Bài giảng Quản lý và Sử dụng con dấu

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
CON DẤU CON DẤU
Chuyên đề V
NỘI DUNG TRÌNH BÀY
1. Con dấu là gì và có tầm quan trọng như thế nào?
2. Có những loại con dấu nào được quy định?
3. Nội dung quản lý và sử dụng con dấu gồm những
công việc gì?
4. Cá nhân nào có trách nhiệm trong việc quản lý và sử
dụng con dấu của cơ quan?
I. KHÁI NIỆM
Dấu cơ quan là con dấu bằng kim loại hoặc bằng một chất
liệu khác, trên đó khắc tên cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp dùng để xác nhận tư cách pháp nhân.
II. TẦM QUAN TRỌNG
1. Thể hiện tư cách pháp nhân và quyền lực của cơ
quan, tổ chức.
2. Khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
III. CÁC LOẠI CON DẤU TRONG
CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Con dấu của các cơ quan nhà nước
a) Con dấu hình tròn có hình Quốc huy
+ Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của
Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội các
tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương.
+ Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng chính phủ.
+ Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính
phủ.
+ Văn phòng Chủ tịch nước.
+ Viện kiểm soát nhân dân Tối cao, Viện kiểm sát nhân dân địa
phương, các viện kiểm sát quân sự.

+ Toà án nhân dân Tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các
toà án quân sự và các toà án khác.
+ Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp.

+ Các cơ quan thi hành án dân sự.
- Các cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam ở nước ngoài và một số cơ quan ngoại giao (Đại sứ
quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài; cơ quan đại
diện cho Việt Nam trong các tổ chức quốc tế: Liên hợp
quốc, UNESCO, UNDP; Các cơ quan thuộc bộ ngoại giao:
Cục lãnh sự, Vụ Lễ tân, Uỷ ban người Việt Nam ở nước
ngoài, Sở ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.
- Một số cơ quan do thủ tướng chính phủ cho phép (Một số
cục có làm chức năng quản lý nhà nước; một số trường
Đại học Quốc gia)
b) Con dấu hình tròn không có hình Quốc huy
+ Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân trực thuộc Bộ, cơ
quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính phủ.
+ Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân trực thuộc Viện
kiểm sát nhân dân, Viện kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân,
Toà án quân sự các cấp.
+ Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc
UBND cấp tỉnh, cấp huyện.
+ Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, các hội bảo trợ xã hội, quỹ từ thiện được cơ quan
nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hoặc cấp phép
hoạt động.
+ Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền
cho phép hoạt động.
+ Các tổ chức kinh tế được quy định trong luật Doanh nghiệp nhà

nước, Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư nước ngoài tại Việt
Nam, Luật Hợp tác xã.
+ Các phòng công chứng.
2. Con dấu của các tổ chức Đảng cộng sản Việt
Nam
a) Con dấu hình tròn: sử dụng cho các cơ quan lãnh
đạo của Đảng từ cơ sở (chi bộ độc lập, Đảng bộ) cho
đến cơ quan lãnh đạo của Đảng ở Trung ương.
b) Con dấu hình chữ nhật: sử dụng cho hai loại cơ
quan:
+ Cơ quan tham mưu giúp việc cho các cơ quan lãnh
đạo của Đảng như các Văn phòng, các Ban của Đảng
như: Văn phòng tỉnh uỷ, ban Tổ chức tỉnh uỷ, ban Tổ
chức trung ương v.v…
+ Cơ quan sự nghiệp của Đảng như các cơ quan Báo
đảng cơ quan Đào tạo, Xuất bản của Đảng.
III. CÁC LOẠI CON DẤU TRONG
CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
3. Dấu nổi, dấu thu nhỏ: Những cơ quan tổ chức có chức
năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân,
thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu
thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải
được cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu
phải giống như nội dung con dấu cơ quan đã được phép
sử dụng.
III. CÁC LOẠI CON DẤU TRONG
CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
4. Con dấu chức danh và dấu họ tên người có thẩm
quyền ký văn bản:
- Dấu chức danh

- Dấu họ tên người có thẩm quyền ký
5. Các loại con dấu khác:
- Dấu đến
- Dấu chỉ mức độ mật
-
Dấu chỉ mức độ khẩn
-
Dấu chỉ tài liệu thu hồi
III. CÁC LOẠI CON DẤU TRONG
CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Nội dung quản lý và bảo quản con dấu con dấu cơ
quan

Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng 1 con dấu.
Trường hợp cần có thêm con dấu thứ hai cùng nội
dung như con dấu thứ nhất phảI có ký hiệu riêng để
phân biệt với con dấu thứ nhất.

Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu dấu tại
cơ quan công an và chỉ được sử dụng khi đã có giấy
chứng nhận đăng ký mẫu dấu do cơ quan công an có
thẩm quyền cấp.

Khi bắt đầu sử dụng con dấu, cơ quan phải thông báo
bằng văn bản giới thiệu mẫu con dấu cho các cơ
quan, tổ chức có liên quan biết
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU CƠ QUAN

Con dấu cơ quan phải được bảo quản tại trụ sở cơ quan

trong tủ sắt, có khoá tốt.

Khi làm việc con dấu được treo trên giá để trên bàn làm
việc. Mỗi con dấu phải có ký hiệu rõ ràng trên giá để khi
sử dụng không bị nhầm lẫn.

Hết giờ làm việc, con dấu phải cất vào tủ khoá cẩn thận.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU CƠ QUAN

Trường hợp bị mất con dấu, cơ quan phải xử lý như sau:

Phải có văn bản báo cáo về việc mất con dấu nêu
rõ lý do và gửi: cơ quan công an nơi đóng trụ sở,
cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký
mẫu dấu và cơ quan cấp trên trực tiếp.

Phải thông báo bằng văn bản về việc mất con dấu
gửi tới các cơ quan liên quan.

Phải có văn bản xin khắc con dấu mới.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU
2. Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý và sử
dụng con dấu của cơ quan mình.

Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính tổ
chức: trực tiếp giúp người đứng đầu cơ quan quản lý con

dấu cơ quan.

Văn thư cơ quan: trực tiếp bảo quản và sử dụng con dấu
của cơ quan.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU
3. Sử dụng con dấu

Văn thư cơ quan có trách nhiệm giữ và đóng dấu

Không được giao con dấu cho người khác khi chưa
được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
Trường hợp đi công tác hoặc nghỉ việc riêng phải bàn
giao con dấu cho người khác theo ý kiến của Lãnh
đạo đơn vị. Khi bàn giao con dấu phải lập biên bản.

Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ
quan

Không đóng dấu vào các văn bản (không đúng thể
thức/người ký không đúng thẩm quyền/văn bản mẫu
chưa ghi nội dung)
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU

Dấu đóng lên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, trùm lên
từ 1/3 - 1/4 chữ ký ở phía bên trái chữ ký;

Đóng đúng mực dấu quy định (mực dấu hiệu con ngựa
(Horse) được sản xuất theo tiêu chuẩn EC được Viện

khoa học hình sự Bộ công an kiểm tra chất lượng và dán
tem chống hàng giả).
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU

Đóng dấu treo

Dấu treo có thể được đóng lên phụ lục kèm theo văn
bản. Khi đóng thì đóng trùm lên một phần tên phụ lục

Dấu treo có thể được đóng lên văn bản chuyên môn
nghiệp vụ mà người ký không có thẩm quyền đóng
dấu cơ quan, nhưng cần sự xác nhận tính chính xác
của văn bản như các biên lai, phiếu thu tiền, phiếu gửi
văn bản, phiếu thu nhận tài liệu vv

Những văn bản đóng dấu treo do người ký văn bản
quyết định hoặc được quy định trong quy chế văn thư,
lưu trữ cơ quan.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU

Đóng dấu giáp lai, dấu nổi
Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi lên văn bản chuyên ngành
do người đứng đầu Bộ, ngành quy định.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU

Đóng các loại dấu khác
Dấu Đến: đóng ở trang đầu, góc trái, dưới số, ký hiệu hoặc

trích yếu.
Dấu mật, khẩn: đóng ở trang đầu, góc trái, dưới số, ký hiệu
hoặc trích yếu.

Riêng dấu chỉ mức độ mật tương ứng (ABC) chỉ đóng
ngoài bì

Riêng dấu “Hỏa tốc hẹn giờ” chỉ đóng ngoài bì
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ
SỬ DỤNG CON DẤU
4. Xử lý vi phạm
a) Xử phạt hành chính (Nghị định số 150/2005/NĐ-CP
ngày 12 tháng 12 năm 2005)
- Phạt tiền từ 200.000đ đến 500.000đ đối với hành vi
mất giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu.
- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với
một trong những trường hợp sau:
+ Khắc các loại con dấu mà không có giấy phép hoặc
các giấy tờ khác theo quy định;
+ Sử dụng con dấu chưa đăng ký lưu chiểu mẫu hoặc
chưa có giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu;
+ Tự ý mang con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị mà không
được phép của cấp có thẩm quyền;
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU
+ Để mất con dấu đang sử dụng;
+ Không khắc lại con dấu khi có quyết định của cấp có
thẩm quyền về đổi tên cơ quan, tổ chức hoặc thay đổi
trụ sở cơ quan, tổ chức theo quy định;
+ Không khắc lại con dấu theo mẫu quy định;

+ Không nộp lại con dấu khi cơ quan, tổ chức tách, sáp
nhập, giải thể, pháp sản hoặc thôi hoạt động;
+ Không thông báo mẫu dấu với các cơ quan có liên
quan trước khi sử dụng.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU
- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối
với một trong những hành vi sau đây:
+ Không nộp lại con dấu hoặc không nộp con dấu theo
đúng thời hạn khi có quyết định thu hồi của cấp có
thẩm quyền;
+ Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung;
+ Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của
cấp có thẩm quyền hoặc chữ ký của cấp không có
thẩm quyền;
+ Không có giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối
với một trong những hành vi sau đây:
+ Mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng
mà không có giấy phép mang con dấu vào nước Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam hoặc không có giấy
chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
+ Sử dụng trái phép con dấu mang từ nước ngoài vào
Việt Nam;
+ Khắc dấu giả hoặc sử dụng con dấu giả.
- Ngoài việc bị phạt triền, cá nhân, tổ chức vi phạm còn
bị áp dụng các hình thức xử phạt bổ sung: bị tịch thu
tang vật, phương tiện; tước quyền sử dụng giấy phép,

chứng chỉ hành nghề trong thời gian từ 3 tháng đến 6
tháng.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU
b) Truy cứu trách nhiệm hình sự
Bộ luật hình sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam,
Quốc hội khoá X kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 21- 12-1999. Cụ
thể tại Điều 267. tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan tổ
chức quy định như sau:.
(1). Người nào làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác của cơ
quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu, tài liệu, giấy tờ đó nhằm
lừa dối cơ quan, tổ chức hoặc công dân thì bị phạt tù từ sáu
tháng đến 3 năm.
(2). Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây thì bị phạt
tù từ 2 năm đến 5 năm.
a. Có tổ chức.
b. Phạm tội nhiều lần.
c. Gây hậu quả nghiêm trọng.
d. Tái phạm nguy hiểm.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU
(3). Phạm tội gây hậu quả nghiêm trọng hoặc đặc biệt
nghiêm trọng thì bị phạt tù từ 4 năm đến 7 năm.
(4). Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 5 triệu
đồng đến 50 triệu đồng.
IV. NỘI DUNG QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU