Chương 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Chương 2: Lập kế hoạch
tổ chức sự kiện
1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
2. Xây dựng chủ đề và ý tưởng cho sự kiện
3. Phân tích cơng việc trong tổ chức sự kiện
4. Viết kế hoạch hoàn chỉnh và dự toán ngân sách tổ chức sự kiện


 1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
 1.1. Lựa chọn loại hình sự kiện
 1.2. Ban tổ chức sự kiện
 1.3. Chiến lược tổ chức sự kiện
 1.4. Kế hoạch tổ chức sự kiện


1.1. Lựa chọn loại hình sự kiện
 Lễ kỷ niệm: loại hình này bao gồm
nhiều sự kiện như kỷ niệm ngày thành
lập, sinh nhật, họp mặt, cưới xin…
 Hoạt động giáo dục, đào tạo: ví dụ cụ
thể của loại hình này chính là tổ chức
hội nghị hội thảo hay lễ tốt nghiệp…
 Hoạt động xúc tiến, quảng bá: lễ khai
trương, khánh thành, giới thiệu sản
phẩm, meeting… là những ví dụ của
loại hình này.
 Hoạt động khen thưởng, tri ân: chính là
lễ tưởng niệm hay các sự kiện cá nhân
khác.

1.2. Ban tổ chức sự kiện
 Leader sự kiện – người điều phối toàn bộ các thành viên và đốc thúc hồn thành
cơng việc
 Biên tập viên: viết kịch bản, biên soạn nội dung
 Thiết kế: sân khấu, phối cảnh sự kiện, khán phịng, poster
 Thi cơng: các hạng mục sân khấu, trang trí, lắp đặt, vật liệu…
 Quản lý thuê ngoài: hợp đồng thuê ngoài, mối quan hệ, đàm phán, thanh lý hợp
đồng.
 Thông tin và truyền thông: Quản lý khách mời, thiệp mời, quy tụ khan giả, truyền
thông về sự kiện đến cơng chúng, hình ảnh và video…
 Hậu cần: Cơng việc hỗ trợ, chăm sóc sức khỏe, trang phục, đạo cụ, phục vụ ăn uống
 7 thành viên


1.3. Chiến lược tổ chức sự kiện
 Khái niệm: chiến lược tổ chức sự kiện là quá trình hình thành, lựa chọn và
thực hiện kiểu tổ chức kết cấu phù hợp với một hay một hệ thống các sự kiện
có mối liên hệ hữu cơ với nhau. Nhờ đó, các sự kiện được tổ chức, thực hiện
được ý tưởng nội dung thông điệp và đạt được mục tiêu đề ra.
 Vai trò:
 Định hướng sự kiện
 Giới hạn phạm vi, tầm mức hoạt động
 Giới hạn về không gian, thời gian, nguồn lực
 Chi phối nội dung, hình thức, quy mô, phương thức của sự kiện
 Tạo hệ thống, mối liên kết tương tác giữa các sự kiện


Một số kiểu chiến lược tổ chức sự kiện
 Chiến lược hình tháp (kết tụ)

6
4
3

5
2

1

• Nội dung sk liên hệ mật
thiết với nhau
• Kết quả sk trước tác động
sk sau
• Quy mơ ngày càng tang
• Có lợi thế về thời gian,
khơng gian, ít biến động,
dễ xử lý rủi ro.
• Chi phí cao, khó quản lý,
đơn đốc thường xun


 Chiến lược hoa nở tỏa hương

6
5

2

1
4

3

• Ban đầu là sự kiện bao trùm, hoành
tráng, tạo ấn tượng mạnh mẽ, tranh
thủ sự ủng hộ phút đầu.
• Các sự kiện chuyên biệt khác nhỏ hơn
được thực hiện trong khí thế từ sự
kiện trung tâm lan tỏa
• Phát huy tính đa dạng, huy động nhiều
nguồn lực
• Ngân sách lớn, nhân lực chất lượng
cao, chuẩn bị kỹ


 Chiến lược chuỗi ngọc

1

2

•
•
•
•

Kết quả tốt của sự kiện trước sẽ ảnh hưởng đến sự kiện sau
Thực hiện thường xun như lễ kỷ niệm
Quy mơ vừa và nhỏ
Có cơ chế kết nối các sự kiện, cần đổi mới sự kiện khơng bị nhàm

chán.
• Một sự kiện khơng thành cơng sẽ chấm dứt chuỗi sự kiện.

3

4

5


 Chiến lược các dịng chảy song song
1
2
3
4

•
•
•
•

Phạm vi khơng gian hạn chế
Thực hiện nhiều sự kiện khác nhau
Đối tượng tham gia khác nhau
Thực hiện nhanh gọn, truyền tải nhiều thơng
đệp khác nhau đến người tham gia
• Khó quản lý phân bổ người xem.
• Nhân viên tổ chức có kỹ năng tốt, ngân sách
lớn, đòi hỏi nhiều doanh nghiệp hợp tác

 Chiến lược bầu trời với các chùm sao

1*

1

1**
1**
*

- Thời gian bị giới hạn, khơng gian thì rất
rộng lớn
- Nội dung cơ bản phải thống nhất ở mọi địa
điểm
- Đội ngũ trình độ, trang thiết bị hiện đại
đặc biệt là truyền thơng
- Chi phí cao, kỹ thuật hiện đại, chênh lệch
giữa các chòm sao và bầu trời


2.4. Kế hoạch tổ chức sự kiện
 Khái niệm:

Kế hoạch tổ chức sự kiện đó là sản phẩm của q trình
lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 
Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết
kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn
bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học
theo một trình tự nhất định về thời gian.

 Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện được đánh giá trên hai mặt: 
 Về hình thức:
- Kế hoạch tổ chức sự kiện là tập văn bản được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, có tính
logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người sử
dụng.


Về nội dung:

Bản kế hoạch tổ chức sự kiện phải đảm bảo:
Cung cấp đủ thông tin cho người sử dụng; cần đề cập đầy đủ các hoạt động; cơng
việc cần làm; tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai; trách nhiệm của từng bộ
phận, từng cá nhân; cũng như dự trù chi tiết về ngân sách để triển khai kế hoạch;
các chỉ tiêu đánh giá kết quả của các hoạt động trong kế hoạch…



1. Phân tích cơng việc trong tổ chức sự kiện
 1.1. Xây dựng kế hoạch
Các nội dung trong một bản kế hoạch
 Mục đích và yêu cầu của sự kiện
 Đối tượng tham gia
 Thời gian và địa điểm
 Hình thức và quy mô
 Nội dung
 Phương tiện phục vụ
 Ban tổ chức
 Ngân sách

Xây dựng chiến
lược tổ chức sự kiện


Mục đích và yêu cầu của sự kiện

- Hiểu ý nghĩa của sự kiện.
- Khách hàng muốn truyền
tải thông điệp gì.
- Cố gắng tương tác với
khách hàng

Làm rõ yêu cầu của khách hàng


Hình thức, quy mơ và nội dung

Hiểu sự kiện
Hiểu khách hàng
mục tiêu
Hiểu về nhãn hàng và
công ty
Hiểu thông điệp
truyền thông
Hiểu thị trường và
đối thủ


Nội dung, thành phần

ban tổ chức, ngân sách,
phương tiện
 - WHY: Xác định mục
tiêu, yêu cầu công việc
– WHAT: Xác định nội
dung
công
việc
– WHERE, WHEN,
WHO: Xác định địa
điểm, thời gian, nhân sự
thực hiện công việc


HOW: Xác định
cách thức thực hiện
HOW much : nhân
lực, tiền bạc và thời
gian 


3.1. Công việc trước sự kiện
- Lập chiến lược, kế hoạch tổ chức sự kiện
- Xây dựng lịch trình cơng việc
- Ký kết hợp đồng cung ứng
- Lập bảng nội dung cơng việc
- Tính tốn thời gian và chọn ngày, địa điểm
- Thiết kế chương trình cổ động và truyền thông trước
sự kiện
- Danh sách khách mời, thiệp mời

- Diễn giả, biểu diễn
- Phương tiện đưa đón, đỗ xe,


Lịch trình cơng việc

Hợp đồng cung ứng

- Quản lý chặt chẽ thời gian
- Xác định được thông điệp
trong sự kiện (mục đích/
concept) ở đầu, kết, cao
trào.
- Có sự lồng ghép phong phú
nhiều loại hình mang lại sự
mới mẻ.

- Hợp đồng truyền thông
- Hợp đồng âm thanh ánh
sang
- Hợp đồng dịch vụ ăn uống
- Hợp đồng khách sạn
- Hợp đồng dịch vụ giải trí
- Hợp đồng thuê địa điểm
- Hợp đồng thiết kế
- Hợp đồng dịch vụ trang trí
- Hợp đồng diễn giả, mc


3.1. Cơng việc trước sự kiện

Xây dựng lịch trình cơng
việc

Phương pháp cuốn chiếu
Ta= t1+t2+…+tn

Phương pháp song song
Ta –t0 > t1+t2+…+tn

Phương pháp kết hợp
Ta –t0 > t1+t2+…+tn


Thiết kế chương trình cổ
động, truyền thơng
trước sự kiện

- 2-3 tuần trước khi sự kiện
diễn ra
- Công cụ online
- Chia thành giai đoạn rõ
ràng
- Xác định lợi ích của
người tham gia là gì?
- Giá trị xã hội của sự
kiện


Lập danh sách khách
Mời và thiết kế thư mời

Mục đích:
- Thơng tin chính thức
- Tạo ấn tượng, lịch sự
- Concept của chương trình
- Quảng cáo
- Thể hiện “chất lượng” của sự kiện.



Viết kịch bản cho sự
kiện

-

Đón khách
Khai mạc
Nội dung chính
Bế mạc
Tiễn khách