Tài liệu Dành ưu tiên thời gian của bạn ( Prioritizing your time) docx

Dành ưu tiên thời gian của bạn ( Prioritizing your
time)


Quy tắc 80/20
Quy tắc 80/20, còn được gọi là nguyên tắc Pareto.
Phát biểu:
80% kết quả có được của bạn chỉ có 20% là từ hành động của bạn.

Bạn thấy rằng nguyên tắc 80/20 là khá đúng với hầu hết mọi thứ trong
cuộc sống của bạn không? Đối với hầu hết mọi người, nó thực sự là một
nhượng bộ (come-down) để phân tích, nhìn lại những gì mà họ đang
dành nhiều thời gian cho nó.
Bạn có đang tập trung 20% cho hành động mà chúng mang lại 80% kết
quả trongcuộc sống của bạn không?
Quản trị thời gian chỉ là quản lý thời gian
của chúng ta; đó là quản lý tự chúng ta
trong mối quan hệ với thời gian, đó là việc
thiết lập các ưu tiên và chi phí. Nó cũng có
nghĩa là thay đổi thói quen hoặc các hoạt
động gây lãng phí ( wast time) thời gian
cho chúng ta. Nó có nghĩa là sẵn sàng thử
nghiệm với các phương pháp khác nhau và
những ý tưởng để bạn có thể tìm được cách
tốt nhất để tận dụng tối đa thời gian.

Qui luật này mang tích tích cực: Hãy vì 80% hiệu quả công việc mà tập trung tối đa
cho 20% công sức.
Khẩn cấp (Urgent) / Quan trọng ( Important)
Quản lý thời gian tốt có ảnh hưởng tốt cũng như hiệu quả của công việc.
Quản lý thời gian hiệu quả, và đạt được những điều mà bạn muốn đạt

được, có nghĩa là chi phí thời gian của bạn cho những việc quan trọng và
không chỉ khẩn cấp. Để làm điều này, bạn cần phải phân biệt rõ ràng
giữa những gì là khẩn cấp, và những gì là quan trọng:

Important (Quan trọng): Đây là những hoạt động đó dẫn tới việc đạt được mục tiêu
của bạn và có ảnh hưởng lớn nhất về cuộc sống của bạn.
Urgent (Khẩn cấp): Những hoạt động này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, nhưng
thường liên kết với người khác hơn là vào mục tiêu của bạn
Khái niệm này, đặt ra các nguyên tắc Eisenhower, cách cựu Tổng thống Mỹ Dwight
Eisenhower tổ chức công việc của mình. Nó được tái phát hiện và đưa vào xu thế chủ
đạo ( mainstream) như là ma trận Khẩn cấp/ Quan trọng của Stephen Covey trong
kinh doanh cổ điển của ông năm 1994, Bảy thói quen của người có ảnh hưởng lớn (
The seven habits of highly effective people). Ma trận Urgent/ Quan trọng là một cách
tổ chức hiệu quả dựa trên các nhiệm vụ ưu tiên.Sử dụng nó sẽ giúp bạn vượt qua
những khuynh hướng tự nhiên để tập trung vào các hoạt động khẩn cấp, để bạn có thể
có thời gian để tập trung vào những gì thật sự quan trọng.
Sơ đồ của ma trận.

1.1.1 Urgent And Important( Khẩn cấp và quan trọng):
Các hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến giao dịch với các vấn đề quan trọng khi
chúng phát sinh và đáp ứng các cam kết quan trọng. Thực hiện ngay các nhiệm vụ
này.
1.1.2 Important, But Not Urgent( Quan trọng, Nhưng Không khẩn cấp):
Những thành công theo định hướng nhiệm vụ rất quan trọng để đạt được mục tiêu. Kế
hoạch để làm các công việc tiếp theo.
1.1.3 Urgent, But Not Important(Khẩn cấp, Nhưng Không quan trọng):
Những việc vặt không phát triển đến những mục đích riêng của bạn. Hãy trì hoãn
chúng, cắt chúng. Trì hoãn những việc vặt.
1.1.4 Not Urgent And Not Important(Không khẩn cấp và không quan trọng):
Những gián đoạn tầm thường chỉ là sự phân tâm, và nên tránh Nếu có thể.Tuy nhiên,

hãy cẩn thận không để hiểu sai lầm (mislabel) những thứ như thời gian dành cho gia
đình và các hoạt động giải trí (tưởng như không quan trọng). Tránh những phiền
nhiễu hoàn toàn.
Quyết đoán

Đôi khi, những yêu cầu từ những người khác có thể là quan trọng và
cần sự chú ý ngay lập tức. Tuy nhiên, thông thường, những yêu cầu
đó xung đột với các giá trị của bạn và làm mất đi thời gian làm vi
ệc về
những mục tiêu của bạn.
Thậm chí Nếu nó là cái chúng ta muốn làm nhưng chỉ đơn giản là không có thời gian,
rất khó có thể để nói không với nó. Một cách tiếp cận trong giao dịch với những loại
gián đoạn (types of interruptions) là sử dụng "Tích cực Không" (aPositive - No), trong
đó có nhiều hình thức:
 Nói "không", sau đó là một lời giải thích trung thực ( honest
explanation),chẳng hạn như, "Tôi không thoải mái làm ( uncomfortable doing)
bởi vì "
 Nói "không" và sau đó tức khắc làm rõ ( briefly clarify) lý do của bạn mà
không cần bào chữa. Điều này giúp người nghe hiểu rõ hơn về bạn. Ví dụ:
"Tôi không thể làm bây giờ được, bởi vì tôi có một công việc mà hạn chót
phải hoàn thành là 5 giờ chiều hôm nay."
 Nói "không", và sau đó đề nghị một sự thay thế ( alternative). Ví dụ: "Tôi
không có thời gian giải quyết ngày hôm nay, nhưng tôi có thể xếp lịch cho
công việc này trong buổi sáng ngày mai."
 Nhắc lại sự thông cảm ( empathetically repeat) các yêu cầu theo cách nói riêng
của bạn, và sau đó nói "không". Ví dụ: "Tôi hiểu rằng bạn cần phải nộp giấy tờ
này ngay lập tức, nhưng tôi sẽ không thể mang đến tài liệu đó ngay cho bạn."
 Nói "có", cho lý luận của bạn để không làm việc đó, và cung cấp một giải
pháp thay thế. ” Ví dụ: "Vâng, tôi rất thích giúp bạn sắp xếp ( file) công việc
giấy tờ này, nhưng tôi không có thời gian cho đến khi buổi sáng ngày mai."

Đưa ra một lời từ chối quyết đoán ( assertive refusal) và lặp lại là nó sẽ không ảnh
hưởng gì đến mọi người. Cách tiếp cận này có thể là thích hợp nhất với những người
tích cực hoặc hấp dẫn - lôi uốn (manipulative) và có thể là một chiến lược hiệu quả để
kiểm soát những cảm xúc của bạn. Ví dụ: "Tôi hiểu bạn cảm thấy như thế nào, nhưng
tôi sẽ không (hoặc có thể không) ". Hãy nhớ nói tập trung và cố không để trở thành
đối đầu (sidetracked) đến khi trả lời các vấn đề khác.