hệ thống thông tin quản lý (chức năng, vai trò, thành phần,...)

2.Hệ thống thông tin quản lý là bao gồm các hệ thống có chức năng và vai trị
gì cho doanh nghiệp?
- Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác
quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập,
phân tích, đánh giá và phân phối những thơng tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho
những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
- Các loại thông tin quản lý
+ Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ cơng
tác quản lý của tổ chức. Có ba loại thơng tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông
tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
+ Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ
chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đốn tương lai. Loại
thơng tin này địi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thơng tin
này thường là từ bên ngồi tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong
những trường hợp đặc biệt.
+ Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ
yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thơng tin này trong
khi cần mang tính tổng hợp vẫn địi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng
thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.
+ Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều
hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác
nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý
các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.

 Hệ thống thông tin trong quản lý là tập hợp các kênh thông tin gắn kết

các thành tố trong cấu trúc của tập thể quản lý. Hệ thống thông tin
trong quản lý phân ra thành hai luồng thông tin. Thông tin theo chiều
dọc và thông tin theo chiều ngang.
-

Chức năng và vai trò trong doanh nghiệp


+Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, các doanh nghiệp mọc lên
ngày càng nhiều. Điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnh tranh
cực kỳ lớn. Chính vì vậy, doanh nghiệp ln cần phải nắm bắt chính xác và kịp
thời xu hướng, dòng chảy của xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu. Trong đó, hệ
thống thơng tin đóng một vai trò rất lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển và
tạo được vị thế trên thị trường.
+Có thể nói rằng, hệ thống thơng tin là một hệ thống đóng vai trị làm vật
trung gian giữa các cơng ty, doanh nghiệp với mơi trường, xã hội. Nó là một hệ
thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất. Vai trị của hệ thống thơng tin được thể
hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngồi doanh nghiệp.
+Về bên ngồi: Hệ thống thơng tin có vai trị thu thập các dữ liệu từ mơi
trường bên ngồi, và đưa thơng tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngồi. Các loại
thơng tin được thu thập và cung cấp ra bên ngồi bao gồm thơng tin về giá cả, sức
lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách
của chính phủ,…
+Về mặt nội bộ: Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trị
như một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu
thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác
nhau mà doanh nghiệp đề ra
Ví dụ như thơng tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm;
thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thơng tin về các chính sách nội bộ
của doanh nghiệp; thơng tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; thơng tin về
bán hàng, doanh thu, tài chính…
- Tác động của hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thơng tin có ba tác động chính đối với doanh nghiệp:
+Hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp: Hệ thống thông

tin giúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá
thành, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm được bán ra. Hơn nữa, hệ
thống thông tin cũng giúp rút ngắn và liên kết khoảng cách giữa doanh nghiệp với
khách hàng, nhà cung cấp.
+Hỗ trợ việc ra quyết định của doanh nghiệp: Giúp cho các nhà quản trị của
doanh nghiệp có bức tranh tồn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính…


của doanh nghiệp, từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn
và có hiệu quả.
+Hỗ trợ trong nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh: cho phép lưu trữ một khối
lượng lớn thông tin cần thiết như thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin
về sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chi phí,… giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và
các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và tiết kiệm thời gian.
 Có thể nói, hệ thống thơng tin chính là một cơng cụ đắc lực, là cánh

tay phải giúp các danh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thương hiệu và
vị thế cạnh tranh tối ưu trên thị trường không chỉ ở Việt Nam mà cịn
ở các thị trường quốc tế. Chính vì thế, nó đóng một vai trị quan trọng,
khơng thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp.

3. Có bao nhiêu thành phần (components) trong một htttql? Hãy trình bày rõ
về các thành phần đó.
Có 5 thành phần (components) trong một hệ thống thơng tin quản lý:
•

Các phần cứng

Gồm các thiết bị (phương tiện) kỹ thuật dùng để xử lý và lưu trữ thơng tin. Trong
đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập vào/xuất ra dữ

liệu.
Là thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy, cầm nắm được, là công cụ kỹ thuật để xử lý,
truyền dẫn thông tin. Một số thiết bị phần cứng như mạch điều khiển, bộ nhớ, thiết
bị nhập xuất dữ liệu, truyền thông: dây mạng, card mạng, wifi, tivi box, switch…
Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máy
tính điện tử, mạng máy tính.
- MTĐT là cơng cụ xử lý thơng tin chủ yếu. Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu thành
từ các bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra.
- Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường
truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng.
•

Phần mềm


Gồm các chương trình máy tính, các phần mềm hệ thống, các phần mềm chuyên
dụng, thủ tục dành cho người sử dụng.
Tổng thể phần mềm của HTTTQL bao gồm 2 nhóm chính là phần mềm cơ sở (hệ
thống) và phần mềm ứng dụng.
+ Phần mềm cơ sở gồm các hệ điều hành mạng, các hệ điều hành dùng cho máy
trạm, các chương trình tiện ích…
+ Phần mềm ứng dụng bao gồm các phần mềm ứng dụng đa năng và các phần
mềm ứng dụng chuyên biệt.
•
•

Phần mềm ứng dụng đa năng bao gồm hệ soạn thảo, bảng tính, hệ
quản trị CSDL, các ngơn ngữ lập trình.
Phần mềm ứng dụng chun biệt bao gồm chương trình quản lý ngân
hàng, kế tốn, máy…

Cơ sở dữ liệu

•

Bao gồm các mơ hình, các hệ quản trị CSDL, các CSDL quản lý thông qua
các quyết định quản lý.
- CSDL là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một bài tốn hoặc một lĩnh vực
nào đó được lưu trữ và quản lý tập trung, để tất cả các thành viên của tổ
chức có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng.
- Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm:
CSDL quản trị nhân lực , CSDL tài chính, CSDL kế tốn, CSDL cơng nghệ ,
CSDL kinh doanh
- Có 3 kiểu cấu trúc chính cho 3 loại hệ quản trị CSDL là:
Phân cấp, Mạng hay Codasyl, Quan hệ
Hệ thống truyền thơng

•

-

Hệ thống truyền thơng là một hệ thống cho phép tạo, truyền và nhận tin tức
điện tử.

-

Hệ thống truyền thông cũng được gọi là hệ thống viễn thông hay mạng
truyền thông, một tập hợp các thiết bị kết nối với nhau bằng kênh.

-

Các thiết bị này có thể gửi tín hiệu, nhận tín hiệu, và vừa gửi vừa nhận tín
hiệu. Để thực hiện được nhiệm vụ này, mỗi hệ thống truyền thông gồm có ít
nhất 3 yếu tố: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhận tin.

-

Các cuộc cách mạng truyền thông diễn ra trong 2 hướng: công nghệ và dịch
vụ truyền thông tin
Ngày nay muốn kinh doanh tốt, doanh nghiệp:
▪ cần phải biết sử dụng công nghệ truyền thông
▪ cần phải thu được lợi ích lớn nhất từ cơng nghệ

-

Nhân lực
Nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL.
•

-

Tài ngun về nhân lực bao gồm 2 nhóm:

+ Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong cơng việc hàng ngày của mình
như các nhà quản lý, kế tốn, nhân viên các phịng ban.
+ Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy là
những người xây dựng và bảo trì HTTTQL.
-

Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì: con
người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt,
bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài ngun về nhân lực khơng được đảm
bảo thì dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu
quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh.