Tài liệu Bản chất quá trình giao tiếp docx

Bản chất quá trình giao tiếp
Tại sao các kỹ năng giao tiếp lại quan trọng như vậy:
Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp. Đây là quá trình liên
quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp. Quá trình này có khả năng bị
mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn
những thành phần khác tham gia vào quá trình này. Điều này tạo nên những rối
loạn không cần thiết và giảm hiệu quả.
Thực tế thì một thông điệp chỉ thật sự thành công khi cả người gửi và người
nhận điều lĩnh hội nó theo cùng một cách.
Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã
truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi
không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được
những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào
cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự
nghiệp.
Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công ty với
hơn 50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính
quyết định trong việc tuyển chọn một người quản lý. Cuộc điều tra do trường Đại
học Thương mại Pittsburgh của đã chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồm cả
việc trình bày nói và viết cũng như khả năng lam việc với người khác là những
yếu tố chính tạo nên thành công trong nghề nghiệp.
Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của các
kỹ năng giao tiếp, nhiều cá nhân vẫn đang chật vật vì điều này, họ không thể trao
đổi những suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách hiệu quả - cả ở dạng nói hay
viết. Sự hạn chế này khiến họ gần như không thể thể hiện được hết khả năng
của mình trong công việc cũng như không tiến thân được.
Truyền đạt được thông điệp của mình là yếu tố tối quan trọng để phát triển. Để
làm được điều này, bạn phải hiểu thông điệp của mình là gì, đối tượng của thông
điệp đó là ai, và thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như thế nào. Bạn cũng cần phải
cân nhắc bối cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình ví
dụ như tình huống thực tế hay bối cảnh văn hóa.

Các kỹ năng giao tiếp - Tầm quan trọng của việc loại bỏ những rào cản:
Những rào cản trong giao tiếp có thể phát sinh trong bất kỳ giai đoạn nào của
quá trình giao tiếp (bao gồm người gửi thông điệp, nội dung thông điệp, kênh
truyền thông điệp, người nhận thông điệp, và những phản hồi lại thông điệp –
xem biểu đồ bên dưới) và có nguy cơ gây nên sự hiểu lầm và lẫn lộn.
Chú giải: The Communications Process: Quá trình giao tiếp
Sender: Người gửi thông điệp
Message: Thông điệp
Channel: Kênh truyền thông điệp
Receiver: Người nhận thông điệp
Feedback: Những phản hồi
Context: Bối cảnh
Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của mình mà không bị
hiểu lầm hay lúng túng, bạn phải cố gắng hạn chế những ảnh hưởng của các rào
cản ngay trong mỗi bước của quá trình bằng cách giao tiếp một cách rõ ràng,
mạch lạc, chính xác trên cơ sở có chuẩn bị chu đáo. Chúng tôi tuân theo các
bước sau:
Người gửi
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự
tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu
biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thồn điệp.
Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm
người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người
mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể
bị hiểu sai.
Thông điệp
Tiếp theo, hãy để tâm đến thông điệp của bạn. Các hình thức giao tiếp qua viết,
nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt
thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không
nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn. Thông điệp

luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có
thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những
cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.
Kênh truyền đạt thông điệp
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối
mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay
báo cáo.
Người nhận thông điệp
Những thông điệp sau được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là
bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi. Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận
thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có
thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản
hồi lại thông điệp đó. Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu
tố này để hành động một cách hợp lý.
Những phản hồi
Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với
thông điệp của bạn. Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện
rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của
bạn hay không.
Bối cảnh
Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. Nó có thể
bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như
văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.).
Loại bỏ các rào cản trong mỗi bước của quá trình
Để truyền đạt thông tin có hiệu quả, bạn phải cố phá bỏ những rào cản tồn tại
trong mỗi bước của quá trình giao tiếp.
Hãy bắt đầu với chính thông điệp của bạn. Nếu thông điệp của bạn quá dài
dòng, không có tổ chức chặt chẽ, hoặc có những thiếu sót thì nó có thể bị hiểu
sai hoặc dịch sai. Việc sử dụng không tốt ngôn ngữ khi nói cũng như các cử chỉ
khi nói cũng có thể gây nên điều tương tự.

Những rào cản trong bối cảnh có thể phát sinh do người tiếp nhận đưa ra quá
nhiều thông tin trong thời gian quá ngắn. Khi có cảm giác như vậy, ít thưòng tốt
hơn là nhiều. Tốt nhất là hãy chú ý đến yêu cầu về thời gian của người khác, đặc
biệt là trong xã hội bận rộn ngày nay. Một khi bạn hiểu điều này, bạn phải làm
quen để hiểu được nền văn hóa của người tiếp nhận thông điệp, hãy đảm bảo
bạn có thể chuyển đổi và truyền đạt thông điệp của mình tới những người có
nền tảng khác nhau, từ những nền văn hóa khác nhau