Tài liệu Kỹ năng cần để quyết định kinh doanh doc

K năng c n

quy t

o ưa ra quy t

Có hai lý do chính khi n ngư i lãnh
h khơng có

y

nh kinh doanh

d ki n thông tin c n thi t cho tình hu ng hi n t i; th

hai, h khơng th d

ốn chính xác nh ng di n bi n b t ng trong tương

lai. Trong nhi u trư ng h p, s th t b i c a quy t
kinh nghi m, bài h c giá tr cho ngư i lãnh
quy t

nh úng

V y làm th nào

nh kém. Th nh t,

n ngay t ban

nh s

em

n nhi u

o nhưng v n r t c n nh ng

u.

kh năng ra quy t

nh

t

nm c

chính xác và

hồn h o? Dù bi t r ng s hồn h o là i u khơng bao gi có th x y ra
nhưng ta hồn tồn có th ti n d n
pháp h p lý

ra quy t

n i m lý tư ng này n u có phương

nh và ý th c v nh ng c m b y có th g p ph i

trong q trình xem xét các phương án

xu t

ưa ra quy t

nh cu i

cùng.
Các k năng có th

ơn gi n hay ph c t p, nhưng b n

ng nên b qua b t

c k năng nào, b i m i k năng mà b n l a ch n l i ph thu c vào t m
quan tr ng và tính ph c t p c a quy t

nh.


Lên k ho ch
V i tư cách m t nhà qu n lý, b n s ch u trách nhi m ưa ra nh ng quy t
nh quan tr ng nh t và t t c các b ph n c a cơng ty s hành
quy t

nh ó. i u này có nghĩa là m i quy t

nh c a b n

ng theo
u nh hư ng

t i v n m nh c a công ty. M t l a ch n sai l m r t có th s d n t i nh ng
h u qu khó lư ng.

Quy t

nh c n ư c ban hành trên cơ s m t k ho ch ư c v ch s n.

Trong quá trình lên k ho ch

ra quy t

v k ho ch ó cho các nhân viên
mb o

các quy t

nh, b n c n chuy n t i thông tin

tham kh o ý ki n. Làm như v y, b n s

nh c a mình s

ư c ban hành theo nh ng cách th c

hi u qu và phù h p v i tình hình th c t c a công ty nh t. Vi c lên k
ho ch trư c có 4 l i ích chính như sau:

1. Cho phép b n thi t l p các m c tiêu

c l p: Quy t

nh ư c hình

thành d a trên cơ s nh ng s ki n xung quanh. Các quy t

nh ư c ban

hành không ch nh m m c ích ph n ng l i tình hình, mà nó cịn hư ng t i
vi c kích thích m t y u t nào ó trong n i b công ty. “Qu n lý ch a cháy”
ư c thay th b ng m t chu i các l a ch n có
nhà qu n lý bây gi có th ch

nh hư ng và có ý th c. Các

ng i u hành cơng ty, thay vì b “xơ

y”

b i các y u t bên ngồi. ơi lúc, s khác bi t gi a vi c lên k ho ch và
không lên k ho ch ư c miêu t như “tiên phong th c hi n” (n m quy n
ki m sốt tình hình) v i “b

ng ph n ng” ( i phó v i tình hình ã x y

ra).

2. Cung c p m t tiêu chu n ánh giá: B n k ho ch s

em l i cho b n


m t cơng c nào ó
th c thi úng quy t

ánh giá, nh

ó b n có th bi t r ng b n có ang

nh và hư ng t i nh ng m c tiêu ã

ra hay khơng.

i u ó cũng tương t như n i dung câu châm ngôn: “N u b n khơng bi t
mình s

i âu, thì các con ư ng s khơng cịn quan tr ng v i b n n a”.

3. Chuy n giá tr thành hành

ng: Khi b n

b n có th tham kh o k ho ch trư c ó và xác

i m t v i m t quy t
nh xem quy t

giúp b n th c thi k ho ch m t cách t t nh t. Các quy t

nh,

nh nào s

nh ư c ban hành

d a trên m t k ho ch c th s g n k t v i nhau vì s thăng ti n chung c a
cơng ty hay vì nh ng m c tiêu kinh doanh nào ó.

Vi c lên k ho ch cũng r t h u ích trong các tình hu ng kh n c p. Khi m t
khó khăn n y sinh, nh ng suy nghĩ v k ho ch t ng th s giúp b n xác
nh quy t

nh nào c n ư c ban hành, qua ó nó khơng ch giúp b n gi i

quy t tình hu ng mà cịn giúp b n

y nhanh ti n trình th c thi k ho ch

t ng th sao cho hi u qu . Khơng có k ho ch, nh ng khó khăn s ngày m t
l n hơn và các quy t

nh ban hành có th mâu thu n v i nhau.

4. Khi n cho các ngu n l c trong công ty tr nên g n k t hơn theo m t
tr t t
công ty

n

nh: Ngân qu , th i gian, công s c, ngu n nhân l c... trong
u ch có gi i h n. B n ch có th phát huy t i a s c m nh c a các

ngu n l c này, m t khi có trong tay b n k ho ch s d ng chúng.

M c

và k t qu c a các quy t

T t c chúng ta
quy t

nh

u bi t r ng có nh ng quy t

nh s quan tr ng hơn các

nh khác, k c trong th i i m hi n t i hay v lâu dài. Vi c hi u

ư c t m quan tr ng này s giúp b n xác

nh mình s c n ph i dành bao


nhiêu th i gian và ngu n l c cho nó. Có ba m c

ph bi n nh t c a quy t

nh:

1. Chi n lư c: Các quy t
nh t. ó là m t quy t

nh chi n lư c ln có m c

nh liên quan

n

nh hư ng chung, các m c tiêu

dài h n, ư ng l i kinh doanh và giá tr c a công ty.
nh chi n lư c, tính c u trúc
a; chúng có m c

quan tr ng cao

i v i nh ng quy t

m c t i thi u và tính hình dung

m ct i

r i ro cao cùng nh ng k t qu khơng ch c ch n, b i vì

chúng hư ng nhi u t i tương lai.

2. Phương sách: Các quy t

nh phương sách có tác d ng h tr các quy t

nh chi n lư c. Chúng thư ng ch

m c

trung bình, t m quan tr ng v a

ph i v i nh ng k t qu ph i chăng.

3. Ho t
các quy t

ng: ó là nh ng quy t

nh thư ng nh t, ư c s d ng

h tr

ng t c th i, ng n h n, m c

th p và

nh phương sách, có tác

thư ng có chi phí th p. H qu c a nh ng quy t

nh ho t

t i thi u, m c dù m t chu i các quy t

ng t i, tuỳ ti n có th là

nh ho t

ngun nhân c a khơng ít nh ng thi t h i. Các quy t

ng t i s

nh ho t

m c

ng có th

ư c tái cơ c u, tái ban hành, hay bi u l m t cách rõ ràng trong nh ng b n
hư ng d n chính sách cơng ty.

Như v y, t t c các v n

u c n ph i ư c xem xét và quy t

ư c ban hành theo c ba m c
t t c nh ng suy nghĩ và hành
“ho t

ng”, b n có th

nh nên

trên. N u b n phát hi n ra r ng h u như
ng ra quy t

nh c a b n

u di n ra

m c

ã thi u chú ý hay chưa lên ư c các k ho ch

chi n lư c. Và k t qu là b n s

i t i v th luôn ph i “b

ng ph n ng”,


ch t p trung

i phó duy nh t v i các y u t xung quanh b n mà không bao

gi ki m soát ư c chúng, cũng như các hư ng i và m c tiêu c a b n.

i u quan tr ng b n c n n m v ng
liên quan t i tác

ây là hi u qu c a quy t

ng c a nó. M t quy t

nh khơng

nh t t có th mang l i c h u qu

t t l n h u qu x u. Tương t như v y, m t quy t

nh t i (quy t

nh do

thi u thông tin ho c không ph n ánh quy n l i c a cơng ty) có th mang
m t k t qu kh quan. Ví d như khi b n ph i ưa ra quy t
s phân tích và ánh giá c n th n v k ho ch

n

nh có kèm theo

u tư ch c ch n nào ó d a

trên nh ng gì b n bi t liên quan t i kh năng r i ro c a nó cũng như nh ng
s thích c a b n, thì quy t
th m t ti n trong vi c

nh c a b n s có hi u qu ngay c khi b n có

u tư. Tương t như v y, n u b n v i vã mua c

ph n c a các cơng ty ang phát tri n, thì quy t

nh c a b n cũng có th là

m t quy t

nh t i, k c khi giá c phi u c a các cơng ty ó tăng giá.

Các quy t

nh t t có th mang l i k t qu t i, do ó b n khơng nên k t t i

b n thân. N u như b n ch n m t con ư ng d a trên hi u bi t c a mình v
con ư ng ó (an tồn, khơng q ơng ngư i qua l i…) và các s thích các
nhân c a b n (ít nguy hi m, có nhi u c nh
m t quy t

p..) thì quy t

nh c a b n là

nh úng, m c dù trên ư ng i b n có th g p tai n n hay b s

s c gì ó...

ng có h i h n và cho mình r ng ó là m t quy t

nh sai

l m.

Có s tham gia c a t p th
Ph n ông các nhà qu n lý có kh năng ra quy t
ý ki n

hai c p

nh nhanh nh y thư ng l y

là c a t t c các c ng s ho c ch m t, hai chuyên viên

có kinh nghi m hơn c , t c là các nhà tư v n áng tin c y nh t. Các nhà tư


v n thư ng bàn vi c
bên trao

các

i và cùng tìm hi u. Có th nhà tư v n là m t ngư i l n tu i ư c

coi là t ng tr i và có
non tr

phía sau, r i cho b n ý ki n v nhi u v n

u óc phán ốn. Cũng có th ch là m t nhân viên

v trí c p cao ho c m t nhà qu n tr ưu tú c a cơng ty có các quan

h m t thi t và thư ng xun v i mơi trư ng bên ngồi.

Nh ng nhà qu n lý ra quy t

nh ch m thư ng khơng

giao cho ai gi vai trị tư v n. H ít có các quan h
g n gũi và hi m khi l ng nghe ý ki n c a m i ngư i.
N u h có tranh th ý ki n thì ch là tình c và h s
h i b t kỳ ai. Nhi u khi chính s lo ng i là m t trong
nh ng rào c n l n làm ch m l i vi c ra quy t
th , trư c nh ng kh năng ư c - m t l n, thông tin chưa

nh. Vì

rõ ràng và ch c

ch n, thì s bàn b c v i các nhân viên nhi u kinh nghi m và có năng l c s
giúp b n có thêm lịng can

m và t tin hơn.

Bi t ch p nh n nh ng mâu thu n, xung

t trong khi ra quy t

S có khơng ít nh ng lu ng ý ki n khác nhau, các cu c xung
khi n vi c ra quy t

nh

t n y sinh

nh b trì hỗn. i u quan tr ng là b n c n bi t cách

khai thác có l i nh t s mâu thu n ó mà khơng gây ra các h u qu tiêu c c.
gi i quy t m t tình hu ng b t c gi a các cá nhân, có m t gi i pháp ư c
g i là “nh t trí d a trên s th m
th o lu n m t v n

nh”. Trư c tiên, nh ng ngư i tham gia

s tìm cách i

n m t tho thu n nh t trí. N u i u ó

tr thành hi n th c, thì phương án ư c l a ch n là k t qu t nhiên.
Trong trư ng h p ngư c l i, ngư i lãnh

o

v trí cao nh t s lưu ý

các thông tin ã ư c nh ng ngư i khác óng góp và ưa ra quy t

n

nh sau

cùng. B n c n hình thành m t quy t c: Trư ng h p bình thư ng thì m i
ngư i nên

t

n s nh t trí, n u khơng thì trao cho ngư i có trách nhi m

cao nh t quy n ra quy t

Cách ti p c n v n

nh.

c a nh ng ngư i ra quy t

nh ch m ch p l i khác h n.

Nhi u khi h trơng ch s nh t trí, c tìm ra m t s l a ch n có th tho
mãn t t c m i ngư i. Trên th c t , các xung

t thư ng kéo dài khá lâu, có

th hàng tháng th m chí hàng năm. Có cơng ty th o lu n v m t s n ph m
m i su t c năm mà chưa i

n k t lu n, th m chí ph i ch cho m t vài

ngư i i kh i công ty r i m i

t ư c s nh t trí.

B t lu n th nào thì phương pháp “nh t trí d a trên s th m

nh” s gi i

quy t nhanh chóng các mâu thu n. Nh ng ý ki n khác nhau n y sinh là l t
nhiên, th m chí khơng ít ý ki n có giá tr nh t

nh. Vì th , trong các cu c

tranh lu n b n c n bi t cách ch p nh n t t c các ý ki n ã ư c nêu lên,
nhưng không nh t thi t ph i làm theo t t c . S “nh t trí d a trên s th m
nh” s cho phép b n tranh th

ư c th i cơ và thư ng em l i k t qu t t

nh t.

M t s k thu t ra quy t
Ngư i ra quy t

nh

nh ch m thư ng tìm r t ít các l a ch n, cũng có khi h ch

chăm chú vào m t l a ch n và ch nghĩ

n các l a ch n khác khi l a ch n

th nh t ã t ra vô v ng. V i cách ti p c n y, h ch d a vào m t phân

tích sâu, nhưng khơng r ng.

Vi c

t ra ít l a ch n s giúp b n có l i rõ r t v m t th i gian, b i vì b n


s ch ph i phân tích 1, 2 kh năng, thay vì 4 ho c 5 tình hu ng khác nhau.
Trên th c t , sau khi phân tích sơ b , b n s nh n ra s l a ch n thích h p
nh t. M t khác, b ng cách

i chi u nhi u l a ch n khác nhau, b n s có

thêm ni m tin và gi m nguy cơ b l nh ng gi i pháp t t nh t. Ngoài ra,
vi c n m ch c các gi i pháp khác nhau s

m b o cho b n m t “l i thoát

hi m”, b i n u th t b i v i gi i pháp nào ó, b n có th chuy n ngay sang
gi i pháp d tr .

V i vai trị tr giúp v c u trúc, hình nh và th t
k thu t dư i ây có th

t ra các quy t

ư c áp d ng cho nhi u d ng quy t

nh, 5

nh khác

nhau:

1. B ng so sánh (T-Chart): ây là s bi u l b ng hình nh và theo tr t t
v t t c các
quy t

c tính, l a ch n ho c m t vài i m nào ó có liên quan t i

nh. Nó có th

ư c l p thành danh sách các

c tính tiêu c c và tích

c c c a m t l a ch n riêng bi t. Vi c phác th o m t bi u
b o r ng t t c các khía c nh tích c c và tiêu c c c a m i
quy t

nh s

ư c ưa vào

m

nh hư ng hay

xem xét, cân nh c.

Trong m t d ng th c khác, hai l a ch n ti m năng s
nh ng i m m nh, lý lu n hay tác
nhi u l a ch n có th

như v y s

ư c lên danh sách v i

ng li t kê trong ó.

ư c cân nh c,

ây s có 2 ho c

ng th i danh sách các i m y u c a

t ng l a ch n cũng nên ư c b sung vào.

2. PMI: Chuyên gia kinh ã s p x p l i k thu t b ng bi u thành m t c u
trúc ba ph n g i là PMI g m có ưu i m, khuy t i m và nh ng ý ki n bên
l (the Plus points, the Minus points và Interesting points). Theo k thu t


này, trư c tiên, b n s lên danh sách t t c nh ng i m m nh c a l a ch n,
sau ó là t t c nh ng i m y u và cu i cùng là t t c nh ng nh n xét hay
quan i m khác (có th là nh ng i u mà b n không coi là t t, cũng không
cho là x u.

Phương pháp th c hi n k thu t này khá ơn gi n,
ki n

ng th i nó t o i u

m i ngư i phát bi u ý ki n c a h . ây là m t k thu t hi u qu ,

nhưng l i ít ư c quan tâm. Ph n l n m i ngư i tin r ng h
các ưu, khuy t i m trư c khi ban hành hành quy t
nhi u ngư i ã làm ngư c l i: h ra quy t

nh, nhưng trên th c t ,

nh trư c khi h quan tâm t i các

d u hi u này theo trình t c n thi t và ch sau khi ra quy t

K năng phân tích các ý ki n ph n

ã lên danh sách

nh.

i và tán thành cũng ln em l i nh

hư ng có tính xây d ng t i quá trình ra quy t

nh. B n hãy t o cho mình

thói quen s d ng k năng ó và b n s th y ch t lư ng các quy t

nh ban

hành ư c c i thi n rõ r t.

3. Phương pháp Buriden: Phương pháp ra quy t
b n ph i

nh này ư c s d ng khi

i m t v i nhi u l a ch n h p d n như nhau. B n ch t c a nó b t

ngu n t m t câu chuy n ng ngôn v m t con l a ư c
khô ngon lành. Con l a khơng th quy t
hơn

t gi a hai bó c

nh l a ch n bó c khơ nào ngon

ăn, và k t qu là con l a ó ã ch t ói ch vì s thi u quy t oán

này. Phương pháp này ch
m t h n ch c a m i quy t

ơn gi n là lên danh sách các i m tiêu c c hay
nh, b i vì khi có nhi u l a ch n tương ương

nhau, chúng ta s tr nên lúng túng và có th b qua m t s m t h n ch nào
ó. K thu t này th c s h u ích
khác nhau và quy t

nh s

i v i m t quy t

nh có nhi u l a ch n

ư c ban hành trên cơ s phân tích xem l a ch n


nào có ít m t h n ch hơn c .

4. Tiêu chu n ánh giá: V i k thu t này, b n ph i lên danh sách các tiêu
chu n mà b n mu n quy t

nh ó s

áp ng ư c, sau ó

a cho t ng tiêu chu n d a trên t m quan tr ng c a quy t
ư c cho m t m c i m nh t

ch n s

tiêu chu n
t 1

ts

i mt i

nh. M i m t l a

nh, tuỳ theo kh năng áp ng các

ra. V thang i m, b n có th s d ng thang i m t 1

n 10,

n 100, hay b t c thang i m nào khác mà b n mu n. Khi t t c các

l a ch n

u quy thành i m s , b n s c ng i m c a t ng l a ch n và l a

ch n nào có s

i m cao nh t s giành ph n th ng.

5. Ma tr n quy t

nh hay B ng tr ng lư ng quy t

nh: ây là m t

phiên b n ph c t p hơn c a k thu t ánh giá, ư c thi t l p theo các tiêu
chu n ph thu c vào t m quan tr ng c a quy t

nh và m i m t l a ch n s

có m t th h ng cho tiêu chu n ó (ch khơng ph i s

m i l a ch n s

ư c x p h ng theo m c

B n hãy s d ng th h ng cao hơn

i m n a). Gi

ây,

tho mãn các tiêu chu n

ra.

bi u th t m quan tr ng cao hơn. Sau

khi x p h ng t t c các l a ch n, b n s c ng t ng th h ng và l a ch n nào
có th h ng cao nh t s là l a ch n cu i cùng c a b n.

L ik t
ơi khi b n khơng có th i gian
trư c khi ra quy t
quy t

nh,

ti n hành các trình t so sánh và l a ch n

c bi t là trong nh ng tình hu ng kh n c p. B n ra

nh mà không k p tư v n v i b t kỳ ai, nhưng b n hồn tồn có th

cân nh c các thơng tin, d li u mình thu th p ư c và b n hãy s d ng quy t
nh ó như m t gi i pháp tình th .


nh

nên v i vàng hu b quy t

nh ã ban hành, b i vì hi u qu c a r t nhi u

quy t

nh c n ph i có th i gian

u có th

ư c thay

M c dù ph n l n các quy t

ki m ch ng. Tuy nhiên, b n cũng

do d quá lâu, khi bu c ph i thu h i m t quy t
quy t

i, nhưng b n không

nh m i, n u phát hi n ra r ng quy t

ng

nh và thay th b ng m t

nh ó khơng cịn phù h p

ho c gây b t l i cho công ty.

M t khâu quan tr ng thư ng b b qua trong quy trình ra quy t

nh là gi i

thích cho các nhân viên thi hành, nh ng ngư i có liên quan ho c các nhân
viên b nh hư ng t quy t
ích c a quy t
quy t

nh ó,

nh ó. B n khơng nên ch

c p

n nh ng l i

nh, mà hãy th ng th n nói v nh ng r i ro và h n ch c a
ng th i nh n m nh r ng t i sao b n l i tin tư ng r ng quy t

nh s mang l i l i ích nhi u hơn so v i nh ng tiêu c c mà nó có th gây

ra. Nhân viên thi hành s quy t
th y mình ư c

nh s n sàng ng h b n, m t khi h nh n

i x m t cách thành th t và công b ng.