh khác, chẳng
hạn như phát triển phần mềm. Hệ thống sẽ được sửa chữa và thiết kế lại một cách tỉ mỉ để phục
vụ cho các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh đa dạng mà nó sẽ phục vụ. Nhưng nên nhớ

rằng rất nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt trong một vài lĩnh vực khác thậm chí vẫn có khả năng
phục vụ nhu cầu của các lĩnh vực khác.
Một khi chọn được một vài giải pháp trong giai đoạn này thì có thể bắt đầu thực hiện
quá trình đánh giá chi tiết.
I.2.6.2.

Đánh giá giải pháp ERP /Package Evaluation

Quá trình lựa chọn/đánh giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi triển khai
ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án. Trong khi các hệ
thống ERP địi hỏi sự đầu tư rất lớn, thì một khi giải pháp đã được mua, không phải là chuyện dễ
để chuyển ngay qua một giải pháp khác. Vì thế hãy luôn nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đầu”!
Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp khác nhau là khơng có
giải pháp nào hồn hảo. Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhóm đưa ra quyết định
chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của q trình lựa chọn khơng phải là để xác định được giải pháp
nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm được một giải pháp đủ linh động để đáp ứng các


nhu cầu của cơng ty hay nói cách khác, một phần mềm có thể tuỳ biến để trở thành một phần
mềm phù hợp.
Khi đã xác định được giải pháp nào để đánh giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chí
lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các giải pháp với quy mô như nhau. Đe chọn được hệ thống
tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với
lịch sử công ty và với thực tế kinh doanh của cơng ty. Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp
hoàn toàn với cách thức hoạt động của cơng ty, nhưng mục tiêu hướng tới là tìm một hệ thống
với sự khác biệt là ít nhất.
Theo ơng Shankamarayana, tư vấn cấp cao của cơng ty Baan Iníosystems India Pvt Ltd
(hệ thống ERP - sử dụng IT để đạt được lợi thế cạnh tranh), có vài điểm mấu chốt quan trọng
nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:
Chức năng phù họp với quy trình kinh doanh của cơng ty Mức độ

tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP Sự linh
động và khả năng thích ứng (scalability)
Sự phức tạp
Sự thân thiện với người sử dụng
Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp và cơ
hội thành công sẽ nhiều hơn
Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều Khả năng kỹ thuật clienưserver, cơ
sở dữ liệu độc lập, bảo mật Khả năng nâng cấp thường xuyên Số lượng yêu cầu chỉnh sửa
hệ thống
Cơ sở hạ tầng CNTT Các
địa điểm tham khảo
Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) và các
yêu cầu về phần cứng
Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trình trên.
Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng), Ban giám đốc
cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp ERP). Ban tuyển chọn sẽ
được tín nhiệm với trọng trách chọn giải pháp cho công ty. Khi tất cả các chức năng kinh doanh
được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc thì giải pháp được chọn ra sẽ có được sự chấp
thuận rộng rãi. Các chuyên gia hay các nhà tư vấn có thể đóng vai trị như những nhà trung gian
hay đóng vai trị giải thích những điểm mạnh và yếu của mỗi giải pháp.


I.2.6.3.

Lập kế hoạch dự án /Project Planning

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiết
triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn,... để dự án được hồn tất. Xác định vai trị và phân
cơng trách nhiệm cho từng người. Các nguồn lực sử dụng cho việc triển khai được quyết định,
những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định. Các thành viên trong đội triển khai

được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án,
thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án. Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải
làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức
kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc khơng cịn nằm trong tầm kiểm soát.
Ke hoạch dự án thường được lập bởi một Ban gồm các đội trưởng của các nhóm triển khai. Chỉ
đạo Ban dự án ERP thường là CIO hay coo. Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu
trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến
tương lai.
1.2.6.4

Phân tích sự khác biệt
1.2.6.4.1

Phân tích sự khác biệt/Gap Analysis

Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành cơng hay thất bại cho q hình triển khai
dự án ERP. Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình qua xun suốt của mơ hình hoạt động hiện
tai và định hướng mơ hình trong tương lai. Cái hay là thiết kế một mơ hình mà nó có thể đốn
trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào. Thậm chí một phần mềm ERP hồn hảo nhất
cũng chỉ đáp ứng được 80% yêu cầu chức năng của công ty.
20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui hình kinh doanh của cơng
ty (business process reengneering - Tái cấu trúc qui hình kinh doanh). Một trong những giải
pháp thích ứng nhất cho dù đau đớn đó là địi hỏi việc thay đổi kinh doanh để phù hợp với giải
pháp ERP. Tất nhiên, một cơng ty có thể dễ dàng chấp nhận hoạt động mà không cần chức năng
đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi). Còn các giải pháp khác bao gồm:
Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)
Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẽ hở (với hy vọng nó cũng tích hợp
được với Giải pháp ERP)
Thiết kế chương trình theo yêu cầu
Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt sứ mạng

khó khăn)
ỉ.2.6.4.2. Tái cẩu trúc (Re-engineering)


Tái cấu trúc DN (Business Re-engineering) được hiểu là việc thiết lập lại trạng thái cân
bằng trong nội bộ TC/DN nhằm duy trì tính ổn định và tạo cơ sở phát triển cho DN trong những
điều kiện luôn thay đổi.
Trong giai đoạn này yếu tố con người đều được xem xét. Trong khi mọi việc thực hiện là
có liên quan đến một thay đổi đáng kể trong số lao động và trách nhiệm cơng việc của họ, như
q trình này trở nên tự động và hiệu quả, tốt nhất là để phương pháp ERP như là một khoản đầu
tư cũng như các biện pháp cắt giảm chi phí.
1.2.6.4.3

Cẩu hình hệ thống (con/iguration)

Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP. Ở đây có một chút bí mật về qui
trình cấu hình hệ thơng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thành văn của triển khai
ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện tại trong công ty với ERP package hơn
là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa (customization) để phù họp với công ty. Để làm được như
vậy, các qui trình kinh doanh phải được thấu hiểu và sắp đặt (ánh xạ - map) theo giải pháp phù
hợp với mục tiêu chung của công ty. Nhưng các công ty khơng thể ngưng hoạt động khi diễn ra
q trình ánh xạ (mapping). Vì thế một nguyên mẫu - một sự mơ phỏng các qui trình hoạt động
thật sự của cơng ty - sẽ được sử dụng. Nguyên mẫu đó cho phép kiểm tra thử nghiệm tồn bộ
một mơ hình mong đợi trong một mơi trường được kiểm sốt. Vì các nhà tư vấn ERP định hình
và thử nghiệm nguyên mẫu, họ cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề về lơgich vốn có trong BPR
trước khi chạy hệ thống thật.
Cấu hình hệ thống cơng ty khơng những biểu lộ điểm mạnh của qui trình kinh doanh mà
cịn cả điểm yếu của nó. Điều đó vơ cùng có lợi cho hoạt động của công ty cũng như để thành
công trong triển khai ERP. Việc cấu hình hệ thống có thể giải thích và cho thấy những gì khơng
phù hợp trong package đó và nơi nào xảy ra những khác biệt trong chức năng. Ví dụ, một cơng

ty có thể có một hoạt động kế tốn mà khơng thể cấu hình trong hệ thống hoặc một vài qui trình
giao hàng khơng thích họp với package. Công ty rỏ ràng cần biết những qui trình nào cần phải
thay đổi trong tiến trình triển khai ERP. Cơng ty phải tự nhận biết những gì phải làm và những gì
khơng u cầu trong qui trình kinh doanh của mình, và một khả năng là những nhân viên có kỹ
nắng tốt sẽ được giao cơng việc này. Một nguyên tắc ừong phần lớn các cuộc triển khai ERP là
các chức năng cấu hình hệ thống được chia ra cho các bộ phận khác nhau trong công ty, ví dụ
một vài sẽ chú trong đến HR, một vài sẽ liên quan đến tài chính...
Các nhà cung cấp ERP rất cố gắng trong việc giảm thiểu chi phí cấu hình hệ thống. Các
chiến lược được theo đuổi hiện nay là tự động hóa và tiền cấu hình. Baan chẳng hạn có phát
triển Orgware - một cơng cụ cấu hình tự động, trong khi SAP tiền cấu hình bằng sử dụng công


nghệ đặc biệt là các khuôn mẫu (template) cái này có thể tùy chỉnh cho mỗi cơng ty riêng biệt
(Accelerated SAP Solutions).
1.2.6.4.4

Đào tạo đội triển khai /Implementation Team
Training

Đào tạo cũng là một giai đoạn quan trọng trong việc thực hiện, trong đó diễn ra cùng với
q trình thực hiện. Đây là giai đoạn mà công ty đào tạo nhân viên của mình để thực hiện và sau
đó, chạy hệ thống. Vì vậy, rất quan trọng cho cơng ty để lựa chọn các nhân viên phải là người có
thái độ đúng đắn, những người sẵn sàng thay đổi, học hỏi những điều mới và không phải sợ
công nghệ về một kiến thức tốt.
1.2.6.4.5

Kiểm tra, thử nghiệm /Testing

Đây là một trong những giai đoạn cố gắng để phá vỡ hệ thống. Một đã đạt đến một điểm
mà công ty đang thử nghiệm các kịch bản trường họp thực tế. Hệ thống này được cấu hình và

bây giờ bạn phải đối mặt với trường hợp như quá tải hệ thống, nhiều người dùng đăng nhập vào
cùng một lúc, người dùng nhập dữ liệu không họp lệ, các hacker đang cố gắng để truy cập vào
khu vực hạn chế.. .Giai đoạn này được thực hiện để tìm liên kết yếu và có thể được sửa chữa
trước khi thực hiện.
1.2.6.4.6

Đào tạo người sử dụng /End-user Training

Đây là giai đoạn mà những người sử dụng thực tế của hệ thống sẽ được đào tạo về cách
sử dụng hệ thống. Giai đoạn này bắt đầu nhiều trước khi hệ thống đi sinh sống.
Các nhân viên sẽ sử dụng hệ thống mới được xác định, kỹ năng hiện tại của họ được ghi nhận và
chúng được chia thành các nhóm dựa trên trình độ kỹ năng hiện hành. Sau đó, mỗi nhóm được
cho đào tạo về hệ thống mới. Giai đoạn này rất quan trọng bởi sự thành công của hệ thống ERP
là trong tay của người dùng cuối. Vì vậy, các khóa đào tạo nên cho những người tham gia một
cái nhìn tổng thể về hệ thống và cách hành động của mỗi người ảnh hưởng đến toàn bộ hệ
thống.
I.2.6.5. Chạy thật hệ thống /Going Live
Đây là giai đoạn tạo sẵn ERP cho toàn bộ tổ chức,

về

mặt kỹ thuật làm việc là gần như

hoàn toàn: chuyển đổi dữ liệu được thực hiện, cơ sở dữ liệu đang lên và đang chạy và trên mặt
chức năng, mẫu thử nghiệm có thể hồn tồn cấu hình và thử nghiệm và sẵn sàng để đi vào hoạt
động. Hệ thống được chính thức tuyên bố hoạt động ngay cả khi đội ngũ thực hiện phải được
thử nghiệm nó và chạy nó thành công một thời gian. Nhưng một khi hệ thống được “chạy” hệ
thống cũ được lấy ra và hệ thống mới được sử dụng cho kinh doanh.

I.2.6.6.

Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

Sau khi thực hiện kết thúc, các nhà cung cấp và tư vấn được th hồn thành cơng việc
của mình. Đe gặt hái những kết quả của việc thực hiện rất quan trọng là hệ thống có chấp nhận
rộng rãi hay khơng. Nên có đủ nhân viên được đào tạo để xử lý vấn đề những loại cây trồng lên
theo thời gian. Hệ thống này phải được cập nhật với những thay đổi trong công nghệ. Việc thực
hiện sẽ cần một thiết lập khác nhau về vai trò và kỹ năng hơn những người có loại ít hơn của các
hệ thống tích họp. Tối thiểu, tất cả những người sử dụng các hệ thống này cần phải được tập
huấn về cách thức họ làm việc, cách chúng liên quan đến quy trình kinh doanh và làm thế nào
một gợn sóng giao dịch thơng qua tồn bộ cơng ty bất cứ khi nào họ nhấn một phím.


Tuy nhiên, một tổ chức có thể nhận được giá trị tối đa của các yếu tố đầu vào nếu nố
được sử dụng thành công và cố hiệu quả thông qua hệ thống
1.2.7.

Mơ hình vận hành của ERP

Cơng nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị trường tầm trung làm giảm chỉ
phí dự án, khuyến khích nhu cầu lớn các công ty cảm thấy đủ khả năng triển khai một ERP
package hàng đầu. Bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy chỉnh cho một công
nghệ cụ thể - như thể là một nguyên mẫu phần mềm sản xuất tạo cho nhà sản xuất - nhu cầu
chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp. Hy vọng rằng dạng câu hỏi
“question & answer” có thể được sử dụng để tìm ra các loại thơng tin qui trình kỉnh doanh cho
đến khi triển khai thơng qua qui trình cấu hình hệ thống,

về

mặt lý thuyết, những cơng cụ tiền

cấu hình tiết kiệm được thời gian và tiền bạc, nhưng mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất một
vài cấu hình hệ thống là độc nhất cho từng dự án.
ĐỒ họa này minh họa các tính nầng thiết yếu của kiến trúc SAP. Những mũi tên màu đen giữa
các thành phần co khác nhau hiển thị chỉ phí điển hình và chảy số lượng

Pritabil
Seqmant

Protítabĩlity
Analysis
Overhead Cost
Controllim

ì

1
83^

A
—'

I

Product Cost AccountingjB
€Đ

Cost
Center

Material
Val ưation
Produc-~|
tion
Materỉal Labor OH Process
Ordẹr__[h

Inỉernal
Order . 1

Cosí Element Accounting

V

I
Pinancial
Assets
Accoumting I
HGM Human Capital
Management

WIP

Inventorv Revenue

Procurement Production Warehouse

I

I

Sales


hoạt động (như làm việc giờ) xảy ra giữa các thành phần này. Mũi tên giữa co và CO- OM-PC
cho thấy, ví dụ, chi phí có thể chảy từ khơng kiểm sốt đến chỗ kiểm sốt chi phí sản phẩm. Sau
này trong q trình đó sẽ được hiển thị rằng các chi phí này có thể được chuyển giao cho một
trật tự sản xuất trong các hình thức của một phân bổ trên đầu. Tương tự như vậy chúng có thể
được tính phí như phí để tự sản xuất giống như giờ làm việc, có nghĩa là chi phí lao động có thể
được tính bằng cách nhân số giờ với một mức lương giờ tiêu chuẩn.
Tương tự như vậy, chiv phí từ trên cao Kiểm sốt (OM) và sản phẩm Kiểm sốt Chi phí
(PC) có thể chảy vào phân tích lợi nhuận, mà cùng với các dữ liệu thu nhập họ có thể được sử
dụng để tính tốn kết quả hoạt động làm cho nó có thể thành lập như thế nào có lợi nhuận khu
vực khác nhau được.
Bạn sẽ cũng sau đó thấy rằng R khác / 3 các ứng dụng có thể đăng bài chi phí hoặc các
khoản thu để co Các mũi tên giữa FI và co minh họa cho mối quan hệ giữa Kế toán tài chính
(FI) và co Do đó, ví dụ, thơng tin đăng đến chi phí tài khoản trong FI có thể gây ra thơng tin
đăng chi phí trong các thành phần OM ừong co Trong cùng một cách FI thể đăng các khoản thu
trực tiếp trong thành phần PA. Chi phí chảy cũng xảy ra giữa FI và PC thành phần, là nơi mà chi
phí ngun liệu phát sinh trong q trình sản xuất được nhập Ngồi ra, có một chảy ngược lại FI
nếu chi phí sản xuất đã được kích hoạt như là một sản phẩm cuối cùng hoặc WIP (công việc
trong quá trình ). Khác R / 3 thành phần như nguồn nhân lực (HR), và Hậu cần (quản lý vật liệu,
bán hàng và lập kế hoạch sản xuất) được tích hợp với co, như có thể thấy trong dịng chảy quá
trình hậu cần (mua sắm, sản xuất, kho hàng và bán hàng) trong trên đồ họa.
Dữ liệu giao dịch từ các phần hành mua, bán, sản xuất,.. Sẽ được cập nhật về phân hệ kế
toán đồng thời cũng cập nhật về phân hệ kế toán quản trị Electronic Throttle Module (ETM
module)

•

Mơ hình này tìm kiếm để tối đa hốa sự nhận thức của khách hàng gỉá trị gia tăng thông
qua việc sử dụng các tập quán kỉnh doanh tất nhất và kiểm sốt thịi gian thực.

•

Quản lý cung cấp sáng tạo và hưởng.
Điều này nói chung là tương đương với nhu cầu khách hàng và đồng thời giảm thiểu chi

phí.

Entemrĩse
Human

Resources

Treasury

Cash
Flow

Intormatioi
ỉkpũíis

Plannỉng