Tìm hiểu nghệ thuật bí quyết thành công trong đàm phán thương mại quốc tế

Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Đề tài: “ Tìm hiểu nghệ thuật bí quyết thành cơng trong đàm phán
thương mại quốc tế.

LỜI NĨI ĐẦU
Trong kinh doanh, đặc biệt là trong thương mại quốc tế, đàm phán
đóng một vai trị hết sức quan trọng. Đặc biệt là trong thời đại bùng nổ
thông tin như hiện nay, khi mà gần như tất cả mọi công việc người ta đều
giải quyết bằng thương lượng, trao đổi , thì đàm phán thực sự trở thành một
công việc không thể thiếu. Trong thương mại quốc tế, đàm phán không chỉ
đơn thuần là một cuộc thương lượng giữa các bên với nhau về vấn đề mua
bán, giá cả thế nào? chất lượng ra sao, mà đàm phán còn thể hiện những nét
văn hoá khác nhau của các dân tộc khác nhau, nó khơng chỉ là một phần
cơng việc trong kinh doanh, mà là cả một nghệ thuật.
Tuy nhiên, nghệ thuật ấy khơng phải chỉ có trong đàm phán thương
mại quốc tế, mà chúng ta vẫn bắt gặp những biểu hiện của nó trong cuộc
sống hằng ngày, bắt gặp xung quanh chúng ta. Thực ra tất cả chúng ta đều
là những “đàm phán viên”, chúng ta học ngôn ngữ “mặc cả” và “trao đổi”
từ khi còn rất bé và tiếp tục sử dụng chúng trong suốt cuộc đời. Chúng ta
đàm phán với mọi người - những ông chủ, công sự, bạn bè, con cái, khách
hàng. Chúng ta thương lượng về mọi chuyện, về lương bổng mà chúng ta
đáng được nhận, về lương bổng mà chúng ta sẽ trả cho người khác, về cách
mà chúng ta sẽ nhận thông tin, tiền bạc, hàng hố hay dịch vụ mà chúng ta
cần. Nói chung là chúng ta vẫn đàm phán hàng ngày, cũng như bắt gặp nó
hằng ngày trong cuộc sống, trong cơng việc của chúng ta. Vậy đàm phán là
gì? và đàm phán trong thương mại quốc tế có gì khác với đàm phán thông
thường?

1


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Trong khn khổ một khố luận tốt nghiệp, tơi khơng có tham vọng
đề cập nhiều đến một mảng đề tài rất rộng lớn là đàm phán, khoá luận này
chỉ tập trung đi vào tìm hiểu vài nét về nghệ thuật và bí quyết để thành
cơng trong đàm phán thương mại quốc tế. Khoá luận này đã được thực hiện
qua nghiên cứu nhiều tài liệu có liên quan đến đàm phán, cũng như qua tìm
hiểu thực tế, đặc biệt là có sự hướng dẫn nhiệt tình , tận tụy của PGS.
NGƯT Vũ Hữu Tửu. Tôi xin bày tỏ sự biết ơn chân thành trước hết đối với
thầy giáo Vũ Hữu Tửu, các cán bộ xuất nhập khẩu của một số doanh
nghiệp, và một số cá nhân khác, đã giúp tơi hồn thành khoá luận này.
Chương I: KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN
I. ĐỊNH NGHĨA:

Trong giao dịch ngoại thương, các bên thường có sự khác biệt nhau
về chính kiến , về pháp luật, tập quán, ngôn ngữ, tư duy truyền thống và về
quyền lợi. Những sự khác biệt đó dẫn đến sự xung đột. Muốn giải quyết
xung đột đó, người ta phải trao đổi ý kiến với nhau. Sự trao đổi ý kiến như
thế trong quan hệ mua bán quốc tế gọi là đàm phán thương mại.
Như vậy, có thể định nghĩa như sau: Đàm phán thương mại là quá
trình trao đổi ý kiến của các chủ thể trong một xung đột nhằm đi tới thống
nhất cách nhận định, thống nhất quan niệm, thống nhất cách xử lý những
vấn đề nảy sinh trong quan hệ bn bán giữa hai hoặc nhiều bên. (Trích
sách “kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương”-Vũ Hữu Tửu).
Những vấn đề thường trở thành nội dung của các cuộc đàm phán

thương mại là những vấn đề như:
- Tên hàng,

2


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

- Phẩm chất,
- Số lượng,
- Bao bì đóng gói,
- Giao hàng,
- Giá cả,
- Thanh toán,
- Bảo hành,
- Khiếu nại,
- Phạt và bồi thường thiệt hại,
- Trọng tài,
- Trường hợp bất khả kháng.
II. CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN:

Đàm phán thương mại về cơ bản thường được tiến hành dưới ba hình
thức sau:
- Đàm phán qua thư tín.
- Đàm phán qua điện thoại.
- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.
Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu từng hình thức đàm phán trên.
1. Đàm phán qua thư tín:

3


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Ngày nay thư từ và điện tín vẫn cịn là phương tiện chủ yếu để giao
dịch giữa những người xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu
thường qua thư từ . Ngay cả khi sau này hai bên đã có điều kiện gặp gỡ trực
tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng phải thơng qua thư tín thương mại.
So với việc gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín có ưu điểm là
tiết kiệm được nhiều chi phí. Hơn nữa, trong cùng một thời gian lại có thể
giao dịch, trao đổi với nhiều đối tác ở nhiều nước khác nhau. Người viết
thư tín có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến nhiều người và
có thể khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình.
Tuy nhiên, việc giao dịch qua thư tín lại có nhược điểm là địi hỏi
nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trơi qua. Việc sử dụng
điện tín khắc phục được phần nào nhược điểm này. Với một đối phương
khéo léo, già dặn thì việc phán đoán ý đồ của họ qua lời lẽ trong thư là một
việc rất khó khăn. Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán cần phải ln
ln nhớ rằng thư từ là “sứ giả” của mình đến với khách hàng, người ta sẽ
phê phán, đánh giá mình qua những thư từ mình gửi đến. Bởi vậy, cần phải
hét sức lưu ý trong việc viết thư, gửi thư. Những nhà kinh doanh lâu năm
nhận thấy giao dịch bằng thư tín phải đảm bảo những yêu cầu sau: Lịch
sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn.
*Lịch sự:
Giấy viết thư phải được chuẩn bị chu đáo. Trên tiêu đề in rõ ràng và
đầy đủ: tên , địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ điện tín . của đơn vị. Thư chỉ viết

trên một mát giáy, mỗi thư chỉ nên đề cập đến một vấn đề kinh doanh. Lời
lẽ trong thư cần phải lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, chào
4


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ. Xu
hướng hiện nay là viết ngắn gọn, rõ ràng. Thứ tiếng dùng viết thư nên là
thứ tiếng khách quen dùng, như thế sẽ dễ gây thiện cảm và dễ thu hút được
sự chú ý của khách.
*Chính xác:
Nội dung của thư thương mại bao giờ cũng phải hết sức chính xác.
Cần tránh những sự hiểu nhầm do sự trình bày khơng rõ ràng, khơng khúc
triết hoặc do sử dụng từ ngữ khơng chính xác. Mọi lý lẽ cần được diễn đạt
đầy đủ nhưng không rườm rà. Cần nhớ rằng mỗi nước có một cách hiểu
khác nhau về từng vấn đề liên quan đến buôn bán như đơn vị đo lường,
cách bao bì, đóng gói, cách thanh tốn, sự phân chia chi phí trong giao
nhận, bốc dỡ. Chính vì thế, khi đề cập đến mỗi vấn đề cần phải thật chi tiết,
cụ thể, rõ ràng về quan niệm của mình hoặc những yêu cầu của mình nêu
ra. Khơng bao gìơ nên nghĩ rằng chắc đối phương cũng hiểu vấn đề này
như cách mình hiểu.
*Khẩn trương:
Sự khẩn trương trong trao đổi thư tín cần được chú ý thích đáng. Tất
cả mọi thư tín gửi đến đều phải được trả lời một cách nhanh chóng dù rằng
mình chưa có cơ hội bán hàng. Việc trì hỗn trả lời, thậm chí qn khơng
trả lời thư của khách hàng, sẽ gây những ấn tượng xấu. Một nhà kinh doanh
tốt bao giờ cũng cố gắng mở rộng quan hệ với nhiều khách hàng.

*Kiên nhẫn:

5


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Trong giao dịch thư tín, đức tính kiên nhẫn là rất cần thiết. Kiên
nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, kiên nhẫn theo đuổi khách hàng
bằng một số cần thiết các thư liên tiếp và quan hệ trong thời gian dài. Kinh
nghiệm cho thấy rằng, khi lựa chọn đối tác làm ăn, những khách hàng quen
biết, có giao dịch thư tù trước đó, sẽ được ưu tiên hơn những khách hàng
mới xuất hiện lần đầu.
2. Đàm phán qua điện thoại:
Việc trao đổi qua điện thoại có ưu điểm là nhanh chóng, giúp người
giao dịch tiến hành đàm phán một cách khẩn trương, đúng vào thời cơ cần
thiết.
Tuy nhiên, việc trao đổi bằng điện thoại lại có nhược điểm là phí tổn
điện thoại giữa các nước rất cao, các cuộc trao đổi bằng điện thoại thường
phải hạn chế về mặt thời gian, các bên khơng thể trình bày một cách chi
tiết, cụ thể về quan điểm , lý lẽ của mình. Mặt khác, trao đổi qua điện thoại
là trao đổi bằng miệng, khơng có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận,
quyết định trong trao đổi. Bởi vậy điện thoại chỉ được dùng trong những
trường hợp thật cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ, hoặc trong những
trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một
vài chi tiết. . Khi phải sử dụng điện thoại cần chuẩn bị thật chu đáo để có
thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác. Sau khi trao
đổi bằng điện thoại, cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán , thoả

thuận.
3. Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:

6


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện giao
dịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng mua
bán là hình thức đàm phán đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này có
ưu điểm là đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều
khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo dài
quá lâu mà khơng có kết quả . Nhiều khi đàm phán qua thư từ kéo dài nhiều
tháng mới đi đến ký kết hợp đồng. Trong khi đó, đàm phán trực tiếp chỉ 2,
3 ngày đã có kết quả. Hình thức đàm phán này thường được dùng khi cả
hai bên có nhiều điều kiện phải giải thích cặn kẽ để thuyết phục nhau, khi
đàm phán về những hợp đồng lớn, những hợp đồng có tính chất phức tạp.
Việc hai bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết
nhau tốt hơn và duy trì được mối quan hệ tốt lâu dài với nhau.
Tuy nhiên, cũng phải thấy rằng đây là hình thức đàm phán khó khăn
nhất trong các hình thức đàm phán. Đàm phán trực tiếp địi hỏi người tiến
hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy.
Để có thể bình tĩnh, tỉnh táo nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối
phương, nhanh chóng có biện pháp đối phó trong những trường hợp cần
thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi.
Nếu mất bình tĩnh, khơng tự chủ, sẽ dễ lộ ý định của mình để đối phương
nắm được. Trong trao đồi trực tiếp, nên tránh bàn bạc, tham khảo ý kiến

của nhao trước mặt đối phương để trả lời cho đối phương. Mỗi lần gặp gỡ
nhau thường tốn kém về các chi phí đi lại, tiếp đón , q cáp, cho nên gặp
gỡ nhau mà khơng đi đến kết quả gì là điều mà cả hai bên đều không mong
muốn. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành đàm phán trực tiếp là điều hết
sức cần thiết.

7


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của đợt đàm phán, dự kiến những
biện pháp để đạt được nhũng kết quả mong muốn. Mỗi bên đều phải nghiên
cứu kỹ về hàng hố mình định mua bán, các điều kiện giao dịch định đưa ra
trao đổi. Quan trọng là việc tìm hiểu kỹ khách hàng mình sẽ gặp , tính tình,
tác phong, trình độ. . đều cần được chú ý. Cần phải để nhiều cơng sức vào
việc dự đốn cho được ý định của khách hàng, dự kiến những yêu cầu hoặc
những nhận xét mà khách hàng sẽ nêu ra đối với quy cách phẩm chất mặt
hàng, về các điều kiện giao dịch về giá cả, về những hợp đồng đã ký kết
trước đó, về tình hình thực hiện những hợp đồng đó.
Cần tránh hai khuynh hướng:
- Một khuynh hướng cho rằng chẳng cần chuẩn bị gì nhiều cũng có
thể đàm phán thành công, ỷ vào những hiểu biết và kinh nghiệm vốn có.
- Một khuynh hướng khác thì lại chuẩn bị q lâu, q cầu tồn. Nói
chung, việc chuẩn bị đàm phán cần làm chi tiết, chu đáo, nhưng phải
nhanh, không được để mất quá nhiều thời gian vào khâu chuẩn bị.
Trước giai đoạn này, người ta thường lập phương án đàm phán.
Trong phương án đàm phán nêu rõ mục đích của khách hàng, dự kiến

những vấn đề khách hàng sẽ nêu ra và cách giải quyết những vấn đề đó.
Sách lược đàm phán phải được nghiên cứu, chuẩn bị thật kỹ. Có thể chuẩn
bị nhiều sách lược ứng với từng tình huống. Những yêu cầu đạt được trong
đàm phán cũng được đề ra với nhiều mức (yêu cầu tối đa, yêu cầu tối
thiểu.). Bên cạnh là những biện pháp dự kiến bao gồm từ thành phần đàm
phán, đến các bước thăm dị, cách trình bày ý kiến, các điều kiện giao dịch
với những nhân nhượng khuyến khích. Và nhất là về giá cả mua bán.

8


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Phương án này được lập dựa trên phương án giao dịch, dựa trên phương án
giao dịch. Nó cần phải dựa trên những nhân tố cụ thể của lần đàm phán cụ
thể đối với một khách hàng nhất định. Và như vậy nó có những yêu cầu rõ
rệt cần đạt được trong lần đàm phán.
Bên cạnh phương án đàm phán, các cán bộ kinh doanh cịn có
phương án tiếp đãi. Trong phương án này có nêu rõ ràng những người tiếp
đón, đàm phán, dự kiến bố trí chương trình làm việc, giải trí, tặng phẩm,
chiêu đãi. Khi tiếp đón khách hàng, cần phải gây thiện cảm ngay từ đầu.
Thái độ cần phải nhã nhặn, quan tâm, nhiệt tình, nhưng đúng mực, khơng
q vồ vập.
Trong đàm phán, cần theo dõi lời nói, cách phát biểu và những thái
độ biểu lộ của khách hàng để phán đoán được ý định và điều quan tâm thực
sự của họ. Tất nhiên, khách hàng sẽ tìm cách che giấu , nhưng những cán
bộ giàu kinh nghiệm, chuẩn bị kỹ càng, đã tìm hiểu sâu cơng việc và khách
hàng thì vẫn có khả năng thăm dị, phát hiện được. Trong quá trình đàm

phán, nên tránh những căng thẳng khơng cần thiết. ý kiến hai bên có thể đối
lập nhau song thái độ vẫn phải mềm mỏng, lịch sự . Trong một số trường
hợp, người ta tránh việc việc phân thắng bại rõ ràng mà tìm cách ngăn ngừa
trước không để đối phương đưa ra những ý kiến đối lập, tìm cách làm đối
phương thống nhất, cơng nhận dần từng lập luận mình đưa ra, để cùng đi
đến một kết luận thống nhất. Điều này chỉ có thể làm được nếu nhà đàm
phán nắm được ý đồ của đối phương và giành được chủ động trong đàm
phán.
Việc ký kết hợp đồng trong đàm phán cần được tiến hành khi điều
kiện ký kết đã chín muồi. Khơng nên nơn nóng trong việc ký kết dù thấy

9


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

thời gian đàm phán đã sắp hết. Nếu một bên nắm được bên kia có ý nhất
định phải ký hợp đồng trong đợt đàm phán thì sẽ lợi dụng để ép buộc bên
kia phải có nhiều nhượng bộ. Có nhiều trường hợp, hợp đồng được ký kết
khi tiễn khách ra sân bay. Tuy nhiên, cũng khơng nên vì thế mà khơng ký
ngay khi có điều kiện.
Người tiến hành đàm phán nên biết ngơn ngữ dùng để đàm phán vì
như vậy sẽ dễ chủ động, linh hoạt và nâng cao được tốc độ đàm phán. Khi
cần dùng phiên dịch, người phiên dịch cũng nên được chuẩn bị trước để
nắm được nội dung đàm phán. Việc này giúp người phiên dịch rất nhiều
trong việc hiểu, và do đó dịch được trung thành ý tứ của hai bên.
Khi đàm phán có đơng người tham dự, nên để một người thống nhất
phát ngôn để tránh sơ hở trong đối đáp. Cũng nên tránh việc bàn bạc, trao

đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt khách hàng. Việc này vừa khơng lịch
sự, vừa khơng có lợi. Phải luôn giả thiết rằng khách hàng cũng hiểu ngơn
ngữ của mình.
Mỗi buổi đàm phán đều được ghi biên bản theo sổ theo dõi đàm
phán. Việc theo dõi này rất có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách
chu đáo hơn. Hơn nữa, nó cịn có lợi cho việc rút kinh nghiệm cả ngay
trong quá trình đàm phán và về sau này.
III. PHÂN LOẠI ĐÀM PHÁN:

Về cơ bản, đàm phán thương mại có thể được phân loại theo ba tiêu
chí sau:
- Cách tiếp cận (approach).

10


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

- Thái độ (attitude).
- Suy nghĩ (thinking).
1. Phân loại theo cách tiếp cận:
Theo tiêu chí này, chúng ta có hai loại đàm phán: một là đàm phán
win-win( theo cách tiếp cận hợp tác); và một là đàm phán win-lost (theo
cách tiếp cận cạnh tranh).
1. 1. Tiếp cận hợp tác (Cooperative approach) hay đàm phán “win-win”:
Theo cách tiếp cận này, cả hai bên đàm phán đều tìm cách nhích lại
gần nhau, cộng tác với nhau nhằm tìm ra tiếng nói chung , đáp số chung, để
rồi cả hai bên cùng có lợi. Tức là hai bên đều xác định đàm phán với nhau

trên tinh thần hữu nghị, hồ bình, hợp tác, tôn trọng quyền lợi của nhau,
cùng nhau trao đổi, thuyết phục nhau để đi đến một quyết định chung có
lợi cho cả hai bên, để cả hai bên đều là người chiến thắng. Loại đàm phán
này gọi là đàm phán win-win (Thắng-Thắng).
1. 2. Tiếp cận cạnh tranh (Competitive approach) hay đàm phán “WinLost”:
Theo cách tiếp cận này, một bên áp đảo bên kia, áp đặt những điều
kiện, giải pháp của mình cho đối tác, dồn đối tác vào trạng thái bất lợi để
lợi dụng, ép buộc họ phải chấp thuận những điều kiện của mình. Nói một
cách khác là một bên bằng mọi cách áp đảo bên kia để có lợi cho mình.
Loại đàm phán này có tên gọi là đàm phán Win –Lost (Thắng-Thua).

11


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Trong tình hình thế giới ngày nay, trước hiện tượng bùng nổ của
thông tin và xu thế diễn biến của thời đại, cách tiếp cận thứ nhất (tiếp cận
hợp tác) được các nhà đàm phán ưa chuộng hơn.
2. Phân loại theo thái độ:
Theo tiêu chí này, chúng ta sẽ có ba loại đàm phán là:
- Đàm phán cứng (hard).
- Đàm phán mềm (soft).
- Đàm phán nguyên tắc (principle).
2. 1. Đàm phán cứng (hard):
Loại đàm phán này được áp dụng trong trường hợp nhà đàm phán
muốn sử dụng những biện pháp mạnh, đàm phán với thái độ cứng rắn,
không nhân nhượng, nếu đối phương có bất kỳ một sơ hở nào là sẽ lấn tới,

áp đảo để giành thế thắng. Loại đàm phán này có điểm giống với đàm phán
Win-Lost theo cách tiếp cận cạnh tranh (competitive approach). Đàm phán
theo kiểu này lấy yếu tố “cương” làm trọng.
Loại đàm phán này có ưu điểm là nhà đàm phán ln quyết đốn,
cứng rắn, do đó dễ ở thế chủ động. Tuy nhiên nó lại có nhược điểm là
nhiều khi sự cứng rắn đấy trở thành cứng nhắc trong những trường hợp cần
phải có sự mềm mỏng mới có thể giải quyết được vấn đề.
2. 2. Đàm phán mềm (soft):
Khác với loại đàm phán được nói đến ở trên, loại đàm phán này lại
được tiến hành với thái độ mềm mỏng. Nhà đàm phán tiến hành cuộc đàm

12


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

phán trên tinh thần hợp tác hơn là cạnh tranh , đàm phán có những nhân
nhượng dành cho đối tác. Loại đàm phán này lấy yếu tố “nhu” làm trọng.
Nó có điểm giống với loại đàm phán “Win-Win” theo cách tiếp cận hợp tác
(cooperative approach).
Đàm phán theo kiểu này có ưu điểm là giữ được hồ khí giữa hai
bên, cuộc đàm phán được diễn ra trong tinh thần hợp tác hơn cạnh tranh,
các bên có thể được hưởng những nhân nhượng của nhau.
Tuy nhiên, nếu lúc nào cũng trung thành với kiểu đàm phán mềm
như vậy thì có thể sẽ bị thiệt thịi. Bởi vì có những trường hợp gay cấn, cấp
bách, địi hỏi sự cứng rắn, quyết đốn thì khi đó người tiến hành đàm phán
cần phải “cứng” chứ không nên “mềm” mà để lỡ mất thời cơ, thậm chí cịn
mang lại điều bất lợi cho phía mình.

2. 3. Đàm phán nguyên/. tắc (Principle):
Đây là loại đàm phán kết hợp của cả hai loại trên, tức là có cả
“cương” và “nhu”. Theo loại đàm phán này, không yếu tố nào được coi
trọng hơn mà tuỳ vào từng trường hợp, từng tình huống để có những cách
xử lý, giải quyết thích hợp.
Trong những trường hợp thời cơ ký kết hợp đồng đã chín muồi thì
cần phải có sự quyết đốn, nhanh chóng chớp lấy thời cơ. Tức là khi đó nhà
đàm phán cần phải sử dụng yếu tố “cương”. Ngược lại, trong những trường
hợp mà thời cơ ký kết chưa đến hoặc chưa chín muồi thì khơng thể nơn
nóng ra quyết định mà phải bình tĩnh, khéo léo dẫn dắt vấn đề hoặc thuyết
phục đối tác. Khi đó nhà đàm phán lại cần đến yếu tố “nhu”.

13


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Như vậy, có thể thấy là loại đàm phán nguyên tắc này khắc phục
được nhược điểm của cả hai loại đàm phán trên, nó là sự kết hợp linh hoạt
và khoa học giữa hai yếu tố “nhu” và “cương” trong đàm phán. Để áp dụng
được loại đàm phán này, đòi hỏi nhà đàm phán không chỉ chắc chắn về
nghiệp vụ mà phải thật sự linh hoạt, có khả năng tuỳ cơ ứng biến, lúc
cương lúc nhu sao cho phù hợp nhất với tình huống đang diễn ra trên bàn
đàm phán.
3. Phân loại theo suy nghĩ (Thinking):
Theo tiêu chí này, chúng ta có hai loại đàm phán là đàm phán theo
tư duy chiến lược (Strategic thinking) và đàm phán theo tư duy ứng phó
( Incremental thinking).

Trước khi bước vào đàm phán, chúng ta cần phải xác định tư duy
chủ đạo của mình là tư duy chiến lược hay tư duy ứng phó.
3. 1. Tư duy chiến lược (Strategic):
Đàm phán theo kiểu tư duy chiến lược này tức là nhà đàm phán đã
phải xác định tư duy chủ đạo của mình trong đàm phán sẽ là tư duy chiến
lược.
Theo tư duy này, nhà đàm phán sẽ bước vào bàn đàm phán với sự
hăng hái, nhiệt tình, trong đầu đã vạch ra những chiến lược để áp dụng cho
những tình huống có thể phát sinh.
3. 2. Tư duy ứng phó(Incremental):
Khác với tư duy chiến lược, loại đàm phán theo tư duy ứng phó này
có nghĩa là nhà đàm phán khơng vạch sẵn cho mình một chiến lược cụ thể

14


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

mà là tuỳ cơ ứng biến, tự tìm cách xoay chuyển, điều chỉnh theo diễn biến
của cuộc đàm phán.
Nói chung, chiến lược hay ứng phó chỉ là sự chuẩn bị về mặt tư duy
của nhà đàm phán , nhưng nó cũng làm xuất hiện hai loại đàm phán với hai
kiểu tư duy khác nhau.

15


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

Chương II: TÌM HIỂU NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN
I. PHƯƠNG CHÂM ĐÀM PHÁN

Đừng bao giờ đàm phán trong sự sợ hãi.
Nhưng cũng đừng bao giờ sợ đàm phán.
John F. kenndy
Phương châm đàm phán trên là một phương châm rất đúng đắn mà
bất kỳ một nhà đàm phán nào muốn thành công đều phải thuộc nằm lịng
câu nói này.
1. Những mong muốn và những nhu cầu:
Con người ln có những mong muốn rất mạnh mẽ. Những thôi thúc
này thường được thể hiện trong nhu cầu đạt được những mục tiêu. Chúng
ta luôn cảm thấy chúng ta cần phải giàu có hơn, hạnh phúc hơn, thành công
hơn, thoả mãn hơn. Nhu cầu đầu tiên , cơ bản nhất là nhu cầu vật chất:nhu
cầu được ăn, được sưởi ấm và có nơi cư ngụ. Trên nữa là nhu cầu được bảo
vệ, được an toàn và được yêu thương. Khi chúng ta bước lên trên cao của
“chiếc thang nhu cầu” này, chúng ta thấy mình cần phải có danh tiếng và
được cơng nhận, và ở trên cao nữa chúng ta cần sự thoả mãn. Những nhu
cầu này thường tác động lên chúng ta theo trật tự như trên của chiếc thang
nhu cầu. Chẳng hạn, chúng ta phải thoả mãn những nhu cầu cơ bản về ăn ,
uống, ở…trước khi chúng ta bắt đầu tìm kiếm câu trả lời cho những nhu
cầu về sự an toàn công việc, sự tự do sáng tạo. Thế nhưng, đây không phải
là một trật tự nhu cầu bất di bất dịch, cũng có người mà đối với họ, lịng tự
thoả mãn nhu cầu sáng tạo vượt qua tất cả những nhu cầu khác. Nhưng dù
ở trật tự nào đi nữa từ kinh nghiệm của bạn, bạn sẽ hiểu rằng những nhu

16

Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

cầu này sẽ thôi thúc mãnh liệt nhất khi mà chúng hồn tồn khơng được
thoả mãn.
Và tất cả những điều này ảnh hưởng như thế nào đến những cuộc
thương lượng của bạn? Thông thường, chúng ta không thể đáp ứng những
nhu cầu này từ chính khả năng của chúng ta và phải tìm câu trả lời từ một
nơi khác. Và điều này đưa chúng ta vào tình thế cạnh tranh với những
người khác. Sự cạnh tranh này dẫn chúng ta vào những mâu thuẫn và rồi
phải tìm cách giải quyết những mâu thuẫn đó, phải thương lượng.
2. Mâu thuẫn, mâu thuẫn và mâu thuẫn:
Theo các nhà tâm lý học, mâu thuẫn là “chuyện thường ngày” đối
với mỗi chúng ta. Mâu thuẫn xuất hiện bất cứ khi nào và ở mọi nơI khi có
quyền lợi vá ước muốn của người khác. Chúng ta cư xử theo cách của
chúng ta vì chúng ta muốn thoả mãn những nhu cầu của chúng ta; cũng như
thế người khác làm theo cách của họ. Chúng ta có thể hình dung ra một ví
dụ đơn giản-một bài học vở lòng mà bất cứ trẻ em nào được đi học đều có
thể kể vanh vách-“dê đen và dê trắng cùng đi qua một chiếc cầu hẹp bắc
qua suối, dê đen đi đầu này lại, dê trắng đi đầu kia sang, khi đến giữa cầu,
hai con không con nào chịu nhường con nào vì con nào cũng muốn sang
sơng trước.” Qua ví dụ này có thể thấy lợi ích và mục tiêu cá nhân của
chúng ta trái ngược nhau trong khi giải pháp thì chỉ có một: một trong hai
bên phải lùi lại và né qua một bên để bên kia có đường tiến lên. Nếu cả
hai đều khơng muốn làm như vậy thì mâu thuẫn sẽ xảy ra.
Chúng ta có thể lất thêm một ví dụ khác: Sáng thứ hai, Sue-giám đốc
sản xuất-vừa bước vào văn phòng thì chng điện thoại reo. Đó là đIửn

17


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

thoạI của Dave, giám đốc kinh doanh. Chị có thể thay đổi lịch sản xuất
tuần này để đáp ứng kịp đơn đặt hàng xen vào của một khách hàng đặc
biệt? chỉ thay đổi nhỏ thơi!” Sue thở dài-Dave ln có những yêu càu kiểu
này. Càng nghĩ Sue càng không cho day là chuyện nhỏ, nó ảnh hưởng rất
nhiều đến khâu sản xuất. Cơ nên làm gì bây giờ? Nếu cơ đồng ý, điều này
sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, nếu không đồng ý, Dave sẽ mất một
cơ hội kinh doanh. ” (Trích sách “Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh”Phil Baguley).
Những mâu thuẫn giống như trường hợp trên rất thường xảy ra ở nơi
làm việc, ảnh hưởng của chúng rất đáng kể. Chúng ảnh hưởng đến cách
chúng ta nói, viết, hành động, cảm giác và cư xử với người khác. Hậu quả
của những điều này có thể khá tiêu cực, những mối quan hệ khá tốt có thể
trở nên xấu đi. loại mâu thuẫn này có thể xảy ra giữa bất cứ ai ở nơi làm
việc, giữa các cá nhân, nhóm, phịng ban…Có thể là mâu thuẫn về việc sở
hữu tài nguyên quý hiếm như tiền , nhân tài hay về quyền lực và mức đọ
ảnh hưởng, chẳng hạn như cá nhân hay phịng ban nào có ảnh hưởng hàng
đầu trong những quyết định về tương lai của cơng ty.
Tổ chức nào cũng có đầy những mâu thuẫn như thế. Nhưng chúng
không nhất thiết phải mang đến “sự phá hoại” mà có thể là một thành tố
cần thiết trong chu kỳ phát triển và làm mới. Nhưng trước mắt, chúng ta
phải biết cách giải quyết những mâu thuẫn này.
3. Giải quyết mâu thuẫn:
Để giải quyết “rừng mâu thuẫn” này, bạn cần phải có thời gian và sự

kiên nhẫn. Bạn cũng đừng ngạc nhiên vì khơng có một cách thống nhất để

18


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

giải quyết những mâu thuẫn này. Bạn phải lựa chọn từ nhiều cách khác
nhau để giải quyết mâu thuẫn của bạn, Nhưng dù giải quyết theo cách nào
thì mục tiêu chung vẫn là:
* Giải quyết mâu thuẫn của bạn.
* Giới hạn những tác động và hậu quả.
Bạn sẽ chọn lựa cách nào để giải quyết mâu thuẫn? Sau đây là 5 cách
cơ bản giúp bạn giải quyết mâu thuẫn:
*Tránh mâu thuẫn:
Cách đầu tiên là tránh mâu thuẫn. Tránh mâu thuẫn có thể hiểu là
“phớt lờ” đi rồi mọi việc sẽ “êm xi”. Trong một mơi trường chun
nghiệp, có thể hiểu tránh mâu thuẫn là đặt nó vào một quy trình –thủ tục
bắt buộc, đây là một phương pháp nhằm giúp hạn chế hoặc ít ra là cố gắng
hạn chế những hậu quả do mâu thuẫn gây ra. Không thể sử dụng phương
pháp này để giải quyết những mâu thuẫn lớn. Nó thường được sử dụng để
giải quyết những mâu thuẫn nhỏ và ở mức độ ưu tiên thấp, những mâu
thuẫn mà cái gía để giải quyết lớn hơn lợi ích mà việc giải quyết thành
công mang lại, hoặc những mâu thuẫn mà dù cố gắng mọi cách bạn cũng
không thể nào giải quyết được.
* Cạnh tranh:
Cạnh tranh là cách giải quyết mâu thuẫn bằng cách phân định “thắng”
hay “thua”, được” hay “mất”. Phương pháp này khai thác sức mạnh và sự

ganh đua. Nhưng nên nhớ rằng khi gặp lại đối thủ vào lần sau, đối thủ của
bạn đã chuẩn bị cẩn thận hơn và bạn có thể trở thành kẻ thua cuộc. Chỉ nên

19


Khoá luận tốt nghiệp

Nguyễn Xuân Hng - Nhật 2 - K37C

sử dụng phương pháp này trong những tình huống khơng phổ biến. Nhưng
nó có thể là một cách trả lời mang tính “tự vệ” một khi người khác tìm cách
khai thác những khía cạnh mà họ nhận thấy bạn thiếu khả năng cạnh tranh.
*Nhượng bộ:
Phương pháp này là thượng sách khi mà chuyện mâu thuẫn của bạn
đang tạo ra những khó khăn lớn và khơng thể giải quyết. Bạn cũng có thể
sử dụng kế sách này nếu bạn đang vướng vào một mâu thuẫn nhưng lại
phát hiện ra mình mắc sai lầm hoặc khi bạn muốn hạn chế tối đa tổn thất vì
tuy bạn là người đúng nhưng đang thua cuộc. Phương pháp này thực sự
hữu ích khi bạn bạn muốn làm cho tình hình tốt hơn và muốn “khơi phục
hồ khí”, hoặc khi mà những mâu thuẫn của bạn chỉ gây ra những ảnh
hưởng nhỏ nhặt.
* Hợp tác:
Phương pháp này được dùng để tháo ngòi nổ bằng một cách giải
quyết mà cả hai bên cùng nhất trí. Cách giải quyết này thường mất nhiều
thời gian và đòi hỏi sự nhất trí đáng kể từ hai phía. Cách giải quyết này sẽ
rất có giá trị khi bạn muốn khơi phục những mối quan hệ lâu dài. Do phải
mất nhiều thời gian nên ta chỉ sử dụng phương pháp này đối với những
mâu thuẫn “có tính quan trọng” và để hỗ trợ cho những mối quan hệ lâu
dài.

*Phương pháp trung lập:
Đây là phương pháp kết hợp giữa “những kế sách tốt nhất” nhằm đạt
đến sự thoả hiệp. Phương pháp này được dùng để giải quyết những mâu
thuẫn do xung đột về quyền lợi, mục tiêu trong tình hình bị áp lực về thời
20