Tài liệu Kiểm soát thông tin trong công ty: Không khó! ppt

Kiểm soát thông tin trong công ty: Không khó!
Nếu bạn không kiểm soát được luồng thông tin đa chiều trong công ty, rất có thể
công việc kinh doanh của chính bạn đang bị đe dọa. Hãy nghe Baldoni tư vấn cho
bạn cách kiểm soát thông tin trong công ty của mình

Khi gặp rắc rối, chúng ta thường xuyên đổ
lỗi cho vấn đề thông tin. Thông tin sai tác
động tới các sản phẩm mới, dịch vụ khách
hàng tồi tệ, các cổ đông không hài lòng.
Thậm chí trong thi đấu thể thao, đội thua
cũng đổ lỗi cho vấn đề thông tin.
Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta cho
rằng các lỗi cơ bản về thông tin sai là lỗi
của cả công ty. Điều đó cũng có thể đúng,
nhưng có thể chỉ những nhân viên – những
cá nhân trong công ty – mới phải chịu trách
nhiệm cho lỗi này.
Cho phép tôi trích dẫn một vài thái độ có
thể gây ra một số vấn đề về thông tin:
Không có thời gian để nói chuyện
Các nhà quản lý rất bận: họ có nhiều công việc cần giải quyết trong một khoảng thời gian
ngắn. Bởi vậy các buổi họp chỉ có thể cung cấp thông tin, không có sự bàn bạc về những
công việc phải làm. Nhân viên nghe và học được rất ít. Việc lặp đi lặp lại một thông điệp
không phải là thông tin được đưa ra, đó chính là sự tự lừa dối mình.
Đó là tổ chức của tôi
Các tổ chức thành công phải đấu tranh cho sự minh bạch. Không phải tất cả các nhà quản
lý đều hiểu được điều này và họ không chia sẻ những thông tin chính xác cho một số
thành viên trong nhóm của họ. Đôi khi đó có thể là do họ quên nhưng cũng có thể đơn

Bạn phải biết chọn lọc thông tin,
tránh những thông tin sai lệch

Ảnh nguồn: www.saga.vn
giản là do họ muốn giữ những thông tin này cho riêng mình như là một công cụ kiểm
soát.
Chuyên quyền
Chia sẻ thông tin hay không chia sẻ thông tin có thể là một trong những công cụ của
quyền lực. Bạn phát hiện được một thông tin có khả năng giải quyết được vấn đề nghiêm
trọng của công ty, bạn muốn chia sẻ nó nhưng có thể ông chủ sẽ từ chối cho bạn làm như
vậy. Vì sao?
Thông tin mà bạn nắm giữ sẽ giúp đỡ đối thủ chính trị của ông ta, ông ta rất ghét việc
giúp đối thủ đó. Ngược lại, thông tin về những sai phạm trong một bộ phận nào đó cũng
có thể được sử dụng để chống lại bộ phận và người quản lý của bộ phận đó.
Tôi không muốn nghe

Hãy giữ sợi dây liên lạc với mọi người để tìm hiểu và chia sẻ thông tin với họ
Ảnh nguồn: edcommunity.apple.com
Đó là thái độ khi các nhà quản lý lâu năm nhận quá nhiều thông tin đến mức đơn giản là
họ sẽ không nghe nữa. Đôi khi họ không nghe vì họ không muốn thay đổi, nhưng cũng có
thể họ không nghe vì họ không thể sắp xếp được bởi công việc đang quá tải.
Không phải vấn đề của tôi
Các nhà quản lý trong công ty biết về việc thông tin khan hiếm nhưng không có những
đối sách để cải thiện tình trạng này. Kết quả là các buổi họp phải kéo dài hơn mức cần
thiết, email chồng chất nhưng mọi người vẫn không có được thông tin đầy đủ (mặc dù có
rất nhiều thông tin).
Bạn có thể làm gì để giải quyết vấn đề này?
1. Nhận thức được vấn đề đang xảy ra. Đối với những gì bạn có thể thay đổi, hãy
nhận trách nhiệm thực hiện nó. Cố gắng trở thành người biết lắng nghe. Giảm
lượng email không cần thiết.
2. Thay đổi quan niệm về thông tin. Luôn chia sẻ thông tin với đồng nghiệp và các
cá nhân để trao đổi ý kiến. Mọi người phải xác định rõ rằng tất cả mọi người đều
có các thông tin. Do đó mọi người đều có quyền lợi trong việc để thông tin mở và

chia sẻ một cách tự do.
3. Bắt đầu những cuộc đối thoại với các cá nhân ở các bộ phận khác nhau về các
vấn đề liên quan đến bạn và bộ phận của bạn. Chia sẻ thông tin với họ và cũng
tìm hiểu thông tin từ phía họ. Giữ liên lạc với họ.
Các vấn đề về thông tin sẽ luôn đồng hành cùng chúng ta nhưng khi các cá nhân bắt đầu
kiểm soát vấn đề tốt hơn, vấn đề có thể sẽ được tìm ra.
Bạn đang làm gì để bạn và công ty giải quyết được các vấn đề về thông tin?
- Bài viết của John Baldoni đăng ở chuyên mục Lãnh đạo Thảo luận trên trang Harvard
Business Online -
• Harvard’S