Báo cáo tốt nghiệp Những vấn đề lý luận chung về mô hình tổ chức bộ máy kinh doanh khách sạn Hoa Hồng

Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
TRƯỜNG………………
KHOA…………………………
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
Khảo sát nghiên cứu về tổ chức bộ máy
kinh doanh của khách sạn Hoa Hồng
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092

1
Chuyờn Tng Hp Trung Tõm Cao ng i Hc Phng ụng
Mc lc
lời mở đầu 2
Lí do chọn đề tài 2
H 2
CHNG I 5
NHNG VN L LUN CHUNG V Mễ HèNH T CHC B MY KINH
DOANH KHCH SN 5
1.1: Mt s khỏi nim, nh ngha cú liờn quan 5
1.1.1: Khỏi nim khỏch sn 5
1.3: Mi quan h ca cỏc b phn chớnh trong khỏch sn 17
1.3.1: Cỏc b phn chớnh trong khỏch sn 17
1.3.2: Mi quan h cụng tỏc gia cỏc b phn chớnh trong khỏch sn 22
CHNG 2 26
KHO ST Mễ HèNH T CHC B MY 26
KINH DOANH KHCH SN HOA HNG H NI 26
2.1: Gii thiu khỏi quỏt v khỏch sn Hoa Hng H Ni 26
lời mở đầu
Lí do chọn đề tài.
H
in nay, vi nhng úng gúp ca mỡnh vo nn kinh t, ngnh kinh

doanh du lch ó ang v s cú nhng v trớ nht nh, gúp phn vo s
phỏt trin chung ca mi quc gia. Bi vy nú c gi con g
trng vng. iu nay khụng ch ỳng vi du lch ca cỏc nc trờn th
gii m cũn ỳng vi du lch ca Vit Nam. Du lch phỏt trin kộo theo
s i mi v phỏt trin ca nhiu ngnh kinh t khỏc, c s h tng, c
s vt cht c u t nõng cp to nhiu cụng n vic lm, nõng cao
i sng ca ngi lao ng, m rng giao lu vn húa xó hi gia cỏc
vựng trong nc v vi nc ngoi.
Do ú m trong nhng nm gn õy hot ng kinh doanh
khỏch sn nc ta rt phỏt trin, s lng cỏc khỏch sn hin i vi
V Th Thm MSSV: 308403092
2
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
quy mô lớn nhỏ khác nhau ngày một nhiều đã làm cho tính chất của
cuộc cạnh tranh giữa các khách sạn trở nên gay gắt hơn. Để có thể đứng
vững và phát triển trên thị trường các khách sạn cần phải có các biện
pháp nhằm nâng cao sức cạnh tranh của khách sạn mình. Một trong
những biện pháp đó là việc củng cố và xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy
kinh doanh khách sạn một cách hoàn chỉnh. Bởi vì bộ máy quản lý của
doanh nghiệp có tác động một cách tổng hợp tới hiệu quả hoạt động
kinh doanh cũng như việc nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Với đội ngũ giỏi không chỉ đưa ra các quyết định đúng đắn mà còn có
thể tận dụng được sức mạnh tập thể, phối hợp hiệu quả hoạt động của
các bộ phận, mang lại hiệu quả cho các chiến lược cụ thể nhằm đạt
được mục tiêu của doanh nghiệp và nâng cao sức cạnh tranh của doanh
nghiệp trước các đối thủ cạnh tranh.
Trước thực tế đó, là một sinh viên thực tập được trang bị kiến
thức về chuyên ngành quản trị kinh doanh khách sạn, qua việc vận dụng
vào thực tế ở khách sạn Hoa Hồng trong thời gian thực tập đã giúp em
có thêm tự tin chọn và viết về đề tài :

Khảo sát nghiên cứu về tổ chức bộ máy kinh doanh của khách sạn
Hoa Hồng.
Với khả năng nghiên cứu còn nhiều hạn chế nên báo cáo của em chắc
sẽ có nhiều thiếu sót em kính mong có được sự quan tâm giúp đỡ của các
thầy giáo, cô giáo và sự châm trước của thầy cô cùng quan tâm đến bài viết
này.
Báo cáo được chia làm 3 chương tương ứng với ba vấn đề em
quan tâm nghiên cứu và muốn trình bày đó là:
 Chương 1: Những vấn đề lí luận chung về mô hình tổ chức bộ
máy kinh doanh khách sạn.
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
3
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
 Chương 2: Khảo sát tổ chức bộ máy kinh doanh khách sạn, mối
quan hệ công tác giữa các bộ phận chính trong khách sạn Hoa
Hồng.
 Chương 3 : Một số giải pháp nhằm nâng cao chất hiệu quả của tổ
chức bộ máy và mối quan hệ của các bộ phận chính trong khách
sạn Hoa Hồng.
2.Mục đích nghiên cứu của đề tài.
- Hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về khách sạn, kinh doanh
khách sạn, tổ chức bộ máy trong khách sạn và mối quan hệ công tác
giữa các bộ phận chính trong khách sạn.
- Khảo sát thực trạng về tổ chức bộ máy kinh doanh khách sạn và
mối quan hệ công tác giữa các bộ phận chính trong khách sạn Hoa
Hồng.
- Đề xuất một số giải pháp có tính khả thi nhằm giúp cho khách
sạn Hoa Hồng trong việc nâng cao sức cạnh tranh và đạt hiệu quả cao
trong kinh doanh.
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

− Đối tượng: Những vấn đề có lien quan đến mô hình tổ chức bộ
máy và mối quan hệ cộng tác giữa các bộ phận chính trong khách sạn
Hoa Hồng.
− Phạm vi nghiên cứu: Khách sạn Hoa Hồng.
4.Phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài em sử dụng các phương pháp sau
đây:
- Phương pháp phân tích: Nghiên cứu sách báo chuyên ngành,
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
4
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
internet, các báo cáo kết quả kinh doanh từ đó đưa ra đề xuất.
- Phương pháp thống kê: Từ việc nghiên cứu chỉ tiêu giữa các năm
em sử dụng phương pháp thống kê so sánh về tỷ lệ phần trăm, số tương
đối và tuyệt đối để đưa ra các kết luận về tình hình kinh doanh của công
ty.
- Phương pháp thu thập thông tin: Thông qua quan sát các hoạt
động kinh doanh, thu thập nguồn thông tin của khách sạn trong quá trình
thực tập.
Ngoài ra em còn sử dụng phương pháp đối chiếu so sánh hệ thống
các thông tin điều tra, sử dụng các mô hình toán cùng các số liệu thứ
cấp và sơ cấp để làm tăng thêm tính chính xác và thuyết phục cho báo
cáo.
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CHUNG VỀ MÔ HÌNH TỔ
CHỨC BỘ MÁY KINH DOANH KHÁCH SẠN
1.1: Một số khái niệm, định nghĩa có liên quan.
1.1.1: Khái niệm khách sạn.
Trong khung cảnh của cuộc sống hiện đại, một thế giới mà ở đó không
có nơi nghỉ ngơi cho khách là điều không thể tưởng tượng được. Sự phát triển

của nền kinh tế giúp cho đời sống của người dân ngày càng cao và họ bắt đầu
quan tâm đến vấn đề đời sống tinh thần. Nắm bắt được nhu cầu đó, trên thế
giới hiện nay đã xuất hiện nhiều loại hình lưu trú đa dạng cả về số lượng và
chủng loại nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách du lịch. Có thể kể
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
5
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
đến một số loại hình lưu trú như: làng du lịch, lều trại, motel…Tuy nhiên
trong số các loại hình lưu trú đó, có một loại hình lưu trú rất phổ biến đó là
khách sạn. Vậy làm thế nào để có thể phân biệt khách sạn với các loại hình
lưu trú khác. Để biết được điều đó ta phải đi đến tìm hiểu khái niệm về khách
sạn.
Thuật ngữ “Hotel” – khách sạn có nguồn gốc từ tiếng Pháp. Tuỳ theo
mức độ cung cấp dịch vụ, sự phát triển của hoạt động kinh doanh ở mỗi
quốc gia mà khách sạn được định nghĩa ở nhiều cách khác nhau:
Theo nhà nghiên cứu về du lịch và khách sạn Morcel Gotie thì :
“Khách sạn là nơi lưu trú tạm thời của du khách. Cùng với các buồng
ngủ còn có các nhà hàng với nhiều chủng loai khách sạn khác nhau.”
Khoa du lịch trường Đại học kinh tế quốc dân trong cuốn sách : “Giải
thích thuật ngữ du lịch và khách sạn” đã bổ sung 1 định nghĩa có tầm khái quát
cao và có thể được sử dụng trong học thuật và nhận biết về khách sạn ở Việt
Nam:
“Khách sạn là cơ sở cung cấp các dịch vụ lưu trú (với đầy đủ tiên
nghi) dịch vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi giải trí và các dịch vụ cần thiết khác
cho khách lưu trú lại qua đêm và thường được xây dựng tại các điểm du
lịch.”
Như vậy khách sạn là một loại hình lưu trú mà bất cứ người nào trả
tiền là có thể được ngủ đêm ở đó. Ngoài các dịch vụ buồng ngủ với đầy đủ
tiên nghi tuỳ theo từng cấp hạng thì khách sạn còn phải có thêm các dịch vụ
bổ sung như giặt là, massage, bể bơi, …

1.1.2: Khái niệm kinh doanh khách sạn.
- Kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các
công đoạn của quá trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
6
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi.
Khách sạn là một doanh nghiệp kinh doanh, bởi vậy nó đảm bảo các điều
kiện của một doanh nghiệp. Và kinh doanh khách sạn cũng không nằm ngoài
quy luật của kinh doanh nói chung, nghĩa là nó phải có đủ các tiêu thức để có
thể kinh doanh trên thị trường. Ta có thể hiểu kinh doanh khách sạn như sau:
“Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh trên cơ sở cung cấp
cho khách các dịch vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung (giặt là, cắt
uốn tóc, điện thoại…) nhằm đáp ứng các nhu cầu cầu ăn, nghỉ và giải trí
của khách và để thu lợi nhuận.”
Hay nói một cách khác khách sạn là một hình thức kinh doanh dịch vụ
nhằm đáp ứng các nhu cầu về nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi, giải trí và các
nhu cầu khác của khách du lịch trong thời gian lưu trú lại tạm thời ngoài nơi
ở thường xuyên của khách và mang lại lợi ích kinh tế cho cơ sở kinh doanh.
Đây là hoạt động mang tính phi vật chất cung cấp trực tiếp cho người
tiêu dùng đem lại lợi ích kinh tế và đồng thời cũng là bản chất của kinh
doanh khách sạn.
1.1.3: Khái niệm tổ chức bộ máy kinh doanh khách sạn.
Trong kinh doanh khách sạn việc tổ chức tốt hoạt động kinh
doanh có thể được hiểu là tập hợp các hoạt động và quá trình công nghệ
làm tốt chức năng đảm bảo tiện nghi và tạo điều kiện dễ dàng cho
khách trong quá trình tiêu dùng các sản phẩm của khách sạn. Tổ chức
tốt hoạt động kinh doanh là một quá trình phức tạp, kéo dài thời về gian
và diễn ra ở tất cả các bộ phận trong khách sạn nhằm sản xuất, bán và
trao đổi cho khách các dịch vụ hàng hoá để thoả mãn nhu cầu của

khách.
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
7
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
Mô hình quản lý là tập hợp các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,
là hình thức phân bổ các hoạt động quản lý theo các cấp khác nhau
nhằm thực hiện các chức năng quản lý lao động tại các bộ phận đạt mục
tiêu của khách sạn. Trên nguyên tắc đáp ứng được nhu cầu trong chiến
lược kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ máy quản lý phải linh hoạt đáp
ứng mọi nhu cầu tình huống diễn ra trong kinh doanh, phải cân đối
công việc mỗi khâu phải có người đảm nhiệm và chiụ trách nhiệm.
Bản thân khách sạn là một doanh nghiệp - một doanh nghiệp
quản lý không tốt thường là một doanh nghiệp về mặt tổ chức thiếu chu
đáo, có khi đi đến “vô tổ chức”. Muốn tránh được điều đó các nhà quản
trị cần phải có kiến thức về tổ chức bé máy kinh doanh khách sạn
Một trong nhiệm vụ chính của nhà quản lý là tổ chức sắp xếp
nhân viên thành đội ngũ làm việc có hiệu quả. Từ đó các nguyên tắc sẽ
hình thành trong thực tiễn để đảm bảo công việc được thực hiện tốt.
1.2: Cơ sở lý thuyết vê xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kinh
doanh khách

sạn.
1.2.1: Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh
khách sạn.
Trong doanh nghiệp, nỗ lực của con người hướng tới mục đích
cuối cùng là sản lượng, muốn như vậy phải có một cơ cấu phù hợp cho
hoạt động doanh nghiệp ấy. Aldag và Stearns (1987) đã liệt kê ra 5 yếu
tố mà các nhà quản lý có thể dựa vào để tạo ra các cơ cấu tổ chức. Bất
cứ khi nào muốn thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhà quản lý khách sạn đều
phải cân nhắc đến 5 yếu tố này:

Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
8
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
- Chuyên môn hoá công việc: Quyết định chất lượng chuyên môn hoá
công việc là một trong những nhiệm vụ chính của ban Giám Đốc. Về nguyên
tắc chung thì chuyên môn hoá giúp cho nhân viên làm việc đạt năng suất cao
và giúp cho việc quản lý công việc được chặt chẽ. Nhưng phải gia tăng nhu
cầu điều phối hoạt động của nhân viên khi mỗi người chỉ đảm đương một
lãnh vực chuyên môn chuyên biệt. Và mặc dù chuyên môn hoá cao công
việc thường dẫn đến năng suất và hiệu quả cao hơn nhưng việc lạm dụng
chuyên môn hoá công việc thường dẫn đến một số vấn đề phức tạp. Do đó,
trách nhiệm của ban Giám Đốc là sắp xếp công việc theo một phương cách
nào đó để đạt được tác dụng của chuyên môn hoá, đồng thời tránh được các
hậu quả xấu của nó.
- Chuyên môn hoá bộ phận: Khi tổ chức bắt đầu phát triển về qui mô,
Giám đốc cần tổ chức thành từng nhóm nhân viªn có công việc liên hệ với
nhau nhằm đảm bảo sự điều phối và kiểm soát các hoạt động có hiệu quả. Các
nhóm được chia theo công việc này thường được gọi là các ban hoặc bộ phận.
Việc phân ban sẽ làm cho các nhân viên trong cùng một bộ phận gần gũi hơn,
do đó thúc đẩy việc phối hợp tốt hơn trong hoạt động.
- Tổ chức theo sự phân công quyền lực: Vấn đề giao và phân bố
quyền lực là điều quan trọng để lập các mô hình tổ chức có hiệu quả.
- Tầm kiểm soát: Phạm vi kiểm soát liên quan đến số nhân viên
dưới quyền của một giám sát viên. Chuyên viên có thể quản lý trong
phạm vi kiểm soát hẹp (3 hoặc 4 người) hoặc rộng (50 người hoặc hơn).
- Các phương pháp điều phối: Các nhà lãnh đạo phải điều phối
các hoạt động khác nhau, tạo ra sự nhịp nhàng liên kết với nhau, tạo ra
hành động thống nhất để thực thi nhiệm vụ.
1.2.2: Cơ chế vận hành bộ máy tổ chức

kinh doanh khách sạn

.
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
9
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
- Cơ chế vận hành bộ máy tổ chức kinh doanh khách sạn là tổng
thể các yếu tố, các mối quan hệ, động lực và quy luật chi phối sự vận
động của bộ máy tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của khách sạn. Cơ
chế vận hành bộ máy tổ chức phải bảo đảm được các nguyên tắc sau:
- Thang bậc quản lý: Nguyên tắc cho thấy mọi người trong tổ
chức cần có một lãnh đạo và họ làm việc dưới sự chỉ huy của người
này. Sơ đồ tổ chức của khách sạn trình bày mô hình chỉ huy theo cấp.
Bất cứ nhân viên nào cũng có thể tìm ra vị trí của mình trên mô hình
thang bậc quản lý bắt đầu bằng ông Tổng giám đốc. Quản lý theo thang
bậc thường đạt kết quả cao, vì hệ thống này xác định rõ trách nhiệm của
cấp trên - cấp dưới cho tất cả lực lượng trong hệ thống.
- Tính thống nhất trong quản lý và điều hành: Đối với nguyên tắc
này, mỗi nhân viên chỉ chịu trách nhiệm trước một và chỉ một cấp trên
mà thôi. Nói cách khác, mỗi người chỉ có một lãnh đạo.
- Sự ủy quyền: Khả năng thực hiện thành công một công việc
được giao phó của cấp dưới tùy thuộc một phần nào vào sự chỉ đạo và ủy
quyền của cấp trên có rõ ràng hay không? Sự ủy quyền có thể cho từ một
công việc nhỏ đến toàn bộ trách nhiệm đối với một công việc quan trọng.
Nhưng với cả cấp trên lẫn cấp dưới phải có sự thỏa thuận về mức độ trách
nhiệm, mức độ tự do hành động và quyền hạn đối với công việc được giao
phó.
Mức độ giao quyền tùy thuộc một phần vào kinh nghiệm của cấp
dưới. Quyền hạn được giao sẽ gia tăng khi sự tin cậy của cấp trên đối
với cấp dưới gia tăng. Biết được phương cách và thời điểm để giao

trách nhiệm và quyền hạn cho thuộc quyền là một trong những kỹ năng
đầu tiên mà các giám đốc phải có. Nếu không có kỹ năng này sẽ xảy ra
sự nhập nhằng trong quản lý và trong mối quan hệ giữa cấp trên và cấp
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
10
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
dưới, các Giám đốc sẽ rơi vào tình trạng tự mình phải làm tất cả. Biết
giao quyền thì mới có thể giữ cấp cao hơn trong sơ đồ tổ chức.
1.2.3: Các dạng mô hình tổ chức bộ máy kinh doanh khách sạn.
1.2.3.1: Các dạng mô hình tổ chức bộ máy kinh doanh khách sạn cơ
bản.
Nhiệm vụ thường trực của các nhà quản trị kinh doanh khách sạn là
việc xây dựng, sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của khách sạn sao
cho khoa học, năng động và hiệu quả. Tuỳ theo từng điều kiện kinh doanh,
từng hoàn cảnh cụ thể mà các nhà quản trị có thể lựa chọn và áp dụng một
cách đơn lẻ và đan xen kết hợp các dạng mô hình mẫu cơ bản sau:
* Mô hình tổ chức kiểu trực tuyến.
- S¬ ®å:
- Ưu điểm: Theo mô hình này, mỗi đơn vị, mỗi bộ phận, mỗi
nhân viên khách sạn chỉ có một lãnh đạo trực tiếp. Đồng thời một người
lãnh đạo cũng chỉ quản lý một số bộ phận một số nhân viên nhất định
một cách trực tiếp, nên mức hiểu nhau giữa lãnh đạo và nhân viên là rất
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
Giám đốc
Các bộ
phận
khác
Bộ
phận
nhà

buồng
Bộ
phận
lễ tân
Bộ
phận
Bếp
Bộ
phận
nhà
hàng
11
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
thông suốt. Việc ra quyết định quản trị kinh doanh thường chính xác, ý
kiến phản hồi thường nhanh chóng, ít nhiễu.
- Hạn chế: Phạm vi quản trị điều hành của người lãnh đạo hẹp cả
về không gian và quy mô. Mặt khác nó đòi hỏi các nhà quản trị đều
phải có kiến thức, chuyên môn sâu trên tất cả các lĩnh vực liên quan tới
hoạt động kinh doanh khách sạn, dẫn tới việc chuyên môn hoá trong
quản trị là không cao. Đồng thời nếu các tình huống quản trị kinh
doanh phức tạp thì tính hiệu quả của mô hình này giảm sút rất nhiều.
- Phạm vi áp dụng: Thường được áp dụng ở đơn vị, cơ sở có quy
mô nhỏ, các nhà nghỉ, khách sạn kinh doanh ở mức phổ thông bình dân.
* Mô hình tổ chức kiểu chức năng
- Sơ đồ:

Mô hình tổ chức bộ máy quản trị chức năng được sử
dụng dựa trên nguyên tắc các hoạt động quản trị được chỉ đạo, điều
hành theo từng chức năng riêng biệt. Trong đó các trưởng phòng chức
năng theo sự uỷ quyền của các nhà quản trị cấp cao hơn sẽ chỉ đạo công

việc theo từng chức năng mà mình phụ trách cho các cá nhân đơn vị, bộ
phận cấp dưới.
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
Gi¸m §èc
Phßng
tæ chøc - hµnh chÝnh
Phßng
kinh doanh
Phßng
tµi vô
Nh©n viªn Nh©n viªn Nh©n viªn
12
Chuyờn Tng Hp Trung Tõm Cao ng i Hc Phng ụng
- u im: Giỏm c doanh nghip, nh qun tr cp cao s thc
hin c cỏc hot ng qun tr mt cỏch tt hn nh s h tr trc
tip ca cỏc phũng chc nng cú trỡnh chuyờn mụn hoỏ sõu, theo
tng lnh vc chuyờn mụn nht nh. Cỏc quyt nh qun tr s cú
tin cy, chun xỏc cao hn. Cho phộp m rng phm vi qun tr phự
hp vi quy mụ nh ngh khỏch sn mc cao hn.
- Hn ch: D ri vo tỡnh trng nhiu quyt nh, dn ti nhng
hiu lc qun tr khụng cao do ng thi cựng mt lỳc ngi nhõn viờn
(n v cp di) cú th nhn c nhiu quyt nh qun tr. Vỡ vy h
s cõn nhc, u tiờn, la chn trỡnh t thc hin cỏc quyt nh qun tr.
D phỏt sinh tỡnh trng ựn y trỏch nhim, da vic.
- Phm vi ỏp dng: Thng c ỏp dng cỏc n v cú quy mụ
kinh doanh va.
* Mụ hỡnh t chc kiu trc tuyn - chc nng.
- S : õy l dng kt hp gia mụ hỡnh t chc kiu trc
tuyn v mụ hỡnh t chc kiu chc nng. Nhng õy cỏc phũng ban,
chc nng khụng ra cỏc mnh lnh mt cỏch trc tip m ch xut

cỏc ý kin tham mu giỳp cho cỏc nh qun tr ra quyt nh.

V Th Thm MSSV: 308403092
13
Các phòng chức năng
Phòng L u trú Phòng Ăn uống Phòng dịch vụ
Bộ
phận
Lễ tân
Bộ phận
Buồng
Bộ
phận
Bảo vệ
Bộ
phận
Bếp
Bộ
phận
Bar
Bộ
phận
Bàn
Bộ
phận
Tiệc c
ới hội
nghị
Bộ phận
Chăm

sóc sức
khoẻ
Bộ
phận
Giặt là
Giám Đốc
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
-Ưu điểm: Áp dụng theo mô hình này các thông tin, mệnh lệnh
quản trị vẫn được tác động một cách trực tiếp theo đường thẳng, đảm
bảo tính năng động, gọn nhẹ. Tuy nhiên, mệnh lệnh của nhà quản trị đã
có tính chuyên nghiệp hoá cao, nhanh hơn, chuẩn xác hơn nhờ sự trợ
giúp của các phòng ban chức năng.
- H¹n chÕ: Tổ chức theo chức năng là cách tổ chức công việc hợp
lý, vì cách tổ chức này giúp cho hoạt động điều phối và hoạt động của
các nhóm nhỏ làm việc có hiệu quả. Tuy vậy, mô hình tổ chức theo
chức năng có nhiều ưu điểm lớn nhưng nó cũng kéo theo những nhược
điểm không phải nhỏ… Dạng mô hình này thường có nhiều phòng ban
dễ dẫn tới hiện tượng họp hành nhiều, giao ban nhiều. Đồng thời, mối
quan hệ giữa các đơn vị phòng ban chức năng và các bộ phận tác
nghiệp dễ phát sinh các hiện tượng mất đồng bộ, bộ phận nào cũng cho
mình là quan trọng nhất, tầm nhìn hạn chế và cản trở sự phát triển của
nhân viên.
- Phạm vi áp dụng: Mô hình này được áp dụng rất phổ biến trong
hầu khắp các doanh nghiệp khách sạn cỡ nhỏ, cỡ vừa và nhiều doanh
nghiệp khách sạn cỡ lớn.
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
14
Chuyờn Tng Hp Trung Tõm Cao ng i Hc Phng ụng
* Mụ hỡnh t chc kiu ma trn.
- Sơ đồ:

Theo dng mụ hỡnh ny thỡ mi nhõn viờn (n v cp di) s
ng thi chu s lónh o trc tip ca hai nh qun tr cp trờn l
qun tr theo chc nng v qun tr tỏc nghip.
- u im: Mụ hỡnh ny cú tớnh mm do, linh hot, tớnh thớch ng
cao vi s bin i ca thc tin kinh doanh ngoi xó hi. Cỏc n v b
phn tỏc nghip c trao nhng quyn t ch nht nh, phi chu s qun
lý hnh chớnh ca cỏc n v hnh chớnh v ng thi cng phi chu s ch
o v chc nng nhim v ca cỏc n v phũng ban chuyờn mụn.
- Hn ch: Dng mụ hỡnh ny bin o khỏ linh hot. Vỡ vy mc
theo dừi, kim soỏt ca cỏc nh qun tr thng l khú khn d mt
tớnh kp thi, sỏt thc.
V Th Thm MSSV: 308403092
15
Phòng
Nhân sự
Phòng
Thị tr ờng
Phòng
Tài vụ
Tổ Bếp
Tổ Lễ tân
Tổ Bàn
Tổ Buồng
Nhân viên Nhân viên Nhân viên
Nhân viênNhân viên
Nhân viênNhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên
Nhân viên Nhân viên

Giám Đốc
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
- Phạm vi áp dụng: Mô hình này được áp dụng với nhiều khách
sạn lớn, các đơn vị kinh doanh trên phạm vi rộng cả về không gian và
mặt hàng dịch vụ.
1.2.3.2

:

Các dạng mô hình tổ chức bộ máy kinh doanh khách sạn
theo quy mô, cỡ hạng khách sạn.
Trên thực tế việc phân loại mô hình tổ chức quản lý khách sạn theo quy
mô, cỡ hạng thường chỉ mang tính chất tương đối. Mô hình tổ chức tiêu biểu
và phổ biến trong kinh doanh khách sạn là mô hình tổ chức trực tuyến-chức
năng. Trong cơ cấu tổ chức này, người lãnh đạo được sự giúp đỡ của các bộ
phận chức năng để chuẩn bị ra các quyết định hướng dẫn và kiểm tra. Người
lãnh đạo chịu trách nhiệm mọi mặt về công việc và hoàn toàn có quyền quyết
địng trong phạm vi khách sạn. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến quy
định từ thấp đến cao. Người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng không ra lệnh
trực tiếp cho những người thừa hành tại các bộ phận sản xuất mà chỉ ra lệnh
đối với những người quản lý cấp dưới tại các bộ phận để giải quyết việc tổ
chức quản lý
- Với quy mô từ 50 - 200 buồng (hạng 3 sao), cơ cấu tổ chức bộ máy
của khách sạn được chia theo chức năng thành 6 bộ phận riêng biệt: Kinh
doanh lưu trú, kinh doanh ăn uống, tài chính kế toán, Marketing và nhân lực.
Các trưởng bộ phận này báo cáo trực tiếp lên cấp trên. Mỗi bộ phận được
chia ra thành các tổ chuyên trách nhỏ. Việc phân nhỏ 6 bộ phận lớn thể hiện
sự chuyên môn hóa công việc cao hơn do đó kiến thức các kỹ năng của nhân
viên trong mỗi đơn vị nhỏ cũng sâu hơn.
- Khi khách sạn phát triển về quy mô từ 200 buång trở lên (h¹ng 4 - 5

sao), c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y của khách sạn phải có thay đổi. Tổng Giám Đốc
của một khách sạn h¹ng 4 -5 sao có 9 trưởng bộ phận. Khi khách sạn phát
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
16
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
triển, các đơn vị tổ chức cũng mở rộng theo, bao gồm: Bộ phận đón tiếp, bộ
phận phục vụ buồng, bộ phận quản trị trang thiết bị, bộ phận quản trị nhân
lực, bộ phận tài chính kế toán, bộ phận bảo vệ, bộ phận kinh doanh tổng
hợp, bộ phận nhà hàng quầy uống, bộ phận vui chơi giải trí. Trong khách sạn
lớn, việc kinh doanh tổ chức các hội nghị, tiệc chiêu đãi v.v… là thường
xuyên nên phải có một bộ phận chuyên biệt về dịch vụ tiệc tùng, hội họp,
hội thảo và giám đốc của nó cũng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám
Đốc. Vì thế phạm vi kiểm soát của Tổng Giám Đốc có thể tăng nhiều hơn
nữa khi quy mô của khách sạn gia tăng. Ngoài ra, phạm vi trách nhiệm ngoài
của Tổng Giám Đốc cũng phát triển theo quy mô của khách sạn nhu trách
nhiệm đối với các tập đoàn, trách nhiệm đối với các hội đồng hoặc đoàn thể
dân sự, đối với hoạt động liên quan đến hoạt động công nghiệp như tham gia
vào các nghiệp đoàn du lịch địa phương hay hiệp hội các khách sạn - nhà
hàng…
1.3: Mối quan hệ của các bộ phận chính trong khách
sạn.
1.3.1: Các bộ phận chính trong khách sạn.
Điều hành các khách sạn là các thành viên quản trị cấp cao trong
Hội Đồng Quản Trị (HĐQT): Giám Đốc, Tổng Giám Đốc. Chức danh
quản lý cao nhất là chủ tịch HĐQT, trực tiếp điều hành là, Tổng Giám
Đốc, Giám Đốc.
- Giúp việc Giám Đốc có phó Giám Đốc, Giám Đốc uỷ quyền phụ
trách theo từng khối, mảng công việc chính như lưu trú, ăn uống, các
dịch vụ khác…
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092

17
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
- Các khách sạn cỡ nhỏ, chủ doanh nghiệp, Giám đốc có thể điều
hành trực tiếp tới từng thành viên từng bộ phận. Các khách sạn cỡ vừa,
cỡ lớn thường được cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức
năng. Giúp việc chuyên môn cho Giám Đốc, Tổng Giám Đốc có các
phòng ban chức năng. Các phòng ban này thường được cấu trúc theo ba
khối: Khối phòng kinh doanh, khối phòng tổ chức hành chính, khối
phòng hạch toán kinh doanh.
- Trực tiếp thực hiện các công việc tác nghiệp là các đơn vị bộ
phận: Lễ tân, nhà buồng, nhà hàng, nhà bàn, nhà bếp, quầy bar, điều
hành hướng dẫn du lịch, vận chuyển du lịch, các bộ phận phục vụ linh
hoạt như : sửa chữa, bảo dưỡng điện nước…
* Bộ phận lưu trú.
- Bộ phận lưu trú thực hiện chức năng cho thuê buồng phòng của
khách sạn. Khách đăng ký phòng phải được tiếp nhận, tình hình phòng
trống, phòng có khách phải được cập nhật hàng ngày. Khi khách ở
khách sạn, vệ sinh sạch sẽ các khu vực công cộng cũng như khu cực
tiền sảnh cũng phải được bảo đảm. Nếu khách có thắc mắc gì, phải
được giải quyết ngay. Đây là một số chức năng quan trọng của bộ phận
lưu trú
Bộ phận này thường được chia làm các bộ phận nhỏ là lễ tân đón
tiếp khách, nhà buồng, bảo dưỡng kỹ thuật, bảo vệ an ninh.
+ Bộ phận lễ tân đón tiếp khách: Lễ tân, giao dịch, đón tiếp khách là
công đoạn đầu tiên của dây chuyền kinh doanh lưu trú tại khách sạn, với
những nhiệm vụ cụ thể: Giao dịch, đón tiếp khách, trực tiếp bán các quỹ
buồng, giường, căn hộ và gián tiếp bán tất cả các dịch vụ có trong khách sạn.
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
18
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông

Đây là bộ phận được coi là bộ mặt của khách sạn. Có chức năng
đại diện cho khách sạn trong mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với
khách.
+ Bộ phận lễ tân thường bao gồm các chức danh nhân sự như: Nhân
viên đón tiếp, trưởng bộ phận, nhân viên tổng đài, nhân viên hành lý, trực
cửa…
+ Bộ phận nhà buồng: Thực hiện tổng hợp các chức danh nhiệm
vụ chăm sóc phục vụ khách hàng, chăm sóc phục vụ khách lưu trú, giải
đáp thông tin cho khách hàng. Mục tiêu quản lý đặt ra ở bộ phận này là
phục vụ khách theo tiêu chuẩn thứ hạng của khách sạn, thu hút nhiều
khách mới, xây dựng lòng trung thành của khách với khách sạn.
* Bộ phận ăn uống.
Chức năng chính của bộ phận này là cung cấp thức uống và đồ
uống cho các thực khách của khách sạn.
Thường bao gồm các bộ phận nhỏ như bộ phận nhà bếp, bộ phận
nhà bàn, các quầy bar, các nhà hàng độc lập.
- Bộ phận nhà bếp: Đảm nhiệm chức năng sản xuất chế biến theo
yêu cầu của các kế hoạch thực đơn cho tất cả các nhà hàng, quầy hàng
ăn uống trong khách sạn. Người đứng đầu của đơn vị này là bếp trưởng
(Executive Chef) người này trong bất cứ mỗi khách sạn hạng nào cũng
có địa vị và quyền hạn lớn. Dưới bếp trưởng là một loạt các đầu bếp
phụ trách các khu vực bếp khác nhau. Khách sạn càng lớn bao nhiêu thì
tổ chức nhà bếp cũng phức tạp bấy nhiêu.
- Bộ phận nhà hàng, quầy bar : Các quán hàng, nhà hàng này đảm
nhiệm việc trực tiếp bán hàng và tổ chức tiêu dùng sản phẩm ăn uống
cho các khách trong và ngoài khách sạn. Các nhà hàng, quầy hàng được
bố trí đan xen trong các khu vực của khách sạn. Có thể sẽ có một quầy
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
19
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông

giải khát xinh xắn bên bờ hồ bơi, một tổ phục vụ tại phòng (chuyên
phục vụ thức ăn, đồ uống tại phòng), một quầy rượu ở phòng đọc báo,
một quầy rượu ở khu vực tiền sảnh v.v…
* Bộ phận kinh doanh dịch vụ khác (dịch vụ bổ sung, bổ trợ).
- Được phát sinh tuỳ theo mức độ mở rộng hay thu hẹp quy mô
kinh doanh của từng khách sạn. Tuy nhiên cách phổ biến là thường có
các quầy hàng, dịch vụ sinh hoạt, bán các mặt hàng sinh hoạt phục vụ
khách lưu trú.
* Bộ phận Marketing, phòng kinh doanh.
- Phòng kinh doanh, bộ phận marketing tiếp thị xúc tiến thương
mại, đây là các đơn vị phòng ban có chức năng nhiệm vụ nghiên cứu
khách hàng, quảng bá các hình ảnh của khách sạn tới khách hàng đồng
thời tham mưu chỉ đạo kinh doanh cho lãnh đạo doanh nghiệp. Bộ phận
này thường nhỏ nên việc điều phối trong nội bộ dễ dàng hơn. Bộ phận
này lại ít quan hệ với hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Tuy
nhiên, sự phân công cho các nhân viên điều hành tổ tiếp thị thường dựa
trên các loại khách hàng mà khách sạn đang cố gắng chào mời thu hút.
* Bộ phận quản lý nhân sự.
- Bộ phận quản lý nhân sự có chức trách tham mưu, tổ chức bộ máy
doanh nghiệp, tham mưu chức năng, nhiệm vụ của đơn vị phòng ban đồng
thời làm tham mưu về việc sử dụng, bổ nhiệm đãi ngộ các nguồn nhân sự
trong doanh nghiệp, tham mưu việc kí kết hợp đồng lao động, quản lý việc
thanh toán các dạng tiền công, tiền lương, bù đắp các dạng lao động sống
trong doanh nghiệp, quản lý thi đua, kỷ luật khen thưởng, đề bạt nhân sự. Bộ
phận nhân sự không phụ thuộc khách hàng, không dính dáng gì đến kinh
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
20
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
doanh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu
quả. Bộ phận nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn: Khâu

tuyển mộ nhân viên, khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi.
* Bộ phận tài chính – kế toán.
- Bộ phận kế toán thực hiện hai chức năng “Cố vấn” và “Điều
hành” trực tiếp. Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán ghi chép lại
các giao dịch về tài chính, chuẩn bị và diễn giải các bản báo cáo định
kỳ về các kết quả hoạt động đạt được. Nhiệm vụ thường xuyên bao gồm
việc chuẩn bảng lương, kế toán thu và kế toán chi. Qua các chức năng,
nhiệm vụ này, bộ phận kế toán đóng một vai trò tham mưu quan trọng
cho toàn khách sạn bằng cách cung cấp các dữ kiện cho việc đưa ra các
quyết định chuẩn bị ngân sách. Đồng thời đây cũng là bộ phận giám sát
thu thuế của nhà nước.
*Bộ phận quản lý cơ sở vật chất.
- Bộ phận này trực tiếp tham mưu và quản lý các hoạt động liên
quan đến tài sản vật chất của khách sạn từ việc trang cấp ban đầu đến
duy tu, bảo dưỡng, thanh lý, tu bổ trang thiết bị, tài sản.
* Bộ phận an ninh.
- Đây là bộ phận mang tính chất rất đặc thù của hoạt động kinh
doanh khách sạn, do yêu cầu cần phải đảm bảo an ninh an toàn tuyệt
đối cho du khách trong thời gian lưu trú cả về người, tài sản và danh dự
của họ. Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài sản của khách sạn, tài sản của
khách hàng là một phần trong cơ cấu chữ tín của khách sạn.
- Bộ phận an ninh phải đảm bảo duy trì công tác bảo vệ 24/24,
kiểm soát luồng người ra vào khách sạn, quản lý hệ thống báo động của
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
21
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
khách sạn, các hệ thống chiếu sáng, hệ thống két an toàn, các thiết bị
cảnh giới của khách sạn…
* Các bộ phận khác.
Có thể phát sinh tuỳ theo quy mô, chức năng nhiệm vụ cụ thể của

khách sạn.
1.3.2: Mối quan hệ công tác giữa các bộ phận chính
trong khách sạn.
Khách sạn là một cơ sở kinh doanh đòi hỏi phải có nhiều người
tham gia, nhưng lại được phân ra thành những bộ phận riêng tùy theo
chức năng của nó, mỗi bộ phận hoạt động có tính chất tương đối độc
lập với nhau. Ví dụ như nhân viên điện thoại, nhân viên phục vụ buồng,
và nhân viên thu ngân, mỗi người đều thực hiện nhiệm vụ của họ một
cách độc lập, riêng biệt, mặc dù các nỗ lực cố gắng của họ đều hướng
tới mục tiêu chung là mang lại doanh thu cho khách sạn. Bởi vì khách
hàng cần thỏa mãn tổng hợp và đồng bộ các nhu cầu và sản phẩm của
khách sạn là kết quả tạo ra từ hành động thống nhất trong hoạt động của
từng cá nhân bộ phận theo chức năng nhiệm vụ được phân công cho
nên nó mang tính dây chuyền trong sản xuất, đầu ra của công việc này
là đầu vào của công việc kia. Vì vậy các bộ phận trong khách sạn cần
phải có sự liên kết chặt chẽ để hoạt động liên tục bảo đảm cho sản xuất
dây chuyền của khách sạn tạo ra sản phẩm cuối cùng đạt năng suất và
chất lượng cao. Điển hình là quy trình làm thủ tục đăng ký buồng cho
khách cần có sự liên hợp giữa bộ phận đón tiếp khách, bộ phận buồng
và bộ phận kế toán hoặc hoạt động giữa bộ phận phục vụ bàn với bếp
và bar.
Ngoài ra các bộ phận trong khách sạn còn có mối quan hệ tương hỗ xoay
chiều, tức là sự điều phối mang tính quy mô lớn. Trong đó, các bộ phận hoặc cá
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
22
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
nhân cung cấp cho nhau đầu vào và cả đầu ra. Đầu ra của bộ phận này là đầu
vào dưới dang thông tin cho các bộ phận khác. Do đó kết quả hoạt động của bộ
phận này có ảnh hưởng trực tiếp tức thời tới kết quả và chất luượng hoạt động
của bộ phận khác trong toàn khách sạn. Hình thức liên hợp tương hỗ xoay

chiều là đặc trưng điển hình của tổ chức lao động trong khách sạn. Giữa bộ
phận đón tiếp khách của khách sạn và bộ phận buồng là một hình thức kết hợp
tương hỗ xoay chiều đặc trưng. Mỗi ngày tổ đặt buồng phải thông báo trước
cho bộ phận tiền sảnh số buồng trống để bảo đảm việc luôn cập nhật hóa số
lượng buồng trong tình trạng sẵn sàng có thể cho thuê. Ngược lại, bộ phận tiền
sảnh phải cho tổ đặt buồng biết số khách tự đến thuê buồng (những người
không đặt buồng trước). Tương tự như thế, giữa bộ phận tiền sảnh và bộ phận
phục vụ phòng cũng có những mối liên hệ. Các thông tin về tình hình phòng ốc
phải có hai chiều: Khi khách làm thủ tục trả buồng (check-out), bộ phận tiền
sảnh phải thông báo cho bộ phận phục vụ buồng để bộ phận này lau dọn
phòng. Mỗi khi phòng được lau dọn xong, bộ phận phục vụ buồng phải thông
báo cho bộ phận tiền sảnh để họ có thể cho khách thuê. Đó là ví dụ về hình thái
quan hệ tương hỗ. Cũng như thế, bộ phận buồng không thể cung cấp một
buồng đủ tiêu chuẩn cho khách nếu bộ phận giặt ủi không cung cấp đủ khăn
sạch hoặc drap trải giường.
Một ví dụ khác liên quan đến sự truyền đạt cho nhau những thông
tin từ bộ phận này qua bộ phận khác: Bộ phận kỹ thuật không thể nào
thay thế một công tắc đèn bị hỏng trong phòng khách nếu bộ phận các
tầng phòng không thông báo.
Đó là những ví dụ mối phụ thuộc hỗ tương và liên tục tồn tại giữa
các đơn vị riêng lẻ trong bộ phận phòng. Để quản lý một cách hiệu quả
trong trường hợp có những mối phụ thuộc trên, đòi hỏi kế hoạch, thủ
tục, chương trình hành động phải được tiêu chuẩn hóa và thời gian
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
23
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
được quy định rõ ràng. Việc phối hợp giữa các đơn vị ấy phải thường
xuyên liên hệ trực tiếp với nhau, và yêu cầu về thông tin giữa các bộ
phận trong khách sạn cần đảm bảo thông suốt kịp thời, chính xác.
* Sự cần thiết trong việc phối hợp các bộ phận với nhau.

Ví dụ

1:

Giám đốc bộ phận thương mại và tiếp thị tiến hành
công việc để gia tăng việc đặt phòng theo nhu cầu của khách đi theo
đoàn mà không có sự phối hợp chặt chẽ với những bộ phận khác thì có
thể phát sinh nhiều vấn đề như sau:
Nếu không thảo luận với bộ phận đặt phòng thì bộ phận tiếp thị và
thương mại sẽ giữ phòng cho hội nghị nhiều hơn số phòng khách sạn hiện
có. Điều này sẽ dẫn đến việc đặt phòng quá mức. Hơn nữa, bộ phận thương
mãi và tiếp thị sẽ nhận đặt phòng cho những đoàn khách với giá biểu thấp
(vì khách đi theo đoàn bao giờ cũng được giảm giá). Điều này sẽ không bảo
đảm cho khách sạn đạt được chỉ tiêu thu nhập trung bình trong tháng.
Có thể bộ phận kinh doanh sẽ nhận đặt phòng cho một đoàn
khách cần có một phòng họp, nhưng khách sạn sẽ đáp ứng được bởi vì
đã có người đặt trước mà bộ phận kinh doanh không biết. Trong trường
hợp như vậy, Giám đốc bộ phận tổ chức hội nghị và tiệc chiêu đãi phải
đứng ra để dàn xếp với khách hàng.
Vấn đề tương tự sẽ nảy sinh với bộ phận nhà hàng & quầy uống
nếu bộ phận tiếp thị không nắm được về sức chứa của nhà hàng và khả
năng tổ chức một buổi tiệc lớn trong khách sạn.
Nếu không xem xét, thảo luận với bộ phận kế toán, bộ phận kinh
doanh sẽ thấy mình vội vã nhận đặt phòng cho các đoàn khách lữ hành
vì đã đưa ra các khoản thanh toán tín dụng dễ dãi hơn so với quy định
thanh toán tín dụng của bộ phận chuyên môn.
Ví dụ

2

: Sau đây là một vấn đề xảy ra trong hội nghị khi các bộ
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
24
Chuyên Đề Tổng Hợp Trung Tâm Cao Đẳng – Đại Học Phương Đông
phận không liên lạc và phối hợp với nhau chặt chẽ:
Nếu bộ phận phục vụ hội nghị không thông báo cho bộ phận
nhà hàng về chương trình thì sẽ không có cà phê trong giờ giải lao hoặc
đối với buổi tiệc cocktail, món đồ nguội sẽ đem ra trễ.
Nếu bộ phận giặt ủi không biết trước về một buổi tiệc lớn, quan trọng
thì sẽ không chuẩn bị đủ những bộ đồng phục sạch cho nhân viên phục
vụ bàn vào đêm ấy.
Bộ phận bảo vệ nếu không được báo trước sẽ xếp ít bảo vệ,
không đủ lực lượng để tiếp đón những khách quan trọng (VIP) đến.
Tất cả các ví dụ cho thấy rằng sẽ không có điểm dừng khi nói
đến những thiếu sót trong hoạt động của các bộ phận ở khách sạn. Có
thể do nắm bắt thông tin nhầm lẫn, sai chức năng, thiếu tập trung v.v…
Nhưng dù sao thì việc khắc phục tối đa những thiếu sót ấy là vấn đề
sống còn của khách sạn. Những sơ suất hằng ngày sẽ giảm tối đa nếu
chúng ta thiết lập hệ thống tiêu chuẩn hóa các hoạt động một cách
thông minh và có hiệu quả. Điều chỉnh sự công tác giữa các bộ phận là
hết sức quan trọng bởi vì lúc nào cũng có sự phụ thuộc tương tác với
nhau giữa các bộ phận. Đặc biệt là ở cấp lãnh đạo các bộ phận víi
những chức năng khác nhau, thì điều này trở nên rất quan trọng.
Vì vậy, cần phải cơ cấu tổ chức đặt biệt nhằm thúc đẩy sự công tác chặt
chẽ giữa các bộ phận chức năng với nhau.
Vũ Thị Thơm MSSV: 308403092
25