Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Văn Hóa Nghệ Thuật & Du Lịch Sài Gòn

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................
......................................................................................................................

TP. HCM, Ngày ……. Tháng ……. Năm 2009
Giáo viên hướng dẫn xác nhận

……………………………..

-1-


LỜI NĨI ĐẦU
Trong xu thế phát triển ngày nay thì cơng nghệ thơng tin đã và đang đóng
vai trị vơ cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực. Tin học phát triển đã giải quyết
được vấn đề quản lý, sử dụng, tìm kiếm, bảo mật, lưu trữ hiệu quả một khối
lượng khổng lồ mà hằng ngày được tạo ra bởi thế giới ln biến động. Vì thế
việc ứng dụng tin học hóa vào thực tiễn địi hỏi chúng ta phải liên tục học tập,
nghiên cứu để tạo ra những sản phẩm cơng nghệ thơng tin thiết thực, tính tương
tác cao và đáp ứng được những đòi hỏi của đối tượng sử dụng.
Công nghệ phần mềm một khái niệm khá mới mẽ tuy nhiên nó đã mang
lại những lợi ích vơ cùng to lớn cho con người. Do đó chúng ta cần đẩy mạnh
việc sản xuất, thiết kế, thử nghiệm và phát triển phần mềm ứng dụng trong mọi
lĩnh vực. Để góp phần tin học hóa quản lý, chúng em đã xây dựng phần mềm
“Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Văn Hóa Nghệ Thuật & Du Lịch Sài
Gịn” với mục tiêu có thể ứng dụng và thực sự mang lại hiệu quả công tác quản
lý cho các thư viện trường

-2-


LỜI CẢM ƠN
Qua một thời gian học tai trường Trung Cấp – Tư Thục – Kinh Tế - Kỹ
Thuật – Tây Nam Á chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giảng dạy tại

trường Tây Nam Á Thành Phố Hồ Chí Minh, các thầy cơ giảng dạy trong khoa
Cơng Nghệ thơng tin đã tận tình giảng dạy và dẫn dắt chúng em trong quá trình
học tập tại trường và đã truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức, kinh nghiệm
thực tế trong cuộc sống, giờ em đã hiểu biết những gì cần học và cần cho cuộc
sống hiện nay, từ đó chúng em nhận thức được phương hướng tổ chức, quản lý,
và cách giao tiếp với mọi người.
Để xây dựng một đề tài thật khó khăn nhưng nhờ có sự hướng dẫn tận
tình của thầy cơ đã giúp đỡ em.
Chúng em vô cùng biết ơn cha mẹ và gia đình đã sinh thành, ni dưỡng
và tạo mọi điều kiện cho chúng em trong suốt quá trình học tập và tu dưỡng. Và
cảm ơn đến trường CĐVHNT&DL Sài Gòn để chúng tơi được khảo sát, tìm hiểu
và hồn thành khóa tiểu luận mơn học “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin”
Đặt biệt em chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường TC-KT-KT-TÂY
NAM Á, và lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Hồ Ngọc Lưu tận tình giúp đỡ, góp ý
cho chúng em thực hiện khóa tiểu luận “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin”
thật sinh động và đã cho chúng em biết thêm một hướng mới.
Mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thiện khóa tiểu luận này
nhưng khơng tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em rất mong nhận được sự góp
ý chân thành của quý thầy cô, mọi người để bài viết của chúng em hoàn thiện
hơn.

-3-


CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
BGH

TỔ THƯ VIỆN

BP.Quản lý

sách

BP.Quản lý
mượn trả sách

BP.Quản lý đọc
giả

Sơ Đồ Tổ Chức Các Bộ Phận Thư Viện Trường CĐVHNT&DL Sài
Gòn
I. Cơ cấu tổ chức
Thư viện trường CĐVHNT&DL Sài Gòn là trung tâm văn hóa giáo dục
của nhà trường, có chức năng cung cấp tri thức thông tin và tư liệu về các lĩnh
vực kinh tế, văn hóa, nghệ thuật và du lịch. Trường đã xây dựng một hệ thống tổ
chức các bộ phận với vai trị chun trách và có sự hỗ trợ lẫn nhau các nghiệp
vụ liên quan trong toàn bộ hoạt động quản lý thư viện bao gồm:
1.

Ban Giám Hiệu

2.

Tổ Thư Viện

3.

Bộ Phận Quản Lý Sách

4.

Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách

5.

Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả

II. Vai trò của từng bộ phận
1.1. Ban Giám Hiệu


Quản lý và điều hành các bộ phận trong thư viện
-4-




BGH có quyền thống kê và xem thống kê của các bộ phận

trong thư viện : thống kê về sách trong thư viện thống kê về mượn trả đọc
giả


Lên kế hoạch định hướng chiến lược đáp ứng nhu cầu sách

giảng dạy cho giáo viên và đọc giả


Nhận báo cáo từ các bộ phận như: BP.quản lý sách, BP.mượn

trả sách, BP.quản lý đọc giả, từ đó tổng kết lại tình hình thực tiễn và đưa

ra các yêu cầu để điều chỉnh thích hợp tới từng bộ phận
1.2 Tổ Thư Viện


Tổng kết về số lượng các đầu sách trong thư viện về việc sử

dụng sách của sinh viên


Kiểm tra các bộ phận quản lý khác



Nhận báo cáo hàng tuần của các bộ phận



Gửi báo cáo hàng năm lên Ban Giám Hiệu

1.2.1 Bộ Phận Quản Lý Sách


Tiến hành phân loại sách sau khi tiến hành xử lý nghiệp vụ

như: đóng bìa, gắn mã số cho sách theo quy ước cuối cùng cập nhật thông
tin sách vào CSDL


Cập nhật và bổ sung sách mới theo yêu cầu của giáo viên và

đọc giả


Khi sách đã củ nát khơng cịn giá trị sử dụng bộ phận xử lý

nghiệp vụ tiến hành tiêu hủy sách cập nhật lại CSDL


Kiểm tra và ghi báo cáo hằng ngày



Chuyễn giao sách cho các bộ phận khác

1.2.2 Bộ Phận Quản Lý Mượn Trả Sách


Kiểm tra thẻ sinh viên có phù hợp hay khơng nếu phù hợp thì

có quyền mượn


Đưa phiếu u cầu mượn sách và hủy phiếu yêu cầu khi sinh

viên trả sách
-5-




Phạt tiền và xử lý hành vi khi làm hỏng làm mất và trả sách



Giao sách cho người mượn và nhận lại sách của người trả



Kiểm kê và viết báo cáo về số lượng người mượn và người

trể

trả sách
1.2.3 Bộ Phận Quản Lý Đọc Giả


Kiểm tra sinh viên ra vào thư viện



Giữ đồ cho sinh viên



Hỗ trợ tìm kiếm sách cho đọc giả



Xử lý và phạt các hành vi gây mất trật tự trong phịng

III.Quy Trình Cơng Việc Của Từng Bộ Phận
BGH

TỔ THƯ VIỆN

BP.Quản lý
sách

BP.Quản lý
mượn trả sách

Nhà Cung
Cấp

BP.Quản lý đọc
giả

Đọc giả

Sơ đồ mối quan hệ giữa các bộ phận
Ghi chú:
-

Tương quan chỉ đạo:

-

Tương quan hổ trợ:

-6-

2.1 Nhập sách mới


Nghiệp vụ này xuất hiện khi cần nhập sách mới



Bộ phận quản lý sách thường xuyên kiểm tra tất cả các loại

sách cần nhập rồi viết báo cáo số lượng cho tổ thư viện. Tổ thư viện sẽ đặt
hàng cho các nhà sách


Nhận sách về kiểm tra số lượng của từng loại sách và xử lý

các công đoạn như đóng bìa, gắn nhãn và đưa lên kệ sách cho từng loại
sách


Chi tiết phiếu đặt hàng bao gồm:


Tên cơ quan cá nhân



Người liên hệ



Địa chỉ



Điện thoại FAX



Tên sách



Thể loại



Cước phí bưu điện



Số lượng đặt mua



Thành tiền

Mẫu (1)
PHIẾU ĐẶT MUA SÁCH

Tên cơ quan, cá nhân: .....................................................................................
Người liên hệ: ...................................................................................................
Địa chỉ: .............................................................................................................
Điện thoại: Fax: ..................................................................................................
STT

Tên sách

Thể loại

Cước

phí

bưu điện

Số

Thành tiền

lượng
đặt mua

-7-


1
2
3
4

5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Ngày

tháng

năm 200
Đơn vị đặt mua
(Họ tên, chữ ký, đóng dấu)

-8-


2.2 Quản lý đọc giả


Nghiệp vụ này xuất hiện khi sinh viên vào thư viện



Trước khi đọc giả vào trong thư viện nếu có mang theo cặp

sách hay vật dụng nào đó của đọc giả thì phải qua bộ phận quản lý ra vào
gửi đồ tại các tủ đồ có các mã số và chìa khóa đọc giả giữ sau khi ra khỏi
thư viên thì nhận lại đồ


Xuất trình thẻ tại bộ phận quản lý phịng đọc kiểm tra có bị

mất quyền sử dụng thẻ hay khơng


Vào phịng đọc, đọc giả có thể xem tất cả các loại sách tùy ý,

nếu đọc giả cần tìm một quyễn sách nào thì bộ phận tìm kiếm sẽ hổ trợ
bằng cách xem trong CSDL thư viện có loại sách đọc giả cần tìm hay
khơng nếu có nằm ở vị trí nào trên kệ sách


Nếu đọc giả nào làm hư hại đến tài liệu hay gây mất trật tự

trong phòng đọc sẽ bị bộ phận xử lý vi phạm phạt
2.3 Quản lý trả mượn


Nghiệp vụ này xuất hiện khi đọc giả cần mang sách về nhà

tham khảo kỹ


Đọc giả muốn mượn sách mang về đầu tiên nhận giấy yêu

cầu điền đầy đủ thông tin vào như: mã đọc giả, tên đọc giả, tên sách, tên
tác giả


Phiếu mượn sách sẽ được người quản lý giữ và đọc giả nhận

sách mang về


Sinh viên chỉ mượn được 1 quyễn sách trong vòng 3 ngày



Trong vòng 3 ngày đọc giả phải mang sách đến trả cho thư



Nếu đọc giả nào trả sách trễ, làm mất, hay hư hỏng thì bị

viên
phạt tiền là 1000/ngày

-9-


Sau khi đọc giả mang sách đến trả bộ phận mượn trả sách



nhận sách lại kiểm tra và hủy phiếu mượn sách, nhập lại sách vào CSDL

Chi tiết phiếu mượn sách bao gồm:





Họ và tên



Lớp



MSĐG



Tên T.Liệu



Số mơn loại



Số ĐKCB



Tình trạng



Ngày mượn, Ngày trả

Mẫu (2.0)
Thư Viện
CĐVHNT&DLSG

PHIẾU MƯỢN SÁCH

Họ và tên:…………………………………………………………………...
Lớp:………………………………MSĐG……………………………….
Tên T.Liệu:…………………………………………………………………
Số mơn loại:………………………………Số ĐKCB:…………………….
Tình Trang:…………………………………………………………………
Ngày mượn:
/
/
-- Ngày trả:
/ /

- 10 -




Chi tiết phiếu phạt trễ bao gồm:


Ngày phạt



Họ và tên đọc giả



Lớp



MSĐG



Số ngày trả sách trễ



Số lần vi phạm



Số tiền phạt



Chữ ký đọc giả



Phó trưởng thư viện

PHIẾU PHẠT TRỄ

Thư Viện
CĐVHNT&DLSG

Mẫu (2.1)

Ngày:…………..Tháng:……….Năm……
Họ và tên:………………………………………………………………
Lớp:………………………………MSĐG……………………………..
Số ngày trả sách trễ…………………………………………………….
Số lần vi phạm…………………………………………………………
Số tiền phạt…………………………………………………………….
PT.THƯ VIỆN



ĐG KÝ TÊN

Chi tiết phiếu biên nhận bao gồm:


Số phiếu
- 11 -



Ngày biên nhận



Họ và tên đọc giả mượn sách



Lớp



MSĐG



Chữ ký và đóng dấu

PHIẾU BIÊN NHẬN

Thư Viện
CĐVHNT&DLSG

DÀNH CHO ĐỌC GIẢ
Số:………………

Ngày:…………..Tháng:……….Năm……

Họ và tên đọc giả mượn sách:
…………………………………………
Lớp:………………………………
MSĐG……………………………
Thư viện sẽ trả lại thẻ cho SV trả sách đã mượn cho thư viện

Mẫu (2.2)

TH

ƯTHẺ
VIỆN
CB GIỮ
TRƯỜNG
CĐTTVHNT
SÀI GÒN

- 12 -


2.4 Báo cáo
Thứ sáu hàng tuần tất cả các bộ phận quản lý kiểm tra và viết



báo cáo tình hình trong thư viện gửi về tổ thư viện như: tình hình đọc giả,
thống kê từng loại sách, tình hình mượn trả, thống kê sách cũ nát.
Cuối năm học tổ thư viện tổng kết các báo cáo gửi về Ban



Giám Hiệu về tất cả các số liệu trong năm và tình hình sách nào cần bổ
sung, tình hình sử dụng sách trong thư viện
Đầu năm học mới thư viện sẽ gửi thông tin đến các khoa ghi



vào các đầu sách mà các khoa cần. Dựa vào đó thư viện đưa ra danh sách
cần bổ sung
CÁC BIỄU MẪU
Bộ Giáo Dục & Đào Tạo

KIỂM KÊ KHO SÁCH

Thư Viện
CĐVHNT&DLSG
Ngày……..Tháng……..Năm…….

STT Tên
Sách

Tác

Nhà

Năm

Giả

XB

XB

Giá

Mới

Hỏng Mượn Tồn
Kho

1
2
3
Tổng số có…….. đầu sách

Trị giá………………….đ

Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện

- 13 -

Thành
Tiền


Bộ Giáo Dục & Đào Tạo

KIỂM KÊ SÁCH ĐANG ĐƯỢC MƯỢN

Thư Viện

CĐVHNT&DLSG
Ngày……..Tháng……..Năm…….

STT Tên Sách

Thể loại

Ngày
Mượn

Số Lượng Người
Mượn

1
2
3
Tổng số có…….. đầu sách

Trị giá………………….

Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện

- 14 -


Bộ Giáo Dục & Đào Tạo

THEO DÕI MƯỢN TRẢ SÁCH

Thư Viện

CĐVHNT&DLSG

STT

Tên

Ngày……..Tháng……..Năm…….

Kí Hiệu

Sách

Ngày

Số

Ngày

Số

Mượn

Lượng

Trả

Lượng

1
2

3
Tổng số có…….. người mượn
Cán Bộ Phụ Trách Thư Viện
IV. Hiện Trang Về Mặt Tin Học


Có 3 máy tính để bàn



Tất cả đều nối mạng INTERNET và LAN để gửi mail cho

các nhà sách lớn


Cấu hình pentium



Máy in



Hệ điều hành Windows XP



Sử dụng WORD, EXCEL, ACCSESS



Biết tin học và sử dụng các tín năng khác

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

- 15 -


I. XÂY DỰNG BFD VÀ DFD THEO PHƯƠNG THỨC CHỨC
NĂNG
A) Xác định các chức năng
 Quản trị hệ thống
 Quản lý sách
 Quản lý mượn trả
 Quản lý đọc giả
 Báo cáo thống kê

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1. Quản trị
hệ thống

2. Quản lý
sách

3. Quản lý
mượn trả

4. Quản lý
đọc giả

Sơ đồ các chức năng chính trong hệ thống quản lý thư viện
1. Quản trị hệ thống:
1.

Đăng nhập

2.

Đổi thông tin đăng nhập

3.

Backup dữ liệu

4.

Restore dữ liệu

5.

Tìm kiếm sách

6.

Thốt

2. Quản lý sách
1. Nhập mới
2. Thanh lý sách

3. Tìm kiếm
4. Tra cứu sách
3. Quản lý đọc giả
- 16 -

5. Báo cáo
thống kê


1. Nhập mới
2. Tìm kiếm
3. Xóa đọc giả
4. Tra cứu đọc giả
4. Quản lý mượn trả sách
1. Lập phiếu mượn sách
2. Sách quá hạn trả
3. Sách đang mượn
4. Trả sách
5. Các quy định
Quy định mượn sách
Quy định phạt
Quy định thẻ đọc
5. Báo cáo thống kê:
Thống kê sách
Sách nhập mới/ ngày
Sách thanh lý/ ngày
Thống kê mượn trả
5.2.1 T.K sách đang mượn/ thể loại/ năm
5.2.2 T.K số lược trả sách trễ/ tháng
Thống kê đọc giả

T.K đăng ký gia hạng thẻ đọc giả/ tháng/ năm
B) Mơ hình BFD

- 17 -


HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1. Quản trị
hệ thống

2. Quản
lý sách
2.1

1.1
Đăng
nhập

1.2
Đổi
thơng
tin đăng
nhập

Backup
dữ liệu

4. Quản lý
mượn trả

sách

3.1

4.1

Nhập
mới

Nhập
mới

2.2

3.2

Lập
phiếu
mượn
sách

Tìm
kiếm
đọc
giả

4.2

3.3

Sách
q hạn
trả

Hiệu
chỉnh
thơng
tin

2.3
1.3

3. Quản
lý đọc
giả

Thanh
lý sách

Hiệu
chỉnh
thơng
tin

Restore
dữ liệu

Tìm
kiếm

4.3
Sách
đang
mượn

3.4
Xóa
đọc
giả

Sách thanh lý/
năm

5.2 Thống kê
5.2.1 TK sách
đang mượn/ thể
loại/ tuần
5.2.2 TK số
lượt trả sách
trễ/ tháng

4.5

5.3 Thống kê đọc

Các
quy
định

giả

4.5.2

4.5.3

Quy định
phạt

Quy định
thẻ đọc

- 18 -

5.1.2 TK

Trả
sách

định mượn
sách

Thoát

5.1.1 TK
Sách nhập mới/
tháng

4.4

4.5.1 Quy

1.5

5.1 Thống kê sách

mượn trả sách

2.4
1.4

5. Báo cáo
thống kê

5.3.1
Thống kê đăng
ký gia hạng thẻ
đọc giả/tháng/
năm


C) Mơ Hình Quan Niệm Xử Lý
1. Mơ hình dịng dữ liệu:
STT

Khái niệm

1

Ơ xử lý

Hình biểu diễn

Ý nghĩa
Một trong những hoạt
động của hệ thống xử lý
thơng tin

2

Dịng dữ liệu

Dịng dữ liệu giữa các ơ
xử lý

3

Kho dữ liệu

Kho dữ liệu

4

Tác nhân

Tác

nhân

bên

ngồi

nhưng có sự tương tác
với hệ thống
2. Sơ đồ DFD mức tổng quát
Tổ thư viện

Quản lý hệ
thống chương
trình
Nhà cung
cấp
Ban
Giám
Hiệu

Bộ phận
bạn đọc

HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
THƯ VIỆN
Bạn đọc
Bộ phận
quản lý

- 19 -


3. Sơ đồ DFD mức 0

Quản lý hệ
thống chương
trình

Tổ thư
viện

Nhà
cung cấp
Bộ phận
bạn đọc
2
Quản lý
sách

1
Quản trị
hệ thống

Bộ
phận
quản
lý

3
Quản đọc
giả
Kho Dữ liệu

Tổ thư
viện

Nhà
cung
cấp

Ban
Giám
Hiệu

Bạn
đọc
5
Báo cáo
thống kê

Tổ thư
viện

Bộ phận
bạn đọc
Bộ
phận
quản lý

- 20 -

4
Quản

mượn trả
sách


4. Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 2 (Quản lý sách)
(7)
(8)

Bộ phận
quản lý

2.1
Nhập mới

Bộ phận bạn
đọc

(1)

2.2
(3) Hiệu chỉnh
thông tin

(9)

Bạn đọc

2.3
Thanh
(10) lý

sách
2.4
(12)
Tiềm
kiếm

(13)

(2)
(4)

(5)

(6)
(11)

- 21 -


Ghi chú:
(1) Sách mới
(2) Thông tin sách cần nhập
(3) Kết quả hiệu chỉnh
(4) Kết quả hiệu chỉnh
(5) Thông tin hiệu chỉnh
(6) Yêu cầu thanh lý
(7) Kết quả thanh lý
(8) Hiệu chỉnh dữ liệu
(9) Thơng tin tìm kiếm
(10) Kết quả hiệu chỉnh

(11) Kết quả tìm kiếm
(12) Kết quả
(13) Thơng tin tìm kiếm

- 22 -


5. Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 3 (Quản lý đọc giả)

Bộ phận bạn
đọc
(9)
(1)

Bạn đọc
(4)

3.1
Nhập mới

Bộ phận
quản lý

(12)

(13)

(10)
(7)

(5)

(8)

3.2
Tìm kiếm

3.3
Hiệu
chỉnh

3.4
Xóa đọc
giả

(11)
(2)

(6)

3

(3)

Ghi chú:
(1) Thơng tin đọc giả
(2) Thơng tin đọc giả
(3) Kết quả tìm kiếm
(4) Kết quả
(5) Yêu cầu tìm kiếm

(6) Hiệu chỉnh dữ liệu
(7) Kết quả
(8) Yêu cầu tìm kiếm
(9) Hiệu chỉnh dữ liệu
(10) Kết quả hiệu chỉnh
- 23 -


(11) Yêu cầu xóa
(12) Yêu cầu xóa
(13) Kết quả xóa

- 24 -


6. Sơ đồ DFD mức 1 của ô xử lý 4 (Quản mượn trả sách)

4.2
Sách quá
hạn

(15)

(17)
(18)

(12)

Bộ phận
quản lý

(5) 4.4
(4)

Trả sách

(2)

(8)

(14)
(22)

(21)

(7)
(6)

4.1
Lập phiếu
mượn sách

Đọc giả

4.5
Các quy
định
4.3 (20)
Sách
đang

mượn

(19)

(3)
(23)
(10)

- 25 -

(9)