GIAO TRINH TIN HOC VAN PHONG

Bài 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2003
I. Giới thiệu
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính của hãng Microsoft dùng trong việc tổ
chức, sắp xếp, trình bày, tính tốn dữ liệu trong công việc hàng ngày dưới dạng số, chữ trong
bảng gồm nhiều cột, hàng.
Cửa sổ Excel
 Title bar : Thanh tiêu đề, ở đó có tên của tài liệu đang soạn thảo.
 Menu bar : Thực đơn chứa 9 mục từ File đến Help.
 Standard Toolbar : Thanh công cụ chuẩn, chứa các biểu tượng của các lệnh thường dùng.
 Formatting Toolbar : Chứa các biểu tượng của các lệnh định dạng.
 Formula Bar : Thanh công thức gồm các hộp tên ở bên trái, trong hộp ghi tọa độ ô hiện hành
hay tên vùng, bên phải hiển thị nội dung dữ liệu chứa trong ô
hiện hành. Khi đang nhập dữ liệu vào ơ thì trên Formula Bar có
thêm các nút :
o X (Cancel) : Hủy nội dung đang nhập.
o (Enter) : Nhập dữ liệu vào ô.
o fx (Function Wizard) : Chèn hàm vào công thức.
 Status Bar : Thanh tình trạng nằm ở cuối cửa sổ Excel. Gồm
vùng chỉ báo bên trái và vùng tình trạng bên phải. Vùng chỉ báo
gồm có :
o Ready : Bảng tính đang ở chế độ chờ nhập dữ liệu.
o Enter : Đang nhập dữ liệu, nhấn Enter hoặc di chuyển
con trỏ để nhập dữ liệu vào ô.
o Point : Khi đang nhập cơng thức, ta có thể dùng phím
hoặc chuột chọn khối trên bảng tính, chỉ báo sẽ chuyển
sang Point.
o Edit : Đang chỉnh sửa dữ liệu trong ô.
Column (cột)
Mỗi cột trong bảng tính được xác định dựa vào tiêu đề cột. Tiêu đề cột là chữ cái được đánh theo
thứ tự A, B, C…. Sau 26 cột đầu tiên được đánh thứ tự từ A  Z thì cột tiếp theo sẽ được đánh
là AA, AB,…, AZ.

Mỗi worksheet có tối đa 256 cột.
Row (dịng)
Mỗi dịng trong bảng tính được xác định dựa vào tiêu đề dòng. Tiêu đề dòng là số được đánh
theo thứ tự từ 1, 2, 3, …, 65536.
Cell (ơ)
Điểm giao nhau giữa cột và dịng được gọi là một cell (ô). Như vậy với 256 cột và 65536 dịng
thì một worksheet có tối đa là 16,777,216 ơ. Mỗi một ô được xác định bằng cách dựa vào tiêu đề
cột và tiêu đề dịng của ơ đó gọi là địa chỉ ơ.
Ơ là nơi để nhập dữ liệu vào bảng tính. Tại một thời điểm chỉ có 1 ơ đang ở trạng thái chờ nhập
dữ liệu đó chính là ô được chọn, và ôl được chọn này được nhận biết dựa vào đường viền đen,
đậm bao quanh ô gọi là con trỏ ô

- Trang 1 -


II. Các thao tác trên Sheet
1. Thêm một sheet mới
 Chọn menu Insert > Worksheet hoặc
 click chuột phải lên một sheet bất kỳ rồi chọn Insert > WorkSheet
2. Xóa sheet
 Chọn sheet muốn xóa
 Chọn menu Edit > Delete Sheet
Hoặc
 Click phải chuột trên sheet muốn xóa > Delete
3. Sao chép hoặc di chuyển sheet
 Chọn sheet cần di chuyển hoặc sao chép
 Chọn menu Edit > Move or Copy Sheet
 Chọn tên sheet muốn di chuyển đến trong phần Before Sheet
 Check vào mục Create a copy nếu muốn sao chép sheet
III. Các thao tác di chuyển con trỏ

1. Di chuyển con trỏ ô
 : di chuyển sang ô bên phải
 : di chuyển sang ô bên trái
 ↑: di chuyển lên ô trên
 ↓: di chuyển xuống ô dưới
 Page Up, Page Down: di chuyển con trỏ ô đi sang một trang màn hình
 Ctrl + ↑ : di chuyển con trỏ lên dòng đầu tiên
 Ctrl + ↓ : di chuyển con trỏ xuống dòng cuối cùng
 Ctrl +  : di chuyển con trỏ về cột đầu tiên bên trái
 Ctrl +  : di chuyển con trỏ về cột cuối cùng bên phải
 Home : di chuyển về đầu dòng
 End : di chuyển về cuối dịng
2. Di chuyển sang bảng tính khác
 Bấm vào thanh Sheet tab hoặc
 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Page Up, Ctrl + Page Down để di chuyển tới bảng tính mình
cần thực hiện.
IV. Các thao tác chọn
1. Chọn 1 ô (cell)
 Click vào ô muốn chọn hoặc dùng các phím mũi tên và di chuyển đến ơ cần chọn
 Chọn nhiều 1 vùng (range)
 Drag mouse trên vùng cần chọn (hoặc giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên để đánh
dấu vùng cần chọn
2. Chọn 1 hay nhiều cột
 Click mouse vào tiêu đề cột để chọn một cột
 Drag mouse trên tiêu đề cột để chọn nhiều cột liên tục (hoặc click vào tiêu đề cột đầu tiên
và giữ phím Shift rồi click vào tiêu đề cột cuối cùng trong dãy cột muốn chọn)
 Nhấn giữ phím Ctrl và click trên tiêu đề cột để chọn nhiều cột rời rạc
3. Chọn 1 hay nhiều dòng
 Click mouse vào tiêu đề dòng để chọn 1 dòng
 Drag mouse trên tiêu đề dòng để chọn nhiều dòng liên tục ((hoặc click vào tiêu đề dòng

đầu tiên và giữ phím Shift rồi click vào tiêu đề dịng cuối cùng trong dãy các dòng muốn
chọn)
 Nhấn giữ Ctrl và click trên tiêu đề dòng để chọn nhiều dòng rời rạc
4. Chọn tồn bộ bảng tính
- Trang 2 -


 Nhấn Ctrl + A hay Click mouse vào nút Select All
5. Đổi tên sheet
 Chọn sheet cần đổi tên
 Chọn menu Format > Sheet > Rename (hoặc click phải chuột vào sheet muốn đổi tên rồi
chọn Rename)

BÀI 2: NHẬP VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
I. NHẬP DỮ LIỆU
1.
Các loại dữ liệu
Dữ liệu trong một bảng tính bắt buộc phải là một trong các dạng thức sau :
 Kiểu chuỗi : Bao gồm các ký tự từ : A - Z, a - z, 0 - 9, khoảng trắng và một số ký
hiệu khác. Nếu dữ liệu nhập vào có số và chữ lẫn lộn thì Excel hiểu ngầm là kiểu
chuỗi. Khi nhập vào, dữ liệu kiểu chuỗi sẽ mặc nhiên được canh trái. Nếu một chuỗi
cụ thể nào đó được dùng trong cơng thức thì phải đặt chúng trong cặp dấu ngoặc
kép. Ví dụ : “lớp 11B8”
 Kiểu số : Bao gồm các ký số từ 0 - 9, dấu ( ), $, %, ... Khi được nhập vào hợp lệ, số
sẽ mặc nhiên canh phải trong ô. Nếu chiều rộng cột khơng đủ để hiển thị hết con số
thì Excel sẽ hiển thị số theo dạng khoa học (vd : 1.259E+08) hoặc hiển thị các dấu
“#”, trong trường hợp này ta phải mở rộng cột cho đến khi số hiển thị đầy đủ.
o Chú ý : Khi nhập một dữ liệu kiểu số ta không cần phải nhập dấu phân cách
hàng ngàn nhưng phải nhập dấu phân cách thập phân.
o Ví dụ : ta chỉ cần nhập 37923.87 sau khi định dạng số sẽ tự động đổi thành

37,923.87
 Kiểu ngày, giờ : Thực chất là kiểu số chỉ số thứ tự từ ngày 01/01/1900 trở đi. Phải
nhập ngày và giờ theo đúng dạng đã chọn trong Control Panel của Windows, cịn
cách hiển thị thì chọn trong menu Format - Cells - Number - Date.
 Kiểu công thức :
o Bắt đầu bằng dấu = hoặc @ hoặc +
o Thành phần một cơng thức gồm các tốn tử như +, -, *, /, ^, ... các hằng số, các
địa chỉ hay tên vùng, các toán tử so sánh như : <, <=, >, >=, < >, = ...
 Kiểu Logic : Gồm các giá trị : TRUE, FALSE.
2.
Cách nhập và sửa dữ liệu
a) Nhập
 Đưa ô hiện hành đến ô cần nhập dữ liệu.
 Nhập dữ liệu vào theo đúng dạng thức.
 Kết thúc việc nhập bằng phím Enter để chuyển xuống ơ dưới hoặc phím TAB để di
chuyển qua ơ kế bên
b) Sửa dữ liệu
 Đưa ô hiện hành đến ơ có dữ liệu muốn chỉnh sửa.
 Nhấn phím F2, rồi tiến hành việc chỉnh sửa.
 Sửa xong nhấn Enter.
3.
Cách nhập dữ liệu ngày và giờ
 Sử dụng dấu “/” hoặc “-“ để nhập dữ liệu ngày ví dụ:
7/16/2007 hoặc 7-16-2007
 Sử dụng dấu “:” giữa các số, khoảng trắng rồi ký tự “a”
hoặc “p” để nhập dữ liệu là giờ - ví dụ: 9:00 p Excel
sẽ tự động hiểu là 21giờ.
 Để nhập ngày hiện hành của máy nhấn Ctrl + ;
- Trang 3 -

 Để nhập giờ hiện hành của máy nhấn Ctrl + Shift + ;
Lưu ý: nếu nhập đúng thì dữ liệu ngày và giờ sẽ được tự động canh phải của ơ, ngược lại sẽ
canh trái và dữ liệu đó chỉ được xem là kiểu chuỗi và ta không thể tính tốn trên dữ liệu đó
4.
Một số lưu ý khi nhập dữ liệu
 Trong Excel khi cần gõ số phải sử dụng phím số phía bên tay phải (Numeric Keypad),
khi đó đèn NumLock phải sáng.
 Dữ liệu ở ơ nào nhập đúng ơ đó.
 Trong dịng tiêu đề của bảng tính có trường hợp dùng 2, 3 dịng nhưng có trường hợp
người ta xuống dòng (làm giãn dòng) bằng tổ hợp phím Alt – Enter
Dịng tiêu đề gồm 2 dịng
Mã
Hàng

Hà Nội
Tháng Tháng
1
2

Dòng tiêu đề dùng Alt + Enter

TPHCM
Tháng
Tháng
1
2

Tổn
g

cộng

Ngày
sinh

Nơi
sinh

II. Xử lý dữ liệu
1. Xóa - Phục hồi
a) Xóa với phím Delete trên bàn phím
 Đánh dấu vùng cần xóa rồi nhấn phím Delete, dữ liệu sẽ bị xóa nhưng các
thuộc tính hoặc định dạng vẫn tồn tại.
b) Xóa với lệnh Clear
 Đánh dấu vùng cần xóa.
 Chọn menu Edit - Clear và chọn tiếp :
 All : Xóa hết dữ liệu và các thuộc tính khác.
 Formats : Chỉ xóa các định dạng
 Contents : chỉ xố dữ liệu trong ơ
 Comments : Chỉ xóa các lời chú thích.
c) Xóa với lệnh Delete
Lệnh này sẽ xóa một khối, các cột hay các dịng về mặt vị trí. Vì vậy khi dùng nên cẩn
thận. Chọn menu Edit - Delete sẽ xuất hiện hộp thoại :





Shift Cells Left : Excel sẽ đẩy khối dữ liệu còn lại
bên phải lấp vào khối vừa bị xóa.

Shift Cells Up : Excel sẽ đẩy khối dữ liệu cịn lại
bên dưới lấp vào khối vừa bị xóa.
Entire Row : Xóa cả dịng trong vùng đánh dấu.
Entire Column : Xóa cả cột trong vùng đánh dấu.

d) Phục hồi
Khi phát hiện có sự nhầm lẫn trong việc thay đổi dữ liệu, ta có thể lấy lại trạng thái cũ
bằng cách chọn menu Edit - Undo.
2. Sao chép
a) Sao chép bình thường

Chọn ô hoặc vùng chứa nội dung cần sao chép.

Chọn menu Edit - Copy (hoặc nhấn Ctrl C)

Chọn ô ở góc trái phía trên của vùng đích

Chọn menu Edit - Paste (hoặc nhấn Ctrl V)
b) Sao chép đặc biệt
- Trang 4 -


Sao chép bình thường sẽ sao chép tồn bộ nội dung ơ cũng như các thuộc tính của nó sang
vùng đích. Nếu chỉ muốn sao chép một thành phần của dữ liệu ta dùng sao chép đặc biệt.
 Chọn ô hoặc vùng chứa nội dung cần sao chép.
 Chọn menu Edit - Copy (hoặc nhấn Ctrl C)
 Chọn ô ở góc trái phía trên của vùng đích.
 Chọn menu Edit - Paste Special, xuất hiện hộp thoại
 All : Sao chép tồn bộ.
 Formulas : Chỉ chép cơng thức.

 Values : Chỉ chép giá trị
 Formats : Chỉ chép định dạng
 Comments : Chỉ chép ghi chú.
 All except borders : chép tất cả ngoại trừ borders
 None : Chép giá trị ô nguồn đè lên giá trị ở vị trí
mới.
 Add : Sao chép và cộng giá trị của ô ở vị trí mới
với giá trị ô nguồn
 Subtract : Sao chép và lấy giá trị của ô ở vị trí
mới trừ đi giá trị ơ nguồn.
 Multiply : Lấy giá trị ơ ở vị trí mới nhân với ô
nguồn.
 Divide : Lấy giá trị của ô ở vị trí mới chia cho giá
trị ơ nguồn.
 Skip blanks : Không sao chép các ô rỗng trong phạm vi nguồn.
 Transpose : Sao chép và đổi vị trí cột / dòng của phạm vi thành dòng / cột ở vị trí mới.
Ví dụ : ơ C5 có giá trị 4, ô F8 có giá trị 10. Đặt con trỏ tại ô C5 nhấn Edit - Copy. Đưa con
trỏ sang ô F8 chọn Edit - Paste Special, nếu chọn :
Add : ô F8 cho kết quả là 14
Subtract : ô F8 cho kết quả là 6
Multiply : ô F8 cho kết quả là 40
Divide : ô F8 cho kết quả là 2.5
3. Di chuyển
 Chọn ô hoặc vùng chứa nội dung cần di chuyển.
 Chọn menu Edit – Cut (hoặc Ctrl X)
 Chọn ơ ở góc trái phía trên của vùng đích.
 Chọn menu Edit - Paste.(hoặc Ctrl V)
4. Điền dữ liệu (Fill)
a) Điền một dãy thứ tự
Dùng mouse :

• Nhập giá trị đầu tiên vào ô thứ nhất, nhập giá trị thứ hai vào ơ thứ hai.
• Đánh dấu khối 2 ơ này.
• Drag mouse tại Fill Handle theo chiều của 2 ô trên đến khi đạt giá trị mong muốn
thì dừng.
b) Điền dữ liệu của một ơ cho các ô kế cận
Dùng mouse :

Đặt con trỏ tại ô có chứa dữ liệu

Drag mouse tại Fill Handle, dữ liệu sẽ được điền tự động vào những ơ có drag
mouse qua.
III. CÁC THAO TÁC THƯỜNG GẶP
1.
Điều chỉnh kích thước cột, dịng
- Trang 5 -


a. Độ rộng cột : có 2 cách :
− Cách 1 :
 Đặt con trỏ trong cột cần thay đổi độ rộng.
 Đưa mouse lên dòng tiêu đề cột, ngay tại biên phải của cột cần thay đổi sao cho
mouse biến thành mũi tên trái - phải. Drag mouse cho đến khi đạt độ rộng mong
muốn.
− Cách 2 :
 Đặt con trỏ trong cột cần thay đổi độ rộng.
 Chọn menu Format - Column - Width rồi nhập số vào.
b. Chiều cao dịng : có 2 cách :
− Cách 1 :
 Đặt con trỏ trong dòng cần thay đổi chiều cao.
 Đưa mouse sang tiêu đề dòng vào ngay tại biên dưới của dòng cần thay đổi sao cho

mouse biến thành mũi tên trên - dưới. Drag mouse cho đến khi đạt chiều cao mong
muốn.
− Cách 2 :
 Đặt con trỏ trong dòng cần thay đổi chiều cao.
 Chọn menu Format - Row - Height rồi nhập số vào.
2.
Chèn thêm ô, cột, dòng
a. Chèn dòng
− Chọn một dòng làm mốc.
− Chọn menu Insert - Row, dịng mới sẽ chèn phía trên dòng làm mốc.
b. Chèn cột
− Chọn một cột làm mốc.
− Chọn menu Insert - Column, cột mới sẽ chèn phía trái cột làm mốc.
c. Chèn ơ, khối
− Đánh dấu vùng dữ liệu muốn chèn.
− Chọn menu Insert - Cells.
 Shift Cells Right : Excel sẽ đẩy vùng dữ liệu đang bị
đánh dấu sang phải, đồng thời chèn vào một vùng
trắng.
 Shift Cells Down : Excel sẽ đẩy vùng dữ liệu đang bị
đánh dấu xuống dưới, đồng thời chèn vào một vùng
trắng.
 Entire Row : thêm dòng mới
 Entire Column : thêm cột mới

BÀI 3: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
1. Định dạng ký tự
a) Sử dụng thanh công cụ Formatting toolbar

 Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng

 Trên thanh Formatting Toolbar click vào nút chức năng tương ứng
b) Sử dụng menu
 Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
 Chọn . menu Format > Cells sẽ xuất hiện hộp thoại
- Trang 6 -




Chọn phiếu Font rồi chọn các định dạng mong muốn như cỡ chữ, màu chữ,…

2. Định dạng số
a) Sử dụng thanh công cụ Formatting toolbar

 Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
 Trên thanh Formatting Toolbar click vào nút chức năng tương ứng
b) Sử dụng menu
 Chọn 1 hay nhiều ô muốn định dạng
 Chọn menu Format > Cells sẽ xuất hiện hộp thoại
 Chọn phiếu Number rồi chọn các định dạng muốn sử dụng trong mục Category

 Ý nghĩa các mã định dạng :
 # : đại diện cho một ký số bất kỳ.
 0 : đại diện cho một ký số bắt buộc.
 % : số với tỷ lệ phần trăm.
 Dấu “,” : số với phân cách hàng ngàn.
 Dấu “.” : số với dấu chấm thập phân.
 $ : số với dấu tiền tệ.
 [<màu>] : định màu cho số. Ví dụ : [RED]; [BLUE]
 “chuỗi văn bản” : nếu muốn đưa một chuỗi văn bản khác vào mã định dạng ta phải đặt

chúng trong dấu nháy kép.

d : đại diện cho ngày.

m (Month) : đại diện cho tháng.

y : đại diện cho năm.

h : đại diện cho giờ.

m (Minute) : đại diện cho phút.

s : đại diện cho giây.

dd : 2 ký số của ngày.

ddd : 3 ký tự đầu của thứ bằng tiếng Anh.

dddd : thứ bằng tiếng Anh đầy đủ.

mm : 2 ký số của tháng.

mmm : 3 ký tự đầu của tháng.
 mmmm : tháng bằng tiếng Anh đầy đủ.
 yy : 2 ký số của năm.
 yyyy : 4 ký số của năm
Ví dụ:
Nhập vào mã
Số 71892.463 sẽ xuất hiện
#, ##0.00

71,892.46
- Trang 7 -


[GREEN] #, ##0.00 “VNĐ”
dd/mm/yy
dd-mmm-yy
ddd dd-mmmm-yyyy hh:mm:ss

71,892.46 VNĐ (màu xanh)
25/12/98
25-Dec-98
Fri 25-December-1998 08:47:16

Các kiểu định dạng số thường gặp :
 Phân cách hàng ngàn cho số (ví dụ : số 7,526) : có 2 cách
− Chọn Format – Cells – Number, trong mục Number click chọn mục Use 1000 Separator
− Hoặc chọn Format – Cells – Number, trong mục Custom chọn kiểu #,##0
 Số có 2 chữ số thập phân (ví dụ : 7,526.18) : có 2 cách
− Chọn Format –Cells –Number, trong mục Number tăng/giảm mục Decimal places thành
2
− Hoặc chọn Format – Cells – Number, trong mục Custom chọn kiểu #,##0.00 hoặc 0.00
 Ngày theo kiểu Việt nam : chọn Format – Cells – Number – trong mục Custom chọn
dd/mm/yy. Tuy nhiên, kiểu ngày này còn phụ thuộc việc cài đặt trong Control Panel.
 Đưa số trở về dạng nhập thô ban đầu : chọn Format – Cells – Number – General.
3. Canh lề cho dữ liệu
Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, Excel sẽ canh dữ liệu chuỗi sang trái, dữ liệu số sang phải ô theo
chiều ngang. Về chiều đứng, tất cả các loại dữ liệu sẽ được canh Bottom. Tuy nhiên ta cũng có
thể chỉnh lại theo ý riêng.
Các cách canh tiêu đề vào giữa một bảng tính

a) Dùng nút Merge and Center
 Đánh dấu dịng tiêu đề từ ô chứa tiêu đề cho đến ô cuối (theo chiều ngang của bảng)
 Click nút Merge and Center
. Kết quả : dòng tiêu đề được canh vào giữa vùng được
chọn, các ô trong vùng được chọn bây giờ được trộn (merge) lại thành 1 ô duy nhất do đó
khơng thể di chuyển con trỏ ơ trong từng ơ này được. Dùng cách này đơi khi gây ra khó
khăn trong việc sort hoặc filter về sau.
b) Dùng Center across selection
 Đánh dấu dịng tiêu đề từ ơ chứa tiêu đề cho đến ô cuối (theo
chiều ngang của bảng)
 Chọn Format > Cells > Alignment > Trong mục Horizontal
chọn Center Across Selection. Kết quả : dòng tiêu đề được
canh vào giữa vùng được chọn, tuy nhiên con trỏ ô vẫn di
chuyển được trong từng ơ của dịng tiêu đề được canh giữa
Muốn bỏ chế độ canh giữa này ta đặt con trỏ vào ơ có chứa tiêu đề
rồi chọn menu Format – Cells – Alignment – Trong mục Horizontal
chọn General.
Canh lề
 Chọn ô hoặc vùng cần canh lề.
 Chọn menu Format > Cells > Alignment sẽ xuất hiện hộp thoại
 Mục Horizontal (canh lề theo chiều ngang của ô) gồm : General : canh mặc nhiên, Left
: canh trái, Center : canh giữa, Right : canh phải, Fill : điền chuỗi, Justify : canh đều,
Center Across Selection : canh dữ kiện vào giữa phạm vi đã chọn.
 Mục Vertical (canh lề theo chiều đứng của ô) gồm : Top : canh sát cạnh trên của ô,
Center : canh giữa ô, Bottom : canh sát cạnh đáy của ô, Justify : canh đều theo chiều
cao ô.

- Trang 8 -

 Mục Orientation : xoay chữ

Chức năng Wrap Text
Là chức năng cho phép tự động điều chỉnh chiều cao của ô và văn bản trong ô sao cho dữ liệu
được nằm gọn trong 1 ô
 Chọn ô hoặc vùng muốn sử dụng chức năng wrap text
 Chọn menu Format > Cells > Alignment
 Trong mục Text control, chọn Wrap Text
4. Tạo Border cho bảng tính
Trong Excel các đường lưới (Gridline) khơng xuất hiện khi in ra do đó, để bảng tính in ra đẹp, ta
phải tạo đường viền cho bảng tính (border) rồi xố các đường lưới (Gridline).
a) Tạo Border
 Chọn vùng muốn tạo border.
 Chọn menu Format - Cells - Border xuất hiện hộp thoại
 Chọn kiểu đường kẻ trong hộp Style.
 Chọn màu trong hộp Color.
 Click vào nút Outline để tạo đường viền bao quanh khối, click nút Inside để tạo
đường sọc ngang dọc bên trong khối.
Lưu ý : thông thường người ta hay tạo Outline là đường đậm hoặc đường đơi, Inside là đường
đơn.
b) Xố border
Đơi khi sau khi tạo border ta phát hiện có 1 số đường border thừa so với yêu cầu. Khi ấy ta
phải xóa những border thừa này đi.
Cách xóa : đặt con trỏ tại ơ cần xố, chọn menu Format > Cells > Border, click vào loại
border cần xóa đến khi nào biến mất thì OK.

- Trang 9 -


5. Tạo nền (Pattern)

 Chọn vùng cần tạo nền.
 Chọn menu Format > Cells > Patterns.
 Chọn màu trong hộp Color.
 Chọn Pattern gồm có các mẫu hoa văn và màu mẫu hoa văn rồi OK
Chức năng Conditional Formatting
Chức năng này cho phép định dạng bảng tính tùy theo yêu cầu của người sử dụng nhằm mục
đích quan sát bảng tính được dễ dàng hơn.
Các bước thực hiện:
 Chọn vùng cần định dạng
 Chọn menu Format > Conditional Formatting xuất hiện hộp thoại







Trong mục Condition 1 chọn:
 Cell Value Is: nếu điều kiện để định dạng dựa vào giá trị của ô
 Formula Is : nếu điều kiện để định dạng là một công thức
Chọn điều kiện trong các hộp thoại kế bên rồi click nút Format để định dạng cho các
ô nào thỏa điều kiện đã đặt.
Nếu muốn đặt thêm điều kiện thì click nút Add và lập lại hai bước trên.
Lưu ý: chỉ có thể đặt tối đa 3 điều kiện.
Click OK để xem kết quả.

BÀI 4: CÔNG THỨC VÀ CÁC HÀM THÔNG DỤNG
I. CÔNG THỨC
1. Khái niệm
- Công thức là một loại dữ liệu đặc biệt trong Excel. Công thức thường bắt đầu bằng dấu

“= “ , theo sau là các giá trị và các phép toán tác động lên các giá trị đó. Giá trị có thể là một
số, một chuỗi trong dấu “ ” , địa chỉ một ô hay vùng, một hàm hay một biểu thức hoặc hỗn
hợp giữa chúng. Độ dài tối đa của các tốn hạng và tốn tử trong dịng cơng thức là 1024 ký
tự.
- Nếu cơng thức bị lỗi thì trong ơ sẽ xuất hiện lên các hình thức báo lỗi sau :
 # DIV/0 ! : Giá trị chia cho 0
 # N/A (No value Available) : Tham chiếu đến ô hay khối không chứa dữ liệu
(thường xảy ra trong các hàm dị tìm).
 # NAME ? : Sử dụng tên khối chứa được định nghĩa trong công thức (thường do
nhầm tên hàm hoặc do mã tiếng Việt)
 # NULL ! : Lỗi này xảy ra khi sử dụng một chức năng kết hợp 2 vùng dữ liệu
nhưng thực tế chúng không thể kết hợp được.
 # NUM ! : Trị số không hợp lệ.
 # REF ! : Lỗi tham chiếu đến địa chỉ không hợp lệ.
 # VALUE ! : Lỗi khi sử dụng sai kiểu dữ liệu hoặc giá trị trong công thức, thường
xảy ra khi nhân một giá trị kiểu số cho một giá trị kiểu chuỗi.
2. Địa chỉ và cách tham chiếu ô trong công thức
- Trang 10 -


Địa chỉ được dùng trong công thức để truy xuất nội dung của một ơ, một vùng nào đó
trên bảng tính. Địa chỉ một ơ là sự kết hợp giữa tên cột và tên dịng của ơ đó. Ví dụ : F8, G7,
X3, ...
a) Địa chỉ tương đối : Là địa chỉ sẽ thay đổi mỗi khi ta sao chép cơng thức đến vị trí
mới. Địa chỉ tương đối được viết bình thường như B5, E2:F8, ...
b) Địa chỉ tuyệt đối : Là địa chỉ không thay đổi khi sao chép công thức. Cách ghi :
$E$2:$F$8 , $B$5
c) Địa chỉ hỗn hợp : Là địa chỉ không thay đổi thành phần có dấu $ đứng trước khi sao
chép cơng thức, cịn thành phần khơng có dấu $ đứng trước thì thay đổi.
Ví dụ : B$5 : tương đối cột B, tuyệt đối dòng 5.

$B5 : tuyệt đối cột B, tương đối dòng 5.
d) Cách tạo địa chỉ tuyệt đối, hỗn hợp : có 2 cách :
 Nhập trực tiếp bằng bàn phím dấu $ trước ký hiệu cột hay thứ tự dòng mà ta muốn cố
định. Cách này dễ gây lỗi trong cơng thức vì bị mã tiếng Việt.
 Ví dụ : Gõ $A$2 sẽ trở thành $À
 Di chuyển con trỏ về sát với địa chỉ muốn đổi thành địa chỉ tuyệt đối, sau đó nhấn F4
cho đến khi được địa chỉ như ý muốn.
F4
F4
F4
F4
→ $A$2 
→ A$2 
→ $A2 
→ A2
Ví dụ : A2 
3. Nhập cơng thức
Đặt con trỏ vào ơ muốn nhập cơng thức sau đó gõ công thức vào.
Chú ý : trước công thức phải có dấu “=”
Ví dụ :
= C5/F5
= (E4+F4+G4+H4*2)/5
4. Sao chép cơng thức
Có thể sao chép cơng thức bằng 1 trong các cách sau :
 Dùng menu Edit - Copy và Edit - Paste (hoặc tổ hợp phím Ctrl C và Ctrl V - xem lại
bài 2 - Phần II - Mục 2)
 Dùng mouse kéo Fill Handle từ ô chứa công thức cho đến ơ cuối bảng tính
 Double click vào Fill Handle. Tuy nhiên, nếu không cẩn thận, cách này đôi khi gây ra
lỗi
Khi sao chép công thức từ ô này sang ô khác, những địa chỉ tương đối trong cơng thức sẽ

được thay đổi theo vị trí mới của nó.
5. Di chuyển cơng thức
Dùng menu Edit - Cut và Edit - Paste để di chuyển công thức (Xem lại bài 2 - Phần II Mục 3)
Khi di chuyển công thức từ ơ này sang ơ khác thì nội dung cơng thức khơng thay đổi.
Ví dụ : cho bảng tính sau
1

A
Stt

2
3
4
5

1
2
3
4

B
Họ tên
Lê Vũ
Võ Hà
Lý Lê
Hà Vũ

C
Miệng

D
KT 15’

E
KT1t

F
TBKT

5
4
9
6

6
3
9
8

7
4
7
8

?

G
Thi
HK
7

5
7
8

H
TBHK
?

 Tính TBKT biết Miệng và KT15’ hệ số 1, KT1t hệ số 2 : =(C2+D2+E2*2)/4
 Tính TBHK biết rằng TBHK = (TBKT x 2 + Thi HK) / 3 : =(F2*2+G2)/3
II. HÀM
- Trang 11 -


Hàm được xem như các công thức do Excel thiết kế sẵn nhằm thực hiện các u cầu tính
tốn chun biệt. Dạng tổng quát của hàm là
=tên hàm(<đối số 1>,<đối số 2>, ..., <đối số n>)
 Tên hàm : phải dùng đúng theo tên của Excel đã đặt, không được viết tắt.
 Đối số : có thể là chuỗi, địa chỉ ô, tên vùng, số, trị dạng luận lý và có thể là các hàm
khác. Đối số phải được nằm trong ngoặc đơn và phải được phân cách nhau bằng dấu
phẩy.
 Hàm phải được bắt đầu bằng dấu =
 Trong hàm khơng được phép có khoảng trắng, tuy nhiên trong một chuỗi thì được
nhưng lúc này chuỗi phải được nằm trong dấu nháy kép.
 Có thể dùng một hàm để làm đối số cho hàm khác nhưng lúc này ta khơng gõ dấu =
trước tên hàm đó.
1. Hàm số học và toán học
a) Hàm ABS
Trả về giá trị tuyệt đối của giá trị số.
Cú pháp :

=ABS(number)
Ví dụ :
=ABS(-68) cho kết quả là 68.
=ABS(70) cho kết quả là 70.
Nếu ô rỗng thì hàm =ABS(<điạ chỉ ơ đó>) cho kết quả là 0.
b) Hàm SUM
Tính tổng các ơ chứa giá trị số và khác rỗng.
Cú pháp :
=SUM(bts1, bts2, ...)
Ví dụ 1 :
=SUM(8, 9, 10) cho kết quả là 27

c)
Cú pháp :
Ví dụ :

=SUM(B2,B3)  17.7
=SUM(B3,B5,45) 57.6
=SUM(B2:B6)  231.2
Hàm PRODUCT
Tính tích các ơ chứa giá trị số và khác rỗng.
=PRODUCT(bts1, bts2, ...)
=PRODUCT(3, 9, 2) cho kết quả là 54
=Product(A1, A2)  12
=Product(A1, A2, A3)  54
=Product(A1, A2, A3, A4) -366.12
=Product(A1, A2, A3, A4, -2)  732.24

d) Hàm AVERAGE
Tính trung bình cộng các ơ chứa giá trị số và khác rỗng.

Cú pháp :
=AVERAGE(<bts1>, <bts2>, ...)
Vd1 :
=AVERAGE(9, 8, 1) cho kết quả là 6
=Average(B2, B3)  8.85
=Average(B3, B5, 45) 19.2
=Average(B2:B6)  46.24

e) Hàm INT
Cho kết quả là phần nguyên của biểu thức số.
Cú pháp :
=INT(<bts>)
- Trang 12 -


Ví dụ :

=INT(1763.96) cho kết quả là 1763
=Int(A1) 210
=Int(A2)  2
=Int(A3)  -3
=Int(-4.5)  -5

f) Hàm MOD
Cho kết quả là phần dư của phép chia nguyên x cho y.
Cú pháp :
=MOD(<x, y>)
Ví dụ :
=MOD(25, 4) cho kết quả là 1
=Mod(A1, A2)  2

=Mod(A1, A3)  -7
=Mod(34, A2)  0
=Mod(34, 0)  #DIV/0!
Lưu ý : hàm MOD ln có 2 đối số cách nhau bằng dấu phẩy
g) Hàm MAX
Cho kết quả là giá trị lớn nhất trong danh sách các đối số.
Cú pháp :
=MAX(<bts1>, <bts2>, ...)
Ví dụ :
=MAX(8, 15, 1, 0, 22, -3) cho kết quả là 22
=Max(B2, B3)  10.5
=Max(B3, B5, 45)  45
=Max(B2:B6)  200
h) Hàm MIN
Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong danh sách các
đối số.
Cú pháp :
Ví dụ :

=MIN(<bts1>, <bts2>, ...)
=MIN((8, 15, 1, 0, 22, -3) cho kết quả là -3
=Min(B2, B3)  7.2
=Min(B3, B5, -3)  -3
=Min(B2:B6)  5.4

i) Hàm ROUND
Làm tròn biểu thức số đến ký số thứ n (n là một số nguyên dương hoặc âm)
Cú pháp :
=ROUND(<bts, n>)
Ví dụ :

=ROUND(50768.1473, 2) cho kết quả là 50768.15
=ROUND(50768.1473, 0) cho kết quả là 50768
=Round(A1, 0)  663
=Round(A1, 1)  662.8
=Round(A2, -1)  50
=Round(55.1, -1)  60
=Round(-23.67, 1)  -23.7
Ví dụ : cho bảng tính sau :
1

A
Mơn

B
Ngày

C
Ngày

D
Thời

- Trang 13 -

E
Số

F
Số

G
Số

H
Học


học
2
3
4

Tốn
Lý
Hóa

KG

BG

04/01/99
11/01/99
11/01/99

29/04/99
21/04/99
27/04/99

gian
học

?

tuần
?

ngày
lẻ
?

tiết

phí

?

?

 Thời gian học = ngày BG – ngày KG
=C2-B2
 Số tuần = phần nguyên của thời gian học / 7
=INT(D2/7)
 Số ngày lẻ = phần dư của phép chia nguyên thời gian học /7
=MOD(D2,7)
 Số tiết : 6 tiết 1 tuần và chỉ tính trên số tuần chẵn, khơng tính số ngày lẻ =6*E2
 Học phí : 15.000 đ/tiết
=15000*G2
 Học phí cao nhất
=MAX(H2:H4)
 Học phí thấp nhất
=MIN(H2:H4)

 Học phí bình quân
=AVERAGE (H2:H4)
2. Hàm xử lý chuỗi
a) Hàm LEFT
Trả về n ký tự bên trái của chuỗi.
Cú pháp :
=LEFT(chuỗi, n)
Ví dụ :
=LEFT(“Tin học văn phòng”, 5) cho kết quả là Tin h
=LEFT(89205, 3) cho kết quả là “892”
=Left(A1, 5)  "Alpha"
=Left(A2, 8)  "techonth"
=Left("Excel", 2)  "Ex"
b) Hàm RIGHT
Trả về n ký tự bên phải của biểu thức.
Cú pháp :
=RIGHT(chuỗi, n)
Ví dụ :
=RIGHT(“Photocopy”, 6) cho kết quả là tocopy
=RIGHT(89205, 3) cho kết quả là “205”
=Right(A1, 4) "soup"
=Right(A2, 6)  "thenet"
=Right("Excel", 3)  "cel"
c) Hàm MID
Trả về n ký tự tính từ vị trí bắt đầu của chuỗi
Cú pháp : =MID(chuỗi, vị trí bắt đầu, số ký tự)
Ví dụ :
=MID(“Never fall in love again”,2,8) cho kết quả là ever fall
=Mid(A1, 5, 4)  "abet"
=Mid(A2, 7, 3)  "The"

=Mid("Excel", 1, 2)  "Ex"
d) Hàm VALUE
Đổi dữ liệu kiểu chuỗi (đang có dạng là 1 con số) thành kiểu số
Cú pháp : =VALUE(chuỗi)
Ví dụ :
=VALUE(LEFT(54768,2)) cho kết quả là số 54
=
=

Value(A1) 12345
Value(A2)  768.8
- Trang 14 -


=Value(A3)  #VALUE!
=Value("67")  67
e) Hàm UPPER
Đổi các ký tự trong chuỗi sang chữ in hoa.
Cú pháp :
=UPPER(chuỗi)
Ví dụ :
=UPPER(“hưng đạo”) cho kết quả là HƯNG ĐẠO
=
Upper(A1)  "ALPHABET SOUP"
=
Upper(A2)  "TECHONTHENET"
=
Upper("Excel")  "EXCEL"
=
Upper("123abc")  "123ABC"

f) Hàm LOWER
Đổi các ký tự trong chuỗi sang chữ thường.
Cú pháp : =LOWER(chuỗi)
Ví dụ :
=LOWER(“photocopy TOSHIBA”) cho kết quả là photocopy toshiba
=Lower(A1)  "alphabet soup"
=Lower(A2)  "techonthenet
=Lower("Excel")  "excel"
g) Hàm PROPER
Đổi biểu thức thành chuỗi ở dạng chữ mà ký tự đầu mỗi từ là chữ hoa.
Cú pháp :
=PROPER(chuỗi)
Ví dụ :
=PROPER(“word và excel”) cho kết quả là Word Và Excel.
=Proper(A1)  "Alphabet Soup"
=Proper(A2)  "Tech On The Net"
=Proper(A3)  "Alpha Beta"
=Proper("excel")  "Excel"
h) Hàm LEN:
Trả về giá trị độ dài (số) của một chuổi
Cú pháp:
=LEN(chuỗi)
Ví dụ:
= LEN(“Tin học”) cho kết quả là 7
=LEN(A1)  13
=LEN(A2)  15
=LEN(A3)  10
= LEN(A2) - LEN(A1)+ LEN(A3)  12
3. Hàm ngày tháng
a) Hàm DATE

Trả về ngày ứng với year, month, date. Hàm này thường được dùng để nhập một ngày
cụ thể vào trong công thức.
Cú pháp :
=DATE(year, month, date)
Ví dụ :
=DATE(82,07,16) cho kết quả là 16/07/82
=Date(2003,11,30)  'Nov 30, 2003'
=Date(2003,11,31)  'Dec 1, 2003
=Date(A1, A2, A3)  'Nov 30, 2003'
- Trang 15 -


a) Hàm DAY
Trả về giá trị là ngày trong năm của giá trị ngày.
Cú pháp :
=DAY(ngày)
Ví dụ :
=DAY(DATE(82,07,16)) cho kết quả là 16
=Day(A1)  15.
=Day(A2)  31.
=Day(A3)  28.
b) Hàm MONTH
Trả về giá trị là tháng trong năm của giá trị ngày.
Cú pháp :
=MONTH(ngày)
Ví dụ :
=MONTH(DATE(82,07,16)) cho kết quả là 7
=Month(A1)  1.
=Month(A2)  3.
=Month(A3)  2.

d) Hàm YEAR
Trả về giá trị là năm của giá trị ngày
Cú pháp :
=YEAR(ngày)
Ví dụ :
=YEAR(DATE(82,07,16)) cho kết quả là 1982
=Year(A1)  1999.
=Year(A2)  2001.
=Year(A3)  2003.
e) DATEVALUE
Trả về giá trị là số thứ tự của ngày dựa trên chuỗi ngày. Chuỗi ngày được đặt trong cặp
dấu nháy kép và phải tuân theo dạng ngày của Windows. Hàm này cũng được dùng để
nhập một ngày cụ thể nào đó vào trong cơng thức.
Cú pháp :
=DATEVALUE(chuỗi ngày)
Ví dụ :
=DATEVALUE(“16/07/82”) cho kết quả là 30148
=DateValue(A1)  37500.
=DateValue(A2)  37866.
=DateValue(A3)  37955.
=DateValue("30-Nov-2003")  37955.
f) Hàm NOW
Trả về ngày giờ hệ thống vào thời điểm dùng hàm. Hàm NOW khơng có đối số.
Cú pháp :
=NOW()
g) Hàm TODAY
Trả về ngày hiện hành lúc dùng hàm. Hàm TODAY khơng có đối số.
Cú pháp :
=TODAY()
4. Hàm luận lý (logic)

a) Hàm AND
Cho kết quả là TRUE khi tất cả các biểu thức logic là True; cho kết quả là FALSE khi
chỉ cần có 1 biểu thức logic là False
Cú pháp :
=AND(biểu thức logic1, biểu thức logic 2, ...)
- Trang 16 -


Ví dụ :

=AND(9-3=6, 4<7) cho kết quả là TRUE
=And(A1>10, A1<40)  TRUE
=And(A1=30, A2="Microsoft")  FALSE
=And(A1>=5, A1<=30, A2="Tech on the
Net")  TRUE

b) Hàm OR
Cho kết quả là FALSE khi tất cả biểu thức logic là False; cho kết quả là TRUE khi chỉ
cần 1 biểu thức logic là True
Cú pháp :
=OR(biểu thức logic1, biểu thức logic 2, ...)
Ví dụ:
=OR(1>2, 3<0, 4-1=5) cho kết quả là FALSE
=Or(A1<10, A1=40)  FALSE.
=Or(A1=30, A2="Microsoft")  TRUE.
=Or(A1>=5, A1=20, A2="Tech on the Net")
 TRUE.

c) Hàm NOT
Cho kết quả là TRUE nếu biểu thức logic là FALSE, ngược lại cho kết quả là FALSE.

Cú pháp :
=NOT(btlg)
Ví dụ :
=NOT(2+3=5) cho kết quả là FALSE
=Not(TRUE)  FALSE.
=Not(FALSE)  TRUE.
=Not(A1<10)  FALSE.
d) Hàm IF
- Cú pháp : =IF(biểu thức logic, biểu thức 1, biểu thức 2)
- Cho kết quả là biểu thức 1 nếu biểu thức logic đúng, ngược lại cho kết quả là biểu
thức 2 nếu biểu thức logic sai.
Ví dụ 1 :
=IF(2+2=4, “Đúng”, “Sai”) cho kết quả là chuỗi “Đúng”
=IF(C5-C6<0, C5*2, C6*2) cho kết quả là 10
=If(A1
>10, "Larger", "Smaller")  "Larger".
=If(A1
=20, "Equal", "Not Equal")  "Not Equal".
=If(A2
="Tech on the Net", 12, 0)  12.
 Chú ý : người ta thường sử dụng cấu trúc IF lồng nhau.
e) Hàm IF lồng nhau: IF(dk1, gt_dung1, IF(dk2, gt_dung2, IF(dk3,
t_dung3,...,gt_sai)))
Ví dụ : Trong một bảng điểm, cột F chứa điểm trung bình, cột G dùng để xếp loại. Nếu
ĐTB<5 thì xếp loại “Yếu”, nếu ĐTB<7 thì xếp loại “Trung bình”, cịn lại là xếp loại
“Khá”. Đặt con trỏ tại ô G3 gõ công thức sau:=IF(D3<5, “Yếu”, IF(D3<7, “Trung bình”,
“Khá”))
Ví dụ 4 : cho bảng tính sau
A
B

C
D
E
F
G
1 Stt
Ngày
Mã xe
Tên xe
Số lượng Đơn giá
Thành
tiền
2
1
05/01/2000
M
?
2
?
?
3
2
07/01/2000
D
3
4
3
08/01/2000
W
5

- Trang 17 -


Cửa hàng bán xe nói trên chỉ bán 3 loại xe : Max, Wave và Dream
Điền vào cột Tên xe biết rằng : nếu mã xe là D thì điền vào chữ Dream, nếu là M thì
điền vào chữ Max cịn nếu là W thì điền vào chữ Wave :
• =IF(C2=“D”, “Dream”, IF(C2=“M”,“Max”,“Wave”))
 Điền vào côt Đơn giá biết rằng : nếu mã xe là “D” thì điền vào 25.000.000, nếu là
“M” thì điền vào 27.000.000, nếu là “W” thì điền vào 30.000.000
• =IF(C2=“D”, 25000000, IF(C2=“M”,27000000,30000000))
 Tính cột Thành tiền :
=E2*F2
5. Hàm thống kê
a) Hàm COUNT
Đếm xem có bao nhiêu ô có chứa dữ liệu kiểu số hoặc số phần tử số trong danh sách đối
số.
Cú pháp :
=COUNT(bt1, bt2, ...)
Ví dụ :
=COUNT(21,23,-1,7,6) cho kết quả là 5
=Count(A1:A6)  3
=Co
unt(A1:A6, 129)  4
=Co
unt(A1:A6, 129, "techonthenet")  4
=Co
unt(A1:A6, 129, "techonthenet", -2)  5



b)

Hàm COUNTA
Đếm xem có bao nhiêu ơ có chứa dữ liệu
hoặc số phần tử trong danh sách đối số.
Cú pháp :
=COUNTA(bt1, bt2, ...)
Ví dụ :
=COUNTA(21, 23, -1, 7, 6) cho kết quả là 5
=CountA(A1:A6)  5
=CountA(A1:A6, 129)  6
=CountA(A1:A6, 129, "techonthenet") 
7
=CountA(A1:A6, 129, "techonthenet", -2)
8

c) Hàm COUNTIF
Đếm số ô trong phạm vi thỏa mãn điều kiện cho trước.
Cú pháp :
=COUNTIF(phạm vi, điều kiện)
Ví dụ:
=C
ountIf(A2:A7, D2)  1
=C
ountIf(A:A, D2)  1
=C
ountIf(A2:A7, ">=2001")  4

d) Hàm SUMIF
Dùng để tính tổng của các ô trong vùng tính tổng tương ứng với các ô trong phạm vi

thỏa mãn điều kiện
Người ta lợi dụng tính chất của hàm này để có thể tính tổng cho một đối tượng nào đó
trong một danh sách bao gồm nhiều đối tượng.
- Trang 18 -


=S
=S
=S
=S

Cú pháp : =SUMIF(phạm vi, điều kiện, vùng tính tổng)
Ví dụ
umIf(A2:A6, D2, C2:C6)  218.6
umIf(A:A, D2, C:C)  218.6
umIf(A2:A6, 2003, C2:C6)  7.2
umIf(A2:A6, ">=2001", C2:C6) 
12.6

e) Hàm RANK
Trả về thứ bậc của một trị dạng số trong phạm vi theo chỉ định order.
Cú pháp :
=RANK(ô cần xếp thứ bậc, phạm vi, order)
 Order = 0 : ơ có chỉ tiêu xếp hạng lớn nhất đứng hạng 1, chỉ tiêu nhỏ nhất xếp chót.
 Order = 1 : ơ có chỉ tiêu xếp hạng nhỏ nhất đứng hạng 1, chỉ tiêu lớn nhất xếp chót.
 Nếu khơng ghi Order : Excel tự động xem Order = 0  xếp theo thứ tự giảm dần.
=Rank(B4, B2:B6, 1)  5
=Rank(B4, B2:B6, 0)  1
=Rank(B3, B2:B6, 0)  4

BÀI 5 SẮP XẾP, TRICH LOC, VE BIEU DO
I. KHÁI NIỆM
Database (cơ sở dữ liệu) của Excel là một bảng chứa dữ liệu bao gồm nhiều dòng và nhiều
cột và được lập trực tiếp ngay trên bảng tính.
Dịng đầu tiên của cơ sở dữ liệu chứa tên đại diện cho mỗi cột dữ liệu gọi là dòng tên vùng
(Fieldname). Vùng (Field) là các cột trong bảng, mỗi cột chứa cùng một loại dữ liệu và cùng
một thuộc tính như nhau.
Tập hợp các mục tin trên cùng một dịng trong bảng mơ tả một đối tượng nào đó gọi là mẫu
tin (Record). Các mẫu tin này nối đi nhau bắt đầu từ dịng số 2 trở đi trên cơ sở dữ liệu
(Database). Ta nên xóa các dịng trắng hoặc các dịng khơng cần thiết (nếu có) trong cơ sở dữ
liệu để dễ dàng xử lý về sau.

II. MỘT SỐ CÔNG CỤ QUẢN LÝ DATABASE
1. Sort (sắp xếp dữ liệu)
Cách thực hiện :
 Đánh dấu toàn bộ cơ sở dữ liệu.
 Chọn menu Data – Sort, xuất hiện hộp thoại Sort
- Trang 19 -


 Khai báo khố sắp xếp chính trong phần Sort By. Nếu khố thứ nhất bị trùng thì chọn
tiếp khố sắp xếp thứ hai bằng cách khai báo tại ô Then By.
 Nếu sắp xếp theo thứ tự tăng dần thì chọn Ascending.
 Nếu sắp xếp theo thứ tự giảm dần thì chọn Descending.
 Nếu cơ sở dữ liệu có dịng đầu tiên chứa tên các cột dữ liệu thì trong mục My List Has
chọn Header Row : lúc này Excel sẽ khơng đưa dịng đầu vào phạm vi sắp xếp mà dùng
dịng này làm khố sắp xếp. Ngược lại nếu chọn No Header Row : lúc này Excel sẽ
dùng tên Column A, Column B để chỉ tên các vùng (Field) của danh sách và dùng các tên
này làm khoá sắp xếp.
 Chú ý : Muốn sắp thứ tự theo dòng ta làm như

sau :
 Chọn tiếp nút Options để mở hộp đối thoại
Sort Options.
 Chọn Sort Left to Right trong mục
Orientation.
 Muốn phân biệt chữ hoa - chữ thường ta
chọn Case Sensitive.

2. Filter
Dùng để chọn ra những thông tin cần thiết theo yêu cầu
a) Auto Filter
Auto Filter sẽ hiển thị các mẫu tin tìm thấy (thỏa điều kiện), cịn các mẫu tin khác bị che.
Khi thực hiện chức năng này, Excel sẽ tạo ra trên dòng Fieldname các hộp danh sách tương
ứng với các vùng cơ sở dữ liệu, click mouse vào các hộp này để chọn lựa giá trị hoặc lập ra
một biểu thức điều kiện cho việc liệt kê.
Thao tác :
 Di chuyển con trỏ ô vào trong vùng cơ sở dữ liệu cần xử lý.
 Chọn menu Data - Filter - Auto Filter, trên cở sở dữ liệu sẽ xuất hiện các hộp danh sách
(hình mũi tên)

 Click chọn một hộp danh sách, trong đó chọn một giá trị muốn liệt kê. Khi ấy cơ sở dữ
liệu chỉ xuất hiện các mẩu tin thoả giá trị mà ta đã chọn.
 Muốn liệt kê theo một điều kiện nào đó ta chọn mục Custom, sẽ xuất hiện hộp thoại (xem
hình trang sau)

- Trang 20 -


 Tại đây ta chọn điều kiện trong hộp bên trái và nhập dữ kiện so sánh vào hộp bên phải.
Có thể chọn 2 điều kiện ràng buộc bởi tốn tử AND hoặc OR.

Ý nghĩa các điều kiện ở hộp bên trái

- Trang 21 -


equals : bằng
does not equal : không bằng (khác)
is greater than : lớn hơn
is greater than or equal to : lớn hơn hoặc
bằng
 is less than : nhỏ hơn
 is less than or equal to : nhỏ hơn hoặc
bằng














begins with : bắt đầu với
does not begin with : không bắt đầu với

ends with : kết thúc bằng
does not end with : khơng kết thúc bằng
contains : có chứa
does not contain : không chứa

Sau khi đã sử dụng kết quả của Auto Filter, muốn cho hiện lại tất cả mẫu tin ta chọn menu Data >
Filter > Show All. Muốn hủy chế độ Auto Filter ta chỉ cần chọn lại Data > Filter > Auto Filter.
b) Advanced Filter
Các bước thực hiện Advanced Filter :
 Bước 1 : Tạo bảng tiêu chuẩn (Criteria Table) gồm : dòng 1 chứa tên các vùng tin dùng để
thiết lập điều kiện tìm kiếm (tên phải giống với tên vùng của cơ sở dữ liệu). Dòng 2 dùng để
ghi các điều kiện truy tìm.
 Bước 2 : Di chuyển con trỏ ô vào trong cơ sở dữ liệu cần khai thác.
 Bước 3 : Chọn menu Data - Filter - Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại :

Ý nghĩa các yêu cầu trong hộp thoại :
 Filter the list, in - place : hiển thị kết quả ngay tại vùng cơ sở dữ liệu, những mẩu tin nào
không thoả yêu cầu sẽ bị dấu đi.
 Copy to another location : sao chép kết quả vào một vùng khác.
 List Range : tọa độ của vùng cơ sở dữ liệu ban đầu.
 Criteria Range : địa chỉ của bảng tiêu chuẩn (tạo ở bước 1)
 Copy to : nhập tọa độ của vùng kết quả (thường chỉ cần nhập tọa độ ô đầu tiên là đủ). Yêu cầu
này chỉ có hiệu lực khi chọn Copy to Another Location.
 Unique Record Only : chọn mục này nếu muốn chỉ hiển thị một mẩu tin trong trường hợp cơ
sở dữ liệu có nhiều mẩu tin thoả điều kiện.

3. đồ thị
I. KHÁI NIỆM
Đồ thị là hình thức biểu diễn các dịng số liệu của bảng tính bằng các đường nét đồ họa giúp ta phân
tích, đánh giá dữ liệu một cách rõ ràng hơn.

Các thành phần cơ bản của đồ thị
- Trang 22 -


•
•
•
•
•
•

Các đường biểu diễn đồ thị (Marker)
Các trục (Axis) gồm có: X (trục hồnh); Y (trục tung); Z (trục xiên – chỉ có trong đồ thị 3-D)
Tiêu đề của đồ thị (Chart Title) : giới thiệu nội dung của đồ thị
Các tiêu đề trục (Axist labels): giới thiệu nội dung của các trục
Chú thích (Legend) : ghi các chú thích về các đường biểu diễn (marker) trên đồ thị
Đường lưới (Gridline) : là các đường ngang dọc kẻ trên vùng đồ thị giúp ta xác định dể dàng
các giá trị trên đường biểu diễn
II. CÁCH TẠO ĐỒ THỊ
• Đánh dấu khối vùng dữ liệu muốn vẽ (gồm các số liệu chi tiết cho đồ thị)
• Chọn menu Insert > Chart hoặc chọn biểu tượng Chart Wizard
Excel sẽ lần lượt dẫn ta qua 4 bước vẽ đồ thị
Bước 1: Chọn loại và kiểu đồ thị cần vẽ. khi chọn xong nhấn Next để sang bước kế tiếp

Bước 2: xác định vùng dữ liệu cần vẽ. Do trước đó ta đã chọn vùng dữ liệu nên địa chỉ của chúng sẽ
xuất hiện trong hộp Data Range. Chọn Next để sang bước kế tiếp

- Trang 23 -

Bước 3: nhập tiêu đề, chú thích cho đồ thị
a) Phiếu Titles: nhập tên cho đồ thị (Chart Title), tên trục X, Y, Z
b) Phiếu Axes: chọn kiểu chú thích cho các trục
c) Phiếu Gridlines: chọn hoặc bỏ chọn các đường lưới ngang, dọc
d) Phiếu Legend: chọn hoặc bỏ chọn legend (Show Legend), chọn vị trí cho Legend
e) Phiếu Data Labels: đặt nhãn cho từng khối dữ liệu
f) Phiếu Data Table: chọn hoặc bỏ chọn việc trình bày bảng dữ liệu chung với đồ thị
Chọn xong nhấn Next để sang bước kế tiếp

Bước 4: vị trí của đồ thị
 As new sheet: đồ thị vừa tạo sẽ nằm trong 1 sheet mới
 As object in: đồ thị vừa tạo sẽ là 1 đối tượng trong sheet. Thường ta chọn tham số này
Chọn Finish để kết thúc

* CHỈNH SỬA ĐỒ THỊ
Sau khi tạo đồ thị nếu cần chỉnh sửa lại ta làm các bước như sau:
• Click vào thành phần muốn chỉnh sửa
• Chọn menu Format > Selected <tên thành phần được chọn>, sửa theo ý muốn rồi OK hoặc right
click vào thành phần muốn chỉnh sửa, chọn menu thích hợp rồi chỉnh sửa.

- Trang 24 -


PHẦN II: THỰC HÀNH
Bài 1:
Câu 1: Trong bảng tính Excel, hãy nhập dữ liệu và trang trí bảng tính như sau: (4 điểm)

SBD

Ngày sinh

A01A
A02A
A03A
A04P
B05A
A06A
A07P

20/10/1995
02/10/1995
10/01/1995
17/02/1995
15/04/1995
17/03/1995
19/06/1995

BẢNG ĐIỂM CUỐI KHĨA
Ban
Điểm
Điểm tốn Điểm văn
thi
NN
?
9.5
6.5
9.5
7.0
8.0
8.0

4.0
5.0
4.5
10.0
7.0
6.0
9.5
8.5
8.5
7.0
6.0
5.0
7.0
10.0
8.5

Cách xếp loại
ĐTB

Điểm
TB
?

Xếp
loại
?

Xếp
hạng
?

Bảng thống kê:
Xếp loại

Số
lượng

Điểm từ 8 trở lên

0 đến dưới 5
Yếu
5 dến dưới 6.5 Trung bình
6.5 đến dưới 8
Khá
8 đến 10
Giỏi

Điểm Tốn
Điểm Văn
Điểm NN

?
?
?

Mơ tả: Trong cột SBD: Ký tự đầu cho biết Ban Thi
Câu 2: Lập công thức tính theo yêu cầu sau: (6 điểm)
a) Ban thi: Lập công thức để điền dữ liệu vào cột Ban thi.

(1 điểm)

b) Điểm TB: được tính theo cơng thức sau.

(1 điểm)

Điểm TB = ((Điểm Toán *2) + (Điểm văn *2) + Điểm NN) / Tổng hệ số
c) Xếp loại: Lập công thức để điền vào cột Xếp Loại, dựa vào Cách xếp loại đã cho

(1 điểm)

d) Lập công thức điền cột Xếp hạng dựa vào Điểm TB.

(1 điểm)

e) Bảng thống kê: Lập công thức trong Bảng Thống Kê số lượng của từng Môn

(1 điểm)

f) Lọc ra những Điểm TB lớn hơn 8.

(1 điểm)

g) Hãy vẽ biểu đồ cột 2 chiều thể hiện giá trị của Bảng thống kê.

- Trang 25 -