Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Xây Dựng và Thương mại Thiên An

LỜI NÓI ĐẦU
Tiền lương luôn là vấn đề được xã hội quan tâm chú ý bởi ý nghĩa
kinh tế và xã hội to lớn của nó.
Tiền lương cũng là một vấn đề hết sức quan trọng, nó quyết định
đến sự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp. Một chính sách
tiền lương hợp lý là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của Doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiền lương là một phần
không nhỏ của chi phí sản xuất. Nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền
lương hợp lý sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động ...
Đối với người lao động tiền lương có một ý nghĩa vô cùng quan
trọng bởi nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sống
của bản thân và gia đình. Do đó tiền lương có thể là động lực thúc đẩy
người lao động tăng năng suất lao động nếu họ được trả đúng theo sức
lao động họ đóng góp, nhưng cũng có thể làm giảm năng suất lao động
khiến cho quá trình sản xuất chậm lại, không đạt hiệu quả nếu tiền lương
được trả thấp hơn sức lao động của người lao động bỏ ra.
Ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lương là sự cụ thể hơn của quá
trình phân phối của cải vật chất do chính người lao động làm ra. Vì vậy,
việc xây dựng tháng lương, bảng lương, lựa chọn các hình thức trả
lương hợp lý để sao cho tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao
động đảm bảo nhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền
lương trở thành động lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có
tinh thần trách nhiệm hơn với công việc thực sự là việc làm cần thiết.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Xây dựng và Thương Mại
Thiên An, em đã có cơ hội và điều kiện được tìm hiểu và nghiên cứu
thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công
ty. Nó đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố và mở mang hơn cho em
1
những kiến thức em đã được học tại trường mà em chưa có điều kiện để
được áp dụng thực hành
Em xin chân thành cám ơn sự tận tình giúp đỡ, sự nhiệt tình của

Ban Giám đốc và các anh chị trong Công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán,
trong thời gian thực tập vừa qua, giúp em hoàn thành được chuyên đề
thực tập này.
Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần
chính sau đây:
Phần I: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương trong doanh nghiệp.
Phần II: Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương tại Công ty Xây Dựng và Thương mại Thiên An
Phần III: Phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản
trích theo lương tại Công ty THIÊN AN.
2
PHẦN I
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
I. BẢN CHẤT TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP:
1. Khái niệm và bản chất kinh tế của tiền lương:
Dưới mọi hình thức kinh tế xã hội tiền lương luôn được coi là một
bộ phận quan trọng của giá trị hàng hoá. Nó chịu tác động của nhiều yếu
tố như kinh tế chính trị, xã hội lịch sử và tiền lương cũng tác động đến
việc sản xuất, cải thiện đời sống và ổn định chế độ chính trị xã hội.
Chính vì thế không chỉ nhà nước mà ngay cả người chủ sản xuất cho đến
nguời lao động đều quan tâm đến chính sách tiền lương.
Trong sản xuất kinh doanh tiền lương là một yếu tố quan trọng của
chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và tác động nhân quả đến lợi
nhuận của doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung tiền lương được hiểu
như sau:
" Tiền lương dưới chủ nghĩa xã hội là một phần thu nhập quốc dân được
biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được nhà nước phân phối có kế hoạch

cho công nhân viên chức cho phù hợp với số lượng và chất lượng lao
động của mỗi con người đã cống hiến . Tiền lương phản ánh việc trả
lương cho công nhân viên dựa trên nguyên tắc phân phối theo lao động
nhằm tái sản xuất sức lao động".
Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì quan điểm cũ về tiền
lương không còn phù hợp với điêù kiện của nền sản xuất hàng hoá. Đòi
hỏi nhận thức lại. Đúng đắn hơn bản chất của tiền lương theo quan điểm
đổi mới của nước ta "Tiền lương là bộ phận thu nhập quốc dân, là giá trị
mới sáng tạo ra mà người sử dụng lao động trả cho người lao động với
3
giá trị lao động đã hao phí trong quá trình sản xuất kinh doanh ". Để có
được nhận thức đúng về tiền lương, phù hợp với cơ chế quản lý, khái
niệm tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau:
*Phải quan niệm sức lao động là một hàng hoá của thị trường yếu
tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm không
chỉ lực lượng lao động làm việc trong khu vực kinh tế tư nhân, lĩnh vực
sản xuất kinh doanh thuộc sở hữu nhà nước mà còn cả đối với công nhân
viên chức trong lĩnh vực quản lý nhà nước, quản lý xã hội.
*Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá trị của
hàng hoá sức lao động mà người sử dụng và người cung ứng sức lao
động thoả thuận với nhau theo qui luật cung cầu của giá cả thị trường.
*Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao
động đồng thời là một trong các yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp .
Khaí niệm tiền lương:
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu
hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động).
Trong đó, lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con
người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối
tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh

hoạt của mình. Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất,
trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao
động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao
động. Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động được biểu
hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời
gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ.
Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao
động. Mặt khác, tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh
4
thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao
động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương chính là
nhân tố thúc đẩy năng suất lao động.
2. Tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế :
2.1/ Tiền lương danh nghĩa:
Tiền lương danh nghĩa là khái niệm chỉ số lượng tiền tệ mà người sử
dụng sức lao động phải trả cho người cung cấp sức lao động căn cứ vào
hợp đồng lao động giữa hai bên trong việc thúc đẩy lao động. Trên thực
tế mọi mức lương trả cho người lao động đều là tiền lương danh nghĩa.
Lợi ích mà người cung ứng sức lao động nhận được ngoài việc phụ
thuộc vào mức lương danh nghĩa còn phụ thuộc vào giá cả hàng hoá,
dịch vụ và số lượng thuế mà người lao động sử dụng tiền lương đó để
mua sắm hoặc đóng thuế .
2.2/ Tiền lương thực tế:
Là lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người lao động có thể mua
được bằng tiền lương của mình sau khi đã đóng các khoản thuế theo quy
định của chính phủ. Chỉ số tiền lương thực tế tỉ lệ nghịch với chỉ số giá
cả và tỉ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định.
I
TLDN
I

TLTT
=
I
GC
Trong đó :
I
TLTT
: chỉ số tiền lương thực tế
I
TLDN
: chỉ số tiền lương danh nghĩa
I
GC
: chỉ số giá cả
5
3. Ý nghĩa và vai trò của tiền lương trong sản xuất kinh doanh:
3.1/ Ý nghĩa:
*Đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một yếu tố của chi
phí sản xuất. đối với người cung cấp sức lao động tiền lương là nguồn
thu nhập chủ yếu.
*Đối với người lao động tiền lương nhận được thoả đáng sẽ là
động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động. Mặt
khác khi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận doanh nghiệp cũng sẽ
tăng theo, do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người lao động
nhận được cũng sẽ tăng lên, nó là phần bổ sung thêm cho tiền lương,
làm tăng thu nhập và tăng lợi ích cho người lao động tạo ra sự gắn kết
các thành viên với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn
cách giữa chủ doanh nghiệp với người lao động, khiến cho người lao
động có trách nhiệm hơn và tự giác hơn trong công việc.
Ngược lại nếu doanh nghiệp chi trả lương không hợp lý thì chất

lượng công việc bị giảm sút, hạn chế khả năng làm việc, biểu hiện rõ
tình trạng sao nhãng công việc.
3.2/ Vai trò của tiền lương trong sản xuất kinh doanh:
*Tiền lương nhằm đảm bảo chi phí để tái sản xuất sức lao động.
Đây là yêu cầu thấp nhất của tiền lương nuôi sống người lao động, duy
trì sức lao động của họ.
*Vai trò kích thích của tiền lương: Vì động cơ tiền lương người
lao động phải có trách nhiệm cao trong công việc, tiền lương phải tạo ra
sự say mê nghề nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ về chuyên môn
và các lĩnh vực khác.
*Vai trò điều phối của tiền lương: Tiền lương nhận được thoả
đáng người lao động sẵn sàng nhận mà công việc được giao dù ở đâu,
6
làm gì hay bất cứ khi nào trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho
phép.
*Vai trò quản lý lao động tiền lương : Doanh nghiệp sử dụng
công cụ tiền lương còn với mục đích khác là thông qua việc trả lương
mà kiếm trả theo dõi người lao động làm việc, đảm bảo tiền lương chi
ra phải đem lại kết quả và hậu quả rõ rệt. Hiệu quả tiền lương không chỉ
tính theo tháng mà còn phải tính theo ngày, giờ ở toàn doanh nghiệp,
từng bộ phận và từng người .
4. Tiền lương tối thiểu - cở sở các mức lương:
* Tiền lương tối thiểu:
Tiền lương tối thiểu được xem như là cái ngưỡng cuối cùng để từ đó
xây dựng các mức lương khác, tạo thành hệ thống tiền lương của một
ngành nào đó, hoặc hệ thống tiền lương chung thống nhất của một nước,
là căn cứ để định chính sách tiền lương. Mức lương tối thiểu là một yếu
tố quan tọng của một chính sách tiền lương, nó liên hệ chặt chẽ với ba
yếu tố :
+ Mức sống trung bình của dân cư một nước

+ Chỉ số giá cả hàng hoá sinh hoạt
+ Loại lao động và điều kiện lao động
Mức lương tối thiểu đo lường giá cả sức lao động thông thường
trong điều kiện làm việc bình thường, yêu cầu kỹ năng đơn giản với
khung giá các tư liệu sinh hoạt hợp lý. Với ý nghĩa đó tiền lương tối
thiểu được định nghĩa như sau:
" Tiền lương tối thiểu là mức lương để trả cho người lao động làm công
việc đơn giản nhất với điều kiện lao động và môi trường làm việc bình
thường".
* Tiền lương tối thiểu điều chỉnh trong doanh nghiệp:
7
Nhằm đáp ứng nhu cầu có thể trả lương cao hơn trong những
doanh nghiệp có điều kiện, làm ăn có lãi, tiền lương tối thiểu trong
doanh nghiệp theo qui định có thể điều chỉnh tuỳ thuộc vào từng ngành,
tính chất công việc và được xác định theo công thức sau:
TL
Min
=290. 000 (K
1
+ K
2
)
Trong đó:
K
1
Hệ số điều chỉnh theo vùng
K
2
Hệ số điều chỉnh theo ngành
Tiền lương tối thiểu điều chỉnh được xây phù hợp với hiệu quả

sản xuất kinh doanh và khả năng thanh toán chi trả của doanh nghiệp.
II.Phân loại và nguyên tắc hạch toán lao động và tiền lương trong
doanh nghiệp
1/ Yêu cầu của tổ chức tiền lương :
*Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao đời
sống vật chất và tinh thần cho ngươì lao động. Đây là yêu cầu quan
trọng nhằm đảm bảo thực hiện đúng chức năng và vai trò của tiền lương
trong đời sống xã hội.
*Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao, tạo cơ sở
quan trọng trong nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Tổ chức tiền
lương phải đạt yêu cầu làm tăng năng suất lao động. Đây là yêu cầu đặt
ra đối với việc phát triển nâng cao trình độ và kỹ năng người lao động.
*Đảm bảo đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu.
*Tiền lương tác động trực tiếp tới động cơ và thái độ làm việc của
người lao động, đồng thời làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý, nhất là
quản lý về tiền lương.
2/ Các nguyên tắc hạch toán lao động và tiền lương:
8
Tại các doanh nghiệp sản xuất, hạch toán chi phí về lao động là
một bộ phận công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí kinh doanh,
bởi vì cách thù lao lao động thường không thống nhất giữa các bộ phận,
các đơn vị, các thời kỳ… Việc hạch toán chính xác chi phí về lao động
có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán
sản phẩm. Đồng thời, nó còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ
phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Vì thế, để đảm
bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi hạch toán lao động
và tiền lương phải quán triệt các nguyên tắc sau:
2.1. Phải phân loại lao động hợp lý
Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để
thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân

loại. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác
nhau theo những đặc trưng nhất định. Về mặt quản lý và hạch toán, lao
động thường được phân loại theo các tiêu thức sau:
*Phân theo thời gian lao động
Theo thời gian lao động, toàn bộ lao động có thể chia thành lao động
thường xuyên, trong danh sách (gồm cả số hợp đồng dài hạn và ngắn
hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp
cho doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của chính mình, từ đó có
kế hoạch sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết.
Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với Nhà
nước được chính xác.
*Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất
Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể
phân lao động của doanh nghiệp thành hai loại sau:
- Lao động trực tiếp sản xuất: Lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ
phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay
9
thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Thuộc loại này bao gồm những người điều
khiển thiết bị, máy móc để sản xuất sản phẩm (kể cả cán bộ kỹ thuật trực
tiếp sử dụng), những người phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc
dỡ nguyên, vật liệu trong nội bộ; sơ chế nguyên vật liệu trước khi đưa ra
sản xuất…).
- Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận tham gia gián tiếp vào quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc bộ phận này bao
gồm nhân viên kỹ thuật (trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức,
chỉ đạo, hướng dẫn kỹ thuật), nhân viên quản lý kinh tế (trực tiếp lãnh
đạo, tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh như giám đốc, phó
giám đốc kinh doanh; cán bộ các phòng ban kế toán, thống kê, cung
tiêu…), nhân viên quản lý hành chính (những người làm công tác tổ
chức, nhân sự, văn thư, đánh máy, quản trị …).

Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý
của cơ cấu lao động. Từ đó, có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù
hợp với yêu cầu công việc, tinh giản bộ máy gián tiếp.
*Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất
kinh doanh
Theo cách này, toàn bộ lao động trong doanh nghiệp có thể chia làm 3
loại:
- Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao
động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản
xuất, nhân viên phân xưởng…
- Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia
hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như nhân viên
bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường…
10
- Lao động thực hiện chức năng quản lý: Là những lao động tham gia
hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp
như các nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính…
Câch phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động
được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí
thời kỳ.
2.2. Phân loại tiền lương một cách phù hợp
Do tiền lương có nhiều loại và tính chất khác nhau, chi trả cho các
đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù
hợp. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương như phân loại
tiền lương theo cách thức trả lương (lương sản phẩm, lương thời gian),
phân theo đối tượng trả lương (lương gián tiếp, lương trực tiếp), phân
theo chức năng tiền lương (lương sản xuất, lương bán hàng, lương quản
lý)… Mỗi một cách phân loại đều có những tác dụng nhất định trong
quản lý. Tuy nhiên để thuận tiện cho công tác hạch toán nói riêng và

quản lý nói chung, xét về mặt hiệu quả, tiền lương được chia làm hai
loại là tiền lương chính và tiền lương phụ.
Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong
thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng
và các khoản phụ cấp có tính chất lương. Ngược lại, tiền lương phụ là bộ
phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không
làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập,
lễ, tết, ngừng sản xuất…Cách phân loại này không những giúp cho việc
tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp
thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương.
III. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương. quỹ bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế.
11
Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình
thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tính chất công việc và
trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích chế độ tiền lương là nhằm
quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế thường áp
dụng các hình thức (chế độ) tiền lương theo thời gian, tiền lương theo
sản phẩm và tiền lương khoán.
1.Các hình thức tiền lương
1.1/ Tiền lương theo thời gian:
Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành
chính quản trị, tổ chức tài vụ, thống kê, kế toán trả lương theo thời gian
là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc
thực tế. Tiền lương theo thời gian là hình thức có thể chia ra:
*Tiền lương tháng: tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng
tháng trên cơ sở hợp dồng lao động.
*Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc được
xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân với 12 tháng và nhân với 52
tuần.

*Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày và được xác
định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong
tháng.
*Tiền lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được
xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo
quy định của luật lao động( không quá 8 giờ/ ngày).
1.2/ Tiền lương theo sản phẩm:
Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao
động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Việc trả
lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau
12
như trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián
tiếp, trả theo sản phẩm có thưởng theo sản phẩm luỹ tiến. Hình thức trả
lương này đã quán triệt tốt nguyên tắc trả lương theo lao động, vì tiền
lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào số lượng và chất
lượng sản phẩm đã hoàn thành, có tác dụng làm năng suất lao động.
Không những thế, hình thức trả lương này còn trực tiếp khuyến
khích người lao động ra sức học tập và nâng cao trình độ tay nghề, tích
luỹ kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng để nâng cao khả năng làm việc và
năng suất lao động.
1.3/ Tiền lương khoán:
Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo
khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành.
Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiêp còn tiến hành xây
dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân tập thể có thành tích trong hoạt
động sản xuất, kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua(lấy từ
quỹ khen thưởng) vả thưởng trong sản xuất kinh doanh (tiết kiệm vật tư,
phát minh, sáng kiến).
Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá
trình kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp

thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế trong các trường hợp ốm đau,
thai sản, tai nạn rủi ro .
2.Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền tiền lương mà
doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý.Thành
phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng,
ngày,giờ) lương sản phẩm, phụ cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ, đắt
đỏ…), tiền thưởng trong sản xuất. Quỹ tiền lương (hay tiền công) bao
13
gồm nhiều loại và có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau tuỳ theo
mục đích nghiên cứu như phân theo chức năng của lao động, phân theo
hiệu quả của tiền lương…
3.Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn
Ngoài tiền lương, công nhân viên chức còn được hưởng các khoản
trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế.
Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ
quy định trên tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức
vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát
sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là
20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính
vào chi phí kinh doanh; 5%còn lại do người lao động đóng góp và được
trừ vào lương tháng. Quỹ bảo hiểm xã hội được chi tiêu trong các trường
hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề
nghiệp, hưu trí, tử tuất. Quỹ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
Quỹ bảo hiểm y tế được sử dụng để thanh toán các khoản tiền
khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời
gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ
lệ quy định trên tổng số tiền lương của CNV thực tế phát sinh trong
tháng. Tỷ lệ trích bảo hiểm y tế hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào

chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động.
Ngoài ra, để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng
tháng , doanh nghiệp còn phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số
quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp ( phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại,
phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp
thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng, an ninh) thực tế phải trả cho
người lao động kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để
14
hình thành nguồn kinh phí công đoàn. Tỷ lệ kinh phí công đoàn theo quy
định hiện hành là 2%.
4. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
trong Doanh nghiệp:
Trong doanh nghiệp, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các
khoản trích theo lương là rất quan trọng. Ta đã biết vì động cơ tiền
lương người lao động phải có trách nhiệm cao trong công việc. Tiền
lương tạo ra sự say mê nghề nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền
lương còn với mục đích khác là thông qua việc trả lương mà theo dõi
người lao động làm việc, đảm bảo tiền lương chi ra phải đem lại kết quả
rõ rệt.
Do đó nhiệm vụ của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp là phải
xây dựng bảng lương, lựa chọn hình thức trả lương hợp lý để sao cho
tiền lương vừa là khoản thu nhập để người lao động đảm bảo nhu cầu cả
về vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở thành động
lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm
hơn với công việc.
Bên cạnh đó, kế toán tiền lương phải đảm bảo hàng tháng chi trả
lương cho người lao động đúng thời gian quy định, các chế độ của người
lao động như BHXH, BHYT, BHXH trả thay lương, chế độ ốm đau, tai
nạn, thai sản phải được thực hiện đầy đủ, đúng chế độ, đảm bảo quyền
lợi thiết thực của người lao động.

IV. HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG, TÍNH LƯƠNG, CÁC KHOẢN TRÍCH THEO
LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP:
1.Hạch toán lao động
Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ
danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (lập chung
cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc
15
tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên
cạnh đó doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng
người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao
động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động.
Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức
hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
1.1.Hạch toán thời gian lao động:
Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm
công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động
sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao
động. Bảng chấm công do tổ trưởng (hoặc các trưởng các phòng ban)
trực tiếp ghi và để nơi công khai để CNVC giám sát thời gian lao động
của từng người.Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời
gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất.
1.2.Hạch toán kết quả lao động
Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ
ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh
nghiệp. Mặc dầu sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các công
việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành
nghiệm thu, kỳ hạn và chất lượng công việc hoàn thành…Đó chính là
các báo cáo về kết quả như “Phiếu giao, nhận sản phẩm”, “Phiếu
khoán”, “Hợp đồng giao khoán”, “Phiếu báo làm thêm giờ”, “Phiếu xác
nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”, “Bảng kê năng suất tổ”,

“Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành”, “Bảng kê sản lượng từng
người”…
Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập (tổ trưởng) ký, cán
bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo duyệt y (quản đốc phân
xưởng, trưởng bộ phận). Sau đó, các chứng từ này được chuyển cho
16
nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn
vị, rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển
về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng.
Để tổng hợp kết quả lao động, tại mỗi phân xưởng, mỗi bộ phận sản
xuất, nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao
động. Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi
đến hàng ngày (hoặc định kỳ), nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết
quả lao động của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo
cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế
toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng
hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp.
2. Tính lương và các khoản trích theo lương:
2.1/ Thủ tục, chứng từ hạch toán:
Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp
cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập bảng
“thanh toán tiền lương” cho từng phòng ban căn cứ vào kết quả tính
lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền
lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp,
các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản
thanh toán về trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế cũng được lập
tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, Giám đốc
duyệt y, bảng thanh toán tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế
sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và Bảo hiểm xã hội cho người
lao động.

Thông thường, tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các
khoản khác sẽ được chia làm hai kỳ: kỳ I là tạm ứng và kỳ sau sẽ nhận
số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập. Các khoản
thanh toán lương, thanh toán Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội, bảng kê
17
danh sách những người chưa được lĩnh lương cùng với các chứng từ và
các báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để
kiểm tra, ghi sổ.
2.2/ Tài khoản sử dụng:
TK 334: Phải trả công nhân viên
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công
nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền
thưởng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, và các khoản khác thuộc về
thu nhập của họ.
Bên Nợ:
- Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân
viên.
- Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên
- Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh
Bên Có: Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả
cho công nhân viên
Dư Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa cho công nhân viên
Dư Có: Phản ánh tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả
cho công nhân viên.
2.3/ Trình tự hạch toán:
- Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ:
Nợ TK 622, 627, 641, 642, 241
Có TK 334
- Phản ánh tiền ăn ca:
Nợ TK 622, 627, 641, 642

Có TK 334
18
- Phản ánh tiền lương thi đua phải trả cho công nhân viên trong kỳ:
Nợ TK 4311
Có TK 334
- Phản ánh BHXH phải trả cho công nhân viên trong kỳ:
Nợ TK 3383
Có TK 334
- Phản ánh các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên:
Nợ TK 334
Có TK 141: Khấu trừ tiền tạm ứng thừa
Có TK 1388: Khấu trừ tiền CN phạm lỗi phải bồi thường
Có TK 3338: Thuế Thu nhập nộp hộ công nhân viên
Có TK 3383, 3384: Quỹ BHXH,BHYT công nhân viên phải
nộp
- Phản ánh tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, ăn ca… thực tế Doanh
nghiệp phải trả cho công nhân viên:
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
* Đối với tiền lương của công nhân viên đi vắng chưa lĩnh:
Nợ TK 334
Có TK 338
* Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ:
- Doanh nghiệp tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công
nhân sản xuất.
Nợ TK 622
Có TK 335
- Khi CN thực tế nghỉ phép: phản ánh số tiền lương nghỉ phép thực tế
phải trả cho công nhân viên trong kỳ:
Nợ TK 335

19
Có TK 334
20
TK4311
TK3383
TK 3383, 3384
TK111, 512
Tiền lương,
tiền thưởng,
BHXH và
các khoản
khác phải
trả CNVC
Các khoản khấu trừ vào thu
nhập của CNVC (tạm ứng,
bồi thường vật chất, thuế thu
nhập…)
Phần đóng góp cho quỹ
BHXH, BHYT
Thanh toán lương, thưởng,
BHXH và các khoản khác cho
CNVC
NVBH,
QL DN
Tiền
thưởng
BHXH
phải trả
trực tiếp
TK 141, 138 TK 334

TK 641, 642
Sơ đồ hoạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức:
3. Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ:
3.1/ Cách tính và trích lập Quỹ BHXH, Quỹ BHYT, KPCĐ
a) Quỹ BHXH:
-Dùng để thanh toán cho công nhân viên khi họ bị mất khả năng
lao động.
-Được trích lập theo tỉ lệ 20% so với quỹ tiền lương trong đó:
15% là người sử dụng lao động phải nộp và được tính vào chi phí kinh
doanh, 5% người lao động phải nộp trừ vào lương.
b) Quỹ BHYT:
-Dùng để thanh toán các khoản viện phí, thuốc men cho người lao
động khi họ đi khám chữa bệnh.
-Được trích lập theo tỉ lệ 3% so với quỹ tiền lương trong đó: 2%
là người sử dụng lao động phải nộp và được tính vào chi phí kinh doanh,
1% người lao động phải nộp trừ vào lương.
c) Kinh phí công đoàn:
- Dùng để thanh toán cho các khoản chi tiêu của tổ chức công
đoàn tại đơn vị và tổ chức công đoàn cấp trên.
- Được trích lập theo tỉ lệ 2% so với tiền lương và toàn bộ kinh
phí này người sử dụng lao động phải chịu và tính vào chi phí kinh doanh
trong đó 1% giữ lại cho công đoàn đơn vị, còn 1% nộp cho công đoàn
cấp trên.
3.2/ Tài khoản sử dụng:
TK 338: Phải trả và phải nộp khác.
* TK 3382: Kinh phí Công đoàn
Bên Nợ:
- Nộp kinh phí Công đoàn lên cấp trên (1%)
- Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị
Bên Có:

21
- Trích lập quỹ KPCĐ
- KPCĐ vượt chi được cấp bù
Số Dư Có: phản ánh số kinh phí công đoàn chưa nộp hoặc chưa chi tiêu
Số Dư Nợ: trong trường hợp: Số KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù
* TK 3383: Bảo hiểm xã hội
Bên Nợ
- Nộp BHXH cho Cơ quan
- Phản ánh số BHXH phải trả cho công nhân viên trong kỳ
Bên Có:
- Phản ánh trích lập quỹ BHXH
- Số BHXH vượt chi được cấp bù
Dư Có: phản ánh số BHXH còn lại chưa nộp, chưa chi tiêu
Trường hợp Dư Nợ: BHXH vượt chi chưa được cấp bù
* TK 3384: Bảo hiểm Y tế
Bên Nợ: Phản ánh BHYT nộp cho cơ quan quản lý quỹ
Bên Có: phản ánh việc trích lập quỹ BHYT
Dư Có: Phản ánh BHYT còn chưa nộp
3.3/ Trình tự hạch toán:
-Trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỉ lệ quy định:
Nợ TK 622, 627,641, 642, 241: 19%
Nợ TK 334: 6%
Có TK338: 25%
3382: 2%
3383: 20%
3384: 3%
-Phản ánh số BHXH phải trả công nhân viên trong kì:
Nợ TK 3383
Có TK 334
22

-Phản ánh số kinh phí công đoàn chi tiêu tại đơn vị:
Nợ TK 3382
Có TK 1111
-Phản ánh số BHYT, BHXH, KPCĐ nộp cho cơ quan quản lí quỹ cấp
trên:
Nợ TK 3382, 3383, 3384
Có TK 111, 112
-Phản ánh số BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3382
Có thể khái quát hạch toán thanh toán với công nhân viên chức đã qua
các sơ đồ sau đây:
23
Sơ đồ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ
TK 334
TK 338
TK 641, 642
TK 111, 112… TK 334
TK 111, 112…
Số BHXH phải trả trực tiếp
cho CNVC
Trích KPCĐ, BHXH,
BHYT theo tỉ lệ quy định
tính vào chi phí kinh
doanh (19%)
Nộp KPCĐ, BHXH,
BHYT cho cơ quan
quản lý
Chỉ tiêu KPCĐ tại cơ sở
Số BHXH, KPCĐ chi

vượt được cấp
Trích BHXH, BHYT theo
tỉ lệ quy định trừ vào thu
nhập CNVC (6%)
4. Hệ thống sổ sách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo
lương trong doanh nghiệp:
4.1/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký Sổ Cái:
Để hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh
nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau:
-Một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật kí sổ cái. Sổ cái
là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản.
-Các sổ hoạch toán chi tiết: là sổ phản ánh chi tiết cụ thể về từng
đối tượng kế toán, gồm có các sổ chi tiết như TK334, TK338, TK111,
TK112, TK641, TK642.
4.2/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung:
Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau:
-Sổ nhật kí chung:
-Sổ cái: mỗi tài khoản được sử dụng một số trang sổ riêng.
-Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111,
TK112, TK641, TK642.
4.3/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ:
Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau:
-Sổ dăng kí chứng từ ghi sổ: là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời
gian sau khi nghiệp vụ kinh tế đó đã được phản ánh ở chứng từ ghi sổ.
-Sổ cái.
-Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111,
TK112, TK641, TK642.
4.4/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký Chứng từ:
Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau:
-Sổ nhật kí chứng từ: ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và theo

quan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cứ để ghi sổ cái.
-Sổ cái
24
-Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111,
TK112, TK641, TK642.
25