Tài liệu Đưa ra ý kiến phản cảm một cách tế nhị pptx

Đưa ra ý kiến phản cảm một cách tế nhị

Làm lãnh đạo hiển nhiên khó tránh khỏi những lúc "nộ khí xung
thiên", nhưng cần biết rằng, mỗi lời người lãnh đạo nói ra đều có tác động
đến nhân viên, mà trong trường hợp giận dữ, thì tác động đó phần nhiều là
tiêu cực. Hãy ghi nhớ 10 quy tắc sau đây để giúp người lãnh đạo chế ngự sự
nổi giận tức thời và đưa ra những ý kiến vốn không mấy xuôi tai một cách tế
nhị.
1. Hãy kiềm chế cảm xúc của mình
Bạn không muốn chỉ trích những hành động của một ai đó khi bạn nổi giận
hoặc bối rối. Bạn có thể nói một điều gì đó bạn thực sự không muốn nói hay phản
ứng nhẹ nhàng với những điều người khác phát ngôn hướng vào bạn.
2. Tìm một nơi riêng tư
Không ai muốn bị mắng trước mặt bao nhiêu người. Nếu việc trách móc
nhân viên là không thể tránh khỏi thì hãy chú ý sử dụng nó như một kế sách cuối
cùng. Ví như trong một cuộc họp tại công ty, bạn muốn đưa ra vài nhận xét phản
cảm riêng với một nhân viên, ý kiến này không nhất thiết phải nói trước đám
đông, vậy hãy gọi anh ta tới nơi chỉ có hai người (một phòng trống khác), để nói
chuyện.
3. Tập trung vào hành động chứ không phải con người
Khi phê bình ai đó nghĩa là ngay lập tức bạn đã tạo ra một rào cản giữa bạn
và người đó. Hãy đưa ra ý kiến tập trung vào những hành động của họ thay vì chê
bai con người họ.
4. Cụ thể
Góp ý với nhân viên nhưng chung chung, tràng giang đại hải và không đầu
không cuối thì có khi lại tác hại chứ chẳng hiệu quả. Bạn cần trao đổi, góp ý một
cách cụ thể về những hành động cụ thể hoặc những điều cụ thể người đó đã làm,
đã nói, nếu bạn muốn họ hiểu rõ và bị thuyết phục.
5. Không trì hoãn
Bạn nên đưa ra những ý kiến phản hồi bị coi là phản cảm sớm nhất có thể
sau mỗi sự kiện. Nếu bạn nhìn thấy một nhân viên cư xử thô lỗ với khách hàng,

đừng chờ đợi cho đến khi nhận được những ý kiến phê bình về hành động đó từ
những người xung quanh rồi mới nhắc nhở nhân viên. Thay vào đó, bạn hãy gọi
nhân viên đó vào văn phòng của bạn và nói chuyện ngay tức thì.
6. Bình tĩnh
Đừng la hét hay gào thét. Điều đó sẽ đặt người nghe vào thế phòng thủ và
chắc chắn sẽ không thấm được những điều bạn đang cố gắng nói với họ.
7. Luôn khẳng định sự tin tưởng
Điều này củng cố thêm quy tắc thứ 3 đã đề cập ở trên, nhưng ở đây bạn sẽ
cần phải cho họ biết rằng bạn vẫn giữ lòng tin ở họ cũng như năng lực của họ.
Điều bạn muốn là họ thay đổi hành động. Hãy nói một điều gì đó tương tự với thái
độ khuyến khích như “anh sẽ là một lễ tân phục vụ khách hàng rất tốt, vậy nên tôi
chắc rằng anh sẽ cần kiên nhẫn hơn với khách hàng”.
8. Ngừng nói và lắng nghe
Sau khi nói rõ với nhân viên điều bạn không hài lòng, tại sao bạn không hài
lòng, hãy dừng lại và không nói gì thêm. Hãy dành cho người đó một cơ hội để
giải thích hay phản bác lại nhận xét của bạn. Hãy lắng nghe những điều họ nói một
cách nghiêm túc.
9. Chỉ ra hướng khắc phục
Đừng chỉ chê bai, hãy chỉ cho họ cách giải quyết, và cùng bàn bạc với họ
mọi giải pháp. Hãy chắc chắn rằng những bước hành động cụ thể được vạch ra rõ
ràng, đâu là cái họ được phép làm, đâu là cái không được thực hiện tiếp. Nếu cần
thiết, bạn có thể tăng cường các khoá đào tạo chuyên sâu hơn cho nhân viên nắm
rõ.
10. Hãy bao dung
Sau khi đã đưa ra ý kiến, tỏ thái độ và chấp nhận một giải pháp, hãy bắt tay
vào việc thực hiện giải pháp đó. Đừng nuôi dưỡng ác ý đối với nhân viên chỉ vì họ
đã mắc lỗi. Cũng đừng lửng lơ thái độ làm họ lo sợ rằng họ có thể mắc sai lầm
khác. Hãy tiếp tục quan sát hành động của họ như cách bạn đã làm với tất cả các
nhân viên khác, nhưng cũng đừng quá ám ảnh về nó. Hãy công bằng và đừng định
kiến.

Đưa ra những ý kiến phản hồi phản cảm chưa bao giờ được coi là việc dễ
dàng, nhưng nếu bạn phải làm điều đó, hãy thật tế nhị để người nhận ý kiến không
cảm thấy bị tổn thương. Hãy tìm một nơi riêng tư để nói chuyện, bình tĩnh suy
nghĩ, kiên nhẫn lắng nghe và đừng quên thể hiện sự hài hước tinh tế.