Bài thuyết trình: CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG, TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ; ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

MÔN HỌC: LƯU
TRỮ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ


Đề tài: CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG, TIÊU
CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH GIÁ
TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ; ĐẶC
ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ
TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ


I. CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG TRONG
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐIỆN TỬ
II. CÁC TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐIỆN TỬ
III. ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC
ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN
TỬ


I. CÁC NGUYÊN TẮC RIÊNG TRONG XÁC
ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU
TRỮ ĐIỆN TỬ
Tài liệu điện tử cũng phải tuân theo các nguyên
tắc trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ truyền
thống đó là:
- Ngun tắc chính trị
- Ngun tắc lịch sư

- Nguyên tắc toàn diện - tổng hợp


Do đặc điểm riêng biệt của tài liệu điện tử - đó
là tính liên tục của tài liệu (từ khi tài liệu chuẩn bị
được tạo lập cho đến khi tiêu hủy/hay bảo quản tài
liệu là một quá trình liên tục).
=> tiến hành công tác XĐGTTL và phải tiến hành
ngay trong giai đoạn chuẩn bị hình thành vòng
đời của tài liệu (đây là ngun tắc mang tính đặc
thù trong cơng tác xác định giá trị của TLĐT).


Nguyên nhân:
1/ Yêu cầu giữ lại bảo quản phải được đưa vào hệ
thống điện tư ở ngay thời điểm thiết kế hệ thống.
Nếu khơng, sẽ có nguy cơ là tài liệu chỉ được giữ lại
trong hệ thống đó trong mợt khoảng thời gian mà chúng
cịn cần thiết sau đó thì có thể bị xố bỏ hoặc các hờ sơ
tài liệu sẽ được quản lý mợt cách khơng có hệ thống.


2/ Yêu cầu phải tiến hành xác định giá trị và lựa chọn tài
liệu ngay từ giai đoạn thiết kế hệ thống - tức là trước khi bất
kỳ một tài liệu nào được sản sinh - đã đặt ra một vấn đề là
có thể cần có những phương pháp tiếp cận mới, phù hợp đối
với việc xác định giá trị và lựa chọn.
Cụ thể là, cần phải tập trung chú ý vào những chức năng của
cơ quan hay cá nhân là nguồn sản sinh tài liệu, các quy trình và
hoạt đợng mà qua đó các chức năng đó được thực hiện hơn là

vào chính bản thân tài liệu.


3. Đẩy mạnh liên tục giám sát tài liệu của cơ
quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu:
Các tổ chức lưu trữ phải luôn đồng hành cùng
với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
lưu trữ vào các lưu trữ cố định để đảm bảo rằng các
tài liệu điện tử được sản sinh ra luôn đáp ứng được
những yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ
điện tử.


II. CÁC TIÊU CHUẨN RIÊNG TRONG XÁC ĐỊNH
GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
 Đối với tài liệu lưu trữ nói chung, xác định giá trị tài liệu phải
căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan, tở chức, cá nhân hình thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
d) Mức đợ tồn vẹn của phơng lưu trữ;
đ) Hình thức của tài liệu;
e) Tình trạng vật lý của tài liệu


 Ngồi những tiêu ch̉n trên, TLLT còn có những tiêu ch̉n
riêng sau:
1. Bảo đảm độ tin cậy, tính tồn vẹn và xác thực của thông tin
chứa trong tài liệu điện tư kể từ khi tài liệu điện tư được khởi tạo
lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hồn chỉnh

 Độ tin cậy của thơng tin trong một TLĐT được thể hiện ở nguồn gốc
xuất xứ của tài liệu đó.
 Tính tồn vẹn của thơng tin trong tài liệu lưu trữ điện tử là thông tin
không bị chỉnh sửa, khơng mất dữ liệu, vẫn giữ được tính ngun bản
ban đầu.
 Tính xác thực của tài liệu dùng để chỉ sự bền vững qua thời gian
của các đặc điểm ban đầu của tài liệu đó xét về khía cạnh bối cảnh,
cấu trúc và nội dung..


2.Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có
thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hồn chỉnh khi
cần thiết
Một tài liệu điện tử được lựa chọn phải đảm bảo
đảm được khả năng duy trì tính xác thực và khả năng
truy cập trong suốt quá trình bảo quản sau này. Để đánh
giá được tiêu chuẩn này, cần dựa trên những tiêu chuẩn
quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia trong tạo lập tài liệu điện
tử


Như vậy tiêu chuẩn để xác định giá trị của TLĐT cũng bao
gồm các tiêu chuẩn như đối với tài liệu nói chung, có thể tiến
hành xác định giá trị cho TLLTĐT dưa trên các cơ sở và tiêu
chuẩn cơ bản:
- Dựa vào nguồn gốc (cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân và
hoạt động – chức năng) sản sinh ra tài liệu;
- Tài liệu phải đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực, ngun
vẹn. Đầy đủ nợi dung, bối cảnh và cấu trúc dữ liệu, giúp người

sử dụng có thể truy cập và hiểu được tài liệu.


III. ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH
GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Việc xác định giá trị tài liệu điện tử bao gồm 4 vấn đề
nổi bật cần phải quan tâm:

Mợt, phải
xem xét, xác
định tính xác
thực của tài
liệu.

Hai, phải xác
định tính khả
thi của việc
bảo tồn tính
xác thực của
tài liệu trong
suốt quá trình
bảo quản,
khai thác sử
dụng sau này.

Ba, các tiêu
chuẩn đánh
giá và việc
đánh giá phải
được thực

hiện ngay từ
đầu trong
vòng đời của
tài liệu.

Bốn, phải
liên tục giám
sát tài liệu
của cơ
quan/tổ chức
sản sinh ra tài
liệu.


 Những đặc tính của tài liệu điện tử có những ảnh hưởng
đến việc xác định giá trị tài liệu vì vậy cần dựa vào một
số đặc điểm như sau:
1. Tồn tại một cách hồn chỉnh và khơng bị sưa đổi như
khi nó được tạo ra và lưu trữ như lúc ban đầu
Tài liệu điện tử từ thời điểm được tạo ra đến khi kết thúc
vịng đời của nó khơng tách rời cơ sở dữ liệu. Điều này cho
phép đảm bảo tiếp cận tài liệu, duy trì trạng thái của tài liệu,
đảm bảo quá trình quản lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu và
kiểm soát quá trình sử dụng tài liệu.


2. Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên
trong hoặc bên ngồi hệ thống thơng qua mã phân loại
hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên
tắc phân loại.

VD: Khi sử dụng hệ thống chu chủn văn bản điện tử, tồn bợ cơ
quan, tổ chức được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều
người có thể cùng tham gia vào quá trình xử lý văn bản và giải quyết
công việc trong cùng một hệ thống. Điều này bảo đảm sự thông suốt và
thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản
điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các
hệ thống bên ngoài.


3. Có ngữ cảnh hành chính, có tác giả, địa chỉ và thời
gian tạo ra, có thể nhận dạng được.
Ngữ cảnh hành chính đó là hồn cảnh của tài liệu đó
được hình thành trong các mối quan hệ với các chức năng,
nhiệm vụ giải quyết công việc.
Ngữ cảnh là thông tin chứa trong tài liệu hoặc đính kèm
tài liệu cụ thể. Đó là thơng tin về bản thân tài liệu (ví dụ: tiêu
đề, tác giả, thời gian lập) về người lập ra và mục đích tạo lập
tài liệu (ví dụ về chức năng quản lý, về tổ chức, đơn vị lập, ai
sử dụng, lúc nào, vì sao).


4. Phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể.
Tài liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. TLĐT chứa đựng
thông tin đa dạng, phong phú như: thông tin về hoạt
động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học,
hoạt động sản xuất, kinh doanh