Giai phap trong cong tac quan li thuc hien nham nang cao tinh hieu qua cong tac van thu va luu tru o truong THPT

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển và đổi mới của
đất nước, các thông tin ngày càng phát triển như vũ bão nói chung, ngành giáo dục
và Đào tạo nói riêng thì cơng tác văn thư, lưu trữ địi hỏi phải xử lý tốt các thông
tin một cách kịp thời và hiệu quả. Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì
cũng phải cần có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin của các cấp ban ngành đến
đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi trong q trình hoạt động của đơn vị. Với tính chất
đặc thù là ngành giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ
thị…là rất nhiều, nên địi hỏi người quản lí và người làm công tác văn thư, lưu trữ
trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý thông tin một cách khoa học, nhanh
chóng, chính xác, giúp đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng
giải quyết cơng việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.
Việc quản lí về cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị rất quan trọng đối với tất cả các
lĩnh vực của đời sống xã hội và mỗi cơ quan ban ngành. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức
năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động
đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ
lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác
nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã
quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan
trọng hơn nhiều.
Bên cạnh đó, Văn bản đi và đến cần được lưu trữ để điều hành lẫn giao tiếp
được khoa học, hiệu quả. Tuy nhiên việc quản lí và phân công kiêm nhiệm công tác
văn thư và lưu trữ đây là công tác kiêm nhiệm chưa được đào tạo nghiệp vụ, tuy
được Sở giáo dục Đào tạo và Sở Nội vụ tập huấn một vài lần nên không tránh khỏi
các bỡ ngỡ, khó khăn. Vì thế, để hồn thành tốt cơng tác trên, cơng tác quản lí chỉ
đạo và cán bộ kim nhiệm văn thư phải tìm hiểu mày mị học hỏi, đặc biệt là tích lũy
kinh nghiệm qua cơng việc và từng bước khắc phục khó khăn và đạt được nhiều hiệu


quả. Nên chúng tôi chọn đề tài “Giải pháp trong cơng tác quản lí, thực hiện nhằm
nâng cao tính hiệu quả công tác văn thư và lưu trữ ở trường THPT”

II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỂN
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản
lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó,
việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng
con dấu, phát hành văn bản đi, lưu trử hồ sơ là trách nhiệm của người làm văn
thư, lưu trử; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn
bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn
thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết
công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân
viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác
văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công
tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư, luu trử.
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy
tờ, không quan trọng nên khơng ít người đánh giá khơng đúng đối với những
người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người
hy sinh thầm lặng. Chúng ta cứ nhìn vào kết quả của người A hay người B đạt
được mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp khơng
nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao
đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo
quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin… thì
những người làm cơng tác này ln nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài
nhưng cũng khơng ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại
chưa được ghi nhận xứng đáng và luôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi
cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít nhưng khiển trách thì nhiều.
Hiện nay, khơng ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng carton… Nếu khơng có sự


cần cù, khơng có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ kiếm
tìm được thơng tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở

nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử
dụng thơng tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thơng tin q khứ
và thơng tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ
gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà
những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó
khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua. Ngày nay, nếu chúng ta khơng
nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ
chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành,
đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn
phát triển của đất nước nói chung.
Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phịng
khơng giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải
nhưng khơng vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí
trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng
phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài
liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là cơng việc của cả tập thể
chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt
được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của khơng ít người, đặc
biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa
đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những
người làm văn thư, lưu trữ.
Nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm
cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thơng suốt. Nhờ đó góp


phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng

cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà
nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trị của cơng tác văn
thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng
cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
III. PHẠM VI ĐỀ TÀI
Áp dụng trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ ở trường trung học phổ thơng.
IV. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Tìm hiểu và áp dụng một số biện pháp nhằm nâng cao tính hiệu quả cơng
tác văn thư và lưu trữ trong trường THPT hiện nay. Điểm mới của đề tài kết hợp
giữa mạng nội bộ và sổ sách nhằm quản lý tốt, khoa học, tránh thất lạc, tiết kiệm
thời gian và dễ tìm kiếm khi cần thiết.
VI. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
1. CƠNG TÁC VĂN THƯ
Cơng tác văn thư là cơng tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục
vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này
bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành,
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. Cịn cơng
tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa
chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu
khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm
các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.


Giữa cơng tác văn thư và lưu trữ ln có mối quan hệ chặt chẽ với nhau,
mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành,
quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ.
Nhiệm vụ cụ thể cơng tác văn thư hành chính rất đa dạng, tuy nhiên bản

thân tôi nêu một số công tác quan trọng nhất để thực hiện gồm những phần việc
sau:
* Quản lý công văn đi
* Quản lý công văn đến
* Đánh máy các loại văn bản khác
Để phát huy hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, bản thân tôi đã thực hiện
các biện pháp sau:
Trong những năm gần đây, Sở giáo dục và đào tạo Thành phố Đà nẵng đã
xây dựng trang mạng nội bộ rất thuận tiện cho việc chuyển giao thông tin hai
chiều. Bản thân tôi cũng đã phối hợp chặc chẻ giữa sổ sách và mạng nội bộ
nhằm nắm bắt thông tin và xử lý kịp thời, đồng thời quản lý, lưu trữ một cách
khoa học và hợp lý.
Hình ảnh minh họa trang nội bộ


Giao diện mạng nội bộ website:
Bên cạnh sự chuyển giao công nghệ thông tin, cán bộ văn thư sử dụng
mạng nội bộ một cách khoa học và hợp lý thì việc quản lý các loại cơng văn, văn
bản và hồ sơ sổ sách rất thuận lợi sau này.

a) Quản lý công văn đến
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo
nhà trường thực hiện kịp thời, có hiệu quả cơng tác quản lý nhà trường và phối
hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi. Mỗi
ngày tôi thường xuyên vào mạng nội bộ lấy thông tin và một số công văn thông
qua mạng nội bộ nhằm thực hiện kịp thời. Do vậy, việc quản lý công văn đến
cũng phải kịp thời, chính xác.
Trong q trình xử lý công văn đến phải thực hiện theo đúng quy trình:
bóc phong bì, phân loại, đóng dấu đến theo ngày tháng, ghi sổ, kẹp phiếu trình
cơng văn, chuyển lãnh đạo. Khi lãnh đạo xử lý xong, tôi sao in gởi cho các tổ và

cá nhân thực hiện, bản chính lưu vào kẹp vào kẹp hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự


từng loại, từng cấp và theo thời gian để thuận tiện trong việc tìm kiếm giúp cho
Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng xử lý cơng việc được dễ dàng.
Mẫu sổ:
SỔ CƠNG VĂN ĐẾN
Ngày Số Tác Số ký
đến đến giả hiệu

Ngày
tháng

Tên loại và
Đơn vị,
Ký Ghi
trích yếu nội
người nhận nhận chú
dung

b) Quản lý công văn đi
Việc quản lý công văn đi phải tuân thủ thể thức văn bản theo đúng quy
định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ. Lưu ý thể thức văn bản phải theo đúng nội dung, biểu mẫu
hướng dẫn của Sở GD&ĐT. Phải mở sổ sách theo dõi số lượng công văn gửi ra
bên ngồi, đối với cơng văn chuyển nội bộ phải có ký xác nhận rõ ràng. Việc sao
văn bản phải đảm bảo số lượng và quy định của ngành. Khi xử lý công văn đi
phải sử dụng con dấu đúng quy định, tuyệt đối khơng đóng dấu vào văn bản
được ký bởi người khơng có thẩm quyền ký hoặc bản photo dấu đen (trừ bản sao
lục, sao y bản chính) lấy chữ ký lãnh đạo đóng dấu đỏ của đơn vị.

Ngồi thực tế nhận cơng văn đến, nhà trường cịn chủ động thực hiện nhiều cơng
văn gửi đi, có thể kể đến các loại văn bản gửi đi như sau:
Văn bản gởi đi được chia thành hai loại :
+ Văn bản có tên gọi gồm: Báo cáo, kế hoạch, tờ trình…
+ Văn bản khơng tên gọi :


Văn bản đến có thể chia thành các loại văn bản qui phạm pháp luật, văn
bản hành chính.
Đối với văn bản qui phạm pháp luật chủ yếu trường học nhận từ cấp trên
chuyển đến. Đối với các loại văn bản hành chính là phổ biến nhất đối cơng tác
hoạt động của nhà trường. Từ các ngành, ban các cấp trong các hệ thống của thể
chế đưa về trường và ngược lại. Dù là văn bản mang nội dung gì thì người phụ
trách văn thư cũng cần kịp thời thực hiện theo quy trình ln chuyển cơng văn
đến như đã nêu ở trên.
Công việc yêu cầu văn thư cần thông thạo, nhuần nhuyễn trong tạo lập
văn bản theo phong cách ngôn ngữ hành chính, chỉ có chương trình, văn bản Hội
nghị - Đại hội thuộc về công việc của tổ chuyên mơn hoặc thư ký đồn của Hội
nghị, Đại hội. Cịn lại, nhân viên văn thư là người thực hiện tất cả, Một số văn
bản thường gặp, phổ biến ở trường Trung học phổ thông:
- Quyết định: Loại văn bản thường có nội dung và chức năng thi hành
nhiệm vụ trong một bộ phận của nhà trường, hoặc các quyết định khen thưởng
và kỷ luật.
Mẫu quyết định:
SỞ GD&ĐT TP ĐÀ NẴNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THPT PHAN THÀNH TÀI

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : …. / QĐ-THPTPTT

Hoà vang, ngày… tháng… năm 2014.
QUYẾT ĐỊNH

Ban hành ……………(Tên của bản quy chế(quy định) được ban hành)
HIỆU TRƯỞNG
Căn cứ …..
Theo đề nghị của …
QUYẾT ĐỊNH:


Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này…. (Tên của bản quy chế(quy định)
được ban hành). (Nội dung, font Time New Roman chữ thường, size 13/14)
Điều 2….
Điều .....

./.

Nơi nhận:

HIỆU TRƯỞNG

- ...............;
- ................;

(Chữ ký, dấu)

- Lưu: VT, ......

Lâm Quang Nông
- Thông báo: loại văn bản này tương đối đơn giản nhằm phổ biến những
thông tin mới trong cơ quan hoặc trong học sinh;
- Kế hoạch : Kế hoạch năm học của nhà trường, kế hoạch tổ, kế hoạch cá
nhân, kế hoạch đối với các hoạt động, hướng phấn đấu mục tiêu thi đua danh
hiệu, cịn có kế hoạch tài chính, tài vụ…;
- Báo cáo: Văn bản thường có nội dung sơ kết, tổng kết để báo lên cấp
rên, cấp quản lý vào các thời điểm cuối học kỳ, cuối năm học. Báo cáo thực hiện
các Chỉ thị của cấp trên. Cũng có trường hợp nhà trường báo cáo với cấp chức
năng một sự cố cá biệt nào đó trong cơ quan;
- Tờ trình: Văn bản được gửi từ cấp dưới lên cấp trên có nội dung trình
báo về một hoạt động, một diễn biến nào đó của sự việc;
Các loại văn trên được gọi là các văn bản có tên gọi.
Để thực hiện nhanh và thực hiện tốt những chỉ đạo và yêu cầu của cấp
trên, trong máy tính của văn thư đã tạo sẵn các mẫu và thể thức của các loại văn
bản. Khi cần văn thư chỉ soạn nội dung và ráp vào các biểu mẫu thể thức như
báo cáo để tiết kiệm thời gian.
Các loại văn bản có tên gọi được văn thư của nhà trường lập sẵn mẫu, lưu
trong máy tính gồm Kế hoạch, báo cáo,… Các loại văn bản này khơng có : Kính gửi
Mẫu báo cáo:


SỞ GD&ĐT TP ĐÀ NẴNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THPT PHAN THÀNH TÀI

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : …. / BC-THPTPTT

Hoà vang, ngày… tháng… năm 2014.
BÁO CÁO

Sơ kết học kỳ I năm học 2013 - 2014
Nội dung văn bản
Hết nội dung văn bản ( chấm khóa)./.
Nơi nhận:

HIỆU TRƯỞNG

-Sở GD ĐT (VP);
-Lưu VT (BGH).

Lâm Quang Nơng
Ngồi ra cịn có những văn bản khơng tên gọi thường thực hiện các văn
bản hướng dẫn của cấp trên, phản hồi những công văn của cấp trên. Mẫu của các
loại văn bản không tên gọi cũng được lập sẵn và lưu trong máy tính. Mẫu này
trích yếu nội dung được ghi dưới dịng số và ký hiệu cơng văn, mẫu này có :
Kính gửi.
Các trường hợp bản sao văn bản như sao y bản chính, bản trích sao, bản
sao lục mà nhân viên văn thư phải thực hiện để chuyển lại hoặc lưu trữ. Những
công việc nào yêu cầu sự kịp thời để công tác cơ quan vận hành đúng tiến độ.
Một lượng văn bản lớn như thế được gửi đi hoặc tiếp nhận trở thành yêu
cầu nhanh nhạy, chu đáo, chuyên nghiệp của nhân viên văn thư. Để đáp ứng
được tính chất này, tinh thần ham trao dồi, cần cù cầu tiến là hết sức cần thiết để
bổ sung, nâng cao năng lực. Bên cạnh đó, tận dụng phương tiện vi tính để thiết

kế tạo lập các loại văn bản là phương cách duy nhất. Hiểu rõ điều này, tôi luôn
luôn tận dụng thời gian sử dụng chiếc máy vi tính để rèn luyện. Việc thiết kế các


mẫu văn bản lưu sẵn trong máy, khi cần thì có ngay để tạo lập, vừa đỡ tốn thời
gian, vừa nhất quán và khoa học trong nghiệp vụ.
Các công văn gửi cho các cơ quan trong và ngoài nhà trường do các bộ
phận chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được lãnh đạo nhà trường
phê duyệt cho ban hành, tôi nhận trách nhiệm đánh máy, nhân bản và trình hiệu
trưởng ký ban hành.
Trước khi ban hành, tơi giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn bản,
chính tả, ngữ pháp… Khi văn bản chính thức ký ban hành, tôi đăng ký vào
sổ công văn đi, ghi số và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi. Văn bản chuyển đi phải
vào bì, dán kín, ghi rõ địa chỉ nơi nhận và chuyển đi trong ngày ban hành văn
bản. Hầu hết các văn bản gửi cho cơ quan sở GD&ĐT và các cơ quan liên quan,
tôi trực tiếp đi gửi để đảm bảo công văn không bị thất lạc, bên cạnh đó có một
số văn bản cần thiết gửi qua mạng nội bộ. Các văn bản gửi ra ngồi hoặc gửi cho
nội bộ trường, tơi cũng trực tiếp gửi và ghi vào sổ ký nhận để theo dõi thực hiện.

Mẫu sổ cơng văn đi.
SỔ THEO DÕI CƠNG VĂN ĐI
Số, ký
hiệu văn
bản
(1)

Ngày

Tên loại và

tháng trích yếu nội Người ký
văn bản dung văn bản
(2)
(3)

(4)

Nơi nhận Đơn vị, người Số lượng
văn bản nhận bản lưu
(5)

(6)

bản
(7)

Ghi chú
(8)

- Một vấn đề hết sức quan trọng trong việc ban hành văn bản gửi đi
là việc đánh máy và in công văn. Tôi phải kiểm tra kỹ, đảm bảo chính xác, trình
bày rõ, đẹp, đúng thể thức qui định đối với từng loại văn bản. Những văn bản có
nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tơi đảm bảo giữ bí mật đúng theo qui định.


- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư
cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào
sổ.
- Ngồi ra, trong cơ quan cịn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy
giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào

sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để
quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…
c) Đánh máy soạn thảo văn bản
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thơng tin, các tài liệu đã
xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu
trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thơng tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp
thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước
không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng
đắn các yêu cầu của cơng dân nếu khơng có đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu
lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực
hay quan liêu là do cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, do việc giữ gìn hồ sơ,
tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt cơng tác lưu trữ sẽ
góp phần thúc đẩy thực hiện tốt cơng tác văn thư. Một số qui trình trong quá trình
thực hiện:
- Thực hiện một cách cập nhật các loại văn bản mà lãnh đạo nhà trường giao
cho, nhằm đảm bảo được thời gian cần thiết để các ban ngành trong nhà trường
thực hiện một cách kịp thời, đáp ứng được thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và
cán bộ cơng chức.
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.
- Văn bản sau khi đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với bản gốc rồi trình
cho lãnh đạo xem xét, ký cơng văn.
2. VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ


Cơng tác lưu trữ góp phần rất quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ,
những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ
quan. Lưu trữ cũng giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu xuất công
việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,

cá nhân. Lưu trữ cũng đóng vai trị quan trọng là tạo cơng cụ để kiểm soát việc
thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, góp phần giữ gìn những
căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra,
giám sát, bảo vệ những thơng tin có liên quan đến cơ quan.
Các bước thực hiện lưu trữ.
+ Xác định hồ sơ cần lưu
+ Sắp xếp hồ sơ cần lưu
Mỗi tệp hồ sơ được sắp xếp theo cách tập hợp các văn bản có cùng tên
gọi. Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà việc sắp xếp trong cặp hồ sơ có thể theo trình
tự thời gian, theo q trình giải quyết cơng việc hoặc theo từng vần chữ cái
(a,b,c..). cách sắp xếp sao cho hợp lý để đảm bảo nguyên tắc hồ sơ dễ thấy, dễ
lấy khi cần thiết.
Hồ sơ cần được lưu trong các cặp, trên các cặp ghi thông tin để nhận biết,
thông tin này bao gồm:
+ Số thứ tự cặp hồ sơ
+ Tên hồ sơ
+ Mã số (nếu có)
Hình vẽ cặp hồ sơ công văn đi và công văn đến minh họa

Số thứ tự
cặp hồ sơ
lưu trong
tủ, giá

Mã số





Công
văn đi

Công
văn đến

T4-2013

T4-2014

Tên hồ sơ


Các hồ sơ được lưu trữ cần phải bảo quản đảm bảo an tồn, tránh các yếu
tố có thể gây hư hỏng như mối mọt, ẩm ướt, cháy hay ảnh hưởng của hoá chất.
Khi lấy ra sử dụng cần phải bảo quản, giữ gìn, tránh làm mất mát, hư
hỏng và không xáo trộn việc sắp xếp trong các bộ hồ sơ hay tập hồ sơ. Sử dụng
xong phải bỏ vào đúng vị trí lấy ra và đảm bảo tính sắp xếp ngăn nắp.
Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động
của nền hành chính được thơng suốt. Cơng tác văn thư đã có những u cầu cao
về nghiệp vụ, cơng tác lưu trữ văn thư càng đi sâu vào chuyên môn. Do liên
quan đến diện rộng đối tượng nên văn thư - lưu trữ của trường Trung học phổ
thông cần bảo quản có hệ thống, thứ tự nhưng trên thực tế cơ sở vật chất của
trường rất hạn chế và gặp nhiều khó khăn như tình hình chung của Thành phố
như: “Thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ chưa có hoặc
chưa đạt u cầu; cơng nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ chưa được
thực hiện đồng bộ; công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ…” với các trường thì
vài chiếc tủ là kho “lưu trữ”. (Hình ảnh tủ lưu trữ hồ sơ minh họa)

Hình ảnh lưu trữ hồ sơ

Bản thân tôi thêm một lần nữa kiêm nhiệm. Văn thư kiêm nhiệm lưu trữ.
Vì thế, phải phân chia năng lực công tác cho nhiều mảng. Tập trung tối đa khi
thực hiện công tác, tôi phải phát huy tối đa “ngăn tủ - bộ nhớ” để chăm lo công
việc. Một lần nữa, vi tính là phương tiện hỗ trợ đắc lực cho việc lưu trữ, tận
dụng mọi thời gian để sắp xếp mọi tài liệu cần bảo quản. Tận tâm với cơng việc
là vượt qua được khó khăn. Ngồi ra, Kinh nghiệm từ cơng việc cũng theo thời
gian được tích lũy, vun đắp theo tinh thần trăm hay không bằng tay quen. Đó là
một trải nghiệm hồn tồn đúng đắn. Bản thân tơi lấy đó làm niềm tự tin đối với
cơng tác của mình.
Tất nhiên, hai cơng tác văn thư và lưu trữ song hành khắt khít với nhau. Ở
các cơ quan chuyên ngành, người ta trao công tác cho cán bộ, nhân viên thành
hai mảng chuyên trách. Ở trường học thì kiêm nhiệm. Việc tách riêng thành hai
nội dung trong bài này nhằm để dễ hình dung cụ thể và tiếp nhận được rõ ràng.
3. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Qua những năm kiêm nhiệm công tác văn thư của trường THPT Phan
Thành Tài. Bên cạnh đó, trong thời gian qua trường THPT Phan Thành Tài xây
dựng một ngôi trường đạt chuẩn quốc gia, cơng tác văn thư góp phần khơng nhỏ
trong cơ quan, bản thân không được đào tạo công tác văn thư nhưng qua tìm tịi
và học hỏi nhiều kinh nghiệm từ các đồng nghiệp tôi đã mạnh dạn áp dung và đưa
ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học nhằm nâng cao tính hiệu quả
mà tôi đã từng thực hiện đạt kết quả như sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Giảm thiểu thời gian tối đa thời gian đi lại thông qua trang mạng nội bộ
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn
nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
- Tránh thất thốt các loại hồ sơ.

- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.


- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh tồn diện khu
vực lưu trữ khơng để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
- Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy định.
- Bản thân cũng ln hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
VII. KẾT LUẬN
Công tác văn thư và lưu trữ đóng góp một vai trị quan trọng là một nguồn
cung cấp thơng tin chính xác và có giá trị pháp lý nhất trong việc nghiên cứu
thực trạng vấn đề theo một q trình để có căn cứ thực tiễn ban hành quyết định,
vì tồn bộ thơng tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của
công tác lưu trữ: thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng…
Hơn nữa, việc tra cứu tài liệu lưu trữ khoa học, dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm
thời gian. Vì vậy, cơng tác văn thư lưu trữ làm tốt sẽ tạo điều kiện cho các cơ
quan trường học rút ngắn thời gian ban hành quyết định, giải quyết kịp thời,
đúng đắn các yêu cầu của tổ chức và công dân. Hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật đã ban hành được lưu trữ khoa học sẽ giúp việc nghiên cứu cơ sở pháp
lý của quyết định được dễ dàng. Thông tin về cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý nếu
được tập hợp đầy đủ, chính xác sẽ giúp q trình xử lý thông tin, đề ra các
phương án khác nhau, thẩm định hiệu quả từng phương án và lựa chọn phương
án để ra quyết định được nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng được nhu cầu quản lý
hành chính nhà nước ngày càng cao trong giai đoạn hiện nay.
Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong
thời gian qua cơng tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy
đủ được các nguồn thơng tin đi, đến một cách chính xác, kịp thời giúp cho công
tác quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ
năm học ngành giáo dục đã đề ra.
Hy vọng rằng, bài viết này với mong muốn học hỏi thêm và góp một phần
nhỏ kinh nghiệm của mình đã thực hiện trong những năm kiêm nhiêm công tác

văn thư lưu trữ, nhằm nâng cao tính hiệu quả trong cơng tác văn thư lưu trữ ở
trường THPT trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.


Do thời gian có hạn, nên đề tài khơng tránh khỏi sai sót. Kính mong q
đồng nghiệp đóng góp ý kiến để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn. Xin chân
thành cảm ơn ./.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tư 01/2011/TT-BNV, “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính”
2. Thơng tư 04/2011/TT-BNV, “Hướng dẫn Xây dựng quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức”
3. Hoàng Thị Loan (2002), Mẫu soạn thảo văn bản, “Dùng cho cán bộ lãnh
đạo quản lý và công chức văn phòng”, Nhà xuất bản thống kê.
4. Trang Web, Bộ GD&ĐT
5. Trang Web, Bộ Nội vụ.


6.Trang Web, Sở
Giáo dục Đà Nẵng.
7.Trang Web, nội bộ của Sở GD& ĐT Thành
phố Đà Nẵng