Tài liệu Công nghệ giám sát nhân viên ppt

Công nghệ giám sát nhân viên
“Nhiều công nghệ mới đã giúp các nhà quản lý thực hiện nhiệm vụ của mình một
cách hiệu quả hơn. Các nhân viên giờ đây có thể bị giám sát ở bất kỳ đâu, trong
bất cứ lúc nào mà không hề hay biết”

Gần ba tháng nay, Mark Peterson, giám đốc hãng sản xuất giày thể thao Universe
tại Singapore,luôn trong tình trạng mất ăn mất ngủ bởi ông không hiểu vì sao
những chiếc giày thể thao được sản xuất theo công nghệ mới của hãng vẫn không
thể thu hút được khách hàng. Điều khiến ông đau đầu hơn là trưởng bộ phận thiết
kế của Universe không hề tỏ ra lo lắng, ngày ngày vẫn đi làm trong tâm trạng thoải
mái, không chút bận tâm. Sau nhiều đắn đo, suy nghĩ, Mark quyết định tìm ra
nguyên nhân của sự việc.
Sau nhiều lần nghiên cứu các tài liệu mà vẫn không phát hiện ra điều gì bất
thường, trong một lần tình cờ vào Internet tìm kiếm thông tin, Mark bàng hoàng
sửng sốt khi thấy tên của trưởng bộ phận thiết kế xuất hiện trên nhiều trang web
cũng như hàng loạt chiếc giày thể thao mẫu mã tương tự với sản phẩm mới của
Universe đã có mặt trên thị trường từ lâu lắm rồi. Mark đã hiểu ra rằng thủ phạm
chính của vụ việc này chính là vị trưởng bộ phận thiết kế nọ. Người đã từng được
ông đánh giá cao, đã từng được ông ưu ái trong công việc cũng như trên con
đường công danh sự nghiệp đã dám “bán mình cho quỷ” để ung dung hưởng lợi
nhuận từ nhiều bên.

Có lẽ, lúc này việc sa thải vị trưởng bộ phận kia cũng không giải quyết được nhiều
vấn đề nữa. Mọi thứ đã quá muộn với một nhà quản lý như Mark. Điều an ủi duy
nhất đối với Mark là vụ việc này sẽ trở thành bài học xương máu trong việc quản
lý nhân viên nhằm tránh những hậu quả tương tự xảy ra trong tương lai.

Trên thương trường, một trong những yếu tố thành công của bất kỳ doanh nghiệp
nào chính là nghệ thuật quản lý nhân sự. Yếu tố này tuy không trực tiếp tạo ra sản
phẩm dịch vụ nhưng nó có vai trò rất lớn đối với việc nâng cao năng suất lao động
cũng như chất lượng sản phẩm. Và các công ty thành công ngày nay luôn hiểu rõ

tầm quan trọng của yếu tố quản lý. Trong thế kỷ 20, rất nhiều cuộc cách mạng về
quản lý đã diễn ra trên thế giới, góp phần đáng kể vào sự tồn tại, phát triển cũng
như khẳng định vị thế của nhiều công ty, tập đoàn lớn ngày nay.

Cho dù trong kinh doanh hiện đại, đối với các ông chủ doanh nghiệp, việc quản lý
và giám sát nhân viên không hề dễ dàng chút nào. Tuy nhiên, cùng với sự phát
triển của công nghệ hiện đại, nhiều biện pháp quản lý nhân viên hữu hiệu đã ra
đời, góp phần giảm nhẹ nỗi lo lắng của các nhà quản lý.

“Nhiều công nghệ mới đã giúp các nhà quản lý thực hiện nhiệm vụ của mình một
cách hiệu quả hơn. Các nhân viên giờ đây có thể bị giám sát ở bất kỳ đâu, trong
bất cứ lúc nào mà không hề hay biết” - Peter Thompson, giám đốc hãng Tech
Manager chuyên cung cấp các giải pháp quản lý nhân sự, cho biết. Các số liệu
thống kê cho thấy hiện gần 1/10 số nhân viên trên thế giới đang bị quản lý, giám
sát một cách bí mật bởi công nghệ hiện đại, gần 12% số email của các nhân viên
tại các công ty, tập đoàn lớn bị theo dõi. Riêng tại Mỹ, có đến 30.000 công ty đã
thuê tư vấn giải pháp công nghệ để quản lý nhân viên. Dự tính đến năm 2008, sẽ
có đến 80% trong tổng số các công ty Mỹ áp dụng biện pháp quản lý này.

Mặc dù những biện pháp quản lý nhân viên truyền thống như thẻ từ ra vào, camera
quan sát …vẫn chứng tỏ được hiệu quả nhất định trong việc giám sát nhân viên,
tuy nhiên, trong tương lai, chúng sẽ dần dần bị thay thế bởi Internet, máy vi tính,
email,… Những công cụ hiện đại này đang dần thể hiện những ưu thế vượt trội
của mình trong công việc quản lý nhân sự tại nhiều công ty.

Giám sát hoạt động qua máy vi tính:

Chỉ trong vòng chưa đầy 20 năm, con người đã chuyển từ văn phòng giấy tờ sang
văn phòng ảo. Công việc giờ đây được thực hiện hầu như trên máy tính, từ việc
soạn thảo văn bản đơn giản cho đến thực hiện các giao dịch với đối tác kinh

doanh. Do đó, việc theo dõi nhân viên qua máy tính cũng đồng nghĩa với việc
giám sát công việc của họ, nắm bắt được nhân viên nào làm việc chăm chỉ, nhân
viên nào lơ là, xao lãng phần việc của mình. Phần mềm được nhiều nhà quản lý sử
dụng phổ biến hiện nay là PC anywhere . Nhờ phần mềm này, các nhà quản lý có
thể theo dõi mọi hoạt động trên máy tính của các nhân viên trong công ty, biết
được hôm nay họ làm những gì, thực hiện những giao dịch nào và có xao lãng
công việc hay không. Các nhân viên sẽ không biết họ bị theo dõi và nhà quản lý có
thể “chộp” được bất cứ hoạt động nào như chơi
game, gửi email không vì mục
đích công việc hay tán gẫu với bạn bè trên mạng.

Ngoài ra, các nhà quản lý đang trông đợi từng ngày công nghệ mới sắp ra đời của
hãng Microsoft để giám sát có hiệu quả hơn nữa các nhân viên trong công ty, Đó
là chuột máy tính thế hệ mới Intellimouse. Chuột máy tính này được cài một con
chip nhỏ có thể tính toán thời gian sử dụng máy tính bằng cách đo thời gian mà
các nhân viên sử dụng bấm vào con chuột bằng một khoảng cách không gian. Do
đó, nếu quy ước một phút sử dụng máy tính có thể biểu hiện bằng một khoảng
cách 4m thì một máy tính đang hoạt động sẽ có khoảng cách tăng lên tương ứng
với thời gian hoạt động của máy vi tính. Như vậy, nếu một nhân viên sử dụng máy
tính xao lãng công việc được giao để làm một công việc khác thì số khoảng cách
không gian được Intellimouse thể hiện sẽ bằng số 0. Lúc đó nhà quản lý chỉ cần
kiểm tra Intellimouse là có thể biết được nhân viên có chăm chỉ hay không.

Cho dù giá của Intellimouse sẽ hơi đắt nhưng chắc chắn các nhà quản lý cũng
không tiếc tiền bởi những gì nó mang lại cho công ty còn lớn hơn nhiều so với số
chi phí bỏ ra ban đầu này.

Giám sát nhờ Internet

Internet mang lại rất nhiều lợi thế nhưng cũng không ít phiền tóai cho các ông chủ

trong quản lý doanh nghiệp. Chuyện nhân viên thường xuyên vào Internet để chat
hay giải trí trong giờ làm việc khiến các ông chủ đau đầu bởi các nhân viên này
đang làm lãng phí thời gian và giảm năng suất làm việc. Tuy nhiên, “vỏ quýt dày
có móng tay nhọn”. Cách đây khôn lâu, toàn thể nhân viên của Vodaphone đã
nhận được một thông báo rằng: “Công ty luôn có công nghệ mới để tất cả ai sử
dụng Internet vào việc riêng trong giờ làm việc đều sẽ bị phát hiện và chịu phạt
nghiêm khắc”.

Nhiều hãng phần mềm trên thế giới liên tục tung ra thị trường những phần mềm
giám sát hoạt động Internet của các nhân viên. Các phần mềm phổ biến hiện nay là
Little Brother, Web Monitor,…sẽ được cài trực tiếp vào máy chủ của công ty để
bất kỳ nhân viên nào từ bất kỳ máy tính nào trong giờ làm việc nếu truy cập một
trang web sex đều sẽ bị ngăn cấm và ngay lập tức trên màn hình máy tính của
nhân viên đó sẽ xuất hiện lên dòng chữ: “Bingo! You are catched by the bosses.
Don’t do this again”.

Hãng Computer Associates, chủ sở hữu phần mềm Little Brother cho biết hàng
năm số khách hàng đặt mua phần mềm của hãng là rất lớn. Riêng năm 2003, con
số công ty có cài đặt phần mềm này trên toàn nước Mỹ là 45.000. Và như vậy,
không hiểu có bao nhân viên đã bị bắt quả tang khi truy cập các trang web đen.

Có lẽ, các nhà quản lý cảm thấy hài lòng nhất với việc giám sát hiệu quả hoạt động
truy cập Internet của các nhân viên. Lấy một chương trình Internet này để giám sát
một chương trình Internet khác là cách quản lý tương đối hiệu quả trong bất kỳ
công ty nào.
Giám sát nhân viên nhờ phần mềm quản lý email
David Blair, giám đốc điều hành của Examine Bones - một công ty chuyên nghiên
cứu và theo dõi hoạt động văn phòng của các doanh nghiệp châu Âu, nói: “Trung
bình mỗi nhân viên ngày nay nhận và gửi trung bình 20 email/ngày. Nội dung của
các email không phải lúc nào cũng liên quan đến công việc. Có khi kèm theo đó là

những hành động tiết lộ bí mật công ty”. Và bởI vậy, các ông chủ doanh nghiệp
rất muốn kiểm soát nhân viên bằng các chương trình quản lý email, tuy nhiên, họ
luôn gặp sự phản đối từ nhiều ngườI, đặc biệt là từ các nhân viên của mình vì
ngườI lao động cho rằng việc kiểm soát này có thể vi phạm bí mật cá nhân. Và để
làm giảm nhẹ mức độ “vi phạm bí mật cá nhân”, các chuyên gia quản lý phảI nghĩ
ra cách sử dụng các chương trình giám sát “nhẹ nhàng” hơn và ở một mức độ nhất
định nào đó thôi.

Nhiều công ty châu Âu đã sử dụng phần mềm dướI dạng phiếu theo dõi số lượng
e-mail đã được nhận và gửi đi trong ngày của nhân viên cùng nội dung của các
email đó. Những email này sẽ được một máy chủ kiểm soát và phân tích nhằm
vạch ra những gì liên quan đến công việc, những gì thuộc diện”bí mật cá nhân” và
gửi đến cho nhà quản lý biết. Nhờ công cụ này, ngay cả những nhân viên thông
minh nhất khi xoá đi các email cũng vẫn bị phát hiện. Còn một số công ty khác lại
giới hạn dung lượng chứa email cá nhân. Hãng Boeing chỉ cho phép nhân viên
chứa 15 MB email cá nhân trong hộp thư của họ. Vượt quá giới hạn này, hệ thống
đó sẽ không cho phép họ gửi thêm bất cứ một email nào.

Epolicy Institute, một công ty chuyên về tư vấn kinh doanh, cho biết hiện nay 47%
các công ty đã tiến hành việc giám sát nhân viên bằng hệ thống kiểm soát email.
Có điều đây là chuyện khá “tế nhị” và người quản lý công việc này cũng có thể bị
cấp trên giám sát. Còn theo tập đoàn công nghệ IDC thì trong năm 2003, nhiều
công ty đã chi hàng trăm triệu đô la cho việc kiểm soát các email có định hướng
nội dung, trong khi chi phí dành cho các phầm mềm chống virus đã lên tớI vài tỷ
đô la. IDC dự đoán doanh số phần mềm kiểm soát email sẽ tăng lên 662 triệu USD
vào năm 2006.

Giám sát nhân viên nhờ các máy photocopy và máy fax thế hệ mới

Ngày nay, tại nhiều doanh nghiệp, các nhân viên vẫn có thói quen sử dụng “đồ

chùa” vào mục đích cá nhân: sao chép các tài liệu mật hoặc gưỉI thư bằng máy
photocopy hay máy fax. Đề giám sát hoạt động này, nhiều nhà sản xuất công nghệ
giám sát nhân viên đã phải vào cuộc. Nhiều máy photocopy và máy fax thế hệ mới
đã ra đời vừa phục vụ công việc văn phòng vừa đảm bảo công việc giám sát hiệu
quả của nhà quản lý khi lưu giữ mọi hoạt động vào bộ nhớ máy tính. Những thông
tin này sẽ được chuyển đến máy chủ của nhà quản lý về số lần sử dụng máy của
một nhân viên hoặc nội dung các văn bản tài liệu…

Hiện nay, thị trường máy photocopy và máy fax thế hệ mới này đang phát triển rất
nhanh và được nhiều công ty sử dụng. Riêng trong năm 2003, máy photocopy thế
hệ mới Incop của hãng Webexpert có chức năng lưu giữ thông tin đã được tiêu thụ
gần 400.000 chiếc, tăng 20% so với năm trước đó.

Giám sát nhân viên nhờ thẻ điện tử

”Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ thẻ điện tử, toàn bộ hoạt động
của nhân viên sẽ nằm gọn trong một chiếc thẻ nhỏ gọn” , Tony Sonee, giám đốc
tập đoàn công nghệ Intel
khu vực châu Á Thái Bình Dương nói.

Nhiều công ty đã bắt đầu thử nghiệm biện pháp quản lý mới này bằng việc trang bị
cho mỗi nhân viên một chiếc thẻ điện tử. Mọi hoạt đông văn phòng, từ việc đi làm,
photocopy, truy cập web, sử dụng máy tính đều cần đến các mật mã của chiếc thẻ
này. Qua đó, mọi hoạt động của nhân viên không thoát khỏi tầm phạm vi của thẻ
điện tử. Công ty công nghệ Pint Pont còn tiến xa hơn trong việc quản lý nhân viên
bằng thẻ điện tử cá nhân. Hãng đã cho thử nghiệm việc cài đặt những hộp đen nhỏ
cỡ bao diêm bên trong các phòng làm việc, hành lang đi lại, căngtin, nhà để xe…
Từ hộp đen, một máy thu sẽ thu sóng điện tử phát ra từ các thẻ và báo về trung
tâm kiểm soát mọi sự di chuyển của các nhân viên. Fernado Armadi, giám đốc
Pint Pont cho biết trong tương lai, hãng sẽ áp dụng một loại thẻ mới có thể ghi

nhận thời gian nghỉ việc trong giờ làm việc của các nhân viên.

Giám sát nhân viên nhờ công nghệ GPS

Trong trường hợp bị giám sát chặt chẽ ở văn phòng làm việc, nhiều nhân viên có
thể lợi dụng những lần đi công tác ra bên ngoài để làm những việc mang tính chất
cá nhân.

Đối với các nhà quản lý, để ngay cả khi đi ra ngoài văn phòng, các nhân viên cũng
khó xao nhãng công việc, họ đã cậy nhờ đến công nghệ GPS. Từ một máy tính cá
nhân, các nhà quản lý có thể biết được chính xác vị trí địa lý của nhân viên thông
qua các thiết bị tìm kiếm thông minh sử dụng hệ thống định vị toàn cầu GPS. Vị
trí của nhân viên sẽ hiện chính xác trên một bản đồ kĩ thuật số. Với các module
GPS cùng nhiều modem riêng biệt, những thiết bị này sẽ “trói chặt” nhân viên. Vị
trí nhân viên sẽ được cập nhật liên tục cứ 6 giây một lần. Ngoài ra, vị trí của nhân
viên có thể hiện trên màn hình theo các cấp độ khác nhau, từ vị trí của một quốc
gia cho đến từng con phố cụ thể.

Hãng điện thoại Nokia đã đi tiên phong khi cung cấp cho các nhân viên của mình
điện thoại di động có gắn hệ thống GPS để xác định vị trị của nhân viên ở bất cứ
nơi nào. Còn hãng vận tải Transport American của Mỹ thì cho gắn vào tất cả các
xe ôtô của nhân viên mình những con chip GPS nhỏ có thể giúp tính toán cự ly
vẫn chuyển hợp ý cũng như thời gian di chuyển sao cho máu chóng và hiệu quả
nhất. Các nhà quản lý của Transport American chỉ cần ngồi ở văn phòng cũng có
thể giám sát công việc của toàn bộ các nhân viên lái xe của mình.

Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân viên đang từng bước giữ
vai trò quan trọng trong cuộc cách mạng quản lý trên toàn thế giới trong thời gian
gần đây. “Ngày nay, công nghệ thông tin đã đi sâu vào những hoạt động tưởng
chừng như nhỏ bé nhất. Bạn sẽ không thể quản lý nhân viên được được nếu thiếu

chúng. Và các nhân viên cũng sẽ không thể thoát khỏi sự kiểm soát của những
công nghệ này” John Chamber, giám đốc điều hành của Cisco
, nói. Và chắc chắn
sự thật sẽ là như vậy, tiến xa hơn vào thể kỷ 21, “số phận” của các nhân viên sẽ bị
gắn chặt vào các thiết bị điện tử thông minh.