Ứng dung excel trong quản lý doanh thu của một cửa hàng bán vật tư xây dựng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ

BÁO CÁO MÔN HỌC
Tên đề tài:

ỨNG DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ
DOANH THU CỦA MỘT CỬA HÀNG
BÁN VẬT TƯ XÂY DỰNG
Môn: Quản lý dữ liệu với MS Excel và MS Access
Giảng viên hướng dẫn: Cơ Nguyễn Thị Thanh Tâm

TP. HỒ CHÍ MINH
Ngày 26/6/2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN


KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ


BÁO CÁO MÔN HỌC

Tên Đề Tài:

ỨNG DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝ
DOANH THU CỦA MỘT CỬA HÀNG
BÁN VẬT TƯ XÂY DỰNG
Môn: Quản lý dữ liệu với MS Excel và MS Access
Giảng viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Thị Thanh Tâm

Trang | 2


TRÍCH YẾU
Ứng dụng Mircosoft Excel là một cơng cụ quản lý dữ liệu do tập đoàn Microsoft phát triển
dùng trong việc quản lý và quản lý dữ liệu.
Trong khuôn khổ báo cáo này, tơi sẽ trình bày các chức năng cơ bản của Excel trong việc
sắp xếp, phân tích, trình bày dữ liệu thơng qua các cơng cụ:
-

Trình bày dữ liệu (Merge Cells, Freeze Panes, định dạng dữ liệu,đóng khung,…)
Hàm toán
Sắp xếp dữ liệu (Sort, Filter/Advanced Filter)
Kiểm kê dữ liệu (Data Validation/Notes, Conditional Formating)
Phân tích dữ liệu (Biểu đồ, Subtotal, Pivot Table, Pivot Chart)

Qua đó, tơi sẽ chứng minh Excel là một công cụ khai thác các loại thông tin hiệu quả và
triệt để, giúp các nhà quản lý dữ liệu tiết kiệm thời gian trong phân tích các vấn đề tài
chính và sức khỏe của cơng ty.

Trang | 3


MỤC LỤC
TRANG BÌA

Trang | 4


LỜI CẢM ƠN

Học kỳ là 2033 là một học kỳ khó khăn vì chúng ta phải đối diện với đợt bùng phát dịch
COVID-19 mới. Và cũng là một học kỳ vơ cùng khó khăn với tơi, tơi chưa bao giờ nghĩ
mình sẽ có thể học online một cách hồn hảo được và bằng chứng là tôi đã từng rất nhiều
lần vắng học những môn khác và không đạt được hiệu suất học tập mong muốn.
Nhưng đối với tôi bộ môn Quản lý dữ liệu với MS Excel và MS Access ở học kỳ này là
một ngoại lệ, tôi đã dành rất nhiều thời gian để tham gia cùng với lớp học và cố gắng để
hồn thành tốt thành tích của mình. Bởi vì theo tơi, MS Excel là một ứng dụng rất cần thiết
và đặc biệt quan trọng đối với định hướng nghề nghiệp của tôi sau này.
Tôi không nghĩ mình có thể dành nhiều thời gian để học online đến vậy.
Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên Nguyễn Thị Thanh Tâm
đã giúp đỡ và hướng dẫn tôi cũng như là lớp học thời gian vừa qua, để chúng tơi có thể
hồn thiện phần báo cáo của mình một cách tồn vẹn nhất.

Trang | 5


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Trang | 6


NHẬP ĐỀ
Ứng dụng Microsoft Excel là một công cụ quản lý dữ liệu phổ biến được ứng dụng trên rất
nhiều lĩnh vực. Nhờ vào tính thực tế, tiện lợi và chuyên nghiệp của nó, các doanh nghiệp
vừa và nhỏ có thể đưa nó vào hoạt động kinh doanh để tối ưu hóa các chức năng và hiệu
suất của cơng ty trong thực tế.
Tơi sẽ trình bày về một ví dụ cụ thể, đó chính là áp dụng phần mềm Microsoft Exel để giúp
theo dõi hoạt động kinh doanh/theo dõi doanh thu của công ty vật liệu xây dựng ABC đối
với khách hàng Y.
Tơi sẽ trình bày ví dụ này qua 7 phần:

•
•
•
•
•
•
•

Phần 1: Tổng quan về cửa hàng vật liệu ABC
Phần 2: Quản lý bán hàng công ty ABC đối với khách hàng Y
Phần 3: Tính tổng tiền lãi
Phần 4: Trình bày và sắp xếp dữ liệu
Phần 5: Phân tích dữ liệu
Phần 6: In ấn
Phần 7: Kết luận

Thông qua báo cáo, tôi sẽ đạt được mục tiêu áp dụng phần mềm MS Excel toàn diện vào
quản lý doanh thu của một cửa hàng vật liệu xây dựng đối với một khách hàng nhất định.

Trang | 7


Phần 1: Tổng quan về cửa hàng vật liệu ABC
Cửa hàng ABC là một cửa hàng có quy mơ vừa phải chuyên cung cấp các loại vật liệu thô
xây dựng bao gồm các loại:
- Cát
- Đá
- Gạch
Và các phân loại của nó, tơi trình bày thơng qua bảng 1:

Hình 1: Bảng báo giá chính cửa hàng vật liệu ABC

Tổng hợp dựa trên các bảng phụ như sau:

Hình 2: Bảng phụ 1, 2

Hình 3: Bảng phụ 1, 2

Trang | 8


Về thông tin của các loại vật liệu xây dựng, tôi quy định mã nhập như sau:
-

-

Hai chữ cái đầu thề hiện loại hàng hóa:
•

“CA”: Cát

•

“DA”: Đá

•

“GA”: Gạch

Đối với mã nhập gồm 4 chữ cái:

•

-

Hai chữ cái cuối cùng thể hiện phân loại vật liệu

Đối với mã nhập gồm 5 chữ cái:
•

Chữ cái thứ 3 và 4 từ trái qua thể hiện phân loại vật liệu

•

Chữ cái thứ 5 thể hiện đặc điểm vật liệu

Tơi trình bày bảng chính thơng qua các hàm sau:
Đối với LOẠI HÀNG:
=IF(LEFT(C4,2)="CA","Cát",IF(LEFT(C4,2)="DA","Đá","Gạch"))
Đối với PHÂN LOẠI HÀNG: sử dụng quy tắc mã nhập như trên:
=IF(LEN(C4)=4,RIGHT(C4,2),MID(C4,3,2))
Đối với TÊN HÀNG: áp dụng hàm ghép CONCATENATE và hàm tra cứu VLOOKUP từ
các bảng phụ để thể hiện tên vật liệu cuối cùng:
=CONCATENATE(D4," ",VLOOKUP(E4,$B$19:$C$27,2,0),"(khoảng
trắng)",IF(LEN(C4)>4,VLOOKUP(RIGHT(C4,1),$B$31:$C$34,2,0),""))
Đối với các cột còn lại, ĐƠN VỊ TÍNH, ĐƠN GIÁ và ĐƠN GIÁ THEO BAO: áp dụng
hàm tra cứu VLOOKUP và IF phù hợp.
Riêng đối với mặt hàng gạch, đơn giá được tính theo viên, quy cách đóng gói 50 viên/bao,
nên phải được quy định ra đơn vị chung là bao.

Trang | 9

Phần 2: Quản lý bán hàng công ty ABC đối với khách hàng Y

Hình 4: Bảng chính báo cáo Quản lý bán hàng đối với khách hàng Y

Đối với bảng chính tơi sử dụng cơng cụ Data Validation để tạo một drop-down list đối với
MÃ NHẬP dựa trên danh mục sản phẩm kinh doanh của cửa hàng để tránh sai sót. Vì
ngồi các vật liệu đã được nêu trong bảng 1, cửa hàng không kinh doanh các loại khác.

Khi nhập sai mã hàng quy định sẽ có thơng báo dừng lại, và yêu cầu nhập lại:

Trang | 10


Cột NGÀY BÁN và SỐ LƯỢNG được nhập thủ công
Cột THÀNH TIỀN sẽ được tính tốn tự động dựa trên hàm tra cứu VLOOKUP đối với
bảng 1:
=D44*VLOOKUP(B44,$C$4:$I$14,7,0)
Chiết khấu đối với các loại mặt hàng vật liệu được quy định như sau:
-

Đối với mặt hàng cát: cát bê tông sẽ được chiết khấu cho bên Y nếu bên Y nhập
mua số lượng lớn hơn 300 bao một đơn hàng

-

Đối với mặt hàng gạch: gach Bình Dương sẽ được chiết khấu cho bên Y nếu bên Y
nhập mua số lượng lớn hơn 500 bao một đơn hàng

-

Các mặt hàng cịn lại khơng được chiết khấu

Tơi thực hiện bảng chiết khấu:

Hình 5: Bảng chiết khấu

Dựa vào quy tác chiết khấu trên, tôi thực hiện cơng thức để tính chiết khấu:
=IF(AND(D44>300,OR(B44=$F$34:$F$35)),
$G$34,IF(AND(D44>500,OR(B44=$F$36:$F$37)),$G$36,0))
Thuế đối với các mặt hàng được quy định như sau:
-

Đối với cát: 2.0%

-

Đối với đá: 1.7%

-

Đối với gạch: 1.5%

Trang | 11


Tơi thực hiện bảng thuế:

Hình 6: Bảng thuế

Như vậy, phần THUẾ sẽ được điền tự động qua hàm tra cứu:
=VLOOKUP(LEFT(B44,2),$B$38:$C$40,2,0)
Sau khi đã tính được GIẢM GIÁ bằng cơng thức
GIẢM GIÁ = THÀNH TIỀN * CHIẾT KHẤU
Áp dụng mức thuế đã được quy định như trên, ta tính tốn được doanh thu của của cửa
hàng ABC khi thực hiện các giao dịch với khách hàng Y:
DOANH THU = THÀNH TIỀN – ((THÀNH TIỀN – GIẢM GIÁ) * THUẾ)
Chuyển đổi ra hàm toán học trên MS Excel:
=E44-((E44-G44)*H44)

Trang | 12


Phần 3: Tính tổng tiền lãi
Hiện tại đã có dữ liệu về doanh thu đối với khách hàng Y, để thực hiện tính tốn tiền lãi
một cách chi tiết dựa trên các loại mặt hàng bán được, tôi thực hiện các bước:
-

Copy sheet “Báo cáo doanh thu”, đổi tên thành sheet “Báo cáo tiền lãi”

-

Sắp xếp bảng QUẢN LÝ BÁN HÀNG bằng công cụ Sort, dựa trên MÃ NHẬP từ A
– Z, sau đó tới ngày bán từ cũ nhất đến mới nhất:

-

Áp dụng công cụ Subtotal vào bảng QUẢN LÝ BÁN HÀNG
• Thực hiện phép tính SUM DOANH THU dưới mỗi mã nhập:

Trang | 13


• Thực hiện tiếp phép tính subtotal chồng SUM SỐ LƯỢNG dưới mỗi MÃ
NHẬP, tích vào ơ “Replace current subtotals” để trình bày dữ liệu đẹp mắt
và gọn gàng:

Sau khi đã thực hiện các bước ta có bảng:

Hình 7: Bảng chính báo cáo Quản lý bán hàng sau khi đã thực hiện Subtotal

Trang | 14


Tơi tạo thêm bảng dựa bảng tính lãi dựa trên tiền vốn gốc:

Hình 8: Bảng tính lãi

Đối với cột TÊN HÀNG, tôi thực hiện tra cứu bằng hàm tra cứu VLOOKUP với bảng 1.
SỐ LƯỢNG (BAO) được nhập thủ công ở đầu mỗi báo cáo tiền lãi, là số lượng hàng tồn
kho trước khi giao dịch với khách hàng Y.
GIÁ TRỊ NHẬP là giá vốn của vật liệu xây dựng lúc nhập kho.
SỐ LƯỢNG BÁN được trích từ bảng QUẢN LÝ BÁN HÀNG sau khi đã thực hiện
Subtotal, nhập thủ công đối với từng loại mặt hàng đã thực hiện phép tính SUM SỐ
LƯỢNG.
SỐ LƯỢNG CỊN LẠI được tính bằng cơng thức:
SỐ LƯỢNG CỊN LẠI = SỐ LƯỢNG BAO – SỐ LƯỢNG BÁN
TIỀN VỐN được tính bằng cơng thức:
TIỀN VỐN = SỐ LƯỢNG BÁN * GIÁ TRỊ NHẬP

TIỀN LÃI được tính bằng cách lấy SUM DOANH THU theo từng MÃ NHẬP sau khi đã
Subtotal trừ đi TIỀN VỐN:
TIỀN LÃI = DOANH THU – TIỀN VỐN
Qua đó thu được Tổng tiền lãi bằng tổng các tiền lãi dựa trên MÃ NHẬP.

Trang | 15


Phần 4: Trình bày và sắp xếp dữ liệu
Cơng cụ Notes:
Công cụ Notes được sử dụng để đặt những ghi chú cho người dùng hoặc người đang được
chia sẻ bảng tính. Cơng cụ Notes được sử dụng để tạo để sử dụng offline trong khi đó tính
năng Comment được sử dụng để trị chuyện online.
Tơi đặt một ghi chú ở Bảng 1 để ghi chú đơn giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng như sau:

Hình 9: Đơn giá đã có ghi chú

Trang | 16


Công cụ Conditional Formatting
Sử dụng công cụ Conditional Formatting để tìm ra các giá trị mong muốn trong bảng.
Trong trường hợp này tôi sử dụng Conditional Formatting theo quy tắc:
-

Chiết khấu > 0, tô màu cam

-

Chiết khấu > 3,5, tô màu xanh lá cây

Sau khi đã áp dụng cơng cụ:

Hình 10: Bảng báo cáo Quản lý bán hàng sau khi đã thực hiện Condirtional Formatting

Trang | 17


Đối với bảng Quản lý bán hàng đã thực hiện Subtotal, tơi chọn màu vàng những ơ có chứa
chuỗi từ “total”, dễ quan sát để nhanh chóng thực hiện các thao tác hơn.

Sau khi áp dụng cơng cụ:

Hình 11: Bảng báo cáo Quản lý bán hàng (đã subtotal) sau khi thực hiện Conditional Formatting

Trang | 18


Công cụ Filter/Advanced Fiter
Đối với công cụ Filter tôi áp dụng vào bảng quản lý doanh thu để sắp xếp dữ liệu theo cột
MÃ HÀNG:

Hình 12: Bảng báo cáo Quản lý bán hàng sau khi đã sử dụng công cụ Filter

Để trích lọc thơng tin dựa vào số lượng Gạch Tuynel Bình Dương A bán được, cụ thể tơi
đưa ra điều kiện là lớn hơn 200 (>200).
Điều kiện:

Sau khi trích lọc:

Trang | 19


Phần 5: Phân tích dữ liệu
Pivot Table/Pivot Chart
Tơi thiết kế một Pivot Table để thống ở sheet mới để thống kê số lượng hàng hóa trong
bảng QUẢN LÝ BÁN HÀNG. Tôi đặt tên sheet là “Pivot Table”
Tôi đặt các điều kiện như sau:

để tìm tổng doanh thu theo ngày giảm giá và ngày bán, sắp xếp dựa trên biến mã nhập và
số lượng.
Sau khi đã đặt điều kiện và định dạng lại Pivot Chart:

Trang | 20


Đặt điều kiện chọn những đơn hàng được bán trong ngày 18/6/2021, ta được:

Như vậy, ta đã tìm được những loại hàng hóa được bán trong ngày 18/6/2021, và tổng
doanh thu.
Để thống kê bảng trên dưới dạng biểu đồ, tôi chọn Pivot Chart để có thể thống kê linh hoạt
dựa trên Pivot Table của mình.
Tơi chọn biểu đồ cột để có thể theo dõi số lượng và doanh thu bán được.
Sau khi chọn biểu đồ cột:

Hình 13: Pivot Chart và biểu đồ Pivot

Sau khi đã có biểu đồ, chọn Freeze Panes ứng với dịng Mã Nhập để có thể dễ dàng quan
sát dữ liệu.

Trang | 21


Biểu đồ
Copy sheet “Báo cáo doanh thu”, đổi tên thành sheet “Biểu đồ”.
Để phản ảnh biến động số doanh thu theo ngày bán trong bảng 1. Tôi sử dụng biểu đồ
miền:

Kết quả:

Hình 14: Báo cáo Quản lý bán hàng và Biểu đồ thể hiện sự biến động doanh thu theo ngày bán

Trang | 22


Phần 6: In ấn
Trên Ribbon công cụ chọn Page Layout, sau đó mở bảng điều khiển Page Setup

Cài đặt in ấn Page Setup chỉ có tác dụng đối với worksheet đang chọn.
Giả sử cần in ấn sheet “Báo cáo doanh thu”, tơi cài đặt trang in như sau:

Hình 15: Cài đặt trang in

Trang | 23


Sau đó cài đặt Header và Footer:

Hình 16: Cài đặt Header/Footer

Preview trang in:

Trang | 24


Hình 17: Xem trước trang in

Thực hiện tương tự đối với các worksheets còn lại.
Phần 7: Kết luận
Bằng cách sử dụng hàm tốn, tơi có thể tính tốn các loại giá trị thông qua một cơ sở dữ
liệu cho trước, đồng thời giúp quản lý thông tin một cách khoa học và tự động. Lấy ví dụ:
tơi có thể cập nhật các bảng phụ danh mục sản phẩm để thay đổi thông tin bảng báo giá
dành cho khách hàng hoặc thay đổi thơng tin danh mục sản phẩm.
Ngồi ra thơng qua sử dụng các cơng cụ sắp xếp/trích lọc dữ liệu, nhà quản lý cũng có thể
tiếp cận với các thơng tin nhanh chóng hơn, tìm kiếm thơng tin một cách có hệ thống. Ví
dụ: tơi có thể dễ dàng sắp xếp số tiền lãi theo quy tắc từ thấp nhất tới cao nhất.
Những công cụ thống kê, tổng hợp giá trị dữ liệu cũng giúp cho nhà quản lý có cái nhìn
bao qt hơn về tình hình kinh doanh ở hiện tại, các biểu đồ cung cấp một lượng thơng tin
ẩn rât lớn có thể ảnh hướng đế sức khỏe kinh doanh của cửa hàng trong tương lai.
MS Excel cũng cung cấp các công cụ thêm như ghi chú và cài đặt in ấn, hoặc chèn link vào
bảng tính, ở hiện tại đã có thể kết hợp với cơng nghệ lưu trữ đám mây để trực tiếp chính
sửa online, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể nếu người thống kê có nhu cầu chia sẻ bảng
tính của mình.
Kết luận chính: có thể áp dụng được MS Excel vào quản lý doanh thu của một cửa hàng
vật tư xây dựng vừa đối với khách hàng hoặc thống kê doanh thu thường niên.
Trang | 25