Tài liệu Đưa ra ý kiến phản cảm một cách tế nhị pdf

Đưa ra ý kiến phản cảm một cách tế nhị
Làm lãnh đạo hiển nhiên khó tránh khỏi những lúc "nộ khí
xung thiên", nhưng cần biết rằng, mỗi lời người lãnh đạo nói
ra đều có tác động đến nhân viên, mà trong trường hợp giận
dữ, thì tác động đó phần nhiều là tiêu cực.


Hãy ghi nhớ 10 quy tắc sau đây để giúp người lãnh đạo chế ngự
sự nổi giận tức thời và đưa ra những ý kiến vốn không mấy xuôi
tai một cách tế nhị.

1. Hãy kiềm chế cảm xúc của mình
Bạn không muốn chỉ trích những hành động của một ai đó khi
bạn nổi giận hoặc bối rối. Bạn có thể nói một điều gì đó bạn thực
sự không muốn nói hay phản ứng nhẹ nhàng với những điều
người khác phát ngôn hướng vào bạn.

2. Tìm một nơi riêng tư
Không ai muốn bị mắng trước mặt bao nhiêu người. Nếu việc
trách móc nhân viên là không thể tránh khỏi thì hãy chú ý sử
dụng nó như một kế sách cuối cùng. Ví như trong một cuộc họp
tại công ty, bạn muốn đưa ra vài nhận xét phản cảm riêng với một
nhân viên, ý kiến này không nhất thiết phải nói trước đám đông,
vậy hãy gọi anh ta tới nơi chỉ có hai người (một phòng trống
khác), để nói chuyện.
3. Tập trung vào hành động chứ không phải con người
Khi phê bình ai đó nghĩa là ngay lập tức bạn đã tạo ra một rào
cản giữa bạn và người đó. Hãy đưa ra ý kiến tập trung vào những
hành động của họ thay vì chê bai con người họ.
4. Cụ thể
Góp ý với nhân viên nhưng chung chung, tràng giang đại hải và

không đầu không cuối thì có khi lại tác hại chứ chẳng hiệu quả.
Bạn cần trao đổi, góp ý một cách cụ thể về những hành động cụ
thể hoặc những điều cụ thể người đó đã làm, đã nói, nếu bạn
muốn họ hiểu rõ và bị thuyết phục.
5. Không trì hoãn
Bạn nên đưa ra những ý kiến phản hồi bị coi là phản cảm sớm
nhất có thể sau mỗi sự kiện. Nếu bạn nhìn thấy một nhân viên cư
xử thô lỗ với khách hàng, đừng chờ đợi cho đến khi nhận được
những ý kiến phê bình về hành động đó từ những người xung
quanh rồi mới nhắc nhở nhân viên. Thay vào đó, bạn hãy gọi
nhân viên đó vào văn phòng của bạn và nói chuyện ngay tức thì.
6. Bình tĩnh
Đừng la hét hay gào thét. Điều đó sẽ đặt người nghe vào thế
phòng thủ và chắc chắn sẽ không thấm được những điều bạn
đang cố gắng nói với họ.
7. Luôn khẳng định sự tin tưởng
Điều này củng cố thêm quy tắc thứ 3 đã đề cập ở trên, nhưng ở
đây bạn sẽ cần phải cho họ biết rằng bạn vẫn giữ lòng tin ở họ
cũng như năng lực của họ. Điều bạn muốn là họ thay đổi hành
động. Hãy nói một điều gì đó tương tự với thái độ khuyến khích
như “anh sẽ là một lễ tân phục vụ khách hàng rất tốt, vậy nên tôi
chắc rằng anh sẽ cần kiên nhẫn hơn với khách hàng”.
8. Ngừng nói và lắng nghe
Sau khi nói rõ với nhân viên điều bạn không hài lòng, tại sao bạn
không hài lòng, hãy dừng lại và không nói gì thêm. Hãy dành cho
người đó một cơ hội để giải thích hay phản bác lại nhận xét của
bạn. Hãy lắng nghe những điều họ nói một cách nghiêm túc.
9. Chỉ ra hướng khắc phục
Đừng chỉ chê bai, hãy chỉ cho họ cách giải quyết, và cùng bàn
bạc với họ mọi giải pháp. Hãy chắc chắn rằng những bước hành

động cụ thể được vạch ra rõ ràng, đâu là cái họ được phép làm,
đâu là cái không được thực hiện tiếp. Nếu cần thiết, bạn có thể
tăng cường các khoá đào tạo chuyên sâu hơn cho nhân viên nắm
rõ.
10. Hãy bao dung
Sau khi đã đưa ra ý kiến, tỏ thái độ và chấp nhận một giải pháp,
hãy bắt tay vào việc thực hiện giải pháp đó. Đừng nuôi dưỡng ác
ý đối với nhân viên chỉ vì họ đã mắc lỗi. Cũng đừng lửng lơ thái
độ làm họ lo sợ rằng họ có thể mắc sai lầm khác. Hãy tiếp tục
quan sát hành động của họ như cách bạn đã làm với tất cả các
nhân viên khác, nhưng cũng đừng quá ám ảnh về nó. Hãy công
bằng và đừng định kiến.

Đưa ra những ý kiến phản hồi phản cảm chưa bao giờ được coi
là việc dễ dàng, nhưng nếu bạn phải làm điều đó, hãy thật tế nhị
để người nhận ý kiến không cảm thấy bị tổn thương. Hãy tìm một
nơi riêng tư để nói chuyện, bình tĩnh suy nghĩ, kiên nhẫn lắng
nghe và đừng quên thể hiện sự hài hước tinh tế.