CHương 3 tổ chức sự kiện

Chương 3: TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Click icon to add picture
1. Xây dựng lịch trình cơng việc sự kiện

2. Checklist của sự kiện

3. Lập danh sách khách mời và tổ chức đưa đón
khách trong sự kiện

4. Lập kịch bản sự kiện


Click icon to add picture

1. Xây dựng lịch trình cơng việc sự kiện
Timeline của chương trình là một lịch bao gồm những công việc cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Tại những lịch công việc này, nhiệm vụ của khách hàng và người
lập kế hoạch sự kiện được phân định rõ với thời gian, công việc cụ thể.

Your company name

2


Nhiệm vụ của khách hàng
Các nhiệm vụ của khách hàng sẽ phụ thuộc vào các dịch vụ mà họ đã th. Có thể xem xét
một vài cơng việc mà khách hàng buộc phải phối hợp thực hiện.
VD:
- 6 tháng trước sự kiện: Chuyển trước một khoản tiền bằng khoảng 50% giá trị hợp đồng.
- 5 tháng trước sự kiện: Chuẩn bị danh sách khách mời, phương thức di chuyển…
- 3 – 4 tháng trước sự kiện: Lựa chọn nhà cung cấp, các hoạt động giải trí, danh sách các nhà báo, phóng viên.

Click icon to add picture

- 1 – 2 tháng trước sự kiện: Thông qua các thiết kế, nội dung kịch bản .
- 1 – 2 ngày trước sự kiện: Có mặt tại nơi diễn ra sự kiện, cùng đơn vị tổ chức xem xét lại toàn bộ các hạng mục
công việc.

3


Nhiệm vụ của Event manager
Là một người tổ chức sự kiện, lịch công việc của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào hai
yếu tố. Đầu tiên là loại sự kiện . Thứ hai là dịch vụ được bảo đảm bởi khách hàng.
- 6 tháng trước sự kiện: Tham khảo các địa điểm mà khách hàng đề xuất, xem xét tính phù hợp và những ưu/khuyết điểm của địa điểm, từ đó tư
vấn cho khách hàng lựa chọn phù hợp nhất. Từ đây có thể tiến hành ký một cam kết tạm thời với người cho thuê địa điểm.

Click icon to add picture

- 5 tháng trước sự kiện: Nhận danh sách khách mời từ khách hàng, sắp xếp sơ bộ về phương tiện, cách thức, thời gian di chuyển (ví dụ khách
mời ở xa sẽ đi máy bay, thời gian trước sự kiện 1 ngày và khách mời ở gần thì di chuyển bằng xe và ước tính thời gian họ đến nơi) để có cơ sở
làm việc với các nhà cung cấp như xe cộ, địa điểm ăn ở…

Your company name

4


Nhiệm vụ của Event manager

3 – 4 tháng trước sự

kiện: Ký các hợp đồng
cần thiết với nhà cung

- 1 tuần trước sự kiện: Tổng kiểm

cấp. Tìm hiểu thơng tin

- 1 tháng trước sự kiện:

về các khách mời trong

Hoàn thành kịch bản, nội

sự kiện  kịch bản, các

dung chương trình. Triển

hoạt động phù hợp cho

khai các hạng mục như in

hàng xem xét và điều chỉnh kịp

chương trình.

ấn, lắp đặt sơ bộ.

thời các sai sót nếu có.

tra tồn bộ các hạng mục trong

checklist, phối hợp cùng khách

- 2 tháng trước sự kiện:

- 2 tuần trước sự kiện: Gửi thư mời

- 1 ngày trước sự kiện: Mời tất cả các nhà

Hoàn thành các mẫu

theo danh sách khách mời và danh

cung cấp như âm thanh ánh sáng, nhân sự

sách nhà báo/phóng viên (nếu có).

phục vụ sự kiện, cộng sự và cả khách hàng

thiết kế, tư vấn và yêu
cầu xác nhận từ khách
hàng. Sau khi được xác
nhận, chuyển cho nhà

rehearsal trước ngày sự kiện chính thức diễn
ra.

cung cấp

Your company name

5


Timeline multi task

6


7


Task

What

who

when

where

how

1

proposal

Mr Nam, Ms Hoa, Mr Tuấn.

10/7-24/7

Trụ sở cty X

- Chú ý vđ chi phí, thiết kế
chtr thân thiện mơi trường…

2

…

3

4

5

…

…

Chương trình chính thức

Team manager, Phịng Marketing, cộng
tác viên.

10/9-15/9

Sân vận động ABC, địa chỉ…

- Quản lý đón khách, đội thi,

điểm danh, chú ý vấn đề an
ninh…

8


3. Checklist tổ chức sự kiện
Click icon to add picture

Check-list là một bảng tổng hợp để theo dõi, giúp kiểm sốt được những cơng việc đã hồn thành cũng như nhắc nhở

Click icon to add picture

những nhiệm vụ cần phải thực hiện. Nói cách khách, checklist chính là bản tóm tắt các khâu cần thực hiện trong kế
hoạch chương trình sự kiện của bạn.
Checklist tổ chức sự kiện sẽ liệt kê các đầu việc rất ngắn gọn, cụ thể, có các ơ trống nhỏ trước mỗi dịng để bạn đánh
dấu tick cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành.

Click icon to add picture

Your company name

9


⬜ Nhân sự
         ⬜ Ban tổ chức sự kiện
         ⬜ Dẫn chương trình sự kiện

⬜ Tiếp thị và truyền thông sự kiện

         ⬜ Đặt Quà tặng cho người tham dự

         ⬜ Danh sách khách mời sự kiện
         ⬜ Danh sách các team 
         ⬜ Ban lễ tân sự kiện

         ⬜ Brochure/ Poster
         ⬜ Content thông tin sự kiện đăng lên
các mạng xã hội
         ⬜ Báo chí, bloger

         ⬜ Danh sách cộng tác viên
         ⬜ Danh sách tình nguyện viên
⬜ Hậu cần
         ⬜ Bãi đỗ xe cho khách
         ⬜ Phương án bài trí sân khấu, ghế ngồi
         ⬜ Trang thiết bị, loa đài, phông nền
         ⬜ Các phương án bảo hiểm rủi ro khi có phát sinh
10


3. Lập danh sách khách mời và tổ chức đưa đón khách
trong sự kiện

Icon Here

Icon Here

Danh sách khách mời

kHách VIP

-Ban lãnh đạo

Khách mời thông thường

-Quan chức địa phương

Khách tự do

-Đối tác

Khách đi kèm

-Nhân viên
-Khách hàng

Your company name

11


Một trong những cách tổ nhất để tạo ấn tượng với khách tham dự khi tổ chức sự kiện đó chính là từ bước đưa đón,

Đưa Đón khách

đây là cơng việc tưởng chừng như đơn giản nhưng nó lại thể hiện sự nồng nhiệt, chu đáo của người chủ đối với
khác tham dự hay không.

Bước đầu tiên bạn phải xác định rõ khách tham

dự sự kiện sẽ đi từ địa điểm nào đến sự kiện.
Điểm xuất phát của khách sẽ tác động trực tiếp
đến địa điểm nơi đỗ xe của họ khi tổ chức sự kiện.

Nếu khách ở tập trung tại một hoặc một cụm khách sạn để tới
trung tâm hội nghị, có thể tổ chức đưa đón theo thời gian thống
nhất, với những đồn xe dài có màu sắc riêng đạc trưng ( có thể
kèm quảng bá hình ảnh trên thân xe ) sẽ tạo được hình ảnh sâu
đậm cho sự kiện.

Lưu ý về độ an toàn, giờ cao điểm hoặc tránh các
con đường hay bị tắc, điều này khơng chỉ thể hiện
tính chun nghiệp của đội ngũ đưa đón mà cịn
đảm bảo thời gian sự kiện sẽ được diễn ra đúng
như kế hoạch.

Ngược lại, nơi ăn nghỉ của khách không tập trung mà phân tán
ở các khu vực khác nhau thì cần tổ chức vận chuyển theo các
đồn, mỗi đoàn hoặc một số đoàn phải cử nhân viên phụ trách
trực tiếp đưa đón, hướng dẫn.
Trên đường đến sự kiện cần có dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ vận
chuyển, có thể đưa ra các thơng tin đặc biệt, các chi tiết thú vị
về sự kiện để tạo không khí hào hứng, vui nhộn trước khi bước
vào sự kiện, tạo cho họ ta sự cởi mở. thân thiện. Đó cũng là yếu
tố quan trọng không nhở đưa sự kiện tới thành công tốt đẹp.
12


Lưu ý

– Mời khách đến dự, nếu thân mật thì mời miệng

– Mời miệng hoặc có giấy mời nên chuyển đến khách

hoặc viết tay, nói rõ ngày giờ, địa điểm;

mời càng sớm càng tốt, chậm nhất là ba hoặc bốn

Nếu là tiệc chính thức thì phải có giấy mời trang

ngày trước khi diễn ra bữa tiệc.

trọng.
Riêng đối với giới ngoại giao thì dù thân mật đến
mấy, đều phải có giấy mời sau khi đã thỏa thuận
miệng về ngày giờ, địa điểm.

13


Tổ chức đưa đón khách

– Chủ nhà ăn mặc chỉnh tề, ra tận cửa đón khách trước giờ quy định khoảng năm phút (giờ quy định là giờ mời khách
đến dự bữa tiệc ghi trong giấy mời). Đứng đón khách thì hoặc phía trong cửa, hoặc phía ngồi cửa, khơng đứng ở giữa
cửa.
– Bố trí người hướng dẫn đưa khách vào phịng chờ.
– Tại phịng chờ có thể mời khách dùng những nước giải khát như nước cam, chanh, dứa, nước suối, bia, rượu và dùng
một số đồ khai vị như: sandwich, bánh , hạt điều, v.v…
– Đúng giờ quy định, chủ nhà vào phòng chờ để tiếp khách và giao cho một vài người đứng ở ngồi để tiếp tục đón
những khách đến muộn. Trường hợp có khách chính quan trọng, dù q giờ quy định chút ít, chủ nhà có thể đứng đợi

khách chính đến để đưa vào phịng.
– Tại phịng chờ, chủ nhà khơng nên vắng mặt, trừ trường hợp đặc biệt, thí dụ trả lời gấp điện thoại chẳng hạn, thì chủ
nhà cần giải quyết nhanh để trở lại với khách sau khi đã xin lỗi khách.

14


- Vận dụng tốt khả năng tổ chức và khả năng tưởng tượng vì bạn phải bao qt hết tồn bộ nội dung chương trình.
- Tổ chức sắp xếp sự kiện đó chạy theo trình tự như thế nào? Và phải đảm bảo đủ kết cấu 3 phần: mở đầu, nội dung chính và cuối là phần kết.

4. Xây dựng kịch bản cho sự kiện

- Nếu phần mở đầu quá nhàm chán thì sẽ khơng ai cịn muốn xem tiếp hoặc nếu phần kết q nhạt nhịa thì người xem cũng khơng nhớ được mục
đích của bạn tổ chức sự kiện này là gì?

-

Biến đổi kịch bản sao cho phù hợp với tính chất chương trình cũng là một kĩ năng của người làm sự kiện.

-

So sánh kịch bản khai trương và kịch bản kỷ niệm 10 năm thành lập?

Kịch bản MC: là lời dẫn của MC xuyên suốt sự kiện, đảm bảo lời lẽ
trôi chảy, thu hút và quan trọng là đúng ý nghĩa chương trình.

kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.

Kịch bản âm thanh, ánh sáng: Đây là kịch bản khá quan trọng nhưng
dường như khi tổ chức chương trình sự kiện, chúng ta hay bỏ qua.

Kịch bản âm thanh, ánh sáng  góp phần làm cho chương trình diễn ra
đồng điệu, cuốn hút.

15


Lưu ý

Giới thiệu chương trình
Nội dung chương trình: thể hiện rõ nhiệm vụ cụ thể từng nhân sự, timeline, agenda chi tiết các hạng
mục từ khi đón khách đến khi kết thúc sự kiện.
Phần kết sự kiện là phần rất quan trọng, nhưng lại ít được chú ý. Một sự kiện thành công từ đầu đến
cuối, nhưng đến khi kết thúc lại bị lỗng do chúng ta khơng viết kỹ phần kết trong kịch bản sự kiện.
Phần lời đọc MC cũng phải thật súc tích, tránh q dài dịng, làm sao để khi MC dẫn thu hút được
người nghe . ( Hổ trợ MC sao cho script phải được chuẩn bị tốt)

16


17