Hiệu quả công tác văn phòng tại cục quản lý hoạt động xây dựng, bộ xây dựng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

…………/…………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ NGỌC

HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
TẠI CỤC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG –
BỘ XÂY DỰNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG
Chun ngành: Quản lý cơng
Mã số: 8340403
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN

HÀ NỘI - NĂM 2021


Cơng trình đƣợc hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN

Phản biện 1:

TS Nguyễn Thị Hà

Phản biện 2:

TS Bùi Đức Hƣng

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành
chính Quốc gia.
Địa điểm: Phịng 3A, Nhà G – Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ Học viện
Hành chính Quốc gia.
Số: 77 – Đường Nguyễn Chí Thanh – Phường Láng Thượng – Quận Đống Đa
– Thành phố Hà Nội.
Thời gian: vào hồi 10h00 giờ 15 tháng 3 năm 2021

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc
trên trang Web Ban QLĐT Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia.


PHẦN MỞ ĐẦU
Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức được rằng sự tồn tại của cơng tác văn
phịng là một yếu tố khách quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng
để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao
chất lượng và hiệu quả công tác văn phịng tại đơn vị, qua đó để thấy rằng tầm quan
trọng của cơng tác văn phịng và sự cần thiết phải đổi mới nâng cao hiệu quả công tác
văn phịng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính hiện nay. Trong nhiều năm
qua, cơng tác văn phịng ln được các Lãnh đạo Bộ Xây dựng, lãnh đạo các cơ quan,
đơn vị trực thuộc quan tâm. Đối với Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng
cũng vậy, dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của các cấp có thẩm quyền, Văn phịng
Cục đã đạt được nhiều kết quả tích cực, cơng tác văn phịng ngày càng đổi mới, thể
hiện được sự nỗ lực của các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động làm việc

tại Cục, hiệu quả công việc được nâng cao rõ rệt. Cùng với đó khi đất nước ngày
càng hội nhập, cơng nghệ thơng tin ngày càng phát triển thì ít nhiều hoạt động của
văn phịng cũng có nhiều thay đổi, đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu nhưng vẫn phải nằm
trong khuôn khổ của cơ quan quản lý nhà nước.
Thấy được tình hình thực tế hoạt động của Văn phịng sau nhiều năm công tác
tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng, bên cạnh những hiệu quả mà công tác văn
phịng đã mang lại thì vẫn cịn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục như hoạt động
tham mưu, đề xuất triển khai kế hoạch triển khai còn chưa kịp thời, khó khăn về
nguồn kinh phí và chất lượng nguồn lực thực hiện công tác này chưa đồng đều, việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào triển khai hoạt động văn phòng còn hạn chế… Để
nghiên cứu đề xuất những giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác văn
phịng tại cơ quan quản lý hành chính nhà nước nói chung và cơng tác văn phịng tại
Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng nói riêng, em đã chọn đề tài “Hiệu
quả cơng tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng”.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Đề tài về công tác văn phòng đã thu hút sự quan tâm, chú ý của nhiều nhà khoa
học, những người làm công tác lý luận nghiên cứu ở nhiều khía cạnh, góc độ khác
nhau. Đã có nhiều tài liệu, sách chuyên khảo, tham khảo về nội dung lý luận của cơng
tác văn phịng như:
- Văn Tất Thu (2011) Sách tham khảo về “Tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ", Nhà xuất bản Chính trị
Quốc gia. Cuốn sách đã đi sâu phân tích cơ sở lý luận, kinh nghiệm thực tiễn và
1


thực trạng về vị trí vai trị, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, phân tích cơ sở khoa học tổ chức bộ máy,
nguồn nhân lực của những cơ quan này, từ đó đề xuất một số giải pháp đổi mới
tồn diện. [22]
- Nguyễn Đăng Thành (Chủ biên) Sách chuyên khảo “Đo lường và đánh giá

hiệu quả quản lý hành chính nhà nước những thành tựu trên Thế giới và ứng dụng ở
Việt Nam” - Nhà xuất bản Lao động, Học viện Hành chính (2013). Cuốn sách đã thể
hiện các nội dung nghiên cứu về lý thuyết hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thực tiễn áp dụng các lý thuyết này ở các nước trên thế giới trong các lĩnh vực khác
nhau của quản lý hành chính nhà nước, qua đó đóng góp cho việc tiếp cận một cách
tồn diện và đầy đủ những thành tựu khoa học trên thế giới về cơ sở lý luận đánh giá
hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thực tiễn ứng dụng ở các nước có nền chính
trị, hành chính, kinh tế, xã hội khác nhau, góp phần cho việc ứng dụng vào điều kiện
Việt Nam. [21]
- Tạ Hữu Ánh (2002), Sách “Cơng tác hành chính - văn phịng trong cơ quan
nhà nước” Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. Cuốn sách này đã cung cấp cho cán bộ,
công chức, viên chức làm cơng tác hành chính - văn phịng thuộc các ngành, các cấp cơ
sở lý luận và thực tiễn về nội dung của công tác này. [1]
- Hồ Ngọc Cẩn (Chủ biên) Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn
phịng (2003), Nhà xuất bản Tài chính, . Cuốn sách này đã chỉ dẫn cụ thể các nghiệp
vụ trong q trình thực hiện các cơng việc của hoạt động tổ chức và quản trị hành
chính văn phịng, trong đó đã chú ý nội dung xây dựng và hồn thiện bộ phận tham
mưu để giúp cho thủ trưởng làm tốt hơn chức năng điều hành đơn vị nhằm nâng cao
chất lượng hiệu quả công tác.[5]
- Lưu Kiếm Thanh (2009) “Nghiệp vụ hành chính văn phịng”, Nxb Thống Kê,
Hà Nội. Cuốn sách đã trình bày những nghiệp vụ cơ bản trong công tác điều hành,
tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phịng như cơng tác văn phịng, lãnh
đạo văn phịng, lập kế hoạch cơng tác, cơng tác thông tin, báo cáo, tổ chức hội họp,
soạn thảo văn bản, công tác văn thư, hợp đồng, giao tiếp văn phòng. [20]
- Nguyễn Hữu Thân (chủ biên) “Quản trị hành chính văn phịng”, Nxb Thống
Kê, Hà Nội. Cuốn sách đã cung cấp kiến thức về các nội dung cơ bản, phương pháp
quản lý các hoạt động trong văn phòng, các phương pháp, mơ hình tổ chức bộ máy
quản lý văn phịng hiểu rõ q trình quản trị hành chính văn phịng; kỹ năng phân
tích, xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát các cơng việc hành chính văn
phịng. [19]

2


Bên cạnh đó, thời gian qua đã có một số bài báo, tài liệu về văn phòng và
hiệu quả hoạt động của văn phòng, cụ thể là:
- Tác giả Phạm Thi Diệu Linh trong bài viết “Quản trị văn phòng Khái niệm và
các mơ hình tổ chức”, (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2014, tr. 9-18) đã
đưa ra một số nội hàm trong khái niệm quản trị văn phịng và hai mơ hình quản trị
văn phịng phổ biến hiện nay.[16]
- Tác giả Đặng Thanh Tùng - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với
Củng cố “ Văn thư – Lưu trữ truyền thống”, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin,
đổi mới phương thức phát huy giá trị tài liệu, s n sàng cho lưu trữ điện t ,
https//moha.gov.vn/, 23/08/2017. [25]
- Tác giả Nguyễn Thị Thu Vân với Cách mạng công nghiệp 4.0 và sự chuyên
đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước. Tạp chí Khoa
học Nội vụ tháng 12/2017… [27]
- Tọa đàm “Cách mạng Công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn
thư, - lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức ngày 15/5/2019 [30]
Ngồi ra cũng đã có các luận văn, ví dụ như:
- Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính cơng: “Cơng tác văn phịng tại Tổng cục
Thể dục, Thể thao” của tác giả Vũ Thị Anh Đào (2019): tác giả đã đi sâu nghiên cứu
làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn nhằm đề xuất một số giải pháp cơ bản để hoàn
thiện cơng tác văn phịng tại Tổng cục Thể dục thể thao.[12]
- Luận văn thạc sĩ: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả cơng tác văn phịng tại Sở Tài ngun và Mơi trường Hải Phịng” của tác giả
Phạm Thị Ánh Nguyệt đã nghiên cứu các nội dung lý luận về văn phịng và phân tích
nội dung hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Mơi trường Hải Phịng để
tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa cơng tác
văn phịng tại Sở. [17]
- Luận văn thạc sĩ: “Hiệu quả hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân – Ủy

ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc” của tác giả Nguyễn Ngọc Tuấn:
tác giả dựa trên những lý luận khoa học và tình hình thực tiễn về hoạt động của Văn
phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, đề
tài đánh giá những kết quả đã đạt được, những hoạt động cịn hạn chế để tìm ra nguyên
nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng
HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian tới. [24]
Những sách chun khảo, cơng trình nghiên cứu trên đã có những đóng góp
về mặt lý luận đối với đề tài. Nhìn chung các nghiên cứu đã đi sâu nghiên cứu làm
3


rõ bản chất, nội dung, phương thức quản lý và hiệu quả trong cơng tác văn phịng.
Các tác giả cũng chỉ ra các phương hướng và giải pháp nhất định nhằm nâng cao
hiệu quả cơng tác văn phịng. Tuy nhiên, các cơng trình nghiên cứu trên chỉ đưa ra
các giải pháp chung và nghiên cứu ở các lĩnh vực, các cơ quan, đơn vị, Bộ, ngành,
các địa phương khác nhau mà chưa đi sâu nghiên cứu thực tiễn công tác văn phòng
tại đơn vị cụ thể. Đánh giá một cách tổng qt, tơi thấy rằng đến nay chưa có đề tài
nào nghiên cứu trực diện về cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng
– Bộ Xây dựng. Do đó đề tài vẫn đảm bảo tính mới, việc nghiên cứu sâu về các mặt
hoạt động văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng là một
việc làm cần thiết để nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng góp phần thực hiện xuất
sắc các nhiệm vụ được giao của Cục Quản lý hoạt động xây dựng.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
3.1. Mục đích của luận văn
Trên cơ sở làm rõ một số vấn đề lý luận và thực tiễn về hiệu quả cơng tác
văn phịng, luận văn nghiên cứu thực trạng hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục
Quản lý hoạt động xây dựng, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ của luận văn
- Làm rõ cơ sở lý luận về cơng tác văn phịng và hiệu quả cơng tác văn phịng

trong cơ quan, tổ chức, cụ thể tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng.
- Đánh giá thực trạng hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động
xây dựng, nêu ra những kết quả đạt được và hạn chế, cũng như nguyên nhân của
chúng.
- Đề xuất giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục
Quản lý hoạt động xây dựng trong thời gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây
dựng
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng từ
trong khoảng thời gian từ 01/01/2016 đến hết năm 2020.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả thực hiện tra cứu, tìm hiểu các tài
liệu nghiên cứu khoa học về cơng tác văn phịng như sách chun khảo, luận văn, các
4


tài liệu liên quan khác… để phân tích, đưa ra các nội dung về cơ sở lý luận của công
tác văn phịng.
- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin, số liệu: tác giả thực
hiện thu thập, cập nhật thông tin, số liệu tại các báo cáo của Văn phòng Cục,
Quyết định của Cục trưởng Cục Quản lý hoạt động xây dựng qua các năm… để
phân tích, đánh giá thực trạng hiệu quả cơng tác văn phịng tại Chương 2 cũng
như đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Chương 3.
- Phương pháp so sánh: dựa trên các thông tin theo từng năm, từng lĩnh vực, tác
giả so sánh để đánh giá các tiêu chí về hiệu quả cơng tác văn phịng.
- Phương pháp diễn dịch: tác giả đưa ra nhận định, đánh giá chung, sau đó đưa
ra các luận cứ chứng minh thực trạng hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý

hoạt động xây dựng theo từng tiêu chí
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Làm rõ cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây
dựng thông qua các nội dung: Khái niệm, đặc điểm, vai trò cũng như nội dung, tiêu
chí đánh giá hiệu quả của cơng tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng –
Bộ Xây dựng. Đồng thời chỉ ra các yếu tố tác động đến cơng tác văn phịng tại Cục
Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng.
- Làm rõ thực trạng cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng –
Bộ Xây dựng ; nhận xét, đánh giá về mức độ, hiệu quả thi hành các quy định pháp
luật về cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng. Qua
đó đề xuất quan điểm và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu lực cơng tác
văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của luận
văn được cấu trúc trong 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về hiệu quả công tác văn phịng.
Chương 2. Thực trạng hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động
xây dựng – Bộ Xây dựng.
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý
hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng.

5


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG
1.1. Khái qt về cơng tác văn phịng
1.1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1.1 Khái niệm văn phịng
Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, do đặc điểm về chức năng,

nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức có khác
nhau nên đơn vị làm cơng tác văn phịng cũng có tên gọi khác nhau dẫn đến nhiều
cách hiểu về khái niệm văn phòng hoặc ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm
về văn phịng cũng khác nhau.
Tóm lại:
“Văn phịng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm
các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cửa tồn cơ quan, tổ chức
đó”[14, tr.12]
1.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
* Chức năng tham mưu, tổng hợp
Thực hiện một số hoạt động như: truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh
đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động
của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều
hành của lãnh đạo; Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, lãnh đạo
* Chức năng hậu cần
Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần gồm: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài
chính cho hoạt động cơ quan, Củng cố tổ chức bộ máy văn phịng; Duy trì hoạt động
thường nhật của văn phịng
1.1.2. Khái qt về cơng tác văn phịng
1.1.2.1 Khái niệm, ý nghĩa của cơng tác văn phịng
Cơng tác văn phịng được hiểu là tồn bộ các hoạt động của văn phòng trong
cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế, xã hội. Quản lý công tác văn phòng là sự tác
động của chủ thể quản trị (con người) lên đối tượng quản trị (lao động, các yếu tố vật
chất, phi vật chất…) trong văn phịng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của
cơ quan, đơn vị, tổ chức.
1.1.2.2 Vai trị của cơng tác văn phịng
Vai trị, vị trí của văn phịng thể hiện ở việc: giải phóng cho thủ trưởng tình
trạng sự vụ khơng đáng có, tập trung vào những cơng việc chính, quan trọng, chỉ đạo,
6

điều hành công việc khoa học hơn, hiệu quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ,
thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vị; giữ được vai trị
đầu mối trong quan hệ cơng tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan đơn vị khác
và với nhân dân; bảo đảm các điều kiện vật chất, hậu cần trong hoạt động hàng ngày
của cơ quan, đơn vị; đảm bảo cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị tuân thủ pháp
luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương.
1.1.2.3 Một số nguyên tắc của công tác văn phòng: 05 nguyên tắc
Nguyên tắc pháp chế; tập trung dân chủ; liên tục; quyền hạn gắn với trách
nhiệm; nhà quản trị văn phịng địi hỏi phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ hành
chính cao:
1.2. Hiệu quả cơng tác văn phòng
1.2.1. Khái niệm
Theo nghĩa chung nhất, “hiệu quả” được giải thích là việc đạt được kết quả [21,
tr.14]. Hiệu quả là kết quả của việc làm mang lại hoặc là kết quả đạt được trong việc
thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Hiệu quả là kết quả như yêu cầu của việc làm
mang lại. Hiệu quả là kết quả mong muốn, cái sinh ra kết quả mà con người chờ đợi,
hướng tới.
Như vậy, nội hàm chung nhất của “hiệu quả” trong lĩnh vực hoạt động nào đó
được hiểu là mối tương quan giữa kết quả thu được tối đa so với chi phí thực hiện kết
quả đó ở mức tối thiểu. Tùy thuộc vào tính chất của kết quả mà có thể có nhiều loại
hiệu quả khác nhau.
1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả cơng tác văn phịng
1.2.2.1. Tiêu chí 1: Đánh giá kết quả trong mối tương quan với các nguồn lực
đầu vào
Hệ thống thể chế, quy định pháp luật, quy định của cấp có thẩm quyền; Nguồn
nhân lực; Cơ sở vật chất, trang thiết bị; Mức độ hiện đại hóa và ứng dụng CNTT
trong cơng tác văn phịng.
1.2.2.2. Tiêu chí 2: Đánh giá hiệu quả dựa trên cơ sở kết quả thực hiện nhiệm vụ.

Đánh giá kết quả trên một số hoạt động chủ yếu sau đây:
a) Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác và báo cáo kết quả thực hiện
định kỳ, đột xuất.
b) Về công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp
c) Về công tác văn thư, lưu trữ
d) Về công tác thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
e) Về Công tác hậu cần, công tác lễ tân, giao tiếp
7


f) Công tác là đầu mối giải quyết thủ tục hành chính
1.2.2.3. Tiêu chí 3: Đánh giá kết quả trong mối tương quan với mức độ đóng góp
kết quả thực hiện nhiệm vụ chung của cả cơ quan.
- Đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ chung của cơ quan trong thực hiện
nhiệm vụ chính trị, chun mơn.
- Đánh giá và có sự so sánh qua từng năm, từng giai đoạn về mức độ đóng góp
của kết quả đó, ví dụ hiệu quả cơng việc có tăng lên khơng? Chất lượng cơng việc có
được nâng cao khơng? trình độ, năng lực có chất lượng của đội ngũ có phát triển hơn
khơng?...
1.2.2.4. Tiêu chí 4: Đánh giá về sự hài lịng của cá nhân, tổ chức
Đây là tiêu chí thể hiện khách quan được mức độ hiệu quả của công tác văn phòng
như thế nào
1.3. Yếu tố ảnh hƣởng đến cơng tác văn phịng
Cơng tác văn phịng chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm cả yếu tố bên
trong và yếu tố bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến cơng tác văn
phịng bao gồm yếu tố tự nhiên và xã hội như: Sự phát triển hoặc ổn định về kinh tế,
hội nhập kinh tế, quốc tế; phát triển văn hóa về con người, đất nước; hệ thống các văn
bản quy phạm pháp luật điều chỉnh về cơng tác văn phịng ...các yếu tố bên trong như:
cơ cấu tổ chức; cơ chế hoạt động; năng lực cán bộ, công chức; điều kiện, môi trường
làm việc...ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác văn phịng.

1.3.1. Yếu tố bên ngoài đơn vị: 04 yếu tố
Các quy định pháp luật, chính sách của Nhà nước; điều kiện kinh tế xã hội;
chế độ chính trị trong nước; các yếu tố về văn hóa, phong tục, tập quán.
1.3.2. Yếu tố bên trong đơn vị: 07 yếu tố
Việc sắp xếp nhân sự; tổ chức lao động; năng lực của đội ngũ cán bộ, cơng
chức, viên chức, người lao động của văn phịng; ứng dụng công nghệ thông tin; cơ sở
vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Văn phịng; quy chế hoạt
động của văn phịng; mơi trường làm việc:
Tiểu kết Chƣơng 1
Nội dung Chương 1 đã thể hiện các nội dung lý luận về công tác văn phịng nói
chung cũng như khái qt về cơng tác văn phòng tại đơn vị trực thuộc Bộ, bao gồm:
định nghĩa, vai trị, ý nghĩa của văn phịng cũng như cơng tác văn phịng; các yếu tố
tác động đến cơng tác văn phòng. Qua những nội dung trên đã thể hiện cơ bản khái
quát các vấn đề lý luận để từ đó làm cơ sở triển khai các nội dung cụ thể về nghiên
cứu, đánh giá thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động xây
dựng ở Chương 2.
8


CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CỤC QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG
2.1. Khái quát về Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng và Văn
phòng Cục
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Cục Quản lý hoạt động xây dựng
Cục Quản lý hoạt động xây dựng là tổ chức thuộc Bộ Xây dựng, thực hiện
chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và thực thi pháp luật đối với
lĩnh vực hoạt động xây dựng gồm: lập, thẩm định, phê duyệt và quản lý dự án đầu tư
xây dựng cơng trình; cấp giấy phép xây dựng; khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng,
thi công xây dựng; quản lý năng lực hoạt động xây dựng.Cục Quản lý hoạt động xây

dựng có tư cách pháp nhân, có con dấu để giao dịch, được mở tài khoản tại Kho bạc
nhà nước và ngân hàng theo quy định của pháp luật.
Theo Quyết định số 1001/QĐ-BXD ngày 09/10/2013 của Bộ trưởng Bộ Xây
dựng đã thành lập Cục Quản lý hoạt động xây dựng trên cơ sở tổ chức lại Vụ Quản lý
hoạt động xây dựng. Năm 2017, tại Quyết định số 1001/QĐ-BXD đã quy định nhiệm
vụ, quyền hạn của Cục Quản lý hoạt động xây dựng.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục Quản lý hoạt động xây dựng
a) Các đơn vị trực thuộc Cục gồm:
- Văn phòng.
- Phòng Quản lý dự án.
- Phòng Quản lý thiết kế.
- Phòng Quản lý kỹ thuật.
- Trung tâm Nghiên cứu và tư vấn xây dựng.
Các đơn vị trực thuộc Cục có cấp trưởng, một số cấp phó và các cơng chức,
viên chức chun mơn nghiệp vụ.
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Cục Quản lý hoạt động xây
dựng
Văn phòng là tổ chức trực thuộc Cục, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Cục
trưởng : Tổ chức, điều phối các hoạt động của Cục; tổ chức cán bộ; tài chính, kế tốn,
lao động tiền lương; hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ; thi đua - khen thưởng và
quản lý nhà nước đối với lĩnh vực hoạt động xây dựng gồm: cấp giấy phép xây dựng,
quản lý năng lực hoạt động xây dựng.
* Nhiệm vụ, quyền hạn
9


1. Nghiên cứu, đề xuất để Cục trình Bộ ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền
ban hành các quy định về: cấp giấy phép xây dựng; quản lý điều kiện năng lực hoạt
động xây dựng của tổ chức, năng lực hành nghề hoạt động xây dựng của cá nhân.
2. Nghiên cứu, đề xuất để Cục trình Bộ có văn bản đình chỉ xây dựng hoặc đề

nghị Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo đình chỉ xây dựng và x lý vi phạm hoặc thu
hồi giấy phép xây dựng khi phát hiện việc cấp giấy phép không đúng theo quy định
hoặc cơng trình xây dựng vi phạm các quy định về quản lý trật tự xây dựng theo giấy
phép xây dựng; tham mưu để Cục trình Bộ cấp giấy phép xây dựng đối với cơng trình
cấp đặc biệt.
3. Hướng dẫn việc thực hiện quy chế thuê tư vấn nước ngoài trong hoạt động
xây dựng tại Việt Nam và việc cấp, thu hồi giấy phép hoạt động xây dựng cho các
nhà thầu nước ngoài hoạt động xây dựng tại Việt Nam; tiếp nhận và thẩm tra hồ sơ để
Cục trình Bộ quyết định cấp, thu hồi giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu
nước ngoài là tổ chức nhận thầu các gói thầu thuộc dự án nhóm A và các gói thầu
khác thuộc địa bàn từ hai tỉnh trở lên.
4. Hướng dẫn, tổ chức kiểm tra việc cấp, quản lý các loại chứng chỉ hành nghề,
chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng và việc thực hiện các quy định của pháp luật
về điều kiện năng lực hành nghề xây dựng của cá nhân và điều kiện năng lực hoạt
động xây dựng của tổ chức tham gia trong hoạt động xây dựng. Đầu mối tổ chức sát
hạch, tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ xét cấp chứng chỉ hành nghề và chứng chỉ năng
lực hoạt động xây dựng.
5. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng để trình Bộ ban hành
theo thẩm quyền chương trình khung đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về các hoạt động
xây dựng.
6. Tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu, cập nhật đăng tải và cung cấp thông tin về
năng lực của cá nhân hành nghề hoạt động xây dựng, tổ chức hoạt động xây dựng
trên phạm vi cả nước, bao gồm cả các nhà thầu nước ngoài hoạt động xây dựng tại
Việt Nam.
7. Tổ chức, phối hợp tổ chức các diễn đàn, sự kiện, các hội nghị, hội thảo khoa
học cấp quốc gia, quốc tế, các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao năng
lực quản lý và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực hoạt động xây
dựng.
8. Quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ của Cục; kiểm tra thể thức và trình tự ban
hành các văn bản phát hành của Cục.

10


9. Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ
chính sách khác; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức,
viên chức thuộc phạm vi quản lý của Cục theo quy định của pháp luật và của Bộ
Xây dựng.
10. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách nhà nước
được phân bổ, thực hiện quản lý các hoạt động có thu theo quy định của pháp luật
và của Bộ Xây dựng.
11. Các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban khác
a) Phòng Quản lý dự án
b) Phòng Quản lý thiết kế
c) Phòng Quản lý kỹ thuật
d) Trung tâm Nghiên cứu và tư vấn xây dựng
2.2. Thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt động
xây dựng giai đoạn 2016 – 2020
2.2.1 Đánh giá kết quả trong mối tương quan với các nguồn lực đầu vào
Theo đó, thể hiện qua điều kiện và môi trường làm việc của Văn phòng
*Về tổ chức bộ máy
- Hiện nay, Văn phòng Cục Quản lý hoạt động xây dựng có 01 Chánh Văn
phịng, 02 Phó Chánh Văn phịng và một số cơng chức, viên chức.
- Chánh Văn phịng có trách nhiệm tổ chức và quản lý hoạt động của Văn
phòng theo chức năng được giao.
*Kinh phí hoạt động
- Từ nguồn ngân sách cấp cho hoạt động thường xuyên của Cục Quản lý hoạt
động xây dựng theo quy định (nếu có)
- Từ nguồn kinh phí cấp cho thực hiện các chương trình, đề án dự án (nếu có)

- Từ các nguồn thu phí theo quy định (nếu có)
- Từ các nguồn hợp pháp khác (nếu có)
*Cơ sở vật chất
- Trụ sở làm việc: theo sự bố trí của Cục hiện phịng làm việc của Chánh Văn
phịng, Phó Chánh Văn phịng ghép vào phịng làm việc với cán bộ khác và có 01
Phịng làm việc của các chuyên viên.
- Phương tiện làm việc: được s dụng các trang, thiết bị có s n của Cục và bổ
11


sung thêm các phương tiện làm việc theo nhu cầu cơng việc theo quy định
Mỗi cán bộ của Văn phịng đều được trang bị 01 máy tính và 01 máy in làm
việc, ngồi ra có 01 máy photocopy, máy fax, máy scan, máy điện thoại bàn, tủ đựng
tài liệu, bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách… đặt tại Phòng làm việc để s dụng
chung.
2.2.2 Đánh giá hiệu quả dựa trên cơ sở kết quả thực hiện nhiệm vụ
* Công tác tham mưu, tổng hợp
Văn phòng Cục Quản lý hoạt động xây dựng đã tích cực, chủ động tham mưu, đề
xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác của cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch (Kế hoạch công tác được lập tùy theo
quy mơ, tính chất cơng việc, thể hiện rõ nội dung, tiến độ, đối tượng thực hiện, thành
phần tham gia, thời gian thực hiện, dự kiến kinh phí thực hiện (nếu có) để làm căn cứ
triển khai và theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện)của các phòng, ban chun mơn lập
chương trình, kế hoạch chung của Cục.
Đánh giá tiêu chí:
Cơng tác tham mưu, tổng hợp đã đạt được tiêu chí hiệu quả của cơng tác văn
phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng , thể hiện ở việc tham mưu, đề xuất được
cho Lãnh đạo Cục nhiều kế hoạch cụ thể, đề xuất những lĩnh vực cần thiết khi Lãnh
đạo yêu cầu. Tuy nhiên, đôi lúc việc tham mưu cịn bị động, theo khn mẫu, chưa có
nhiều đổi mới, đột phá.

* Công tác thông tin, báo cáo
-Về cơng tác thơng tin
Có thể nói Văn phịng là đơn vị thường xuyên, chủ yếu được Lãnh đạo Cục giao
nhiệm vụ cung cấp, tổng hợp và báo cáo thông tin, vì vậy Văn phịng Cục Quản lý hoạt
động xây dựng luôn thực hiện tốt các quy định về chế độ thơng tin.
- Về cơng tác báo cáo
Văn phịng Cục là đơn vị được giao thực hiện việc đôn đốc, tổng hợp, lập báo
cáo chung để trình Lãnh đạo Cục và hoàn thiện để báo cáo Bộ theo quy định của Văn
phòng Bộ. Việc thực hiện báo cáo của Văn Phòng Cục đã đảm bảo thơng tin kịp thời
và chính xác về chương trình, kế hoạch cơng tác và về các nhiệm vụ được giao.
Đánh giá tiêu chí:
Thực hiện chức năng là đơn vị đầu mối tổng hợp thông tin, truyền thông tin từ
Lãnh đạo đến các công chức, viên chức trong Cục và các cơ quan, đơn vị khác thì
12


Văn phòng Cục đã truyền tải đầy đủ, kịp thời; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột
xuất. Qua đánh giá hàng năm, chất lượng báo cáo đảm bảo theo yêu cầu đề ra, thể
hiện rõ số liệu cụ thể, đáp ứng tiêu chí để cơng tác văn phịng đạt hiệu quả.
* Về Công tác văn thư, lưu trữ
a) Công tác tiếp nhận, xử lý, soạn thảo và ban hành văn bản
 Tiếp nhận và x lý văn bản đến
 Soạn thảo văn bản
 Thủ tục trình văn bản
 Thẩm quyền ký văn bản
 Phát hành văn bản
 Quản lý và s dụng con dấu
b) Công tác lưu trữ
Về tổ chức công tác lưu trữ của Cục được tổ chức theo các quy định chung về lưu
trữ của nhà nước, quy định của Bộ Xây dựng và Cục Quản lý hoạt động xây dựng.

*Quy trình xử lý cơng văn đến
Văn bản đến

Chuyển giao và
theo dõi giải
quyết văn bản đến

Phân loại

Đăng ký vào sổ
hoặc phần mềm

Bóc bì

Trình lãnh
đạo

Đóng dấu
đến, ghi số

Sơ đồ 2.2.1 Quy trình xử lý cơng văn đến tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng
“Nguồn: Tác giả tự tổng hợp”
* Quy trình xử lý cơng văn đi
Kiểm tra
văn bản

Đăng ký văn
bản đi

Đóng

dấu

Chuyển phát văn
bản và theo dõi việc
chuyển phát văn bản

Lưu văn bản đi
và sắp xếp bảo
quản văn bản lưu

Sơ đồ 2.2.2 Quy trình xử lý cơng văn đi tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng
“Nguồn: Tác giả tự tổng hợp”
13


6000

5000

4000

3000

2000

1000

0
Công văn đi
Công văn đến

Kết quả thẩm định

Năm
2016
1033
4985
758

Năm
2017
1024
5324
794

Năm
2018
1075
5668
827

Năm
2019
1157
4656
800

Năm
2020
1110
4953

790

Biểu đồ 2.2.1 Biểu đồ thể hiện số liệu theo dõi công văn đi, đến
“Nguồn: Tác giả tự tổng hợp”
Đánh giá tiêu chí:
Cơng tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo đúng quy trình được quy định
tại các văn bản pháp luật, văn bản của Bộ Xây dựng ban hành. Qua từng năm, công
tác này càng thuần thục hơn, tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin góp phần
x lý cơng việc nhanh chóng, thuận lợi và nâng cao được hiệu quả của cơng tác
văn phịng.
* Về Cơng tác tổ chức hội nghị
Tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng nói chung và các đơn vị, Văn phịng Cục
nói riêng định kỳ thực hiện chế độ sơ kết, tổng kết định kỳ 6 tháng, cả năm. Lãnh đạo
Cục và Lãnh đạo các đơn vị thực hiện chế độ giao ban hàng tháng, Lãnh đạo Cục hội
ý công việc hàng tuần. Các đơn vị tổ chức họp, hội ý tuỳ theo tình hình công việc của
đơn vị. Các hội nghị, cuộc họp chuyên đề, giải quyết công việc chuyên môn được tổ
chức theo yêu cầu và điều kiện thực tế.
* Đánh giá tiêu chí:
Văn phịng Cục chủ trì tổ chức nhiều cuộc họp, hội nghị định kỳ, đột xuất của
Cục Quản lý hoạt động xây dựng. Qua khảo sát, có thể đánh giá rằng việc thực hiện
tiêu chí này được Văn phịng triển khai tích cực, tuy nhiên chưa đảm bảo đạt hiệu quả
tối đa do còn gặp một số hạn chế như kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực...
14


2.2.2.5 Cơng tác hậu cần
Văn phịng Cục là đơn vị đầu mối đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ về quản
lý tài chính, tài sản, thiết bị, dụng cụ, văn phịng phẩm cho các cơng chức, viên chức
trong đơn vị. Luôn tuân thủ các quy định tại “Quy chế quản lý tài chính”, “Quy chế
chi tiêu nội bộ, quản lý và s dụng tài sản công”, “Quy định về quản lý tài chính

Trang thơng tin điện t của Cục Quản lý hoạt động xây dựng”.
* Đánh giá tiêu chí:
Cơng tác hậu cần là một trong những nhiệm vụ quan trọng thể hiện hiệu quả
cơng tác văn phịng. Văn phịng Cục đã thực hiện đầy đủ các quy định, cung cấp,
kiểm tra các trang thiết bị đầy đủ, tuy nhiên vì điều kiện, nguồn lực cịn hạn chế nên
vẫn gặp khó khăn về cơ sở vật chất.
2.2.3 Đánh giá hiệu quả trong mối tương quan với kết quả thực hiện nhiệm
vụ chung của cả cơ quan
Thông qua việc tổng hợp, thống kê các thông tin, số liệu trong triển khai các
nhiệm vụ của Cục Quản lý hoạt động xây dựng cho thấy Cục đã đạt được nhiều kết
quả tích cực, tăng dần qua từng năm và có đóng góp khơng nhỏ cho lĩnh vực hoạt
động của Bộ Xây dựng, điều đó cũng thể hiện hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục
trong thời gian qua.
Kết quả thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Cục Quản lý hoạt động xây
dựng trong đó có đóng góp của Văn phịng Cục được cập nhật qua các năm như sau:
Năm
2016

Năm
2017

Năm
2018

Năm
2019

Năm
2020

4.650

5.150

5.700

4.510

5.200

760

815

820

777

846

980

1.053

1.100

1.133

1.215

Số văn bản giải pháp thắc mắc của doanh
nghiệp, công dân qua cổng thông tin điện
t Chính phủ, Bộ Xây dựng

160

166

183

174

175

Số trả lời kiến nghị của c tri cả nước g i
tới kỳ họp Quốc hội

40

45

50

67

65

Số văn bản tiếp nhận và x lý
Số văn bản đã ban hành thông báo kết quả
thẩm định dự án, thiết kế

Số văn bản góp ý kiến, trả lời kiến nghị
cho công dân, cơ quan, đơn vị khác (Sở
Xây dựng, doanh nghiệp...)

Bảng 2.2.2 Bảng kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của Cục Quản lý
hoạt động xây dựng từ năm 2016-2020
“Nguồn: Tác giả tự tổng hợp”
15


2.2.4 Đánh giá về sự hài lòng của cá nhân, tổ chức
Hoạt động thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng Cục đã nhận sự hài lòng của
các cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Cục và nhận được sự đánh giá phối hợp
chặt chẽ với các đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Các phản hồi, ý kiến g i
về Cục được x lý, giải quyết nhanh chóng, đúng trình tự, thủ tục đã nhận được sự
đánh giá hài lòng của người dân, tổ chức, các cá nhân, đơn vị có liên quan.
2.3. Nhận xét chung về hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt
động xây dựng giai đoạn 2016 - 2020
2.3.1. Kết quả đạt được và nguyên nhân
Nhận được sự quan tâm chỉ đạo, lãnh đạo của cấp trên, trực tiếp từ các Lãnh
đạo Cục Quản lý hoạt động xây dựng, trong những năm qua Văn phịng Cục ln
phấn đấu thực hiện tốt các nhiệm vụ, chức năng được giao. Công tác văn phịng đã
mang lại hiệu quả góp phần thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn đạt kết quả cao,
nhận được sự biểu dương, khen ngợi của các cấp Lãnh đạo, thể hiện qua việc đáp ứng
các tiêu chí về hiệu quả cơng tác văn phịng.
2.3.2. Hạn chế và ngun nhân
- Cơng tác tham mưu, đề xuất cụ thể hóa chính sách pháp luật của nhà nước
cịn chưa kịp thời tại một số thời điểm, chưa đáp ứng yêu cầu đổi mới. Việc xây dựng
kế hoạch công tác thường dựa trên kinh nghiệm các năm, chưa đảm bảo tính dự đoán,
dự báo khoa học để làm cơ sở hoạch định các mục tiêu kế hoạch. Việc tổ chức nắm

bắt, nghiên cứu, phân tích, tổng hợp thơng tin, dự báo tình hình, nhất là những vấn đề
chiến lược chưa bao quát, tồn diện. Cơng tác tham mưu tổng hợp cịn chung chung,
chưa đề xuất được nhiều nhận định, đánh giá mang tính phát hiện vấn đề để kịp thời
tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc kịp thời trong thực hiện cơng tác.
- Công tác kiểm tra, giám sát tại một số phòng, ban còn chưa trọng tâm, thường
xuyên. Việc kiểm tra đơi khi chỉ mang tính hình thức, chưa tổ chức các buổi đi kiểm
tra thực tế.
- Công tác phối hợp cung cấp thông tin trao đổi qua lại của một số cơng chức văn
phịng phụ trách tham mưu theo mảng, lĩnh vực đơi lúc cịn có hạn chế
- Việc nhân sự hạn chế về số lượng cũng là vấn đề gây khó khăn cho cơng tác
văn phịng, một người phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ

16


- Nguồn kinh phí cho cơng tác quản trị, hậu cần hiện nay cịn ít và thiếu so với
nhu cầu thực hiện nhiệm vụ thực tiễn
- Công tác hiện đại hóa cơng tác văn phịng, ứng dụng CNTTchưa đáp ứng yêu
cầu đặt ra như hiện nay.
Nhận thấy một số tồn tại hạn chế như trên do một số nguyên nhân như sau:
- Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động không đồng đều nhau
về độ tuổi cũng như trình độ đào tạo và chun mơn
- Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo phòng, ban chuyên mơn nhiều khi
có cơng việc q tải, chưa đủ thời gian để quan tâm thường xuyên, kịp thời
- Một bộ phận cơng chức, viên chức, người lao động cịn có ý thức trách nhiệm,
tính tự giác chấp hành kỷ cương hành chính trong thực hiện cơng vụ chưa cao. Sự
phối hợp, tham gia các hoạt động chung của một số đơn vị chưa đạt kết quả như mong
muốn.
- Chưa có cơ chế cụ thể, chính sách đãi ngộ và thiết thực
Tiểu kết Chƣơng 2

Căn cứ vào các nội dung lý luận tại Chương 1, tại Chương 2 tác giả đã tập trung
nghiên cứu thực trạng hiệu quả công tác văn phịng và đánh giá hiệu quả cơng tác văn
phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng với những số liệu, dẫn chứng cụ thể, thể
hiện qua 04 nhóm tiêu chí. Đồng thời, tại Chương 2 tác giả cũng đã nêu ra một số tồn
tại, hạn chế, nguyên nhân trong hoạt động cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt
động xây dựng – Bộ Xây dựng. Theo đó, dựa trên các nội dung này sẽ đề xuất
phương hướng, giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Cục
nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn tới, đặc biệt trong bối cảnh công
nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ.

17


CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG – BỘ XÂY DỰNG
3.1. Phƣơng hƣớng trong thời gian tới của Cục Quản lý hoạt động xây
dựng
Cần tăng cường, đổi mới hơn nữa năng lực lãnh đạo, chỉ đạo của Lãnh đạo
Cục, Lãnh đạo Văn phòng. Tăng cường kỷ luật, kỉ cương, giữ vững tinh thần đoàn
kết, thống nhất trong nội bộ. Mỗi công chức, viên chức, người lao động làm việc tại
Cục và đặc biệt làm việc tại Văn phòng Cục phải ln ln có ý thức đánh giá nhiệm
vụ đổi mới của mình. Tập trung nguồn lực vào kiện tồn tổ chức bộ máy, xây dựng
và kiện toàn các quy chế hoạt động từ công việc chuyên môn, công tác quản lý: Tài
chính, tổ chức, phối hợp cơng tác trong và ngoài đơn vị… Đẩy mạnh triển khai việc
nắm bắt thông tin, phản ánh thông tin từ các tổ chức, các cá nhân đang hoạt động
quản lý dự án đầu tư xây dựng ở Việt Nam. Tăng cường thực hiện các giải pháp,
nhiệm vụ được giao tại các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về đẩy mạnh công
tác cải cách hành chính, ứng dụng cơng nghệ thơng tin
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt

động xây dựng – Bộ Xây dựng
3.2.1. Giải pháp về thể chế
Tăng cường học tập, nghiên cứu, tìm hiểu pháp luật, các quy định liên quan
trực tiếp, gián tiếp đến cơng tác Văn phịng. Đẩy mạnh tham mưu thể chế hoá các quy
định để xây dựng nội quy, quy định phù hợp với công tác văn phịng tại Cục. Xây
dựng các quy chế, quy trình cho các nhiệm vụ, công việc nhằm đảm bảo sự khách
quan, dân chủ, công bằng và là thước đo đánh giá trong công tác cán bộ, công chức
và viên chức trong cơ quan.
3.2.2. Giải pháp về xây dựng và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ
chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại Văn phòng Cục và
Cục Quản lý hoạt động xây dựng
- Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên mơn, nâng cao
trình độ tin học, ngoại ngữ cho đội ngũ cán bộ, cơng chức
- Quan tâm bố trí sắp xếp cán bộ, công chức, viên chức làm đúng vị trí việc
làm, đúng chun mơn nghiệp vụ được đào tạo
- Kiện toàn nhân lực, cơ sở vật chất, sắp xếp tổ chức và phân công nhiệm vụ
cho lãnh đạo Cục và chuyên viên, thành lập một số Hội đồng để giải quyết các vấn đề
mang tính chun mơn, nhằm huy động các chun gia có uy tín, có chun mơn sâu
18


và hoạt động trong lĩnh vực hẹp ở trong và ngồi Bộ để giải quyết tốt và có hiệu quả
các công việc của Cục. Bồi dưỡng, sắp xếp cán bộ có năng lực thực hiện cơng tác
tham mưu hiệu quả, chú trọng đổi mới tư duy, đề xuất các giải pháp, sáng kiến hữu
ích
3.3.3. Giải pháp về tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin và xây dựng văn
phịng điện tử
- Hàng năm tổ chức đào tạo cập nhật kiến thức và kỹ năng công nghệ thông
tin, các phần mềm ứng dụng, quản lý khai thác s dụng cơ sở dữ liệu cho cơng chức,
viên chức Văn phịng Cục..

- Thường xuyên tổ chức các cuộc hội nghị trực tuyến, dần thay thế họp trực
tiếp, tăng cường s dụng chữ ký số
- Trang bị máy móc, phương tiện hiện đại để đáp ứng yêu cầu của cuộc cách
mạng công nghiệp 4.0, nghiên cứu, đề xuất trang bị những phần mềm, công cụ giao
tiếp thời 4.0
3.2.4. Giải pháp về xây dựng môi trường làm việc cơng tác văn phịng tại Cục
và chế độ chính sách
Chú trọng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng; Ứng dụng các thành
tựu khoa học kỹ thuật vào cơng tác văn phịng nhằm hiện đại hóa cơng tác văn phịng;
Hồn thiện cơ sở vật chất, điều kiện bên ngoài để cán bộ làm việc; Tạo môi trường làm
việc lành mạnh và cạnh tranh lành mạnh để cán bộ được phát huy năng lực, sở trường
của mình trong quá trình cống hiến làm việc.
3.2.5. Giải pháp về kiểm tra, giám sát
Đề xuất biện pháp tiến hành hình thức kiểm tra chéo giữa các bộ phận, phịng
ban mang lại hiệu quả tích cực, tạo được sự giao lưu, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau
giữa các bộ phận, phòng ban. Một trong những cơ sở để đánh giá, xếp loại trong kiểm
tra chéo cũng là một yếu tố giúp kích thích sự ganh đua trong cơng việc.
3.2.6. Giải pháp về phát huy sự phối, kết hợp giữa các phịng, ban, bộ phận
trong và ngồi đơn vị
Cần nâng cao nhận thức về vai trò và sự cần thiết của công tác phối hợp giữa các
đơn vị trong Bộ Xây dựng nói chung và giữa Văn phịng Cục với các phịng, ban, từ
đó đề cao và siết chặt kỷ cương, kỷ luật hành chính trong quan hệ phối hợp. Đồng
thời, cần nâng cao ý thức công vụ và các nhiệm vụ được giao của cán bộ, công chức,
viên chức trong Cục.
3.2.7. Giải pháp về nhóm hoạt động chun mơn
a) Về công tác tham mưu, tổng hợp
19


Đổi mới hồn thiện cơng tác thơng tin tổng hợp. Có kế hoạch chủ động tham

mưu, đề xuất s a đổi, bổ sung hoàn thiện hoặc xây dựng mới các quy chế điều chỉnh
các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị. Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể
b) Về công tác thông tin, báo cáo
Quan tâm đến việc truyền tải thơng tin, báo chí nhiều hơn nữa, bằng nhiều hình
thức đa dạng hơn nữa. Cục cần đưa ra quy định về thời gian cụ thể đối với các cán bộ
phải nộp báo cáo chi tiết. Thực hiện rà soát, kiểm tra thường xuyên hệ thống thiết bị
x lý, lưu truyền thông tin …
c) Về công tác văn thư, lưu trữ
Cần quan tâm, bố trí đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên
môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao. Thực hiện nghiêm túc các hướng dẫn và thực hiện phối hợp kịp thời với
Phịng Hành chính - Văn phịng Bộ Xây
d) Về cơng tác tổ chức cuộc họp, hội nghị
Văn phịng Cục cần kiểm tra việc chuẩn bị về nội dung cho sát với mục đích
đề ra và tham gia việc thực hiện tổ chức, chủ động rà soát thành phần tham gia, đẩy
mạnh công tác tuyên truyền
e) Về công tác hậu cần
Cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc, thiết bị. Đổi mới
việc tham gia xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan, đơn vị…
Tiểu kết chƣơng 3
Tại Chương 3, tác giả đã đề xuất các phương hướng, 07 nhóm giải pháp. Căn
cứ cơ sở lý luận tại Chương 1 và đánh giá thực trạng hiệu quả cơng tác văn phịng hạn chế
khó khăn của cơng tác này tại Chương 2, từ đó tác giả đã đề xuất giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả cơng tác văn phịng tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng trong thời gian tới,
nhằm góp phần xây dựng Văn phòng theo hướng văn minh, hiện đại, tăng cường cải cách
hành chính trong bối cảnh 4.0.

20

KẾT LUẬN
Luận văn đã tập trung nghiên cứu về công tác văn phòng tại Cục Quản lý hoạt
động xây dựng. Luận văn đã đi sâu phân tích cơ sở lý luận về cơng tác hành chính
văn phịng, thơng qua nghiên cứu lý luận đã thấy được vị trí, vai trị cũng như chức
năng nhiệm vụ của cơng tác văn phịng trong mỗi tổ chức nói chung và cơng tác văn
phịng tại Văn phòng Cục Quản lý hoạt động xây dựng nói riêng. Đồng thời thơng
qua nghiên cứu lý luận về cơng tác văn phịng làm rõ thêm sự cần thiết của cơng tác
văn phịng trong mỗi tổ chức cụ thể hơn là các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động và
nội dung của cơng tác văn phịng.
Từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao cơng tác văn phịng đặc biệt là chú
trọng việc nâng cao đào tạo trình độ tin học và ngoại ngữ, ứng dụng công nghệ thông
tin cho cán bộ công nhân viên theo kịp được sự thay đổi của khoa học trong thời đại
4.0.
Các giải pháp này khi thực hiện tốt sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hồn
thiện hơn cơng tác văn phịng của Cục Quản lý hoạt động Xây dựng, đáp ứng yêu cầu
phát triển không ngừng trong xu hướng phát triển chung của đất nước.

21


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tạ Hữu Ánh (2002), Cơng tác hành chính - văn phịng trong cơ quan nhà nước, Nhà
xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội.
2. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Hà Nội.
3. Bộ trưởng Bộ Xây dựng (2013), Quyết định số 1001/QĐ-BXD ngày 09/10/2013
về việc thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Cục Quản lý hoạt động xây dựng, Hà Nội.
4. Bộ trưởng Bộ Xây dựng (2017), Quyết định số 1001/QĐ-BXD ngày 25/9/2017 về
việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục

Quản lý hoạt động xây dựng, Hà Nội.
5. Hồ Ngọc Cẩn (Chủ biên) (2003), Cẩm nang tổ chức hành chính văn phịng, Nhà
xuất bản Tài chính, Hà Nội.
6. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, Hà Nội.
7. Chính phủ (2017), Nghị định số 81/2017/NĐ-CP ngày 17/7/2017 Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng, Hà Nội.
8. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác
văn thư, Hà Nội.
9. Cục trưởng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng (2017), Quyết định
số 33/QĐ-HĐXD ngày 20/11/2017 về việc ban hành Quy chế làm việc của
Cục Quản lý hoạt động xây dựng, Hà Nội.
10. Cục trưởng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng (2017), Quyết định
số 34/QĐ-HĐXD ngày 23/11/2017 về việc ban hành Quy chế thực hiện dân
chủ tại Cục Quản lý hoạt động xây dựng, Hà Nội.
11. Cục trưởng Cục Quản lý hoạt động xây dựng – Bộ Xây dựng (2017), Quyết định
số 35/QĐ-HĐXD ngày 23/11/2017 về việc ban hành Quy chế tổ chức và
hoạt động của Văn phòng, Hà Nội.
12. Vũ Thị Anh Đào (2019), Công tác văn phòng tại Tổng cục Thể dục, Thể thao,
Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính cơng - Học viện Hành chính quốc gia,
22


Hà Nội.
13. Học viện Hành chính Quốc gia (2004), Giáo trình Hành chính cơng, Nxb Đại học
Quốc gia Hà Nội.
14. Học viện Hành chính quốc gia (2008), Giáo trình Quản lý và phát triển tổ chức hành
chính nhà nước, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
15. Học viện Hành chính Quốc gia (2009), Giáo trình Hành chính văn phịng trong
cơ quan nhà nước, Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.

16. Phạm Thi Diệu Linh (2014), bài viết “Quản trị văn phịng Khái niệm và các mơ hình tổ
chức”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11/2014, tr. 9-18.
17. Phạm Thị Ánh Nguyệt (2013), Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn phịng tại Sở Tài ngun và Mơi trường Hải Phịng,
Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội.
18. Nguyễn Cảnh Thái (2017), Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An, Luận văn thạc sĩ quản lý hành
chính cơng, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội.
19. Nguyễn Hữu Thân (chủ biên) “Quản trị hành chính văn phòng”, Nxb Thống Kê,
Hà Nội.
20. Lưu Kiếm Thanh (2009) “Nghiệp vụ hành chính văn phịng”, Nxb Thống Kê, Hà
Nội.
21. Nguyễn Đăng Thành (Chủ biên) (2013), Đo lường và đánh giá hiệu quả quản lý
hành chính nhà nước những thành tựu trên Thế giới và ứng dụng ở Việt
Nam, Nxb Lao động.
22. Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ, Nxb, Hà Nội.
23. Huyền Trang, Bài viết Lời dạy của Chủ tịch Hồ Chí Minh về cơng tác văn phòng:
/>24. Nguyễn Ngọc Tuấn (2016), Hiệu quả hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân
dân – Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, Luận văn thạc
sĩ - Học viện hành chính quốc gia, Hà Nội.
23