Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường đại học kinh tế quốc dân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ

BÀI TẬP LỚN: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Đề tài: Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường
Đại học Kinh tế quốc dân
Nhóm sinh viên thực hiện

Hà Nội, tháng 10 năm 2020

1


I.

ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN
1. Thơng tin chung của dự án
• Tên yêu cầu:
•

Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế
Quốc dân.

• Bộ phận u cầu:
• Phịng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
• Đối tượng nghiên cứu:
• Hệ thống quản lý điểm học phần tại trường Kinh Tế Quốc Dân.
• Mục tiêu:
• Cập nhật điểm của sinh viên, tra cứu một số thông tin cần thiết về sinh viên. Hệ thống
lưu trữ, xử lý kết quả học tập của sinh viên theo quy chế của trường. Kiểm soát thống
kê việc khen thưởng, xét học bổng, thi lại, học lại của sinh viên một cách nhanh

chóng và chính xác. Thơng qua cơng tác quản lý mà có thể có hồ sơ cụ thể về kết quả
học tập rèn luyện của sinh viên khi ra trường. Ngoài ra, hệ thống còn lưu trữ dữ liệu
điểm thi của cựu sinh viên trong một thời gian nhất định.
• Thời gian: 28 tuần, khoảng 7 tháng
• Trong thời gian 7 tháng dự án hồn tồn có thể hồn thành đúng tiến độ
• Chi phi dư kiến: 100.900.000 VND
• Nguồn kinh phi: Trường đại học Kinh tế Quốc Dân
• Tổng vốn đầu tư bao gồm: Tồn bộ các chi phí cho từng giai đoạn cụ thể và các chi
phí phát sinh, tạo dựng các điều kiện cần thiết để đưa dự án vào hoạt động bình
thường nhằm đạt được mục tiêu mà chủ dụ án đề ra.
• Vốn đầu tư vào các tài sản cố định và tài sản dự trữ cần thiết trong trường hợp phát
sinh khi thực hiện dự án. Các khoản đầu tư đảm bảo dự án được thực hiện.
2. Thực trạng hệ thống thông tin
2.1 Thông tin của tổ chức
• Tên tổ chức:
• Phịng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
• Địa chỉ:


• Phòng 210 - 211 - 213 Tầng 2 - Nhà A1 - Trường Đại học Kinh tế Quốc
dân. Tại 207 Giải Phóng, Đồng Tâm, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt
Nam


• Điê thoại: 0243 6280 280/ máy lẻ: 5222
n
• Phòng quản lý đào tạo là một trong những bộ phận đầu tiên được thành
lập cùng với việc thành lập trường, trải qua nhiều lần đổi tên: (1) Ban
Giáo vụ (1956 - 1959); (2) Phòng Giáo vụ (1960 - 1985); (3) Phòng Đào
tạo (1986 - 2002); (4) Phòng QLĐT Đại học và Sau đại học (2003 2006) cuối cùng đơn vị đổi tên thành Phòng quản lý đào tạo (từ 2006

đến nay).
• Phịng QLĐT ln là cơ quan tham mưu tích cực của Hiệu trưởng và
của nhà trường về đào tạo hệ đại học chính quy và các hệ đào tạo khác
thuộc thẩm quyền; luôn là địa chỉ tin cậy của các thế hệ cán bộ, giảng
viên, sinh viên, học viên và của tồn xã hội hơm qua, hơm nay và sẽ tiếp
nối đến mai sau.
2.2 Thực trạng
2.2.1 Thực trạng
• Hiên tại đang sử dụng hê ̣ thống oracle ERP University Resources
Planning do CMC
cung cấp. Dùng hê
trung tồn trường nhưng phịng quản lý đào tạo
ṭ hống tâp máy khách dùng phía
client.
• Vấn đề mắc phải:
-

Việc kiểm soát danh sách đã bảo lưu hoặc nghỉ học, tránh việc duy trì
đăng ký học phần và thi cuối kỳ

-

Sinh viên chưa nắm được hạn phúc khảo (lịch chỉ hiện ở thông báo
chung), thông tin chưa nổi bật
-

-

Quá trình lên điểm và cập nhật bị chậm,nhầm, sai sót

Tài khoản và bảo mật thơng tin của sinh viên chưa thật sự hoàn hảo
dẫn tới mất tài khoản

-

Giao diện chưa thân thiện, thiếu một số chức năng lọc nhu cầu các điểm
muốn xem của sinh viên
2.2.2 Ưu điểm, nhược điểm, cơ hội, thách thức
2.2.2.1 Ưu điểm
• Nền tảng giáo dục tốt, linh hoạt
• Đội ngũ cán bộ tận tâm, có trách nhiệm,
• Có trung tâm ứng dụng CNTT, được nhà trường chú trọng, có nguồn
kinh phí hỗ trợ


2.2.2.2 N
h
ư
ợ
c
đ
i
ể
m

• Tốc độ hệ thống chậm khi có số lượng sinh viên đăng nhập tăng cao.
• Quy trình hiện tại cịn nhiều điểm phức tạp, địi hỏi độ chính xác cao.


• Quản lý danh sách các sinh viên đã nghỉ học, bảo lưu chưa chặt chẽ

• Thời gian lên điểm và cập nhập điểm cịn chậm, sai sót.
2.2.2.3 Cơ hội
• Sự phát triển của công nghệ bắt kịp thời đại mới cải thiện cơng việc
• Cải thiện hệ thống theo hướng tích cực, giảm khối lượng cơng việc,tăng độ chính xác
giảm thiểu sai xót đến mức tối đa,…
• Hệ thống mới có giao diện thân thiện
2.2.2.4 Thách thức

3.

• Khơng theo kịp những tiến bộ của cơng nghệ.
• Phát triển hệ thống quản lý điểm phải phù hợp với quy mô, u cầu của nhà trường, sinh
viên.
• Hệ thống mới khơng đáp ứng được kỳ vọng.
Các hoạt động
3.1 Lập kế hoạch
-

Mục tiêu: Nhằm khai thác con người và các nguồn lực khác một cách có hiệu quả nhằm
đạt được những mục đích của hệ thống.
3.2 Làm rõ yêu cầu

-

Mục tiêu: Làm rõ được các yêu cầu mà người đặt yêu cầu đề ra, xác định chính xác đối
tượng yêu cầu.

3.3 Nghiên cứu
- Mục tiêu: Xây dựng phương pháp nghiên cứu phù hợp, từ lựa chọn đối tượng, yếu tố
môi trường, thiết kế nghiên cứu, rồi từ đó thu thập, phân tích số liệu để cho ra kết quả

nhằm đạt được mục tiêu hệ thống đặt ra.
3.4 Đánh giá khả thi
-

Mục tiêu: Nhằm phát hiện khách quan và hợp lý những điểm mạnh, điểm yếu của hệ
thống hiện nay để từ đó đưa ra những phương hướng giải quyết.
3.5 Chuẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp

-

Mục tiêu: Tìm ra các vấn đề tồn tại của hệ thống và từ đó phải xác định được nguyên
nhân cốt lõi và cách giải quyết.

3.6 Xây dựng và đánh giá phương án giải quyết
3.7 Thiết kế
3.8 Hợp thức hóa mơ hình logic


3.9 Lập trình
-

Mục tiêu: Tạo ra được một phần mềm nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu của hệ thống.

3.10 Thử nghiệm và kiểm tra
-

Mục tiêu: Xác định các lỗi kể cả lỗi ẩn chứ không chỉ chứng minh là phần mềm đó hoạt
động tốt nhằm đảm bảo việc thiết kế và thực hiện đúng theo yêu cầu đề ra.
3.11 Báo cáo
- Mục tiêu: Nhằm tổng hợp, phân tích, kiểm tra rà sốt các thơng tin, cơng việc và hoạt

động của từng giai đoạn.


4.

Bảng dự kiến chi phí
Giai đoạn
Đánh giá
yêu cầu

Phân tích
chi tiết

Thiết kế
logic

Xây dựng
phương
án

Thiết kế
vật lý
ngồi

Triển khai
kỹ thuật hệ
thống
Giai đoạn

Hoạt động

Chi phí

1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
2. Làm rõ yêu cầu
3. Viết dự án sơ bộ
4. Đánh giá khả thi

500.000
200.000
1.000.000
500.000

1. Lập kế hoạch phân tích
2. Nghiên cứu mơi trường của hệ thống thực
3. Nghiên cứu hệ thống thực tại
4. Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
5. Chỉnh sửa và chi tiết dự án
6. Báo cáo khả thi
7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2. Thiết kế xử lý
3. Thiết kế các dịng vào
4. Hồn chỉnh tài liệu logic
5. Hợp thức hóa mơ hình logic
1. Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học
2. Xây dựng các phương án của giải quyết
3. Đánh giá các phương án của giải quyết
4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo các phương án giải
quyết

500.000
500.000
1.000.000
1.000.000
500.000
200.000

1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
2. Thiết kế chi tiết các giao diện đầu vào/ ra
3. Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa
4. Thiết kế các thủ tục thủ cơng
5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài
1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
2. Thiết kế vật lý trong
3. Lập trình
4. Thử nghiệm và kiểm tra
5.Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống
Hoạt động

8.000.000
5.000.000
2.000.000
1.000.000
1.000.000
500.000
2.000.000
1.000.000

500.000

2.000.000
4.000.000
2.000.000

500.000
4.000.000
20.000.000
10.000.000
2.000.000
Chi phí


Cài đặt,
triển khai
Tổng

1. Lập kế hoạch cài đặt
2. Chuyển đổi
3. Khai thác và bảo trì
4. Đánh giá

500.000
2.000.000
25.000.000
2.000.000
100.900.000


II.
1.

GIAI ĐOẠN ĐÁNH GIÁ YÊU CẦU

Yêu cầu
Tên yêu cầu: Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh
tế Quốc dân.
Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý điểm học phần.
Bộ phận nghiên cứu: Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.

2.

Phương pháp tiến hành đánh giá
2.1 Các công cụ thu thập thông tin:

-

Một cuốn sổ nhỏ và bút để ghi chép lại thông tin khi người được phỏng vấn chia sẻ và
đánh dấu các nội dung quan trọng.
Sử dụng các thiết bị ghi hình, ghi âm nếu được sự cho phép của người được phỏng vấn.
2.2 Nguồn thu thập thơng tin:

-

-

Các trang web, tài liệu chính thức có liên quan:
Trang web của phòng Quản lý đào tạo, trường Đại học Kinh tế Quốc dân
( Tìm hiểu sơ bộ về cơ cấu tổ chức, công việc và phân công
nhiệm vụ của phòng Quản lý đào tạo.
Văn bản của Bộ và nhà trường.

Mẫu nhập điểm chấm bài thi - Biểu 4 (Theo QĐ 2470)
2.3 Nội dung trao đổi khi đi phỏng vấn :

-

-

Công tác quản lý, lưu trữ điểm sinh viên của phòng quản lý đào tạo.
Những nhân tố tác động đến điểm của sinh viên (Giảng viên chấm nhầm, chấm xót;
Cán bộ nhập sót, nhập sai; Nguyên nhân dẫn đến việc lên điểm chậm;… ). Ai là người
có quyền thay đổi kết quả bài thi khi bị nhầm lẫn?
Quy trình phúc khảo điểm, cách thức chuyển giao cho phịng quản lý đào tạo
Những mong muốn trong tương lai để cải thiện vấn đề quản lí điểm của sinh viên.


3.

Mô tả khung cảnh nghiên cứu
Các tác nhân ảnh hưởng đến hệ
thống.

PHỊNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

PHỊNG KHẢO THÍ

KHOA/ VIỆN

GIẢNG VIÊN

SINH VIÊN

3.1 Cơng việc của phịng QLDT

-

-

Quản lý, lưu trữ bài và điểm thi tuyển sinh, tốt nghiệp (nếu có), lưu trữ điểm thi học
phần của hệ đại học chính quy và các hệ đào tạo có cấp bằng chính quy (liên thông từ
trung cấp, cao đẳng lên đại học, văn bằng 2) thuộc Phịng quản lý. Thực hiện cơng tác
văn thư, lưu trữ và thống kê phục vụ công tác quản lý của Phòng và của Trường.
Nhận bản gốc bảng điểm học phần từ các khoa, bộ môn để kiểm tra và lưu trữ lâu dài.
3.2 Công việc cụ thể của các cán bộ, nhà quản lý
3.2.1 Trưởng phòng

-

Quản lý chung/tồn diện các cơng việc của phịng
Trực tiếp phụ trách:
Cơng tác nhân sự, chính trị, đồn thể;
Tuyển sinh, Tư vấn tuyển sinh, xếp ngành/chuyên ngành;
Phát triển CTĐT, đổi mới GDĐH; Giáo trình, học liệu;


-

Quy chế, quy định về đào tạo;


-

Quản lý sự thay đổi của sinh viên;
Xét tốt nghiệp, cấp phát bằng;
Kế hoạch công tác, kế hoạch đào tạo năm
3.2.2 Phó Trưởng phịng

-

Cơng tác học vụ hệ chính quy (kế hoạch giảng, thi,…); Công tác sinh viên (xác nhận
sinh viên, bảng điểm giữa kỳ, học bổng,…);
Phụ trách công tác quản trị nội vụ phòng (kiểm tra, giám sát thời gian làm việc, thái độ,
nề nếp, tác phong, vv..);
Công tác Kiểm định (đảm bảo) chất lượng giáo dục;
Tổng hợp Báo cáo (tuần, tháng, quý) nộp trường; Soạn thảo Kế hoạch cơng việc hàng
năm.
Hỗ trợ cơng tác tài chính và thanh tốn cho phịng;
Các cơng tác khác được giao.
3.3.3 Nhân viên
-

-

-

4.

Quản lý kết quả học tập cuối khóa hệ CQ (In, lưu trữ bảng điểm cuối khóa);
• Quản lý mã SV các hệ CQ, VB2, LT, hồ sơ sinh viên (CTSV) của phần mềm
CMC;
• Tổ chức lớp riêng các hệ CQ,VB2,LT;

Quản lý tồn diện điểm SV hệ CQ,LT;
• Quản lý tài khoản SV; TK Cố vấn học tập; TK quản lý điểm của các Bộ mơn; TK
QLĐT của các Khoa, Viện;
• Cơng tác hỗn thi, thi bổ sung của sinh viên hệ CQ, LT;
• Quản lý học song song 2 chương trình;
Quản lý điểm hệ VB2, LT (In, lưu trữ bảng điểm VB2)
• Quản lý hệ thống TK nhập điểm hệ VB2, LT;
• Quản lý tồn diện cơng tác QLĐT hệ Liên thơng;
• Quản lý cơng tác bảo lưu/chuyển điểm kết quả học tập cho hệ VB2, LT;

Hệ thống nghiên cứu
4.1 Giới thiệu: Phân công nhiệm vụ
-

Thầy Mạc Văn Tạo: xác nhận sinh viên, bảng điểm giữa kì hệ VB2, LT.
Thầy Lê Anh Đức: Xác nhận bảng điểm giữa kì
Thầy Lương Việt Anh: Quản lý kết quả học tập cuối khóa hệ CQ


Thầy Phạm Đức Minh: Quản lý toàn diện điểm sinh viên hệ CQ, LT
Cô Trịnh Hồng Nhung: Quản lý điểm hệ VB2, LT (in, lưu trữ bảng điểm VB2), quản lí
hệ thống TK nhập điểm hệ VB2, LT, Quản lý công tác bảo lưu, chuyển điểm kết quả
học tập cho hệ VB2, LT.
-

-

4.2 Mô tả khái quát

Mỗi năm, trường Đại học Kinh tế Quốc dân phải tiếp nhận một lượng sinh viên lớn.

Một trong những khó khăn mà phịng quản lý đào tạo của trường gặp phải đó là quản lý
điểm của sinh viên, không chỉ những sinh viên mới vào trường mà cả những sinh viên hiện
tại đang theo học và thậm chí cả những sinh viên đã ra trường. Việc quản lý này gặp khó
khăn nhất là trong đợt tổng kết và học kì và tổng kết cuối năm. Vì vậy u cầu của trường là
cần phải có một bộ phận quản lí điểm của từng sinh viên, của từng lớp cũng như của từng
khoa để khơng có sự sai sót nào trong q trình nhập điểm, in điểm, …
4.3 Mục đích

Theo dõi q trình học tập của sinh viên trong suốt quá trình đi học từ khi nhập học
cho đến khi ra trường, đảm bảo không xảy ra sai sót trong q trình nhập điểm cũng như in
điểm. Hệ thống này giúp cho phòng đào tạo theo dõi, đánh giá kết quả học tập của sinh viên
một cách nhanh nhất và chính xác nhất.
Hệ thống lưu trữ, quản lí kết quả học tập của sinh viên, kiểm soát thống kê việc khen
thưởng, xét học bổng, học lại, học nâng điểm của sinh viên. Thơng qua đó, cập nhật toàn bộ
kết quả học tập của sinh viên khi xét bằng tốt nghiệp. Dựa vào kết quả học tập có thể đánh
giá được chương trình đào tạo có phù hợp hay khơng để từ đó thay đổi và hồn thiện nếu
cần thiết. Bên cạnh đó, dựa vào mặt bằng chung điểm học phần để phát hiện các vấn đề tiêu
cực còn tồn tại.
5.

Các vấn đề của hệ thống hiện tại và mục tiêu của dự án
5.1 Dưới góc tiếp cận của nhà quản lý
5.1.1 Vấn đề

-

-

Với các sinh viên nghỉ học, bảo lưu nhà trường vẫn duy trì tài khoản qldt để quản lý
làm lãng phí thời gian, nguồn lực do không nắm bắt và cập nhật kịp thời lên hệ thống

về tinh trạng học của sinh viên.
Quá trình phân tích và đánh giá kết quả học tập, nghiên cứu của sinh viên hay bị nhầm
lẫn do số lượng sinh viên đơng và có nhiều Khoa/Viện.
Q trình lên điểm bị nhầm, sai sót do lỗi nhập sửa dữ liệu.


-

Sinh viên chưa nắm được về hạn phúc khảo do lịch chỉ hiện ở thông báo chung, thông
tin chưa được làm nổi bật dễ chú ý.
5.1.2 Mục tiêu

-

Phân tích và đánh giá chính xác kết quả học tập của sinh viên , đưa ra giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng đào tạo.
Giảm thiểu các trường hợp sinh viên nghỉ học mà hệ thống vẫn quản lý tài khoản.
Cập nhật lại điểm chính xác.
Có những nhắc nhở/ chỉnh đốn về tác phong và các thức tiếp nhận thông tin của sinh
viên.
5.2 Dưới góc tiếp cận của nhà quản trị hệ thống
5.2.1 Vấn đề

-

Tài khoản và bảo mật thông tin của sinh viên chưa thật sự hoàn hảo do ý thức của sinh
viên chưa cập nhật thay đổi mật khẩu mặc định và cả tính bảo mật kém của ứng dụng.
Giao diện tài khoản cá nhân trên trang qldt chưa thật sự dễ nhìn và thiếu một số chức
năng lọc theo nhu cầu các điểm muốn xem của sinh viên.
5.2.2 Mục tiêu

-

6.

Giảm thiểu tối đa số lượng sinh viên quên mật khẩu hoặc mất tài khoản.
Tăng cường thêm một số chức năng của QLDT để bảng điểm dễ nhìn hơn, có nhiều
chức năng phong phú hơn để tiện dụng cho sinh viên kiểm sốt tình hình học tập và kế
hoạch cho những giai đoạn học tiếp theo.

Tính khả thi của dự án
Dự án phát triển hệ thống thông tin trọng tâm vào việc tự động hóa nhằm giảm thiểu
khối lượng cơng việc và thời gian của công tác quản lý điểm học phần, cụ thể như sau:
• Xây dựng được một phần mềm có thể đánh giá phân tích kết quả học tập của các
sinh viên trong trường và truy xuất các báo cáo theo yêu cầu.
• Phần mềm quản lý điểm đảm bảo tính tiện ích, giúp nhà trường có thể giảm được
thời gian làm việc, giảm cường độ làm việc, đồng thời giúp việc gửi thông báo đến
sinh viên về kết quả học tập trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.
• Dữ liệu đưa vào được kiểm tra và đảm bảo sự đúng đắn và chặt chẽ.
• Hệ thống tin cậy, chính xác, giao diện dễ sử dụng, hệ thống dữ liệu truy cập nhanh.
• Hệ thống khắc phục tình trạng sinh viên bảo lưu hoặc nghỉ học mà vẫn có tên trong
danh sách đi học cũng như thi hết học phần.


• Hệ thống sẽ làm tăng tính bảo mật cho tài khoản của sinh viên.
6.1 Khả thi về tổ chức
6.1.1 Xem xét sự hịa hợp của hệ thống thơng tin đối với mơi trường của tổ chức
Việc tăng tính bảo mật cho tài khoản của sinh viên sẽ giảm thiểu tối đa tình trạng sinh viên
bị mất tài khoản, giảm thiểu tối đa lượng sinh viên gần đến thời điểm đăng ký học lại lên phòng
QLĐT để hỏi về tài khoản. Điều này làm giảm khối lượng công việc của cán bộ phịng QLĐT

mỗi kỳ đăng ký điểm và tình trạng sinh viên thường phàn nàn về việc cán bộ phịng QLĐT có
thái độ tiếp đón sinh viên khơng được tốt (bạn thử giả sử bạn là một cán bộ tiếp đón sinh viên,
trong một buổi sáng có 10 sinh viên hỏi về việc mất tài khoản, khi bạn trả lời lần thứ nhất, lần
thứ hai thì thái độ sẽ khác với trả lời câu hỏi đó lần thứ 10).
6.1.2 Xem xét sự phù hợp của hệ thống với chính sách quản lý nhân sự
Dự án hồn tồn tơn trọng chính sách quản lý nhân sự của Phịng Quản lý đào tạo, dự
án không thay đổi nhiều về mặt nhân sự và cấu trúc của tổ chức mà chỉ thay đổi quy trình
và rút gọn các bước làm việc, giúp giảm cường độ làm việc của nhân sự trong việc quản lý
điểm học phần của sinh viên .
6.1.3 Xem xét sự tác động của hệ thống đến sự hòa hợp và khơng khí làm việc của các
thành viên
Như đã nói ở trên, dự án sẽ trọng tâm vào việc tự động hóa để giảm thiểu tối thiểu
các cơng việc thủ cơng do đó sẽ giảm thiểu thời gian nhập liệu của các nhân viên trong
phòng. Điều này sẽ giúp giảm tải áp lực, căng thẳng của điểm cán bộ phòng QLĐT. Chính
vì thế sự thay đổi này sẽ làm tăng khơng khí làm việc, khơng cịn sự q tải cũng như dồn
dập về cơng việc, hơn nữa cịn làm tăng sự hòa hợp của các thành viên.
6.1.4 Xem xét tác động của những HTTT khác tới sự quản lý các hoạt động mà HTTT mới
được hỗ trợ
Đối với các Khoa, Viện khác: Giảm khối lượng công việc liên đới đến các Khoa,
Viện. Qua quan sát, phù hợp với nhu cầu của cán bộ giảng viên. Việc lược bỏ một số công
đoạn không cần thiết sẽ khiến cho sự tương tác giữa Phòng QLĐT với các Khoa, Viện trở
nên nhuẫn nhuyễn hơn, giảm áp lực của các hệ thống tổ chức.
6.1.5 Xem xét sự phản ứng với hệ thống mới
Đối với sinh viên: Tuy rằng việc thay đổi hệ thống mới nhưng sẽ dựa trên nền tảng
của hệ thống ban đầu, hơn nữa với sự nhạy bén về công nghệ của sinh viên bây giờ thì việc
này hồn tồn có thể thích ứng một cách nhanh chóng. Bằng việc tối thiểu hóa quy trình
làm việc bằng tự động hóa sẽ giúp sinh viên nhận điểm tổng kết với thời gian rút ngắn rất


nhiều. Điều này mang lại sự chuyên nghiệp cho phòng Quản lý Đào Tạo. Ngồi ra, hệ thống

mới cịn kiểm soát danh sách sinh viên thi kết thúc học phần đối với trường hợp sinh viên
nghỉ học, bảo lưu mà nhà trường vẫn duy trì tài khoản QLĐT và vẫn đăng ký thi cho sinh
viên đó tạo nên sự dư thừa dữ liệu. Hơn nữa hệ thống còn giảm thiểu tối đa lỗi lên điểm bị
sai sót của phịng QLĐT, tuy lỗi này không quá phổ biến nhưng theo quan sát thì kỳ nào
cũng có sinh viên lên thắc mắc vì điểm chưa chính xác. Hệ thống cũng sẽ thay đổi lại giao
diện tài khoản cá nhân trên trang QLĐT, tăng cường thêm một số chức năng để bảng điểm
dễ nhìn hơn, có nhiều chức năng phong phú hơn để tiện cho sinh viên kiểm sốt tình hình
học tập cũng như chuẩn bị kế hoạch cho những giai đoạn học tiếp theo.
Đối với cán bộ phòng Quản lý đào tạo: Việc thay đổi hệ thống mới nhưng dựa trên
nền tảng hệ thống cũ tuy bước đầu sẽ cịn đơi chút khó khăn trong việc tiếp nhận nhưng
chúng tơi tin rằng những cán bộ phòng QLĐT với nguồn tri thức, sự hiểu biết sẽ dễ dàng
làm quen với hệ thống mới.
Đối với lãnh đạo: Hệ thống mới sẽ giúp cho việc quản lý của Ban lãnh đạo nhà
trường được diễn ra một cách dễ dàng hơn.
Đối với nhà tuyển dụng: Dễ dàng có thể tìm được những sinh viên có thành tích học
tập tốt, hạn chế một cách tối đa tình trạng bằng giả, khơng có năng lực hiện nay.
6.2 Khả thi về tài chính
6.2.1 Nguồn vốn

Được cấp bởi Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
6.2.2 Lợi ích kinh tế mà hệ thống mang lại

Dự kiến sau khi hệ thống mới được áp dụng, sẽ giảm thiểu được khoảng 15% chi phí
biến đổi hàng năm cho việc nâng cấp và bảo trì hệ thống.
6.3 Khả thi về thời gian
Dự án sẽ đảm bảo việc phát triển hệ thống đúng theo tiến độ. Những người tham gia
vào dự án sẽ được quản lý một cách chặt chẽ, công khai về thời gian làm việc, tiến độ hồn
thành cơng việc theo kế hoạch đã định ra. Hơn nữa mỗi thành viên trong dự án cũng sẽ cam
kết hoàn toàn về khả năng hoàn thành công việc đúng theo tiến độ mà ban quản lý dự án đã
đề ra.

Ban quản trị dự án sẽ theo dõi và chỉ đạo sát sao quá trình tiến hành dự án. Các hoạt
động sẽ được phân chia thời gian rõ ràng.
6.4 Khả thi về kĩ thuật
Dự án hướng tới bổ sung và kiện toàn hệ thống hiện tại chứ khơng hồn tồn loại bỏ
hệ thống cũ, tức là về cơ bản thì hệ thống mới được xây dựng trên nền tảng là hệ thống cũ


nên quy trình quản lý sẽ khơng thay đổi q nhiều, đảm bảo cho người sử dụng sẽ có khả
năng thích ứng trong thời gian ngắn nhất. Cụ thể, hệ thống quản lý mới này có nền móng là
1 phần hệ thống cũ nhưng sẽ tự động hóa các biểu mẫu để giảm độ phức tạp cho quy trình,
xây dựng form chuẩn để tiết kiệm thời gian. Phần mềm đảm nhiệm công tác tự động sẽ
được vận hành bằng những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến và tin cậy như Microsoft SQL
Server hay MySQL kết hợp với giao diện web đơn giản, dễ làm quen phù hợp với ngay cả
những người dung có trình độ tin học cơ bản. Phần mềm hệ thống cũng sẽ được lập trình
bằng những ngơn ngữ lập trình phổ biến, mạnh mẽ là thân thiện như Java hay Python, đảm
bảo việc nâng cấp hay mở rộng hệ thống trong tương lai sẽ khơng gặp khó khăn nào đáng
kể.
6.5 Khả thi về cơ sở hạ tầng
Về phần cứng mà hệ thống yêu cầu cũng khơng địi hỏi q cao, tuy vẫn cần lưu ý
một số vấn đề về ổ cứng và bộ nhớ bởi lượng dữ liệu cần lưu trữ có thể tăng trong tương lai
nhưng nhìn chung các thiết bị hiện tại của hệ thống hiện tại hồn tồn có thể đáp ứng được.
Chính vì những lí do trên mà tính khả thi về kỹ thuật của hệ thống có thể đảm bảo được.
Hiên tại đang sử dụng hê ̣thống oracle ERP University Resources Planning do CMC
cung cấp. Dùng hê ṭ hống
trung tồn trường nhưng phịng quản lý đào tạo dùng phía máy
tâp khách client.
6.6 Khả thi về đạo đức kinh doanh
6.6.1 Về pháp lý

Đảm bảo bản quyền của hệ thống.

Các dự án, kế hoạch được lập ra trong quá trình xây dựng hệ thống đều sử dụng
những tài nguyên, nguồn lực rõ ràng, minh bạch, những phương pháp phù hợp và phục vụ
những mục đích chính đáng, khơng hề vi phạm pháp luật cũng như những nguyên tắc đạo
đức và quy chế của tổ chức đề ra nên việc xây dựng hệ thống hoàn toàn khả thi về pháp lý.
6.6.2 Về cân đối lợi ích

Lãnh đạo: dễ dàng quản lý cũng như vận hành hệ thống.
Cán bộ quản lý: dễ dàng trong các nghiệp vụ và tránh được những sai sót cơ bản so
với hệ thống cũ.
Sinh viên: Dễ dàng xem kết quả, biết kết quả sớm để có thể khiếu nại sớm.
Cơ quan tuyển dụng: Dễ dàng tìm được ứng viên có kỹ năng phù hợp thơng qua hệ
thống, góp phần tránh tình trạng bằng giả, điểm giả
Giảng viên: Nắm bắt tình hình kết quả của mơn học giảng dạy từ đó có những thay
đổi tích cực nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy.
Cơ quan quản lý cấp trên: có cái nhìn tổng quan về tình hình kết quả học tập của


sinh viên theo học tại Trường Kinh Tế Quốc Dân qua các thời kỳ.
Cán bộ Phòng QLĐT: Hệ thống mới u cầu lượng cơng việc của các cán bộ khảo
thí sẽ tăng thêm nhưng áp lực gây ra cho những cán bộ nhân viên phụ trách lên điểm, sửa
điểm và phòng QLDT sẽ được giảm bớt nên về tổng thể hệ thống vẫn cân bằng. Ngồi ra vì
hệ thống khơng yêu cầu thay đổi nhiều về phần cứng hay cơ sở hạ tầng nên sẽ không tiêu
tốn nhiều nguồn lực tài chính.
Nhìn chung lợi ích đạt được từ việc áp dụng hệ thống trong tự động hóa quy trình là rất lớn
trong khi tổn thất nằm ở mức thấp, có thể chấp nhận được.
6.2.3 Về sự ưng thuận
Dự án được sự đồng ý của Ban lãnh đạo Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Phòng
Quản lý đào tạo, giảng viên và sinh viên.
6.7 Khả thi về bảo mật và rủi ro
Hệ thống mới với mục đích tự động hóa, mở rộng ảnh hưởng của tin học trong quá

trình quản lý điểm và phân bố công việc lên nhiều người để giảm áp lực lên một cá nhân.
Chính vì thế hệ thống mới sẽ chia sẻ quyền hạn truy cập và sử dụng trên một phạm vi đối
tượng lớn hơn nên hệ thống bảo mật sẽ được nâng cấp để đảm bảo an tồn thơng tin: cụ thể
các cơng việc quan trọng như chấm điểm, lên điểm và lưu trữ điểm sẽ chỉ được thực hiện
bằng thiết bị được kết nối với mạng LAN nội bộ của trường thông qua những tài khoản
đăng nhập đặc biệt sử dụng bảo mật nhiều lớp. Như vậy sẽ đảm bảo được tính khả thi về
bảo mật và kiểm sốt rủi ro.
Thơng tin cá nhân người dùng được bảo mật tuyệt đối, người khác không thể xem
được những thông tin của chủ tài khoản.
Thử nghiệm dựa trên rủi ro là ý tưởng chúng ta có thể tổ chức các nỗ lực thử nghiệm
của mình theo cách làm giảm mức tồn tại của rủi ro sản phẩm khi triển khai hệ thống bằng
cách lập một danh sách các rủi ro ưu tiên rồi thực hiện kiểm tra khám phá mỗi rủi ro. Từ đó
có thể khắc phục các khiếm khuyết của hệ thống.
7.

Kiến nghị và đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề
7.1 Đánh giá chung về dự án
Đây là một trong những dự án quan trọng của phịng quản lý đào tạo nói riêng và trường
Đại học Kinh tế nói chung trong tương lai nhằm ngày càng tin học hóa quy trình quản lý điểm
học phần, tăng tính hiệu quả và giảm nhẹ gánh nặng cho phịng quản lý đào tạo.
Dự án có tính khả thi rất cao, những lợi ích lớn mang lại cho nhà trường, phòng quản lý đào
tạo, giảng viên và sinh viên, có tính thực tiễn lớn, cần sớm được đưa vào thực hiện.


7.2 Kiến nghị
• Xây dựng phần mềm quản lý điểm theo hướng lập trình web
• Phát triển hệ thống cơ sở vật chất, quy trình quản lý tự động
• Tăng cường đào tạo chuyên môn cho nhà quản lý để có thể sử dụng được hệ thống
mới.
7.3 Phương hướng giải quyết vấn đề

-

-

-

-

Vấn đề kiểm soát danh sách sinh viên bảo lưu hoặc đã nghỉ: Bổ sung trên hệ thống thêm
trạng thái của sinh viên còn đi học hay đã nghỉ và rà sốt kỹ trước khi đăng kí học mặc
định cho sinh viên
Sinh viên chưa nắm rõ lịch phúc khảo: Làm nổi bật giao diện của các thông báo trên hệ
thống.
Quá trình lên điểm chậm, hay bị nhầm lẫn, sai xót: Mỗi tài khoản của sinh viên nên bổ
sung thêm phần báo cáo. Trường hợp điểm số bị sai xót sinh viên có thể dễ dàng nhận
biết và báo lại với phịng QLĐT. Phịng QLĐT cũng có thể dễ dàng nắm bắt và nhanh
chóng tiến hành kiểm tra lại.
Độ bảo mật thông tin tài khoản của sinh viên chưa cao: Sau lần truy cập đầu tiên vào tài
khoản theo mặc định của nhà trường thì hệ thống sẽ yêu cầu sinh viên tiến hành đổi mật
khẩu ngay.
Giao diện chưa thân thiện, thiếu chức năng lọc nhu cầu xem điểm của sinh viên : Tham
khảo ý kiến của sinh viên xem muốn làm nổi bật hay bổ sung chức năng lọc điểm hay
không.


III. PHÂN TÍCH CHI TIẾT
1.

Trình bày lại u cầu
-

Tên u cầu: Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại
học Kinh tế Quốc dân.
Đối tượng nghiên cứu : Hệ thống quản lý điểm học phần.
Bộ phận nghiên cứu : Phòng quản lý đào tạo – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
1.1 Xác định lại vấn đề

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân luôn là trường đào tạo các ngành khối kinh tế thuộc
top đứng đầu trong cả nước. Vì vậy, việc nâng cao mơi trường dạy và học cũng như công
tác đổi mới công nghệ và ứng dụng công nghệ vào trong giảng dạy và quản lý sinh viên là
điều tất yếu cần phải làm.
Trong đó, cơng tác quản lý điểm học phần của sinh viên luôn là vấn đề được quan tâm
hàng đầu vì điểm học phần là yếu tố then chốt phản ánh tồn bộ q trình học tập và rèn
luyện tại trường của sinh viên. Tuy nhiên, công tác quản lý điểm học phần lại có tính phức
tạp, địi hỏi cần phải cập nhập kịp thời, đúng thời gian nhưng vẫn phải giữ được độ chính
xác cao. Đồng thời, nhà trường còn phải lưu trữ kết quả học tập của sinh viên sau khi ra
trường trong một khoảng thời gian nhất định.
Đặt ra yêu cầu cần phải phát triển hệ thống quản lý điểm sinh viên để công tác quản lý
điểm ở các trường đại học và trường KTQD nói riêng giải quyết được những khó khăn nêu
trên và tăng tính hiệu quả của cơng tác quản lý.
Nhóm sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và đã đưa ra quyết định phê duyệt
dự án. Sau đó nhóm tiếp tục tiến hành phát triển, triển khai giai đoạn phân tích chi tiết cho
dự án “Phát triển hệ thống quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế
Quốc dân”.
1.2 Những tồn tại của hệ thống
Trong khi nghiên cứu, nhóm đã tiến hành phân tích chi tiết hóa vấn đề và hiểu rõ hơn
về hệ thống thơng tin quản lý điểm học phần của sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc
dân đang được sử dụng. Qua q trình tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống, nhóm nhận thấy

được một số tồn tại như sau:
1.

Việc liên quan đến việc quản lý điểm khơng có hệ thống cảnh báo đối với sinh viên sắp bị buộc
thôi học
(Với các trường hợp sinh viên bị trượt quá nhiều môn hay chưa đạt yêu cầu về điểm để
ra trường thì hệ thống vẫn chưa có cảnh báo kịp thời để sinh viên biết được sớm
phương hướng phấn đấu học tập trong tương lai. )

2.

3.

Điểm nhập lên cịn hay có nhiều sai sót. Do lỗi nhập sửa dữ liệu điểm của phòng QLĐT và số
lượng sinh viên lớn, việc tìm và sửa thơng tin liên quan đến sinh viên khó tránh khỏi sai
sót.
Trong danh sách hệ thống điểm vẫn còn tên những sinh viên đã bỏ học ( sinh viên có tên trong
danh sách do được nhà trường đăng ký mặc định nhưng sẽ khơng có điểm thành phần
và điểm cuối kỳ).

4.

Hệ thống chạy trên Web có ưu điểm nhanh dễ truy cập mọi nơi nhưng phụ thuộc nhiều vào trình
duyệt, dẫn tới có thể bị lộ thơng tin -> dễ bị mất mật khẩu

5.

Thủ tục hỗn thi cịn cơ học ( các cán bộ phụ trách trong phòng quản lý đào tạo sẽ tự tạ files excel
để note lại rồi thông báo cho sinh viên)
1.3 Chi tiết vấn đề

Hệ thống quản lý điểm học phần cần có sự cải tiến, cập nhật, kiểm tra lại. Cần khắc
phục những thiếu sót cịn tồn tại bằng cách:
- Phân tích và đánh giá chính xác kết quả học tập của sinh viên.
- Tạo ra nhiều chức năng phong phú hơn để tiện dụng cho sinh viên kiểm sốt tình hình
học tập và kế hoạch cho những giai đoạn học tiếp theo; các chức năng giúp cán bộ
phịng QLDT dễ dàng cập nhập điểm và tình hình học tập của sinh viên.
- Liên tục cập nhật những thay đổi của sinh viên trên hệ thống quản lý đào đạo.
- Tăng cường tính bảo mật của hệ thống đảm bảo an tồn thơng tin cho sinh viên.
1.4 Mục tiêu của dự án

Dự án này phát triển HTTT hỗ trợ cho việc quản lý điểm thi học phần của sinh viên hệ
đại học chính quy nhằm nâng cao công tác đào tạo và quản lý ở Đại học Kinh tế Quốc dân.
Ngoài việc cập nhật điểm của từng sinh viên, hệ thống cũng có thể tra cứu một số thông tin


cần thiết về sinh viên như ngày sinh, quê quán, chỗ ở hiện tại...Hệ thống lưu trữ, xử lý kết
quả học tập của sinh viên theo quy chế của trường. Kiểm soát thống kê việc khen thưởng,
xét học bổng, thi lại, học lại của sinh viên một cách nhanh chóng và chính xác. Thơng qua
cơng tác quản lý mà có thể có hồ sơ cụ thể về kết quả học tập rèn luyện của sinh viên khi ra
trường. Ngoài ra, hệ thống còn lưu trữ dữ liệu điểm thi của cựu sinh viên trong một thời
gian nhất định. Dự án trông đợi tạo ra được một hệ thống đáp ứng tốt nhất những nhu cầu
đã đặt ra và khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ.
Một số mục tiêu cụ thể:
- Xây dựng được một phần mềm có thể xem điểm trực tiếp, nhanh chóng và chính xác.
- Phần mềm quản lý điểm đảm bảo tính tiện ích, giúp nhà trường có thể giảm được thời
gian làm việc, giảm được cường độ làm việc của nhân sự phòng quản lý đào tạo,
đồng thời giúp việc gửi thông báo tới sinh viên về vấn đề học tập trở nên kịp thời và
chính xác hơn.
- Dữ liệu đưa vào được kiểm tra và chuẩn hóa đảm bảo sự đúng đắn và chặt chẽ.

- Hệ thống tin cậy và được bảo mật an tồn.
2.

Mơ tả phương pháp phân tích
Cơng cụ thu thập thông tin
2.1 Nghiên cứu tài liệu

-

-

-

-

Quy định đào tạo đại học hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ trường đại học Kinh tế
Quốc dân (Ban hành kèm theo Quyết định số 1212 / QĐ - ĐHKTQD, ngày 12 tháng
12 năm 2012 của Hiệu trưởng)
Quyết định số 694/QĐ-ĐHKTQD V/v ban hành quy định về tổ chức xem lại kết quả
bài thi học phần hệ đào tạo đại học hệ chính quy của trường ĐH Kinh tế Quốc dân
ngày 13/8/2013
Quy trình tổ chức coi thi, chấm thi hết học phần và mẫu nhập điểm chấm bài thi-biểu
4, thực hiện theo quyết định số 2470/QĐ-ĐHKTQD ngày 31/12/2009 của Hiệu
trưởng
Các thông tin trên website chính thức của phịng Quản lý đào tạo trường đại học
Kinh tế quốc dân:


2.2 Phỏng vấn

-

Quy trình phỏng vấn gồm 3 bước:
+ Chuẩn bị phỏng vấn
+ Tiến hành phỏng vấn
+ Tổng hợp kết quả phỏng vấn

-

Nơi phỏng vấn: Phòng Quản lý đào tạo
Người được phỏng vấn: Phạm Đức Minh
Dữ liệu cần thu thập:
+ Q trình làm việc của phịng Quản lý đào tạo trong công tác lưu trữ và quản
lý điểm của sinh viên.
+ Những lưu ý cũng như vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý điểm thi, kinh
nghiệm của các thầy trong quá trình làm việc.
+ Những điểm thay đổi mới tạo ra sự cải tiến so với trước.
Lịch trình

Thời gian
3 phút

1.

Giới thiệu

2.

Sơ lược về phỏng vấn và các vấn đề cần bao qt

5 phút

3.

Quy trình làm việc của phịng Quản lý đào tạo
trong công tác lưu trữ và quản lý điểm của sinh
viên

20 phút

4. Dữ liệu được lưu trữ thế nào
5.

Những khó khăn gặp phải

15 phút

6.

Nguồn vốn và chi phí lấy từ đâu

10 phút

7.

Câu hỏi từ người được phỏng vấn

5 phút

8.

Kết thúc phỏng vấn

5 phút
3 phút

Đối với sinh viên trong trường
Bước 1: Chuẩn bị khảo sát


- Tìm hiểu người được khảo sát:
Người được phỏng vấn là sinh viên thuộc các khoá, các khoa viện và các chương trình
đào tạo khác nhau tại trường đại học Kinh tế Quốc dân. Mối sinh viên lại có mối quan tâm
về công nghệ khác nhau, nhu cầu sử dụng khác nhau cũng như có nhiều quan điểm trái
chiều nhau.
- Thời gian và địa điểm khảo sát:
Khảo sát trên link biểu mẫu trên google drive, bắt đầu từ ngày 6/10/2020 đến hết ngày
20/10
- Xác định dữ liệu cần thu thập :
+ Cách sinh viên sử dụng chức năng hiển thị điểm các mơn học và điểm trung bình.
Những chức năng đó hỗ trợ các bạn sinh viên trong q trình học tập như thế nào?
+ Những khó khăn, bất cập trong quá trình xem điểm và kết quả rèn luyện cá nhân.
+ Một số sáng kiến của sinh viên.
- Xác định bộ câu hỏi
+ Bạn thường xem bảng điểm học tập và điểm rèn luyện như thế nào?
(a. Qua quản lý đào tạo; b. Qua app NEU PLUS; c. Ghi nhớ và tự tính điểm )
+ Bạn thường sử dụng hệ điểm 4 hay 10 để quy đổi điểm cá nhân