Hiệu quả công tác văn phòng tại cục quản lý hoạt động xây dựng, bộ xây dựng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………

BỘ NỘI VỤ
……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ NGỌC

HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG
BỘ XÂY DỰNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2021


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

…………/…………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ NGỌC

HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG
BỘ XÂY DỰNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG
Chun ngành : Quản lý cơng
Mã số

: 8340403

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN

HÀ NỘI - NĂM 2021


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học với đề tài: “Hiệu quả
cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng” là
cơng trình nghiên cứu độc lập của tơi trên cơ sở tìm hiểu có kế thừa, chọn lọc
từ những tài liệu có liên quan. Tất cả tài liệu, số liệu được sử dụng trong luận
văn này đều được ghi rõ nguồn gốc, đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung
thực. Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày tháng năm 2021
Tác giả

Nguyễn Thị Ngọc

i

LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành luận văn này, tơi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và hỗ
trợ nhiệt tình từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cho phép tơi được bày tỏ lịng
biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và đơn vị đã tạo điều kiện giúp đỡ tơi
trong q trình học tập và nghiên cứu đề tài.
Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo Sau Đại
học, cô giáo chủ nghiệm lớp cao học Quản lý công HC23.B1, các thầy, cơ
giáo Học viện Hành chính Quốc gia đã trực tiếp giảng dậy, hướng dẫn, tạo
mọi điều kiện thuận lợi cho tơi trong q trình học tập và nghiên cứu.
Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới PGS.TS.
Nguyễn Thị Thu Vân, người đã giúp đỡ tơi, hướng dẫn tận tình để tơi hoàn
thành luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ, chuyên ngành Quản lý cơng tại Học viện
Hành chính Quốc gia.
Xin chân thành cảm ơn các bác lãnh đạo, các anh chị công tác tại Cục
Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng đã trao đổi, hướng dẫn, cung cấp
tài liệu chi tiết để tôi làm tốt luận văn này.
Xin cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè và người thân đã ln bên tơi
trong q trình thực hiện luận văn.
Mặc dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện, tuy nhiên luận văn không
thể tránh khỏi những hạn chế, thiết sót. Kính mong nhận được sự góp ý, chỉ
dẫn của các thầy cô giáo và độc giả để luận văn được hoàn thiện và đạt kết
quả tốt.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng
Tác giả

năm 2021

Nguyễn Thị Ngọc

ii


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................... ii
DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT………………………………………...1
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH, BẢNG……………………………………….2
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................3
1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................................3
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn ............................................4
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn ....................................................................8
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn ..................................................9
5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn ................................................................9
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ...........................................................9
7. Kết cấu của luận văn………………………………………………………..…10
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 11
1.1. Khái qt về cơng tác văn phịng ................................................................11
1.1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng .........................................................11
1.1.2. Khái quát về cơng tác văn phịng .............................................................18
1.2. Hiệu quả cơng tác văn phịng .......................................................................23
1.3. Yếu tố ảnh hƣởng đến cơng tác văn phịng ................................................36
1.3.1. Yếu tố bên ngồi đơn vị ...........................................................................37
1.3.2. Yếu tố bên trong đơn vị ............................................................................39
Tiểu kết Chƣơng 1…………………………………………………………..…….42
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI
CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG......................43
2.1. Khái quát về Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng và Văn

phòng Cục ................................................................................................................43
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Cục Quản lý hoạt động xây dựng ...................43
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục Quản lý hoạt động xây dựng ................46
iii


2.2. Thực trạng hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây
dựng giai đoạn 2016 – 2020 ....................................................................................51
2.3. Nhận xét chung về hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt
động xây dựng giai đoạn 2016 - 2020 ....................................................................74
2.3.1. Kết quả đạt được và nguyên nhân ............................................................74
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân ..........................................................................75
Tiểu kết Chƣơng 2 ...................................................................................................78
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG ..................79
3.1. Phƣơng hƣớng trong thời gian tới của Cục Quản lý hoạt động xây dựng ....79
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt
động xây dựng – Bộ Xây dựng ...............................................................................81
3.2.1. Giải pháp về thể chế .................................................................................81
3.2.2. Giải pháp về xây dựng và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ
chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Văn phòng
Cục và Cục Quản lý hoạt động xây dựng ...........................................................82
3.2.3. Giải pháp về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng văn
phòng điện tử ......................................................................................................84
3.2.4. Giải pháp về xây dựng mơi trường làm việc cơng tác văn phịng tại Cục
và chế độ chính sách ...........................................................................................85
3.2.5. Giải pháp về kiểm tra, giám sát ................................................................87
3.2.6. Giải pháp về phát huy sự phối, kết hợp giữa các phịng, ban, bộ phận
trong và ngồi đơn vị ..........................................................................................88
3.2.7. Giải pháp về nhóm hoạt động chuyên môn ..............................................88

Tiểu kết chƣơng 3 ....................................................................................................94
KẾT LUẬN ..............................................................................................................95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................96
PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CỤC QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG ...................................................................................99
iv


DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

Cụm từ đầy đủ

Cụm từ viết tắt

CCVC

Công chức, viên chức

CNTT

Công nghệ thông tin

VBQPPL

Văn bản quy phạm pháp luật

1


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, BẢNG

TT

Tên

Trang

Sơ đồ

Quy trình xử lý công văn đến tại Cục Quản lý hoạt

67

2.2.1

động xây dựng

Sơ đồ

Quy trình xử lý cơng văn đi tại Cục Quản lý hoạt động

2.2.2

xây dựng

67

Biểu đồ thể hiện số liệu theo dõi công văn đi, đến

68

Bảng

Bảng kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của

73

2.2.2

Cục Quản lý hoạt động xây dựng từ năm 2016-2020

Biểu đồ
2.2.1

2


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơng ty
trong và ngồi nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận khơng thể thiếu
đó là văn phịng.
Văn phịng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan
quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Nhìn chung nhiệm vụ văn phịng
được tổng hợp thành hai nội dung cơ bản, đó là: tham mưu, tổng hợp và hậu
cần. Chức năng tham mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và
thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp
thơng tin về những vấn đề cần giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức
điều hành cơ quan. Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn

phịng với tồn bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm
sự vận hành bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Ngày nay,
khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càng
được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa
dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phịng.
Tuy nhiên vẫn có rất nhiều người đồng cảm với những cán bộ làm cơng
tác văn phịng. Vẫn thấy được văn phịng là một bộ phận khơng thể thiếu
được trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị. Tùy theo quy mơ, tính chất,
mức độ hoạt động khác nhau mà văn phòng của các cơ quan, đơn vị được tổ
chức và có tên gọi khác nhau, như gọi là Phịng Hành chính tổng hợp, Phịng
Hành chính - Tổ chức hoặc Phịng Hành chính - Quản trị hay tổng thể hơn gọi
là Văn phòng.
Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức được rằng sự tồn tại của công tác
văn phòng là một yếu tố khách quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất
quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối
3


làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn phịng tại đơn vị, qua
đó để thấy rằng tầm quan trọng của cơng tác văn phịng và sự cần thiết phải
đổi mới nâng cao hiệu quả công tác văn phịng trong bối cảnh hiện đại hóa
nền hành chính hiện nay. Trong nhiều năm qua, cơng tác văn phịng luôn
được các Lãnh đạo Bộ Xây dựng, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc
quan tâm. Đối với Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng cũng vậy,
dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của các cấp có thẩm quyền, Văn phịng Cục
đã đạt được nhiều kết quả tích cực, cơng tác văn phịng ngày càng đổi mới,
thể hiện được sự nỗ lực của các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
làm việc tại Cục, hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt. Cùng với đó khi
đất nước ngày càng hội nhập, cơng nghệ thơng tin ngày càng phát triển thì ít
nhiều hoạt động của văn phịng cũng có nhiều thay đổi, đòi hỏi phải đáp ứng

yêu cầu nhưng vẫn phải nằm trong khuôn khổ của cơ quan quản lý nhà nước.
Thấy được tình hình thực tế hoạt động của Văn phịng sau nhiều năm
công tác tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng, bên cạnh những hiệu quả mà
công tác văn phịng đã mang lại thì vẫn cịn tồn tại một số hạn chế cần khắc
phục như hoạt động tham mưu, đề xuất triển khai kế hoạch triển khai còn
chưa kịp thời, khó khăn về nguồn kinh phí và chất lượng nguồn lực thực hiện
công tác này chưa đồng đều, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào triển khai
hoạt động văn phòng còn hạn chế… Để nghiên cứu đề xuất những giải pháp
để góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại cơ quan quản lý hành
chính nhà nước nói chung và cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động
xây dựng – Bộ Xây dựng nói riêng, em đã chọn đề tài “Hiệu quả công tác
văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng”.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Đề tài về cơng tác văn phịng đã thu hút sự quan tâm, chú ý của nhiều
nhà khoa học, những người làm công tác lý luận nghiên cứu ở nhiều khía
4


cạnh, góc độ khác nhau. Đã có nhiều tài liệu, sách chuyên khảo, tham khảo về
nội dung lý luận của cơng tác văn phịng như:
- Văn Tất Thu (2011) Sách tham khảo về “Tổ chức và hoạt động của
Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ", Nhà xuất bản
Chính trị Quốc gia. Cuốn sách đã đi sâu phân tích cơ sở lý luận, kinh nghiệm
thực tiễn và thực trạng về vị trí vai trị, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, phân tích cơ sở khoa học tổ
chức bộ máy, nguồn nhân lực của những cơ quan này, từ đó đề xuất một số
giải pháp đổi mới toàn diện.[22]
- Nguyễn Đăng Thành (Chủ biên) Sách chuyên khảo “Đo lường và đánh
giá hiệu quả quản lý hành chính nhà nước những thành tựu trên Thế giới và
ứng dụng ở Việt Nam” - Nhà xuất bản Lao động, Học viện Hành chính (2013).

Cuốn sách đã thể hiện các nội dung nghiên cứu về lý thuyết hiệu quả quản lý
hành chính nhà nước và thực tiễn áp dụng các lý thuyết này ở các nước trên thế
giới trong các lĩnh vực khác nhau của quản lý hành chính nhà nước, qua đó
đóng góp cho việc tiếp cận một cách tồn diện và đầy đủ những thành tựu khoa
học trên thế giới về cơ sở lý luận đánh giá hiệu quả quản lý hành chính nhà
nước và thực tiễn ứng dụng ở các nước có nền chính trị, hành chính, kinh tế, xã
hội khác nhau, góp phần cho việc ứng dụng vào điều kiện Việt Nam.[21]
- Tạ Hữu Ánh (2002), Sách “Cơng tác hành chính - văn phịng trong cơ
quan nhà nước” Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. Cuốn sách này đã cung cấp
cho cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác hành chính - văn phịng thuộc
các ngành, các cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về nội dung của công tác này.[1]
- Hồ Ngọc Cẩn (Chủ biên) Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính
văn phịng (2003), Nhà xuất bản Tài chính, . Cuốn sách này đã chỉ dẫn cụ thể
các nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các cơng việc của hoạt động tổ chức
5


và quản trị hành chính văn phịng, trong đó đã chú ý nội dung xây dựng và
hoàn thiện bộ phận tham mưu để giúp cho thủ trưởng làm tốt hơn chức năng
điều hành đơn vị nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.[5]
- Lưu Kiếm Thanh (2009) “Nghiệp vụ hành chính văn phịng”, Nxb
Thống Kê, Hà Nội. Cuốn sách đã trình bày những nghiệp vụ cơ bản trong
cơng tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phịng như
cơng tác văn phịng, lãnh đạo văn phịng, lập kế hoạch cơng tác, cơng tác
thơng tin, báo cáo, tổ chức hội họp, soạn thảo văn bản, công tác văn thư, hợp
đồng, giao tiếp văn phòng.[20]
- Nguyễn Hữu Thân (chủ biên) “Quản trị hành chính văn phịng”, Nxb
Thống Kê, Hà Nội. Cuốn sách đã cung cấp kiến thức về các nội dung cơ bản,
phương pháp quản lý các hoạt động trong văn phịng, các phương pháp, mơ
hình tổ chức bộ máy quản lý văn phòng hiểu rõ quá trình quản trị hành chính

văn phịng; kỹ năng phân tích, xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát
các cơng việc hành chính văn phịng.[19]
Bên cạnh đó, thời gian qua đã có một số bài báo, tài liệu về văn
phòng và hiệu quả hoạt động của văn phòng, cụ thể là:
- Tác giả Phạm Thi Diệu Linh trong bài viết “Quản trị văn phịng Khái
niệm và các mơ hình tổ chức”, (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
11/2014, tr. 9-18) đã đưa ra một số nội hàm trong khái niệm quản trị văn
phịng và hai mơ hình quản trị văn phòng phổ biến hiện nay.[16]
- Tác giả Đặng Thanh Tùng - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước với Củng cố “ Văn thư – Lưu trữ truyền thống”, đẩy mạnh ứng dụng
công nghệ thông tin, đổi mới phương thức phát huy giá trị tài liệu, s n sàng
cho lưu trữ điện tử, https//moha.gov.vn/, 23/08/2017.[25]

6


- Tác giả Nguyễn Thị Thu Vân với Cách mạng cơng nghiệp 4.0 và sự
chun đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước.
Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017…[27]
- Tọa đàm “Cách mạng Công nghiệp 4.0 và những tác động đến công
tác văn thư, - lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức ngày
15/5/2019.[30]
Ngoài ra cũng đã có các luận văn, ví dụ như:
-

Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính cơng: “Cơng tác văn phịng tại

Tổng cục Thể dục, Thể thao” của tác giả Vũ Thị Anh Đào (2019): tác giả đã đi
sâu nghiên cứu làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn nhằm đề xuất một số giải
pháp cơ bản để hoàn thiện cơng tác văn phịng tại Tổng cục Thể dục thể

thao.[12]
- Luận văn thạc sĩ: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả cơng tác văn phịng tại Sở Tài ngun và Mơi trường Hải Phịng”
của tác giả Phạm Thị Ánh Nguyệt đã nghiên cứu các nội dung lý luận về văn
phịng và phân tích nội dung hoạt động của văn phịng tại Sở Tài ngun và
Mơi trường Hải Phịng để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất
nhằm hồn thiện hơn nữa cơng tác văn phòng tại Sở.[17]
-

Luận văn thạc sĩ: “Hiệu quả hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân

dân – Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc” của tác giả
Nguyễn Ngọc Tuấn: tác giả dựa trên những lý luận khoa học và tình hình thực
tiễn về hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành
phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, đề tài đánh giá những kết quả đã đạt được,
những hoạt động cịn hạn chế để tìm ra ngun nhân và đề xuất những giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành
phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian tới.[24]

7


Những sách chun khảo, cơng trình nghiên cứu trên đã có những đóng
góp về mặt lý luận đối với đề tài. Nhìn chung các nghiên cứu đã đi sâu
nghiên cứu làm rõ bản chất, nội dung, phương thức quản lý và hiệu quả trong
cơng tác văn phịng. Các tác giả cũng chỉ ra các phương hướng và giải pháp
nhất định nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng. Tuy nhiên, các cơng
trình nghiên cứu trên chỉ đưa ra các giải pháp chung và nghiên cứu ở các lĩnh
vực, các cơ quan, đơn vị, Bộ, ngành, các địa phương khác nhau mà chưa đi
sâu nghiên cứu thực tiễn công tác văn phòng tại đơn vị cụ thể. Đánh giá một

cách tổng qt, tơi thấy rằng đến nay chưa có đề tài nào nghiên cứu trực diện
về cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng.
Do đó đề tài vẫn đảm bảo tính mới, việc nghiên cứu sâu về các mặt hoạt
động văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng là một
việc làm cần thiết để nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng góp phần thực
hiện xuất sắc các nhiệm vụ được giao của Cục Quản lý hoạt động xây dựng.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
3.1. Mục đích của luận văn
Trên cơ sở làm rõ một số vấn đề lý luận và thực tiễn về hiệu quả
cơng tác văn phịng, luận văn nghiên cứu thực trạng hiệu quả cơng tác văn
phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng, từ đó đề xuất các giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây
dựng trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ của luận văn
- Làm rõ cơ sở lý luận về cơng tác văn phịng và hiệu quả cơng tác văn
phịng trong cơ quan, tổ chức, cụ thể tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng.
- Đánh giá thực trạng hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt
động xây dựng, nêu ra những kết quả đạt được và hạn chế, cũng như nguyên
nhân của chúng.
8


- Đề xuất giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại
Cục Quản lý hoạt động xây dựng trong thời gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ
Xây dựng
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây

dựng từ trong khoảng thời gian từ 01/01/2016 đến hết năm 2020.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
Các phương pháp tác giả sử dụng trong luận văn là:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả thực hiện tra cứu, tìm hiểu
các tài liệu nghiên cứu khoa học về cơng tác văn phịng như sách chun
khảo, luận văn, các tài liệu liên quan khác… để phân tích, đưa ra các nội dung
về cơ sở lý luận của cơng tác văn phịng.
- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích thơng tin, số liệu: tác
giả thực hiện thu thập, cập nhật thông tin, số liệu tại các báo cáo của Văn
phòng Cục, Quyết định của Cục trưởng Cục Quản lý hoạt động xây dựng
qua các năm… để phân tích, đánh giá thực trạng hiệu quả cơng tác văn
phòng tại Chương 2 cũng như đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả
cơng tác văn phịng tại Chương 3.
- Phương pháp so sánh: dựa trên các thông tin theo từng năm, từng lĩnh
vực, tác giả so sánh để đánh giá các tiêu chí về hiệu quả cơng tác văn phòng.
- Phương pháp diễn dịch: tác giả đưa ra nhận định, đánh giá chung, sau
đó đưa ra các luận cứ chứng minh thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại
Cục Quản lý hoạt động xây dựng theo từng tiêu chí

9


6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Làm rõ cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ
Xây dựng thông qua các nội dung: Khái niệm, đặc điểm, vai trò cũng như nội
dung, tiêu chí đánh giá hiệu quả của cơng tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt
động xây dựng – Bộ Xây dựng. Đồng thời chỉ ra các yếu tố tác động đến cơng
tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng.
- Làm rõ thực trạng cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây
dựng – Bộ Xây dựng ; nhận xét, đánh giá về mức độ, hiệu quả thi hành các

quy định pháp luật về cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây
dựng – Bộ Xây dựng. Qua đó đề xuất quan điểm và một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả, hiệu lực công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động
xây dựng – Bộ Xây dựng.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung
của luận văn được cấu trúc trong 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về hiệu quả công tác văn phịng.
Chương 2. Thực trạng hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý
hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng.
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Cục
Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng.

10


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG
1.1. Khái qt về cơng tác văn phịng
1.1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1.1 Khái niệm văn phịng
Để duy trì hoạt động của các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị
ở nước ta (cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân
dân) hay các tổ chức, doanh nghiệp và phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý
ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ
phận để thực hiện chức năng của văn phịng, ở đó thực hiện các hoạt động của
cơng tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý,
truyền tải quản lý sử dụng các thơng tin bên ngồi và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo
thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ phận chuyên

đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phịng.
Đối với một đơn vị, cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần
nhất, đơn giản bộ phận văn phịng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ
văn phịng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn
phịng, cơ quan nhỏ có phịng hành chính hoặc ghép phịng hành chính với
phịng tổ chức hoặc phịng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến
hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng.
Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất
phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy
theo tính chất, quy mơ, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng
được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp.

11


Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, do đặc điểm về chức
năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức có khác nhau nên đơn vị làm cơng tác văn phịng cũng có tên gọi khác
nhau dẫn đến nhiều cách hiểu về khái niệm văn phòng hoặc ở các góc độ tiếp
cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau.
- Xét về nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực
tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo
quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy
mơ lớn thì thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính
phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn ở các cơ quan, đơn vị có quy mơ nhỏ
thì văn phịng là phịng hành chính tổng hợp.
- Xét về nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn
vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
- Xét theo các phương diện tiếp cận khác nhau:
+ Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phịng là một

đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức.
+ Tiếp cận văn phịng theo tiêu chí chức năng thì văn phịng là một thực
thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan,
tổ chức.
+ Tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phịng là một
thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều
hành của nhà quản trị.
Ngồi ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phịng cịn có thể hiểu là
phịng làm việc của nhà lãnh đạo. Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan,
của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, cơng chức hàng ngày đến đó để thực
thi cơng việc. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ
chức. Văn phòng là bộ mặt của các tổ chức.
12


Tóm lại:
“Văn phịng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo,
đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cửa
toàn cơ quan, tổ chức đó”[14, tr.12]
1.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phịng
Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, đơn vị, dựa trên quy
mơ và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng được tổ chức lớn
nhỏ khác nhau. Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào vẫn có thể thấy
rằng văn phịng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu,
tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ cho nhau
nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng
trong mỗi cơ quan, tổ chức.
a) Chức năng tham mưu, tổng hợp
Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà lãnh đạo trước

khi đưa ra quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố. Bên cạnh yếu tố chủ quan
của nhà lãnh đạo, muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính
thực tiễn nhà lãnh đạo cần căn cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến
tham gia góp ý của người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến này được
văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho
nhà quản lý những thông tin, phương án, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn.
Trong các cơ quan đảng, nhà nước, của các bộ, ngành, chức năng của Văn
phòng còn thể hiện ở việc tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong xây
dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và
kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và
điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan. Chức năng tham mưu
của văn phòng được khẳng định trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa,
thể chế hóa trong các văn bản quan trọng của các cơ quan đảng và nhà nước.
13


- Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các
cấp quản lý. Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp
cịn mang tính chun sâu, giúp nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định phù
hợp với yêu cầu thực tiễn. Hoạt động thể hiện chức năng này như việc:
+ Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển
khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để
báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của
lãnh đạo.
+ Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, lãnh đạo
Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó
với nhau vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức
năng tổng hợp; ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt
chức năng tổng hợp. Cả hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho
thủ trưởng có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho

mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay
thất bại của cơ quan, tổ chức.
- Để thực hiện chức năng tổng hợp, Văn phòng cần thực hiện tốt các
nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
Mọi cơ quan, tổ chức từ khi bắt đầu thành lập và đi vào hoạt động đều
phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều
kiện để duy trì hoạt động. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia
hồn chỉnh thơng qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện
nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về cơng tác văn phịng. Đây
là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan
được tổ chức và đi vào hoạt động.
14


+ Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị
Văn phòng phải giúp thủ trưởng tổ chức, chỉ đạo thực hiện, thường xuyên
theo dõi và đơn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch và lịch làm việc đó.
Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển.
Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài hạn 10-20 năm, còn mục tiêu,
biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng,
tuần… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Mỗi cơ quan, đơn vị có
nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Song muốn đạt được
mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ
thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau
cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc
các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến
lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, tháng,
quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch,
chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hồn thành nhiệm vụ của mình. Cũng

qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các
bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn,
đồng bộ hơn.
b) Chức năng hậu cần
Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phịng với tồn
bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành
bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Chức năng hậu cần là
chức năng mang tính đặc thù trong văn phịng, có ý nghĩa quan trọng trong
việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được
các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính…
Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không
15


ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt
động của cơ quan, đơn vị. Nội dung của cơng việc đó thuộc về chức năng hậu
cần của văn phòng.
- Khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức
ngày càng lớn thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa
dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phịng. Một số
nhiệm vụ Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần gồm:
+ Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan
Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố
kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ
chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với mơi trường. Đồng thời
cịn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục
tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho
hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền
tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xun liên

tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương
trình hoạt động, nhu cầu của đơn vị mà dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp
phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phịng để cung
cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó khơng đủ về số lượng,
sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao…
đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung
ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho
văn phòng thực thi nhiệm vụ.
+ Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc
chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng
phải thấy được tính thống nhất đa dạng, phong phú trong cơng tác văn phịng
16


để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với
công tác văn phịng. Khơng những thế trong thời đại bùng nổ thơng tin này địi
hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển
chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phịng. u cầu đó đặt ra
với văn phịng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành cơng việc.
+ Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt
động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy,
vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát. Theo cách đó, văn phịng bao gồm một bộ
phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không
lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo
trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền
với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham
mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại
vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các

hoạt động trên. Vì thế duy trì được hoạt động của văn phịng cần có sự phối
hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
Thực hiện một số hoạt động chủ yếu như: Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
hồ sơ tài liệu (theo các quy định hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
các văn bản ở các bộ phận; tổ chức công tác lễ tân (đón tiếp khách, bố trí nơi
ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của
cơ quan); Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo (giúp lãnh đạo duy trì,
phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương); Tổ chức cơng tác
bảo vệ trật tự an tồn trong cơ quan (Phối hợp với cơng đồn, tổ chức cơng tác
chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên
cơ quan).

17


1.1.2. Khái qt về cơng tác văn phịng
1.1.2.1 Khái niệm, ý nghĩa của cơng tác văn phịng
Cơng tác văn phịng được hiểu là toàn bộ các hoạt động của văn phòng
trong cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế, xã hội. Quản lý cơng tác văn
phịng là sự tác động của chủ thể quản trị (con người) lên đối tượng quản trị
(lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất…) trong văn phịng nhằm góp
phần đạt được mục tiêu đã đề ra của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Trong bối cảnh cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa thì cơng tác văn phịng
ngày càng có vị trí quan trọng và đang từng bước thay đổi, phát triển để đáp
ứng u cầu đề ra. Cơng tác văn phịng bao gồm nhiều hoạt động như: Công
tác xây dựng chương trình cơng tác của cơ quan, đơn đốc, giám sát việc thực
hiện chương trình đó; thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin,
tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc cơ quan quản
lý; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành
của thủ trưởng, tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính

pháp lý, thể thức văn bản của cơ quan ban hành; công tác văn thư, lưu trữ,
đảm bảo cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước; công tác đối nội, đối ngoại, tiếp
công dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối giữa cơ quan, tổ chức mình với các cơ
quan, tổ chức khác cũng như với cơng dân nói chung; hoạt động quản lý tài
chính, chi trả các chế độ (tiền lương, tiền thưởng,...) thực hiện và giám sát chi
tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng cơ
quan, đơn vị; hoạt động mua sắm công, xây dựng cơ bản, duy tu, bảo dưỡng,
sửa chữa, quản lý công sản, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và
công tác của cơ quan; công tác bảo vệ sức khoẻ cán bộ, bảo vệ an ninh trật tự,
an toàn cơ quan; đảm bảo cơng tác phịng cháy, chữa cháy; công tác lễ tân,
khánh tiết, tiếp khách một cách khoa học và văn minh; cơng tác cải cách hành
chính, tham gia bộ phận một cửa, xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng (ISO)
18


và triển khai các dịch vụ công ở các mức độ khác nhau; công tác tổ chức hội
nghị, hội thảo, cuộc họp, làm việc của lãnh đạo; thư ký các cuộc họp và thông
báo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đối với các đơn vị thực hiện; công tác xây dựng
một số quy chế quản lý, quy chế nội bộ của cơ quan, đơn vị trình lãnh đạo ký
ban hành, theo dõi đôn đốc việc thực hiện tốt nội quy, quy chế cơ quan, bảo đảm
trật tự kỷ cương hành chính; cơng tác hướng dẫn nghiệp vụ văn phịng cho các
văn phịng cấp dưới hay đơn vị chun mơn khi cần thiết….
Nhận thấy vị trí khơng thể thiếu của Văn phịng trong cơ quan, đơn vị,
tổ chức từ đó hiểu được ý nghĩa của cơng tác văn phịng, các hoạt động Văn
phịng thực hiện góp phần vào sự phát triển, tồn tại của mỗi cơ quan, đơn vị.
Công tác của Văn phịng có nề nếp, kỷ cương và khoa học thì cơng việc của cơ
quan, đơn vị, tổ chức đó mới đạt hiệu quả cao. Tổ chức khoa học văn phịng cơ
quan tức là làm cho mơi trường Văn phòng phù hợp với các yêu cầu và khả
năng của nhân viên khơng chỉ trong việc thiết kế văn phịng mà cịn trong q
trình tổ chức nguồn lực văn phịng và thực hiện các hoạt động văn phòng.

Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:
- Căn cứ vào trình độ chun mơn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân
viên trong văn phịng để có thể bố trí, sắp xếp con người cho đúng người, đúng
việc. Đây là cơ sở đầu tiên cho cơng tác quản trị văn phịng đem lại hiệu quả cao.
- Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng.
1.1.2.2 Vai trị của cơng tác văn phịng
Sinh thời Bác Hồ từng chỉ dạy: “Cơng tác văn phịng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn
phịng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”
[23]. Văn phòng là bộ phận vừa giúp việc, tham mưu, vừa đôn đốc, kiểm tra,
giúp việc cho Thủ trưởng và cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ được Đảng,
Nhà nước và của Ngành giao. Ghi nhận những đóng góp của các thế hệ cán
19