TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Phiên bản 3.0

TẬP ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM
***************

TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
Phiên bản 3.0

Hà Nội, 01/2016

Liên hệ: Tập đồn Bưu chính – Viễn thông Việt Nam, 57 Huỳnh Thúc Kháng, Hà Nội.
Tel: (84-4) 3774 1337. Fax: (84-4) 3774 1656. Email: Website: .


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

MỤC LỤC
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

Chức năng hệ thống ...........................................................................................................3
Chức năng xử lý văn bản đến ............................................................................................7
Chức năng xử lý văn bản đi ............................................................................................23
Chức năng văn bản nội bộ ...............................................................................................36
Chức năng thông tin điều hành .......................................................................................46
Chức năng hồ sơ công việc .............................................................................................52
Chức năng lịch công tác ..................................................................................................57
Chức năng quản lý họp....................................................................................................62
Chức năng thư mời ..........................................................................................................71
Chức năng tin nhắn .........................................................................................................78
Chức năng tài liệu ...........................................................................................................84
Chức năng tin nội bộ .......................................................................................................90
Chức năng lấy ý kiến .......................................................................................................94
Chức năng báo cáo thống kê ...........................................................................................98

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 2


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

1.

Chức năng hệ thống
Bắt đầu

Đăng nhập

Thay đổi thông tin cá nhân

Thay đổi mật khẩu

Xem nhật ký sử dụng

Đăng ký nhận mã xác thực

Cập nhật thông báo khẩn

Tra cứu danh bạ

Đăng xuất

Kết thúc

Sơ đồ chức năng hệ thống
Giải thích lưu đồ
Người dùng đăng nhập hệ thống có thể: Thay đổi thơng tin cá nhân, thay đổi mật
khẩu, xem nhật ký sử dụng, đăng ký nhận mã xác thực (nếu cần thiết), cập nhật thông báo
khẩn (nếu tài khoản được cấp quyền đăng thông báo khẩn), tra cứu danh bạ.

1.1

Hướng dẫn chi tiết
Thay đổi thông tin cá nhân: Người dùng vào menu Hệ thống -> Thông tin cá nhân.
Đặt biệt cập nhật số di động để nhận tin nhắc nhắc việc sau này.

1.2

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 3


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Đổi mật khẩu: Sau khi đăng nhập, cần phải thay đổi mật khẩu mặc định ban đầu của
nhà cung cấp nhằm mục đích bảo mật tài khoản người dùng. Người dùng vào menu Hệ thống
-> Đổi mật khẩu

Nhập mật khẩu cũ, mật khẩu
mới, nhập lại mật khẩu mới,
sau đó nhấn Cập nhật

Đăng ký / Hủy đăng ký nhận mã xác thực: Người dùng muốn tăng độ bảo mật cho tài
khoản của mình có thể đăng ký nhận mã xác thực OTP, tài khoản của người dùng sẽ được
bảo vệ 2 lớp. Người dùng vào menu Hệ thống / Đăng ký nhận mã xác thực.

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 4


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Nhập số điện thoại đang sử
dụng, check chọn đồng ý đăng
ký (đăng ký) hoặc bỏ check
chọn đăng ký (hủy đăng ký),
sau đó nhấn Cập nhật

Xem nhật ký sử dụng: Giúp người dùng kiểm tra ngày giờ đăng nhập, thao tác trên hệ
thống. Người dùng vào menu Hệ thống -> Xem nhật ký sử dụng.

Cập nhật thông báo khẩn: Chỉ người dùng được cấp quyền mới được cập nhật thơng
báo khẩn của đơn vị mình. Khi người dùng nhập thơng báo khẩn thì nhân viên tại đơn vị khi
đăng nhập hệ thống sẽ thấy được thông báo. Người dùng vào menu Hệ thống -> Cập nhật
thông báo khẩn.

Nhập nội dung thông báo, nhấp
“Cập nhật” nếu muốn đăng
thơng báo. Xóa trắng nội dung
thơng báo, nhấp “Cập nhật” nếu
muốn gỡ bỏ thông báo khẩn

Tra cứu danh bạ: Giúp người dùng tra cứu nhanh thông tin của cán bộ trong đơn vị
(ví dụ: số điện thoại, chức vụ,…). Người dùng vào menu Hệ thống -> Tra cứu danh bạ.

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 5

TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Nhập nội dung cần tra cứu,
nhấn Enter hoặc nhấp nút “Tìm”

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 6


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

2.

Chức năng xử lý văn bản đến

Sơ đồ xử lý văn bản đến
2.1 Giải thích lưu đồ
Văn thư tiếp nhận văn bản đến: văn bản giấy hoặc văn bản đến điện tử (nếu là văn bản
giấy văn thư cần xử lý thành văn bản điện tử) sau đó lưu vào sổ văn bản đến và trình lãnh
đạo.
Lãnh đạo xem xét và cho ý kiến chỉ đạo và chuyển cho chuyên viên trong đơn vị. Nếu
văn bản khơng thuộc chun mơn phê duyệt có thể chuyển cho lãnh đạo khác phê duyệt.
Chuyên viên tiếp nhận văn bản có ý kiến chỉ đạo. Trường hợp văn bản chỉ xem để
biết, chuyên viên có thể cập nhật trạng thái xử lý, chuyển tiếp để xem, lưu vào hồ sơ công
việc. Đối với văn bản cần phúc đáp, chuyên viên phải dự thảo văn bản phúc đáp và trình lên

lãnh đạo.
Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 7


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Lãnh đạo xem xét văn bản dự thảo, khi cần đề nghị chỉnh sửa bổ sung nội dung văn
bản sẽ được chuyển lại cho chuyên viên, khi đó chun viên sẽ chỉnh sửa và trình lại lãnh
đạo. Nếu văn bản hợp lệ, chuyển cho văn thư phát hành.
Văn thư cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi theo chỉ đạo.
2.2 Hướng dẫn chi tiết
Sổ văn bản đến: văn thư vào menu Văn bản -> Sổ văn bản đến.
+ Tab văn bản đến điện tử: hiện danh sách các văn bản được chuyển từ các đơn vị
khác đến trong 30 ngày gần nhất.
+ Tab văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt: hiện danh sách các văn bản mà văn thư đã
lưu và chờ lãnh đạo phê duyệt trong 30 ngày gần nhất.
+ Tab văn bản chờ văn thư phát hành: hiện danh sách các văn bản mà lãnh đạo đã
phê duyệt trong 30 ngày gần nhất.
+ Tab văn bản đã chuyển thực hiện: hiện danh sách các văn bản đã được duyệt và đã
chuyển đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình
trong 30 ngày gần nhất.
Phần tìm kiếm cho phép cán bộ tìm kiếm văn bản theo các tiêu chí như: số ký hiệu,
trích yếu, năm, lĩnh vực, cấp độ, loại văn bản,...

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 8


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Để xử lý văn bản từ các đơn vị khác đến, văn thư cần chọn văn bản đó để xem. Sau
khi click chọn vào trích yếu của văn bản đó thì thơng tin của văn bản xuất hiện và cho phép
văn thư click nút “Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt” để lưu văn bản và chuyển cho lãnh đạo
duyệt, sau đó triển khai cho đơn vị mình.

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 9


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Thêm mới văn bản đến: văn thư vào menu Văn bản -> Sổ văn bản đến, bấm vào nút
Thêm mới văn bản.
Văn thư của đơn vị có quyền lưu trữ văn bản đến. Các thơng tin có dấu (*) là thơng
tin bắt buộc như: trích yếu, file công văn, số đến, số ký hiệu. Văn thư cần chọn đúng các
thông tin như: lĩnh vực, loại văn bản, cấp độ văn bản và lãnh đạo phê duyệt.

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 10


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Khi cần gửi tin nhắn đến lãnh đạo để thơng báo hiện tại có văn bản cần duyệt, văn thư
check vào nút “Gửi tin nhắn đến lãnh đạo”

Phần chọn văn bản đính kèm: văn thư bắt buộc chọn chọn ít nhất một văn bản. Văn
thư nhấp “chọn văn bản đính kèm”, hệ thống hiển thị khung chọn như hình:

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 11


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Chọn đường dẫn đến các file văn bản cần gửi. Sau đó nhấp “Chọn” (Văn thư có thể
chọn nhiều file văn bản bằng cách giữ phím Ctrl).
Khi chọn xong muốn xóa văn bản nào thì nhấn vào biểu tượng thùng rác màu đỏ. Sau
khi đã chọn xong các file cần thiết nhấn “Hoàn tất”.
Văn thư lưu ý nên đặt tên văn bản đúng số ký hiệu trên văn bản để sau này có thể tìm
kiếm dễ dàng. Ví dụ: 1424-TB-VTTG.pdf
Phần văn bản liên quan cho phép văn thư chọn những file văn bản có liên quan đến
văn bản đang thêm. Có thể chọn một hoặc nhiều văn bản liên quan.
Văn thư nên cập nhật đầy đủ phần này thì khi nhân viên xem văn bản có thể xem lại

những văn bản liên quan mà khơng cần tìm kiếm.

Nếu văn bản này đã được duyệt trên giấy thì văn thư có thể check vào “Văn bản đã
duyệt”, nhập ngày duyệt, hạn xử lý của văn bản và nhập chỉ đạo của lãnh đạo vào ô “Bút phê
lãnh đạo”

Sau đó văn thư click “Lưu để phát hành văn bản” để lưu trữ.
Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 12


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Nếu không check vào “Văn bản đã duyệt” thì văn bản sẽ trở thành văn bản chờ duyệt
và nằm trên Tab “Văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt” của chức năng Xử lý văn bản đến của
văn thư và Tab “Văn bản chờ duyệt” của chức năng “Duyệt văn bản đến” của lãnh đạo.

Nếu văn thư nhấp tiếp vào trích yếu của VB chờ lãnh đạo phê duyệt thì sẽ xuất hiện
bảng cập nhật văn bản đến:

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 13


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Văn thư nhấn nút “Xem” để kiểm tra nội dung của File văn bản, “Cập nhật” để cập
nhật lại các thông tin cần thiết, nhấp “Nhập bút phê lãnh đạo để phát hành” để nhập bút phê
của lãnh đạo.

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 14


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Sau đó nhấn “Lưu”, VB sẽ chuyển qua tab “VB chờ văn thư phát hành”

Nếu đã check vào “Văn bản đã duyệt” thì văn bản sẽ trở thành đã duyệt và nằm trên
Tab “Văn bản đã duyệt” của chức năng Xử lý văn bản đến của văn thư và Tab “Văn bản đã
duyệt” của chức năng “Duyệt văn bản đến” của lãnh đạo.

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 15


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Văn thư vào Tab “Văn bản chờ văn thư phát hành”, nhấn vào trích yếu của VB, sẽ
hiện thông tin chi tiết của VB:

Nhấp “Xem” để xem nội dung văn bản, nhấp “Chuyển” để chọn nhân viên cần gửi sau
đó nhấp “Lưu” để chuyển văn bản theo bút phê của lãnh đạo.
Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 16


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Sau khi chuyển văn bản sẽ nằm trong Tab “Văn bản đã chuyển” của Lãnh đạo lẫn
Văn thư.

Duyệt văn bản đến: Lãnh đạo vào menu Văn bản -> Duyệt văn bản đến.
+ Tab văn bản chờ duyệt: hiện danh sách các văn bản chờ lãnh đạo phê duyệt trong 30
ngày gần nhất.
+ Tab văn bản đã chuyển văn thư: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo đã chuyển cho
văn thư nhưng chưa triển khai trong 30 ngày gần nhất.
+ Tab văn bản đã chuyển thực hiện: hiện danh sách các văn bản lãnh đạo duyệt và đã
chuyển đến các đơn vị khác hay đã chuyển cho các cán bộ của chính đơn vị mình.

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 17

TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Khi lãnh đạo click vào Trích yếu của một “Văn bản chờ duyệt” thì thơng tin của văn
bản này hiện ra.

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 18


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

+ Nút “Chuyển lãnh đạo khác” cho phép lãnh đạo chuyển văn bản cho một lãnh đạo khác
cùng đơn vị duyệt.
+ Nút “Duyệt” cho phép lãnh đạo duyệt văn bản và chuyển lại cho văn thư để chuyển
cho các cán bộ cùng đơn vị hoặc các đơn vị khác. Lãnh đạo cũng có thể tự chuyển đến
các thành viên trong đơn vị hoặc gởi đến các đơn vị khác. Khi chọn “Duyệt” thì một
cửa sổ xuất hiện, lãnh đạo có thể chọn những đơn vị hoặc cán bộ nào cần chuyển văn
bản đến, nhập ý kiến xử lý, ý kiến chỉ đạo, hạn xử lý, tập tin cần kèm theo. Sau đó
chọn “Xác nhận”

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 19

TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Sau khi chuyển xong thì văn bản sẽ được hiện lên trên Tab “Văn bản đã chuyển thực
hiện” của lãnh đạo.

Khi lãnh đạo tiếp tục click vào Trích yếu của văn bản đã chuyển thì thông tin chi tiết
của văn bản hiện ra. Đồng thời phần Bút phê lãnh đạo sẽ hiện thông tin của lãnh đạo, đơn vị
của lãnh đạo duyệt văn bản, các đơn vi được chuyển văn bản đến.

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 20


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Sau khi chuyển văn bản đến các cán bộ trong đơn vị hoặc các đơn vị khác, lãnh đạo
có thể nhấp link QTXL để xem quá trình xử lý của văn bản. Nhìn vào đây lãnh đạo có thể
biết được cán bộ nhận văn bản đã xem văn bản chưa và tình trạng xử lý văn bản của cán bộ

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 21

TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Xử lý văn bản đến: Để xem được văn bản lãnh đạo chuyển đến, chuyên viên vào
menu Văn bản -> Xem văn bản đến.

Nhấp link trích yếu để
xem chi tiêt văn bản

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 22


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

Nhấp để báo cáo xử
lý văn bản vừa xem
Nhấp để đăng ký văn
bản đi phúc đáp văn
bản đến vừa xem

- Nhấp vào “Xử lý” để xử lý văn bản đang xem.

Chọn trạng thái xử lý, nhập
nội dung xử lý, nhấp “Xác
nhận” để hoàn thành xử lý

3.

Chức năng xử lý văn bản đi

Sơ đồ xử lý văn bản đi

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 23


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

3.1 Giải thích lưu đồ:
Chuyên viên dự thảo văn bản đi và trình lãnh đạo.
Lãnh đạo xem xét văn bản dự thảo. Nếu cần tham mưu ý kiến lãnh đạo khác chuyển
lãnh đạo khác phê duyệt. Khi lãnh đạo duyệt văn bản, nếu văn bản không hợp lệ hoặc cần bổ
sung chỉnh sửa chọn chuyển lại chuyên viên để chuyên viên chỉnh sửa văn bản và trình lại
lãnh đạo, đối với văn bản hợp lệ có thể phát hành sẽ được chuyển sang văn thư.
Văn thư cho số, vào sổ và phát hành văn bản đi.
3.2 Hướng dẫn chi tiết
Đăng ký văn bản dự thảo: Chuyên viên vào menu Văn bản -> Đăng ký văn bản đi.
Chuyên viên vào đây để chuyển văn bản đi vừa soạn thảo đến lãnh đạo xin ý kiến trước khi
cho phát hành trong nội bộ hoặc chuyển ra các đơn vị khác.
Các thơng tinh có dấu (*) là thơng tin bắt buộc.

+ Chọn “chuyển cán bộ khác” để chuyển tiếp văn bản cho cán bộ khác thì văn bản sẽ
hiện trên tab văn bản đã xử lý đồng thời cũng hiện trên tab chờ xử lý của cán bộ khác

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 24


TÀI LIỆU TẬP HUẤN NGƯỜI DÙNG
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành – V3.0

+ Chọn “Chuyển lãnh đạo phê duyệt”: thì văn bản sẽ hiện trên tab văn bản đã xử lý và
đồng thời cũng hiện trên tab văn bản chờ duyệt của lãnh đạo

Địa chỉ: 57 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà nội
Website: www.vnpt.vn

Trang 25