Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lýở Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực I

Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
LỜI NÓI ĐẦU
Nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý là đòi hỏi khách quan đối với
các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Đây là một vấn đề hết sức phức
tạp và có vai trị đặc biệt quan trọng, bởi lẽ những đối tượng của nó là những
người làm việc trong lĩnh vực quản lý, những người làm công tác chuẩn bị và
lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh về mọi mặt, mà hoạt động lao động của
họ có tác dụng quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của doanh
nghiệp, ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu quản lý.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hồn
thiện q trình sản xuất kinh doanh với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời
gian lao động, sử dụng có hiệu quả các yếu tố cấu thành của quá trình kinh
doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lý năng động, gọn nhẹ, hoạt động nhịp
nhàng và đạt hiệu quả cao.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý không phải là một việc làm đơn giản,
mà nó địi hỏi phải có sự nghiên cứu một cách kỹ lượng dựa trên những luận cứ
khoa học. Hoàn thiện tổ chức lao động, phối hợp và sử dụng lao động một cách
hợp lý và có hiệu quả là một vấn đề lớn và có ý nghĩa quan trọng trong phát
triển kinh tế và tăng năng suất lao động.
Ở nước ta ngành Bưu chính - Viễn thơng đã có từ khá lâu, song Cơng ty
dịch vụ viễn thông chỉ mới ra đời cách đây vài năm. Do vậy, phần lớn bộ máy
quản lý các đơn vị thuộc Cơng ty cịn nhiều mặt hạn chế và kém năng động.
Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý các đơn vị này có ý nghĩa quan trọng
cho sự phát triển của Công ty dịch vụ viễn thông.
Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực I là đơn vị trực thuộc Công ty,
cũng như nhiều đơn vị khác, bộ máy quản lý còn nhiều tồn tại cần giải quyết.
Xuất phát từ thực tế đó, tơi chọn đề tài: “ Hồn thiện tổ chức bộ máy quản lý

ở Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực I” làm đề tài Luận văn tốt nghiệp.
Nội dung của bài viết này bao gồm các phần chính như sau:
Chương 1: Lý luận cơ bản và ý nghĩa của việc hoàn thiện tổ chức bộ
máy quản lý ở Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực I
Chương 2: Tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm dịch vụ
viễn thông khu vực I


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
Chương 3: Một vài biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản
lý ở Trung tâm dịch vụ viễn thông khu vực I.
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CƠ BẢN VÀ Ý NGHĨA CỦA VIỆC HOÀN THIỆN TỔ
CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỄN THÔNG
KHU VỰC I
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP

1.1.1. Quản lý
1.1.1.1. Khái niệm quản lý
Quản lý là tác động có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng
quản lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng
sẵn có, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến
động của môi trường.
Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy
luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế - xã hội,
tổ chức kỹ thuật để tác động lên tập thể lao động. Từ đó tác động đến các yếu

tố vật chất của sản xuất kinh doanh.
Mục đích của quản lý doanh nghiệp: một mặt nhằm đạt được năng suất
cao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng cải thiện điều kiện
tổ chức lao động.
Thực chất của quản lý hệ thống là quản lý con người, vì con người là
yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất. Quy mô của hệ thống càng lớn thì vai trị
quản lý cần phải được nâng cao, có như vậy mới đảm bảo hiệu quả hoạt động
của hệ thống.
Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp. Bởi vì con người chịu
ảnh hưởng của nhiều yếu tố: yếu tố sinh lý, yếu tố tâm lý, yếu tố xã hội... Các
yếu tố này ln tác động qua lại hình thành nhân cách con người. Vì vậy, muốn
2


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
quản lý tốt, con người phải vừa là một nhà tổ chức, vừa là nhà tâm lý, vừa là
nhà xã hội, vừa là nhà chiến lược.
Do đó, có thể kết luận rằng quản lý đóng một vai trị rất quan trọng trong
việc phối hợp các hoạt động mang tính chất cộng đồng nói chung và mỗi hoạt
động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp nói riêng để đạt hiệu quả
tối ưu.
1.1.1.2. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của quản lý, thể hiện
những phương pháp tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm
thực hiện những mục tiêu quản lý.
Việc phân loại chức năng quản lý nhằm làm cho quá trình quản lý được

trọn vẹn ở từng chức vụ quản lý, ở từng cấp quản lý trong doanh nghiệp. Nó tạo
điều kiện để xác định khối lượng công việc và số lượng lao động quản lý, từ đó
làm cơ sở để tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ, công tác quản
lý được tiến hành có khoa học và phân bố lao động một cách hợp lý.
Có hai cách phân loại chức năng quản lý như sau:
Theo nội dung quá trình quản lý, quản lý được chia thành 5 chức năng
sau:
 Chức năng dự kiến (kế hoạch hóa): Là dự đốn có căn cứ khoa học sự
phát triển có thể xảy ra của quá trình phát triển sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, từ đó lập ra kế hoạch hành động cho doanh nghiệp.
 Chức năng tổ chức: Là kết hợp, liên kết các bộ phận riêng rẽ trong
doanh nghiệp thành một hệ thống, kết hợp các yếu tố sản xuất với nhau để tiến
hành sản xuất kinh doanh.
 Chức năng phối hợp: Là việc lắp đặt các bộ phận khác nhau vào đúng
vị trí và đảm bảo vận hành nhịp nhàng và ăn khớp với nhau để đạt hiệu quả
cao.

3


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
 Chức năng chỉ huy: Đây là chức năng quan trọng, phải nắm được các lý
thuyết ra quyết định, để đưa ra một quyết định đúng đắn về một vấn đề cần có
thơng tin, kiến thức về vấn đề đó. Người quản lý mà do dự khi quyết định sẽ
có thể bỏ qua thời cơ, quyết định khơng tính tốn chu đáo sẽ dẫn doanh nghiệp
đến bờ vực thẳm của sự phá sản.

 Chức năng kiểm tra: Là xem xét toàn bộ những diễn biến trong quá
trình sản xuất so với kế hoạch chương trình, phát hiện, tìm nguyên nhân và tìm
những biện pháp khắc phục những sai lệch.
Theo mối quan hệ trực tiếp với hoạt động sản xuất kinh doanh:
 Chức năng quản lý kỹ thuật: Gồm tất cả những công việc liên quan đến
chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất, chuyển giao cơng nghệ, quản lý quy trình, quy
phạm kỹ thuật, tham gia và trực tiếp xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, quản lý máy
móc thiết bị, nghiên cứu để phát triển kỹ thuật, ứng dụng phương pháp công
nghệ mới, thiết kế sản phẩm mới...
 Chức năng quản lý kinh tế: Bao gồm chức năng kế hoạch hóa và điều
động sản xuất; chức năng thương mại; chức năng tổ chức lao động và thù lao
lao động; chức năng tài chính, kế tốn, hành chính pháp chế và bảo vệ doanh
nghiệp...
1.1.1.3. Mối quan hệ giữa quản lý và đối tượng quản lý
Theo quan điểm điều khiển học, nền kinh tế quốc dân cũng như bất kỳ
một đơn vị kinh tế nào đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai
phân hệ: chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý (hay còn gọi là bộ phận quản
lý và bộ phận bị quản lý).
Bộ phận quản lý bao gồm các chức năng quản lý, đội ngũ cán bộ nhân
viên quản lý, các phương tiện quản lý và hệ thống các phương tiện quản lý.
Bộ phận bị quản lý bao gồm hệ thống các phân xưởng, các bộ phận sản
xuất, hệ thống máy móc thiết bị, các phương tiện cơng nghệ.
Hai bộ phận này có mối quan hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn
nhau tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Có thể minh họa mối quan hệ giữa chủ
thể quản lý và đối tượng quản lý qua sơ đồ sau:
4


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
Chủ thể quản lý
Các mục tiêu

Mối quan hệ ngược
Đối tượng quản lý

Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định, tác động lên đối
tượng quản lý bằng những quyết định quản lý của mình và thơng qua hành vi
quản lý - mối quan hệ ngược mà chủ thể quản lý có thể điều chỉnh quyết định
đưa ra.
Trong mỗi một tổ chức, một doanh nghiệp khi được thành lập đều có bộ
phận chịu trách nhiệm điều hành những cơng việc thuộc phạm vi chun mơn
của bộ phận đó và tổng thể các bộ phận chuyên trách như vậy đã tạo nên bộ
máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.2. Lao động quản lý
1.1.2.1. Khái niệm
Theo C.Mác: “ Lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của lao
động sản xuất, để hoàn thành các chức năng sản xuất khác nhau, cần thiết
phải có q trình đó ”.
Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn
vị sản xuất kinh doanh; có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bán một
số loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời
tạo công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình.
Tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý được hiểu
là lao động quản lý. Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào lao
động quản lý có thực hiện tốt chức năng quản lý hay khơng.
1.1.2.2. Tính chất và đặc điểm của lao động quảnlý

5


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
* Tính chất:
Lao động quản lý có các tính chất sau:
- Tính kỹ thuật: thể hiện ở các công việc thiết kế, phân tích chun mơn.
- Tính hành chính: biểu hiện ở sự thực hiện các công việc nhằm tổ chức
thực hiện các phương án thiết kế, các quyết định, như việc lập kế hoạch, hướng
dẫn các công việc điều chỉnh, kiểm tra và đánh giá cơng việc.
- Tính sáng tạo: thể hiện ở việc thực hiện các công việc như suy nghĩ,
khai thác, tìm tịi và phát minh ra các sáng kiến mới, các quyết định và các
phương pháp hồn thành cơng việc.
- Tính thực hành đơn giản: đó là thực hiện các công việc đơn giản theo
các quy định, hướng dẫn sẵn có.
- Tính hội họp và sự vụ khác: như tham gia các cuộc họp về chuyên môn
hoặc giải quyết các cơng việc có tính chất thủ tục.
* Đặc điểm:
Đối với các loại lao động quản lý khác nhau song đều có chung các đặc
điểm sau:

- Hoạt động của lao động quản lý là loại lao động trí óc và mang tính
chất sáng tạo.
- Hoạt động của lao động quản lý mang đặc tính tâm lý xã hội cao.
- Thơng tin vừa là đối tượng lao động, vừa là kết quả lao động và vừa là
phương tiện của lao động quản lý.

- Hoạt động lao động quản lý là các thơng tin, các tư liệu phục vụ cho
việc hình thành và thực hiện các quyết định quản lý.
1.1.2.3. Chức năng của lao động quản lý
Lao động quản lý bao gồm các chức năng sau:
+ Nhân viên quản lý kỹ thuật: Là những người được đào tạo ở các trường
kỹ thuật hoặc đã được rèn luyện trong thực tế sản xuất, có trình độ tương
đương được cấp trên thừa nhận bằng văn bản, đồng thời phải là người trức tiếp
6


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
làm công tác kỹ thuật, trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật trong doanh nghiệp.
Loại này bao gồm:
- Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật, Quản đốc hoặc Phó quản đốc
phụ trách kỹ thuật, Trưởng phịng và Phó phịng, Ban kỹ thuật.
- Các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên làm ở phòng kỹ thuật.
+ Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác tổ chức, lãnh
đạo, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như:
- Giám đóc hoặc Phó Giám đốc phụ trách về kinh doanh, Kế toán trưởng.
- Các cán bộ, CNV cơng tác ở các phịng, ban, bộ phận như: kế toán, tài
vụ, kế hoạch, thống kê, lao động - tiền lương...
Ngồi ra, nếu phân theo vai trị thực hiện chức năng quản lý, lao động
quản lý được chia thành:
+ Cán bộ lãnh đạo: Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện

chức năng lãnh đạo. Bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Quản đốc, Phó quản

đốc, các Trưởng ngành, Đốc cơng, Trưởng và Phó các phịng ban trong bộ máy
quản lý doanh nghiệp.
Nói tóm lại, cán bộ lãnh đạo là những người lao động quản lý được chính
thức giao quyền hạn và trách nhiệm điều khiển những người khác hồn thành
cơng tác.
+ Các chun gia: Là những lao động thực hiện công việc chuyên môn,
không thực hiện chức năng lãnh đạo trực tiếp. Bao gồm: các cán bộ kinh tế, kỹ
thuật viên, cán bộ thiết kế và các cộng tác viên khoa học (nếu có) hoạt động
của họ mang tính chun mơn, nghiệp vụ, thực hiện các chức năng riêng, trong
công tác quản lý tham mưu giúp các cấp lãnh đạo thực hiện các mục đích quản
lý chung.
+ Các nhân viên thực hành kỹ thuật: Là những lao động quản lý thực
hiện các công việc đơn giản, thường xun lặp đi lặp lại, mang tính chất thơng
tin nghiệp vụ và kỹ thuật nghiệp vụ. Bao gồm các nhân viên làm cơng tác
hoạch tốn và kiểm tra (như kỹ thuật viên kiểm nghiệm đo lường; nhân viên
7


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
giao nhận, viết hóa đơn; nhân viên kế tốn, thủ kho...), các nhân viên làm cơng
tác hành chính chuẩn bị tài liệu như kỹ thuật can in, kỹ thuật viên đánh máy và
lưu trữ,...; các nhân viên làm công tác phục vụ như kỹ thuật viên điện thoại, bảo
vệ cung ứng...
1.1.3. Bộ máy quản lý
1.1.3.1. Khái niệm
Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các con người cùng với các

phương tiện của tổ chức được liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất
định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ
thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Hay nói cách khác, bộ máy quản lý
chính là chủ thể quản lý của hệ thống.
1.1.3.2. Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý
Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện đầy
đủ, toàn diện các chức năng quản lý của đơn vị.
Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm
cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động
trong đơn vị.
Thứ ba, phải phù hợp với khối lượng cơng việc, thích ứng với đặc điểm
kinh tế, kỹ thuật của đơn vị.
Thứ tư, Phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.1.4.1. Khái niệm
Nếu hiểu một cách khái quát nhất, cơ cấu phản ánh sự cấu tạo và hình
thức bên trong của một hệ thống. Một trong những nội dung đầu tiên và rất
quan trọng của tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là xác định cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý.

8


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
Cơ cấu bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ

và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn hóa, được giao những nhiệm
vụ nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý hệ
thống. Cơ cấu bộ máy quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các
cấp quản lý.
Hiểu một cách khác, cơ cấu là sự phân chia tổng thể ra các bộ phận nhỏ
hơn theo những tiêu thức chất lượng khác nhau. Những bộ phận đó thực hiện
từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau phục vụ mục
tiêu chung của tổ chức.
Tổ chức là một chỉnh thể hoạt động tương đối độc lập, riêng rẽ, có mục
tiêu riêng, có bộ phận hợp thành.
Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình hoạt động trong
hệ thống nhằm hồn thiện mục đích đề ra của hệ thống, dựa trên cơ sở các
nguyên tắc, quy tắc quyết định quản trị.
1.1.4.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Lý thuyết và thực tế quản trị doanh nghiệp đã hình thành nên nhiều cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý theo nhiều cấp khác nhau, mỗi kiểu cơ cấu gọi là
một hệ thống cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Mỗi hệ thống cơ cấu tổ chức trong
doanh nghiệp là sự phân chia các cấp quản trị mà ở đó các nơi làm việc được
phân cấp với nhau theo quan hệ phân quyền (uỷ quyền), ra mệnh lệnh. Mối
quan hệ đẳng cấp giữa các nơi làm việc cá biệt được hình thành với tư cách
bình đẳng hay trên dưới. Có nhiều mẫu hình mà theo đó hệ thống tổ chức
doanh nghiệp được hình thành. Sau đây là một số hệ thống có tính chất điển
hình:
1/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến:
Hệ thống cơ cấu trực tuyến là một kiểu phân chia tổ chức doanh nghiệp
dựa theo nguyên tắc của Fayol về tính thống nhất, phân chia nhiệm vụ theo
nguyên tắc.

9

Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
Hệ thống cơ cấu trực tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng về
quyền ra lệnh và trách nhiệm từ Lãnh đạo doanh nghiệp đến đối tượng quản lý.
Hệ thống này được mô tả theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Hệ thống cơ cấu trực tuyến
Người lãnh đạo

Người lãnh đạo
tuyến 1

Người lãnh đạo
tuyến 2

Đối tượng quản lý

Đối tượng quản lý

Đây là loại cơ cấu đơn giản nhất, có một cấp trên và một số cấp dưới.
Người lãnh đạo các tuyến phải thực hiện tất cả các chức năng về quản lý. Mối
liên hệ được thực hiện theo chiều thẳng đứng.
Kiểu cơ cấu này thường được áp dụng đối với những doanh nghiệp có
quy mô nhỏ, cơ cấu không phức tạp.
Ưu điểm:
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung.
- Quy trách nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết cơng việc nhanh chóng, gọn nhẹ.

- Duy trì tính kỷ luật và kiểm tra.
- Người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về các kết quả hoạt động
của cấp dưới quyền.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chế độ “ thủ trưởng”.
Nhược điểm:

10


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
- Để cơ cấu này phát huy được thì địi hỏi người lãnh đạo phải có kiến
thức tồn diện, tổng hợp mọi vấn đề, có có quyết đốn.
- Khơng sử dụng được người có trình độ chun mơn cấp dưới.
- Khơng tận dụng được sự tư vấn của các chuyên gia.
- Khi cần thiết liên hệ giữa các thành viên của các tuyến thì việc báo cáo
thơng tin đi theo đường cong.
2/ Hệ thống cơ cấu chức năng:
Hệ thống cơ cấu chức năng hay còn gọi là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến,
được Taylor xây dựng trong phạm vi phân xưởng. Trong phân xưởng người lao
động nhận nhiệm vụ không phải từ cấp trên (đốc cơng) mà nhiều cấp khác
nhau, trong đó mỗi cấp trên có một chức năng quản lý nhất định. Với tư cách
thiết lập mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ như thế, hệ thống cơ cấu chức năng
đã bỏ qua tính thống nhất của giao nhận nhiệm vụ. Có thể mô tả cơ cấu này qua
sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Hệ thống cơ cấu chức năng
Người lãnh đạo

Người lãnh đạo
chức năng A

Đối tượng quản
lý

Người lãnh đạo
chức năng B

Người lãnh đạo
chức năng C

Đối tượng quản
lý

Đối tượng quản
lý

Theo kiểu cơ cấu này, công tác quản lý được tổ chức theo chức năng. Do đó
hình thành nên những người lãnh đạo được chun mơn hóa, chỉ đảm nhiệm một
chức năng quản lý nhất định. Cấp dưới không những chịu sự lãnh đạo của một bộ
11


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động

phận chức năng, mà còn chịu sự lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp và bộ phận
chức năng khác.
Mơ hình này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mơ lớn, cơ cấu tương
đối phức tạp, nhiều chức năng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng
phổ biến hơn.
Ưu điểm:
- Phát huy được người có trình độ chun mơn cấp dưới.
- Thu hút được các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý.
- Giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánh
nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo.
Nhược điểm:
- Khơng duy trì được tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp.
- Cơ cấu phức tạp, đòi hỏi nhiều bộ phận.
3/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến - chức năng:
Hệ thống này là sự kết hợp giữa hệ thống cơ cấu trực tuyến và hệ thống cơ
cấu chức năng. Hệ thống cơ cấu chức năng được mô tả qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Hệ thống cơ cấu trực tuyến chức năng
Người lãnh đạo

Người lãnh đạo
chức năng A
nnăng A

Người lãnh đạo
chức năng B

Người lãnh đạo
chức năng C

Người lãnh đạo

cấp 2

Người lãnh đạo
chức năng A

Người lãnh đạo
chức 12
năng B

Người lãnh đạo
chức năng C
năng


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Đối tượng quản
Đối tượng quản
lý
Kinh
tế lao động lý

Chuyên
ngành
Đối tượng quản
lý

Ở đây lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chức
năng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển và kiểm tra,
truyền mệnh kệnh theo tuyến đã được quy định. Người lãnh đạo các
phịng, ban chức năng khơng có quyền ra quyết định cho người thừa hành

ở các tuyến.
Ưu điểm:
- Tận dụng được ưu điểm của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng.
- Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng.
- Đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
Nhược điểm:
- Do có quá nhiều bộ phận chức năng nên lãnh đạo tổ chức thường phải
họp hành nhiều, gây căng thẳng và lãng phí thời gian.
- Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không
thống nhất quyền hạn, quan điểm.
4/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu:
Kiểu cơ cấu này duy trì được tính thống nhất của lãnh đạo và thực hiện
các nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng trong phân công lao động. Hệ thống cơ cấu
trực tuyến tham mưu được mô tả theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu
Người lãnh đạo

Tham mưu 1

13
Tham mưu 1

Tham mưu 1


lãnh đạo
LUẬNNgười
VĂN TỐT
NGHIỆP
cấp 2

Kinh tế lao động
TM1

TM2

Người lãnh đạo Chuyên
cấp 2

TM1

ngành

TM2

Đối tượng quản lý

Tham mưu là những người giúp việc cho người lãnh đạo đưa ra quyết định.
Nhờ có bộ phận tham mưu nên công việc người lãnh đạo giảm bớt. Tham mưu
không được phép ra quyết định mà chỉ người lãnh đạo mới có quyền ra quyết định.
Ưu điểm:
- Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ.
- Sử dụng chuyên gia tốt hơn.
- Giảm nhẹ gánh nặng cho người lãnh đạo.
Nhược điểm:
- Công việc của người lãnh đạo vẫn nặng nề.
- Nếu tham mưu tốt sẽ giúp người lãnh đạo ra quyết định hợp lý, ngược
lại nếu tham mưu khơng có năng lực, khơng có trình độ sẽ gây trở ngại và nguy
hiểm.
1.1.4.3. Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý

doanh nghiệp
Xác định phân cấp đúng đắn chức năng quản lý và nắm vững kiến thức
về các kiểu cơ cấu là tiền đề để hoàn thiện cơ cấu tổ chức hiện có cũng như
hình thành, xóa bỏ hay sửa đổi một cơ cấu tổ chức nào đó nếu thiếu sự phân
tích khoa học, theo ý muốn chủ quan, phiến diện thường gây ra nhiều tai hại.
Yêu cầu tối thiểu trước khi hình thành một doanh nghiệp là phải xác định
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh một cách rõ ràng, dự kiến số cán bộ đủ để hoàn
14


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
thành nhiệm vụ và xác định đúng vị trí của bộ phận mới này trong hệ thống bộ
phận đã có của doanh nghiệp .
Qua lý luận và thực tiễn hoàn thành cơ cấu đến nay đã hình thành nhiều
quan điểm và cơ cấu tổ chức quản lý. Sau đây là những quan điểm hình thành
cơ cấu tổ chức quản lý:
Quan điểm 1: Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý bao giờ cũng bắt
đầu từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển. Trên cơ sở này việc
tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại
giữa các yếu tố đó. Quan điểm này đi từ tổng hợp đến chi tiết, được ứng dụng
với các cơ cấu tổ chức hiện đang hoạt động.
Quan điểm 2: Việc hình thành cơ cấu tổ chức quản lý phải bắt đầu từ việc
mô tả chi tiết hoạt động của tất cả các đối tượng quản lý và xác lập các mối liên hệ
thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức quản lý. Quan điểm này đi từ chi
tiết đến tổng hợp và được ứng dụng trong việc hình thành cơ cấu tổ chức mới.
Quan điểm 3: Việc hình thành cơ cấu tổ chức theo phương pháp hỗn

hợp, tức là sự kết hợp một cách hợp lý cả hai quan điểm trên. Trước hết phải
đưa ra những kết luận có tính nguyên tắc và kiểu hình thành cơ cấu tổ chức
quản lý, sau đó mới tổ chức việc nghiên cứu chi tiết các bộ phận trong cơ cấu
đó, đồng thời xác định các kênh thơng tin cần thiết. Như vậy tồn bộ việc
nghiên cứu chi tiết là quyết định làm sáng tỏ, cụ thể hóa những kết luận đã
được khẳng định.
 Phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức:
+ Phương pháp tương tự: là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức
quản lý mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm đã thành công, đã gạt bỏ
những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn. Cơ sở phương pháp luận để
xác sự tương tự là xác định sự phân loại đối tượng quản lý, căn cứ vào những
dấu hiệu nhất định. Chẳng hạn: tính đồng nhất về sản phẩm cuối cùng của hoạt
động quản lý ; tính đồng nhất về chức năng quản lý được thực hiện; tính khác
nhau về lãnh thổ; đặc điểm kinh tế kỹ thuật...
15


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu
nhanh, chi phí để thiết kế kết cấu ít, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm
q báu của những người đi trước.
Tuy nhiên, cũng có hạn chế là thường xảy ra sự sao chép một cách máy
móc, thiếu sự phân tích thực tế của cơ cấu sắp hoạt động. Đó là những khuynh
hướng cần phải ngăn ngừa.
Đây là phương pháp áp dụng phổ biến ở nhiều nơi, nhiều nước.
+ Phương pháp phân tích theo yếu tố: Là một phương pháp khoa học

được áp dụng rộng rãi ở mọi cấp, mọi đối tượng quản lý. Phương pháp này
thường được chia làm 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1: - Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát;
- Xây dựng những kết luận có tính ngun tắc của cơ cấu;
Giai đoạn 2: - Xác định các thành phần cho các bộ phận cơ cấu;
- Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận;
Giai đoạn 3: - Xác định những đặc trưng của các yếu tố cơ cấu (chức
năng, nhiệm vụ và mối quan hệ);
- Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý (điều lệ,
nội quy, quy chế);
Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức đang hoạt động, cần phải bắt đầu
nghiên cứu kỹ lượng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó
theo những căn cứ nhất định. Cơ cấu tổ chức quản lý và các bộ phận của nó
thường được biểu thị dưới dạng sơ đồ. Từ đó sẽ chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của
từng bộ phận và từng chức năng mà nó phải thi hành.
1.1.5. Vai trị và các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản
lý doanh nghiệp
1.1.5.1. Vai trị của bộ máy quản lý
Q trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiện
những mục tiêu nhất định, địi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá
16


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
trình tổ chức thực hiện. Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hình
thành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp. Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp

trong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một
thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thưc hiện nhiệm vụ bố trí, sắp
xếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối
hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng
chuyên trí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề
ra như năng suất, chất lượng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp ...
Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu khơng có bộ máy quản lý thì khơng có
một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngược lại không có q
trình tổ chức nào được thực hiện nếu khơng có bộ máy quản lý
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết tới phân cơng và hiệp tác
lao động. C.Mác đã coi việc xuất hiện của quản lý là kết quả tất yếu của sự
chuyển đổi nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một q
trình được phối hợp lại.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm cho quá trình
quản lý được thực hiện trọn vẹn, khơng bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức
năng quản lý đó, cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên mơn
hóa. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong
doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ
và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù
hợp, thiết kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý và có trình độ thực sự
sẽ góp phần hồn thành nhiệm vụ sản xuất, nhiệm vụ quản lý, nâng cao
hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.5.2. Những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý
Có thể quy thành 2 loại nhóm nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản lý:
 Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý:
- Tình trạng và trình độ phát triển của cơng nghệ sản xuất.
17


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
- Tính chất và đặc điểm của sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mơ
sản xuất, loại hình sản xuất.
- Số lượng cơng nhân viên.
 Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:
- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
- Mức độ chun mơn hố và tập trung hóa các hoạt động quản trị.
- Trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình
độ năng lực quản lý của cán bộ quản lý.
- Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng
kiểm tra của lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới.
- Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý.
1.1.6. Nội dung cơ bản của tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
1.1.6.1. Xác định chức năng cụ thể cần thực hiện
Xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp, xác định các lĩnh vực hoạt
động cần quản lý, từ đó sẽ hình thành sự phân cấp quản lý giữa các phòng
ban chức năng. Mỗi phòng ban chức năng đảm nhận một chức năng riêng
biệt và chịu sự điều tiết, chi phối của lãnh đạo doanh nghiệp. Nội dung
này bao gồm:
1/ Phân tích và xây dựng các chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
chức năng
Căn cứ vào các đặc trưng khác nhau mà phân chia nhiệm vụ cho các
phòng ban chức năng. Các nhiệm vụ và đối tượng cùng loại được tập hợp vào
cùng một phịng ban, nhưng thực hiện các cơng việc không giống nhau. Chẳng
hạn, người phụ trách lĩnh vực kinh tế của doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều
cơng việc khác nhau như: cơng tác kế hoạch hóa, cơng tác nghiên cứu thị
trường, công tác mua sắm và công tác tiêu thụ sản phẩm... Nếu sắp xếp vào

18


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
cùng một phòng ban số nhiệm vụ thì phịng ban đó sẽ thực hiện một số loại
công việc nhưng trên các đối tượng khác nhau, như cơng tác kế hoạch hóa
nhưng ở các cấp khác nhau (cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng cấp ngành, tổ
sản xuất và từng nơi làm việc).
2/ Phân công chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban
Việc phân chia chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban xuất phát từ
nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó sẽ chia thành nhiều bộ phận
đảm nhận các chức năng khác nhau, sự liên kết các bộ phận đó sẽ xuất hiện sự
phân cơng lao động và một trình tự hoạt động của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ xây dựng bộ máy quản lý là phân chia nhiệm vụ chung của
doanh nghiệp thành nhiều nhiệm vụ bộ phận ở các cấp quản lý khác nhau, sau
đó liên kết các nhiệm vụ bộ phận đó hình thành từng phịng ban cụ thể. Mỗi
phòng ban sẽ thực hiện một nhiệm vụ xác định.
Để đạt được điều đó bước đầu cần phân tích nhiệm vụ, rồi tổng hợp các
nhiệm vụ cá biệt lại để hình thành các phịng ban; thơng qua đó cũng hình
thành mối quan hệ giữa chúng. Mối quan hệ này tồn tại hai chiều: theo chiều
dọc có mối quan hệ cấp quản lý (mối quan hệ ra lệnh, nhận lệnh hay giao
nhiệm vụ); theo chiều ngang thì đó là các mối quan hệ trao đổi thông tin hoặc
đối tượng lao động trong q trình làm việc, hồm thành nhiệm vụ của mình.
a) Phân tích nhiệm vụ
Có thể hiểu nhiệm vụ là sự quy định những hành động nhất định của con
người nhằm thực hiện mục tiêu đã xác định. Nhiệm vụ của mỗi phòng ban đòi

hỏi người phụ trách phịng ban đó phải thực hiện lãnh đạo và chỉ đạo phịng ban
của mình thực hiện những nhiệm vụ và ý đồ mà cấp trên giao phó.
Để phân tích, đầu tiên phải mơ tả nhiệm vụ, từ đó sẽ tạo ra một bức tranh
khái quát về nhiệm vụ. Phải xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quy mô... của
doanh nghiệp mà mô tả nhiệm vụ quản lý doanh nghiệp. Thông qua đó có thể
giới hạn nội dung, khái quát nhiệm vụ và trở thành cơ sở để phân tích nhiệm
vụ.
19


Chuyên ngành

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Kinh tế lao động
Khi phân tích nhiệm vụ phải luôn phân biệt giữa nguyên tắc tập trung và
phi tập trung:
- Phân chia nhiệm vụ theo nguyên tắc tập trung: theo nguyên tắc này
nhiệm vụ được tập trung vào một số bộ phận nhất định. Tập trung hóa việc
phân chia nhiệm vụ là bắt buộc, nếu doanh nghiệp khơng có đủ năng lực
chun mơn phù hợp đảm nhận những nhiệm vụ của doanh nghiệp. Cách phân
chia này thường gây ra nguy cơ cấp dưới là người nhận lệnh, phải thực hiện
nhiệm vụ nhưng khơng phát huy tính sáng tạo của mình. Đồng thời hạn chế sự
tiếp xức giữa lạnh đạo và cấp dưới.
- Phân chia nhiệm vụ theo nguyên tắc phi tập trung: là nguyên tắc mà
nhiệm vụ được giao cho nhiều nơi khác nhau, nó kích thích tinh thần và hứng
thú lao động của các thành viên trong doanh nghiệp. Nguyên tắc này cho pháp
làm giảm bộ máy quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trách
nhiệm quản lý của nhân viên dưới quyền địi hỏi phải có nghệ thuật quản lý con
người cao hơn so với việc tập trung quyền lực ở một số ít người. Bên cạnh đó

nó cũng địi hỏi số lượng lớn lao động chun mơn có đầy đủ điều kiện để đảm
đương nhiệm vụ đó. Mặt khác phi tập trung cũng dẫn đến nguy cơ sự thiếu trật
tự trong doanh nghiệp, do đó thiếu bao quát của lãnh đạo doanh nghiệp và sự
chia nhỏ giới hạn nhiệm vụ. Ngoài ra, các nguyên tắc này không phát huy được
các ưu điểm hợp lý hóa của phân chia lao động.
b) Tổng hợp nhiệm vụ
Là phối hợp các bộ phận nhiệm vụ đã được hình thành trong khn khổ
phân tích nhiệm vụ sao cho làm xuất hiện các đơn vị lao động (phịng, ban) và
xâu nó thành cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Với ý nghĩa đó mỗi phịng ban là
một tế bào của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy quản
lý nói riêng. Nó tập hợp nhiệm vụ bộ phận vào lĩnh vực lao động và nhiệm vụ
cho một người lao động.
Khơng có câu trả lời chung cần bao nhiêu nhiệm vụ bộ phận và loại
nhiệm vụ nào cho một phòng ban độc lập. Mục tiêu của việc thành lập phòng
20