Tài liệu Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài docx

Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ sử dụng
nguồn nhân lực bên ngoài

Sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài (outsourcing) đang trở thành một thực tế
phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Các cuộc điều tra và nghiên cứu khác nhau đã cùng đi
đến một kết luận rằng, có tới hơn 80% công ty dự kiến sẽ sử dụng nguồn lực này trong
thời gian sắp tới hoặc sẽ đưa việc này vào kế hoạch trung hạn của doanh nghiệp. Theo
các công ty chuyên về lao động – việc làm, lĩnh vực công nghệ thông tin luôn dẫn đầu
trong vấn đề cung cấp nhân lực, dịch vụ outsourcing và trên thế giới có hơn 2/3 công
ty đang sử dụng IT-outsourcing.
Ở doanh nghiệp nào cũng vậy, không phải tất cả các bộ phận, phòng ban đều
mang lại lợi nhuận, tuy nhiên tất cả các bộ phận đều tạo nên chi phí, ít nhất cũng là
lương cho nhân viên. Như vậy về lý thuyết, chúng ta có thể tách riêng ra thành những
bộ phận sinh lợi tiềm năng (tức là bộ phận có doanh thu vượt mức chi phí) và những
phòng ban làm thâm hụt ngân sách (không mang lại thu nhập, nhưng lại cần thiết để
duy trì hoạt động của công ty). Chúng ta sẽ gọi những bộ phận sinh lợi tiềm năng là
“trung tâm lợi nhuận”, còn bộ phận kia là “trung tâm chi phí”.
Thông thường, “trung tâm chi phí” bao gồm: bộ phận quản trị kinh doanh, bảo
vệ, bộ phận tiếp thị, phòng kế toán, bộ phận công nghệ thông tin…; còn “trung tâm lợi
nhuận” sẽ gồm có bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất hay cung cấp dịch vụ…Nếu các
trung tâm lợi nhuận thường được xác định bởi chức năng, nhiệm vụ và chiến lược của
công ty, thì các “trung tâm chi phí” lại hình thành theo mức độ cần thiết. Trên thực tế
thật khó hình dung chức năng của một công ty dưới dạng “Trở thành công ty tư vấn
hàng đầu với phòng hành chính - quản trị hạng nhất”, mặc dù bất kỳ công ty nào cũng
đều muốn có một phòng ban như thế.
Đối với doanh nghiệp, trung tâm lợi nhuận là bộ phận cần được chăm sóc nhiều
hơn cả với mục tiêu biến nó trở thành trung tâm lợi nhuận tốt nhất, đem lại doanh thu
cao nhất trên thị trường. Do đó, việc đưa trung tâm này ra bên ngoài sẽ mâu thuẫn và
đi ngược lại với chức năng, nhiệm vụ của công ty. Như vậy, chỉ còn lại trung tâm chi
phí có thể được xem xét để “gửi gắm” cho các đơn vị dịch vụ outsourcing. Tuy nhiên,
ở đây có một điều kiện: outsourcing chỉ khả thi, khi nó không chỉ cho phép giảm chi

phí để duy trì bộ phận này, mà còn phải giữ vững hoặc cải thiện các chỉ số chủ yếu của
những bộ phận đó như: chất lượng nhiệm vụ thi hành, tính hiệu quả của công việc,
đảm bảo mức độ bí mật cần thiết… Các chỉ số này có thể thay đổi phụ thuộc vào từng
lĩnh vực kinh doanh cụ thể.
Quản lý rủi ro
Nhiều công ty lo ngại rằng nếu sử dụng nguồn lực bên ngoài, họ thể phải đối
mặt với nguy cơ bị lộ bí mật kinh doanh. Trong những trường hợp này, bạn cần phải
đánh giá những thiệt hại tài chính gắn liền với việc rò rỉ thông tin. Nếu sự thiệt hại
không đẩy hoạt động của công ty vào trạng thái khủng hoảng, thì bạn chỉ thì cần dự
liệu và đánh giá xác suất xảy ra việc thất thoát thông tin.
Bạn cần phải xem xét khả năng rò rỉ thông tin và quy mô thiệt hại trong hệ số
điều chỉnh, sau đó nhân hệ số này với giá trị dịnh vụ outsourcing. Như vậy, bạn sẽ có
được giá trị của dịnh vụ đã tính đến rủi ro để so sánh với giá trị thực hiện dịch vụ của
các nhân viên biên chế trong công ty bạn.
Chúng ta biết rằng danh tiếng là thứ tài sản quan trọng nhất đối với những công
ty cung cấp dịch vụ chuyên ngành và các công ty outsourcing cũng không phải là
ngoại lệ. Vì thế, để giải quyết các vấn đề có khả năng rủi ro cao, bạn nên chọn công ty
có đẳng cấp và uy tín trên thị trường, còn đối với những vấn đề có rủi ro không đáng
kể, bạn có thể sử dụng dịch vụ của những công ty nhỏ hơn để tiết kiệm chi phí.
Chất lượng công việc thực hiện cũng liên quan đến thâm niên của công ty
outscourcing, tuy ở mức thấp hơn so với rủi ro, vì quyền lợi vật chất của các công ty
được gắn liền với việc hoàn thành tốt nhất các đơn đặt hàng và duy trì mối hợp tác đôi
bên cùng có lợi.
Khi kết quả thực hiện công việc không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng,
nếu trong hợp đồng không có quy định khác, thì công ty outsourcing sẽ phải chịu các
chi phí để khắc phục các thiếu sót. Trong trường hợp nhiệm vụ được chính nhân viên
của bạn tiến hành, việc sửa chữa này sẽ cần đến những khoản ngân sách bổ sung làm
kéo theo nhiều chi phí phát sinh.
Ngoài ra, hợp đồng thuê dịch vụ của các công ty outsourcing còn cho phép bạn
loại trừ những ảnh hưởng của “nhân tố cá nhân” đối với thời hạn hoàn thành công

việc, bởi vì ngay cả những nhân viên tích cực, có trách nhiệm nhất cũng có thể bị ốm
hoặc đơn giản là bị thu hút vào những việc khác gấp rút và quan trọng hơn.
Sự lựa chọn có lợi cho outsourcing
Sau khi đánh giá những rủi ro liên quan trước hết đến khả năng rò rỉ thông tin,
bạn cần đưa ra một số quyết định mang tính nguyên tắc về khả năng sử dụng
outsourcing cho một công việc cụ thể nào đó, đồng thời cân nhắc xem nên sử dụng
outsourcing thường xuyên hay chỉ là tạm thời.
Nếu bạn tin rằng mình đang cần đến outsourcing, bạn hãy đánh giá những chi
phí cần thiết trong từng trường hợp cụ thể, từ đó so sánh xem việc sử dụng outsourcing
có thực sự có lợi hơn sử dụng nhân viên của bạn không.
Công thức dưới đây cho phép bạn so sánh chi phí cho nhân viên và chi phí cho
những đơn vị dịch vụ bên ngoài:
D = X*(Z+K)/T-A*Kp
Trong đó:
X- chi phí lao động dự kiến cho mỗi giờ
Z- mức tiền lương hàng tháng
K- mức chi phí gián tiếp cho nhân viên (trợ cấp xã hội, y tế )
T- lượng thời gian làm việc trong tháng, thường bằng 176 giờ
A- giá cả dịch vụ outsourcing
Kp- hệ số rủi ro
Nếu bạn giao cho công ty dịch vụ không phải một phần, mà là toàn bộ khối
lượng công việc của nhân viên, ví dụ công việc của nhân viên quản lý hệ thống mạng,
thì công thức trên được đơn giản hoá thành: D=(Z+K)-A*Kp. Nếu D>0 thì việc sử
dụng dịch vụ outsourcing sẽ có lợi hơn so với sử dụng nhân viên chính thức.
Trên thực tế, khối lượng công việc giao cho outsourcing có thể thay đổi theo
thời gian, thường là theo chiều hướng tăng. Điều này dẫn tới việc gia tăng giá trị của
dịch vụ, tuy nhiên, khi khối lượng công việc càng nhiều, giá dịch vụ cho từng đầu việc
đơn lẻ sẽ càng giảm xuống, và bạn sẽ càng được lợi nhiều hơn.
Tóm lại, có thể nói rằng cắt giảm chi phí luôn là một vũ khí hữu hiệu để doanh
nghiệp nâng cao lợi nhuận. Ở đây, outsourcing không chỉ giúp các công ty hạ thấp chi

phí, mà còn sử dụng nhiều công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý hiện đại trong các
hoạt động kinh doanh, cho phép các công ty nhỏ giải quyết những nhiệm vụ lớn hơn
và phát triển nhanh hơn.