Tài liệu Công nghệ giám sát nhân viên doc

Công nghệ giám sát nhân viên
Gần ba tháng nay, Mark Peterson, giám đốc hãng sản xuất giày thể thao
Universe tại Singapore,luôn trong tình trạng mất ăn mất ngủ bởi ông
không hiểu vì sao những chiếc giày thể thao được sản xuất theo công
nghệ mới của hãng vẫn không thể thu hút được khách hàng. Điều khiến
ông đau đầu hơn là trưởng bộ phận thiết kế của Universe không hề tỏ ra
lo lắng, ngày ngày vẫn đi làm trong tâm trạng thoải mái, không chút bận
tâm. Sau nhiều đắn đo, suy nghĩ, Mark quyết định tìm ra nguyên nhân
của sự việc.
Sau nhiều lần nghiên cứu các tài liệu mà vẫn không phát hiện ra điều gì bất
thường, trong một lần tình cờ vào Internet tìm kiếm thông tin, Mark bàng
hoàng sửng sốt khi thấy tên của trưởng bộ phận thiết kế xuất hiện trên nhiều
trang web cũng như hàng loạt chiếc giày thể thao mẫu mã tương tự với sản
phẩm mới của Universe đã có mặt trên thị trường từ lâu lắm rồi. Mark đã hiểu
ra rằng thủ phạm chính của vụ việc này chính là vị trưởng bộ phận thiết kế
nọ. Người đã từng được ông đánh giá cao, đã từng được ông ưu ái trong
công việc cũng như trên con đường công danh sự nghiệp đã dám “bán mình
cho quỷ” để ung dung hưởng lợi nhuận từ nhiều bên.
Có lẽ, lúc này việc sa thải vị trưởng bộ phận kia cũng không giải quyết được
nhiều vấn đề nữa. Mọi thứ đã quá muộn với một nhà quản lý như Mark. Điều
an ủi duy nhất đối với Mark là vụ việc này sẽ trở thành bài học xương máu
trong việc quản lý nhân viên nhằm tránh những hậu quả tương tự xảy ra
trong tương lai.
Trên thương trường, một trong những yếu tố thành công của bất kỳ doanh
nghiệp nào chính là nghệ thuật quản lý nhân sự. Yếu tố này tuy không trực
tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ nhưng nó có vai trò rất lớn đối với việc nâng cao
năng suất lao động cũng như chất lượng sản phẩm. Và các công ty thành
công ngày nay luôn hiểu rõ tầm quan trọng của yếu tố quản lý. Trong thế kỷ
20, rất nhiều cuộc cách mạng về quản lý đã diễn ra trên thế giới, góp phần
đáng kể vào sự tồn tại, phát triển cũng như khẳng định vị thế của nhiều công
ty, tập đoàn lớn ngày nay.

Cho dù trong kinh doanh hiện đại, đối với các ông chủ doanh nghiệp, việc
quản lý và giám sát nhân viên không hề dễ dàng chút nào. Tuy nhiên, cùng
với sự phát triển của công nghệ hiện đại, nhiều biện pháp quản lý nhân viên
hữu hiệu đã ra đời, góp phần giảm nhẹ nỗi lo lắng của các nhà quản lý.
“Nhiều công nghệ mới đã giúp các nhà quản lý thực hiện nhiệm vụ của mình
một cách hiệu quả hơn. Các nhân viên giờ đây có thể bị giám sát ở bất kỳ
đâu, trong bất cứ lúc nào mà không hề hay biết” - Peter Thompson, giám đốc
hãng Tech Manager chuyên cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự, cho
biết. Các số liệu thống kê cho thấy hiện gần 1/10 số nhân viên trên thế giới
đang bị quản lý, giám sát một cách bí mật bởi công nghệ hiện đại, gần 12%
số email của các nhân viên tại các công ty, tập đoàn lớn bị theo dõi. Riêng tại
Mỹ, có đến 30.000 công ty đã thuê tư vấn giải pháp công nghệ để quản lý
nhân viên. Dự tính đến năm 2008, sẽ có đến 80% trong tổng số các công ty
Mỹ áp dụng biện pháp quản lý này.
Mặc dù những biện pháp quản lý nhân viên truyền thống như thẻ từ ra vào,
camera quan sát …vẫn chứng tỏ được hiệu quả nhất định trong việc giám sát
nhân viên, tuy nhiên, trong tương lai, chúng sẽ dần dần bị thay thế bởi
Internet, máy vi tính, email,… Những công cụ hiện đại này đang dần thể hiện
những ưu thế vượt trội của mình trong công việc quản lý nhân sự tại nhiều
công ty.
Giám sát hoạt động qua máy vi tính:
Chỉ trong vòng chưa đầy 20 năm, con người đã chuyển từ văn phòng giấy tờ
sang văn phòng ảo. Công việc giờ đây được thực hiện hầu như trên máy
tính, từ việc soạn thảo văn bản đơn giản cho đến thực hiện các giao dịch với
đối tác kinh doanh. Do đó, việc theo dõi nhân viên qua máy tính cũng đồng
nghĩa với việc giám sát công việc của họ, nắm bắt được nhân viên nào làm
việc chăm chỉ, nhân viên nào lơ là, xao lãng phần việc của mình. Phần mềm
được nhiều nhà quản lý sử dụng phổ biến hiện nay là PC anywhere . Nhờ
phần mềm này, các nhà quản lý có thể theo dõi mọi hoạt động trên máy tính
của các nhân viên trong công ty, biết được hôm nay họ làm những gì, thực

hiện những giao dịch nào và có xao lãng công việc hay không. Các nhân viên
sẽ không biết họ bị theo dõi và nhà quản lý có thể “chộp” được bất cứ hoạt
động nào như chơi game, gửi email không vì mục đích công việc hay tán gẫu
với bạn bè trên mạng.


Ngoài ra, các nhà quản lý đang trông đợi từng ngày công nghệ mới sắp ra đời
của hãng Microsoft để giám sát có hiệu quả hơn nữa các nhân viên trong
công ty, Đó là chuột máy tính thế hệ mới Intellimouse. Chuột máy tính này
được cài một con chip nhỏ có thể tính toán thời gian sử dụng máy tính bằng
cách đo thời gian mà các nhân viên sử dụng bấm vào con chuột bằng một
khoảng cách không gian. Do đó, nếu quy ước một phút sử dụng máy tính có
thể biểu hiện bằng một khoảng cách 4m thì một máy tính đang hoạt động sẽ
có khoảng cách tăng lên tương ứng với thời gian hoạt động của máy vi tính.
Như vậy, nếu một nhân viên sử dụng máy tính xao lãng công việc được giao
để làm một công việc khác thì số khoảng cách không gian được Intellimouse
thể hiện sẽ bằng số 0. Lúc đó nhà quản lý chỉ cần kiểm tra Intellimouse là có
thể biết được nhân viên có chăm chỉ hay không.
Cho dù giá của Intellimouse sẽ hơi đắt nhưng chắc chắn các nhà quản lý
cũng không tiếc tiền bởi những gì nó mang lại cho công ty còn lớn hơn nhiều
so với số chi phí bỏ ra ban đầu này.
Giám sát nhờ Internet:
Internet mang lại rất nhiều lợi thế nhưng cũng không ít phiền tóai cho các ông
chủ trong quản lý doanh nghiệp. Chuyện nhân viên thường xuyên vào
Internet để chat hay giải trí trong giờ làm việc khiến các ông chủ đau đầu bởi
các nhân viên này đang làm lãng phí thời gian và giảm năng suất làm việc.
Tuy nhiên, “vỏ quýt dày có móng tay nhọn”. Cách đây khôn lâu, toàn thể nhân
viên của Vodaphone đã nhận được một thông báo rằng: “Công ty luôn có
công nghệ mới để tất cả ai sử dụng Internet vào việc riêng trong giờ làm việc
đều sẽ bị phát hiện và chịu phạt nghiêm khắc”.

Nhiều hãng phần mềm trên thế giới liên tục tung ra thị trường những phần
mềm giám sát hoạt động Internet của các nhân viên. Các phần mềm phổ biến
hiện nay là Little Brother, Web Monitor,… sẽ được cài trực tiếp vào máy chủ
của công ty để bất kỳ nhân viên nào từ bất kỳ máy tính nào trong giờ làm việc
nếu truy cập một trang web sex đều sẽ bị ngăn cấm và ngay lập tức trên màn
hình máy tính của nhân viên đó sẽ xuất hiện lên dòng chữ: “Bingo! You are
catched by the bosses. Don’t do this again”.
Hãng Computer Associates, chủ sở hữu phần mềm Little Brother cho biết
hàng năm số khách hàng đặt mua phần mềm của hãng là rất lớn. Riêng năm
2003, con số công ty có cài đặt phần mềm này trên toàn nước Mỹ là 45.000.
Và như vậy, không hiểu có bao nhân viên đã bị bắt quả tang khi truy cập các
trang web đen.
Có lẽ, các nhà quản lý cảm thấy hài lòng nhất với việc giám sát hiệu quả hoạt
động truy cập Internet của các nhân viên. Lấy một chương trình Internet này
để giám sát một chương trình Internet khác là cách quản lý tương đối hiệu
quả trong bất kỳ công ty nào. (Còn tiếp)
Giám sát nhân viên nhờ phần mềm quản lý email
David Blair, giám đốc điều hành của Examine Bones - một công ty
chuyên nghiên cứu và theo dõi hoạt động văn phòng của các doanh
nghiệp châu Âu, nói: “Trung bình mỗi nhân viên ngày nay nhận và gửi
trung bình 20 email/ngày. Nội dung của các email không phải lúc nào
cũng liên quan đến công việc. Có khi kèm theo đó là những hành động
tiết lộ bí mật công ty”.
Và bởi vậy, các ông chủ doanh nghiệp rất muốn kiểm soát nhân viên bằng
các chương trình quản lý email, tuy nhiên, họ luôn gặp sự phản đối từ nhiều
ngườI, đặc biệt là từ các nhân viên của mình vì ngườI lao động cho rằng việc
kiểm soát này có thể vi phạm bí mật cá nhân. Và để làm giảm nhẹ mức độ “vi
phạm bí mật cá nhân”, các chuyên gia quản lý phảI nghĩ ra cách sử dụng các
chương trình giám sát “nhẹ nhàng” hơn và ở một mức độ nhất định nào đó
thôi.

Nhiều công ty châu Âu đã sử dụng phần mềm dướI dạng phiếu theo dõi số
lượng e-mail đã được nhận và gửi đi trong ngày của nhân viên cùng nội dung
của các email đó. Những email này sẽ được một máy chủ kiểm soát và phân
tích nhằm vạch ra những gì liên quan đến công việc, những gì thuộc diện”bí
mật cá nhân” và gửi đến cho nhà quản lý biết. Nhờ công cụ này, ngay cả
những nhân viên thông minh nhất khi xoá đi các email cũng vẫn bị phát hiện.
Còn một số công ty khác lại giới hạn dung lượng chứa email cá nhân. Hãng
Boeing chỉ cho phép nhân viên chứa 15 MB email cá nhân trong hộp thư của
họ. Vượt quá giới hạn này, hệ thống đó sẽ không cho phép họ gửi thêm bất
cứ một email nào.


Epolicy Institute, một công ty chuyên về tư vấn kinh doanh, cho biết hiện
nay 47% các công ty đã tiến hành việc giám sát nhân viên bằng hệ thống
kiểm soát email. Có điều đây là chuyện khá “tế nhị” và người quản lý công
việc này cũng có thể bị cấp trên giám sát. Còn theo tập đoàn công nghệ IDC
thì trong năm 2003, nhiều công ty đã chi hàng trăm triệu đô la cho việc kiểm
soát các email có định hướng nội dung, trong khi chi phí dành cho các phầm
mềm chống virus đã lên tớI vài tỷ đô la. IDC dự đoán doanh số phần mềm
kiểm soát email sẽ tăng lên 662 triệu USD vào năm 2006.
Giám sát nhân viên nhờ các máy photocopy và máy fax thế hệ mới
Ngày nay, tại nhiều doanh nghiệp, các nhân viên vẫn có thói quen sử dụng
“đồ chùa” vào mục đích cá nhân: sao chép các tài liệu mật hoặc gưỉI thư bằng
máy photocopy hay máy fax. Đề giám sát hoạt động này, nhiều nhà sản xuất
công nghệ giám sát nhân viên đã phải vào cuộc. Nhiều máy photocopy và
máy fax thế hệ mới đã ra đời vừa phục vụ công việc văn phòng vừa đảm bảo
công việc giám sát hiệu quả của nhà quản lý khi lưu giữ mọi hoạt động vào
bộ nhớ máy tính. Những thông tin này sẽ được chuyển đến máy chủ của nhà
quản lý về số lần sử dụng máy của một nhân viên hoặc nội dung các văn bản
tài liệu…

Hiện nay, thị trường máy photocopy và máy fax thế hệ mới này đang phát
triển rất nhanh và được nhiều công ty sử dụng. Riêng trong năm 2003, máy
photocopy thế hệ mới Incop của hãng Webexpert có chức năng lưu giữ thông
tin đã được tiêu thụ gần 400.000 chiếc, tăng 20% so với năm trước đó.
Giám sát nhân viên nhờ thẻ điện tử
”Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ thẻ điện tử, toàn bộ hoạt
động của nhân viên sẽ nằm gọn trong một chiếc thẻ nhỏ gọn” , Tony Sonee,
giám đốc tập đoàn công nghệ Intel khu vực châu Á Thái Bình Dương nói.
Nhiều công ty đã bắt đầu thử nghiệm biện pháp quản lý mới này bằng việc
trang bị cho mỗi nhân viên một chiếc thẻ điện tử. Mọi hoạt đông văn phòng,
từ việc đi làm, photocopy, truy cập web, sử dụng máy tính đều cần đến các
mật mã của chiếc thẻ này. Qua đó, mọi hoạt động của nhân viên không thoát
khỏi tầm phạm vi của thẻ điện tử. Công ty công nghệ Pint Pont còn tiến xa
hơn trong việc quản lý nhân viên bằng thẻ điện tử cá nhân. Hãng đã cho thử
nghiệm việc cài đặt những hộp đen nhỏ cỡ bao diêm bên trong các phòng
làm việc, hành lang đi lại, căngtin, nhà để xe… Từ hộp đen, một máy thu sẽ
thu sóng điện tử phát ra từ các thẻ và báo về trung tâm kiểm soát mọi sự di
chuyển của các nhân viên. Fernado Armadi, giám đốc Pint Pont cho biết trong
tương lai, hãng sẽ áp dụng một loại thẻ mới có thể ghi nhận thời gian nghỉ
việc trong giờ làm việc của các nhân viên.
Giám sát nhân viên nhờ công nghệ GPS
Trong trường hợp bị giám sát chặt chẽ ở văn phòng làm việc, nhiều nhân viên
có thể lợi dụng những lần đi công tác ra bên ngoài để làm những việc mang
tính chất cá nhân.
Đối với các nhà quản lý, để ngay cả khi đi ra ngoài văn phòng, các nhân viên
cũng khó xao nhãng công việc, họ đã cậy nhờ đến công nghệ GPS. Từ một
máy tính cá nhân, các nhà quản lý có thể biết được chính xác vị trí địa lý của
nhân viên thông qua các thiết bị tìm kiếm thông minh sử dụng hệ thống định
vị toàn cầu GPS. Vị trí của nhân viên sẽ hiện chính xác trên một bản đồ kĩ
thuật số. Với các module GPS cùng nhiều modem riêng biệt, những thiết bị

này sẽ “trói chặt” nhân viên. Vị trí nhân viên sẽ được cập nhật liên tục cứ 6
giây một lần. Ngoài ra, vị trí của nhân viên có thể hiện trên màn hình theo các
cấp độ khác nhau, từ vị trí của một quốc gia cho đến từng con phố cụ thể.
Hãng điện thoại Nokia đã đi tiên phong khi cung cấp cho các nhân viên của
mình điện thoại di động có gắn hệ thống GPS để xác định vị trị của nhân viên
ở bất cứ nơi nào. Còn hãng vận tải Transport American của Mỹ thì cho gắn
vào tất cả các xe ôtô của nhân viên mình những con chip GPS nhỏ có thể
giúp tính toán cự ly vẫn chuyển hợp ý cũng như thời gian di chuyển sao cho
máu chóng và hiệu quả nhất. Các nhà quản lý của Transport American chỉ
cần ngồi ở văn phòng cũng có thể giám sát công việc của toàn bộ các nhân
viên lái xe của mình.
Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân viên đang từng bước
giữ vai trò quan trọng trong cuộc cách mạng quản lý trên toàn thế giới trong
thời gian gần đây. “Ngày nay, công nghệ thông tin đã đi sâu vào những hoạt
động tưởng chừng như nhỏ bé nhất. Bạn sẽ không thể quản lý nhân viên
được được nếu thiếu chúng. Và các nhân viên cũng sẽ không thể thoát khỏi
sự kiểm soát của những công nghệ này” John Chamber, giám đốc điều hành
của Cisco , nói. Và chắc chắn sự thật sẽ là như vậy, tiến xa hơn vào thể kỷ
21, “số phận” của các nhân viên sẽ bị gắn chặt vào các thiết bị điện tử thông
minh