Tài liệu Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 6 ppt

Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp
phần 6









Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp
Giao tiếp là điều có tính sống còn đối với bất kì sự quan hệ nào của
nhân loại. Và kỹ năng giao tiếp là phương tiện tiên quyết cho sự
thành bại trong giao tiếp. Mục đích của giao tiếp là truyển tải được
những thông điệp. Đây là quá trình liên quan đến cả người gửi và
người nhận thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do
thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn
những thành phần khác tham gia vào quá trình này. Bằng cách
truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn
đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách
hiệu quả. Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn
sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự
sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới
mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp.

Kỹ năng nói
Kỹ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh
doanh – nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu. Hãy giới hạn những
điểm chính. Luôn luôn nhớ rằng nói không giống như viết. Nói
không thể chi tiết như viết, đừng bắt người nghe chịu đựng quá

nhiều thông tin. Nhiệm vụ của người nói là làm nổi bật những
điểm quan trọng giới hạn những điểm quan trọng sẽ có cơ hội tốt
để đạt mục tiêu. Một điểm quan trọng là đơn giản vấn đề nhưng
không giống như sơ sài, người nghe sẽ nhớ những điểm chính dễ
dàng và dùng những điểm chính đó để nhớ một số hay tất cả những
điểm quan trọng hơn, nếu bắt nhớ nhiều quá họ sẽ rối loạn Khi đã
giới hạn những điểm chính, phải làm cho mỗi điểm đó nổi bật lên.
Phải dự kiến một chương trình làm việc, một phác họa đại cương,
một ý tưởng là chúng ta sẽ đi tới đâu với bài thuyết trình của mình.
Khi nói nên dùng một câu chuyển tiếp minh bạch, không nên dùng
một từ chuyển tiếp ngắn gọn như khi viết. Đừng ngại ngùng vì cứ
lăp đi lặp lại thường xuyên khi thuyết trình

Kỹ năng nghe
Nghe là một trong những kỹ năng quan trọng của quá trình viết.
Nó giúp xác định được những nhu cầu, những vấn đề, tâm trạng
hoặc mức độ quan tâm của người nói. Quá trình giao tiếp trở nên
tốt hơn, nếu như các bên tham gia vào giao tiếp biết lắng nghe một
cách có hiệu quả. Hãy có một dáng điệu lắng nghe tích cực, cải
thiện cách suy nghĩ và biết mình phải nói gì trong lúc lắng nghe.
Đấy là những tín hiệu cho ng nói thấy người nghe đang lắng nghe
họ một cách tích cực. Lắng nghe là một trong những chìa khóa chủ
chốt cho phép cư xử và ngoại giao.
· Dáng điệu lắng nghe tích cực: Dáng điệu lắng nghe tích cực được
cho là dấu hiệu phi ngôn ngữ. Phải hết sức chú ý đến dấu hiệu này,
những cử chỉ phi ngôn ngữ không thích hợp có thể làm cho người
ta hiểu lầm một cách tai hại. Giữ tư thế và cử chỉ cởi mở tỏ ra sẵn
sàng nghe người nói nói, đừng có bộ mặt đờ đẫn trơ như đá, hãy
bày tỏ quan tâm: nhướn mày hay cau mày, thỉnh thoảng mỉm cười
hay gục gặc đầu. Dấu hiệu quan trọng nhất của sự lắng nghe đó là

tiếp xúc bằng mắt, không luôn luôn nhìn chằm chằm vào người nói
nhưng thời gian tiếp xúc bằng mắt phải khá nhiều. Sự thiếu tiếp
xúc bằng mắt có thể bị cọi là làm cao hay hợm hĩnh.
· Cải thiện cách suy nghĩ: Biết lắng nghe phải do lòng chân thành
nên cần kiểm soát cả cảm tưởng lẫn tư tưởng của bản thân. Hãy
thông cảm với người nói, lắng nghe trước đã, nên nhẫn nại để
người nói có đủ thời gian, không nên chặn ngang hay phản đối
trước khi diễn giả nói xong. Tránh phán đoán trước hoặc người nói
hoặc chủ đề thảo luận. Hãy tạo cơ hội cho những vấn đề mới mẻ.
Đừng để bị ảnh hưởng nhiều vì cảm giác ban đầu hoặc cách phát
biểu của họ. Cố gắng suy nghĩ một cách khách quan và với tinh
thần phân tích. Trong khi lắng nghe hãy sắp xếp những ý chính,
cân nhắc những chứng cứ.
· Nói gì trong lúc lắng nghe? Trong phần lớn thời gian lắng nghe ta
không nói gì cả. Bí quyết để biết lắng nghe là biết chịu đựng sự im
lặng. Hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe người khác nói, dù cảm
thấy khó chịu phải im lặng. Tuy vậy, ngoài sự im lặng cũng có thể
nói một vài câu chuyện để khuyến khích người khác nói. Trước hết
hãy đặt câu hỏi để người ta bắt đầu nói. Hỏi để làm sáng tỏ hay để
biết chi tiết, để nhắc rằng mình hiểu. Thứ hai, dùng những câu
ngắn có tính khuyến khích người ta nói thêm.

Kỹ năng viết
Kỹ năng viết không hề đơn giản, đó là một quá trình phức tạp bao
gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Bạn sẽ nhận được những gì bạn
nói, do vậy cần phải viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và chính xác.
Để có được một bài viết thành công dù đó là một bức thư, một
công văn, một báo cáo hay bất cứ thứ gì khác cũng cần phải có một
công tác chuẩn bị kỹ lưỡng, sau đó là sự thống nhất và tầm quan
trọng, kế đến là bố cục và cách làm nổi bật, sự mạch lạc và cuối

cùng là độ dài vừa phải.
· Chuẩn bị: Phải khẳng định chắc chắn tất cả những gì cần phải viết
trong bức thông điệp, nhận định được đâu là ý chính, đâu là ý phụ,
sau đó sắp xếp các ý tưởng theo một thứ tự thích hợp. Nếu đầu óc
chưa hiểu rõ vấn đề này thì người viết khó tránh khỏi lúng túng khi
muốn diễn đạt các ý tưởng thành ngôn ngữ.
· Tính thống nhất và tầm quan trọng: Vứt bỏ mọi thông tin không
liên hệ với những ý tưởng chính làm cho tài liệu thống nhất quanh
mục tiêu giao tiếp và nhiệm vụ cụ thể. Chú ý phân phần giới thiệu
và phần kết luận là những phần cốt yếu mà người đọc có khả năng
nhiều nhất. Trong phần giới thiệu, hãy kiến tạo sự quan tâm và và
thái độ tiếp thu của người đọc. Trong phần kết luận, phát biểu lại ý
chính để người nghe nắm rõ hơn điều bạn muốn truyền tải.
· Bố cục và cách làm nổi bật: Hãy phân chia những ý tưởng có hệ
thống, thứ bậc và sắp xếp chúng thế nào cho có tính thuyết phục.
Làm sao cho người đọc nhìn thấy rõ ràng và quan trọng là phải
nhất quán.
· Mạch lạc: Các ý tưởng phải có tính liên kết chặt chẽ. Điều này
liên quan đến cách sử dụng những từ liên kết, hình thức ngữ pháp.
· Độ dài thích hợp: Hãy viết ngắn gọn. Tài liệu ngắn nhất luôn là
tài liệu có hiệu quả nhất. Cần biên soạn tài liệu với độ dài thích
hợp. Hãy lưu tâm đến thì giờ của người đọc, đừng bắt họ phải vất
vả với những thông tin không cần thiết, mặt khác, cũng không cần
phải cắt bỏ những thông tin thiết yếu.

Kỹ năng phản hồi
Phản hồi là một hình thức đáp ứng. Khi ta đọc hay lắng nghe, mục
đích là để hiểu những gì người khác viết hay nói. Khi ta thực hiện
phản hồi, mục đích là làm thay đổi hay tác động vào những gì
người khác làm. Sự phản hồi tốt nhất bao gồm cả lời phê bình viết

và nói. Sự thực hiện phản hồi có hiệu quả đặt trên cơ sở hai tiêu
chuẩn: lòng tin cậy và sự hiểu biết. Kỹ năng phản hồi có hiệu quả
có tính thiết yếu cho sự thành công tong bất cứ công việc hay tổ
chức nào. Nó cho phép làm việc hữu hiệu hơn, tăng thêm khả năng
tham gia tập thể, duy trì liên hệ công việc tốt hơn
· Sự tin cậy: Sự phản hồi sẽ không có hiệu quả nếu người khác
không tin cậy bạn. Bạn có thể đưa ra những đề nghị rất hay nhưng
không có kết quả gì vì người khác nghi ngờ ý định của bạn và giữ
thé chủ. Hãy xem xét chính động cơ của mình, hãy chiếm lòng tin
của người khác và thận trọng đưa ra những lời phê bình cả tích cực
lẫn tiêu cực.
· Sự hiểu biết: Thực hiện phản hồi là để đạt được sự hiểu biết. Hãy
chỉ rõ cho người ta bức tranh toàn cảnh, đừng nhồi nhét vào óc
người ta một đống chi tiết rời rạc. Hãy tập trung vào những kết quả
có ý nghĩa nhất, đừng nghĩ rằng mình phải có bổn phận nói hết
những điều mình nghĩ cho người khác nghe.