Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh bình định công ty cổ phần ô tô trường hải

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

LÊ THỊ NGỌC PHÚ

HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI
NHÁNH BÌNH ĐỊNH – CÔNG TY CỔ PHẦN Ô
TÔ TRƯỜNG HẢI

Chuyên ngành

: Kế toán

Mã số

: 8.34.03.01

Người hướng dẫn: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh


i

LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.
Tác giả

Lê Thị Ngọc Phú

ii

LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành luận văn này, Tơi xin chân thành cảm ơn đến Thầy, Cô
của Trường Đại học Quy Nhơn, đặc biệt là Thầy, Cô khoa kinh tế và kế tốn
đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu cũng như tạo mọi điều kiện
thuận lợi nhất cho Tơi trong suốt q trình học tập, nghiên cứu và cho đến khi
thực hiện đề tài luận văn.
Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến Cô TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh đã
dành nhiều thời gian và tâm huyết hướng dẫn Tơi trong suốt q trình thực
hiện luận văn này, cũng như đã giúp đỡ Tơi hồn thiện kiến thức chun mơn
của mình.
Cuối cùng, Tơi xin cảm ơn các anh, chị và ban lãnh đạo trong Chi
nhánh Bình Định – Cơng ty Cổ phần Ơ tơ Trường Hải đã tạo điều kiện và
giúp đỡ tơi trong q trình khảo sát số liệu và hoàn thiện luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn!.
Tác giả luận văn

Lê Thị Ngọc Phú


1

MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Việt Nam đã và đang từng bước tiến vào hội nhập kinh tế toàn cầu, là
điều kiện thuận lợi và quan trọng cho nền kinh tế nước ta phát triển, nhưng
đồng thời với những quy luật cạnh tranh khốc liệt cũng ảnh hưởng rất lớn đến
sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp trong nước.

Để doanh nghiêp có thể tối ưu hóa nguồn lực và tăng khả năng cạnh
tranh trên xu hướng kinh doanh tồn cầu thì hệ thống thơng tin kế tốn
(HTTTKT) một cơng cụ hết sức quan trọng . HTTTKT là hệ thống thu thập,
ghi nhận, lưu trữ, xử lí và cung cấp thơng tin về tình hình huy động và sử
dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp trong từng kì nhất định, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
của đơn vị. Việc hoàn thiện để nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp phát triển
hoặc với những đơn vị có quy mơ lớn hơn thì u cầu HTTTKT minh bạch, rõ
ràng ngày càng trở nên cấp thiết trong quản trị doanh nghiệp. Khơng có một
HTTTKT tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp và không thể áp dụng HTTTKT
của đơn vị này cho đơn vị khác. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho
mình một HTTTKT riêng.
Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong chu trình quan trọng của hệ
thống thơng tin kế tốn. Kiểm sốt tốt chu trình này sẽ giúp doanh nghiệp sử
dụng nguồn lực tại đơn vị một cách hiệu quả nhất, đánh giá và nhận diện các
rủi ro có thể phát sinh để phịng ngừa và đưa ra tình huống xử lý kịp thời,
giảm thiểu tổn thất.
Chi Nhánh Bình Định - Cơng Ty Cổ Phần Ơ Tơ Trường Hải là một chi
nhánh có tuổi đời non trẻ nhất trong hệ thống chi nhánh tại khu vực Miền
Trung, được thành lập lại từ Chi nhánh Bình Định – Cơng ty TNHH ơ tơ
Trường Hải, Chi nhánh chuyên mua bán xe, sửa chữa và thay thế phụ tùng ô


2

tơ có động cơ phân phối theo 03 dịng: KIA- Dòng xe phân phối từ Hàn Quốc;
MAZDA- Dòng xe phân phối từ Nhật Bản; PEUGEOT- Dòng xe phân phối từ
Pháp và chuyên dịch vụ sửa chữa mua bán phụ tùng ô tô chính hãng. Với đặc
thù của Chi nhánh là mua bán, sửa chữa và thay thế phụ tùng ô tơ có nhiều
mặt hàng phụ tùng khác nhau của các hãng nên việc hoàn thiện HTTTKT đối

với hoạt động bán hàng và thu tiền là quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu quản
trị kinh doanh đồng thời hạch toán kế toán của đơn vị. Tuy nhiên, thực trạng
hiện nay về kết nối thơng tin giữa các phịng ban của Chi nhánh cịn nhiều bất
cập, bên cạnh đó hoạt động kinh doanh bán hàng là chủ yếu, đồng thời quy
mô kinh doanh ngày càng mở rộng, việc cần có hệ thống thơng tin kế tốn chu
trình bán hàng và thu tiền hoàn thiện tại Chi nhánh là một nhu cầu cấp thiết .
Chính từ nhận thức đó cùng với một mong muốn hồn thiện hệ thống
thơng tin kế tốn trong chu trình bán hàng giúp tổ chức quản lý tốt hơn hoạt
động bán hàng nên tác giả đã lựa chọn đề tài “ Hồn thiện tổ chức thơng tin
kế tốn chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi Nhánh Bình Định - Cơng
Ty Cổ Phần Ơ Tơ Trường Hải” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình.
2.Tổng quan các cơng trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Tổ chức thơng tin kế tốn là một trong các yếu tố quan trọng góp phần
giúp doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh vững mạnh. Vấn đề hồn thiện tổ
chức thơng tin kế toán đã được nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu
dưới các góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau như: Luận án, luận
văn, sách.. Một số nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này có thể kể đến như:
Tác giả Nguyễn Mạnh Tồn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), đã hệ
thống hóa tồn bộ lý thuyết về hệ thống thơng tin kế tốn (như nêu khái niệm
về hệ thống, kết cấu của hệ thống và những đặc trưng riêng của hệ thống…)
đây là tài liệu nghiên cứu khá hoàn chỉnh về hệ thống thơng tin kế tốn.
Luận văn: “Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền


3

tại Công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy” của tác giả Trần Thị Thu
Phường năm 2013. Bài luận văn đã đánh giá một cách khái quát về thị trường
nước giải khát tại Việt Nam và từ những thực tế mà công ty đã và đang trải
qua trong quá trình hình thành và phát triển. “ Tăng cường KSNB chu trình

bán hàng – thu tiền” trong đề tài này tác giả đã nêu ra được những mặc còn
hạn chế trong KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty. Nhưng nguyên
nhân, tính định hướng, khắc phục những mặc hạn chế thì chưa được nêu ra
trong bài luận văn này.
Nguyễn Thị Mai Hịa (2016) " Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn
tại Cơng ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C " – luận văn thạc sĩ Kế
toán của Đại học lao động – xã hội Hà Nội, trong luận văn tác giả đã hệ thống
hóa các lý luận về hệ thống thơng tin kế tốn từ đó nêu thực trạng hệ thống
thơng tin kế tốn tại cơng ty cũng như có những giải pháp để hồn thiện hệ
thống thơng tin kế tốn tại cơng ty.
Nguyễn Thị Hồng Hoa (2017) “Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ phần phát triển Đầu tư Xây dựng và du
lịch An Phú Thịnh” – Luận văn thạc sĩ kế toán của Đại học Quy Nhơn, tác giả
đã hệ thống các lý luận về kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền từ
đó kết hợp giữa lý luận và thực tiễn để tìm ra những giải pháp nhằm tăng
cường cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty.
Nguyễn Thị Hương Quỳnh (2018) “ Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn
theo định hướng ERP tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Sinh Hóa Minh
Dương Việt Nam” – Luận văn thạc sĩ kế toán của Đại học Quy Nhơn, Tác giả
cũng đã thu thập, khảo sát các dữ liệu liên quan đến thực trạng ứng dụng công
nghệ thông tin và tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại cơng ty, từ đó tác giả
đưa ra định hướng và một số giải pháp để hồn thiện tổ chức hệ thống thơng
tin kế tốn theo định hướng ERP giúp cho ban quản trị có thể cập nhật được
thông


4

tin một cách xuyên suốt nhanh chóng, kịp thời, giúp kiểm soát tốt số liệu, tiết
kiệm được nguồn lực quản lý so với truyền thống.

Tuy vậy luận văn vẫn chưa bám sát thực trạng để có những giải pháp
hiệu quả hơn.
Từ những nghiên cứu trên, tác giả kế thừa các nghiên cứu trước. Tuy
nhiên, phạm vi nghiên cứu khác nhau, mỏi đơn vị có đặc điểm hoạt động khác
nhau, để vận dụng vào thực tế đối với Chi nhánh, do đó tác giả chọn đề tài "
hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi
nhánh Bình Định - Cơng Ty Cổ phần Ơ tơ Trường Hải" để góp phần hồn
thiện hơn hệ thống thơng tin kế tốn hiện tại của doanh nghiệp.
3.
-

Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu về tổ chức thông tin kế tốn chu trình bán hàng và thu

tiền trong các doanh nghiệp.
Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thơng tin kế
tốn, từ
đó xác định những thành cơng cũng như hạn chế tồn tại trong việc tổ chức
thông tin kế tốn đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi Nhánh Bình
Định - Cơng Ty Cổ Phần Ơ Tơ Trường Hải
-

Đưa ra định hướng và đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng

tác tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh
Bình Định - Cơng Ty Cổ Phần Ơ Tơ Trường Hải
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-

Đối tượng nghiên cứu là việc tổ chức thông tin kế tốn chu trình bán

hàng và thu tiền.
Phạm vi nghiên cứu là tại Chi Nhánh Bình Định - Cơng Ty Cổ
Phần
Ơ

Tơ Trường Hải


5

5. Phương pháp nghiên cứu
-

Phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu

Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp các bộ phận có
liên
quan để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện của hệ thống thông tin
thực tế và cơng tác kế tốn được áp dụng tại đơn vị mà chủ yếu là cơng tác kế
tốn chu trình bán hàng và thu tiền
6.
-

Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Ý nghĩa khoa học: Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức

thơng tin kế tốn đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp,
góp phần bổ sung thêm tài liệu thơng tin tham khảo để xây dựng một doanh
nghiệp hồn thiện hơn.

-

Ý nghĩa thực tiễn: Việc đánh giá và đề xuất những giải pháp gắn với

thực tiễn tại đơn vị, có tính khả thi, có thể nghiên cứu áp dụng tại đơn vị để
thực hiện hệ thống thông tin kế tốn chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi
nhánh Bình Định - Cơng ty Cổ Phần Ơ tơ Trường Hải
7.

Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán

hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng và
thu tiền tại Chi Nhánh Bình Định - Cơng ty Cổ Phần Ơ tơ Trường Hải
Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu
trình bán hàng và thu tiền tại Chi Nhánh Bình Định - Cơng ty Cổ Phần Ơ tơ
Trường Hải


6

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC
THÔNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN
1.1.1. Khái niệm của hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) là một hệ thống thu thập, xử lý,
tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thơng tin kế tốn hữu ích phục vụ

cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định. Hai
chức năng cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn là: Thơng tin và kiểm tra về
sự hình thành và vận động của tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh
(doanh thu, chi phí, lợi nhuận) và lưu chuyển tiền của doanh nghiệp theo mức
độ tổng hợp và chi tiết khác nhau nhằm phục vụ theo nhu cầu thông tin của
người sử dụng, nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của
tổ chức.
Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,
xử lý và cung cấp thơng tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
kỳ nhất định .
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thơng tin kế tốn được trình bày như sau :

-

Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời

về tình hình tài chính của một tổ chức, ví dụ trong một doanh nghiệp là những
thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ.
-

Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh, ví

dụ trong một doanh nghiệp là các hoạt động: Mua vật tư, hàng hóa, bán hàng,
thu tiền, các chi phí phát sinh…


7

-

Quy trình xử lý: Là một quy trình hồn chỉnh từ việc thu thập thông

tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này
để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán là phương
pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối
tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế tốn. Để thực hiện được
các quy trình trên đây địi hỏi phải có sự tham gia của con người (cán bộ,
chun viên kế tốn) có những kĩ năng và trình độ nghiệp vụ chun mơn,
được phân cơng và tổ chức một cách khoa học, hợp lý với sự hỗ trợ của các
phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, sổ sách…)
- Đầu ra: Là các thơng tin kế tốn đáp ứng theo yêu cầu của người sử
dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như
phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức.

Phần
cứng

Dữ

Phần
mềm

liệu

Thơng

kế tốn

Cơ sở dữ
liệu

Con

tin kế

người

tốn

Các quy
trình, thủ
tục

Hình 1.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế tốn
(Hệ thống thơng tin kế tốn – NXB Tài chính, 2011)


1.1.2 Quy trình xử lý kế tốn trong doanh nghiệp
Quan trọng nhất trong tổ chức thơng tin kế tốn là tổ chức quy trình xử lý
Việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý kế toán và cung cấp thông tin
trong doanh nghiệp thường tuân theo các bước như ở Hình 1.2.

Ghi nhận

Xử lý

Báo cáo

Hình 1.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp


9

1.1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế tốn với các hệ thống thơng
tin khác trong doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp, hệ thống thông tin là một hệ thống đa dạng,
phức tạp với nhiều hệ thống thông tin chức năng khác nhau được thực hiện
bởi các bộ phận khác nhau như hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống thông tin
nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất ... Các bộ
phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ cung cấp thông tin lẫn
nhau, tác động qua lại lẫn nhau theo nhiều cách khác nhau nhưng đều cần phải
chịu một sự quản lý điều phối chung. Như vậy theo các tiếp cận này cho thấy
mỗi bộ phận trong doanh nghiệp là một hệ thống con trong hệ thống tổ chức
doanh nghiệp và tất cả mọi hoạt động của hệ thống con đều hướng đến mục
tiêu sử dụng hiệu quả tất cả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Một trong
những yếu tố quan trọng để thực hiện việc quản lý này là cần phải có những
thơng tin liên quan đến tất cả các chức năng hoạt động của tổ chức để làm cơ
sở cho việc ra quyết định quản lý, trong đó thơng tin do hệ thống kế tốn cung
cấp đóng một vai trị rất quan trọng, các hệ thống thông tin chức năng sẽ cung
cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thơng tin kế tốn và từ những dữ liệu này hệ
thống thơng tin kế tốn sẽ có nhiệm vụ xử lý để tạo ra các thông tin hữu ích
đầu ra cung cấp ngược lại cho các bộ phận chức năng. Ví dụ: hệ thống thơng
tin kế tốn cung cấp thơng tin về tình hình doanh thu cho bộ phận kinh doanh
hoặc cho nhà quản trị, thông tin về tình hình cơng nợ bán hàng cho bộ phận
kinh doanh…Như vậy, HTTTKT cùng với các hệ thống thông tin chức năng
khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị
doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ

thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được các mục
tiêu đề ra.
Như vậy, hệ thống thơng tin kế tốn cùng với các hệ thống thông tin


10

chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu
cầu quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản
trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được
các mục tiêu đề ra..

Hình 1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế tốn với các hệ thống thơng tin khác
trong doanh nghiệp

1.1.4. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo phần hành và theo chu
trình a.Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành
Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu kế
toán bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tượng kế toán nhất định. Mỗi
phần hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập. Nhân viên kế toán
phần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tất cả các chứng từ liên


11

quan và thực hiện việc cập nhật dữ liệu theo từng đối tượng kế tốn thuộc
phần hành đó. Kế tốn các phần hành theo dõi và cung cấp thông tin về số dư
đầu kỳ, tình hình phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của
từng đối tượng.
Ví dụ: Với phần hành kế toán tiền mặt, căn cứ vào các số liệu trên các

chứng từ ban đầu, kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục
theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền và tính ra số tồn tại
quỹ tiền mặt tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Trong doanh nghiệp thường có các phần hành kế toán chủ yếu như: kế
toán vốn bằng tiền, kế tốn vật tư, kế tốn cơng nợ, kế toán TSCĐ, kế toán chi
phí sản xuất và giá thành sản phẩm…
Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành hướng đến các đối tượng kế
toán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về
tình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn vốn trong quá trình
kinh doanh của đơn vị.
b.Tổ chức thơng tin kế tốn theo chu trình
Việc tổ chức cơng tác kế tốn theo phần hành đáp ứng được yêu cầu về
cung cấp thông tin theo từng đối tượng kế toán, lập báo cáo tài chính và kiểm
tra bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thơng tin kế tốn cung cấp
ngày càng đóng vai trị quan trọng trong công tác quản lý, điều hành các hoạt
động của doanh nghiệp. Tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp đều cần thơng
tin do kế tốn cung cấp và ngược lại, kế tốn khơng phải là điểm khởi đầu mà
thường là ghi nhận và tiếp tục xử lý kết quả của các bộ phận khác trong toàn
hệ thống doanh nghiệp. Do vậy, việc tổ chức dữ liệu kế toán theo từng phần
hành một cách riêng lẻ, độc lập sẽ không giúp khai thác, kế thừa hết các dữ
liệu và thông tin từ các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp. Hơn nữa
việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận của doanh nghiệp trong điều kiện tổ


12

chức thơng tin kế tốn theo phần hành cịn nhiều hạn chế.
Mặt khác, trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp có những
cơng việc lặp đi lặp lại một các thường xuyên, liên tục theo một trình tự nhất
định gọi là chu trình. Mọi chu trình có qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do

nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích
cực của các phần hành kế toán. Để đảm bảo các hoạt động diễn ra một các
nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt
động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu
trình. Do vậy cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học
giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn,
là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong việc phối hợp thực
hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót. Chính vì thế, bên cạnh việc tổ chức
theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng HTTTKT theo các chu trình.
Cách này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn trên cơ
sở xác định rõ mỗi loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ phận chức
năng nào trong một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân
quyền truy cập để khai thác dữ liệu thông tin đó một cách nhanh chóng và
chính xác nhất.
Tuy mỗi doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnh vực khác
nhau. Một cách khái quát, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có
thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản bao gồm: Chu trình doanh thu (bán hàng
và thu tiền), chu trình cung ứng (mua hàng và thanh tốn), chu trình chuyển
đổi (sản xuất), chu trình tài chính. Các chu trình được khái quát như sau:
Chu trình Doanh thu là hoạt động bán hàng, một trong những hoạt
động cơ bản và quan trọng nhất của mỗi một doanh nghiệp với chức năng
chính của chu trình doanh thu là bán hàng và thu tiền. Chu trình này liên quan


13

đến 4 hoạt động: Nhận đặt hàng, gửi hàng, lập hóa đơn và thu tiền, các hoạt động
này lặp đi lặp lại với từng lần bán hàng, và chỉ kết thúc khi doanh nghiệp quyết
định ngừng kinh doanh. Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình doanh thu
gồm khách hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận giao hàng, vận chuyển, quản lý kho

hàng, kế toán kho, kế toán cơng nợ, kế tốn tiền mặt, ngân hàng. Để thực hiện
một cách đồng bộ các giai đoạn trong hoạt động bán hàng, địi hỏi phải có sự
phối hợp chặt chẽ và khoa học giữa các bộ phận trên. Bất kì một sự gián đoạn
hoặc thiếu đồng bộ sẽ dẫn đến các sai sót, thất thốt trong q trình bán hàng,
theo dõi cơng nợ và nhận tiền thanh tốn của khách hàng.

Chu trình cung ứng
Tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp. Ngược lại với chu trình
doanh thu, hai chức năng chính của chu trình cung ứng là mua hàng và thanh
tốn tiền cho nhà cung cấp. Chu trình này liên quan đến các hoạt động đặt hàng,
mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền. Các chủ thể chủ yếu tham
gia vào chu trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận
mua hàng, bộ phận nhận hàng, thủ kho, kế toán kho, kế toán thanh toán…Yêu
cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải kịp thời cung cấp nguyên liệu để
đảm bảo mọi kế hoạch sản xuất được diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn, đồng
thời cũng không để hàng tồn kho bị tồn đọng quá nhiều nhằm giảm thiểu rủi ro
hư hỏng, mất chất lượng hay tốn thêm chi phí bảo quản tốn kém. Để thực hiện
tốt chức năng của chu trình, cần thiết phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ
phận thông qua việc chia sẻ thơng tin trong tồn bộ chu trình.

Chu trình chuyển đổi
Chu trình này được xem như là cầu nối giữa chu trình cung ứng và chu
trình doanh thu. Nhiệm vụ của chu trình này là biến đổi các yếu tố đầu vào chi
phí thành đầu ra. Nếu như việc tổ chức các chu trình doanh thu và chu trình
cung ứng hầu như giống nhau trong mọi doanh nghiệp, chu trình chuyển đổi


14

thường được tổ chức khác nhau giữa các doanh nghiệp hoạt động trên các lĩnh

vực sản xuất kinh doanh khác nhau. Chức năng trung tâm của HTTTKT trong
chu trình chuyển đổi là hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất
kinh doanh. Hệ thống kế tốn chi phí trong doanh nghiệp thương mại tập hợp
tất cả chi phí phát sinh trong q trình tiêu thụ hàng hóa như chi phí giá vốn
hàng bán, chi phí lương nhân viên, khấu hao TSCĐ. Trong doanh nghiệp sản
xuất, chức năng cơ bản chu trình chuyển đổi là kết hợp một cách tối ưu nhất
các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, lao động và máy móc thiết bị để sản
xuất ra sản phẩm phục vụ quá trình tiêu thụ. Hạch toán chi phí sản xuất và
tính giá thành sản phẩm nhằm mục đích cung cấp các thông tin cần thiết cho
việc kiểm soát chi phí và xác định giá vốn hàng bán.
Chu trình tài chính
Bao gồm tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc huy
động vốn và sử dụng vốn một cách hiệu quả. HTTTKT trong chu trình tài
chính có nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc huy động,
cũng như theo dõi nhằm cung cấp các thơng tin về tình hình và sự biến động
của từng loại tài sản, phục vụ cho công tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu
quả tài sản của doanh nghiệp. Chu trình tài chính bao gồm các hoạt động cịn
lại trong doanh nghiệp, đó là hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tư xây
dựng, mua sắm tài sản cố định và quan trọng nhất là hệ thống kế toán tổng
hợp - lập báo cáo tài chính. Chu trình này địi hỏi phần mềm phải xử lý được
các bút toán trùng, tính toán cập nhật số dư của các tài khoản, tổng hợp hạch
toán tổng hợp, kết chuyển dữ liệu cuối kỳ trên phân hệ kế toán tổng hợp để
lên báo cáo. Xử lý tốt các vấn đề trên, chu trình tài chính trong doanh nghiệp
sẽ phát huy được hiệu quả tối đa nhất.
Như vậy có thể thấy rằng HTTTKT trong chu trình tài chính bao hàm
tất cả các mặt hoạt động, các chức năng của doanh nghiệp: Các hoạt động


15

thuộc chức năng bán hàng và thu tiền được tách riêng thành chu trình doanh
thu; các hoạt động thuộc chức năng mua hàng và thanh tốn thuộc chu trình
cung ứng; các hoạt động sản xuất, kế toán chi phí sản xuất và xác định giá
thành cũng như giá vốn hàng bán thuộc chu trình chuyển đổi.
Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận
trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thơng tin quản lý trong
từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với HTTTKT. Các bộ phận nhập
liệu thông tin trước phải đảm bảo số liệu chuẩn xác, rõ ràng, kịp thời để các
bộ phận sau có cơ sở xử lý các bước tiếp theo. Ngược lại, các bộ phận xử lý
sau phải có phản hồi, báo cáo lại kết quả, tiến độ công việc cho bộ phận trước.
1.2. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN
1.2.1. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền không phải là mục đích cuối cùng của doanh
nghiệp nhưng nó lại là điều kiện quan trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh
nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
Muốn vậy doanh nghiệp phải xác định đúng nhu cầu của khách hàng và tìm
cách đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó. Doanh thu của một doanh nghiệp có thể
từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận
những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng.
Các công việc ghi nhận, xử lí những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra
liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh nghiệp
ngừng hoạt động. Nếu như doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thu
tiền một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của cơng nghệ thơng tin hiện đại thì sẽ


16

đảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực
hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm sốt tốt.
1.2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền được thể hiện
như ở Hình 1.4 .

Hình 1.4. Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền

Nhận đơn đặt hàng
Đây là khâu đầu tiên của chu trình bán hàng và thu tiền, thường được
thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh. Đặt hàng của khách
hàng có thể được ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng
điền vào một mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu
đặt hàng qua email, gọi điện thoại, điền vào các mẫu đơn đặt hàng trên trang
web của cơng ty… Ngồi ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp


17

khách hàng để nhận được các đơn đặt hàng.
Kiểm tra tín dụng và tồn kho
Thơng thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn
nhất định. Do vậy, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư
công nợ của khách hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi
quyết định chấp nhận đơn đặt hàng thanh tốn sau. Do đó trong khâu này bộ
phận bán hàng và bộ phận kế toán công nợ phải phối hợp chặt chẽ với nhau.
Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định
lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao
hàng. Do vậy bước kế tiếp nhân viên bán hàng cần thực hiện kiểm tra lượng
hàng tồn kho. Như vậy, để thực hiện việc kiểm tra lượng tồn kho phục vụ cho

công tác bán hàng, tình hình biến động của hàng tồn kho phải được kế toán
hàng tồn kho cập nhật chính xác và kịp thời ngay tại mỗi thời điểm phát sinh
tăng giảm.
Lập lệnh bán hàng
Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng.
Lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ra nhiều liên và chuyển đến
các bộ phận khác gồm: Kho, kế toán,… để tiếp tục thực hiện chu trình. Lệnh
bán hàng thể hiện đầy đủ các thơng tin về tên các loại hàng hóa, đơn vị tính,
số lượng, các thông tin về khách hàng (tên, đơn vị), địa chỉ giao hàng, thời
gian giao hàng, điều kiện thanh toán...
Chuẩn bị hàng
Thông tin trên lệnh bán hàng là cơ sở để bộ phận chuẩn bị hàng thực
hiện các bước công việc tiếp theo. Sau khi nhận được lệnh bán hàng, nếu hàng
đã có sẵn trong kho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo
đúng số lượng, chủng loại, đóng gói và làm các thủ tục để xuất hàng cho


18

khách. Trong trường hợp phải cung ứng mới có hàng thì cơng việc chuẩn bị
hàng sẽ phức tạp hơn, địi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa
phòng kinh doanh và các bộ phận cung ứng mới có thể đảm bảo việc giao
hàng cho khách đúng thời hạn thỏa thuận.
Giao hàng
Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc doanh
nghiệp chuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ định. Bộ phận giao hàng
phải lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa. Giấy báo gửi hàng có thể
là bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn. Hàng hóa có thể được vận
chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải,
các dịch vụ chuyển hàng, dịch vụ bưu điện

Xuất hóa đơn cho khách hàng
Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi
hàng được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã
có đầy đủ chứng từ để chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất. Sau khi
kiểm tra, đối chiếu các chứng từ có liên quan, bộ phận này tiến hành lập hóa
đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng. Đây chính là chứng từ quan trọng
nhất trong hệ thống nghiệp vụ bán hàng, được lập thành nhiều liên để gửi cho
khách hàng, làm cơ sở để bộ phận kế toán bán hàng ghi nhận và hạch toán
doanh thu, thuế GTGT, bộ phận kế tốn cơng nợ theo dõi các khoản phải thu
khách hàng và lưu tại bộ phận lập hóa đơn.
Việc lập hóa đơn thường phải đợi đến khi hàng hóa đã thuộc quyền sở
hữu của người mua để tránh trường hợp sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa. Trên
thực tế, khi giao hàng cho khách tại kho của doanh nghiệp thì thời điểm
chuyển giao quyền sở hữu là khi hàng vừa được giao. Trong trường hợp hàng
hóa phải được vận chuyển đến giao tại kho của khách hàng, thời điểm chuyển


19

giao quyền sở hữu là lúc khách hàng nhận được hàng.
Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng
Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng khách hàng. Bộ
phận kế toán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu và số dư nợ
chi tiết theo từng khách hàng.
Nhận tiền thanh tốn
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trong
trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế toán tiền mặt
lập phiếu thu và thủ quy tiến hành thu tiền. Trường hợp khách hàng thanh
toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng
căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hành hạch toán vào các sổ kế

toán và các tài khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời thông báo cho bộ phận kế
tốn theo dõi cơng nợ để cập nhật tình hình thanh tốn của khách hàng.
1.2.2. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền
Mục tiêu chủ yếu của chu trình bán hàng và thu tiền là phối hợp nhịp
nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc xử lý bán hàng (thường do bộ
phận kinh doanh của doanh nghiệp trực tiếp tham gia), theo dõi thanh toán và
thu tiền của khách hàng (thường do bộ phận kế toán của doanh nghiệp trực
tiếp tham gia). Đây là hai chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng và thu
tiền trong doanh nghiệp. Việc trao đổi thông tin giữa hai bộ phận nhịp nhàng,
hiệu quả đóng vai trị quan trọng trong chu trình bán hàng và thu tiền. Bên
cạnh đó, mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là xác định lãi lỗ nên cần phải
biết doanh thu và chi phí, trong chu trình này kế tốn tổng hợp theo dõi chung
về doanh thu. Khi nào thu được tiền bán hàng thì nghiệp vụ đó chấm dứt, kế
tốn là một bước trong chu trình khơng phải độc lập trong chu trình và cần
phải có sự phối hợp với các bộ phận khác để đạt được mục đích của doanh


20

nghiệp. Do vậy có thể nói rằng chu trình bán hàng và thu tiền liên quan đến
mối quan hệ mật thiết giữa hệ thống thơng tin bán hàng thuộc phịng kinh
doanh và hệ thống thơng tin kế tốn thuộc phịng kế tốn.
Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu khách
hàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế
hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Mục
tiêu của phịng kinh doanh là tối đa doanh số thực hiện và tối thiểu chi phí
trong hoạt động bán hàng. Hệ thống thông tin bán hàng bao gồm con người,
thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lí và cung cấp những thông tin kịp thời
và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận trong quá
trình bán hàng.

Bộ phận kế tốn: Có trách nhiệm ghi nhận, xử lí, phân tích, lưu trữ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động của hàng hóa, doanh thu
theo từng khách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách hàng,
ghi nhận đầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng, chi phí, xác định kết quả tiêu thụ…, cung cấp thông tin cho bộ
phận bán hàng và nhà quản trị các cấp thông qua các báo cáo thích hợp.

Hình 1.5 mơ tả các chức năng cũng như phân cơng trách nhiệm và sự
phối hợp giữa phịng kinh doanh và phịng kế tốn trong chu trình bán hàng và
thu tiền.


21

Kiêm tra
tín dụng
và hàng
tồn kho

Hình 1.5: Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền

1.2.3. Tổ chức thông tin đối với các nút xử lý trong chu trình bán hàng và
thu tiền
Tổ chức thơng tin trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm 4 nút xử lí
tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình doanh thu, đó là (1) tiếp
nhận, xử lí đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng, (2) chuẩn bị hàng, vận chuyển
hàng và giao hàng cho khách, (3) lập hóa đơn, theo dõi thanh tốn và thu tiền
và (4) phân tích tình hình tiêu thụ.

Khách hàng

Chấp
tḥn
đặt hàng

Kiểm tra
tín dụng
Dữ liệu về cơng nợ

Dữ liệu
hàng tồn kho

Khách hàng

Hình 1.6: Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình doanh thu

1.2.3.1. Tổ chức thơng tin tiếp nhận đơn đặt hàng