ĐỀ CƯƠNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

MỤC LỤC
Câu 1: Trình bày nội dung văn bản quy phạm pháp luật ? Nêu hệ thống văn bản quy phạm pháp
luật hiện hành tại Việt Nam ? Công dụng của các hình thức văn bản luật, VB dưới luật ?..............2
Câu 2: Trình bày nội dung văn bản hành chính thông thường ? Văn bản cá biệt? Văn bản chuyên
môn kỹ thuật? Cho ví dụ các loại văn bản hành chính thơng thường ?...............................................3
2.1 Văn bản thơng thường.............................................................................................................................3
2.2 Văn bản cá biệt........................................................................................................................................4
2.3 Văn bản chuyên môn kỹ thuật..............................................................................................................4
Câu 3: Phân loại văn bản theo tính chất sử dụng? Theo nội dung? Theo nguồn gốc văn bản?
Theo phạm vi sử dụng?.................................................................................................................................5
Câu 4: Chức năng của văn bản quản lý hành chính là gì?.....................................................................6
1.3.1. Chức năng thơng tin.......................................................................................................... 6
1.3.2. Chức năng pháp lý............................................................................................................. 6
1.3.3. Chức năng quản lý - điều hành...................................................................................... 7
1.3.4. Chức năng văn hóa - sử liệu...........................................................................................7
1.3.5. Chức năng xã hội............................................................................................................... 7
Câu 5: Trình bày vai trị của văn bản quản lý hành chính?...................................................................8
Câu 6 : Trình bày hiệu lực của văn bản QLHCNN?................................................................................9
1.5.1. Hiệu lực về thời gian................................................................................................................... 9
1.5.2. Hiệu lực về không gian.............................................................................................................. 10
1.5.3. Nguyên tắc áp dụng văn bản...................................................................................................... 11
Câu 7: Nêu các thành phần thể thức (Các yếu tố)của văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản? Cho ví
dụ minh họa ?...............................................................................................................................................11
Câu 8: Trình bày sử dụng đặc trưng ngơn ngữ trong phong cách hành chính - cơng vụ?............11
Câu 9: Trình bày sử dụng câu trong văn bản hành chính? Sử dụng từ, thuật ngữ trong VB?......13
a. Sử dụng câu:.................................................................................................................................... 13
b. Sử dụng từ, thuật ngữ trong văn bản................................................................................................ 14
Câu 10: Trình bày yêu cầu thực hiện trong hành văn ?........................................................................15
a. Rõ ràng tường minh, sáng sủa:........................................................................................................ 15
b. Ngắn gọn......................................................................................................................................... 15
c. Xác đáng:........................................................................................................................................ 15

d. Hoàn chỉnh:.................................................................................................................................... 15
Câu 11: Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành chính?...........................................16
2.6.1. Khái niệm.................................................................................................................................. 16
2.6.2. Quy trình chung......................................................................................................................... 16
Câu 12: Trình bày bố cục chung của văn bản?.......................................................................................18


ĐỀ CƯƠNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
Câu 1: Trình bày nội dung văn bản quy phạm pháp luật ? Nêu hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành tại Việt Nam ? Cơng
dụng của các hình thức văn bản luật, VB dưới luật ?
- Khái niệm: Theo luật về ban hành quy phạm pháp luật
ND: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban
hành
hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo
luật, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được
Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. (theo định
hướng XHCN)
Là những quyết định quản lý, mang tính bắt buộc trong quản lý, thể hiện
tính quyền lực.
- Hệ thống văn bản QPPL: Theo Luật ban hành quy phạm pháp luật theo
cơ quan ban hành văn bản:
+ Văn bản do QH, UBTVQH ban hành.
+ Văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương, Bộ
ngành ban hành để thi hành văn bản QPPL của QH, UBTVQH ban hành.
+ Văn bản của HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của
QH, UBTVQH hoặc của cơ quan Nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND
ban
hành còn để thi hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
- Theo hệ thống văn bản gồm:

+ Văn bản luật:
* Hiến pháp là VBQPPL có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn
đề cơ bản của Nhà nước (hình thức, bản chất của NN, chế độ chính trị xã
hội, kinh tế văn hóa, nghĩa vụ quyền lợi của công dân; Hệ thống tổ chức,
nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền của các cơ quan NN)
* Luật, Bộ luật: nhằm cụ thể hóa Hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ
xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của NN.
*Nghị quyết của Quốc hội: Ban hành để giải quyết những vấn đề quan
trọng của Quốc hội, nó thường mang tính cụ thể.


+ Văn bản mang tính chất luật (dưới luật) gồm:
* Pháp lệnh: do UBTVQH ban hành để điều chỉnh những quan hệ xã hội
quan trọng tương đối ổn định nhưng chưa thành Luật.
* Nghị quyết: của QH, UBTVQH để ghi lại và truyền đạt lại những kết
luận, quyết nghị của các kỳ họp về vấn đề chủ trương chính sách, kế
hoạch, biện pháp.
* Lệnh: của Chủ Tịch nước để thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình
theo luật định.
* Quyết định: của Chủ Tịch nước về nhiệm vụ quyền hạn.
+ Văn bản pháp quy:
* Nghị quyết của Chính phủ, Thẩm phán, Tịa án ND tối cao,
* Nghị định của Chính phủ quy định thực hiện Luật, chế độ về kinh tế xã
hội, an ninh, quốc phòng.
* Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng viện KSND tối cao,
Tổng kiểm tốn Nhà nước về thực hiện chủ trương chính sách của Đảng,
các hoạt động trong các lĩnh vực quản lý.
* Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát ND tối
cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thuộc Chính phủ để chỉ đạo
thực hiện

* Thơng tư: Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan
Chính phủ ra các văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản QPPL khác
(Luật, Nghị định, Chỉ thị….)
* Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân
các cấp.
Văn bản quy phạm pháp luật: được ban hành theo quy định của Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.
Câu 2: Trình bày nội dung văn bản hành chính thơng thường ? Văn
bản cá biệt? Văn bản chun mơn kỹ thuật? Cho ví dụ các loại văn
bản hành chính thơng thường ?
2.1 Văn bản thông thường
- Khái niệm:
Là các văn bản dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý NN.


Nhằm mục đích giải quyết các cơng việc cụ thể, thơng tin phản ánh tình
hình hoặc ghi chép các ý kiến, kết luận trong các hội nghị, thông tin giao
dịch giữacác cơ quan với nhau hoặc các cơ quan với cơng dân. Nó mang
tính thơng tin quản lý, chứ khơng mang tính quyết định quản lý nên nó
khơng mang tính quyền lực, áp đặt, khơng đảm bảo tính cưỡng chế của
NN.
Văn bản này nhằm giải quyết công việc và mọi cơ quan nhà nước, doanh
nghiệp đều ban hành.
- Các loại VB hành chính thơng thường
Theo quy định tại NĐ số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010.
Theo quy định tại TT số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
+ Văn bản Có tên loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt), thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, chương trình,
kế hoạch, công điện, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy đi đường,…. diễn
văn, các loại đơn (đề nghị, khiếu nại tố cáo…).

Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên
bản bàn giao
+ Văn bản Khơng có tên loại: công văn
2.2 Văn bản cá biệt
- Khái niệm: Là văn bản do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành theo
trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng đối với một
nhóm đối tượng, với các hoạt động nghiệp vụ riêng, trên cơ sở những quy
định chung và quyết định quy phạm pháp luật; của cơ quan cấp trên,
nhằm giải quyết công việc cụ thể, phù hợp chức năng quyền hạn
- Các loại: Nghị quyết; Lệnh; Chỉ thị; Điều lệ, Quy chế, Quy định.
2.3 Văn bản chuyên môn kỹ thuật

- Khái niệm:
Các văn bản chuyên ngành về chuyên môn, kỹ thuật thuộc thẩm quyền
ban hành của các cơ quan nhà nước do Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ
quan quản lý chuyên ngành ban hành.
Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. Do người đứng
đầu cơ quan Trung ương của tổ chức trính trị, chính trị - xã hội quy định.


- Các loại văn bản:
+ Văn bản về chuyên môn: trong các lĩnh vực tài chính, tư pháp, ngoại
giao…
+ Văn bản về kỹ thuật: về xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy
văn…
Câu 3: Phân loại văn bản theo tính chất sử dụng? Theo nội dung?
Theo nguồn gốc văn bản? Theo phạm vi sử dụng?
a. Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010/NĐ-CP
- “Bản gốc” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ
quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

(được lưu tại văn thư).
- “Bản chính” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ
quan, tổ chức ban hành. Dùng phát hành (gửi đi)
- “Bản sao” Là bản được sao nguyên từ các bản chính có giá trị như
các
bản chính đã được cấp có thẩm quyền xác nhận.
b. Theo nội dung: Văn bản kỹ thuật, Kinh tế, Ngoại giao…
- Văn bản thông dụng
Là những văn bản được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý của các cơ
quan.
- Văn bản chuyên môn
Là loại văn bản thể hiện chuyên môn nghiệp vụ mang tính chất đặc thù của một
ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định.

c. Theo nguồn gốc xử lý văn bản:
- Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan
khác là đối tượng tiếp nhận.
- Văn bản đến: Là các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành(thẩm
quyền ban hành) gửi đến (đối tượng nhận được)
- Văn bản lưu hành nội bộ: văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ
quan đó khơng gửi đi
d. Theo phạm vi sử dụng (rộng hẹp); tính chất bí mật.
- Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận.
khơng bí mật
- Văn bản mật: Văn bản chỉ sử dụng (phổ biến) trong phạm vi hẹp, có
nội dung bí mật của Nhà nước, của cơ quan kinh tế, chính trị, quốc
phòng…. Mức độ mật như: mật, tuyệt mật, tối mật.


Câu 4: Chức năng của văn bản quản lý hành chính là gì?

(Gợi ý: 5 chức năng:Thơng tin; pháp lý; Quản lý-điều hành;văn
hóa-sử liệu; xã hội)
Gồm có 5 chức năng:
1.3.1. Chức năng thông tin.
Là chức năng cơ bản nhất: Bao gồm việc ghi lại các thông tin quản lý
trong hệ thống quản lý hoặc từ cơ quan này đến cơ quan khác, giúp các
cơ quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh giá
các thông tin thu được đó qua các hệ thống truyền đạt thơng tin khác.
Hiện nay có rất nhiều phương tiện ghi chép lưu giữ thông tin, nhưng mặc
cho sự bùng nổ cơng nghệ thơng tin thì các văn bản vẫn được xem là hình
thức thuận lợi đáng tin cậy.
Thơng tin có 3 loại: TT Quá khứ, TT hiện hành, TT dự báo.
1.3.2. Chức năng pháp lý.
Thể hiện ở các phương diện:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại
trong xã hội.
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, các tổ chức, đoàn thể.
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực
tế, vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội, phản ánh các nhiệm vụ trên
phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
Đây là hình thức đảm bảo pháp lý cho các cơ quan, các đơn vị thực hiện
bảo vệ quyền lợi mọi người trước pháp luật. Chức năng pháp lý của văn
bản gắn liền với mục tiêu ban hành và tạo hành lang pháp lý cho hoạt
động quản lý.
Các chủ trương chính sách, pháp luật của nhà nước đều thông qua hệ
thống văn bản quản lý hành chính nhà nước. Nó xác định mối quan hệ
pháp lý giữa các cơ quan quản lý và các cơ quan bị quản lý, tạo mối ràng
buộc về trách nhiệm giữa cơ quan và cá nhân.
1.3.3. Chức năng quản lý - điều hành.
Hình thành trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức, gắn liền với khả

năng làm công cụ điều hành cho hoạt động của các cơ quan tổ chức đó.
Là cơng cụ tổ chức điều hành hoạt động quản lý nhà nước, trong phạm vi
không gian và thời gian.
Các cơ quan sử dụng văn bản để điều hành công việc dựa vào chức năng


quản lý. Chức năng này phát huy trong thực tiễn thì phải đảm bảo được
khả năng thực thi của cơ quan nhận được. Các văn bản mang tính quan
liêu, khơng dựa trên mục tiêu quản lý cụ thể thì văn bản đó khơng phát
huy được tác dụng của nó vào thực tế. Văn bản sử dụng không đúng, văn
bản sẽ tạo nên cơ sở của chủ nghĩa quan liêu.
1.3.4. Chức năng văn hóa - sử liệu.
Văn hóa là sản phẩm sáng tạo của con người trong đấu tranh nhằm vươn
tới trình độ sống văn minh hơn. Văn hóa chỉ cho ta nếp sống, cách sống
trong đời sống xã hội.
Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, được hình thành trong
quá trình lao động sáng tạo của con người. Ghi lại và truyền bá cho thế hệ
mai sau những truyền thống văn hóa quý báu của đất nước. Trong quản lý
HCNN văn bản cho thấy các chế định lề lối quản lý của từng thời kỳ, cho
thấy nhiều mơ thức văn hóa truyền thống của dân tộc.
1.3.5. Chức năng xã hội.
Các văn bản cho thấy trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách
thức đề cập, giải quyết những vấn đề khác nhau trong từng thời điểm cụ
thể.
Các văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển
của xã hội. Văn bản ban hành chuẩn xác phù hợp tiến bộ xã hội phù hợp
với nhu cầu xã hội. Văn bản có thể phá vỡ mối quan hệ xã hội cũ tạo lên
quan hệ xã hội mới. Nó địi hỏi các nhà quản lý cần quan tâm và sử dụng
văn bản trong cơng việc của minh.
Ngồi ra VB cịn có chức năng giao tiếp, thống kê, chức năng sử liệu (ghi

chép lịch sử).

Câu 5: Trình bày vai trị của văn bản quản lý hành chính?
(Gợi ý: 4 vai trị:Đảm bảo cho quản lí; Truyền đạt quyết định;
kiểm tra theo dõi; xây dựng pháp luật)
1.4.1. Văn bản là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý của cơ quan.
Thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu bằng văn


bản. Thơng qua văn bản các đơn vị có thể thu thập những thông tin cần
thiết cho hoạt động hàng ngày của đơn vị, tạo điều kiện cho hoạt động có
hiệu quả nhất.
Thơng tin bao gồm:
Các thơng tin về chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước
liên quan đến mục tiêu và phương hướng của cơ quan;
Thông tin về nhiệm vụ mục tiêu hoạt đông cụ thể của cơ quan;
Thông tin hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với
nhau.
Thông tin về đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan, chức
năng quyền hạn của cơ quan;
Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý.9
1.4.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết
định quản lý, điều hành hoạt động.
Trong quản lý truyền đạt đòi hỏi nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng.
Nhưng phải truyền đạt như thế nào để các đối tượng bị quản lý hiểu,
thông suốt nhiệm vụ nếu khơng sẽ khó khăn cho thực hiện, hiệu quả thấp.
Hệ thống văn bản giúp cho truyền đạt các thông tin quản lý một cách
rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao. Truyền đạt quyết định và sử dụng
văn bản như một phương tiện để truyền đạt là khía cạnh quan trọng của

việc tổ chức khoa học lao động quản lý.Văn bản giúp cho các nhà quản lý
tạo các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, hướng hoạt động
của các thành viên vào mục tiêu trong quản lý.
1.4.3. Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi
hoạt động của bộ máy lãnh đạo.
Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý
hoạt động có hiệu quả. Khơng kiểm tra chặt chẽ và thiết thực thì mọi chỉ
thị, nghị quyết, quyết định của các cơ quan chỉ là lý thuyết suông.
Hệ thống văn bản quản lý NN là căn cứ, phương tiện có hiệu lực trong
kiểm tra. Xác định các văn bản nào để phục vụ công tác kiểm tra và biện
pháp áp dụng văn bản đó để kiểm tra.
Nó phù hợp tình huống xuất hiện văn bản trong hoạt động của cơ quan
và nội dung văn bản và thực hiện văn bản đó trên thực tế. Nó khơng tách


rời việc phân công trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ
phận mỗi cán bộ
1.4.4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp
luật
- Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực Nhà
nước trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Xây dựng hệ thống
phápluật nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính Nhà nước, các
cơng dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù
hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý Nhà nước.
- Hệ thống văn bản quản lý Nhà nước, một mặt phản ánh sự phân chia
quyền hành, mặt khác là sự cụ thể hóa các luật lệ hiện hành, hướng dẫn
thực hiện các luật đó.
Do đó, văn bản là công cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật
nói chung và pháp luật hành chính nói riêng.
Câu 6 : Trình bày hiệu lực của văn bản QLHCNN?

(Gợi ý:Hiệu lực thời gian; không gian; nguyên tắc áp dụng)
1.5.1. Hiệu lực về thời gian.
a. Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (1996) thời điểm có
hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định như sau:
- Luật, Nghị quyết của Quốc hội, Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTVQH có
hiệu lực kể từ ngày Chủ Tịch nước ký lệnh công bố, trừ trường hợp văn
bản có quy định ngày có hiệu lực khác.
- Văn bản quy phạm pháp luật của Chủ Tịch nước có hiệu lực kể từ ngày
đăng cơng báo, trừ trường hợp văn bản có quy định ngày có hiệu lực
khác.
- Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân
dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các văn bản
quy phạm pháp luật liên tịch có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng
Công báo hoặc có hiệu lực muộn hơn nếu được quy định tại văn bản đó.
Đối với Văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ quy định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, thì văn
bản đó có thể quy định ngày có hiệu lực sớm hơn.


b. Các văn bản không chứa đựng quy phạm pháp luật thơng thường có
hiệu lực từ thời điểm ký ban hành, trừ trường hợp văn bản có quy định
ngày có hiệu lực khác.
c. Về nguyên tắc, văn bản quản lý nhà nước không quy định hiệu lực trở
về trước (hiệu lực hồi tố). Tuy nhiên, trong trường hợp thật cần thiết văn
bản quy phạm pháp luật có thể được quy định hiệu lực trở về trước, song
phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
- Không được quy định hiệu lực trở về trước khi quy định trách nhiệm
pháp lý mới đối với hành vi mà vào thời điểm thực hiện hành vi đó pháp
luật khơng quy định trách nhiệm pháp lý. - Không được quy định hiệu lực

trở về trước khi quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn.
1.5.2. Hiệu lực về không gian.
a. Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước trung ương có
hiệu lực trong phạm vi cả nước và được áp dụng với mọi cơ quan, tổ
chức, công dân Việt Nam, trừ trường hợp văn bản có quy định khác.
b. Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan chính quyền Nhà nước ở
địa phương có hiệu lực trong phạm vi địa phương của mình.
c. Văn bản quy phạm pháp luật cũng có hiệu lực đối với cơ quan, tổ chức,
người nước ngoài ở Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật của Việt Nam
hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết
hoặc tham gia có quy định khác.
d. Văn bản không chứa đựng quy phạm pháp luật có hiệu lực đối với
phạm vi hẹp, cụ thể, đối tượng rõ ràng, được chỉ định đích danh hoặc tùy
theo nội dung ban hành.
1.5.3. Nguyên tắc áp dụng văn bản.
a. Văn bản áp dụng từ thời điểm có hiệu lực.
b. Nếu văn bản có quy định. Quyết định khác nhau thì áp dụng các văn
bản có hiệu lực pháp lý cao hơn (của CP cao hơn của Bộ)


c. Văn bản do cùng cơ quan ban hành thì áp dụng văn bản ban hành sau.
d. Các văn bản đình chỉ thi hành thì ngừng hiệu lực cho đến khi có quyết
định xử lý của cơ quan có thẩm quyền về việc: - Khơng hủy bỏ thì văn
bản tiếp tục có hiệu lực.
- Bị hủy bỏ thì văn bản hết hiệu lực.
e. Văn bản quản lý nhà nước hết hiệu lực (toàn bộ hoặc một phần) khi
- Hết thời gian có hiệu lực đã được quy định trong văn bản.
- Được thay thế bằng văn bản mới của chính cơ quan Nhà nước ban hành
văn bản đó.
- Bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan Nhà nước có

thẩm quyền.
- Văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành văn bản hết hiệu lực cũng
đồng thời hết hiệu lực cùng với văn bản đó, trừ trường hợp được giữ lại
toàn bộ hoặc một phần vì cịn phù hợp với các quy định của văn ban
Câu 7: Nêu các thành phần thể thức (Các yếu tố)của văn bản, kỹ
thuật trình bày văn bản? Cho ví dụ minh họa ?
Câu 8: Trình bày sử dụng đặc trưng ngơn ngữ trong phong cách
hành chính - cơng vụ?
(Gợi ý: Tính chính xác, rõ ràng;Phổ thơng, đại chúng; Khách quan,phi cá
tính; Trang trọng, lịch sự; Tính khn mẫu)
a. Tính chính xác, rõ ràng
Chính xác trong cách dùng từ; đặt câu cần đi đơi với tính minh bạch
trong kết cấu của văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của
nội dung. VB - HC công vụ chỉ cho phép một cách hiểu, không hiểu lầm.
Câu phải ngắn gọn không rườm rà; nếu dùng từ đa nghĩa, cách diến đạt
không rõ ràng sẽ dẫn đến hiểu sai lệch, gây tranh cãi, xun tạc, bóp méo.
Sai chính tả cũng gây hiểu sai vấn đề.
b. Tính phổ thơng, đại chúng
VB đảm bảo mọi người ở mọi nơi đều hiểu, tiếp nhận được yêu cầu của
văn bản, thông qua dùng từ chuẩn, thơng dụng hoặc từ mới được giải
thích ý nghĩa


b. Tính khách quan, phi cá tính
Ngơn ngữ trong phong cách HC - CV bao giờ cũng phải mang tính khách
quan, không chứa đựng những cảm xúc hoặc đánh giá chủ quan cá nhân,
của một cơ quan tổ chức. Tính khách quan, nghiêm túc được coi như dấu
hiệu đặc biệt của VB. Trong phong cách KH tính khách quan làm cho hệ
thống lập luận có giá trị chân thực to lớn. Cịn trong các VB quyết định
quản lý, tính khách quan gắn với chuẩn mực pháp luật để nhấn mạnh tính

xác thực khẳng định tính chất mệnh lệnh, chỉ thị cần tuân thủ, thực hiện

c. Tính trang trọng lịch sự
Dùng từ trong VB HC - CV thể hiện lịch sự, tơn trọng phù hợp trong các
hồn cảnh; Lịch sự cũng tạo sự trang trọng, nghiêm túc. (Kính đề nghị
hoặc đề nghị)
đ. Tính khn mẫu
Tính khn mẫu là tính quy định chung để áp dụng cho các loại VB HC CV áp dụng khn mẫu nhất định có tác dụng đến chuẩn mực của VB (cả
nội dung và hình thức). Một VB HC - CV phải được soạn thảo theo đúng
hình thức mẫu quy định. Các từ dùng phù hợp với từng loại VB.
Câu 9: Trình bày sử dụng câu trong văn bản hành chính? Sử dụng
từ, thuật ngữ trong VB?
Văn bản sử dụng phông tiếng Việt (Vntime, Times New Roman) khoảng
cách giữa các đoạn, các dòng và khi xuống dòng tuân theo quy định.
Được sử dụng từ ngữ, câu văn phù hợp. Sử dụng văn diễn tả, suy luận
hay trần thuật.
a. Sử dụng câu:
Sử dụng câu để người soạn thảo diễn đạt được chính xác ý muốn, người
đọc tiếp thu nhanh chóng thể hiện được tính thể chế, hiệu lực của VB.
Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn 2 thành phần.


Khơng sử dụng lời nói trực tiếp; câu có nội dung đưa đẩy rườm rà.
Không sử dụng câu nghi vấn, câu cảm thán và càng không sử dụng dấu
“…”, “..v.v”.
Cách dùng câu tuỳ từng loại văn bản để có các câu với nội dung thể hiện
hiệu lực ý nghĩa sai khiến với các từ như cần phải, có trách nhiệm thi
hành,chấp hành nghiêm chỉnh. Các từ có tính chất nghiêm cấm như:
không được, loại trừ, bãi bỏ, không được phép.
Cũng có thể sử dụng các câu vắn tắt dễ hiểu để diễn đạt nội dung mà mọi

người đều có thể hiểu mặc dù ngữ pháp khơng đầy đủ ví dụ: Nơi nhận;
các khoađể thực hiện; Đoàn TN để phối hợp.
Dùng các câu chủ động và câu khẳng định trong VB cấp trên gửi cấp
dưới để nhấn mạnh, xác định mệnh lệnh, sự kiện dứt khoát rõ ràng nhưng
vẫn mềm dẻo. (Bộ nhất trí với đánh giá…. Trường nhận thấy các khoa đã
buông lỏng việc kiểm tra...)
Dùng câu phủ định trong các trường hợp nhấn mạnh yêu cầu không thể
bỏ qua trong q trình giải quyết cơng việc (Trường nhắc để các đơn vị
khôngchậm trong việc….)
Dùng câu bị động trong trường hợp muốn tạo tình huống chung, khách
quan. (Kỷ cương khơng được tôn trọng, chế độ không được thực hiện đầy
đủ…).
Chú ý các thành phần câu được sắp xếp đúng vị trí, hợp lý để nâng cao
hiệu quả tăng mục đích sử dụng, thường phàn nào trọng tâm đặt trước
(Khi phép nước khơng nghiêm, thì lịng tin của dân bị suy giảm, đạo đức
xã hội bị xuống cấp).
Có thể tách 1 bộ phận của câu thành câu riêng biệt nhằm làm nội bật
thông tin cần thiết.
b. Sử dụng từ, thuật ngữ trong văn bản.
- Sử dụng từ ngữ.
+ Không dùng từ có tính chung chung, mơ hồ, mang tính hình ảnh, biểu
tượng như: hình như, có lẽ; càng khơng được dùng: có thể, nếu như.
Khơng dùng từ địa phương, tiếng lóng, từ cổ, từ đã lạc hậu, hoặc từ mới
chưa thống nhất khái niệm (gán cho ý nghĩa từ mới đó), từ nước ngoài


phải Việt hoá. Các thuật ngữ (khoa học, đặc thù chuyên ngành) nên hạn
chế sử dụng.
+ Cụm từ dùng nhiều lần có thể viết tắt nhưng trước khi viết tắt phải viết
đầy đủ trước. Nếu viết tắt không đúng sẽ gây hiểu lầm. + Văn bản có tính

khn mẫu nên dùng từ mang tính khn mẫu như căn cứ vào, Thực hiện,
Theo đề nghị của, Trân trọng đề nghị…
+ Dùng từ xưng hô trong văn bản phải lịch sự, khách quan. Cấp dưới gửi
văn bản cấp trên phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình (Trường Đại học
Cơng nghệ GTVT) nếu gửi cấp dưới nêu “Trường” không cần nêu tên;
ngang cấp viết Trường chúng tôi. Trân trọng lịch sự dùng từ quý Bộ, quý
cơ quan…
- Sử dụng từ khoá.
Trong VB thường dùng câu hoặc các cụm từ cố định gọi là “khoá” để nêu
bật ý nghĩa chỉ thi, yêu cầu hay các căn cứ
+ Để mở đầu văn bản: Căn cứ vào..; Theo đề nghị của..; Theo tinh thần
công văn.; Phúc đáp công văn…
+ Để liên kết các phần của VB Dưới đây là; Vấn đề trên; Dựa vào các
quyết định trên; Ngoài các nội dung trên; Tuy nhiên; do đó…
+ Để trình bày quan điểm và xin ý kiến: Chúng tôi cho rằng; Chúng tôi
nhận thấy..; theo ý kiến của cơ quan..; Chúng tôi rất mong nhận được ý
kiến…;Xin trân trọng đề nghị...
+ Để yêu cầu thực hiện: Nhận được VB này yêu cầu..; Các đơn vị trực
thuộc có trách nhiệm….
+ Đề kết thúc VB Xin trân trọng cảm ơn; Xin gửi tới quý cơ quan lời
chào…; Quyết định này có hiệu lực…
Câu 10: Trình bày u cầu thực hiện trong hành văn ?
(Gợi ý: Rõ ràng, tường minh, sáng sủa;ngắn gọn; xác đáng;hoàn
chỉnh;lịch sự; nhã nhặn)
Văn bản không phải là bài văn nhưng phải đầy đủ bố cục, viết để người
tiếp nhận trân trọng, dễ hiểu bằng việc lựa chọn những từ ngữ, câu văn
phù hợp như đã trình bày phần trên. Các văn bản bày đảm bảo yêu cầu:
a. Rõ ràng tường minh, sáng sủa:

Mục đích làm người đọc dễ hiểu, hiểu đúng.Viết đi ngay vào trọng tâm
vấn đề, việc sử dụng từ, cấu trúc câu thích hợp, đoạn văn hợp lý, các hình
thức diễn đạt trong sáng mạch lạc thể hiện đúng quan hệ chủ thể ban hành
và đối tượng tiếp nhận. Thực hiện cách trình bày so le, sử dụng đúng kỹ
thuật viện dẫn. Các ý nêu tránh chồng chéo, câu sau làm lệch nghĩa câu
trước, hoặc ý lặp lại. Dùng các câu đơn giản, không nên dùng câu phức
tạp.
b. Ngắn gọn.
Không diễn giải vấn đề dài dịng gây khó hiểu hoặc dài dòng bằng từ ngữ
diễn tả, miêu ta. Cần súc tích, chặt chẽ, trình bày thơng tin logic với các
vấn đề khác. Lựa chọn chuyển ý, chuyển đoạn, biến thể câu theo mục
đích của văn bản,khơng dùng thừa từ hay lặp lại từ có âm giống nhau.Câu
dài dễ làm hiểu sai nội dung và ngữ pháp khó cho người tiếp nhận.
Nhưng ngắn gọn khơng có nghĩa là vắn tắt, diễn đạt khơng hết ý dễ đưa
đến khó hiểu, hiểu lầm, đoạn văn bị đứt đoạn cộc lốc.
c. Xác đáng:
Đảm bảo tính xác đáng của các thơng tin đưa ra. Các từ phải chính xác,
thơng tin đúng tránh khi đọc bị nghi ngờ. Cần đọc kỹ tránh sai trong dùng
từ hoặc dùng từ chưa phù hợp trong giao tiếp và mắc lỗi chính tả; phải
tơn trọng vấn đề ngữ pháp.
d. Hồn chỉnh:
Đảm bảo hồn chỉnh thơng tin đưa ra rõ ràng thực hiện nguyên tắc 4 W
(What, Where, When, Who; vấn đề gì, ở đâu, bao giờ, do ai. của ai)
Thể hiện rõ các câu bao hàm 1 ý hoặc câu có 2 hoặc nhiều ý có liên quan
với nhau hay khơng. Có sự liên kết các câu để tạo luồng tư duy uyển
chuyển mạch lạc. Cần phân đoạn thích hợp để nêu rõ ý muốn trình bày.
Áp dụng trình bày so le với nội dung các ý thể hiện bằng ký hiệu riêng.
đ. Lịch sự, nhã nhặn:
Văn phong quá cao, cầu kỳ, lời lẽ quá trịnh trọng, thái quá hoặc thấp quá
hay câu cộc lốc, giọng văn cục cằn, thô lỗ làm người đọc khó chịu, mất

thiện cảm. Vậy chọn từ ngữ, giọng điệu cần thiết phù hợp đặt mình vào vị
trí người tiếp nhận VB. Thái độ lịch sự thơng qua giọng văn được hịa
đồng vào nội dung muốn trình bày làm tăng hiệu quả của văn bản.
Tóm lại: Ngôn ngữ trong văn bản khi soạn thảo không dài dịng; khơng
bình luận; khơng miêu tả giải thích; khơng lặp lại; không dẫn chứng lịch
sử; không chúc tụng, chia sẻ; không lạm dụng chữ viết tắt.


Sử dụng từ không đa nghĩa, đúng phong cách, đúng ngữ pháp, rõ ràng
thống nhất khái niệm
Câu 11: Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành
chính?
2.6.1. Khái niệm.
Để soạn thảo được văn bản phải có các bước, các hình thức tiến hành
theo trình tự cụ thể nhất định để được một văn bản có tính khoa học nhất
để dạt được hiệu quả tốt nhất. Đòi hỏi người soạn thảo có trình độ nhất
định về chun mơn mới soạn thảo được 1 VB có chất lượng đảm bảo
mục đích yêu cầu đề ra. VB cũng phải đảm bảo đúng thể thức kỹ thuật
trình bày.
2.6.2. Quy trình chung.
Đối với VB QLHCNN có các bước sau:
1. Giai đoạn chuẩn bị: là giai đoạn quan trọng để định hướng để tiến
hành soạn thảo.
- Xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành; Giới hạn phạm vi áp
dụng của văn bản; Đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản.
- Chọn tên loại văn bản. Dựa vào cơ sở đã đề cập ở trên để chọn loại văn
bản là Quyết định, Tờ trình, hay cơng văn…
- Thu thập tài liệu, xử lý thông tin. Trên cơ sở nội dung cần phải thu thập
tài liệu gì, tới mức độ (tuỳ theo tên loại VB) phù hợp đảm bảo tính chính
xác,hiện đại, phổ thông đại chúng, khoa học khả thi và đúng pháp luật.

Nhiều khi phải trao đổi thống nhất các thông tin thu thập được. - Lựa
chọn cách trình bày, văn phong phù hợp.
2. Giai đoạn xây dựng đề cương:
Là bản ghi những vấn đề cơ bản, cốt yếu nhất để dựa vào đó triển khai
viết thành văn bản hồn chỉnh. Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỷ mỷ
thì thể hiện thành văn càng thuận lợi. Đề cương căn cứ vào yếu tố: Phạm
vi điều chỉnh của VB (nội dung ), thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành.
Giai đoạn này có 2 bước
- Xây dựng dàn bài: theo bố cục của văn bản có Phần mở đầu, Phần triển


khai và Phần kết luận. Phần triển khai thể hiện nội dung VB cần nói
những vấn đề gì (các phần…).
- Soạn đề cương: Trên cơ sở dàn bài viết đề cương sơ bộ, chi tiết (chủ yếu
nội dung VB). đề cương chi tiết gần như một VB chưa có câu từ liên kết
các phần
3. Giai đoạn viết thành văn. (dự thảo).
Là giai đoạn chắp nối trong đề cương thành văn bản hồn chỉnh thơng
qua vịêc diễn đạt bằng ngơn ngữ. Cần viết đảm bảo tính logic và thống
nhất. Người viết phải theo bố cục, sử dụng văn phong phù hợp, cách sử
dụng từ và văn phạm đúng, tránh mắc lỗi chính tả. Sau khi in ấn phải
kiểm tra lại tổng thể văn bản cả hình thức nội dung và đánh máy sau đó
mới trình duyệt, ký.
Đối với văn bản cần lấy ý kiến đóng góp của các tổ chức, cá nhân phải
thực hiện đúng thủ tục trước khi gửi (Dự thảo, xin ý kiến..). Sau khi có ý
kiến đóng góp, người soạn thảo hoặc bộ phận soạn thảo tổng hợp bổ sung
sau đó in ấn, kiểm tra để trình duỵệt, ký. Các VB loại này là VB pháp
luật, VB quy định mang tính đại chúng, các vấn đề chung nhất, rộng rãi.
4. Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản.
Duyệt và ký VB phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền. Phải

kiểm tra chặt chẽ VB trước khi ký. Có sai sót hoặc chỉnh sửa, người soạn
thảo, bộ phận soạn thảo chỉnh sửa hoàn chỉnh mới ký.
5. Nhân bản và phát hành văn bản.
- Sau khi ký duyệt của người có thẩm quyền, văn bản được lấy số theo
quy định về văn thư và nhân bản. Số lượng tuỳ thuộc vào số lượng đối
tượng tiếp nhận và lưu.
- Các văn bản được đóng dấu và gửi, lưu theo quy định
Tuỳ thuộc loại văn bản mà phải thực hiện các bước nêu trên hoặc bỏ
những bước không cần thiết cho phù hợp. (Đề cương chỉ cho BC tổng
kết, BC vấn đề nhỏ thì khơng cần). Tuỳ loại có thể có quy trình cá biệt.
Chọn cách trình bày phần nội dung: Văn điều khoản: Gồm:
Phần: (số thứ tự La mã I, II..) Để điều chính phạm vi rộng; Có tiêu đề.


Chương (số La mã I, II..) Để điều chỉnh 1 bộ phận trong phần. Có tiêu
đề
Mục (La mã I,II..) Điều chỉnh 1 nhóm quan hệ trong chương. Có tiêu
đề
Điều 1. (Chữ Ả rập 1,2..) Điều chỉnh 1 quan hệ (không tiêu đề)
Khoản 1.1 (Chữ Ả rập) Chia nhỏ của điều (không tiêu đề)
Điểm a), b).. ý nhỏ của khoản.
Văn nghị luận cũng có thể trình bày theo các thành phần:
TRANG34
Câu 12: Trình bày bố cục chung của văn bản?
Trang 37