Tiểu luận_ Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
--------------

BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN
Môn ....
Đề tài: Vai trị của cơng nghệ thơng tin trong hoạt động công chứng –
Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động công chứng
Họ và tên

:

Sinh ngày

:

Số báo danh

:

Lớp

:

Hà Nội, ngày ... tháng ..... năm 2021


MỤC LỤ

1

PHẦN 1. MỞ ĐẦU......................................................................................................2
PHẦN 2. NỘI DUNG...................................................................................................3
CHƯƠNG 1........KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG..........................................................3
1.1.

Khái quát chung về hoạt động công chứng...................................................3

1.1.1.

Khái niệm công chứng.....................................................................................3

1.1.2.

Vai trị của hoạt động cơng chứng...................................................................4

1.2.

Khái qt chung về ứng dụng công nghệ thông tin......................................6

1.2.1.

Khái niệm ứng dụng công nghệ thơng tin......................................................6

1.2.2.

Vai trị của ứng dụng cơng nghệ thơng tin đối với đời sống...........................7

1.3.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơng chứng..........................7

1.3.1.

Tính ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động công chứng................7

1.3.2.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại một số
nước phát triển................................................................................................9

CHƯƠNG 2. THỰC TẾ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ.............................................................................11
2.1.

Thực tế ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại
Việt Nam............................................................................................................
11

2.2.

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động công chứng tại Việt Nam......................................12

PHẦN 3. KẾT LUẬN................................................................................................15
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................16

2


PHẦN 1. MỞ ĐẦU
Xuất hiện trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ ba (từ năm 1969), công
nghệ thông tin thực sự bủng nổ vào đầu thế kỷ 21 và ngày càng giữ vị trí quan trọng
trong cuộc sống xã hội trên phạm vi toàn cầu. Thực tế hiện nay, các quốc gia trên thế
giới đã, đang và sẽ tiếp tục vận dụng công nghệ thông tin vào rất nhiều hoạt động, lĩnh
vực trong đời sống nhằm đối đa hoá hiệu quả công việc và giảm sức nặng về mặt lao
động chân tay của con người. Khơng nằm ngồi dịng xu thế đó, Việt Nam chúng ta
cũng đang từng bước hồn thiện, phát triển và đưa cơng nghệ thơng tin vận dụng trong
nhiều lĩnh vực hơn nữa, trong đó bao gồm cả những hoạt động liên quan đến tính pháp
lý như hoạt động công chứng.
Trong hoạt động công chứng tại nước ta, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin cũng đã được Chính phủ thể hiện khá rõ nét trong bản Nghị quyết số
172/NQ-CP ngày 19/11/2020 về Chính sách phát triển nghề cơng chứng. Điều này
chứng tỏ rằng, Chính phủ đang ngày càng có sự quan tâm sát sao hơn, mà có định
hướng đưa cơng nghệ thơng tin áp dụng sâu hơn trong lĩnh vực công chứng với mong
muốn công nghệ thông tin sẽ trở thành công cụ hữu hiệu khắc phục được những tồn tại
trong hoạt động công chứng truyền thống trước đây.
Hiểu được thực tế đó, trong bài báo cáo kết thúc học phần này, em quyết định
lựa chọn đề tài: “Vai trị của cơng nghệ thơng tin trong hoạt động công chứng – Giải
pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơng
chứng”. Theo đó, trong phạm vi và u cầu cho phép, bài báo cáo sẽ đi nghiên cứu
tổng quan về hoạt động công chứng, công nghệ thông tin; thực trạng áp dụng công
nghệ thông tin vào hoạt động công chứng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả.

3

PHẦN 2. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
1.1.

Khái quát chung về hoạt động công chứng
1.1.1. Khái niệm công chứng

Trong phạm vi thế giới, thuật ngữ “cơng chứng” có nhiều cách hiểu khác nhau.
Mỗi quốc gia lại có một định nghĩa, phạm vi bao hàm của hệ thống pháp luật về cơng
chứng khác nhau. Theo đó, có thể đơn cử một vài cách hiểu sau:
Công chứng trong từ điển Luật học của Hoa Kỳ là “notarius”, được hiểu là
“hoạt động của cơng chứng viên”. Trong luật Anh cổ thì từ “notarius” nói về người
làm chứng hoặc người có nhiệm vụ trích lục, sao chép các loại tài liệu, giấy tờ. Mặt
khác, theo luật La Mã, công chứng lại được coi là “người ghi chép, thư ký, tốc ký,
người ghi chép các hoạt động trong nghị viện của toà án, hoặc ghi chép theo lời người
khác đọc, người soạn các di chúc và giấy chuyển nhượng sở hữu”. 1
Có thể thấy mặc dù có nhiều cách hiểu khác nhau nhưng các quốc gia này đều
đưa ra hai điểm chung cơ bản về công chứng là “làm chứng” và “ghi chép lại bằng văn
bản”.
Tại Việt Nam, nhà làm luật cũng đã đưa khái niệm “công chứng” vào trong các
văn bản pháp luật để thống nhất sử dụng. Tuy nhiên, theo sự phát triển của hệ thống
pháp luật những khái niệm này cũng có sự thay đổi qua thời gian, đơn cử một số khái
niệm trong khoảng thời gian 20 năm trở lại đay như sau:
Nghị định 75/2000/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 08/12/2000 về công
chứng, chứng thực đã đưa ra khái niệm tại Điều 2 như sau:
“Điều 2. Công chứng, chứng thực
Cơng chứng là việc Phịng Cơng chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng
được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương

mại và quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc
khác theo quy định của Nghị định này.
Chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ,
hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực
hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này.”
Đến Luật Công chứng 2006, khái niệm về công chứng cũng được nhắc đến
nhưng ở một hình thái ngắn gọn hơn:
1 (2020) “Cơng chứng là gì?”, website Công chứng viên Đào Duy An.
Link: />
4


“Điều 2. Công chứng
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp
của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà
theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu
công chứng.” (Điều 2, Luật Công chứng 2006).
Tuy nhiên đến năm 2014, khi Luật Công chứng được thay thế và cũng là Luật
có hiệu lực hiện hành, khái niệm về công chứng lại một lần nữa được sửa đổi:
“1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề cơng
chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng
văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, khơng trái
đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc
từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của
pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”
(Khoản 1 Điều 2 Luật Cơng chứng 2014)
Có thể nhận thấy, các khái niệm qua từng thời kỳ tại các văn bản pháp luật Việt
Nam khác nhau nêu trên có sự khác nhau về hai yếu tố chính “cơ quan thực hiện hoạt
động cơng chứng” và “đối tượng, phạm vi hoạt động công chứng”. Điều này xuất phát
từ việc hoạt động công chứng ở nước ta qua từng thời kỳ lại có những bước thay đổi

và phát triển. Tuy nhiên, cần phải khẳng định rằng mặc dù tồn tại những khác biệt nêu
trên, các khái niệm này vẫn mang những nội dung cơ bản nhất đối với thuật ngữ “công
chứng” mà tại các quốc gia khác trên thế giới cũng ghi nhận và một số đặc tính chung
đối với hoạt động cơng chứng tại Việt Nam, cụ thể: (i) Công chứng là hoạt động mang
yếu tố quyền lực nhà nước và (ii) Công chứng thực hiện việc chứng nhận tính xác
thực, hợp pháp của các gioa dịch, hợp đồng và văn bản giấy tờ theo quy định của pháp
luật.
Tuy nhiên, không thể phủ định rằng những khái niệm nêu trên tại hệ thống pháp
luật Việt Nam không đi vào bản chất của hoạt động công chứng mà mang tính liệt kê,
mơ tả những hoạt động cụ thể. Vì vậy, từ những phân tích và ví dụ đưa ra nêu trên và
trong phạm vi bài báo cáo này, thuật ngữ “công chứng” được hiểu một cách khái qt
chính là “hoạt động của Cơng chứng viên thực hiện việc tạo lập và lưu giữ chứng cứ”.
1.1.2. Vai trị của hoạt động cơng chứng
Xuất phát từ những khái niệm được đưa ra và phân tích tại mục 1.1.1 nêu trên
đã có thể hiểu được phần nào về vai trị của hoạt động cơng chứng đối với xã hội nói
chung và đối với các hoạt động liên quan đến hợp đồng, giao dịch dân sự, các bản dịch
nói riêng. Nhìn một cách chung và bao qt nhất, cơng chứng có một số vai trị dưới
đây:
5


Thứ nhất, công chứng là căn cứ tin cậy để xác nhận nhân thân, tư cách pháp
nhân của các bên trong giao dịch.
Việc xác nhận nhân thân, tư cách pháp nhân của các bên trong giao dịch thường
liên quan đến việc công chứng các bản dịch, bảo sao các văn bản, tài liệu như: giấy tờ
pháp lý, văn bằng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu
động sản/bất động sản, giấy phép hành nghề, giấy đăng ký xe,... Đây cũng là một trong
số những dịch vụ được thực hiện nhiều nhất tại các Văn phòng cơng chứng bởi lẽ có
liên quan đến những văn bản, tài liệu xuất hiện thường xuyên trong cuộc sống hằng
ngày, có giá trị gắn liền với bản thân mỗi người. Tuy nhiên, không thể chối bỏ thực

tiễn rằng hiện nay xuất hiện rất nhiều hình thức cung cấp dịch vụ làm giả các hồ sơ, tài
liệu trên nhằm giúp các đối tượng thực hiện hành vi lừa đảo. Do vậy, để đảm bảo tính
tin cậy đối với từng bên đối tác trong giao dịch hay xác nhận thông tin đối với cơ quan
nhà nước thì cơng chứng là một hoạt động hữu hiệu, có giá trị như chứng cứ với mức
độ tin cậy cao.
Thứ hai, công chứng giúp đảm bảo tính giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch,
bản sao, bản dịch.
Một trong những công việc của công chứng viên là “xác nhận tính hợp pháp
của hợp đồng, giao dịch” và “xác nhận tính hợp pháp, khơng trái đạo đức của bản
dịch”, theo đó cơng chứng viên sẽ soạn thảo hoặc kiểm tra hợp đồng, giao dịch, bảo
sao, bản dịch nhằm đảm bảo nội dung của những văn bản, tài liệu này phù hợp với
nguyên tắc, không trái với quy định của pháp luật và đạo đức xã hội. Trường hợp phát
hiện sai sót, vi phạm, hoạt động cơng chứng sẽ khơng được thực hiện.
Ví dụ đối với những quy định về việc ký kết hợp đồng mua bán bất động sản
yêu cầu phải thực hiện công chứng. Khi đó, cơng chứng viên sẽ thực hiện việc soạn
thảo hoặc kiểm tra hợp đồng, đảm bảo hợp đồng được soạn thảo và ký kết theo đúng
quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động mua bán bất động sản như Luật Kinh
doanh bất động sản, Bộ luật Dân sự.
Thứ ba, cơng chứng giúp phịng ngừa việc gian lận, vi phạm trong các giao
dịch, hợp đồng.
Trước hết, cũng như vai trị nêu trên, với việc sốt xét, kiểm tra tính hợp pháp
của hợp đồng, văn bản, hoạt động công chứng đồng thời có thể giúp phát hiện ra
những mánh khoé gian lận, lừa đảo của một bên hoặc trong giao dịch đó trái với pháp
luật. Trong trường hợp có nội dung khó hiểu, gây hiểu đa nghĩa, mập mờ, dễ phát sinh
tranh chấp trong q trình thực hiện, cơng chứng viên cũng có quyền đề xuất chỉnh
sửa.
Ngồi ra đối với việc vi phạm giao dịch, hợp đồng liên quan đến gạch xố,
chính sửa hợp đồng khơng theo thoả thuận gây phát sinh tranh chấp giữa các bên, việc
6

công chứng sẽ là căn cứ quan trọng để xác định nội dung văn bản nào là chính xác, có
giá trị pháp lý (đã được cơng chứng trước đó). Điều này đồng thời tạo ra sự dè chừng
đối với các bên trong giao dịch khi có ý định thực hiện việc chỉnh sửa trái pháp luật
làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của bên cịn lại như đã đề cập ở trên.
Thứ tư, công chứng là cơ sở pháp lý để giải quyết đúng đắn các tranh chấp.
Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng 2014, “hợp đồng, giao
dịch được cơng chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng,
giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tịa án tun
bố là vơ hiệu”. Như vậy, có thể thấy pháp luật đề cao giá trị chứng minh đối với văn
bản, tài liệu đã được công chứng trong hoạt động tố tụng. Theo đó, đối với những hợp
đồng, giao dịch được cơng chứng có giá trị chứng cứ mà khơng u cầu phải chứng
minh lại tính pháp lý của giao dịch, hợp đồng đó. Thêm vào đó, khơng chỉ đối với hợp
đồng, giao dịch nói chung mà “những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được
cơng chứng” cũng có giá trị tương đương. Ví dụ, A và B ký hợp đồng có cơng chứng
vào ngày 15/01/2021 thì trong hoạt động tố tụng đối với sự/vụ việc cần xác thực sự
kiện ký hợp đồng vào thời điểm nêu trên thì sự kiện này đương nhiên được cơng nhận
mà khơng phải kiểm tra hay chứng minh lại có chính xác đó là thời điểm thực hiện hay
khơng.
Có thể thấy, vai trị của hoạt động cơng chứng là rất quan trọng, cũng chính vì
thế mà hiện nay nhu cầu sử dụng “công chứng” của người dân ngày càng tăng lên.
Điều này địi hỏi hoạt động cơng chứng cần phải ngày càng hoàn thiện hơn để vừa
tăng chất lượng của hoạt động chứng cứ, xác thực vừa nâng cao hiệu quả, năng suất
thực hiện.
1.2.

Khái quát chung về ứng dụng công nghệ thông tin
1.2.1. Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin

Thuật ngữ “ứng dụng công nghệ thông tin” bao gồm tổ hợp 2 thành phần là

“ứng dụng” và “công nghệ thơng tin”.
Theo đó, về “cơng nghệ thơng tin”, theo mạng ngữ nghĩa Wordnet Search 3.1,
Công nghệ thông tin (tiếng Anh là information technology) được hiểu là “một nhánh
ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo
vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin”.
Tại nước ta, khái niệm về công nghệ thông tin cũng đã được ghi nhận tại khoản
1 Điều 4 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 như sau: “Công nghệ thông tin là tập
hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất,
truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”.

7


Tiếp đó, “ứng dụng” được hiểu theo cách đơn giản chính là việc áp dụng một
nội dung, vấn đề vào thực tiễn cuộc sống.
Như vậy, có thể hiển rằng hoạt động “ứng dụng cơng nghệ thơng tin chính là
việc sử dụng, áp dụng tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ
thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số
vào thực tế cuộc sống”. Để tránh hiều lầm, cần phải nhìn nhận rõ rằng việc ứng dụng
công nghệ thông tin không phải là “một hay một vài kỹ năng riêng lẻ do một cá nhân
thực hiện” mà đó là “một hoạt động mang tính chiến lược, nó là một kế hoạch mang
tính tổng thể, liên quan đến nhiều đối tượng”2.
1.2.2. Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin đối với đời sống
Công nghệ thông tin xuất hiện trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 3 của
thế giới (1969), khi mà thế giới đã nhìn thấy sự phát triển ở một mức độ nhất định đối
với công nghệ điện tử. Vào đầu những năm của thế kỷ 21, công nghệ thông tin bắt đầu
thực sự bùng nổ, đem lại nhiều giá trị vận dụng đối với đời sống xã hội. 3 Trong cuộc
sống ngày nay, có thể thấy cơng nghệ thơng tin hiện diện ở hầu hết mọi lĩnh vực của
cuộc sống từ giải trí, văn hố, xã hội đến giáo dục,... Điều này xuất phát từ việc cơng
nghệ thơng tin có thể giúp đơn giản hố cơng việc và giảm tiêu hao sức lao động của

con người; không những vậy, hoạt động của cơng nghệ thơng tin mang tính chính xác
cao và đạt tốc độ đáng nể nên chất lượng và hiệu quả cơng việc cũng từ đó mà tăng
lên.
Với sự phát triển khơng ngừng và ngày càng hồn thiện của cơng nghệ thơng
tin hiện nay trên thế giới nói chung và tại nước ta nói riêng, khơng hề vơ lý khi khẳng
định rằng đến nay công nghệ thông tin đã giữ một vị trí, tầm quan trọng nhất định,
mang vai trị to lớn đối với sự phát triển của văn minh nhân loại.
1.3.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng
1.3.1. Tính ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động cơng chứng

Được sinh ra nhằm mục đích “sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và
trao đổi thơng tin số”, bên cạnh đó với tốc độ phát triển nhanh chóng như hiện nay
thật khơng ngoa khi nhận định rằng “ở đâu có thơng tin thì con người đều tìm ra giải
pháp ứng dụng của cơng nghệ”4. Bên cạnh đó, xét về bản chất cơng chứng cũng là hoạt
động liên quan đến việc thu thập và khai thác thông tin, do vậy sự xuất hiện của công
nghệ thông tin trong hoạt động công chứng cũng không phải ngoại lệ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơng chứng có thể áp dụng
đối với nhiều nội dung tại nhiều hoạt động khác nhau, ví dụ như:
2 (2020) “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng?”, website Công chứng viên Đào Duy An.
Link: />3 Như trên.
4 Như trên.

8


Một là ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin u cầu cơng chứng. Hiểu một
cách đơn giản, người có nhu cầu cơng chứng thay vì phải đến trực tiếp Văn phịng
hoặc cơ quan có thẩm quyền cơng chứng có thể yêu cầu công chứng tại nhà, nhận lịch

hẹn hoặc tư vấn, hỗ trợ cụ thể từ phía cơng chứng viên trước khi đến trụ sở công
chứng. Điều này giúp người dân tiết kiệm được công sức khi tránh phải đi lại nhiều lần
do thiếu hồ sơ, cung cấp không đúng hồ sơ tài liệu và tiết kiệm thời gian khi tránh
được trường hợp phải chờ đợi, xếp hàng lâu.
Hai là ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (bao gồm cả nội bộ và bên ngồi).
Việc truyền tải thơng tin có thể liên quan đến trao đổi hồ sơ, tài liệu hoặc trao đổi nội
dung công việc hoặc hỗ trợ công việc, giải đáp thắc mắc giữa các công chứng viên với
người trong cùng tổ chức hoặc với khách hàng. Theo đó, thay vì phải gặp mặt trực
tiếp, chuyển tận tay tài liệu hồ sơ hoặc trao đổi công việc thì cơng nghệ thơng tin giúp
thực hiện hồn tồn thông qua hệ thống điện tử, tiết kiệm được thời gian, công sức cho
người thực hiện.
Ba là ứng dụng vào việc xử lý thông tin. Đối với hoạt động này, công nghệ
thông tin thường được vận dụng vào việc soạn thảo văn bản hoặc so sánh, đối chiếu tài
liệu, thay vì phải viết tay văn bản hay so sánh, đối chiếu tài liệu theo hình thức truyền
thống dễ bỏ xót những lỗi sai nhỏ thì cơng nghệ thơng tin có thể giúp người dùng kiểm
soát nội dung được soạn thảo đúng chính tả và các chức năng khác, việc so sánh đối
chiếu văn bản cũng trở nên dễ dàng hơn.
Bốn là ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin. Nghề công chứng cần phải xử lý rất
nhiều công việc liên quan đến tính pháp lý và yêu cầu đảm bảo lưu trữ đầy đủ, chính
xác để làm căn cứ đối chiếu sau này, chính vì vậy tài liệu, thơng tin cần lưu trữ là rất
lớn. Nếu như việc lưu trữ chỉ được thực hiện thủ cơng thì theo thời gian, số lượng hồ
sơ tài liệu q lớn sẽ khơng cịn khả năng để tiếp tục lưu trữ, đồng thời việc tìm lại
thơng tin để xử lý vụ việc cung trở nên khó khăn. Bằng việc ứng dụng cơng nghệ
thơng tin vào hoạt động lưu trữ, cơng chứng viên có thể thực hiện hoàn toàn trên hệ
thống điện tử, giảm khối lượng cơng việc, đồng thời giúp việc tìm kiếm thơng tin trở
nên khoa học, dễ dàng hơn.
Năm là ứng dụng vào việc tra cứu thông tin. Hoạt động công chứng thường cần
sử dụng rất nhiều thông tin để thực hiện, ví dụ đơn giản nhất như việc tra cứu quy định
pháp luật, thông qua công nghệ thông tin công chứng viên có thể dễ dàng tiếp cận các
quy định pháp luật cần sử dụng, ngay cả những quy định đã hết hiệu lực hay được ban

hành từ rất lâu trước đó mà khơng cần phải thu thập văn bản giấy và lưu trữ để sử
dụng sau này.
Sáu là ứng dụng vào việc xác thực thông tin. Việc xác thực thông tin ở đây có
thể là thơng tin pháp lý của pháp nhân, thông tin về việc đăng ký biện pháp bảo đảm
9


đối với tài sản bảo đảm,.... Thông qua công nghệ thơng tin, cơng chứng viên có thể dễ
dàng hơn trong việc đối chiếc, xác thực thơng tin này.
Có thể nói rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng
(ngay cả việc áp dụng song song với phương thức truyền thống) sẽ giúp công chứng
viên tập trung được ở trạng thái cao nhất vào việc “xác nhận ý chí và hành vi của chủ
thể” mà khơng cần quá bận tâm vào việc xác thực, đánh giá hồ sơ. Và đương nhiên,
với sự hỗ trợ tối đa đó của công nghệ thông tin, hiệu quả và chất lượng công việc công
chức chắc chắn sẽ cao hơn.
1.3.2. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại
một số nước phát triển
Như đã được đề cập ở trên, một số quốc gia trên thế giới nói chung và các nước
phát triển nói riêng đã thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
công chứng. Việc ứng dụng này đã tạo ra sự đổi mới và nâng cao hiệu quả thực sự
trong công tác công chứng tại những đất nước này. Tuy nhiên việc áp dụng ở mỗi quốc
gia lại có những mức độ, phạm vi và hoạt động khác nhau tuỳ thuộc vào chính sách và
tình hình thực tiễn tại từng quốc gia. Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu:
Tại Mỹ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng đã được
thực hiện chính thức lần đầu tiên tại bang Virgina vào ngày 01/7/2012 và sau đó lan
rộng ra các bang khác của nước Mỹ. Cụ thể hiện nay đạo luật về công chứng điện tử
hoặc công chứng từ xa (hay cịn gọi là việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt
động công chứng) đã được áp dụng tại 36 bang ở Mỹ.5
Tại châu Âu, nhiều nước như Tây Ban Nha, Đức, Pháp, Italia, Malta,... đã áp
dụng công chứng điện tử. Theo đó, một nền tảng chữ ký số dùng chung đã được chính

thức ban hành tại liên minh châu Âu vào tháng 7/2016 giúp việc công chứng được
thực hiện và có giá trị cơng nhận tại các quốc gia thành viên. Một số mạng lưới thông
tin công chứng tại liên minh châu Âu để hỗ trợ hoạt động công chứng đã được thiết lập
như:
“Mạng lưới đăng ký di chúc châu Âu (RERT – www.arert.eu) kết nối các dữ
liệu quốc gia về các điều khoản của di chúc cuối cùng ở cấp độ châu Âu. Mạng lưới
này cho phép tìm và xác định càng sớm càng tốt bản di chúc cuối cùng được thực hiện
bởi một công dân châu Âu; cũng là sự kết nối của các giấy chứng nhận đăng ký bất
động sản châu Âu. Trang web cũng cung cấp thông tin về cách đăng ký và tìm kiếm di
chúc ở các quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu.
Mạng công chứng châu Âu tăng cường (ENN – www.enn-rne.eu) để trả lời các
câu hỏi thực tế của các cơng chứng viên có hồ sơ xun quốc gia.
5 (2020) “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng?”, website Công chứng viên Đào Duy An.
Link: />
10


Giải pháp Eufides (eufides.eu) nhằm tạo điều kiện hợp tác xuyên biên giới ở
châu Âu bằng cách thiết lập một nền tảng làm việc hợp tác trong một môi trường an
tồn giữa hai cơng chứng viên từ hai quốc gia khác nhau cùng giải quyết một vấn đề
xuyên biên giới”6.
Có thể nhận thấy rằng, để thực hiện được việc áp dụng công nghệ thông tin vào
hoạt động công chứng tại những quốc gia nêu trên địi hỏi phải có cơ sở pháp lý và hệ
thống thông tin đồng bộ và tương đối hồn chỉnh. Qua những ứng dụng này, cơng
chứng viên hồn tồn có thể dễ dàng tìm kiếm, tiến cận thông tin trong hệ thống cơ sở
dữ liệu khổng lồ với quy trình chặt chẽ. Các cơng việc liên quan đến hoạt động cơng
chứng sẽ được tối đa hố thực hiện theo một chu trình khép kín với cơng nghệ thông
tin mà không cần tài liệu, văn bản giấy.

6 Như trên.

11


CHƯƠNG 2. THỰC TẾ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI VIỆT NAM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
2.1.

Thực tế ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại Việt
Nam

Hiện nay nhà nước ta đã quan tâm và đẩy mạnh hơn việc ứng dụng cơng nghệ
thơng tin nói chung và trong hoạt động cơng chứng nói riêng, điều này được thể hiện
qua một số văn bản sau:
Tại Luật Công nghệ thông tin năm 2006, tại Điều 5 quy định về chính sách của
Nhà nước về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đã thể hiện rõ tinh thần
khuyến khích, tạo điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động trong đời
sống. Hay tại Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính
sách phát triển nghề cơng chứng, Chính phủ đã đưa một số nhiệm vụ giải pháp nhằm
“phát triển nghề công chứng ổn định, bền vững nhằm tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ
chức tiếp cận dịch vụ cơng chứng, bảo đảm an tồn pháp lý cho các bên tham gia giao
dịch, đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp” 7 đó là tăng cường và tạo điều kiện thuận lợi
cho việc ứng dụng cơng nghệ thơng vào hoạt động cơng chứng.
Bên cạnh đó, tại Luật Công chứng 2014 cũng đã bước đầu đề cập đến việc ứng
dụng này tại Điều 32 về quyền sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức hành
nghề công chứng, Điều 33 về nghĩa vụ chia sẻ một số thông tin về nguồn gốc tài sản
và giao dịch để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức hành nghề công chứng
và Điều 62 về cơ sở dữ liệu công chứng. Tuy nhiên những quy định này thực tế vẫn
còn sơ sài và tồn tại nhiều vướng mắc, bất cập trong quá trình áp dụng. Đơn cử như

đối với “cơ sở dữ liệu công chứng” mặc dù đã được thừa nhận và nhắc tới trong quy
định nhưng lại khơng hề có điều khoản nào nhắc đến cơ chế tạo lập, thực hiện như thế
nào.
Quy định là vậy, nhưng trên thực tế cơ sở dữ liệu công chứng đã được đưa vào
sử dụng và khai thác tại hầu hết các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Điều này
cũng đã góp phần nào trong việc “cung cấp thơng tin về tình trạng pháp lý của tài sản,
thông tin ngăn chặn và chia sẻ thông tin trong hoạt động cơng chứng”8.
Nhìn chung, hiện nay tại Việt Nam, các hoạt động về công chứng đang ứng
dụng công nghệ thơng tin bao gồm:

7 Chính phủ (2020), Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề
công chứng.
8 (2021) “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng”, website Cổng TTĐT Hải Châu
I
Link: />
12


Một là việc tiếp nhận thông tin và giao tiếp với khách hàng: thực hiện qua
email, tin nhắn, gửi tài liệu.
Hai là xử lý thông tin: soạn thảo, in ấn văn bản.
Ba là tra cứu thông tin: tra cứu các văn bản pháp luật, dữ liệu ngăn chặn từ cơ
sở dữ liệu công chứng, dữ liệu về mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ.
Bốn là lưu trữ thông tin: quản lý sổ lưu trữ, sổ theo dõi công văn, thư tín.
Năm là hoạt động quản lý: quản lý thu chi, quản lý lao động, tiền lương.
Có thể thấy, đánh giá trên thực tế, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động công chứng tại Việt Nam trên thực tế hiện nay mới được thực hiện ở một số hoạt
động đơn giản, tại mức độ sơ khai, đã có chủ trương và thể hiện ý tưởng nhưng chưa
có mộ chiến lược hay kế hoạch chi tiết nào về lộ trình áp dụng, phương thức áp dụng
được đưa ra.

2.2.

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động công chứng tại Việt Nam

Xuất phát từ thực tế ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng
tại nước ta được đưa ra tại mục 2.1 nêu trên, căn cứ theo trình độ phát triển của đất
nước và học tập từ các quốc gia khác, trong phạm vi báo cáo này em đưa ra một số giải
pháp, định hướng nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
hoạt động công chứng tại Việt Nam. Những giải pháp này đều căn cứ trên cơ sở pháp
lý, bởi lẽ đây là vấn đề có tác động lớn đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động công chứng trong nước, là điều kiện cần để áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh
vực công chứng một cách có hiệu quả. Cần phải làm rõ rằng những giải pháp được đưa
ra đồng thời cần phải xác định rõ nhu cầu căn cứ trên thực tế đã có hiện nay. Một số
giải pháp đề xuất như sau:
Thứ nhất, tạo điều kiện hỗ trợ tối đa cho việc tiếp cận thông tin của công chứng
viên, đây được coi là cơ sở để tăng tính hiệu quả trong việc đảm bảo an tồn cho giao
dịch. Theo đó, trước hết cơng chứng viên cần tiếp cận các thông tin cơ bản nhất như cơ
sở dữ liệu về dân cư, về giao dịch công chứng, về đăng ký tài sản bảo đảm... bởi đây là
nguồn cơ sở dữ liệu có ảnh hưởng, liên quan trực tiếp đến hoạt động công chứng. Điều
này sẽ là lời giải cho bài toán về giấy tờ giả, một vấn nạn và thực trạng nhức nhối hiện
nay trong lĩnh vực cơng chứng. Bên cạnh đó, với việc tiếp cận và trực tiếp tra cứu
thông tin, các thủ tục hành chính về việc xin xác minh thơng tin, trích lục, trích đo,...
sẽ được tối giản hố, cơng chứng viên cũng như người dân tiết kiệm được thời gian,
công sức, đồng thời cơ quan hành chính nhà nước giảm tải được khối lượng công
việc,.... Mặc dù về mặt lý thuyết là thế nhưng việc xây dựng, lưu trữ, cập nhật tồn bộ
thơng tin dữ liệu nêu trên khơng thể do mình ngành cơng chứng thực hiện bởi lý do về
thẩm quyền và khả năng giới hạn. Do vậy, điêu cần thiết là phải tạo ra một cơ chế giữa
13

các cơ quan quản lý nhà nước nhằm phối hợp, chia sẻ và khai thác các thông tin cần
thiết nêu trên ở một phạm vi nhất định và theo cách thức hợp lý nhất.
Thứ hai, xây dựng cơ chế pháp lý chặt chẽ, khoa học và đồng nhất trên phạm vi
quốc gia, đồng bộ với hệ thống pháp luật liên quan đến hoạt động thu thập và sử dụng
dữ liệu nhằm bảo mật thông tin. Việc xây dựng cơ chế pháp lý liên quan đến việc thu
thập và sử dụng dữ liệu thông tin cần phải phù hợp với thực tế hoạt động; bao quát
được các trường hợp xảy ra và cơ chế này cần được áp dụng trên phạm vi cả nước thay
vì một hoặc một vài tỉnh thành đơn lẻ để tạo sự thống nhất trong công tác áp dụng và
tiếp cận thông tin giữa các địa phương. Bên cạnh đó, việc quy định về giữ bí mật nội
dung chứng chứng không chỉ nên đặt trong văn bản chuyên ngành trực tiếp là Luật
Công chứng mà cần đưa vấn đề này vào nhiều văn bản khác như Bộ luật Dân sự, Bộ
luật Tố tụng dân sự, Luật An tồn thơng tin mạng, Bố luật Hình sự, Bộ luật Tố tụng
hình sự, Luật căn cước cơng dân, Luật trẻ em, ... để tạo ra một hành lang pháp lý thống
nhất, cần thiết cho việc bảo vệ thông tin cá nhân. Như vậy, thay vì tiếp tục thể thực
trạng thơng tin công chứng bị khai thác tuỳ tiện và tràn lan như hiện nay, với sự xuất
hiện của hệ thống quy định trên sẽ tạo ra cơ chế giám sát chặt chẽ của các cơ quan
quản lý và đồng thời của chính người đang sở hữu thơng tin cơng chứng cần bảo mật
đó.
Thứ ba, cần cho phép ứng dụng cơng nghệ thông tin vào một số giai đoạn, công
việc nhất định trong hoạt động cơng chứng. Theo đó, một số giai đoạn có thể xem xét
áp dụng như tiếp nhận yêu cầu công chứng, lưu trữ hồ sơ công chứng, giao tiếp ... Lấy
ví dụ đơn giản liên quan đến việc số hố thơng tin lưu trữ, hoạt động này giúp giảm
bớt gánh nặng cho việc quản lý khối lượng hồ sơ đồ sộ trong ngành công chứng đi rất
nhiều đồng thời đơn giản hố việc tìm kiếm lại những thông tin đã được lưu trữ.
Không những vậy, nếu việc số hoá này được thực hiện trên phạm vi quốc gia sẽ làm
tăng tính hiệu quả cho hoạt động thanh kiểm tra, giám sát, báo cáo, thống kê của các
cơ quan chức năng đối với lĩnh vực công chứng.
Thứ tư, cần phải chuẩn hoá hệ thống dữ liệu và ứng dụng công nghệ thông tin ở
phạm vi quốc gia thay vì đơn lẻ một số địa phương như hiện tại. Thực tế không thể

phủ nhận rằng lĩnh vực công chứng xuất hiện trên tồn quốc chứ khơng chỉ tại một số
địa phương, vì vậy việc ứng dụng cơng nghệ vào hoạt động cơng chứng cần phải được
chuẩn hố và áp dụng thực tế trên toàn bộ đất nước. Điều này không chỉ giúp cải thiện
chất lượng công chứng tại từng địa phương mà cịn tăng hiệu quả cơng việc đối với
những nội dung liên quan và cần có sự liên kết giữa nhiều địa phương khác nhau. Ví
dụ như đối với tài sản là bất động sản, Luật Công chứng quy định riêng lẻ tại các địa
phương, tuy nhiên cần nhìn nhận rằng rủi ro pháp lý và phạm vi hoạt động lừa đảo thì
khơng riêng lẻ hay chỉ trong một giới hạn địa lý nhất định. Theo đó, các tổ chức hành

14


nghề công chứng sẽ chịu trách nhiệm trang bị cơ sở hạ tầng, phần cứng, đối với cơ sở
dữ liệu và phần mềm thì cần có sự giúp sức và đầu tư trên cấp độ quốc gia.
Thứ năm, nghiên cứu, xây dựng và ban hành chuẩn kiến thức về ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động công chứng và phổ biến trên phạm vi cả nước. Đây là
giải pháp thực sự cần thiết bởi lẽ đó là tiền đề, là nền tảng cơ bản đầu tiên giúp các
công chứng viên hiểu được giá trị của công nghệ thông tin và cách thức áp dụng công
nghệ vào thực tế công việc hiệu quả, an toàn và phù hợp. Những kiến thức đưa ra thay
vì chỉ dựa trên sách vở, nghiên cứu hàn lâm thì cần phải đảm bảo tính chuẩn xác, liên
hệ và lấy từ thực tế công việc hàng ngày của tổ chức hành nghề công chứng. Việc phổ
biến kiến thức có thể đưa vào yêu cầu đào tạo đối với tổ chức hành nghề cơng chứng,
các chương trình đào tạo tại trường đại học, học viên liên quan đến lĩnh vực pháp lý
nói chung và ngành cơng chứng nói riêng.
Trong q trình xây dựng và hồn thiện lại cơ sở pháp lý theo hướng nêu trên,
nhà làm luật cần và nên có sự tham khảo đối với hệ thống pháp luật, thực tiễn áp dụng
thành công tại các quốc gia khác trên thế giới để qua đó học hỏi, tiếp thu những nội
dung phù hợp với thực tế hiện tại của nước ta hiện nay về trình độ công nghệ thông tin
và về thực hiện hoạt động công chứng. Cũng cần phải nhìn nhận rằng việc áp dụng
cơng nghệ thông tin vào thực tiễn hoạt động công chứng vẫn cịn mới ở nước ta, vì vậy

khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, chưa thích hợp ban đầu. Do vậy, Chính phủ và
các cơ quan nhà nước nói chung cùng các tổ chức hành nghề công chứng và công
chứng viên nói riêng cần phải có sự đồng lịng, kiên trì thực hiện và sẵn sàng đổi mới,
hồn thiện. Có như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực công chứng
tại nước ta mới trở nên dễ dàng, thuận tiện và phát triển nhanh chóng, đạt đúng mục
tiêu, chức năng, vai trị của nó.

15


PHẦN 3. KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ nội dung của bài Báo cáo kết thúc học phần với chủ đề “Vai
trị của cơng nghệ thơng tin trong hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu
quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng”.
Thông qua những nội dung đã phân tích, nghiên cứu và tìm hiểu trong phạm vi
bài báo cáo này có thể khẳng định rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động công chứng là thực sự cần thiết và nên được quan tâm hoàn thiện và đẩy mạnh
hơn nữa. Điều này không chỉ nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác thực hiện, mà
cịn giúp người hành nghề cơng chứng tránh được những vướng mắc, rủi ro trong việc
thực hiện theo phương pháp truyền thống trước đây.
Tuy nhiên, cũng cần phải nhìn nhận rằng với, việc vận dụng cơng nghệ thơng tin
vào hoạt động cơng chứng vẫn cịn khá mới đối với Việt Nam, vì vậy khơng thể tránh
khỏi những khó khăn ban đầu trong q trình thực hiện. Chúng ta cần phải xem xét
học hỏi, nghiên cứu từ thực tế áp dụng từ những nước đi trước thành công kết hợp với
thực tế hoạt động tại nước ta để dần hoàn thiện và đưa ra phương án tốt nhất, bước đi
tốt nhất trong vấn đề này.

16

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Chính phủ (2014), Luật Cơng chứng.

2. Chính phủ (2006), Luật Cơng chứng.
3. Chính phủ (2006), Luật Cơng nghệ thơng tin.
4. Chính phủ (2000), Nghị định 75/2000/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày
08/12/2000 về cơng chứng, chứng thực.
5. Chính phủ (2020), Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về
chính sách phát triển nghề cơng chứng.
6. (2020) “Cơng chứng là gì?”, website Cơng chứng viên Đào Duy An.
Link: />7. (2021) “Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng”,
website Cổng TTĐT Hải Châu I.
Link: />id=1701&_c=59,60,61,62,63,64,65,89
8. Wordnet Search 3.1
Link: />s=information+technology&sub=Search+WordNet&o2=&o0=1&o8=1&o1=1&o7=&o
5=&o9=&o6=&o3=&o4=&h

17