PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG
HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG
NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT

GVHD: TS. NGUYỄN HỒNG DŨNG
SVTH : HÀ THỊ KIỀU HẠNH
MSSV : K154080758

TP. HCM, THÁNG 03/2019

1


MỤC LỤC
DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU .................................................................................. iii
DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ .................................................................iv
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ..................................................... v
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM
PHƯƠNG VIỆT ............................................................................................................... 3
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển doanh nghiệp ....................................................... 3
1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp ............................................................... 3
1.3. Các lĩnh vực kinh doanh ......................................................................................... 4
1.4. Định hướng phát triển ............................................................................................. 4
1.5. Tình hình hoạt động của cơng ty trong khoảng thời gian 2015-2018 ....................... 4
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT .......................................... 7
2.1. Phân tích hoạt động cung ứng hàng nhập khẩu tại công ty ...................................... 7
2.1.1. Lập kế hoạch cung ứng hàng hóa nhập khẩu ..................................................... 7
2.1.2. Tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hóa ............................................................. 9
2.1.3. Nhập kho và cấp phát hàng hóa ...................................................................... 16
2.1.4. Quản trị sau cung ứng ..................................................................................... 17
2.2. Đánh giá công tác quản trị cung ứng thiết bị công nghiệp tại Công ty Cổ phần Công
Nghệ Nam Phương Việt .............................................................................................. 18
2.2.1. Ưu điểm ......................................................................................................... 18
2.2.2. Nhược điểm .................................................................................................... 19
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG HÀNG
NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT ......... 22
3.1. Hoàn thiện hoạt động nghiên cứu nhu cầu thị trường và nhà cung cấp .................. 22
3.2. Hồn thiện cơng tác nhập khẩu hàng hóa .............................................................. 23
3.3. Hồn thiện cơng tác quản trị hàng hóa trong kho .................................................. 24
3.4. Hồn thiện công tác quản trị sau cung ứng ............................................................ 24
KẾT LUẬN .................................................................................................................... 25
i


DANH MỤC TÀI LIỆU THANH KHẢO ...................................................................... 26
PHỤ LỤC ....................................................................................................................... 27
Phụ lục 1: Quy trình nhập kho tại CT CP CN Nam Phương Việt ................................. 27
Phụ lục 2: Quy trình xuất kho tại CT CP CN Nam Phương Việt .................................. 27
Phụ lục 3: Hóa đơn thương mại ................................................................................... 28
Phụ lục 4: Hóa đơn chiếu lệ ......................................................................................... 29
Phụ lục 5: Bảng kê chi tiết hàng hóa ............................................................................ 30
Phụ lục 6: Vận đơn đường biển ................................................................................... 31
Phụ lục 7: Chứng nhận chất lượng và số lượng ............................................................ 32

ii


DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP Công Nghệ Nam (2016 – 2018)
........................................................................................................................................ 5
Bảng 1.2: Tỷ trọng chi phí so với doanh thu và tỷ suất sinh lời trên doanh thu của CT
Nam Phương Việt (2016 – 2018) ..................................................................................... 6
Bảng 2.1: Thống kê giá trị dự án tổn thất do thiếu hụt hàng hóa (2016 – 2018) ................ 8
Bảng 2.2: Các mặt hàng nhập khẩu chính tại Cơng ty Cổ phần Công Nghệ Nam
Phương Việt (2016 – 2018) ............................................................................................ 10
Bảng 2.3: Các nhà cung cấp chính của cơng ty tại nước ngồi ....................................... 11
Bảng 2.4: Thống kê tình hình sử dụng các điều khoản thương mại Incoterm.................. 15

iii


DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty CP CN Nam Phương Việt ........................................... 4
Hình 2.1: Quy trình cung ứng hàng nhập khẩu tại cơng ty Nam Phương Việt .................. 7
Hình 2.2: Tỷ trọng nhập khẩu biến tần theo kim ngạch từ các nhà cung cấp năm 2018 .. 12

iv


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ

Nghĩa của từ viết tắt

STT Từ viết tắt Tên tiếng Anh

Tiền hàng và cước phí

1

CFR

2

CN

3

Co., Ltd:

4

CP

Cổ phần

5

CT

Cơng ty

6

EXW

EX Works

Giá xuất xưởng

7

FIFO

First in first out

Nhập trước xuất trước

8

FOB

Free On Board

Giao lên tàu

Forwarder

Công ty giao nhận vận tải

9

Cost and freight

Công nghệ

Limited Company

Công ty Trách nhiệm Hữu hạn

10

GVHD

11

INC

Incorporation

Tập đoàn

12

Incoterm

International Commercial
Terms

Điều khoản Thương mại Quốc tế

13

JSC

Joint-stock Company

Công ty Cổ phần

14

KPI

Key Performance
Indicator

Chỉ số đánh giá thực hiện cơng việc

15

L/C

Letter of Credit

Tín dụng thư

16

MSSV

17

Giảng viên hướng dẫn

Mã số sinh viên
Thiết bị tự động có sử dụng lõi cảm

biến điều khiển hoạt động máy

Servo

18

SVTH

Sinh viên thực hiện

19

TC-KT

Tài chính – Kế toán
v


20

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

21

TP

Trưởng phòng

22

T/T

23

VNĐ

Chuyển tiền bằng điện

Telephraphic Transfer

Việt Nam Đồng

vi


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Trong thương mại quốc tế, nếu xuất khẩu đem lại nguồn thu ngoại tệ cho đất nước thì hoạt
động nhập khẩu lại tác động tích cực đến sự khai thác tiềm năng tài nguyên và khoa học kỹ
thuật, tiếp thu những tiến bộ, điểm mạnh của nước ngồi. Mua sắm hàng hóa và dịch vụ từ
nước ngoài giúp thúc đẩy nhanh quá trình cơng nghiệp hố, hiện đại hố, đẩy nhanh nhịp
độ tăng trưởng kinh tế, bổ sung nguồn tư liệu sản xuất, và bổ sung quỹ hàng hố tiêu dùng,
góp phần ổn định và cải thiện đời sống nhân dân, thực hiện các mục tiêu cơ bản về kinh tế
- xã hội của đất nước. Việc nhập mua thiết bị, công nghệ tiên tiến, vật tư để phát triển sản
xuất làm thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng cơng nghiệp hố, hiện đại hố.
Trong q trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt (sau đây gọi
tắt là Công ty Nam Phương Việt), một công ty hoạt động trong lĩnh vực điện – tự động hóa
cơng nghiệp, tác giả đã có cơ hội trải nghiệm thực tế và hiểu rõ hơn hoạt động kinh doanh

của cơng ty và đặc biệt là vai trị của công tác quản lý nguồn cung đối với hoạt động của
công ty, cũng như vận dụng những kiến thức và kỹ năng đã được trang bị trong trường đại
học vào môi trường thực tế. Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động cung ứng hàng nhập
khẩu của công ty, tác giả đã chọn đề tài “PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG
ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG
VIỆT” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Tác giả sẽ đánh giá hoạt động quản trị cung ứng
hàng nhập khẩu tại công ty qua ba năm hoạt động 2016-2018 để từ đó đề ra những giải
pháp khả thi cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị cung ứng của công ty trong thời
gian tiếp theo.
2.

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài là tập trung phân tích cơng tác quản trị cung ứng hàng nhập khẩu tại
Công ty Nam Phương Việt từ giai đoạn lên kế hoạch cung ứng hàng nhập khẩu cho đến
quản trị sau cung ứng nhằm đưa ra đề xuất để phát huy các điểm mạnh hiện có và cải thiện
điểm yếu, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động tại công ty.
3. Phương pháp nghiên cứu
Tác giả thực hiện chuyên đề sử dụng chủ yếu phương pháp so sánh tuyệt đối và tương đối
dựa vào các số liệu thứ cấp có được lấy từ báo cáo tài chính và báo cáo tổng hợp hoạt động
của cơng ty qua các năm. Ngồi ra, tác giả cũng quan sát, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ
cung ứng tại công ty để đưa ra những đánh giá và phân tích phù hợp với thực tiễn. Báo cáo
cịn sử dụng một số thơng tin và dữ liệu từ những nguồn tin cậy khác.
4. Hạn chế của đề tài
Do khoảng thời gian thực hiện thực tập ngắn và số liệu thực tế từ cơng ty cịn hạn chế nên
việc phân tích có thể chưa đầy đủ. Bên cạnh đó, kiến thức và kinh nghiệm của tác giả còn
hạn chế nên những đánh giá và kết quả đưa ra có thể cịn thiếu sót.
5. Kết cấu của đề tài
Bên cạnh Lời mở đầu và phần Kết luận, đề tài có bố cục gồm 3 chương như sau:
1

Chương 1: Giới thiệu chung về công ty Cổ Phần Cơng Nghệ Nam Phương Việt
Chương 2: Phân tích hoạt động cung ứng hàng nhập khẩu tại công ty Cổ Phần Cơng Nghệ
Nam Phương Việt.
Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị cung ứng hàng nhập khẩu tại công ty Cổ
Phần Công Nghệ Nam Phương Việt
6. Mô tả vị trí thực tập
Tác giả đã thực tập tại cơng ty Cổ Phần Cơng Nghệ Nam Phương Việt tại vị trí Nhân viên
Mua hàng thuộc phòng Cung ứng và Logistics của công ty trong khoảng thời gian từ ngày
25/12/2018 đến ngày 30/03/2018. Tác giả có nhiệm vụ thực hiện các cơng việc của Bộ phận
mua hàng như nhận và xem xét nhu cầu ung ứng hàng hóa từ các bộ phận - phịng ban, tìm
kiếm và liên hệ nhà Cung ứng, đánh giá và lựa chọn nhà Cung ứng, tổ chức thực hiện đơn
hàng nhập khẩu...

2


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ NAM
PHƯƠNG VIỆT
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển doanh nghiệp
Một số thông tin chung về công ty:
Tên tổ chức: Công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt
Tên tiếng Anh: Nam Phuong Viet Technology JSC Company
Mã số thuế: 0310201404
Trụ sở chính: 20A Phan Chu Trinh, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TP Hồ Chí Minh
Tel: (84-28) 6255 8597 - 6267 1796 - 6267 7939 - 6267 5759
Fax: (84-28) 6255 8747
Email:
Website: www.namphuongviet.vn

Công ty Cổ Phần Công Nghệ Nam Phương Việt (dưới đây gọi tắt là Công ty Nam Phương
Việt) tiền thân là Công ty TNHH Nam Phương Việt được thành lập vào năm 2010 và đến
năm 2016 thì chuyển đổi thành cơng ty Cổ Phần, là nhà cung cấp chuyên nghiệp, uy tín các
sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, giải pháp kỹ thuật tối ưu cho khách hàng, đối tác
trong lĩnh vực điện công nghiệp và tự động hóa cơng nghiệp. Vào lúc làm lập, cơng ty chỉ
có trụ sở chính tại hành phố Hồ Chí Minh với 10 nhân sự và hiện nay đã tăng lên 86 công
nhân viên.
Tháng 11/2013 Công ty Nam Phương Việt đã thành lập văn phòng đại diện tại Hà
Nội để mở rộng thị trường, đáp ứng các nhu cầu hàng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ
cho mạng lưới khách hàng tại các tỉnh thành miền Bắc.
Tháng 3/2017, công ty mở rộng hoạt động kinh doanh và thành lập nhà máy Thang máy
cáp cùng nhà máy Tủ bảng điện giúp phục vụ và cung cấp những sản phẩm tủ điện hạ thế,
tủ điện trung thế, thang và máng cáp với chất lượng đồng nhất đáp ứng nhu cầu lớn của
khách hàng.
1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức của công ty Nam Phương Việt khá tinh gọn, gồm có 4 phịng ban: phịng
Kinh doanh, Tài chính và Kế tốn, Hành chính và Nhân sự, Cung ứng và Logistics cùng
với Bộ phận sản xuất. Bộ máy tổ chức sắp xếp theo chức vụ, những bộ phận ở trên có quyền
hạn cao hơn bộ phận ở dưới, những bộ phận ngang hàng có quyền hạn ngang nhau. Ban
Giám Đốc quản lý trực tiếp các Phòng và Bộ phận chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng,
Phòng Tài chính và Kế tốn, Phịng Hành chính và Nhân sự, Bộ phận Sản xuất, Phòng Cung
ứng và Logistics (Xem Hình 1.1). Tổng giám đốc có chức vụ cao nhất, cùng với phó tổng
giám đốc có vai trị quản lý các trưởng phòng, tiếp đến trưởng các phòng ban trực tiếp quản
lý nhân viên thuộc phịng ban của mình. Mơ hình này giúp ban giám đốc dễ dàng giám sát,

3


quản lý các phòng ban và giúp phân rõ vai trò trách nhiệm của các thành viên khi thực hiện
mục tiêu chung, dễ dàng chia nhiệm vụ cho từng bộ phận và cá nhân.

Tổng Giám
đốc
Phó Tổng
Giám đốc

Phịng Kinh
doanh

Phịng Tài
chính và Kế
tốn

Phịng Hành
chính và
Nhân sự

Phịng Cung
ứng và
Logistics

Bộ phận
Sản xuất

Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty CP CN Nam Phương Việt
Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty CP CN Nam Phương Việt (2018)
Trong đó, Phịng Cung ứng và Logistics có vai trị quản lý đặt hàng, doanh mục hàng hóa
sản xuất kinh doanh và công việc xuất nhập khẩu gồm các nghiệp vụ ngoại thương, chất
lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, điều hành kho bãi và vận chuyển hàng, cùng với việc kiểm
sốt tình trạng tồn kho hàng hóa, tăng vịng quay hàng tồn kho kết hợp đảm bảo tiến độ
cung cấp hàng hóa cho khách hàng. Hoạt động quản trị cung ứng hàng nhập khẩu được

phân tích trong đề tài này chủ yếu được thực hiện bởi phòng Cung ứng và Logistics hoặc
có sự tham gia kết hợp thực hiện của bộ phận này.
1.3. Các lĩnh vực kinh doanh
Công ty Nam Phương Việt hoạt động trong lĩnh vực điều khiển tự động hóa nhà máy, điện
cơng nghiệp với các hoạt động kinh doanh chính:
-

Cung cấp thiết bị cơng nghiệp
Sản xuất kinh doanh tủ điện, thang máy – máng cáp.

1.4. Định hướng phát triển
Trong giai đoạn 2019-2025, công ty tiếp tục theo đuổi các chiến lược chính trong chính
sách phát triển với mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết
bị điện – tự động hóa công nghiệp, là nhà cung cấp thiết bị và các giải pháp truyền động,
tích hợp hệ thống đo lường và điều khiển tự động số 1 tại Việt Nam, mở rộng mạng lưới
cung cấp sản phẩm và dịch vụ trên toàn quốc, đầu tư trang thiết bị nhằm hiện đại hoá nhà
máy sản xuất, nâng cao năng suất cũng như khả năng phục vụ khách hàng.
1.5. Tình hình hoạt động của công ty trong khoảng thời gian 2015-2018
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong khoảng thời gian 2015-2018 được thể hiện
chi tiết trong bảng 1.1:
4


Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP Cơng Nghệ Nam (2016 –
2018)
Đơn vị tính: Nghìn đồng
2016

2017

2018

Doanh thu

34,246,244 49,217,364

43.72% 73,324,528

48.98%

- Cung cấp thiết bị
- Cung cấp tủ điện,
thang cáp

25,573,923 30,058,392

17.54% 40,773,618

35.65%

Chi Phí

26,341,238 34,430,007

30.71% 49,628,300

44.14%

- Chi phí nhập khẩu

10,482,647 17,034,573

62.50% 27,839,692

63.43%

7,905,005 14,787,357

87.06% 23,696,228

60.25%

Lợi Nhuận

4,848,247 13,582,058 180.14% 27,946,281 105.76%

Nguồn: Phịng Tài chính và Kế tốn (2016 – 2018)
Nhìn chung, hoạt động kinh doanh của công ty từ 2016 đến 2018 có sự tăng trưởng đáng
kể, doanh thu, chi phí và lợi nhuận của cơng ty đều có sự gia tăng qua các năm.
Chi phí tăng xuất phát từ gia tăng trong giá vốn hàng bán, chi phí phục vụ hoạt động kinh
doanh, chi phí đầu tư cơ sở sản xuất. trong đó chi phí nhập khẩu trong 3 năm 2016 đến 2018
chiếm tỷ trọng lần lượt là 39.80%, 49.48% và 56.10% cho thấy nhập khẩu giữ vai trò quan
trọng đối với hoạt động của công ty và vai trị đó đang ngày càng tăng cao, khi các mặt
hàng kinh doanh, vật tư phục vụ sản xuất của công ty chủ yếu là hàng nhập khẩu. Tốc độ
gia tăng chi phí thấp hơn tốc độ gia tăng của doanh thu (bảng 1.1) cho thấy việc gia tăng
chi phí khơng phải là dấu hiệu xấu do quản trị chưa tốt về chi phí, mà là do mở rộng hoạt
động kinh doanh. Năm 2017, công ty thành lập 2 nhà máy sản xuất tại Hóc mơn và tiếp
mục mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động tại nhà máy vào năm 2018 làm cho chi phí
gia tăng đáng kể, cụ thể, tổng đầu tư cho sự thành lập nhà máy vào năm 2017 là 6 tỷ VND
và tiếp tục đầu tư 11 tỷ vào năm 2018. Nhà máy của công ty được thi cơng đơn giản và

nhanh chóng bằng cách lắp thêm các vách ngăn cách bằng ván ép, mica để phân chia khu
vực từ cơ sở nhà máy có sẵn được th ngồi, do đó chi phí đầu tư chủ yếu đến từ mua sắm,
nhập khẩu máy móc trang thiết bị và thành lập đội ngũ công nhân viên, kỹ sư để điều hành
hoạt động của nhà máy nên nhanh chóng đi vào hoạt động và mang lại doanh thu.
Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ việc kinh doanh thiết bị điện công nghiệp và thi công
tủ điện, thang máy và thang máng cáp cho các dự án, cơng trình. Năm 2017, doanh thu của
cơng ty tăng 43.72% so với năm 2016. Mặc dù chưa đặt được mục tiêu doanh thu năm 2018
là 80 tỷ VND, doanh thu thực tế đạt được của cơng ty vẫn có sự gia tăng đáng kể là 48,98%
so với năm 2017. Nhờ đội ngũ nhân viên kinh doanh của công ty làm việc ngày càng hiệu
5


quả, bên cạnh duy trì các khách hàng hiện có, cịn đẩy mạnh tìm kiếm và xây dựng quan hệ
với khách hàng mới, trong giai đoạn 2016-2018 danh sách khách hàng có mang đến doanh
thu thực tế của cơng ty đã tăng thêm 29 đối tác, trong đó có 14 đối tác trở thành khách hàng
thường xuyên, duy trì mua hàng hóa, dịch vụ ít nhất 4 đơn hàng và 3 đối tác trở thành đại
lý phân phối sản phẩm của cơng ty. Bên cạnh đó hoạt động của nhà máy mới được thành
lập đã bắt đầu đem lại doanh thu, tổng số dự án tủ điện và thang mà công ty đã thi công
dưới hoạt động của 2 nhà máy này trong năm 2017 là 15 và trong năm 2018 là 23 đóng góp
lần lượt là 27.60% và 38.11% cho tổng doanh thu của công ty, và trong năm đầu nhà máy
đi vào hoạt động là 2017 đã làm doanh thu mảng cung cấp tủ điện, thang cáp tăng hơn
180%.
Tốc độ tăng trưởng của lợi nhuận rất cao, và cao hơn của doanh thu cùng chi phí. Lợi nhuận
của công ty trong năm 2017 tăng 87.06% so với năm 2016 và lợi nhuận của năm 2018 gia
tăng 60.25% so với lợi nhuận của 2017, thể hiện việc hoạt động kinh doanh của công ty
đang được quản trị rất tốt, các nhân viên kinh doanh luôn nỗ lực để giành được cơ hội thi
cơng các cơng trình, tìm kiếm khách hàng mới hay gia tăng doanh thu trên mỗi khách hàng.
Tỷ suất lợi nhuận gia tăng qua các năm và chi phí trên tổng doanh thu giảm (thể hiện trong
Bảng 1.2) cũng góp phần giúp gia tăng lợi nhuận.
Bảng 1. 2: Tỷ trọng chi phí so với doanh thu và tỷ suất sinh lời trên doanh thu của CT

Nam Phương Việt (2016 – 2018)
Đơn vị tính: %
2016

2017

2018

Chi phí/ Doanh thu

76.92%

69.96%

67.68%

Lợi nhuận/ Doanh thu

23.08%

30.04%

32.32%

Nguồn: Phịng Tài chính và Kế tốn cơng ty Nam Phương Việt (2016 - 2018)
Có thể thấy tỉ trọng chi phí trên doanh thu và tỷ suất sinh lợi trong năm 2018 khơng có sự
cải thiện q lớn so với năm 2017, và tốc độ gia tăng lợi nhuận trong năm 2018 có sự sụt
giảm so với năm 2017 (bảng 1.1). Đó là do gia tăng mà do sự gia tăng mạnh trong chi phí
đầu tư mua sắm thiết bị, tài sản dài hạn cho hai nhà máy vào năm 2018 và doanh thu trong
năm chưa đủ để bù đắp cho khoản chi phí này.

Kết luận chương 1
Chương 1 đã cung cấp những thông tin cơ bản về q trình hình thành Cơng ty Nam Phương
Việt, cơ cấu quản lý, định hướng phát triển và lĩnh vực hoạt động của cơng ty... cũng như,
phân tích và đánh giá tình hình kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2016 – 2018.
Tiếp theo đó, chương 2 sẽ đi sâu phân tích và đánh giá hoạt động cung ứng hàng nhập khẩu
tại công ty.
6


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG HÀNG NHẬP KHẨU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ NAM PHƯƠNG VIỆT
2.1. Phân tích hoạt động cung ứng hàng nhập khẩu tại cơng ty
Quy trình cung ứng hàng nhập khẩu tại cơng ty Nam Phương Việt bắt đầu từ bước lập kế
hoạch cung ứng hàng hóa nhập khẩu, sau đó tiến hành Tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng
hóa gồm các hoạt động như thương lượng, lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng, nhập kho –
cấp phát hàng hóa cho đến quản trị hàng hóa sau cung ứng.
Lập kế hoạch cung ứng hàng hóa nhập
khẩu

Tổ chức thực hiện
nhập khẩu
Nhập kho - cấp phát
hàng hóa
Quản trị sau cung
ứng
Hình 2.1: Quy trình cung ứng hàng nhập khẩu tại công ty Nam Phương Việt
Nguồn: Phịng Cung ứng và Logistics cơng ty Nam Phương Việt (2018)
2.1.1. Lập kế hoạch cung ứng hàng hóa nhập khẩu
2.1.1.1. Dự báo nhu cầu
Dự báo nhu cầu đóng vai trị vô cùng quan trọng với công ty, đặc biệt đối với mặt hàng máy

móc thiết bị cơng nghiệp cần có thời gian sản xuất lâu, quy trình nhập khẩu phức tạp, dễ
phát sinh rủi ro. Nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường cũng giúp công ty xây dựng
những kế hoạch mang tính dài hạn và bền vững. Cơng tác dự báo thường được thực hiện
vào đầu mỗi năm bởi các phịng ban có tương tác trực tiếp với thị trường tiêu thụ, giữ vai
trò ảnh hưởng đến doanh thu của cơng ty là phịng Kinh doanh và văn phòng Hà Nội. Khi
dự báo nhu cầu thị trường, các phịng ban căn cứ vào:
-

-

Báo cáo về tình hình thị trường.
Số liệu về doanh thu, đơn đặt hàng... các năm trước.
Ý kiến của các nhân viên kinh doanh dựa trên thông tin họ thu được về nhu cầu và
kế hoạch sản xuất kinh doanh của các khách hàng trọng điểm mà họ phụ trách cũng
như hành vi của các đối thủ cạnh tranh.

Tuy nhiên, dự báo nhu cầu tại công ty thường chỉ giúp đặt chỉ tiêu doanh số cho các bộ
phận bán hàng, thi công dự án, giúp định hình sơ bộ biến động của thị trường chứ chưa đưa
ra kết quả sát với tình hình thực tế. Xử lý dữ liệu phục vụ cho việc dự báo, hoạt động trao
7


đổi thông tin được thực hiện qua ứng dụng văn phịng đơn giản là Excel chứ chưa có mơ
hình dự báo chuyên biệt.
Theo thống kê tồn kho của công ty hiện nay, một nhóm hàng hóa bị đánh giá là khó tiêu
thụ có giá trị 250 triệu, mặc dù gồm các hàng hóa thuộc nhóm thế mạnh của cơng ty là biến
tần, tuy nhiên có mức cơng suất đặc biệt, ít được sử dụng rộng rãi. Lô hàng này nhập về
theo dự báo năm 2016 cho kế hoạch xây dựng nhà máy của nhóm khách hàng thuộc văn
phịng Hà Nội với tổng giá trị là 1.1 tỷ VNĐ. Trong đó, năm 2016 lượng tiêu thụ thực tế
chỉ đạt được 750 triệu VND, trong năm 2017 và 2018, dưới khuyến khích của công ty để

thanh lý lô hàng này bằng các hình thức giảm giá và hỗ trợ kỹ thuật, 100 triệu VND giá trị
hàng tiếp tục được bán đi. Tuy nhiên theo đánh giá của các nhân viên kinh doanh, 250 triệu
giá trị hàng cịn lại khó có thể được tiêu thụ trong các năm tiếp theo.
Bên cạnh dự báo dư dẫn đến tồn kho làm gia tăng chi phí lưu kho, tăng áp lực thanh toán
và làm mất chi phí cơ hội sử dụng vốn, dự báo thiếu cũng là vấn đề hiện nay công ty phải
đối mặt. Nhiều đơn hàng do không được dự báo trước dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa
cung cấp cho khách hàng, hàng về chậm hơn so với nhu cầu sản xuất kinh doanh của khách
hàng, hay tại chính cơng ty. Việc này còn tạo nên áp lực cho nhân viên của phòng Cung
ứng và Logistics khi yêu cầu đề ra phải cung ứng hàng hóa vượt nhanh hơn quy định thơng
thường, gián tiếp dẫn đến mâu thuẫn giữa bộ phận cung ứng và nhà cung cấp, các đối tác
có liên quan hay giữa nội bộ công ty như nhân viên cung ứng và nhân viên kinh doanh.
Tổng số dự án mà công ty để mất, tạo cơ hội cho các đối thủ trực tiếp trong ngành vì thiếu
hụt hàng hóa nhập khẩu để cung ứng được thống kê trong bảng sau:
Bảng 2.1: Thống kê giá trị dự án tổn thất do thiếu hụt hàng hóa (2016 – 2018)
Đơn vị tính: VNĐ
2016

2017

2018

7

5

7

3,602,375,486

3,248,207,142

4,431,704,350

Số dự án
Tổng giá trị ước tính

Nguồn: Phịng kinh doanh cơng ty Nam Phương Việt (2016 - 2018)
2.1.1.2. Lập kế hoạch nhập khẩu
Sau khi lập dự báo nhu cầu thị trường cùng phân tích khả năng phát triển, thị phần, kế hoạch
dài – trung – ngắn hạn... của công ty, nhân viên kinh doanh của các bộ phận có vai trị lập
dự báo đưa ra xu hướng tiêu dùng và tính toán lượng tiêu thụ cho năm tới. Từ kế hoạch tiêu
thụ của phòng Kinh doanh, bộ phận Sản xuất và Văn phòng Hà Nội, phòng Cung ứng lập
kế hoạch nhập khẩu theo năm và cụ thể theo từng tháng dựa vào các số liệu sau:
-

Báo cáo tình hình tồn kho.

-

Thời gian sản xuất, cấp hàng cho từng mặt hàng của nhà cung cấp.

8


-

Thời gian vận chuyển hàng hóa từ quốc gia của nhà cung cấp, làm thủ tục thông
quan nhập khẩu.

-

Khả năng thanh tốn tiền mặt của phịng Tài chính – Kế tốn, thời hạn thanh tốn/
cơng nợ của các nhà cung cấp chính.

Bảng kế hoạch nhập khẩu sau khi lập cần được gửi cho phịng Tài chính - Kế tốn và các
phịng ban liên quan. Việc mua sắm hàng hóa, vật tư tại cơng ty cần có xác nhận của Tổng
Giám đốc hoặc Trưởng phịng Tài chính – Kế tốn để thanh toán cho nhà cung cấp.
Do nhu cầu của thị trường khó xác định được và lực lượng bán hàng ln nỗ lực tìm kiếm
khách hàng mới, đạt được đơn hàng mới từ khách hàng cũ,... nên ra sai lệch giữa dự báo
nhu cầu thị trường và nhu cầu thực tế dẫn đến kế hoạch tiêu thụ từ các phòng ban và kế
hoạch nhập khẩu chưa sát với tình hình sản xuất kinh doanh thực tế. Mặc dù chưa có độ
chính xác cao, tình trạng đối lập về mục tiêu, mâu thuẫn giữa các phịng ban vẫn ln tồn
tại tại công ty cũng được giảm bớt nhờ công tác lập kế hoạch này. Phịng kinh doanh mong
muốn hàng hóa đạt chất lượng cao, được cung ứng một cách nhanh chóng, đa dạng chủng
loại với số lượng lớn để phục vụ nhu cầu của nhiều khách hàng khác nhau, phòng Tài chính
– Kế tốn có mục tiêu tối đa hóa thời hạn trả sau, tổng chi phí nhập khẩu từ giá xuất kho
hàng hóa, chi phí vận chuyển, làm thủ tục thơng quan… thấp nhất có thể trong khi phịng
Cung ứng và Logistics cần cân bằng các mong muốn đó cùng với việc hài hòa mối quan hệ
với nhà cung cấp. Việc lập kế hoạch nhập khẩu giúp phòng Cung ứng và Logistics cũng
như các bộ phận liên quan có sự chuẩn bị về nhân lực, vật lực, tài chính… phù hợp để phối
hợp thực hiện, giảm sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của cơng
ty cũng như lập được tiêu chuẩn để đánh giá tỉ lệ đạt được mục tiêu và đánh giá biến động
thị trường, rút kinh nghiệm cho những năm hoạt động tiếp theo, tạo cơ sở để đánh giá KPI
và truy cứu trách nhiệm khi xảy ra tổn thất.
2.1.2. Tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hóa
2.1.2.1. Các mặt hàng nhập khẩu chính tại Cơng ty Cổ phần Cơng Nghệ Nam Phương Việt
Hoạt động trong lĩnh vực Điện- Tự động hóa cơng nghiệp, các mặt hàng kinh doanh và thiết
bị, vật tư để phục vụ cho hoạt động sản xuất tủ bảng điện, thang máng cáp của công ty chủ
yếu là hàng nhập khẩu.
Trước đây, các mặt hàng nhập khẩu chính của cơng ty gồm có biến tần, động cơ servo và

điện trở xả phục vụ cho mục đích kinh doanh thương mại, đây là các sản phẩm mà Nam
Phương Việt đã có chỗ đứng trên thị trường được xây dựng qua 9 năm thành lập công ty,
giúp công ty chiếm 21.03% thị phần trong ngành Tự động hóa – truyền động điện Việt
Nam.
Từ khi thành lập nhà máy sản xuất tủ bảng điện và nhà máy thang, máng cáp vào năm 2017,
nhu cầu các mặt hàng nhập khẩu của công ty đang trở nên đa dạng hơn, với sự gia tăng
trong tỉ trọng nhập khẩu của máy kéo thang, thiết bị đóng cắt, cuộn kháng, và các thiết bị
nhỏ lẻ khác.

9


Bảng 2.2: Các mặt hàng nhập khẩu chính tại Cơng ty Cổ phần Công Nghệ Nam
Phương Việt (2016 – 2018)
Đơn vị tính: %
STT Dịng sản phẩm

Năm 2016

Năm 2017

Năm 2018

1

Biến tần

44%

40%

33%

2

Động cơ servo

24%

23%

16%

3

Điện trở xả

19%

13%

13%

4

Máy kéo thang

3%

10%

13%

5

Cuộn kháng

5%

7%

8%

6

Thiết bị đóng cắt

1%

3%

7%

7

Thiết bị khác

4%

4%

10%

8

Tổng

100%

100%

100%

Nguồn: Phịng Cung ứng và Logistics cơng ty Nam Phương Việt (2016-2018)
Nhờ sự đóng góp của các nhân viên kinh doanh dự án tủ điện, thang máy không ngừng tìm
kiếm và đạt được hợp đồng thi cơng cho các cơng trình xây dựng, nhà máy đang có tiềm
năng phát triển khi ngành xây dựng đang được sự hỗ trợ từ Chính phủ như Luật Nhà ở
(2014) cho phép cá nhân và doanh nghiệp nước ngoài sở hữu nhà ở tại Việt Nam, bên cạnh
đó cịn có nhu cầu mở rộng của văn phòng - kho vận khi tốc độ đơ thị hóa tại Việt Nam
khơng ngừng gia tăng trung bình 3.4%/năm (BSC Research, 2017) làm gia tăng nhu cầu thi
cơng các dự án, cơng trình với hệ thống điện và máy móc tự động, tạo điều kiện cho những
doanh nghiệp liên quan như Nam Phương Việt có cơ hội mở rộng kinh doanh. Cụ thể, hai
mặt hàng chính để phục vụ nhu cầu sản xuất này là máy kéo thang và thiết bị đóng cắt có
tỷ trọng nhập khẩu trong năm 2018 tăng lần lượt là 4.33 lần và 7 lần so với khi chưa thành
lập nhà máy vào năm 2016.
2.1.2.2. Các nhà cung cấp nước ngồi
Máy móc thiết bị là ngành hàng mà Việt Nam nhập khẩu nhiều thứ 2 trong năm 2018
(Duyên Duyên, 2019). Trong đó, Trung Quốc là thị trường lớn nhất cung cấp máy móc thiết
bị phụ tùng nhập khẩu cho Việt Nam, chiếm 12,02 tỷ USD kim ngạch nhập khẩu năm 2018
(Tổng cục Hải Quan, 2019), với rất nhiều các nhà máy sản xuất máy móc thiết bị trong

ngành cơng nghiệp điện – tự động hóa, do đó các nhà cung cấp chính của công ty Nam
Phương Việt đa phần đến từ Trung Quốc, và tập trung ở Thâm Quyến, Chiết Giang,… là
nơi tập các khu công nghiệp lớn ở Trung Quốc với vị trí địa lý thuận lợi cho việc xuất khẩu
hàng hóa khi sở hữu các cảng biển và sân bay lớn, bên cạnh đó cịn có các nhà cung cấp
10


đến từ Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc, Sungapore, Anh, Ý… Các nhà cung cấp hàng nhập
khẩu chính của cơng ty được trình bày trong bảng 2.3:
Bảng 2.3: Các nhà cung cấp chính của cơng ty tại nước ngồi:
Dịng
STT sản
phẩm

1

2

Biến
tần

Động
cơ
servo

Nhà cung cấp

Quốc gia

Trung Quốc

2014

Sau 75
ngày

Yaskawa Electric Corporation

Nhật Bản

2010

Sau 60
ngày

EU Automation Corporation

Singapore

2012

Sau 30
ngày

QMA(Shanghai) Electric Co., Ltd.,

Trung Quốc

2015

Nidec (Zhejiang) Corporation

Trung Quốc

2010

Sau 15
ngày

Estun Automation Co., Ltd.,

Trung Quốc

2011

Sau 45
ngày

Zhejiang Synmot Electrical
Technology

Trung Quốc

2016

APEX Dynamics, Inc.

Đài Loan

2013

4

Điện Shenzhen Union Electric Co., Ltd.,
trở xả
Shenzhen Sikes Electric Co.,Ltd.,

Máy
kéo
thang

Điều
kiện
thanh
toán

Shenzhen V&T Technologies Co.,
Ltd.

Shanghai Sunchu Electromechanical
Trung Quốc
Device Co., Ltd.,
3

Năm
thiết
lập
quan hệ

Sau 15

ngày
Sau 15
ngày

2014
Sau 30
ngày

Trung Quốc

2018

Trung Quốc

2012

KINETEK De Sheng (Shunde,
Foshan) Motor Co., Ltd.,

Trung Quốc

2014

Sau 15
ngày

BEDFORD（Quanzhou) Electronic
Co., Ltd.,

Trung Quốc

2016

Sau 45
ngày

TRIPOLEMAX Co., Ltd.,

Hàn Quốc

2017

Nguồn: Phòng cung ứng và Logistics (2018)

11


Để tối thiểu hóa chi phí giá vốn cũng như tăng hiệu quả hoạt động, công ty thiết lập quan
hệ và mua hàng trực tiếp từ các công ty sản xuất, trong các nhà cung cấp chính của cơng ty
hiện nay, chỉ có EU Automation Corporation là cơng ty thương mại, cung cấp sản phẩm
của nhiều thương hiệu khác nhau. Mặc dù các sản phẩm này cũng có mặt tại Việt Nam và
các nguồn cung khác, việc nhập khẩu trực tiếp và trở thành nhà phân phối chính của các
thương hiệu này tại thị trường Việt Nam giúp công ty nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường,
ngồi Văn phịng tại Hà Nội, công ty đã ký hợp đồng với 6 công ty trước đây từng là đối
thủ cạnh trang và tạo nên hệ thống đại lý ủy quyền trên khắp cả nước.
Sản phẩm chủ chốt hiện tại của công ty là Biến tần nên tỷ trọng nhập khẩu cao nhất với kim
ngạch nhập khẩu hơn 9 tỷ VNĐ vào năm 2018 và có nhiều nhà cung cấp nhất để cung cấp
đủ hàng và tránh rủi ro. Trước đây nhà cung cấp lớn nhất cho mặt hàng này là Yaskawa
Electric. Tuy nhiên kể từ năm 2016, khi mối quan hệ của Nam Phương Việt và V&T
Technology trở nên ổn định, 2 bên đã xây dựng được tầm nhìn chung đối với thị trường

biến tần tại Việt Nam, cũng như việc Nam Phương Việt đã trở thành nhà phân đối độc
quyền, cam kết sản lượng tiêu thụ tối thiểu và đạt được nhiều ưu đãi trong thanh toán, bảo
hành sản phẩm của V&T Technology thì đối tác này đã giữ vị trí cung cấp biến tần lớn nhất
cho công ty chiếm 33% tỷ lệ kim ngạch nhập khẩu biến tần vào năm 2018. Tiếp đến là
Yaskawa Electric với 27%, EUA với 19%, QMA 9% và Nidec 8%.

V&T Technology
Yaskawa Electric
EUA
QMA
Nidec
Khác

Hình 2.2: Tỷ trọng nhập khẩu biến tần theo kim ngạch từ các nhà cung cấp năm 2018
Nguồn: Phịng Cung ứng và Logistics (2018)
Ngồi biến tần thì động cơ servo cũng là sản phẩm có lượng tiêu thụ nhiều nên công ty
cũng lập mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp hơn. Các sản phẩm cịn lại, nhu cầu ít hơn
nên số nhà cung cấp cũng ít hơn. Đối với mặt hàng Điện trở xả, từ 2012 công ty chủ yếu
hợp tác với 1 nhà cung cấp chính là Shenzhen Sikes Electric tuy nhiên vào năm 2018 danh
sách nhà cung cấp chính cho mặt hàng này đã xuất hiện thêm Shenzhen Union Electric với
12


vị trí ưu tiên hơn, nhờ vào chính sách thanh toán tốt hơn được thành lập. Ở mặt hàng máy
kéo thang, do dự báo nhu cầu gia tăng sau khi thành lập nhà máy sản xuất, công ty đã lập
thêm quan hệ với nhiều nhà cung cấp hơn trong đó có BEDFORD (Quanzhou) Electronic
vào năm 2016 và TRIPOLEMAX vào năm 2017. Mặc dù đã đạt được thỏa thuận thanh toán
ưu đãi hơn của nhà cung cấp BEDFORD (Quanzhou) Electronic so với nhà cung cấp vốn
có là KINETEK De Sheng Motor, nhưng BEDFORD (Quanzhou) Electronic khơng được
xếp ở vị trí hàng đầu trong danh sách nhà cung cấp Máy kéo thang là do việc ưu tiên lựa

chọn nhà cung cấp tại cơng ty cịn cần dựa vào nhiều yếu tố quan trọng khác như chất lượng
Máy kéo thang của KINETEK De Sheng Motor đã được đánh giá cao trên thị trường và
qua thẩm định lâu dài của chính các nhân viên kỹ thuật của công ty, cũng như sự tin tưởng
qua mối quan hệ lâu dài vốn có và niềm tin vào sự thành cơng trong kế hoạch đàm phán để
có được chính sách tốt hơn sắp tới của cơng ty đối với KINETEK De Sheng Motor.
Nhìn chung số nhà cung cấp của cơng ty cịn ít giúp việc quản trị nhà cung cấp trở nên
thuận lợi và mục tiêu tạo dựng quan hệ thân thiết với nhà cung cấp được các nhân viên mua
hàng chú trọng thực hiện. Tuy nhiên, việc này khiến cho tình hình sản xuất, kinh doanh của
cơng ty có thể chịu sự phụ thuộc vào tình hình cung ứng của nhà cung cấp. Các nhân viên
mua hàng ln phải tính đến thời gian sản xuất, cung ứng của nhà cung cấp để lên kế hoạch
đặt hàng, phải duy trì liên lạc với nhà cung cấp thường xuyên để nắm được tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của đối tác, việc này đặc biệt quan trọng đối với các nhà cung
cấp ở nước ngoài, với nền văn hóa và hệ thống luật pháp khác. Một ví dụ thực tiễn về vấn
đề này tại công ty Nam Phương Việt, khi nhà cung cấp EUA có trụ sở chính tại Singapore
nhưng có kho vận ở nhiều nơi trên thế giới. Vào tháng 12/2018, nhân viên kinh doanh của
Nam Phương Việt đã chốt đơn hàng và cam kết thời gian giao hàng cho người mua dựa
theo bảng thời gian cung ứng được lưu hành nội bộ của công ty. Đây là mặt hàng biến tần
thường được cung cấp bởi EUA và Nam Phương Việt tiến hành nhập khẩu trực tiếp từ chi
nhánh của EUA ở Anh Quốc. Tuy nhiên do kỳ nghỉ Giáng sinh ở Anh Quốc nên tiến độ
nhập hàng về và giao cho khách hàng đã bị đẩy lùi 10 ngày so với cam kết ban đầu, làm
giảm uy tín của chính cơng ty Nam Phương Việt và hoạt động sản xuất của đối tác. Việc
này không chỉ làm rõ hạn chế của danh sách nhà cung cấp ít, mà cịn cho thấy vai trị của
việc nắm rõ tình hình, mơi trường hoạt động của nhà cung cấp. Ví dụ này cũng chỉ ra sự
thiếu liên kết và chia sẻ thơng tin giữa các phịng ban tại cơng ty Nam Phương Việt. Nhân
viên phịng Cung ứng và Logistics chỉ nắm được nhu cầu hàng hóa cụ thể khi đơn hàng đã
được chốt bởi phòng Kinh doanh và nhân viên phịng Kinh doanh khơng nắm được nghiệp
vụ, những thơng tin thay đổi từ phịng Cung ứng và Logistics để có sự phối hợp, cùng đưa
ra phương án giải quyết tối ưu.
Trong trường hợp lập dự báo sai dẫn đến thiếu hụt hàng hóa, danh sách nhà cung cấp ít
cũng góp phần gây khó khăn trong việc linh hoạt tìm kiếm nguồn hàng thay thế, nhân viên

mua hàng phải thực hiện tìm kiếm nhà cung cấp mới và tiến hành nhiều bước thương lượng
mới được ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp hoặc phải thuyết phục được nhà cung cấp
hiện có đẩy nhanh tiến độ, ưu tiên cung cấp hàng cho công ty. Trường hợp nhà cung cấp
nắm được nhược điểm này của cơng ty cũng có thể dẫn đến chuyện nhà cung cấp ép giá,
làm cho công tác cung ứng hàng trở nên khó khăn hơn. Việc này tạo nên lượng công việc
13


và áp lực lớn cho phòng Cung ứng và Logistics khi số nhân viên mua hàng nước ngoài và
phụ trách cơng tác nhập khẩu cịn ít (2 nhân viên).
2.1.2.3. Q trình thương lượng và đặt hàng
Dựa vào kế hoạch nhập khẩu hoặc đề nghị mua hàng từ các phòng ban, nhân viên mua hàng
tiến hành lập đơn hàng. Nếu đó là các mặt hàng được chỉ định thương hiệu cụ thể thuộc các
nhà cung cấp chính của cơng ty – là những đối tác đã có mối quan hệ làm ăn
lâu dài, ký kết hợp tác phân phối nên quá trình thương lượng và đặt hàng khơng phức tạp
mà hết sức đơn giản. Dựa vào bảng giá niêm yết cùng mức chiết khấu, điều khoản thanh
toán và thời gian giao hàng đã thỏa thuận ban đầu với nhà cung cấp, nhân viên mua hàng
lập đơn hàng và gửi cho nhà cung cấp sau khi có ký duyệt của Trưởng phịng và Tổng Giám
đốc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, nhân viên mua hàng cần đề nghị nhà
cung cấp giảm giá dựa vào tình hình cạnh tranh của thị trường.
Trong trường hợp thời gian cung ứng của nhà cung cấp chính khơng đáp ứng được u cầu
hàng hóa đột xuất tại công ty, cũng như đối với các đề nghị mua hàng khác, các mặt hàng
không thường xuyên, nhân viên mua hàng cần tìm kiếm và thương lượng với khoảng 3 nhà
cung cấp và đảm bảo tuyển chọn được nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chí sau để tiến hành
đặt hàng: hàng hóa đúng chủng loại; xuất xứ; giá tốt nhất/ đảm bảo tỷ suất lợi nhuận tối
thiểu; đáp ứng nhanh nhất/ đáp ứng đúng tiến độ theo yêu cầu; điều khoản giao dịch thương
mại (thanh toán, dịch vụ, bảo hành...) cạnh tranh nhất; tiền sử giao dịch tốt…
Có thể thấy các tiêu chí chính để lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp tại công ty cịn đơn
giản và chưa có chiều sâu, chủ yếu gồm những thơng tin cho chính đối tác cung cấp và dựa
vào kinh nghiệm giao dịch trong quá khứ mà chưa có đánh giá sâu về nhà cung cấp qua các

yếu tố như các khách hàng hiện hữu khác, quy mô thị trường của nhà cung cấp, công nghệ
mà đối tác đang ứng dụng có tác động như thế nào đến quy trình sản xuất, chất lượng của
thành phẩm, lịch sử hình thành và phát triển, khả năng cung ứng hàng hóa và tạo lập quan
hệ trong dài hạn. Một yếu tố quan trọng khác mà các nhân viên mua hàng thường khơng
chú trọng đến là chất lượng hàng hóa. Vì các nhân viên mua hàng nước ngoài hiện nay được
bổ nhiệm vị trí dựa trên năng lực ngoại ngữ, khả năng giao dịch và đàm phán với nhà cung
cấp để đạt mục tiêu tối thiểu hóa chi phí chứ khơng được đào tạo chun mơn về phẩm
chất, đặc tính kỹ thuật của các sản phẩm mà công ty đang thực hiện nhập khẩu mà chỉ yêu
cầu sự hỗ trợ của nhân viên kỹ thuật khi có nhu cầu. Do đó, nhân viên mua hàng khi giao
dịch chỉ chủ yếu quan tâm đến lựa chọn nhà cung cấp có giá và điều khoản giao dịch tốt
nhất, với tiêu chí là đối tác cung cấp đúng sản phẩm với những thông số kỹ thuật mà nhân
viên mua hàng được cung cấp khi nhận được yêu cầu cung ứng hàng hóa chứ chưa thực sự
hiểu rõ về chất lượng và đặc điểm của loại hàng hóa đang được giao dịch.
2.1.2.4. Quản lý tiến trình thực hiện đơn hàng
Phịng Cung ứng và Logistics chịu toàn bộ trách nhiệm về các vấn đề nhập khẩu tại công
ty. Sau khi xác nhận đơn hàng/ ký kết hợp đồng mua bán, nhân viên cung ứng cần giám sát
tiến độ thanh tốn tạm ứng hoặc thanh tốn cơng nợ nếu có cho nhà cung cấp nhằm phù
hợp điều kiện mua hàng, đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với đối tác và tránh trì trệ các đơn
14


hàng về sau cũng như theo dõi tiến trình thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp, công ty chủ
yếu sử dụng phương thức T/T để thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài bằng đồng USD,
đối với một số trường hợp đặc biệt cơng ty phải thanh tốn thơng qua bên thứ 3 bằng nội tệ
của nhà cung cấp như sử dụng dịch vụ của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại
Sinbad Việt Nam để thanh toán RMB cho đối tác Trung Quốc, tùy thuộc vào mối quan hệ
với nhà cung cấp hoặc thỏa thuận của mỗi đơn hàng mà phịng kế tốn thực hiện thanh tốn
T/T trả trước hay trả sau tương ứng. Phương thức thanh tốn T/T giúp cơng ty tốn phí giao
dịch thấp, khơng bị đọng vốn ký quỹ. Tuy nhiên đối với những nhà cung cấp mới, những
đối tác chưa có lịch sử giao dịch lâu dài, công ty thường phải tiến hành trả trước và thanh

toán T/T dẫn đến rủi ro là người xuất khẩu không thực hiện đúng thỏa thuận ban đầu. Mặc
dù chưa có trường hợp nhà cung cấp khơng gửi hàng hay hàng hóa chậm trễ trong trường
hợp này, nhưng việc trả trước làm cho công ty không thể đảm bảo trách nhiệm của nhà
cung cấp khi có những vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng.
Nhân viên cung ứng có nhiệm vụ đảm bảo đối tác thực hiện đúng với các thỏa thuận ban
đầu, xử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng liên quan đến tiến độ giao hàng,
thông số kỹ thuật, mã hàng chuyển đổi, chứng từ phát sinh…
Tùy thuộc vào điều kiện hay tập quán thương mại đã thống nhất, cần yêu cầu đối tác cung
cấp các chứng từ cần thiết, các chứng từ được yêu cầu theo hợp đồng và lịch giao hàng cụ
thể, ngày tàu chạy, thông tin hãng tàu, đơn vị Forwarder hoặc ngược lại nhằm thuận tiện
phối hợp xử lý nghiệp vụ xuất – nhập khẩu hàng hóa.
Bảng 2.4: Thống kê tình hình sử dụng các điều khoản thương mại Incoterm
Đơn vị tính: Lơ hàng
2016

2017

2018

EXW

54

63

75

FOB

16

20

27

CFR

22

15

24

Khác

5

7

5

Tổng

97

105

131

Nguồn: Phịng Cung ứng và Logistics (2016 – 2018)

Hiện tại công ty chủ yếu sử dụng điều kiện giao hàng EXW với thủ tục nhập khẩu và thông
quan được hỗ trợ thực hiện bởi đơn vị forwarder thuê ngoài. Nhược điểm của điều kiện giá
EXW là công ty phải chịu nhiều rủi ro trong q trình vận chuyển, làm thủ tục thơng quan
hàng hóa. Tuy nhiên khi mua hàng theo giá EXW thường rẻ hơn so với các điều kiện khác
như FOB, CFR… cơng ty có thể tự nắm bắt các khoản phí khi đã thỏa thuận với Forwarder,
sẽ tiết kiệm chi phí hơn, tránh các rủi ro phát sinh nếu có sự can thiệp của bên thứ ba, có
15


thể chủ động trong tất cả các bước từ việc nhà cung cấp giao hàng tại kho, nắm rõ tình hình
vận chuyển, chủ động về chi phí, phương tiện vận chuyển sao cho hiệu quả và mang lại lợi
ích cao nhất. Từ đó đưa ra được kế hoạch bán hàng và giao hàng cho khách hàng hợp lý.
Mặc dù nghiệp vụ nhập khẩu, thơng quan được th ngồi, nhân viên cung ứng vẫn cần
theo dõi lịch trình hàng đến cảng, giám sát q trình thơng quan của đơn vị forwarder cũng
như hỗ trợ cung cấp bộ chứng từ đầy đủ nhằm hợp lệ hóa q trình thơng quan, chỉ đạo q
trình vận chuyển hàng hóa từ cảng vụ đến kho cơng ty an tồn và kịp thời, do khoảng cách
tương đối ngắn từ cảng đến kho công ty hay đến nhà máy sản xuất ở ngoại thành thành phố
nên hiện nay chưa có ghi nhận nào về tổn thất, hư hỏng hàng hóa xảy ra trong q trình vận
chuyển nội địa. Tuy nhiên có thể thấy, cơng ty thường bỏ qua việc mua bảo hiểm cho các
lô hàng, trong khi các mặt hàng mà công ty tiến hành nhập khẩu thường là máy móc thiết
bị có giá trị cao, trong năm 2018 giá trị trung bình của một lơ hàng nhập khẩu khoảng 212
triệu, với tổng kim ngạch nhập khẩu là gần 28 tỷ VND.
Các chứng từ cần gửi cho forwarder tiến hành thơng quan tại cơng ty thường có: Tờ khai
hải quan và phụ lục, Hoá đơn thương mại, Bảng kê chi tiết hàng hoá nhập khẩu, Vận đơn
đường biển/ đường không, Thông báo hàng đến, Các chứng từ khác như: Giấy chứng nhận
xuất xứ, Giấy chứng nhận chất lượng, hợp đồng mua bảo hiểm, Giấy giấy thiệu của công
ty cho đơn vị forwarder… (Phụ lục 3 đến Phụ lục 8)
Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho của công ty, Thủ kho dưới sự hỗ trợ của Nhân viên
đảm nhận đơn hàng đó, trực tiếp nhận hàng hóa và kiểm tra tính chính xác của đơn hàng
gồm chủng loại, số lượng, xuất xứ, mã sản phẩm, chứng từ hóa đơn, phụ kiện kèm theo…

Nhân viên mua hàng có thể yêu cầu Nhân viên Kỹ thuật, bộ phận/ cá nhân đề nghị mua
hàng trực tiếp kiểm tra và thẩm định hàng hóa nếu nhận thấy có bất kỳ vấn đề nào cịn hồi
nghi về chất lượng, tính năng của hàng hóa. Nếu hàng hóa đáp ứng đúng quy cách thì tiến
hành nhập kho, viết mã hàng hóa và hiệu chỉnh vào sổ sách lưu kho. Nếu không, Nhân viên
Mua hàng cần làm việc với Nhà cung cấp để đổi, trả hàng hay gửi bổ sung, từ chối nhận
đơn hàng. Trường hợp trả hàng cho nhà cung cấp thì nhân viên thu mua sẽ làm đề nghị trả
hàng theo quy định của hợp đồng/ thỏa thuận ban đầu giữa các bên
2.1.3. Nhập kho và cấp phát hàng hóa
2.1.3.1. Quy trình nhập kho
Để tiến hành nhập kho hàng hóa, Nhân viên Mua hàng lập Phiếu đề nghị nhập kho và đính
kèm bộ chứng từ trình cho Trưởng phịng Cung ứng và Logistics cùng trưởng phịng Tài
chính – Kế tốn để được xét duyệt. Các trưởng bộ phận có thể từ chối ký duyệt khi nêu rõ
nguyên nhân và yêu cầu bổ sung thêm thơng tin, chứng từ cần thiết khác
Kế tốn kho tiếp nhận bộ chứng từ và Phiếu đề nghị nhập kho đã được ký duyệt để thiết lập
hóa đơn mua hàng trên phần mềm kế toán, hiệu chỉnh các số dư nợ và có trên sổ sách kế
tốn và lưu mã series đính trên hàng hóa được mặc định bởi NCC cho từng đơn vị hàng hóa
để có thể theo dõi hàng nhập vào theo đúng ngày tháng và đơn giá cụ thể của mỗi đơn,
thuận tiện cho việc kiểm soát và đối chiếu bảo hành với NCC và khách hàng; thiết lập phiếu
nhập kho trình cho trưởng bộ phận ký duyệt. Trưởng phòng TC-KT kiểm tra định khoản và
16


sự thay đổi trên hệ thống kế toán trong phân hệ mua hàng và ký duyệt phiếu nhập kho hoặc
từ chối phê duyệt, yêu cầu sửa đổi hoặc giải trình khi nhận ra các sai sót.
Thủ kho sẽ kiểm tra đối chiếu phiếu nhập kho để đảm bảo đủ điều kiện lưu kho như đúng
số lượng, chủng loại, quy cách, đủ điều kiện bảo quản (vỏ, hộp) … thực nhận và ký chứng
từ nhập kho, sắp xếp hàng hóa vào kho, cập nhật thay đổi số liệu tồn kho (tham khảo Phụ
lục 1: Quy trình nhập kho)
Các kho chứa hàng nhập khẩu chính của cơng ty là 2 kho ở trụ sở chính với diện tích lần
lượt là 60𝑚2 , 30𝑚2 và kho ở xưởng sản xuất tủ điện với diện tích là 40𝑚2 . Thủ kho chủ

động trong việc sắp xếp hàng hóa theo nhãn hiệu, chủng loại, kích thước và ngày nhập sao
cho công tác bảo quản, cấp phát hàng hóa, vật tư của mình được thuận tiện. Việc kiểm kê
hàng hóa tồn kho được tổ chức thực hiện định kỳ mỗi năm 1 lần vào thời điểm cuối năm.
2.1.3.2. Tổ chức cấp phát hàng hóa, vật tư
Khi nhân viên các phịng ban muốn xuất hàng hóa, vật tư khỏi kho để phục vụ cho hoạt
động sản xuất, bán hàng, cho khách hàng mượn, đem đi triển lãm, chào hàng… cần lập
phiếu Đề nghị xuất kho với đầy đủ lý do, thông tin về chủng loại, nhãn hiệu, số lượng, giá
bán, thời gian yêu cầu được cấp hàng, thời gian trả hàng nếu có. Phiếu đề nghị xuất kho cần
có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận trước khi chuyển cho phịng kế tốn để làm Phiếu
xuất kho (tham khảo Phụ lục 2: Quy trình xuất kho)
Tiếp theo, Trưởng phịng Tài chính - Kế tốn kiểm tra Phiếu đề nghị xuất kho, tính tốn tỷ
suất lợi nhuận, quyền được cấp hàng của bộ phận/ cá nhân để ra quyết định duyệt xuất kho
và chuyển cho Kế toán kho để lập Phiếu xuất kho và điều chỉnh dữ liệu kế tốn, trên Phiếu
xuất hàng phải chỉ rõ thơng tin chính xác với Đề nghị xuất kho được duyệt bởi Tp.TC-KT
kèm theo mã số series chỉ định cụ thể đơn vị hàng hóa được cấp phát, thơng thường hàng
hóa được xuất theo phương phát FIFO, giúp đảm bảo những thiết bị được lưu trữ trong kho
lâu nhất sẽ được sử dụng hoặc bán trước khi chúng trở nên lỗi thời, tránh tổn kho lâu làm
hỏng hóc các bộ phận và nguyên liệu cấu thành nên các loại máy.
Thủ kho khi nhận được Phiếu xuất kho cần cấp đúng và kịp thời các mã hàng hóa, vật tư
được chỉ định trên phiếu cho đơn vị yêu cầu vật tư và đảm bảo chứng từ được ký xác nhận
đầy đủ bởi người lập phiếu và người nhận hàng.
2.1.4. Quản trị sau cung ứng
Hoạt động quản trị hàng hóa sau khi bán hàng, bàn giao cho khách hàng tại công ty chưa
được chú trọng, chưa đưa ra quy trình quản trị hậu mãi cụ thể. Dựa vào chính sách bảo hành
cơng ty sẽ tiến hành sữa chửa, đổi mới cho khách hàng sau khi hàng hóa được kiểm tra là
phù hợp, đúng với loại hàng, số series cụ thể của sản phẩm mà cơng ty đã cung cấp cho
khách và cịn trong thời hạn bảo hành (thời hạn bảo hành thiết bị của công ty là 12 tháng
kể từ ngày giao hàng). Nếu nằm ngồi khả năng bảo trì của đội kỹ thuật, cơng ty có thể phải
gửi trả về cho nhà máy, và thay thế cho khách hàng bằng sản phẩm mới nếu có mặt hàng
tương tự tồn kho vì thời gian gửi và nhận lại hàng bảo hành từ nhà cung cấp nước ngoài

thường kéo dài trên 10 ngày, chưa bao gồm thời gian sửa chữa trong khi hoạt động sản xuất
của khách thường cần được duy trì và khơng thể chờ đợi lâu. Việc này tạo nên khoản chi
17


phí cao mà cơng ty Nam Phương Việt phải chi trả khi các sản phẩm đã quá hạn bảo hành
từ nhà sản xuất, hoặc chính sách bảo hành của nhà cung cấp khơng bao gồm chi phí vận
chuyển, thơng quan hàng hóa.
2.2. Đánh giá cơng tác quản trị cung ứng thiết bị công nghiệp tại Công ty Cổ phần
Công Nghệ Nam Phương Việt
Nhìn chung, q trình nhập khẩu của cơng ty đã cung ứng đủ cho hoạt động sản xuất, kinh
doanh được diễn ra liên tục của công ty mặc dù khơng tránh khỏi các trường hợp hàng về
cịn chậm trễ so với lịch giao hàng cho khách hay tiến độ sản xuất của chính cơng ty.
2.2.1. Ưu điểm
2.2.1.1. Lập kế hoạch cung ứng hàng hóa nhập khẩu
Kế hoạch nhập khẩu được thực hiện trong một quy trình chặt chẽ, có sự phối hợp giữa các
bộ phận liên quan trong công ty. Bộ phận Cung ứng và Logistics đã kịp thời thơng báo cho
phịng Tài chính - Kế tốn để lập kế hoạch tài chính cho các hoạt động thanh tốn của nhà
cung cấp. Thơng tin trao đổi giữa phịng Cung ứng và Logistics và các bộ phận khác giúp
kế hoạch được thiết lập gần với tình hình sản xuất và kinh doanh. Nghiên cứu thị trường đã
tạo cơ sở cho các nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời cho việc lập kế hoạch kinh doanh.
Các dữ liệu cần thiết cho quá trình lập kế hoạch được các phòng ban liên quan cung cấp kịp
thời. Dự báo được nhu cầu của thị trường sẽ giúp công ty đưa ra kế hoạch hàng hóa phù
hợp; cân đối kinh phí, nhân lực để việc bán hàng không bị gián đoạn, nâng cao dịch vụ cung
cấp cho khách hàng, giảm thiểu chi phí khơng cần thiết khi thiếu hụt hay dư hàng tồn kho.
2.2.1.2. Tổ chức thực hiện đơn hàng
Các nhà cung cấp chính của cơng ty đều có mối quan hệ lâu dài, hoặc có tầm nhìn và cam
kết hợp tác lâu dài, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đàm phán và nhập khẩu. Số lượng
nhà cung cấp ít tạo nên các đơn đặt hàng tập trung, với số lượng và giá trị lớn nên tăng uy
tín và vị thế của công ty đối với các nhà cung cấp. Quy trình đàm phán đơn giản, kể cả với

các nhà cung cấp không thường xuyên, giúp giảm đáng kể chi phí trong việc đàm phán với
các đối tác. Đơn đặt hàng được lập theo sát với tình hình sản xuất và kinh doanh của công
ty dựa trên kế hoạch nhập khẩu đã được lập sẵn, dữ liệu hàng tồn kho và tình hình nhu cầu
thay đổi cụ thể tại thời điểm lập đơn đặt hàng.
Các lô hàng nhập khẩu đa số là đúng theo thời gian đã thỏa thuận trước, hầu như khơng xảy
ra bất hịa với nhà cung cấp. Thường xuyên chọn mua hàng nhập khẩu theo giá EXW khơng
chỉ giúp tiết kiệm chi phí, nắm thế chủ động mà còn tạo điều kiện nâng cao nghiệp vụ cho
nhân viên.
Nhờ việc luôn thực hiện đúng quy định của nhà nước trong cơng tác nhập khẩu mà q
trình này nhìn chung được diễn ra thuận lợi, kịp thời. Vận chuyển hàng hóa đến kho của
cơng ty cũng được thực hiện nhanh chóng, ngay sau khi thơng quan mà khơng lưu trữ tại
kho hải quan giúp chi phí lưu kho được cắt giảm.
2.2.1.3. Nhập kho và cấp phát hàng hóa
18