Tài liệu Văn hóa e-mail trong công sở docx

Văn hóa e-mail trong công sở
Công sở là nơi mà (đa số) người ta ngồi nhiều hơn đứng, gõ nhiều hơn nói
suốt 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày, và e-mail là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho giao
tiếp, cả trong công việc cũng như ngoài công việc, đặc biệt là buôn chuyện.

Dẫu chưa đạt tới "công lực thâm hậu" theo kiểu "Nhất ngôn cửu đỉnh" (một
lời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào phím
sa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.

Khởi đầu ngày mới: "Check mail"

Công nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa góp
phần tạo ra một loại "sản phẩm hàng loạt", một khái niệm đặc thù: công dân văn
phòng thời kỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân gần
như chừng ấy nhu cầu của thế hệ công dân này đều có thể gói lại trong một cái
"bọc" vô hình, đó là e-mail.

Một cách công bằng thì, chính các công cụ "tin nhắn tức thời" (IM - instant
message) mới là những ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với công dân văn phòng,
điển hình là Yahoo Messenger, hay MSN Messenger, hoặc Google Talk. Tuy
nhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của e-mail trong giao dịch, giải
quyết công việc. Tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ, e-mail thực sự
là một cái bưu điện kiêm nhân viên bưu chính và thủ thư cho người dùng.

Tại không ít các tổ chức - doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượng
nhân sự lớn, việc kiểm soát mạng Internet nói chung và các trình duyệt web, chat
trực tuyến, thường rất ngặt nghèo. H., nhân viên phòng Hành chính - nhân sự của
một công ty sản xuất cáp sợi 100% vốn nước ngoài cho biết, công ty chị không
cho phép nhân viên duyệt web, chứ đừng nói đến chat; mọi người chỉ có thể sử
dụng hòm thư của công ty (mail server). Nhưng trong cái "khó", lại ló cái khôn:
H. dùng chính hộp thư của mình làm công cụ để "chat" với mọi người trong và

ngoài công ty, gần giống thời đi học nói chuyện riêng trong lớp bằng cách truyền
tay nhau các mảnh giấy.

Không vào được web, nhưng H. và đồng sự vẫn có thể cập nhật tin tức
hàng ngày, thông qua e-mail. Những người bạn của H. ở các công ty khác (cho
phép sử dụng web) hàng ngày vẫn đều đều "copy" những mẩu tin, bài viết đáng
chú ý trên các website, "paste" vào e-mail và gửi cho H. Vẫn theo cơ chế lan
truyền, e-mail này lại được chuyển tiếp (forward) tới những người "cùng cảnh
ngộ". Vậy là, ngoài công việc, những công dân văn phòng này lại có thêm lý do để
chăm chỉ "check mail" khởi đầu ngày làm việc mới.

"Send" không đơn giản là cú click!

Bạn có thường đọc (lướt) lại e-mail mình vừa viết trước khi nhấn send? Có
thể là do thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu "hậu kiểm" vô cùng
quan trọng này, bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: "Bút sa gà chết"; thì trên
máy tính cũng vậy: "phím" sa, có người gặp rắc rối.

Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-mail
lưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Không
nhập chủ đề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với một
số người khó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều
bất tiện khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ "luận" hơn e-mail có dấu mà lại
được gõ bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn
bản bị lỗi, không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng tiếng Việt có dấu, thì nên
dùng font Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.

Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người
gửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung
muốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai. Chữ ký trong e-mail cũng rất cần

thiết, đóng vai trò một "lý lịch trích ngang" tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh
chính ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.

"Tai nạn" e-mail

Nhầm người nhận, e-mail hoàn toàn khác gọi điện thoại ở khả năng "chữa
cháy". D., trưởng nhóm bộ phận của một công ty trong lĩnh vực nhân lực than thở:
"Mình hay bị nhầm địa chỉ người nhận, có lần gửi mail bàn việc với nhân viên, thì
gửi cho tổng giám đốc, có khi gửi mail cho ban giám đốc, lại "xi xi" thêm cho
khách hàng". Cái sự nhầm còn đạt tới khôi hài hơn, là tình huống của các nhân
viên tại một công ty truyền thông sơ ý đem những vần thơ bút tre tự ứng tác, cảm
hứng từ vần "uôi" với "ôn" mà gửi cho đối tác.

"Xi xi" quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhân
dẫn đến những "tai nạn" trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửi
mail cho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên "xi xi" thêm cho người có quyền
lợi và nghĩa vụ liên quan" XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nên
gay gắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZ
thành "công chứng" cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy "bất mãn" với
chế độ đãi ngộ trong một dự án của công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail "than
thở" với toàn bộ thành viên công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trực
tiếp.

Ứng xử văn minh

Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là
người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là
gửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương
ứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail
công sở:

1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi
phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó,
nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có
một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ
trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa
chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề

Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà
người nhận đọc được, trước khi click vào để mở e-mail. Chủ đề có thể hiểu là nội
dung khái quát cho toàn e-mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và
đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.

3. Những lời tốt đẹp

Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện ý
trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường,
người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ
nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards,
Regards ; hoặc "Việt" hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.

4. Câu cú

E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ.
Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân
mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm

suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận
hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).