KT NVL tại cty XD và phát triển Nông thôn

Lời mở đầu
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng ở nớc ta công nghiệp là
ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanh
nghiệp Nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xây
dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công
trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng... tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế.
Do đặc trng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào của
sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng nh gạch, cát, xi măng, sắt
thép,...và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính
giá thành công trình đợc coi là những công tác kế toán quan trọng nhất của
công ty. Hầu hết các vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể
công trình, chi phí vỊ vËt liƯu chiÕm mét tû träng rÊt lín trong tổng giá thành
công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch
toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hởng đến giá thành công trình và kết
quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đến
công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ chức tốt công tác
kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác đợc giá vốn của công trình
hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực
lực của mình để ban lÃnh đạo kịp thời có những chiến lợc điều chỉnh giúp cho
công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả.
Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệm
công ty đang dần hoàn thiện đợc công tác kế toán của mình góp phần quyết
định đến sự phát triển của công ty.
Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của
công tác kế toán vật liệu em đà chọn đề tài Tổ chức hạch toán vật t ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn với mong muốn đi sâu vào tìm hiểu phần
hành kế toán này.
Bài viết này gồm có 3 phần nh sau:

kiểm toán 40A Khoa kế toán

1


Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở công
ty xây dựng và phát triển nông thôn.
Phần II: Tổ chức công tác kế toán tại công ty xây dựng và phát triển
nông thôn.
Phần III: Tổ chức kế toán vật t tại công ty.

kiểm toán 40A – Khoa kÕ to¸n

2


Phần 1:
Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ
chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng
và phát triển nông thôn
1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nớc
thành viên của Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn trực thuộc Bộ
Nông nghiệp và phát triển nông thôn, đợc thành lập theo quyết định số 188NN-TCCB/QĐ ngày 24/3/1993 của Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm
( nay là Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn). Tiền thân của công ty là xí
nghiệp khảo sát thiết kế ( theo quy chế thành lập và giải thể DNNN ban hành
kèm theo nghị định 388 HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội Đồng Bộ Trởng) khi
đó vốn pháp định của công ty chỉ có 1.320.300.000( một tỷ ba trăm hai mơi
triệu ba trăm ngàn đồng chẵn).
Công ty có trụ sở chính tại 61B đờng Trờng Chinh- Đống Đa Hà nội.
Điện thoại: 8696428-8694490.
Fax: 4.84.8.695945.

Chi nhánh văn phòng đại diện của công ty tại Vinh: đờng Hồng Bàng
phờng Lê Mao- thành phố Vinh .
Điện thoại: 038.849437.
Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn có nhiệm vụ xây dựng các
công trình nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi,
điện lực (đờng dây hạ thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình xây
dựng, trang trí nội thất, san ủi, khai hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh doanh bất
động sản, sản xuất buôn bán vật t, vật liệu xây dựng, lập các dự án đầu t cho
các nông trờng, các trang trại ở nông thôn và miền núi. Đồng thời thực hiện
nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nớc cũng nh nghĩa vụ đối với
Ngân sách Nhà nớc.
kiểm toán 40A Khoa kế toán

3


Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đà đợc:
Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94BXD-QLXD ngày 19/7/1993.
Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số 1139/
CGP ngµy 2/05/1996.
Bé NN vµ PTNT cÊp giÊy phÐp hµnh nghề các công trình thuỷ lợi số 40/
GP-NN ngày 21/06/1996.
Từ những thành tựu đà đạt đợc trong sản xuất kinh doanh công ty đà đợcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần đây
kết quả mà công ty đạt đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh đà có những
tiến bộ rõ rệt, tăng mức ®ãng gãp cho NSNN.
ChØ tiªu
Tỉng doanh thu
Tỉng chi phÝ
Tỉng l·i

Tỉng nộp NS

Năm1999
30.324.566.728
28.364.892.317
1.086.214.678
873.459.733

Năm2000
36.618.085.764
34.072.833.520
1.619.358.122
925.894.122

Tăng
6.293.519.036
5.760.375.592
533.143.444
52.434.389

Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là:
3.480.897.460.

Trong đó:
-Vốn cố định:

1.966.698.251.

+ Vốn NS cÊp: 631.224.547.
+ Vèn tù bỉ sung: 1.335.473.704.

- Vèn lu ®éng:

1.255.917.033.

+ Vèn NS cÊp: 1.057.183.509.
+ Vèn tù bỉ sung: 198.733.524.
- C¸c loại vốn khác:

284.628.755.

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô
vừa nhng địa bàn hoạt động rộng, phân tán ở nhiều vùng trên phạm vi toàn

kiểm toán 40A Khoa kế toán

4


quốc nên công ty tổ chức lực lợng thành 25 đội xây dựng. Sau khi trúng thầu
công ty sẽ giao cho một trong số 25 đội xây dựng để thi công các đội tự lo
nguyên vật liệu, tiến hành thi công và quản lý thi công.
Bộ máy quản lý của công ty xây dựng và phát triển nông thônđợc tổ
chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Ban giám đốc

Phòng TCHC

Phòng tài vụ

KT đội XD 1

Phòng KHKT

KT đội XD 25

Đội XD số 1

Đội xây dựng

Đội XD số 25

Ban giám đốc: Gồm một Giám đốc và một Phó Giám đốc vừa là ngời
đại diện cho Nhà nớc vừa là ngời đại diện cho cán bộ công nhân viên trong
công ty. Thay mặt cho công ty Giám đốc ( hoặc Phó Giám đốc ) chịu trách
nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn, thực
hiện nghĩa vụ đối với NSNN, chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên công
ty,... Đồng thời Giám đốc là ngời có quyền điều hành cao nhất trong công ty.
Phòng tài vụ: Thực hiện ghi chép, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán,
tập hợp số liệu để lập các báo cáo tài chính đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp
thời các thông tin kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình kinh tế
tài chính của doanh nghiệp để phục vụ cho yêu cầu lÃnh đạo và quản lý kinh tế
của công ty. Đồng thời phòng tài vụ có chức năng phân phối, giám sát các
nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Cung cấp đầy đủ các
chứng từ tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê kiểm soát của Nhà nớc đôí
với hoạt động kế toán của công ty.

kiểm toán 40A Khoa kế toán

5


Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức
quản lý nhân lực và cácn bộ quản lý trong công ty. Đồng thời có nhiệm vụ phân
phát những tài liệu cho các phòng ban khác.
Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch
sản xuất. Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình, tham gia dự
thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đội khi
đợc Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công các công trình
trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong quản lý và điều
hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn phòng đại diện gọi
là trung tâm t vấn đầu t và xây dựng đợc lập ra nhằm thực hiện chức năng t vấn
về đầu t xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có nhu cầu và cũng giúp
đỡ công ty có phơng án đầu t xây dựng.

Phần thứ 2:
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
xây dựng và phát triển nông thôn
2.1. Bộ máy kế toán tại công ty:
kiểm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n

6


Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lÃnh đạo và chỉ đạo tập
trung thống nhất của kế toán trởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng
thời căn cứ vào đặc trng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu,
cũng nh trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, đợc

phân công lao động một cách khoa học. Trên thực tế thì bộ phận kế toán tại
công ty bao gồm 5 ngời đợc phân chia nh sau:
+ Mét kÕ to¸n trëng.
+ Mét kÕ to¸n vËt liệu kiêm kế toán tổng hợp.
+ Một kế toán ngân hàng kiêm TSCĐ.
+ Một kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm.
+ Một thủ quỹ.
Và 25 kế toán tại các đội xây dựng.
Kế toán tại các đội xây dựng đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên)
Kế toán trởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hớng dẫn và kiểm tra toàn
bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độ Nhà
nớc quy định. Ngoài ra, kế toán trởng còn giúp ban Giám đốc tập hợp các số
liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những biện pháp
quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao.

Kế toán trởng

KT NH và TSCĐ

KT VL và TH

kiểm toán 40A Khoa kế toán

KTTTTM,TL,BH

7

Thủ quỹ

KT đội XD số 1

KT đội XD số 25

Kế toán tổng hợp: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực
thuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt. Đồng
thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê. Kế toán vật liệu theo dõi
tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lợng và giá trị.
Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lơng
đồng thời sau khi đà tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác... thì
bộ phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi phí
sản phẩm dở dang. Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó đợc kết
chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp. Sau đó kế toán
tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả kinh
doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp theo dõi các TK
sau:
TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 622 Chi phí nhân công trùc tiÕp.
TK 627- Chi phÝ s¶n xuÊt chung.
TK 152 – Nguyên vật liệu.
TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
TK 511 Doanh thu bán hàng.
TK 333 Thuế và các khoản phải nộp NSNN.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản
tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng. Đồng
thời kế toán ngân hàng còn kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi các
nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử

dụng và khấu hao TSCĐ.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:
TK 112 TGNH.
kiĨm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n

8


TK 211 – TSC§.
TK 214 - KhÊu hao TSC§.
TK 311 Vay ngắn hạn ngân hàng.
TK 414 Quỹ đầu t và phát triển.
TK 411 Nguồn vốn kinh doanh.
.....................
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm xà hội
(KTTM,TL và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu
thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập xuất
quỹ, sau đó tập hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ
công ty . Kế toán thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán tiền lơng và bảo
hiểm xà hội có trách nhiệm tính lơng cho cán bộ công nhân viên theo chế độ
quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng hàng quý kế toán tiến
hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng, BHXH theo dõi các TK sau:
TK 334 – Ph¶i tr¶ CNV.
TK 111 – TiỊn mặt.
TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu
thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Cuối
ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và
chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt.

Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm vụ
của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng
từ phát sinh và định kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty.
2.2.Hình thức kế toán công ty đang áp dụng:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn đang sử dụng hệ thống tài
khoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính
ban hành theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Sử dụng hình
thức ghi sổ thống nhất trong toàn tổng công ty xây dựng và phát triển nông
thôn là hình thức chứng từ ghi sổ. Theo đó thì các phiếu nhập, phiếu xuất, các
hoá đơn, chứng từ sẽ đợc phân loại và hạch toán vào các sổ chi tiÕt nh sỉ chi
kiĨm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n

9


tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362,... và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ ...
Niên độ kế toán đợc bắt đầu tõ ngµy 01/01 vµ kÕt thóc vµo ngµy 31/12.
HƯ thèng báo cáo mà công ty sử dụng gồm:
+Báo cáo kết quả kinh doanh.
+Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng giải trình thuyết minh.
+Bảng lu chuyển tiền tệ.
Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là
sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiÕt bao gåm méTVTK sè lo¹i sau:
+ Sỉ chi tiÕt TK 1362.
+ Sæ chi tiÕt TK 152.
+ Sæ chi tiÕt TK 331, 1331,...
Sổ tổng hợp đợc ghi theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: đợc kế toán tổng hợp lập trên cơ sở
các bảng kê chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ së c¸c CT-GS.
+ Sỉ c¸i : cịng do kÕ to¸n tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trình đợc thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ
và đảm bảo sự lÃnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công ty đÃ
tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi
đội có một kế toán riêng nhng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ
hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về
phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình
hạch toán nh sau:
Sơ đồ hạch toán kế toán

kiểm toán 40A Khoa kế to¸n

10


Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Bảng kê các CT gốc

Sổ ĐK CT - GS

CT - GS

Sổ (thẻ) chi tiết

Bảng tổng hợp CT

Sổ cái

Bảng CĐSPS

Báo cáo
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối quý.
Đối chiếu cuối quý.

Công ty sử dụng hình thức kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn
kho, xuất kho vật liệu theo giá thực tế đích danh.
Từ năm 1999 trở về trớc công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử
dụng phơng pháp tính thuế là phơng pháp khấu trừ nhng tất cả thuế GTGT đầu
vào đều đợc hạch toán vào bên Nợ TK3331. Nhng từ năm 2000 cho đến nay do
nhận thấy việc hạch toán thuế còn nhiều điểm bất hợp lý. Bởi vì trong doanh
nghiệp nguyên vật liệu mua vào có thể dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm
hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nhng cũng có
thể sử dụng cho mục đích khác nh ủng hộ xây nhà tình nghĩa, xây nhà phục vụ
cho nhu cầu phúc lợi ,... Nên việc sử dụng TK3331 là cha hợp lý. Vì vậy bắt
đầu từ năm 2000 công ty đà thống nhất sử dụng TK1331 để hạch toán thuế

kiểm toán 40A Khoa kế toán

11


GTGT đầu vào của nguyên vật liệu, hàng hoá và vẫn dùng phơng pháp khấu trừ
thuế.

Phần 3:
tổ chức kế toán vật t ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn
3.1.Đặc điểm vật t cuả công ty.
kiểm toán 40A Khoa kÕ to¸n

12


Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một đơn vị kinh doanh
trong lĩnh vực xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng. Để thực
hiện xâylắp những công trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lợng lớn về
vật liệu với những chủng loại khác nhau, quy cách phong phú đa dạng. Chẳng
hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nh xi măng, sắt,
thép,... có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp nh tre, nứa, gỗ làm xà gồ, cốt
pha,... có những sản phẩm của ngành khai thác nh cát, đá,sỏi,... những vật liệu
này có thể qua chế biến hoặc cha qua chế biến tuỳ theo yêu cầu của từng công
trình. Cũng có loại sử dụng với khối lợng lớn nh xi măng, sắt, thép,... có loại
chỉ cần một khối lợng nhỏ nh vôi, ve,đinh,...
Hầu hết các loại vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực
thể công trình. Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu chiếm tỷ
trọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình. Do vậy chỉ cần có
một sự thay đổi nhỏ về số lợng cũng nh giá mua của vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm xây lắp ¶nh hëng lín ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cđa
doanh nghiƯp. Vì vậy công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng và phát triển
nông thôn đòi hỏi phải đợc hạch toán một cách chính xác, rõ ràng tránh nhầm
lẫn và đợc coi là một phần hành đặc biệt quan trọng.
Nguồn mua và yêu cầu bảo quản vận chuyển các loại vật liệu cũng rất
khác nhau. Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất nhanh
chóng và thuận tiện nh sắt, thép, xi măng,... có loại phải đặt làm theo thiết kế

nh cửa gỗ, cửa sắt, lan can,... có loại phải mua ở xa vận chuyển phức tạp nh vôi,
cát, sỏi,... Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho nh xi măng, sắt, thép,...
nhng có loại không thể bảo quản trong kho đợc nh gạch, cát, đá,...gây khó khăn
cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hởng tới quá trình thi công
và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thời làm giảm chất lợng
công trình.
ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn còn có một đặc thù nữa là
việc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh
phòng KHKT mua. Nhng bắt đầu từ năm 2000 cho đến nay, công ty đà thực
kiểm toán 40A – Khoa kÕ to¸n

13


hiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận chuyển vật liệu cho các
đội tự lo công ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử ngời đi mua vật t, các
đội phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hoá đơn chứng từ định kỳ gửi
về phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi phí và tính giá thành
cho từng công trình. Hiện nay do trên thị trờng vật liệu xây dựng khá phong
phú về chủng loại, chất lợng đồng thời giá cả cũng khá ổn định vì vậy công ty
nhận thấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết. Bắt đầu từ năm
2000 công ty đà thực hiện chính sách không dự trữ hàng hoá vật t trong kho mà
tiến hành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi thi công công trình và
chuyển tới tận chân công trình. Nh vậy sẽ giảm đợc những chi phí về bảo quản
cũng nh hao hụt trong quá trình dự trữ.
3.2. Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý:
Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công
công trình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng công dụng khác nhau
với số lợng lớn vì vậy để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ cũng nh sử
dụng nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu. Những vật liệu có tính năng

công dụng nh nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mà số cho từng nhóm
đó ngoài ra còn đánh những mà số cấp 2, 3 để theo dõi từng nhãm vËt liƯu cơ
thĨ theo tõng lo¹i thø tù nh sau:

sổ danh điểm vật liệu

Cấp I

MÃ vật liệu
Cấp II

Tên, quy cách vật liệu
Cấp III

152.01
kiểm toán 40A Khoa kế toán

Đơn vị
tính

Xi măng
14


152.01.01
152.01.02
152.01.03
152.02
152.02.01
152.02.02

152.03
152.03.01
........

........

152.03.01.01
152.03.01.02
.........

Xi măng Hoàng Thạch
Xi măng Bỉm Sơn
Xi măng trắng liên doanh
Cát
Cát đen
Cát vàng
Thép
Thép 6
Thép 6 liên doanh
Thép 6 Thái Nguyên
.......

kg
kg
kg
m
m
kg
kg
kg

.....

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu ở đây mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện
phân biệt giữa các loại vật liệu có tính năng công dụng giống nhau vào một
nhóm mà cha có sự phân chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên
liệu...
Công tác quản lý vật liệu là đơn vị kinh doanh xây lắp nên giá trị vật liệu
chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình. Hơn nữa đặc điểm của vật
liệu có những loại dễ mất mát dễ hao hụt ( vôi, cát,..) làm ảnh hởng đến tiến độ
thi công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên công ty đà cố gắng
làm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau. Những loại vật
liệu dễ bảo quản nh sắt, thép,... đợc sắp xếp gọn gàng không lẫn lộn dễ lấy
những loại vật liệu xuất sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ mất mát hao
hụt thì công ty làm bạt che trông coi cẩn thận. Công ty thực hiện chính sách
xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất mát hao hụt
khi bảo quản cho vay vừa giảm đợc chi phí bốc xếp, vận chuyển,bảo quản ở
kho của đội và công ty.
Nếu vật liệu bị hao hụt thì tuỳ từng trờng hợp xử lý. Nếu hao hụt trong
định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hao hụt ngoài định
mức do thủ kho gây nên thì thủ kho phải chịu bồi thờng còn nếu cha rõ nguyên
nhân thì phải chờ xử lý.
3.3 Đánh giá vËt liƯu.

kiĨm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n

15


Trên thực việc đánh giá vật liệu xuất nhập tồn tại công ty xây dựng và
phát triển nông thôn đợc phản ánh theo giá thực tế.

3.3.1 Với vật liệu nhập mua.
Giá của vật liệu nhập mua thì giá ghi trên phiếu nhập kho vật liệu là giá
thực tế ghi trên hoá đơn ngời bán( Nếu đà bao gồm cả chi phÝ vËn chun bèc
dì ) hc nÕu chi phÝ vËn chuyển phải thuê riêng thì gía vật liệu nhập kho là giá
thực tế ghi trên hoá đơn ngời bán cộng với giá phí vận chuyển ghi trên hoá đơn
vận chuyển( giá ghi trên hoá đơn ngời bán và giá phí vận chuyển ở đây đều đÃ
đợc tách thuế VAT).
3.3.2 Với vật liệu xuất kho.
Do đặc điểm hạch toán vật liệu ở công ty xây dựng đang áp dụng nghĩa
là công ty thực hiện chính sách để cho các đội tự mua nguyên vật liệu theo yêu
cầu phát sinh trong quá trình thi công và vật liệu mua về không nhập kho mà
xuất thẳng đến chân công trình thi công nhng kế toán đội vẫn lập phiếu nhập
phiếu xuất kho nh bình thờng, thủ kho vẫn chịu trách nhiệm trông coi bảo quản
vật liệu tại chân công trình, theo dõi số lợng nhập xuất trên thẻ kho và ký vào
phiếu nhập phiếu xuất nh bình thờng. Chính vì vậy nên giá xuất kho của vật
liệu ghi trên phiếu xuất kho là giá thực tế đích danh. Vật liệu xuất kho thuộc lô
hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng đó
ghi trên phiếu nhập kho để xác định giá thực tế của lô vật liệu xuất kho
đó( Phiếu nhập và phiếu xuất đợc viết cùng một lúc).
3.4 Tổ chức hạch toán ban đầu về vật t.
3.4.1 Tổ chức nhập vật t.
Từ năm 1999 trë vỊ tríc vËt liƯu dïng cho thi c«ng vừa do đội xây dựng
tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng KHKT của công ty mua. Nếu vật liƯu
do bé phËn kinh doanh mua th× phiÕu nhËp kho đợc viết thành 3 liên:
+Một liên giao cho thủ kho.
+Một liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán.
+Một liên thì kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh.

kiĨm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n

16


Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho đợc viết thành một
liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội sau đó kế toán đội lu đến cuối
tháng tập hợp gửi lên phòng tài vụ. Theo cơ chế mới hiện nay thì đội xây dựng
tự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công không
nhập kho của công ty hay đội nữa vì thế việc tổ chức nhập vật t chỉ diễn ra trên
danh nghĩa. Trên thực tế khi cán bộ vật t của đội đem hoá đơn cho ngời bán lập
và các hoá đơn chi phí vận chuyển( nếu có) về thì kế toán đội sau khi kiểm tra
kiểm nhËn xong th× viÕt phiÕu nhËp kho. Thđ kho sau khi kiểm hàng nếu thấy
phù hợp với số lợng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho sau đó tổ chức bảo quản
vật t ngay tại chân công trình.

Hoá đơn( GTGT)

MS01 GTKT- 3LL

Liên 2( giao khách hàng)

GP/00B

Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỳ Anh KALACO
Địa chỉ: Thị xà Ninh Bình
Điện thoại:

Số TK:
MÃ 01 00386036

Họ tên ngời mua hàng: Đặng Sơn Hà.
Đơn vị: Đội xây dựng số 18- Công ty xây dựng và phát triển nông thôn- Công trờng trờng công nhân cơ giới I Ninh Bình.
Địa chỉ: Tam Điệp thị xà Ninh Bình.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
Số TK:
STT

Tên hàng hoá, Đơn vị
dịch vụ

MÃ 01 00103785 1
Số lợng
Đơn giá
Thành tiền

tính

kiểm toán 40A – Khoa kÕ to¸n

17


1

KÝnh 5 ly x©y m2

439,17

62.100

27.272.457

dùng

27.272.457
Th st GTGT: 10%
TiỊn th GTGT
2.727.245
Tỉng cộng:
29.999.702
Số tiền ( viết bằng chữ): Hai mơi chín triệu chín trăm chín chín nghìn bảy trăm
linh hai chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Ngời mua hàng

Kế toán trởng

Phiếu nhập kho
Ngày 15 tháng 11 năm 2000

số69

Thủ trởng đơn vị.
MS01-VT.
QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT.
1/11/1995 của BTC

Họ tên ngời giao hàng: Đặng Sơn Hà.
Theo hoá đơn GTGT số 060426 ngày 15 tháng 11 năm 2000 của công ty TNHH
Kỳ Anh KALACO.

Nhập tại kho: Công trờng.
STT

Tên,nhÃn

hiệu, MS

quy cách vật t
1

Kính 5 ly xây

Đơn vị Số lợng
Đơn giá
Theo
Thực
tính
CT
nhập
2
M
439,17 439,17 62.100

Thành tiền

27.272.457

dựng

Cộng

kiểm toán 40A Khoa kế to¸n

27.272.457

18


Cộng thành tiền: Hai mơi bảy triệu hai trăm bảy hai nghìn bốn trăm năm
mơi bảy đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho KT chi tiết Thủ trởng đơn vị

3.4.2 Tổ chức xuất kho vật t.
Phiếu xuất kho do kế toán đội lập trên cơ sở số liệu ghi trên phiếu nhập
kho của lô hàng đó. Do phiếu xuất kho đợc viết cïng mét lóc víi phiÕu nhËp
kho nªn thđ kho sÏ phải ký và cả phiếu nhập và phiéu xuất cùng một thời điểm.
Sau đó kế toán đội tập hợp tất cả ác chứng từ có lien quan định kỳ gửi lên
phòng tài vụ của công ty ở đó kế toán vËt liƯu xem xÐt tÝnh hỵp lý cđa chøng tõ,
lËp các bảng kê và ghi sổ chi tiết vật t.
Phiếu xuÊt kho theo mÉu nh sau:
PhiÕu xuÊt kho sè 69
Ngµy 15 tháng 11 năm 2000

MS02/VT
QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của BTC .

Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Văn Tiến.
Địa chỉ: Đội xây dựng số 18 Công trờng trờng công nhân cơ giới I Ninh Bình.

Lý do xuất kho: Xuất kho cho thi công công trình trờng công nhân cơ giới I.
Xuất tại kho: Kho công trờng trờng công nhân cơ giới I
STT Tên, nhÃn hiệu, MS ĐV
Số lợng
Đơn
Thành tiền
Thực
quy cách(sp, hh)
tính Theo
giá
CT
xuất
2
1
Kính 5 ly xây
M
439,17 439,17 62.100
27.272.457
dựng

kiểm toán 40A – Khoa kÕ to¸n

19


Cộng

27.272.457

Cộng thành tiền(viết bằng chữ): Hai bảy triệu hai trăm bảy mơi hai nghìn

bốn trăm năm mơi bảy đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Ngời mua hàng
Thủ kho
KT trởng
Thủ trởng đơn vị

3.5. Kế toán chi tiết vật liệu
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử dụng phơng pháp ghi thẻ
song song để hạch toán chi tiết vật liệu:
Thẻ kho

PhiÕu nhËp kho

Sỉ chi tiÕt NVL

PhiÕu xt

Sỉ tỉng hỵp X,N,T

KÕ toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau:
+ Phiếu nhâp kho( mẫu 01 VT).
+ Phiếu xuất kho( mẫu 02 VT).
Mặc dù trên thực tế vật liệu không đợc nhập kho nhng thủ kho của đội
xây dựng vẫn theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày trên thẻ kho. Mẫu
thẻ kho đợc quy định rõ thống nhất. Khi nhận các chứng tõ xt nhËp vËt liƯu
thđ kho ph¶i kiĨm tra tÝnh hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực
nhập thực xuất vào chứng từ, trên cơ sở số liệu trên chứng từ tiến hành ghi thẻ
kho. Thẻ kho chØ theo dâi viÖc xuÊt nhËp tån vËt liÖu về mặt số lợng. Do vật
liệu chỉ đợc mua khi phát sinh nhu cầu, mua về bao nhiêu xuất bấy nhiêu nên

kiểm toán 40A Khoa kế toán

20


không có vật liệu tồn kho. Thẻ kho đợc mở riêng cho từng loại vật liệu, định kỳ
đem đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu về mặt số lợng.

Thẻ kho
Tên nhÃn hiệu quy cách: Kính 5 ly xây dựng.
Đơn vị tính: m3
MS:
Kho : Công trờng CNCG I Ninh Bình - Đội xây dựng số18
Quý IV- 2000
STT

Chứng từ
SH
NT

1

69-N

15/11

2

69-X

15/11

.....

......

......

Trích yếu

Ngày
X-N

Tồn kho 01/10
Mua kÝnh 5 ly 15/11
x©y dùng
XuÊt kho cho 15/11
thi công
.......
........

Nhập

Số lợng
Xuất
-

439,17
439,17

Tồn kho 31/12

........

......

829,37

Tổng cộng

Tồn

.......

829,37
-

Phòng kế toán: Thông thờng kế toán vật liệu nhận đợc các chứng từ do kế toán
đội gửi lên. sau khi tiến hành kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, kế
toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo số lợng, đơn giá, thành tiền.
Kế toán chi tiết vật t định kỳ phải đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu
trên thẻ kho do thủ kho đội lập, đồng thời phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết
từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp xuất, nhËp, tån kho vËt liƯu theo tõng nhãm,
lo¹i vËt liƯu.

kiĨm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n

21

Sỉ chi tiÕt vËt liƯu
Tªn vËt liƯu: KÝnh 5 ly xây dựng
Quý IV - 2000
Công ty
SH
NT

Diễn giải

TK

Đơn

đ/

giá

Sl

Nhập
T. tiền

Xuất
T. tiền

Sl

Tồn
Sl Tt

Tồn kho

-

69

15/11

01/10/2000
Mua kính 5

1362

62.100

69

15/11

ly xây dựng
Xuất kho thi

621

62.100

439,1

27.272.457

.......

công
........

......

........
51.503.877

.....

.....

Cộng

439,17

27.272.457

......

......

7
.....

829,37

51.503.877

829,3

... ....

7
Tồn kho

-

31/12

Ngày 31 tháng 12 năm 2000
Ngời ghi sổ

Kế toán trởng

Trên cơ sở sè liƯu cđa c¸c sỉ chi tiÕt vËt liƯu më cho từng loại vật liệu
kế toán chi tiết lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn củ tất cả các loại vật liệu trên
cùng một bảng , mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng.
3.6. Kế toán tổng hợp vật liệu.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn áp dụng phơng pháp kê khai
thờng xuyên để hạch toán. Các nghiệp nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản
ánh hàng ngày lên các bảng kê, sổ chi tiết,...
Khi đội mua vật liệu kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá ghi trên hoá đơn không thuế + các chi phí có liên
quan

kiểm toán 40A – Khoa kÕ to¸n

22


Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào.
Có TK 1362: Công ty tạm ứng cho đội xây dựng để mua vật liệu.
Khi xuất kho vật liệu cho thi công:
Nợ TK 621: Chi phÝ NVLTT.
Cã TK 152: VËt liÖu xuÊt kho cho thi công.
Còn nếu vật liệu hao hụt trong bảo quản trong định mức đa về chi phí
quản lý doanh nghiệp, ngoài định mức thì thủ kho phải bồi thờng. Kế toán hạch
toán nh sau:
Nợ TK 642: Hao hụt trong định mức cho phép.
Nợ TK 111: Thủ kho phải bồi thờng.
Có TK 152: Sè vËt liƯu thiÕu hơt.
NÕu ph¸t hiƯn vËt liệu thừa kế toán ghi giảm chi phí quản lý doanh
nghiệp.
Nợ TK 152
Có TK 642
Nếu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp kế toán ghi:
Nợ TK 642
Có TK 152
Nếu xuất vật liệu ủng hộ, tặng biếu kế toán ghi:
Nợ TK 4312
Có TK 152
Dựa trên cơ sở các chứng từ do kế toán đội gửi lên kế toán vl tiến hành
lập các bảng kê. Bảng kê chứng từ đợc lập riêng cho từng công trình là bảng tập
hợp chứng từ có phân loại theo định khoản. Bảng kê chính là cơ sở để lập các
chứng từ ghi sổ. Hiện nay do chính sách mới công ty giao cho đôi xây dựng
tự lo lấy khâu nguyên vật liệu nên chủ yếu là sử dụng bảng kê TK1362 bên Có

để tập hợp chứng từ nhập mua vật liệu. Hầu hết các bảng kê đều do kế toán đội
lậpvà gửi lên nhng cũng có công trình bảng kê chứng từ do kế toán vật liệu lập.
Thông thờng kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi chi phí riêng cho từng
công trình. Tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan đến công trình nh phiếu
kiểm toán 40A Khoa kế toán

23


nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, giấy tạm ứng,... đợc tập hợp trong suốt quá
trình thi công công trình. Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ lập cho công
trình đó cũng đợc lu trong cặp hồ sơ đó. Cặp hồ sơ cho từng công trình sau khi
hoàn thành sẽ đợc bảo quản và lu trữ tại phòng tài vụ cuả công ty.
Bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 1362 ( Trích )
Quý IV- Công trình trờng công nhân cơ giới I Ninh Bình
SHCT
SCT NTCT
102 04/10
103

05/10

104
105

05/10
15/10

....... ........
110 15/10

......
118

........
15/11

......

......

Nội dung
Mua khuôn
cửa cho
công trình
Mua khoá
Minh Khai cho
công trình
Mua xi măng
Nộp tiền
điện thoại
...........
Mua kính 5 ly
cho xây dựng
............
Mua kính 5 ly
cho xây dựng
.........
Cộng

Tổng

số tiền
1.280.000

TK ghi bên Nợ
TK152
TK1331
TK627
1.241.600
38.400

1.360.000

1.319.200

40.800

7.040.000
213.524

6.400.000

640.000

.........
26.654.562

........
24.231.420

......

2.423.142

.......

.........
29.999.702

.........
27.272.457

............
2.727.245

.........

........

.........
1.141.640.712

213.524

........
.......
87.549.000 15.856.
788

Khi xuất vật liệu cho thi công thì kế toán sử dụng bảng kê chứng từ bên
có TK 152 để tập hợp chứng từ xuất.
Việc nhập xuất ở đây chủ yếu liên quan đến 2 TK 152 và TK 1362 vì

vậy bảng kê bên có TK1362 và bảng kê bên có TK 152 đợc sử dụng phổ biến
nhất.
Bảng kê chứng từ bên có TK152

kiĨm to¸n 40A – Khoa kÕ to¸n

24


( Công trình trờng CNCG I Ninh Bình)
Quý IV năm 2000
SHCT
SH
NT
62
05/10

Xuất ống 48 cho 4.562.021

TK đối ứng Nợ
TK621
TK ....
4.562.021

63

05/10

thi công trình
Xuất khuôn cửa để 1.241.600

1.241.600

........

......

thi công trình
........

.......

67

15/10

Xuất kính 5 ly để 24.231.420

24.231.420

.......

thi công công trình
........
.......

.......

Cộng

1.141,640.712

........

Nội dung

Tổng số tiền

.......

1.141.640.712

.......

.......

Sau đó trên cơ sở sốliệu đà đợc tập hợp trên các bảng kê chứng từ,
kế toán tổng hợp lập các chứng từ ghi sổ và đăng ký chứng từ ghi sổ đợc lập
riêng cho từng công trình, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đợc lập cho tất cả các
công trình của cả các đội xây dựng trong công ty.

Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 12 năm 2000

kiểm toán 40A Khoa kÕ to¸n

25

sè: 94