BÀI GIẢNG TRUNG cấp CHÍNH TRỊ HOẠT ĐỘNG LÃNH đạo, QUẢN lý của cán bộ LÃNH đạo, QUẢN lý ở cơ sở

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN CÁN BỘ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Bài 1: HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ
LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ
Chương trình: Trung cấp lý luận chính trị - hành chính

TP.HCM, tháng 8 năm 2020
1


1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ VÀ VAI TRÒ
HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ
1.1. Khái niệm hoạt động lãnh đạo, quản lý
1.1.1. Khái niệm hoạt động lãnh đạo
Hoạt động lãnh đạo là hoạt động mang tính định hướng, gây ảnh hưởng, tạo
dựng niềm tin, thuyết phục người khác để họ đồng lòng với người lãnh đạo thực
hiện đường lối, chủ trương hoặc hệ thống mục tiêu nào đó. Lãnh đạo tạo hiệu ứng
điều khiển, dẫn dắt người khác dựa trên cơ chế nhận thức, niềm tin, tiêu chuẩn đạo
đức, lý tưởng, v.v... mà khơng mang tính cưỡng bức đối với người khác. Ví dụ,
lãnh đạo đảng, lãnh đạo của các tổ chức xã hội. Đảng lãnh đạo quần chúng không
phải bằng sức mạnh của bộ máy bạo lực mà bằng sự đúng đắn trong các đường lối,
chủ trương thông qua hoạt động tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, vận động.
Cán bộ lãnh đạo thường được gọi là những người hoạt động chính trị, xã hội.
Họ khơng tự thân có quyền lực lãnh đạo mà phải được xã hội, được người chịu sự
lãnh đạo tự nguyện trao quyền lãnh đạo cho họ hoặc thông qua bầu cử, tôn vinh.
Cán bộ lãnh đạo khác với thủ lĩnh ở chỗ cán bộ lãnh đạo có một tổ chức chính
thức để thực thi sự lãnh đạo của mình, cịn thủ lĩnh có thể chỉ có quyền lực trong tổ
chức phi chính thức. Tuy nhiên, cán bộ lãnh đạo phải đạt tới năng lực và uy tín của
thủ lĩnh thì hiệu quả lãnh đạo mới như mong muốn.
Cán bộ lãnh đạo cũng khác thủ trưởng. Chức danh thủ trưởng thường được

dùng trong lĩnh vực hành chính, trong đó thủ trưởng có phạm vi quyền hạn theo
chức danh, bất chấp họ có hay khơng có uy tín đối với những người chịu sự quản
lý của họ. Thủ trưởng có thể được bổ nhiệm không qua bầu cử.
Khái niệm cán bộ lãnh đạo gần với khái niệm lãnh tụ, chính khách nhiều hơn.
Tuy nhiên, lãnh tụ thường gán cho những người đứng đầu một quốc gia, một tổ
chức lớn, còn cán bộ lãnh đạo xuất hiện ở mọi cấp độ. Chính khách và cán bộ lãnh
đạo chung nhau đặc điểm là điều khiển người khác thông qua sức mạnh ý chí, niềm
tin, nhưng chính khách thường được sử dụng trong các quan hệ chính trị ngoại
giao, cịn lãnh đạo xuất hiện trong mọi lĩnh vực.
Cán bộ lãnh đạo cũng cần có kỹ năng lãnh đạo, nhưng các kỹ năng này khó
định hình và khó đào tạo. Cán bộ lãnh đạo thường phải rèn luyện qua hoạt động
thực tiễn. Vũ khí của người lãnh đạo là một hệ thống tri thức được tổ hợp chặt chẽ
có tác dụng định hướng tương lai cho đơn vị (chủ thuyết). Cán bộ lãnh đạo phải có
kỹ năng đủ để thuyết phục người khác tin vào những điều họ tin và phải có đủ uy
tín để tạo dựng sự tin cậy đối với người khác khiến họ tự nguyện trao quyền lãnh
đạo cho mình, đồng thời phải có kỹ năng tồ chức, hướng dẫn những người khác
hồn thành mục tiêu chung nhằm củng cố lịng tin nơi họ.
1.1.2. Khái niệm hoạt động quản lý
Hoạt động quản lý mang tính kỹ thuật, quy trình, được quy định rõ trong khn
khổ các thể chế xác định. Ví dụ, quản lý hành chính trong các cơ quan của Nhà
nước; quản trị trong các doanh nghiệp. Kỹ thuật quản lý có thể được nghiên cứu và
được chuyển giao qua đào tạo.
Người quản lý sử dụng quyền lực để điều hành người khác. Thông thường cán
bộ quản lý sử dụng ba loại quyền lực: quyền lực tổ chức hành chính bắt buộc mọi
người phải tuân thủ những nguyên tắc, quy định đã được cấp có thẩm quyền phê
2


chuẩn trở thành quy chế, kỷ luật, quy trình, chế độ, chính sách; quyền lực vật chất
kích thích động cơ vật chất đối với người dưới quyền theo các chế độ thưởng phạt

vật chất khác nhau; quyền lực tinh thần thơng qua các hình thức tơn vinh, khen
thưởng hoặc các hình thức phê phán, bài trừ, cơ lập khác nhau.
Trong hoạt động quản lý, quan hệ quản lý thường được xác định theo cách cấp
trên quản lý cấp dưới. Vì thế, hoạt động quản lý thường được phân chia theo cấp
bậc trong bộ máy quản lý của một tổ chức. Phổ biến nhất là phân chia theo ba cấp:
cấp cao; cấp trung gian và cấp cơ sở, trong đó cấp cao có quyền lực hành chính cao
nhất, có phạm vi quản lý bao trùm cả tổ chức, chịu trách nhiệm về tổ chức trong
mối quan hệ với tổ chức khác, cấp trung gian chủ yếu làm chức năng tham mưu
hoặc quản lý theo lĩnh vực ủy quyền của cấp cao. Cấp cơ sở quản lý tồn diện cấp
của mình nhưng thường có quy mơ hạn chế trong cấu thành một tổ chức và là cấp
quản lý thấp nhất, dưới đó khơng cịn cấp quản lý nào nữa.
Hoạt động quản lý thường do cán bộ quản lý thực hiện theo từng lĩnh vực
chuyên môn cụ thể. Mỗi lĩnh vực quản lý đòi hỏi các yêu cầu đặc thù về phương
pháp, cách thức, quy trình, nguyên tắc, phương tiện, nguồn lực quản lý riêng.
1.1.3. Mối quan hệ giữa hoạt động lãnh đạo và hoạt động quản lý
Lãnh đạo và quản lý có mối quan hệ qua lại chặt chẽ với nhau. Điểm chung của
hai loại hoạt động này là đều đạt đến mục đích mong muốn thơng qua hành động
của người khác. Nói cách khác, hoạt động lãnh đạo và hoạt động quản lý là hoạt
động điều khiển con người.
Điểm khác biệt giữa hoạt động lãnh đạo và hoạt động quản lý là ở chỗ lãnh đạo
sử dụng uy tín và sự thuyết phục nhiều hơn, sử dụng quyền lực ít hơn; quản lý sử
dụng quyền lực nhiều hơn, sử dụng uy tín và sự thuyết phục ít hơn. Hoạt động
quản lý thường được thực hiện theo một quy chế, chuẩn mực, nguyên tắc rõ ràng.
Lãnh đạo không dựa nhiều vào quy chế mà dựa vào sự thuyết phục và cảm hóa
mang tính nhận thức, tình cảm.
Trong thực tế, nhất là ở cơ sở, khó tách bạch hai hoạt động này trong con người
cán bộ. Cán bộ nào cũng đồng thời thực hiện cả vai trò lãnh đạo và vai trò quản lý.
Vì thế người ta thường gọi chung là hoạt động lãnh đạo, quản lý.
Lãnh đạo
Định hướng, chỉ đạo

Thuyết phục, giáo dục
Uy tín

Quản lý
Chức năng
Tổ chức, điều hành các hoạt động
Phương pháp
Mệnh lệnh, hành chính
Phương tiện
Quyền lực (cơng cụ: pháp luật,
quy định, quy chế …)
Đối tượng
Con người
Con người & các đối tượng khác
Đào tạo
Khó định hình
Dễ định hình
1.2. Vai trị của hoạt động lãnh đạo, quản lý ở cơ sở
Hoạt động lãnh đạo, quản lý tạo nên sức mạnh tập thể trên cơ sở thống nhất ý
chí và hành động. Cộng đồng dân cư trên địa bàn xã, phường, thị trấn, dù khác biệt
nhau nhiều phương diện, nhưng mỗi cộng đồng cũng có những lợi ích chung như
bảo vệ mơi trường sống chung có lợi cho sức khỏe, giữ gìn trật tự trị an, giữ gìn vệ
sinh chung, xây dựng cơ sở hạ tầng giao thong, y tế, trường học, v.v... Nếu không
3


có cấp quản lý cơ sở sẽ khơng thể thống nhất ý chí và hành động của người dân để
tất cả đều có cuộc sống tốt hơn. Hơn nữa, cấp cơ sở còn là nơi hỗ trợ trực tiếp cho
dân cư khi họ gặp khó khăn, cũng như tạo điều kiện cho dân cư tham gia vào hệ
thống chính trị chung của quốc gia.

Hoạt động lãnh đạo, quản lý tạo ra môi trường vừa cho phép mọi người dân
được tự do sáng tạo, vừa định hướng hoạt động của mọi người theo mục tiêu
chung. Các xã, phường, thị trấn đều nằm trong một huyện, một tỉnh nào đó và nằm
trong nước ta, do đó vừa được hưởng lợi chung của sự quản lý của huyện,
của tỉnh, của quốc gia, vừa phải thực thi nghĩa vụ của mình với tập thể lớn hơn. Cơ
quan quản lý cấp cơ sở là đầu mối để triển khai chính sách chung một cách hiệu
quả trên địa bàn cơ sở, vừa phản ánh nguyện vọng, nhu cầu của cơ sở cho cấp trên
để được hỗ trợ giải quyết kịp thời, hiệu quả.
Hoạt động lãnh đạo, quản lý ở cơ sở tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa các
bộ phận khác nhau của đơn vị thành một hệ thống thống nhất. Giữa các bộ phận
dân cư, ngành nghề hoạt động trên địa bàn xã, phường, thị trấn đôi khi cũng xảy ra
xung đột. Cấp cơ sở là nơi trực tiếp đứng ra hòa giải hoặc phân xử nhằm tạo ra bầu
khơng khí đồn kết, thơng cảm, tương trợ lẫn nhau. Chức năng xét xử có thể chỉ
phân quyền ở phạm vi hẹp cho cấp cơ sở, nhưng chức năng hịa giải của hệ thống
chính trị chủ yếu do cấp cơ sở đảm nhiệm.
Hoạt động lãnh đạo, quản lý ở cơ sở góp phần tạo dựng sức mạnh bền vững của
hệ thống chính trị. Nhờ có sự quản lý ở cấp cơ sở mà hoạt động của dân cư và các
tổ chức trên địa bàn đi vào nền nếp, kỷ cương, giảm nhẹ vai trò quản lý, giám sát
của cấp trên. Hơn nữa, sự chuyên nghiệp, linh hoạt và tận tâm của cán bộ quản lý
cấp cơ sở làm tăng uy tín của hệ thống chính trị. Ngược lại, sự yếu kém của cấp cơ
sở, nhất là việc xử lý quan liêu, thiếu chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ cơ sở
không những làm cho hệ thống chính trị thiếu bền vững, mà cịn làm phai nhạt
niềm tin của quần chúng vào hệ thống chính trị.
Thảo luận: Người lãnh đạo quản lý hiện nay cần có những phẩm chất gì để thực
hiện hiệu quả cơng việc lãnh đạo quản lý? Giải thích và liên hệ thực tiễn cụ thể ở
đơn vị các anh chị hiện nay?
2. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ QUẢN
LÝ Ở CƠ SỞ
2.1. Xây dựng mục tiêu, phương hướng, kế hoạch hoạt động ở cơ sở
2.1.1. Dự báo

Dự báo là phán đốn một cách có căn cứ khoa học xu hướng phát triển của xã,
huyện, tỉnh, cả nước trong thời gian trước mắt và lâu dài nhằm cung cấp luận cứ
cho việc xây dựng chủ trương, chính sách, kế hoạch hành động của cơ sở.
Nội dung của dự báo bao gồm những biến động bên trong, bên ngoài cơ sở theo
chiều hướng có lợi và khơng có lợi. Cụ thể là phải dự báo về sự thay đổi của mơi
trường tự nhiên, kinh tế, xã hội, chính trị ảnh hưởng đến cơ sở như thế nào; dự báo
về sự thay đổi của cơ sở về các phương diện thẩm quyền, nguồn lực, nhiệm vụ,
khó khăn, thuận lợi khi thực thi nhiệm vụ để có kiến nghị đối phó thích hợp; dự
báo về sự thay đổi mục tiêu của cơ sở do sự biến động chung và riêng, v.v...
Để có thể dự báo khoa học, cơ sở phải tổ chức điều tra, thu thập dữ liệu và xử lý
thông tin một cách hệ thống, theo các phương pháp khoa học. Phương pháp dự báo
4


khoa học là dựa trên các lý thuyết khoa học tiên tiến và cơ sở dữ liệu thông tin đầy
đủ. Cấp cơ sở cần sử dụng các dự báo của các tổ chức cung cấp thông tin quốc gia
như thông tin của các bộ chuyên ngành, thông tin của cấp trên, thông tin của các tổ
chức quốc tế. Cũng cần phải có cán bộ đảm trách cơng việc dự báo để làm cho hoạt
động dự báo ở cấp cơ sở mang tính chun nghiệp. Tránh tình trạng cấp cơ sở ỷ lại
hoàn toàn vào cấp trên dẫn đến kế hoạch nhận được không đáp ứng yêu cầu của
dân cư sở tại.
Dự báo có vai trị quan trọng trong việc cung cấp căn cứ để lập kế hoạch hoạt
động của cơ sở. Chất lượng dự báo tốt, diện dự báo rộng cho phép cán bộ lập kế
hoạch của cơ sở đề xuất được các phương án và mục tiêu sát thực và khả thi hơn.
Ngược lại, nếu dự báo không tốt dễ dẫn đến hành động cảm tính, duy ý chí, quan
liêu trong việc đề ra mục tiêu và kế hoạch hành động của cơ sở.
2.1.2. Xác định mục tiêu
Mục tiêu là kết quả hành động hoặc trạng thái của cơ sở trong tương lai. Khác
với mục đích, mục tiêu vừa có tính chất định hướng hành động, vừa xác định rõ
các tiêu chí đo lường kết quả của hành động sao cho ở thời điểm cần hoàn thành

mục tiêu chúng ta có thể biết được mục tiêu đã được hồn thành ở mức độ nào.
Ngồi ra, mục tiêu cịn mang tính thời hạn với điểm bắt đầu và kết thúc theo thời
gian cụ thể. Việc hồn thành mục tiêu khơng phải chỉ được đo lường bằng các tiêu
chí quy mơ và chất lượng mà còn phải được xem xét về khoảng thời gian thực
hiện. Hơn nữa, một mục tiêu trong quản lý phải là kết quả của hành động có chọn
lựa theo hướng tối thiểu hóa nguồn lực sử dụng và tối đa hóa độ hài lịng của
những người liên quan. Chính vì thế xác định mục tiêu đúng là một công việc rất
quan trọng và không dễ dàng trong công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý. Xác
định đúng mục tiêu của cơ sở, tức là mục tiêu đó phù hợp với điều kiện thực tế,
khả thi và sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của
dân cư, thì tự người dân sẽ tích cực hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu. Ngược lại,
mục tiêu không đúng, không những gây bất mãn trong dân cư, mà cịn sử dụng
lãng phí nguồn lực khan hiếm của cơ sở và tăng thêm chi phí quản lý do phải khắc
phục kết quả sai lầm của việc thực hiện mục tiêu không đúng.
Mỗi cơ sở có một hệ thống các mục tiêu đa dạng theo các mối quan hệ khác
nhau. Nếu phân loại mục tiêu theo thời gian thực hiện mục tiêu thì có mục tiêu
ngắn hạn, mục tiêu trung hạn, mục tiêu dài hạn; nếu phân loại theo tầm quan trọng
của mục tiêu thì có mục tiêu cơ bản, chủ yếu, mục tiêu khơng cơ bản, thứ yếu; nếu
phân loại theo phạm vi, tính chất của mục tiêu thì có mục tiêu kinh tế, mục tiêu
chính trị, mục tiêu xã hội, mục tiêu văn hóa, mục tiêu an ninh quốc phịng, v.v...;
nếu xét theo chủ thể thực hiện mục tiêu thì có mục tiêu của ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn, mục tiêu của Đảng ủy xã, phường, thị trấn mục tiêu của Đoàn
Thanh niên xã, phường, thị trấn, mục tiêu của Hội Phụ nữ, Hội Nông dân xã,
phường, thị trấn, v.v... vấn đề cần quan tâm là cấp cơ sở phải thiết lập mối quan hệ
ưu tiên và phối hợp giữa các mục tiêu.
2.1.3. Lập kế hoạch, chương trình hành động thực hiện mục tiêu
Thứ nhất, xây dựng các chương trình hành động để thực hiện mục tiêu. Chương
trình hành động là tổng thể các nỗ lực của cấp cơ sở đi đôi với tổng nguồn lực và
phương thức sử dụng nguồn lực tương ứng để đạt đến mục tiêu. Thông thường cấp
5

cơ sở có các loại chương trình hành động theo lĩnh vực (chương trình phát triển
kinh tế, chương trình xây dựng trường học, trạm xá, v.v...), chương trình theo mục
tiêu phân bổ (như chương trình xóa đói, giảm nghèo, chương trình phủ xanh đất
trống, đồi trọc, chương trình nước sạch, v.v.) chương trình giải quyết vấn đề
cấp của địa phương, v.v...
Thứ hai, lập kế hoạch hành động cho từng mục tiêu, từng bộ phận, cá nhân và
theo thời gian.
Có hai loại kế hoạch cần phải xây dựng. Một là kế hoạch hoạt động thường kỳ
của cơ sở và hai là kế hoạch thực hiện các chương trình mục tiêu.
Kế hoạch thường kỳ là lịch trình thực hiện các chức năng ổn định của cơ sở như
kế hoạch 1 năm, kế hoạch 5 năm, chiến lược cho từng giai đoạn. Đây là dạng kế
hoạch sắp xếp hoạt động của cơ sở theo một tiến trình thời gian đi đơi với sự phân
bổ hợp lý nguồn kinh phí và biên chế đủ để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nội
dung của các kế hoạch này bao gồm ba phương diện:
- Hành động: các hoạt động cần hoàn thành trong kỳ kế hoạch được phân bổ
theo tiến độ thời gian cụ thể.
- Kinh phí: là kế hoạch phân bổ kinh phí cho các hoạt động đi cùng chế độ chi
tiêu, quản lý rõ ràng.
- Con người: mỗi hoạt động và kinh phí tương ứng phải giao cho tổ chức và cá
nhân cụ thể phụ trách.
Kế hoạch thực hiện chương trình mục tiêu là các kế hoạch soạn thảo riêng cho
từng chương trình cụ thể. Sau khi các chương trình hành động đã được phê duyệt
thì cán bộ quản lý, căn cứ trên những nhiệm vụ cụ thể do chương trình đặt ra và sự
phân bổ kinh phí tương ứng, sắp xếp nhân sự và thời gian cho từng hoạt và từng
giai đoạn cụ thể của việc thực hiện chương trình. Vì các chương trình đều được tổ
chức theo kiểu bộ máy bán chuyên trách nên trong kế hoạch cần quy định rõ trách
nhiệm và cơ chế phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân tham gia thực hiện chương
trình. Ngồi ra kế hoạch chương trình, nếu có thể, cần cụ thể hóa trong kế hoạch

thường kỳ của đơn vị hoặc phải phối hợp với kế hoạch thường kỳ của đơn vị.
Kế hoạch của cấp cơ sở phải được truyền tải cho các bộ phận chức năng và cụ
thể hóa thành nhiệm vụ, chỉ tiêu của các bộ phận đó. Kế hoạch của cấp cơ sở là
một bộ phận của kế hoạch cấp trên nên phải phù hợp với kế hoạch, chương trình
hành động của cấp trên và phải được cấp trên phê chuẩn.
Ngồi các kế hoạch chính, cơ sở cịn phải lập các kế hoạch dự phịng để đối phó
với rủi ro khi chúng xảy ra.
Căn cứ để lập kế hoạch là các thơng tin từ tình hình thực hiện kế hoạch thời kỳ
trước, nhiệm vụ bổ sung trong kỳ tới, chế độ chính sách theo quy định của Nhà
nước và các đồn thể chính trị, những biến động đã được dự báo và những biến
động dưới dạng rủi ro, v.v...
Phương pháp lập kế hoạch thường được sử dụng là sắp xếp công việc theo tiến
độ thời gian, theo sự phân công trong cơ cấu tổ chức của cơ sở, theo các u cầu
cơng việc. Có thể sử dụng một số kỹ thuật trình bày kế hoạch như xây dựng mạng
lưới cơng việc, lập sơ đồ, đồ thị tiến độ, v.v...
2.2. Tổ chức thực hiện mục tiêu, phương hướng, kế hoạch của cơ sở
2.2.1. Huy động, bố trí, sử dụng nguồn lực
6


Trước hết, cần huy động, bố trí, sử dụng nguồn lực tài chính. Thơng thường
nguồn lực tài chính của cấp cơ sở do ngân sách cấp trên hoặc do một tổ chức nào
đó tài trợ. Cán bộ quản lý, căn cứ dự toán đã được phê duyệt để phân bổ kinh phí
cho các lĩnh vực và hoạt động liên quan đúng với chế độ, chính sách và định
mức của Nhà nước. Khi phân bổ kinh phí cần chú ý đến tiến độ giải ngân sao cho
phù hợp với yêu cầu thực tế về kỹ thuật, kinh tế, xã hội, tự nhiên của từng hoạt
động. Tiến độ cấp kinh phí phải phục vụ tốt cho việc hồn thành cơng việc được
giao. Để tránh hai xu hướng không tốt trong phân bổ kinh phí (cố tình làm chậm
q trình cấp kinh phí để vụ lợi và khoán trắng cho cán bộ phụ trách công việc),
cần kiểm tra giám sát việc thực hiện kinh phí, thậm chí cần điều chỉnh nếu thấy cần

thiết. Đồng thời cần phối họp chặt chẽ với kho bạc nhà nước về thông tin kế hoạch,
về tiến độ thực hiện để giảm thiểu những trở ngại trong khâu giải ngân.
Tiếp theo, cần huy động, bố trí, sử dụng vật tư, thiết bị. Việc sử dụng tài sản đã
đầu tư thường theo chế độ chính sách của Nhà nước và việc huy động các nguồn
lực này phải theo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả với chế độ duy tu, bảo dưỡng và
thay thế hợp lý. Lĩnh vực cần chú ý là đầu tư mới và mua vật tư, thiết bị bổ sung,
về nguyên tắc các khoản đầu tư và mua lớn phải thông qua đấu thầu theo quy định
của Nhà nước. Tuy nhiên, do năng lực thực hiện dự án của cấp cơ sở thấp nên tốt
nhất là sử dụng dịch vụ tư vấn và quản lý đầu tư. Các khoản mua sắm khác cần
được giám sát nhằm phòng tránh hiện tượng chuyển giá.
2.2.2. Thiết lập và củng cố, đổi mới bộ máy tổ chức, quản lý
Nhiệm vụ quan trọng của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở là thiết lập, củng cố
hoặc cải tổ bộ máy quản lý phù hợp với cơ sở.
Bộ máy quản lý là một chỉnh thể các bộ phận quản lý có chức năng, nhiệm vụ
khác nhau nhưng cùng chung nhau mục tiêu là lãnh đạo, quản lý đơn vị hoàn thành
nhiệm vụ. Các bộ phận cấu thành bộ máy quản lý gồm cấp và khâu quản lý.
Cấp quản lý là các nấc thang khác nhau trong hệ thống phân cấp quản lý. Cấp
quản lý là kết quả sự phân chia hệ thống cơng việc quản lý theo chiều dọc, theo đó
cấp trên phụ trách cấp dưới, cấp dưới trực thuộc cấp trên, cấp cơ sở thường chỉ có
một cấp dưới là nhân viên hoặc người dân, doanh nghiệp, v.v...
Khâu quản lý là các bộ phận khác nhau trong một cấp quản lý. Mỗi khâu quản
lý chỉ thực hiện một hoặc một số công việc quản lý. Mối quan hệ giữa các khâu
quản lý trong một cấp là quan hệ phối hợp công tác cùng cấp. Số khâu trong một
cấp phụ thuộc vào mức độ phức tạp của các chức năng mà cấp đó phải đảm nhiệm
cũng như quy mơ của đối tượng quản lý mà cấp đó phụ trách. Ở cơ sở, chỉ có ủy
ban nhân dân xã là phân chia thành các khâu quản lý chức năng giao cho công
chức thực hiện. Theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân, hiện
nay cấp xã có các khâu chức năng do cơng chức đảm nhiệm, đó là: khâu quản 1ý
văn phòng - thống kê; khâu quản lý địa chính - xây dựng; khâu quản lý tài chính kế toán; khâu quản lý tư pháp - hộ tịch; khâu quản lý vãn hóa - xã hội; khâu quản
lý quân sự và công an xã.

Mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý gọi là quan hệ quản lý. Quan hệ giữa các
cấp quản lý gọi là quan hệ dọc. Quan hệ giữa các khâu quản lý gọi là quan hệ
ngang. Trong thực tiễn, phối hợp theo chiều ngang khó hơn phối hợp theo chiều
7


dọc do các khâu quản lý đồng cấp, không thể ra lệnh cho nhau, chỉ có thể phối hợp
với nhau theo quy chế.
Khi xây dựng bộ máy quản lý cấp cơ sở cần tuân thủ các yêu cầu sau đây:
- Xác định rõ số lượng các khâu quản lý sao cho vừa đủ để thực hiện các chức
năng quản lý.
- Xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho từng khâu quản lý, trong đó đặc
biệt chú ý xác định rõ mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận.
- Các bộ phận quản lý không được đảm nhiệm các nhiệm vụ chồng chéo lẫn
nhau.
- Cơ cấu các bộ phận và mối quan hệ giữa chúng vừa phải đảm bảo tính ổn định
tương đối, vừa phải có tính thích nghi khi điều kiện thay đổi.
- Cơ cấu tổ chức quản lý phải đáp ứng yêu cầu hiệu lực, hiệu quả.
Trong thực tế người ta thường tổ hợp các mối quan hệ quản lý cơ bản (trực
tuyến và chức năng) theo nhiều cách khác nhau để hình thành bộ máy quản lý đơn
vị.
Sơ đồ 1. Mơ hình quan hệ trực tuyến

Quan hệ trực tuyến là phân chia đơn vị thành các cấp khác nhau, trong đó cấp
trên quản lý tồn diện cấp dưới, cấp dưới chỉ trực thuộc một cấp trên. Ưu điểm của
quan hệ này là tập trung quyền quản lý vào một đầu mối và các tuyến quản lý
khá rõ ràng, đơn giản. Nhược điểm của nó là địi hỏi quá nhiều ở cán bộ quản lý
trực tuyến, dễ làm họ quá tải và quản lý kém chuyên sâu.
Quan hệ chức năng là phân chia hoạt động của một cấp quản lý cho nhiều khâu
khác nhau, mỗi khâu chỉ đảm nhận một hoặc một số chức năng quản lý nhất định,

mỗi đối tượng quản lý bên dưới chịu sự quản lý của nhiều khâu chức năng bên
trên. Ưu điểm của quan hệ chức năng là tính chun mơn hóa sâu của từng khâu
quản lý do đó có thể bao quát quy mô rộng và năng suất cao. Tuy nhiên, nhược
điểm của quan hệ này là phối hợp các khâu chức năng rất phức tạp, dễ có tình trạng
chồng chéo hoặc mâu thuẫn trong hành động của các khâu chức năng.
Sơ đồ 2. Mơ hình quan hệ chức năng

8


Trong thực tế khơng có cơ cấu kinh tế thuần trực tuyến hoặc thuần chức năng mà
thường có sự kết hợp cả quan hệ trực tuyến và quan hệ chức năng với nhau gọi là
cơ cấu trực tuyến - chức năng.
Sơ đồ 3: Mơ hình quan hệ trực tuyến - chức năng

Để đáp ứng các yêu cầu phức tạp trong việc ra quyết định quản lý người ta có
thể bổ sung thêm các bộ phận tham mưu cho các khâu trực tuyến và chức năng.
Ngồi ra, có thể ghép thêm vào cơ cấu chủ các cơ cấu phụ thêm nhằm thực hiện
các chương trình mục tiêu. Từ đó có cơ cấu tổ chức quản lý tổng quát.
Khi xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mới người ta thường làm theo ba phương
pháp:
Một là, dựa vào cơ cấu mẫu đã có sẵn, chỉnh lý, bổ sung cho phù hợp với đơn
vị. Ưu điểm của phương pháp này là chi phí xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý thấp,
độ tin cậy cao, dễ áp dụng. Nhược điểm của nó là cứng nhắc, hạn chế sự sáng tạo
của người xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý, không áp dụng được nếu khơng có sẵn
cơ cấu chuẩn.
9


Hai là, thuê các chuyên gia xây dựng và thẩm định cơ cấu tổ chức quản lý mới.

Ưu điểm của phương pháp này là vừa tận dụng được kinh nghiệm đã tích lũy trong
quá khứ, vừa phát huy tính sáng tạo của các chuyên gia từ đó lựa chọn được cơ cấu
tổ chức quản lý tối ưu. Tuy nhiên nó có nhược điểm là tốn kém, khó áp dụng nếu
thiếu chuyên gia giỏi, chuyên nghiệp.
Ba là, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mới dựa trên kỹ thuật phân tích cơng
việc, định mức lao động và hệ thống các chức danh phù hợp với đơn vị. Đây là
phương pháp hiện đại, thích hợp với việc xây dựng mọi loại hình cơ cấu tổ chức
quản lý. Tuy nhiên nó địi hỏi khoa học tổ chức lao động đã khá phát triển, đã hình
thành được hệ thống định mức cơng việc bao trùm hết các chức danh của cơ cấu tổ
chức quản lý mà điều này không phải ở địa phương nào cũng có.
Khi cơ sở phải đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ mới hoặc khi điều kiện khách
quan có sự thay đổi khiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũ bị lạc hậu thì cần củng
cố, đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý này. Quy trình củng cố, đổi mới cơ cấu
tổ chức quản lý của cơ sở thường trải qua 3 bước:
- Phân tích: Nếu muốn sửa chữa một cơ cấu cũ thì trong bước phân tích người
ta phải tìm ra được điểm yếu, điểm mạnh, điểm phù hợp và chưa phù hợp của cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý với yêu cầu của chức năng, nhiệm vụ mới.
- Thiết kế: Xác định cụ thể số cấp, khâu quản lý với quyền hạn và trách nhiệm
từng cấp, từng khâu rõ ràng. Xây dựng quy chế vận hành đơn vị. Xác định biên chế
và tiêu chuẩn cán bộ cho từng chức danh.
- Vận hành cơ cấu tố chức quản lý mới: Tuyển chọn, đào tạo và bổ nhiệm cán
bộ vào các chức danh. Ban hành quy chế. Vận hành thử, điều chỉnh sai sót và chính
thức cơng nhận cơ cấu tổ chức quản lý mới (phê chuẩn của cấp có thẩm quyền).
2.2.3. Hoạt động đối ngoại
Đối ngoại được hiểu ở đây là thiết lập các mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức
ngoài đơn vị. Cấp cơ sở có hai luồng quan hệ đối ngoại cần chú trọng điều chỉnh.
Trước hết, quan hệ công tác với cấp trên. Đây là mối quan hệ chủ đạo. Cán bộ
lãnh đạo, quản lý cấp cơ sở không những phải cập nhật thông tin từ cấp trên để có
thể triển khai hoạt động phù hợp với kế hoạch của cấp trên một cách nhanh chóng
và đúng đắn, mà cịn phải tăng cường cung cấp thơng tin cho cấp trên để cấp

trên hiểu đúng, đánh giá đúng đơn vị cơ sở. Hết sức tránh tình trạng bưng bít thông
tin với cấp trên dẫn đến hiện tượng chậm xử lý của cấp trên, khiến các vụ việc tồn
đọng gây hậu quả nghiêm. Nguy hại hơn, nếu cơ sở tự o bế thơng tin thì sẽ tự
cơ lập mình dẫn đến lạc hậu so với tình trạng chung, hoặc mất định hướng
trong hoạt động.
Thứ hai, quan hệ với đối tác. Đối tác ở đây được hiểu là cơ quan, tổ chức có
quan hệ với cơ sở nhưng khơng theo hệ thống dọc. Cơ sở phải tranh thủ quan hệ
này để duy trì các mối quan hệ phối hợp hiệu quả trong công việc cũng như đế
quảng bá cho đơn vị mình.
2.2.4. Điều hành và điều chỉnh hoạt động ở cơ sở
Hai hoạt động cần thiết của cán bộ lãnh đạo quản lý ở cơ sở để cơ sở vận hành
có hiệu quả là điều hành công việc hàng ngày và điều chỉnh khi cần thiết.
Hoạt động điều hành hàng ngày phải tuân thủ theo lịch làm việc đã được cân
nhắc kỹ lưỡng khi soạn thảo và phải được thông báo cho các bên có liên quan. Lịch
10


làm việc phải là sự cụ thể hóa theo thời gian tiến độ thực hiện các kế hoạch đã
được vạch ra. Khi điều hành theo lịch biểu tiến độ, cán bộ lãnh đạo, quản lý cấp cơ
sở cần chú trọng thực thi quy trình kiểm tra chất lượng cơng việc do đơn vị đảm
nhiệm. Có hai phương pháp quản lý chất lượng công việc là phương pháp KCS và
phương pháp ISO. Ngày nay phương pháp ISO được sử dụng phổ biến và được tín
nhiệm hơn do ưu điểm của phương pháp này là quản lý chất lượng theo quy trình
cho phép giảm thiểu phế phẩm và tăng cường trách nhiệm của mỗi người tham gia.
Q trình điều hành cịn bao gồm việc ra các quyết định cần thiết. Yêu cầu của
một quyết định quản lý là phải rõ ràng, có địa chỉ người thi hành và có các điều
kiện cần thiết cho việc thực hiện. Cán bộ cấp cơ sở có thể ra quyết định theo thẩm
quyền cá nhân hoặc biểu quyết tập thể.
Điều chỉnh kế hoạch, chương trình hành động khi cần thiết là hoạt động không
thường kỳ, nhưng khá quan trọng của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở. Do kế

hoạch được xây dựng trên cơ sở dự báo với nhiều tham số chưa thể kiểm sốt nên
kế hoạch có thể khơng hồn tồn trùng khớp với diễn biến thực tế. Khi
những thay đổi trong thực tế vượt q mức dự phịng của kế hoạch thì cán bộ lãnh
đạo, quản lý phải điều chỉnh kế hoạch. Hoặc cũng có thể điều chỉnh thay thế một
số chi tiết nào đó nếu dự báo là khơng chính xác. Trong điều hành hết sức tránh tư
tưởng trì trệ, khơng thích sự thay đổi cho dù thay đổi là cần thiết. Ngược lại, cũng
nên tránh hành động thay đổi tùy tiện, thay đổi theo ý thích chủ quan của cán bộ
lãnh đạo, quản lý mà không thật sự cần thiết đối với cơ sở.
Các dấu hiệu nhận biết cần điều chỉnh thường là tình trạng quá tải của đơn vị;
tình trạng lãng phí trong đơn vị; nhiệm vụ, yêu cầu có sự thay đổi lớn; nguồn lực
được phát hiện thêm hoặc bị rút bớt đi, môi trường hoạt động chịu biến động lớn,
v.v...
Phương pháp điều chỉnh phổ biến là sử dụng kế hoạch dự phòng, kỹ thuật
phòng tránh rủi ro, bảo hiểm. Trong trường hợp các kỹ thuật trên không đáp ứng
thì cần phát huy sức sáng tạo của cá nhân và tập thể trong đơn vị để tìm phương
thức ứng phó.
Ngun tắc điều chỉnh là ln ln hướng tới mục tiêu cơ bản, lâu dài của tổ
chức để cân đối lại các hoạt động. Trong trường hợp điều chỉnh dẫn đến mâu thuẫn
giữa các mục tiêu đã định trước, cần ưu tiên mục tiêu có ý nghĩa quyết định đối với
đơn vị cơ sở.
2.3. Thực hiện kiểm tra, đánh giá và xây dựng môi trường làm việc ở cơ sở
2.3.1. Xây dựng và điều hành chế độ kiểm tra
Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo rằng
mọi việc, mọi con người trong tổ chức đang thực hiện theo đúng kế hoạch đã vạch
ra để hồn thành mục tiêu.
Để kiểm tra có kết quả, cán bộ lãnh đạo, quản lý phải thực hiện ba công đoạn:
- Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra: Đó là các chỉ tiêu đo lường các cơng việc,
các nhiệm vụ cụ thể trong kế hoạch của đơn vị.
- Đo lường việc thực hiện theo các tiêu chuẩn đã vạch ra: là giám sát, đo lường
hoạt động thực tế trong so sánh với các tiêu chuẩn đã đặt ra để phát hiện sự sai lệch

nhằm có hành động điều chỉnh kịp thời.
11


- Điều chỉnh sự khác biệt giữa các tiêu chuấn và kế hoạch: Thông qua hoạt động
đo lường, cán bộ lãnh đạo quản lý phát hiện các sai lệch và tiến hành điều chỉnh
chúng một cách hợp lý.
Có hai đối tượng cần kiểm tra là công việc và nhân viên. Kiểm tra cơng việc là
xem xét xem cơng việc có được hồn thành đúng quy trình, tiêu chuẩn, định mức
kinh tế kỹ thuật, số lượng, chất lượng và tiến độ thời gian hay không. Kiểm tra
nhân viên là xem xét xem nhân viên có hồn thành nhiệm vụ được giao hay khơng,
hồn thành đến mức nào, ngun nhân khơng hồn thành, thái độ đối với công
việc, ý thức tổ chức, kỷ luật, v.v...
Có nhiều hình thức kiểm tra như kiểm tra phòng ngừa, kiểm tra theo dấu hiệu
sai phạm, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp,
v.v...
Để kiểm tra có kết quả tốt, quá trình kiểm tra phải tuân thủ các yêu cầu sau:
- Kiểm tra phải dựa vào kế hoạch hành động của đơn vị và theo yêu cầu công
việc.
- Quá trình kiểm tra phải đảm bảo cung cấp thơng tin trung thực, khách quan và
theo các tiêu chí đo lường thống nhất.
- Kiểm tra cần chú trọng những khâu, công đoạn trọng tâm.
- Kiểm tra phải linh hoạt, phù hợp với bầu khơng khí của đơn vị và tiết kiệm.
Để q trình kiểm tra khơng gây ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của đơn
vị, cần hịa nhập với khơng khí của bộ phận bị kiểm tra. Ngồi ra, cần thiết kế các
hoạt động kiểm tra theo hướng có thể sử dụng kết quả kiểm tra nhiều lần, đa năng
nhằm tiết kiệm chi phí kiểm tra. Cách thức kiểm tra nên được lựa chọn sao cho tối
ưu.
2.3.2 Xây dựng và điều hành chế độ đánh giá
Đánh giá là đưa ra phán xét tốt, xấu về một cơng việc nào đó, về một bộ phận

hay con người nào đó. Cơ sở của đánh giá là yêu cầu đối với công việc, chức năng,
nhiệm vụ của bộ phận hay cá nhân.
Nội dung đánh giá bao gồm:
- Đánh giá công việc: dựa trên các tiêu chuẩn định sẵn cho từng công việc cụ
thể như số lượng, chất lượng, tiến độ, chi phí, định mức... để đưa ra các kết luận cụ
thể.
- Đánh giá con người: thường đánh giá theo chức danh và theo tiêu chuẩn hành
nghề với các tiêu chí hồn thành hay khơng hồn thành cơng việc được giao; thái
độ đối với công việc; cống hiến cho đơn vị; ảnh hưởng đến người khác, v.v...
Phương pháp đánh giá thường theo tiêu chuẩn, theo thang điểm hoặc theo nhận
xét của số đông đồng nghiệp.
Thẩm quyền đánh giá thường được giao cho cán bộ quản lý cấp trên trực tiếp
hoặc tập thể nơi cá nhân cơng tác. Cũng có thể sử dụng đánh giá của khách hàng,
đối tác.
Việc xây dựng và điều hành chế độ kiểm tra, đánh giá góp phần nâng cao chất
lượng và hiệu quả công việc, gắn liền với việc thực hiện chế độ động viên, khuyến
khích (khen thưởng, phê bình, kỷ luật).
2.3.3. Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả ở cơ sở
12


Môi trường làm việc ảnh hưởng lớn đến tinh thần và qua đó ảnh hưởng đến hiệu
suất cơng tác của cán bộ, nhân viên. Cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở có trách
nhiệm xây dựng mơi trường làm việc hiệu qủa cho phép, không những thu hút và
giữ chân người tài, mà quan trọng hơn là cung cấp môi trường cho họ cống hiến
hết năng lực của họ. Mơi trường hoạt động hiệu quả thường phải có các tính chất:
đồn kết, chia sẻ, thân thiện, cảm thơng và hỗ trợ lẫn nhau.
Đồng thời cán bộ lãnh đạo, quản lý cơ sở phải quan tâm xây dựng truyền thống
tốt đẹp của đơn vị nhằm tạo dựng niềm tự hào chính đáng cho những người làm
việc trong đơn vị cũng như tạo dựng uy tín với đối tác và quần chúng. Muốn vậy

cán bộ lãnh đạo, quản lý phải chú trọng củng cố các hoạt động thế mạnh của đơn
vị, giáo dục tinh thần vì tập thể của nhân viên, giữ gìn uy tín của cá nhân và đơn
vị, v.v...
Cán bộ lãnh đạo, quản lý cần quan tâm, nhân ái, thương yêu nhân viên và quần
chúng. Chỉ có nhân cách tốt, cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở mới có đủ uy tín để
hồn thành nhiệm vụ được giao.

Thảo luận: Trình bày nội dung hoạt động lãnh đạo, quản lý tại cơ sở được anh
(chị) cho là quan trọng nhất? Giải thích và minh họa cụ thể bằng thực tiễn đơn vị
anh (chị) hiện nay. Người lãnh đạo quản lý ở đơn vị cần làm gì để thực hiện hiệu
quả nội dung đó?
CÂU HỎI ƠN TẬP, THẢO LUẬN, TÀI LIỆU PHỤC VỤ HỌC TẬP
1. Câu hỏi ôn tập
1. Nêu khái niệm hoạt động lãnh đạo, quản lý và vai trò của hoạt động lãnh
đạo, quản lý ở cơ sở?
2. Nêu những nội dung chủ yếu của hoạt động lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh
đạo, quản lý ở cơ sở?
2. Câu hỏi thảo luận
Phân biệt lãnh đạo và quản lý? Trình bày những nội dung cơ bản của hoạt
động lãnh đạo quản lý ở cơ sở? Người lãnh đạo quản lý cần có những phẩm chất gì
13


để làm việc hiệu quả? Liên hệ thực tiễn các vấn đề trên ở đơn vị các anh chị hiện
nay?
3. Tài liệu phục vụ học tập
Giáo trình “Một số kỹ năng cơ bản trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh
đạo, quản lý ở cơ sở” - Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - NXB Lý luận
Chính trị - 2017.

14