Kỹ năng làm việc nhóm

Đề: Kỹ năng làm việc nhóm để thích ứng để thích ứng
với đồng nghiệp và người quản lý trong mơi trường
cơng việc:
1

Khái niệm:

-

Nhóm: là tập hợp nhiều người, từ 2 trở lên và đảm bảo

đủ 4 yếu tố.
+ Có mục đích chung.
+ Có sự tương tác giữa các thành viên.
+ Có các quy tắc chung.
+ Mỗi thành viên trong nhóm sẽ đảm nhận những vai
trị nhất định.
Phân loại: nhóm chức năng - giải quyết vấn đề, nhóm thực –
nhóm ảo, nhóm nhỏ - nhóm vừa – nhóm lớn.


-

Kỹ năng: là khả năng vận dụng những kiến thức, hiểu

biết của con người để thực hiện một việc gì đó, có thể là việc nghề
nghiệp mang tính kỹ thuật, chuyên môn hoặc việc liên quan cảm
xúc, sinh tồn, giao tiếp.
Kỹ năng làm việc nhóm: là kỹ năng tương tác giữa các
thành viên trong một nhóm. Nhằm thúc đẩy hiệu quả cơng việc,
phát triển tìm năng của tất cả các thành viên.

2

Các giai đoạn phát triển của nhóm:

-

Giai đoạn tập hợp (forming): đây là giai đoạn mới tập

hợp nhóm, các thành viên trong nhóm cịn khá rụt rè và ngại phát
biểu ý kiến hay sự xung đột hiếm khi được bộc lộ trực tiếp, nhìn
chung là khá khép kín. Ở giai đoạn này, các thành viên tìm kiếm sự
ủng hộ của các thành viên khác hơn là tập trung giải quyết công


việc, ln tỏ vẻ lịch sự và ít khi bày tỏ quan niệm trái ngược với
thành viên khác. Đây là giai đoạn người lãnh đạo xem xét mình có
thể làm tốt công việc hay không, bằng cách xem xét thái độ của
nhân viên dưới quyền. Nếu dẫn dắt tốt, nhóm sẽ chuyển từ giai
đoạn 1 sang giai đoạn 2 “lao động định hình”.
Giai đoạn sóng gió (storming): sau thời gian quen biết
và hiểu nhau hơn về tính cách, giá trị, năng lực...mâu thuẫn bắt đầu
xảy ra. Các thành viên bắt đầu tìm kiếm sự tự do trong quan lý của
cấp trên và bày tỏ những ý kiến khác nhau về mục tiêu chung của
nhóm. Mà giai đoạn này lại là giai đoạn tập trung phát triển nhóm
nên khó tránh những cuộc tranh luận nảy lửa. Đây được xem là
giai đoạn khó khăn nhất khi bắt đầu có sự hình thành bè phái, khó
mở lịng chấp nhận ý kiến của người khác hay các cuộc “chiến
tranh ngầm”. Đây là giai đoạn thách thức đối với người lãnh đạo
của nhóm, cần có các biện pháp để giải quyết xung đột hợp lý.

Giai đoạn dàn xếp (norming): sau khi vượt qua giai
đoạn 2 đầy sóng gió, các thành viên sẽ ngày càng gắn bó và tin
tưởng nhau hơn và ít đi các cuộc xung đột. Thay vào đó, các cuộc
thương lượng, đàm phán sẽ giúp định hình nhóm về vai trị của các
thành viên, cách thức tổ chức, hoạt động. Các quy định riêng của
nhóm về giờ giấc, phương tiện trao đổi, trách nhiệm của mỗi cá
nhân...được thiết lập. Các thành viên bắt đầu nhận ra lợi ích của
việc hợp tác cùng nhau và phấn đấu vì lợi ích chung của nhóm.


-

Giai đoạn thể hiện (performing): đây được xem là giai

đoạn lý tưởng, bởi các thành viên giờ đây ngày càng tập trung cao
hơn về nhiệm vụ của bản thân và đề cao lợi ích chung của tập thể.
Các vấn đề được giải quyết dựa trên sự đồng lịng nhất trí. Năng
suất làm việc đạt được cao hơn và người lãnh đạo cũng đỡ đau đầu,
cực khổ.
-

Giai đoạn kết thúc, trì hỗn: cơng việc nào rồi cũng đến

lúc phải hồn thành và kết thúc. Tuy nhiên, vẫn có những trường
hợp sau khi kết thúc cơng việc của một nhóm, họ lại quay về trạng
thái bạn đầu để thiết lập 1 nhóm mới và hoạt động một cách
chun nghiệp hơn.

3

Lợi ích:

-

Đơi với cá nhân:


+ Phát triển kỹ năng giao tiếp.
+ Xây dựng tinh thần hợp tác, làm việc nhóm.
+ Hình thành kỹ năng tư duy phản biện và sáng tạo.
+ Học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng...từ ngưòi làm việc
cùng.
+ Phát triển kỹ năng đánh giá, phân tích vấn đề.

-

Đối với nhóm:
+ Tập hợp được nhiều ý tưởng.
+ Công việc đảm bảo tiến độ và hiệu quả với sự phân

công công việc hợp lý, cụ thể.
+ Nguồn lực của mỗi người được sử dụng hiệu quả.
+ Tạo kinh nghiệm cho những công việc về sau.


Các bước làm việc nhóm:
Bước 1: Xác định mục tiêu và khởi xướng.
Trước khi hình thành quá trình làm việc nhóm, cần có 1 ý tưởng khởi
phát. Ý tưởng này có thể do 1 người, hoặc 1 nhóm người cùng đề xuất.
Sau khi có ý tưởng xuất hiện lúc cơng việc đó cần địi hỏi số lượng nhân

sự lớn hơn để hồn thiện. Q trình hình thành đội nhóm bắt đầu. Thơng
thường người hình thành ý tưởng sẽ là người lãnh đạo nhóm trong một
thời gian nào đó. Họ có nhiệm vụ tìm kiếm thành viên, truyền đạt ý
tưởng, kết nối, và phân chia công việc.


Bước 2: Kết nối và xây dựng đội nhóm.
Sau khi một đội ngũ đã được tập hợp bước tiếp theo trong q trình làm
việc nhóm đó là kết nối và xây dựng. Với những kế hoạch chưa hoàn
hảo (ý tưởng tự phát) thường khơng có kế hoạch rõ ràng. Q trình kết
nối các thành viên, phân chia cơng việc và bắt tay vào thực hiện vẫn cịn
mang tính cảm tính. Giai đoạn này cực kì quan trọng, bởi lẽ việc các
thành viên có thể tiếp tục làm việc được với nhau hay không phụ thuộc
vào khả năng kết nối.
Cần phải nhắc lại rằng chia sẻ của bước 2 này dành cho những ý tưởng
mang tính tự phát. Có nghĩa là 1 nhóm người tự hình thành ý tưởng, kết
nối và xây dựng đội nhóm. Với các cơng việc trong tổ chức, cơng ty khi
có nhiệm vụ lúc này đã có kế hoạch, phân công nhiệm vụ rất rõ rang


Bước 3: Xung đột, mâu thuẫn.
Trong quá trình làm việc nhóm ln tồn tại những xung đột, mâu thuẫn.
Có những giai đoạn làm việc nhóm xung đột trở nên cực kì gay gắt. Mỗi
người một ý tưởng, mỗi người một cách làm, điều này tồn tại cả ưu điểm
và nhược điểm. Nếu khơng có người định hướng, các thành viên khơng
cơng hiến vì mục tiêu chung thì rất dễ tam dã. Kinh nghiệm để vượt qua
giai đoạn này là hãy chia sẻ mang tính xây dựng, kiên nhẫn, gắn kết và
vì mục tiêu chung. Có như vậy q trình làm việc nhóm mới phát huy
được hiệu quả và tạo ra giá trị.

Bước 4: Hồn thiện và xây dựng quy trình.
Khi bước qua được giai đoạn xung đột lúc này những người cịn ở lại sẽ
hình thành được quy trình làm việc. Q trình mâu thuẫn kết thúc tạo ra
tính thống nhất, phân chia công việc rõ ràng. Các thành viên cũng đã có
sự thống nhất và hồn thiện văn hốn riêng của đội nhóm. Những mâu
thuẫn ít dần thay vào đó là các kết quả đến từ quá trình lao động xuất
hiện.

Bước 5: Hoàn thiện và phát triển.
Bước cuối cùng trong q trình làm việc nhóm là gì? Đây là q trình
hồn thiện và phát triển. Những vấn đề nhỏ vẫn tiếp tục phát sinh, nhưng
thường là các tranh luận để giải quyết công việc. Những thành viên mới
buộc phải cuốn theo guồng văn hố của đội nhóm. Đội nhóm sẽ liên tục
liên tục phát triển cho đến khi đạt được kết quả cuối cùng như đã đề ra.


Ngun tắc làm việc nhóm:
1. Có mục tiêu chung
•

Để đạt được mục tiêu chung trong cả nhóm thì cần đưa trọng tâm
rõ ràng. Ví dụ với QA team thì mục tiêu chung chính là chất lượng
của dự án được đảm bảo. Vì vậy, các thành viên đều nhận thức
được những mục tiêu của cả team và cùng nhau cố gắng đạt được
mục tiêu đó.

•

Muốn làm được như vậy, Cả nhóm phải ln bám sát mục tiêu của

mình đưa ra để thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân thì
thống nhất một quan điểm chung để làm việc.

2. Phân cơng hiệu quả
•

Phân cơng trách nhiệm cũng ng quan trọng như đảm bảo hồn
thành mọi việc. Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực
của các thành viên trong nhóm.


•

Phân công công việc cần phải rõ ràng cụ thể với trách nhiệm từng
cá nhân trong nhóm dựa vào điểm mạnh của từng cá nhân

3. Tôn trọng ý kiến của các thành viên
•

Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong mơi trường làm việc theo
nhóm, sự tơn trọng là yếu tố rất quan trọng. Đó là một nhu cầu
thiết yếu của mỗi cá nhân.

•

Nếu bạn biết tơn trọng ý kiến của người khác, đúc rút những điểm
hay, sáng tạo thì sẽ giúp cơng việc của cá nhóm đạt hiểu quả tốt
hơn

4. Lắng nghe và thấu hiểu
•

Khơng phải cứ nói nhiều mới thể hiện mình thơng minh tài giỏi mà
bạn cần phải lắng nghe ý kiến của các thành viên để biết họ nghĩ
gì, muốn gì, ý kiến của họ ra sao.


•

Lắng nghe không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối phương
mà cịn góp phần tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong
nhóm với nhau. Điều này tường chừng như đơn giản nhưng lại
chính là chìa khóa giúp việc giao tiếp trong làm việc nhóm đạt hiệu

quả.

5. Sự tin tưởng
•

Mơi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái
chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và
thực thi hành động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau
và lắng nghe ý kiến của nhau.

•

Việc đặt niềm tin vào members của mình, là một động lực rất lớn
để members của mình cố gắng cơng việc. Làm member có ý thức
tự giác, trách nhiệm với cơng việc được giao hơn.

6. Giao tiếp hiệu quả
•

Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một
cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự
án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm
nên là một q trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn
đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng
nhất.


•

Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày
tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề.
Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên
nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ khơng nên tìm cách phản
bác đồng nghiệp của họ.

7. Quản lý xung đột
•

Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách
chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên
để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc
nhóm.

•

Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải
quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Khơng
nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy
ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một
giải pháp chung


8. Khen ngợi người khác một cách trung thực và thật lịng
•

Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành
viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, cởi mở hơn
trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc
sống, từ đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản thân.


9. Đừng quên giao tiếp bằng văn bản
•

Một nghiên cứu cho thấy có ít nhất 80% thời gian của làm việc
nhóm dùng giao tiếp bằng lời. Tuy nhiên cũng đừng qn 20% cịn
lại với việc giao tiếp bằng văn bản.

•

Ngơn ngữ sử dụng giao tiếp trong văn bản cần sự chuẩn mực và
chính xác. Nếu bạn sử dụng ngơn ngữ đa nghĩa hoặc thiếu chuẩn
xác thì người nhận có thể không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề và gây
nên những hậu quả khơn lường. Điều này sẽ gây khó chịu cho

chính thành viên trong nhóm và kết quả làm việc sẽ giảm sút
nghiêm trọng

10. Tránh tiêu cực
•

Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên tham gia vào
những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc không lành mạnh.


•

Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác
nhau. Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ
lỗi cho người khác.

11. Gắn kết
•

Gắn kết nhóm trở thành một đơn vị thống nhất, nhóm cần làm việc
dựa trên nền tảng chung. Cả tổ chức cần có những sáng kiến và tổ
chức các buổi đóng góp xây dựng ý kiến, và các buổi họp, buổi
giao lưu hằng tháng để tăng cường kết nối trong nhóm.

•

Tại sao các cơng ty thường làm việc nhóm khi tiếp cận các dự án,
phát triển sản phẩm và mục tiêu? Trên thực tế, trong nhóm càng
đưa ra những quan điểm khác biệt, khả năng thành công của các dự
án càng cao hơn.

12. Đề cao vai trị cá nhân
•

Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt
với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp
khơng thể thay thế. Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng
lợi thế của sự khác biệt đó.


Kết luận: Như vậy, các bạn sẽ có biết làm thế nào để chúng ta
có thể làm việc với nhau một cách tốt nhất. Đồng thời, nếu
chúng ta làm được, chúng ta sẽ cảm thấy rất hạnh phúc khi được
làm việc trong một mơi trường vì lợi ích chung.

Các kỹ năng làm việc nhóm:
1.

Lắng nghe đồng đội


Đây là một kỹ năng quan trọng nhất trong teamwork và là cách
để teamwork hiệu quả. Đã là làm việc nhóm thì bạn phải biết tơn
trọng, lắng nghe ý kiến của đồng đội vì trong chúng ta khơng có ai là
hoàn hảo hết. Đừng bao giờ cho rằng ý kiến của bạn lúc nào cũng

đúng và bạn có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong công việc.
Chúng ta ai cũng sẽ có những hiểu biết nhất định giới hạn về một lĩnh
vực nào đó. Chính vì vậy cần lắng nghe người khác nói. Khi lắng

nghe bạn mới có thể học hỏi được những kiến thức mà mình cịn
thiếu. Đó là cách dễ dàng nhất để bổ sung những thiếu sót của bản
thân. Khi bạn chú tâm lắng nghe đồng đội, bạn cịn có thể hiểu họ
hơn, biết được những điểm yếu của nhau để cùng nhau bàn luận góp ý
sửa chữa. Do đó, lắng nghe đồng đội để nâng cao kỹ năng làm việc
nhóm một cách tốt nhất.


2.

Tổ chức và phân công công việc

Kỹ năng tổ chức và phân công công việc này thuộc trách nhiệm của
người trưởng nhóm (leader). Trưởng nhóm có nhiệm vụ phân cơng
cơng việc sao cho đồng đều giữa các thành viên và giải quyết các vấn
đề phát sinh trong nhóm. Đảm bảo cho cơng việc khơng bị gián đoạn
vì bất kỳ lý do nào. Ngoài ra, bất cứ thành viên nào trong team và cả
trưởng nhóm đều phải biết cách tổ chức sắp xếp công việc hiệu quả.
Khi được giao nhiệm vụ, các thành viên phải tiến hành cho khoa học,
tránh trường hợp tiến độ làm việc chậm hơn so với các thành viên
khác trong team khiến cho công việc không được hoàn thành đúng
thời hạn.

3.

Giúp đỡ lẫn nhau
Teamwork tức nghĩa là tất cả các thành viên trong nhóm đều phải
tơn trọng và giúp đỡ lẫn nhau trong mọi việc. Trường hợp các
thành viên trong team của bạn gặp khó khăn hay vấn đề nan giải,
hãy sẵn sàng sẻ chia, giúp đỡ họ. Như vậy, các thành viên trong

team mới ngày càng gắn kết với nhau hơn và làm việc ăn ý hơn.


Bạn phải gạt bỏ cái tơi cá nhân của mình sang một bên để lắng
nghe ý kiến của người khác. Những người trong nhóm góp ý đa
phần sẽ chỉ muốn cho bạn tốt lên mà thôi. Việc các thành viên tơn

trọng và giúp đỡ lẫn nhau chính là một động lực cực kỳ lớn để cả
team cùng làm việc và hướng tới một kết quả tốt đẹp. Hãy bỏ qua
hết mọi sự ích kỷ cá nhân, khơng chấp nhặt hay tị nạnh với đồng
đội của mình. Khi bạn gặp trường hợp thấy không đúng hãy thẳng
thắn chỉ ra lỗi sai và góp ý cho họ. Nếu làm được điều này chắc
chắn những thành viên trong nhóm sẽ vơ cùng tin tưởng và nể
trọng bạn. Làm việc nhóm hiệu quả chẳng phải chỉ cần như vậy
thơi sao.

4. Khuyến khích và phát triển cá nhân
Đây là kỹ năng dành cho những người trưởng nhóm. Một người
trưởng nhóm có năng lực và bản lĩnh là người hiểu từng thành viên
trong nhóm về điểm mạnh điểm yếu cũng như biết cách tạo ra động
lực, khuyến khích họ phát triển bản thân ngay trong nhóm của mình.
Dễ hiểu thơi, nếu bạn được tạo điều kiện để khuyến khích và phát
triển hơn trong cơng việc thì bạn sẽ không ngừng cố gắng nỗ lực và
nhận thấy được giá trị của mình ngày càng được nâng cao hơn theo
thời gian.


5. Có trách nhiệm với cơng việc của mình
Bất kể là làm việc một mình hay làm việc nhóm thì bạn cũng cần phải
luyện cho bản thân kỹ năng có trách nhiệm với công việc được giao.

Nếu bạn làm việc độc lập, khi có vấn đề xảy ra thì chỉ có một mình
bạn là người phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, khi đã làm việc trong
một tập thể, một nhóm thì mọi thứ sẽ trở nên khác biệt. Nếu bạn ỷ lại
vào những thành viên khác hay khơng hồn thành nhiệm vụ của mình
thì chính là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả một tập thể. Công lao của
tất cả mọi người có thể bị phủ nhận vì kết quả cuối cùng mới là điều
quan trọng chứ không phải chỉ có một phần cơng việc được hồn
thành.

6. Kỹ năng đưa ra quyết định
Ra quyết định sao cho hiệu quả và thể hiện được tầm nhìn là yếu tố
then chốt đối với kỹ năng làm việc nhóm. Nếu ra quyết định không
đồng nhất với nhau rất dễ nảy sinh mâu thuẫn. Hãy đưa ra những


quyết định thật sáng suốt sau khi đã cân nhắc và thảo luận kỹ càng
với cả nhóm.

7. Kỹ năng chất vấn: