TIỂU LUẬN HỌC PHẦN KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (THÔNG BÁO, QUYẾT ĐỊNH, CÔNG VĂN)

TRƯỜNG …………………………………………….
KHOA ……………………………
---------------

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ HÌNH
THỨC CỦA MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (THƠNG BÁO,
QUYẾT ĐỊNH, CƠNG VĂN)

GV hướng dẫn:
Họ và tên:


Hà Nội
MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
Kỹ năng soạn thảo văn bản là một phần khơng thể thiếu trong nhiều vị trí ở
hầu hết các ngành nghề cũng như trong cuộc sống. Văn bản trong hoạt động
giao tiếp, là một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt
thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội sao cho phù
hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt
động của đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, văn
bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản
lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm
vi quản lý hành chính Nhà nước. Vì vây, cơng tác soạn thảo văn bản nói chung
và văn bản hành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu trong hoạt động
quản lý hành chính hiện nay.
Hình thức văn bản được tập hợp nhiều yếu tố thể thức cấu thành. Chính các
yếu tố thể thức văn bản được trình bày theo đúng quy định của nhà nước tạo nên

hình thức văn bản, phản ánh đúng tính chất và đặc điểm của văn bản nhà nước
và nó sẽ góp phần đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Tuy nhiên, hiện nay vẫn
còn nhiều văn bản hành chính bộc lộ nhiều khiếm khuyết về cả nội dung lẫn thể
thức. Chỉ riêng về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngơn ngữ và văn phong
cũng đã có nhiều sai phạm cần xem xét.
Nhằm nắm rõ các hình thức và yêu cầu về nội dung của văn bản hành chính
em xin lựa chọn thực hiện chủ đề:” Phân tích các yêu cầu về nội dung và hình
thức của một số loại văn bản hành chính (thông báo, quyết định, công văn)” làm
đề tài cho bài tiểu luận của em.

3


CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1.Khái quát chung về các loại văn bản
Theo nghĩa chung nhất, văn bản là chuỗi ký hiệu ngơn ngữ hay nói chung
những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một
nội dung, ý nghĩa trọn vẹn. Theo cách hiểu này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền
chùa; chúc thư, văn khế; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật; công văn,
giấy tờ, khẩu hiệu...ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản.
Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà
nước thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên
xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ
quan và người có quyền hạn để giải quyết. Văn bản hành chính mang tính thơng
tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết
những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Văn bản hành chính có nhiều vài trị
khác nhau, có thể là thơng báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan
nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác.
1.2.Phân loại văn bản
1.2.1. Phân loại theo loại hình quản lý

-Văn bản quy phạm pháp luật:
Văn bản pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà
nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã
hội chủ nghĩa. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
a) Văn bản luật:
-Hiến pháp: (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật có bổ sung hay sửa đổi
Hiếp pháp): là loại văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất quy
định những vấn đề cơ bản của Nhà nước như: hình thức và bản chất của nhà
nước; chế độ chính trị, chế độ kinh tế; chế độ văn hóa và xã hội; quyền và nghĩa
vụ cơ bản của công dân; hệ thống tổ chức, nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền
của các cơ quan nhà nước. Hiến pháp là bộ luật cơ bản của Nhà nước, là cơ sở,
căn cứ để hình thành hệ thống pháp luật hồn chỉnh.
+Luật, bộ luật: Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội ban hành nhằm
cụ thể hóa Hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt
động của Nhà nước.
b) Văn bản dưới luật mang tính chất luật:
+Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội: Văn bản quy
phạm pháp luật do Quốc hội,UBTVQH ban hành để ghi lại và truyền đạt những
4


kết uận và quyết định tại các kỳ họp của mình về những vấn đề thuộc chủ
trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp...
+Pháp lệnh: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật, sau luật do
UBTVQH ban hành để đặt ra các quy phạm pháp luật điều chỉnh những quan hệ
xãhội quan trọng tương đối ổn định nhưng chưa có luật điều chỉnh;
+Lệnh của Chủ tịch nước: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật do Chủ
tịch nước ban hành để thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của mình
theo luật định.

c) Văn bản dưới luật lập quy ( văn bản pháp quy);
+Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao,
HĐND các cấp;
+Nghị định của Chính phủ;
+Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân
dân tối cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởngcơ quan
thuộc Chính phủ, UBND các cấp;
+Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính
phủ, UBND các cấp;
+Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, thủ
trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, văn bản liên tịch
giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị -xã hội.
-Văn bản quản lý hành chính:
Văn bản quản lý hành chính là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong
các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng
lớn trong tổng số văn bản được ban hành. Loại văn bản này thường khơng mang
tính quyền lực, khơng đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục
đích quản lý, giảiquyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay
ghi chép cơng việc phát sinh...Văn bản quản lý hành chính gồm những loại chủ
yếu sau:
+Cơng văn
+Thông báo
+Thông cáo
+Báo cáo
+Biên bản
5


+Tờ trình

+Cơng điện
+Phiếu gửi
+Giấy giới thiệu
+Giấy đi đường...
-Văn bản phải chuyển đổi:
Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành một
văn bản khác. Thí dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều lệ...
1.2.2. Theo đặc trưng nội dung
-Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội: là các văn bản của các tổ
chứcđảng, đoàn thể: thanh niên, phụ nữ, các hội...
-Văn bản kinh tế: là những văn bản mà trong đó có chứa đựng những nội
dung về kinh tế, kinh doanh như: hợp đồng kinh tế, luận kinh tế, dự án đầu
tư...2.3. Văn bản kỹ thuật: là những văn bản có tính kỹ thuật thuần túy như:
Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật...
-Văn bản ngoại giao:
Đó là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại giao như: công ước
quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối huệ thư...Ngồi ra cịn có các văn
bản khác như: Văn bản pháp luật, văn bản an ninh, quốc phòng...
1.2.3. Phân loại theo kỹ thuật chế tác
-Văn bản giấy:
Đó là những văn bản được soạn thảo trên chất liệu giấy thông thường. Đây
là loại văn bản cơ bản trong lịch sử của nhân loại, gắn liền với kỹ nghệ giấy và
in ấn.
-Văn bản điện tử:
Đó là loại văn bản được soạn thảo trên các phương tiện kỹ thuật thông tin
viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử. Loại văn bản này xuất hiện trong
những năm gần đây khi mà tin học, chế bản điện tử, sách điện tử được sử dụng.
Loại văn bản này có ưu điểm gọn, nhẹ và thuận tiện trong cả soạn thảo, chuyển
phát và khai thác sử dụng.

6


1.3.Vai trò văn bản
1.3.1.Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho
hoạt động của cơ quan
Trước hết thông qua văn bản có thể thu nhập được rất nhiều loại thơng tin
cho hoạt động của các cơ quan, đó là các thông tin về:
-Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và
phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan và đơn vị
-Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị.
-Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với
nhau.
-Tình hình đối tượng bị quản lý; sự biến động của các cơ quan, đơn vị;
chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
-Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v..
1.3.2.Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết
định quản lý
Thơng thường, các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được
thể chế hóa hình thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. Các quyết
định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối
tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo
để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện. Hơn thế nữa các đối tượng bị
quản lý cũng phải nhận thấy được khả năng và có thể phát huy sáng tạo khi thực
hiện các quyết định quản lý.
1.3.3. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt
động của bộ máy lãnh đạo và quản lý
Kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà
nước là một phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức
kinh tế, tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả. Cơng tác này

sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản. Phương tiện
này muốn phát huy hết vai trò to lớn đó của mình thì cần phải có tổ chức một
cách khoa học. Có thể thơng qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo
dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý. Nếu được tổ chức tốt, biện pháp
kiểm tra công việc qua văn bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
Để kiểm tra có hiệu quả và cũng cần chú ý đúng mức cả hai phương tiện
của quá trình hình thành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các
văn bản trong hoạt động của cơ quan và các đơn vị trực thuộc; hai là, nội dung
các văn bản và sự hồn thiện trên thực tế nội dung đó. Ở những mức độ khác
7


nhau, cả hai phương tiện đều có thể cho thấy chất lượng thực tế trong hoạt động
của cơ quan.
Kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ thống văn
bản không thể tách rời với việc phân cơng trách nhiệm chính xác cho mỗi bộ
phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý. Nếu sự phân công
không rõ ràng, thiếu khoa học thì khơng thể tiến hành kiểm tra có hiệu quả.
1.3.4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp
luật
Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan
hành chính nhà nước, các cơng dân có thể hoạt động theo những chuẩn
mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong
quản lý nhà nước.
Các hệ thống văn bản một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong
quản lý hành chính nhà nước, mặt khác là sự cụ thể hóa các luật lệ hiện hành,
hướng dẫn thực hiện các luật lệ đó. Đó là cơng cụ tất yếu của việc xây dựng hệ
thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng.
Khi xây dựng và ban hành các văn bản cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về
nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị điều hành
thực tế, chứ khơng thể mang tính hình thức, và về ngun tắc, chỉ khi đó các văn
bản mới có hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà
nước.

8


KẾT LUẬN
Dù đang làm cơng việc gì, ở bất cứ vị trí nào, cấp quản lý hay nhân viên,
trong doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước thì mỗi người đều phải tiếp xúc, xử lý
với các loại văn bản. Vì vậy công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể
thiếu trong công việc và hoạt động quản lý. Có thể nói soạn thảo văn bản có vị
trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, đơn vị tổ chức nào. Văn bản được ví như
bốn bánh xe giúp cho xe có thể chuyển động được. Một văn phịng hoạt động
khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đại thì cơng
việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thơng suốt. Ngược lại, sẽ là một lực cản
rất lớn đến hiệu quả công việc cũng như hiệu suất kinh doanh. Văn bản hành
chính cần được đảm bảo soạn thảo đúng hình thức và nội dung thì mới mang lại
đầy đủ chức năng vốn có của nó. Chính vì thế khi thực hiện soạn thảo một văn
bản hành chính thì người soạn thảo cần nắm rõ và tuân thủ theo các quy định và
chuẩn mực chung về hình thức và nội dung của từng loại văn bản đó.
Bản thân là sinh viên sẽ dần phải có thêm nhiều lần tự soạn thảo các văn
bản hành chính phục vụ cho chính cơng việc, học tập hay trong cuộc sống sinh
hoạt hằng ngày, vì vậy em sẽ ý thức học tập môn “Kỹ năng soạn thảo văn bản”
thật tốt. Sau mơn học này, ngồi nẵm vững những ngun tắc chúng được thầy
cơ truyền đạt và tìm hiểu qua giáo trình thì em cũng nắm vững hơn về việc soạn
thảo một văn bản theo đúng bài bản hơn thông qua thực hành làm tiểu luận. Em
xin chân thành cảm ơn thầy cô hướng dẫn môn học “Kỹ năng soạn thảo văn
bản” của chúng em!

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Tổ bộ mơn Kế tốn, Giáo trình Soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Trường
Cao đẳng Nghề Nam Định.

9