Tài liệu Những giải pháp để cắt giảm chi phí nhân sự ppt

Những giải pháp để cắt giảm chi phí nhân sự

Tại nhiều doanh nghiệp, ngân sách dành cho nguồn
nhân lực đôi khi chiếm đến 50% tổng chi phí. Và ngân
sách này cứ càng ngày càng “phình” ra theo thời gian.
Làm thế nào để quản lý được ngân sách này đồng thời
giảm thiểu chi phí nhân sự nhằm tăng hiệu quả kinh
doanh? Sau đây là một số bí quyết cắt giảm chi phí nhân sự khá bổ ích mà
tạp chí Secret firmu muốn chia sẻ với các ông chủ doanh nghiệp.
Tại một số công ty, nơi mà yếu tố con người đóng vai trò gần như quyết
định tới lợi nhuận và sự sống còn của doanh nghiệp (ví dụ các công ty săn
đầu người, công ty cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ IT…), chi phí dành
cho nhân sự thường chiếm khoảng trên dưới 60%. Còn tại các công ty khai
thác dầu khí hay sản xuất, mặc dù chi phí dành cho nhân sự thường không
phải là vấn đề sống còn bởi lợi nhuận của các công ty này phụ thuộc chủ
yếu vào máy móc, thiết bị hơn là phụ thuộc vào yếu tố con người, thì mức
chi phí dành cho nhân sự vẫn càng ngày càng “nở” ra.
Nói chung, chi phí nhân sự thường được chia ra thành hai loại: chi phí trực
tiếp và chi phí gián tiếp. Khi cần tiết kiệm ngân sách, biện pháp đơn giản
nhất mà các ông chủ vẫn thường áp dụng – đó là tinh giản biên chế, sắp
xếp lại cơ cấu nhân sự. Song, đây chỉ là một trong những biện pháp “chữa
cháy” theo kiểu “giật gấu vá vai” của những doanh nghiệp “cò con” mà
hiệu quả thu được lại chẳng như mong đợi. Bởi vậy mà phương pháp này
không được coi là lựa chọn khôn ngoan, khi mà thị trường nguồn nhân lực
luôn nằm trong tình trạng mất cân bằng về cung cầu. Điều luôn ám ảnh
các ông chủ doanh nghiệp vẫn là việc làm sao để tìm ra các giải pháp cắt
giảm chi phí nhân sự một cách khôn ngoan và hiệu quả.

Tạp chí Secret Firmu đã đưa ra 4 giải pháp chiến lược nhằm giảm thiếu tối
đa chi phí nhân sự:
- Giải pháp hành chính: Cắt giảm chi phí gián tiếp với sự tham gia tích cực

của các bộ phận kinh doanh
- Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức: hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong
công ty cũng như hệ thống bảng biểu mô tả công việc
- Giải pháp đãi ngộ: Chỉnh sửa, thay đổi hoặc hoàn thiện chính sách đãi
ngộ phù hợp với nhiệm vụ, chiến lược của công ty.
- Giải pháp chất lượng: gắn liền với chính sách tuyển dụng nguồn nhân lực

1. Giải pháp hành chính
Nhiệm vụ: Giảm thiểu chi phí tổ chức hành chính
Hiệu quả: Tiết kiệm tới 30% tổng chi phí

Công ty Hilti là một ví dụ điển hình cho giải pháp tiết kiệm này. Cách đây
không lâu, do đối tác cung cấp dịch vụ vé máy bay đòi tăng giá nên ban
giám đốc công ty đã tổ chức đấu thầu để chọn ra đối tác phù hợp. Và kết
quả là công ty đã giảm được khá nhiều chi phí nhờ vào việc tổ chức đấu
thầu này. Số tiền tiết kiệm được, Ban giám đốc công ty quyết định đầu tư
vào việc xây dựng một bãi đỗ xe khép kín có hệ thống lò sưởi chống rét
vào mùa đông - điều mà các nhân viên công ty mơ ước từ lâu. Biết xác
định đâu là khoản cần tiết kiệm, đâu là việc cầu đầu tư, chi tiêu – đó chính
là điều mà các chuyên gia quản lý của Hilti tâm niệm. Thông thường, chi
phí cho việc tổ chức nơi làm việc của nhân viên chiếm tới 40% tổng chi phí
- một khoản không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Và đương nhiên, các
ông chủ công ty phải nghĩ cách giảm thiểu khoản chi phí này, bằng mọi
cách. Không ít các công ty mua bàn ghế, máy tính…cho nhân viên với giá
rẻ nhất, thậm chí là đồ đã qua sử dụng nhằm tiết kiệm ngân sách. Song,
nói chung, hiệu quả của các biện pháp cắt giảm chi phí gián tiếp thường
không rõ nét lắm bởi tác dụng của nó phải sau một thời gian dài mới có
thể kiểm nghiệm được. Bởi vậy, một phương pháp khác với tên gọi là tiết
kiệm sáng tạo được nhiều công ty có tầm nhìn xa, ưa thích sử dụng.
Trong một công ty nọ, Ban giám đốc quyết định mua cho nhân viên loại

máy tính màn hình phẳng tinh thể lỏng, và đương nhiên, với giá cao hơn
những chiếc máy tính thông thường. Ban đầu, khi nhìn thấy bảng báo giá,
vị Tổng giám đốc đã “tá hỏa” vì cho rằng đó là một trò xa xỉ. Song, sau khi
suy đi tính lại, ông quyết định “bấm bụng” xuống tiền vì những chiếc máy
tính này trên thực tế lại có lợi hơn so với những chiếc máy tính đời cũ: ít
hao điện, chiếm ít diện tích trên bàn do cấu hình mỏng, gọn nhẹ, và điều
quan trọng hơn, chúng không hại mắt khi sử dụng.
Tại một công ty quảng cáo tên tuổi, Ban giám đốc đã tiết kiệm ngân sách
bằng cách thiết kế cho nhân viên loại bàn ghế làm việc …di động. Nếu tính
đến khả năng di chuyển văn phòng sang địa điểm khác, công ty sẽ phải
tốn khá nhiều chi phí cho việc vận chuyển. Và bởi vậy, họ đã quyết định
chọn loại bàn ghế di động và cho lắp đặt đường truyền Internet Wi-Fi. Với
cách thiết kế này, nhân viên có thể làm việc thoải mái, ngay cả khi cần di
chuyển vị trí giữa bộ phận này với bộ phận khác.
Một phương pháp khác - tiết kiệm thời gian bằng cách phân bố lịch làm
việc hợp lý, được khá nhiều doanh nghiệp sản xuất chọn lựa. Ví dụ như
công ty Betline chuyên về lĩnh vực nghiên cứu khoa học kỹ thuật cho các
dự án trò chơi trên mạng, đã nghĩ ra một thời gian biểu “đặc biệt” cho
người lao động. Nhân viên ở đây làm việc theo lịch 3/3, nghĩa là làm việc
liên tục ba ngày liền, mỗi ngày 11 tiếng, sẽ được nghỉ ba ngày sau đó. Với
lịch làm việc này, công ty tiết kiệm được chi phí tổ chức nơi làm việc: máy
tính, bàn ghế, điện nước, trà, cà phê…, trong khi vẫn đảm bảo việc thực
hiện đơn hàng của đối tác.
Một phương pháp tiết kiệm khác mà hiệu quả của nó có thể nhìn thấy ngay
– đó là việc từ chối các dịch vụ không cần thiết đối với hoạt động của
doanh nghiệp. Ví dụ, các cuộc gọi đi động, điện thoại liên tỉnh hay việc tải
các file mp3 từ Internet… có thể sẽ “ngốn” khá nhiều ngân sách của doanh
nghiệp. Nếu cảm thấy những khoản chi này không hợp lý, bạn cần triệt để
cắt giảm hoặc hạn chế sử dụng.
Điều phức tạp nhất đối với các ông chủ doanh nghiệp – đó là việc huấn

luyện nhân viên của mình biết tiết kiệm, dù là những chi phí nhỏ nhất.
Không ít doanh nghiệp đã kêu gọi nhân viên của mình tiết kiệm chi phí văn
phòng phẩm bằng cách sử dụng giấy in loại rẻ tiền hoặc sử dụng giấy đã in
một mặt. Thậm chí, các vị lãnh đạo doanh nghiệp còn tự nêu gương cho
nhân viên của mình bằng cách mua vé máy bay hạng thường như Ingvar
Cambrad - Tổng giám đốc IKEA Matxcơva. Tại tập đoàn này, tất cả các top
manager đều tuân theo một quy định bất di bất dịch: chỉ được phép mua
vé máy bay hạng thường mỗi khi đi công tác.

2. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Nhiệm vụ: Tiết kiệm chi phí cơ cấu tổ chức
Hiệu quả: Tiết kiệm tới 40% tổng chi phí.

Bộ máy nhân sự cồng kềnh, chức năng nhiệm vụ chồng chéo…chính là yếu
tố gây lãng phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khác với giải pháp hành
chính, giải pháp tổ chức đòi hỏi nhiều công sức và nỗ lực từ lãnh đạo
doanh nghiệp.
“Bất cứ một nhân viên nào cũng có đôi lúc không sử dụng hiệu quả chức
năng và nghĩa vụ của mình cũng như quỹ thời gian dành cho công việc.
Đương nhiên, không một ai trong số họ lại đồng ý với điều này. Bởi vậy,
bạn chỉ có thể chứng minh cho họ thấy bằng các con số cụ thể”, - giám
đốc nhân sự của một công ty đầu tư xây dựng, nhận xét.
Để giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phương pháp
đánh giá chức năng nhiệm vụ của nhân viên. Quy trình đánh giá này bao
gồm nhiều giai đoạn. Đầu tiên, cần phải phân tích kỹ lưỡng tất cả các hoạt
động của nhân viên, đương nhiên là với sự tham gia, tư vấn của các
trưởng bộ phận, trên cơ sở đó đưa ra các đánh giá về vai trò của nhân
viên. Bước tiếp theo là loại trừ những hoạt động kém hiệu quả của nhân
viên, nếu chúng thực sự không mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp
hoặc hiệu quả của chúng không tương xứng với chi phí mà doanh nghiệp

đã đầu tư cho cá nhân đó. Tất cả các bước này đều có ảnh hưởng nhất
định đến chất lượng cũng như chi phí quản lý nhân sự của doanh nghiệp:
càng đánh giá đúng chức năng nhiệm vụ của nhân viên, bạn càng có cơ sở
để lập ngân sách lương thưởng một cách hợp lý.

3. Giải pháp đãi ngộ
Nhiệm vụ: thay đổi hệ thống lương thưởng và chế độ đãi ngộ lao động
Hiệu quả: Tiết kiệm từ 20-30% tổng chi phí

Tiết kiệm nhân lực mà không cắt giảm trực tiếp chi phí lương bổng – đó là
nhiệm vụ hết sức nặng nề và phức tạp đối với các ông chủ doanh nghiệp.
Giải pháp đãi ngộ có thể giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức trả lương “đặc biệt” nhằm giảm
thiểu áp lực từ các cơ quan thuế vụ đối với quỹ lương. Phương án khác –
thay đổi hệ thống lương thưởng nhằm tạo ra sự phụ thuộc tối đa giữa mức
thu nhập của nhân viên với kết quả làm việc của họ. Nói chung, mục đích
trước hết của các ông chủ khi sử dụng phương pháp này – đó là giảm
thiểu “phần mềm” đồng thời tăng “phần cứng” cho nhân viên, vừa tiết
kiệm được ngân sách cho doanh nghiệp, vừa tạo ra động lực làm việc cho
người lao động.
Một phương pháp khác được coi là khá hiệu quả - đó là việc chọn ra các
chế độ đãi ngộ, tưởng thưởng có lợi cho doanh nghiệp trong một giai đoạn
nhất định nào đó. Một công ty chuyên về kinh doanh thiết bị nhà bếp đã
đặt kế hoạch phát triển hệ thống khách hàng mới. Và để thực hiện nhiệm
vụ này, Ban giám đốc đã quyết định áp dụng chính sách đãi ngộ mới thay
cho chính sách cũ đã không còn đủ sức hấp dẫn các nhân viên kinh doanh
trong thời buổi cạnh tranh. Và với chính sách mới này, nhân viên vừa có
thể đóng góp cho công ty vừa có cơ hội có thêm nguồn thu nhập chính
đáng.

4. Giải pháp chất lượng
Nhiệm vụ: Tuyển chọn đúng người, đúng việc
Hiệu quả: Tiết kiệm tới 20% tổng chi phí

Để tiết kiệm chi phí nhân sự, nhiều công ty thường muốn tuyển dụng
những nhân viên bình thường, không có kinh nghiệm làm việc, và đương
nhiên là với mức lương rẻ mạt. Đó có thể là các sinh viên vừa mới tốt
nghiệp ra trường đang mòn mỏi kiếm công ăn việc làm để tồn tại với mức
thù lao tượng trưng. Hoặc cũng có thể là những ứng viên không có bằng
cấp, kiến thức cơ bản, song có chút ít kinh nghiệm làm việc. Tuy nhiên,
phương án này không phải bao giờ cũng tỏ ra hiệu quả, đặc biệt là đối với
các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, công nghệ cao hay dịch
vụ ngân hàng…
Một ngân hàng nọ trước đây thường tuyển các sinh viên vừa tốt nghiệp ra
trường để đào tạo. Cách đây không lâu, Ban giám đốc ngân hàng quyết
định tuyển dụng một ê kíp mới vào vị trí quản lý dự án - một dự án đòi hỏi
ứng viên phải hội đủ nhiều kỹ năng và phẩm chất của người làm quản lý
cũng như kinh doanh. Đồng thời, Ban giám đốc cũng đưa ra quyết định cắt
giảm 10% nhân sự - những người có trình độ thấp hoặc đang đảm nhiệm
những vị trí không quan trọng lắm và thay vào đó là việc áp dụng các phần
mềm công nghệ cao. Với một đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, có
uy tín, có tầm nhìn, ngân hàng này bước đầu đã gặt hái thành công nhất
định. Đương nhiên, chế độ lương bổng cũng như đãi ngộ lao động đối với
các chuyên gia cao cấp này hoàn toàn tương xứng với chất xám mà họ đã
bỏ ra.
Một biện pháp nữa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu chi
phí nhân sự - đó là xây dựng một thương hiệu mạnh cho doanh nghiệp.
Song, đây lại là một bài toán nan giải, tốn kém và đòi hỏi thời gian, công
sức của toàn thể mọi thành viên trong doanh nghiệp. Thương hiệu của
doanh nghiệp chính là thứ tài sản vô hình tạo ra niềm tin, lòng trung thành

của nhân viên. Rất nhiều ứng viên muốn được đầu quân cho các doanh
nghiệp tên tuổi, cho dù mức lương ở đó không hấp dẫn bằng nơi khác,
thậm chí đôi khi còn thấp hơn mức thị trường. Một thống kê của RosExpert
cho thấy rằng, nhiều doanh nghiệp ít tên tuổi thường chiêu dụ nhân tài
bằng cách đưa ra mức lương thưởng hấp dẫn, nhiều khi cao hơn 20-50%
so với mức mà các doanh nghiệp tên tuổi đưa ra.
Tuy nhiên, việc tạo ra thương hiệu tốt nhằm thu hút nhân tài không phải là
chuyện ngày một ngày hai mà là nhiệm vụ dài hạn, đòi hỏi doanh nghiệp
phải bỏ nhiều công sức cũng như nguồn lực tài chính. Giá trị của một
thương hiệu tốt không dễ dàng đánh giá được, và đây vẫn là vấn đề muôn
thuở của những ai thật sự muốn kinh doanh chân chính, nghiêm túc. Bởi
vậy mà có thể nói rằng, nhiều khi người ta phải mất cả hàng chục năm để
tạo ra một dấu ấn thương hiệu.