Tài liệu Đưa ra ý kiến phản cảm một cách tế nhị ppt

Đưa ra ý kiến phản cảm một cách tế nhị


Làm lãnh đạo hiển nhiên khó tránh khỏi những lúc "nộ khí xung thiên", nhưng cần biết
rằng, mỗi lời người lãnh đạo nói ra đều có tác động đến nhân viên, mà trong trường hợp
giận dữ, thì tác động đó phần nhiều là tiêu cực. Hãy ghi nhớ 10 quy tắc sau đây để giúp
người lãnh đạo chế ngự sự nổi giận tức thời và đưa ra những ý kiến vốn không mấy xuôi
tai một cách tế nhị.

1. Hãy kiềm chế cảm xúc của mình

Bạn không muốn chỉ trích những hành động của một ai đó khi bạn nổi giận hoặc bối rối.
Bạn có thể nói một điều gì đó bạn thực sự không muốn nói hay phản ứng nhẹ nhàng với
những điều người khác phát ngôn hướng vào bạn.

2. Tìm một nơi riêng tư

Không ai muốn bị mắng trước mặt bao nhiêu người. Nếu việc trách móc nhân viên là
không thể tránh khỏi thì hãy chú ý sử dụng nó như một kế sách cuối cùng. Ví như trong
một cuộc họp tại công ty, bạn muốn đưa ra vài nhận xét phản cảm riêng với một nhân
viên, ý kiến này không nhất thiết phải nói trước đám đông, vậy hãy gọi anh ta tới nơi chỉ
có hai người (một phòng trống khác), để nói chuyện.

3. Tập trung vào hành động chứ không phải con người

Khi phê bình ai đó nghĩa là ngay lập tức bạn đã tạo ra một rào cản giữa bạn và người đó.
Hãy đưa ra ý kiến tập trung vào những hành động của họ thay vì chê bai con người họ.

4. Cụ thể

Góp ý với nhân viên nhưng chung chung, tràng giang đại hải và không đầu không cuối

thì có khi lại tác hại chứ chẳng hiệu quả. Bạn cần trao đổi, góp ý một cách cụ thể về
những hành động cụ thể hoặc những điều cụ thể người đó đã làm, đã nói, nếu bạn muốn
họ hiểu rõ và bị thuyết phục.

5. Không trì hoãn

Bạn nên đưa ra những ý kiến phản hồi bị coi là phản cảm sớm nhất có thể sau mỗi sự
kiện. Nếu bạn nhìn thấy một nhân viên cư xử thô lỗ với khách hàng, đừng chờ đợi cho
đến khi nhận được những ý kiến phê bình về hành động đó từ những người xung quanh
rồi mới nhắc nhở nhân viên. Thay vào đó, bạn hãy gọi nhân viên đó vào văn phòng của
bạn và nói chuyện ngay tức thì.

6. Bình tĩnh

Đừng la hét hay gào thét. Điều đó sẽ đặt người nghe vào thế phòng thủ và chắc chắn sẽ
không thấm được những điều bạn đang cố gắng nói với họ.

7. Luôn khẳng định sự tin tưởng

Điều này củng cố thêm quy tắc thứ 3 đã đề cập ở trên, nhưng ở đây bạn sẽ cần phải cho
họ biết rằng bạn vẫn giữ lòng tin ở họ cũng như năng lực của họ. Điều bạn muốn là họ
thay đổi hành động. Hãy nói một điều gì đó tương tự với thái độ khuyến khích như “anh
sẽ là một lễ tân phục vụ khách hàng rất tốt, vậy nên tôi chắc rằng anh sẽ cần kiên nhẫn
hơn với khách hàng”.

8. Ngừng nói và lắng nghe

Sau khi nói rõ với nhân viên điều bạn không hài lòng, tại sao bạn không hài lòng, hãy
dừng lại và không nói gì thêm. Hãy dành cho người đó một cơ hội để giải thích hay phản
bác lại nhận xét của bạn. Hãy lắng nghe những điều họ nói một cách nghiêm túc.

9. Chỉ ra hướng khắc phục

Đừng chỉ chê bai, hãy chỉ cho họ cách giải quyết, và cùng bàn bạc với họ mọi giải pháp.
Hãy chắc chắn rằng những bước hành động cụ thể được vạch ra rõ ràng, đâu là cái họ
được phép làm, đâu là cái không được thực hiện tiếp. Nếu cần thiết, bạn có thể tăng
cường các khoá đào tạo chuyên sâu hơn cho nhân viên nắm rõ.

10. Hãy bao dung

Sau khi đã đưa ra ý kiến, tỏ thái độ và chấp nhận một giải pháp, hãy bắt tay vào việc thực
hiện giải pháp đó. Đừng nuôi dưỡng ác ý đối với nhân viên chỉ vì họ đã mắc lỗi. Cũng
đừng lửng lơ thái độ làm họ lo sợ rằng họ có thể mắc sai lầm khác. Hãy tiếp tục quan sát
hành động của họ như cách bạn đã làm với tất cả các nhân viên khác, nhưng cũng đừng
quá ám ảnh về nó. Hãy công bằng và đừng định kiến.

Đưa ra những ý kiến phản hồi phản cảm chưa bao giờ được coi là việc dễ dàng, nhưng
nếu bạn phải làm điều đó, hãy thật tế nhị để người nhận ý kiến không cảm thấy bị tổn
thương. Hãy tìm một nơi riêng tư để nói chuyện, bình tĩnh suy nghĩ, kiên nhẫn lắng nghe
và đừng quên thể hiện sự hài hước tinh tế.