Chế độ pháp lý về hóa đơn mua bán hàng hóa cung ứng dịch vụ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TPHCM
KHOA LUẬT THƢƠNG MẠI

---------

ĐỖ LÊ THÙY LINH

CHẾ ĐỘ PHÁP LÝ VỀ HÓA ĐƠN
MUA BÁN HÀNG HÓA, CUNG ỨNG DỊCH VỤ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN LUẬT
Chuyên ngành Luật Thƣơng mại

TPHCM-2011


TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TPHCM
KHOA LUẬT THƢƠNG MẠI

--------

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN LUẬT

CHẾ ĐỘ PHÁP LÝ VỀ HÓA ĐƠN
MUA BÁN HÀNG HÓA, CUNG ỨNG DỊCH VỤ

SINH VIÊN THỰC HIỆN: ĐỖ LÊ THÙY LINH
Khóa: 32. MSSV: 3220097
GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN: Ts. PHAN THỊ THÀNH DƢƠNG

TP HỒ CHÍ MINH, NĂM 2011


LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan khóa luận này là cơng trình nghiên cứu và tìm hiểu của cá nhân
mình với sự giúp đỡ của Giáo viên hƣớng dẫn – Ts. Phan Thị Thành Dƣơng. Tác giả xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của khóa luận này.

Tác giả

Đỗ Lê Thùy Linh


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, trong quá trình nghiên cứu tác giả đã nhận đƣợc
sự hƣớng dẫn tận tình và sự quan tâm giúp đỡ của giáo viên hƣớng dẫn – Ts. Phan Thị Thành
Dƣơng. Nhờ những ý kiến góp ý và chỉ dẫn đó, tác giả đã hồn thành khóa luận của mình. Đó là
những ý kiến vơ cùng quan trọng trong q trình thực hiện khố luận, giúp tác giả định hƣớng và
hồn thiện hơn nội dung đề tài của mình. Ngồi ra, tác giả cũng nhận đƣợc sự hƣớng dẫn của các
thầy cơ trong Khoa Luật Thƣơng mại về cách thức trình bày, cách thức tìm kiếm nguồn tài liệu
phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài.
Trong q trình thực hiện khóa luận, tác giả cũng nhận đƣợc sự hỗ trợ rất lớn từ phía
Trung tâm thƣ viện Trƣờng Đại học Luật TPHCM trong việc tìm kiếm và sử dụng các nguồn tài
liệu phục vụ cho việc nghiên cứu. Điều này có một ý nghĩa rất lớn đối với quá trình nghiên và
thực hiện khóa luận tốt nghiệp của tác giả
Vì thế, thơng qua khóa luận này, tác giả xin gởi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến giáo
viên hƣớng dẫn, cô Phan Thị Thành Dƣơng cũng nhƣ các thầy cơ trong Khoa Luật Thƣơng mại
đã giúp đỡ mình hồn thành khóa luận tốt nghiệp. Tác giả cũng xin cảm ơn Trung tâm thƣ viện
Trƣờng Đại học Luật TPHCM đã tạo điều kiện để tác giả hồn thành khóa luận của mình.

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
GTGT: giá trị gia tăng
NSNN: ngân sách nhà nƣớc
TNCN: thu nhập cá nhân
TNDN: thu nhập doanh nghiệp


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

01

CHƢƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ MUA
BÁN HÀNG HÓA, CUNG ỨNG DỊCH VỤ

04

1.1 Khái niệm, phân loại hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

04

1.1.1 Khái niệm

04

1.1.2 Phân loại hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

08

1.1.2.1 Theo đối tƣợng áp dụng

08

1.1.2.2 Theo hình thức hóa đơn

10

1.2 Sơ lƣợc lịch sử hình thành và phát triển của hóa đơn mua bán hàng
hóa, cung ứng dịch vụ

12

1.3 Vai trị của hóa đơn

14

1.3.1 Trên phƣơng diện pháp lý

14

1.3.2 Trên phƣơng diện kế toán

15

1.3.3

Trên phƣơng diện quản lý nhà nhà nƣớc

15

1.4 Quan hệ pháp luật về hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

16

1.4.1 Khái niệm quan hệ pháp luật về hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng
dịch vụ

17

1.4.2 Chủ thể tham gia

18

1.4.2.1 Chủ thể lập hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

18

1.4.2.2 Chủ thể nhận hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

19

1.4.2.2 Chủ thể quản lý hóa đơn mua bán hang hóa, cung ứng dịch vụ

19


1.4.3 Khách thể của quan hệ pháp luật hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng

dịch vụ

20

1.4.4 Quyền và nghĩa vụ của các bên

20

1.4.4.1 Quyền và nghĩa vụ của bên lập và bên nhận hóa đơn mua bán hàng
hóa, cung ứng dịch vụ

21

1.4.4.2 Quyền và nghĩa vụ của bên quản lý và bên bị sử dụng hóa đơn mua
bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

23

CHƢƠNG II : THỰC TIỄN PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ HÓA ĐƠN
MUA BÁN HÀNG HÓA, CUNG ỨNG DỊCH VỤ

25

2.1 Chế độ pháp lý về hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

25

2.1.1 Nội dung pháp luật về việc tạo, thơng báo phát hành hóa đơn mua bán
hàng hóa, cung ứng dịch vụ

25

2.1.1.1 Tạo hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

25

2.1.1.2 Thơng báo phát hành hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

31

2.1.2 Nội dung pháp luật về sử dụng hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng
dịch vụ

34

2.1.2.1 Lập hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

34

2.1.2.2 Phƣơng pháp và trách nhiệm ghi hóa đơn mua bán hàng hóa, cung
ứng dịch vụ

36

2.1.3 Nội dung pháp luật về bảo quản, lƣu trữ và hủy hóa đơn mua bán hàng,
cung ứng dịch vụ

37

2.1.3.1 Lƣu trữ, bảo quản hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

37

2.1.3.2 Hủy hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

39

2.2 Thực tiễn áp dụng các quy định pháp luật hóa đơn mua bán hàng
hóa, cung ứng dịch vụ

40

2.2.1 Những thành quả đạt đƣợc trong việc áp dụng pháp luật

40

2.2.1.1 Thành quả đạt đƣợc về kinh tế và cơ chế quản lý

40


2.2.1.2 Khắc phục hiện tƣợng mua bán hóa đơn của doanh nghiệp ma

42

2.2.2 Những vƣớng mắc trong quá trình áp dụng và hƣớng hoàn thiện

44

2.2.2.1 Đối với giai đoạn tạo, phát hành hóa đơn mua bán hàng hóa, cung

ứng dịch vụ

44

2.2.2.2 Đối với giai đoạn sử dụng hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch
vụ

45

2.2.2.3 Đối với giai đoạn lƣu trữ, bảo quản và hủy hóa đơn mua bán hàng
hóa, cung ứng dịch vụ

54

KẾT LUẬN

57


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

A. Các văn bản pháp luật
1. Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005
2. Luật giao dịch điện tử của Quốc hội Nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số
51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005
3. Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 06 năm 2003
4. Luật thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008
5. Luật thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007
6. Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008
7. Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 quy định về hóa đơn mua bán

hàng hóa, cung ứng dịch vụ
8. Nghị định 89/2002/NĐ-CP ngày 07 tháng 11 năm 2002 quy định về việc in, phát hành, sử
dụng, quản lý hóa đơn
9. Nghị định 185/2004/NĐ-CP ngày 04 tháng 11 năm 2004 quy định về việc xử phạt vi phạm
hành chính trong lĩnh vực kế tốn.
10. Thơng tƣ 153/2010/TT-BTC ngày 28 tháng 09 năm 2010 hƣớng dẫn thi hành Nghị định
51/2010/NĐ-CP
11. Thông tƣ 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 hƣớng dẫn việc khởi tạo, sử dụng
và quản lý hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
12. Thơng tƣ số 13/2011/TT-BTC ngày 08 tháng 02 năm 2011 về việc sửa đổi, bổ sung điểm
a, b Khoản 1 điều 6 Thông tƣ số 153/2010/TT-BTC
13. Thông tƣ 129/2008/TT-BTC ngày 26 tháng 08 năm 2009 hƣớng dẫn thi hành một số điều
của luật thuế GTGT và hƣớng dẫn thi hành Nghị định 123/2008/NĐ-CP
14. Thông tƣ liên tịch số 12/2007/TTLT-BTC-BTM-BCA ngày 28 tháng 02 năm 2007 hƣớng
dẫn chế độ hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu lƣu thơng trên thị trƣờng.
15. Thông tƣ 120/2002/TT-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2002 hƣớng dẫn thi hành Nghị định
89/2002/NĐ-CP
16. Công văn 4095/TCT- CS ngày 13 tháng 10 năm 2010 của Tổng cục thuế về việc
B. Các tạp chí


1. Nguyễn Văn Báu (2010), “Ý nghĩa thực tiễn và ý nghĩa khoa học của tài liệu lƣu trữ doanh
nghiệp”, Tạp chí phát triển KH & CN, Tập 13 (Số X2), tr 68-72.
2. Phạm Hoài Hƣơng (2010), “Mức độ hài hịa giữa chuẩn mực kế tốn Việt Nam và kế tốn
thế giới”, Tạp chí khoa học và cơng nghệ, (05), tr 155 – 164.
C. Giáo trình và sách tham khảo
1. Hennie Van Greuning và Marius Koen (2000), Các chuẩn mực kế toán quốc tế - tài liệu
hướng dẫn thực hành, NXB Chính trị quốc gia, TP Hồ Chí Minh.
3. Đại học Luật Hà Nội (2007), Lí luận nhà nước và pháp luật, NXB Tƣ pháp, Hà Nội.
4. Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Khoa kinh tế (2009), Kế toán đại cương, NXB

Đại học Quốc gia, TP.HCM.
5. Nguyễn Phƣơng Liên (2005), Hướng dẫn thực hiện chế độ chứng từu kế tốn, sổ kế tốn
và báo cáo tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ( thực hiện từ 30/3/2005), NXB Tài chính,
Hà Nội.
6. Phan Thị Minh Lý chủ biên (2007), Giáo trình ngun lý kế tốn, NXB Đại học Huế, TP
Huế.
D. Các trang web điện tử
1. baodatviet.vn
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

daidoanket.vn
dantri.com.vn
www.bachkhoatoanthu.gov.vn
toancanh.tamnhin.net
tuvanthue24h.com
www.hids.hochiminhcity.gov.vn
www.mof.gov.vn
www.taichinhdientu.vn

10. www.tapchiketoan.com
11. www.thanhnien.com.vn
12. www.thesaigontimes.vn

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Trong bối cảnh kinh tế tồn cầu đang phát triển khơng ngừng, nhu cầu trao đổi, giao
thƣơng giữa các quốc gia trên thế giời ngày càng tăng. Sự giao lƣu kinh tế diễn ra ở mức độ sâu
và rộng hơn đòi hỏi các quốc gia phải không ngừng hội nhập. Điều này đặt ra cho tất cả các nƣớc
nói chung và Việt Nam nói riêng một nhu cầu bức thiết là phải hoàn thiện hơn nữa hệ thống pháp
luật quốc gia, đƣa pháp luật quốc gia xích lại gần hơn với pháp luật quốc tế. Trong đó, pháp luật
về thƣơng mại đƣợc đặt ra nhƣ một yêu cầu trƣớc hết, đó là cửa ngõ để các quốc gia mở rộng
giao thƣơng, phát triển kinh tế.
Trong hệ thống pháp luật về thƣơng mại, ngồi luật doanh nghiệp hay luật đầu tƣ thì pháp
luật về hóa đơn và thuế cũng đóng một vai trị quan trọng. Hệ thống pháp luật này hoàn thiện sẽ
giúp công tác quản lý kinh tế của Nhà nƣớc đƣợc hồn chỉnh và hiệu quả hơn. Hóa đơn là một
cơng cụ quản lý kinh tế trên cả góc độ vi mô và vĩ mô của các cơ quan nhà nƣớc. Tuy nhiên, với
điều kiện kinh tế nƣớc ta hiện nay nhƣ hoạt động mua bán lẻ vẫn chiếm tỉ lệ lớn, thói quen khơng
sử dụng hóa đơn của ngƣời tiêu dùng cùng với những hạn chế nhất định về pháp luật và cơ chế
quản lý làm cho việc quản lý các hóa đơn chứng từ này đang gặp những khó khăn nhất định.
Ngoài ra, trƣớc sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của các quan hệ kinh tế, nhu cầu sử dụng
hóa đơn trong mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ở nƣớc ta ngày càng tăng, số lƣợng và chủng
loại hóa đơn đƣợc sử dụng cũng đa dạng hơn. Vì thế, một yêu cầu đặt ra là pháp luật và cơng tác
quản lý cũng phải có những thay đổi nhất định nhằm theo kịp tình hình thực tế. Trƣớc nhu cầu
trên, đến năm 2010, một văn bản pháp luật mới về hóa đơn đã đƣợc ban hành với những thay đổi
nhất định nhằm hoàn thiện hơn pháp luật về hóa đơn. Với việc ban hành một văn bản pháp luật
mới, các quy định về chế độ pháp lý của hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã có
những khác biệt đáng kể so với trƣớc đây. Theo đó, cơ chế quản lý của nhà nƣớc đối với các hóa
đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cũng nhƣ quyền và các nghĩa vụ của các chủ thể liên
quan cũng có những thay đổi. Trƣớc sự thay đổi của pháp luật, các chủ thể có liên quan cần phải
có những chuẩn bị nhất định để có thể nắm bắt và áp dụng những quy định này. Vì vậy, cần phải
có những nghiên cứu cụ thể về các quy định này nhằm tìm hiểu qua đó phát hiện kịp thời những
hạn chế, đƣa ra những kiến nghị để hồn thiện hơn nữa pháp luật về hóa đơn trong mua bán hàng

hóa, cung ứng dịch vụ
2. Tình hình nghiên cứu:


Cho đến hiện nay, đã có một số cơng trình nghiên cứu về hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng
dịch vụ nhƣ:
Khóa luận tốt nghiệp năm 2001 của Vũ Huy Hồng “Cơ sở lí luận và thực tiễn trong quản
lý, sử dụng hóa đơn chứng từ thuế GTGT”
Khóa luận tốt nghiệp năm 2009 của Đào Hồng Diễm “Pháp luật về phƣơng pháp khấu trừ
thuế giá trị gia tăng – Thực trạng áp dụng và hƣớng hoàn thiện”.
Bài viết “Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện những quy định pháp luật về quản lý thuế ở
Việt Nam” của Thạc sĩ Nguyễn Thị Thủy–GV Khoa Luật thƣơng mại trƣờng Đại học Luật
TPHCM, tạp chí Khoa học pháp lý.
Ngồi ra, một số sách, giáo trình cũng đề cập về hóa đơn nhƣ giáo trình “Ngun lý kế
tốn” của Phan Thị Minh Lý chủ biên (2007), giáo trình “Kế tốn đại cƣơng” của Đại học quốc
gia TP Hồ Chí Minh (2009) và một số sách tham khảo khác.
Có thể thấy rằng các khóa luận nêu trên tập trung cụ thể vào hóa đơn dùng trong thuế
GTGT, chƣa có một khóa luận nào đề cập một cách tổng quát về các hóa đơn sử dụng trong mua
bán hàng hóa, dịch vụ. Đối với các giáo trình, sách tham khảo, hóa đơn đƣợc đề cập chủ yếu dƣới
góc độ của một chứng từ kế tốn. Chế độ pháp lý của hóa đơn khơng đƣợc đặt ra và giải quyết
trong các tài liệu nói trên. Mặt khác, các tài liệu này cũng không đi sâu vào các loại hóa đơn trong
mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Ngoài ra, các tài liệu này cũng chƣa thể hiện đƣợc một vai
trị quan trọng khác của hóa đơn trong việc quản lý kinh tế. Với bài viết “Một số kiến nghị nhằm
hoàn thiện những quy định pháp luật về quản lý thuế ở Việt Nam” của Thạc sĩ Nguyễn Thị Thủy,
có thể thấy bài viết chỉ tập trung vào vai trị của hóa đơn trong cơng tác quản lý thuế.
Nhƣ vậy, tất cả các tài liệu nêu trên hoặc chỉ đề cập đến một khía cạnh pháp lý của hóa
đơn hoặc chỉ đề cập đến hóa đơn trong một lĩnh vực thuế cụ thể. Với lí do trên, tác giả thấy rằng,
việc nghiên cứu tổng quát về chế độ pháp lý đối với hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
là một đề tài vừa mang tính khoa học, vừa mang tính thực tiễn trong thời điểm hiện nay. Vì thế,
tác giả đã chọn đề tài này làm đề tài khóa luận cho mình.

Trong khóa luận này, tác giả đã đƣa ra một số nội dung mới so với các cơng trình nghiên
cứu trƣớc đây. Cụ thể là phần quan hệ pháp luật hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ,
các đề tài trƣớc đây chƣa hề đề cập về vấn đề này. Bên cạnh đó, tác giả cũng tiến hành so sánh,
đối chiếu giữa các quy định pháp luật cũ và quy định mới, từ đó đƣa ra nhận xét, đánh giá khách
quan về các quy định mới. Cuối cùng, trong khóa luận này, tác giả cũng đƣa ra một số giải pháp
nhất định nhằm hồn thiện pháp luật hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
3. Mục tiêu nghiên cứu:


Thông qua việc nghiên cứu các quy định của pháp luật hiện nay, so sánh với thực trạng áp
dụng những quy định trên để đƣa ra những điểm tiến bộ cũng nhƣ những vƣớng mắc từ đó đƣa ra
những kiến nghị nhằm hồn thiện hệ thống pháp luật về hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng
dịch vụ. Qua đó, tạo ra một mơi trƣờng pháp lý bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân kinh doanh
và góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý kinh tế của Nhà nƣớc.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
Trong đề tài này, tác giả tập trung đề cập đến các hóa đơn đƣợc sử dụng trong mua bán
hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong đó đi sâu phân tích vào các hình thức hóa đơn theo quy định
của pháp luật nhƣ hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử.
Đề tài này đƣa ra những lí luận cơ bản về hóa đơn cũng nhƣ quan hệ pháp luật hóa đơn
mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trên cơ sở đó phân tích các quy định của pháp luật về các
vấn đề trên. Thêm vào đó, đề tài cũng đƣa ra một số vƣớng mắc trong thực trạng thực hiện pháp
luật về hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Ngồi ra, với mục đích hồn thiện hơn chế
độ pháp lý về hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trong khóa luận này, tác giả cũng
đƣa ra một số kiến nghị của cá nhân.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Trong đề tài này, tác giả sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ phân tích tổng hợp
nhằm tìm hiểu các vấn đề lý luận và pháp lý về hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Bên cạnh đó, tác giả cũng sử dụng phƣơng pháp so sánh, đối chiếu giữa các quy định hiện hành
và các quy định pháp luật trƣớc đây cũng nhƣ giữa lí luận và thực tiễn nhằm đƣa ra những nhận
xét, đánh giá một cách biện chứng.

6. Bố cục khóa luận:
Khóa luận có kết cấu gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận. Trong
đó, phần nội dung đƣợc chia thành hai chƣơng:
Chƣơng I: Khái quát chung về hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Chƣơng II: Thực tiễn pháp luật Việt Nam về hóa đơn mua bán cung ứng hàng hóa, cung
ứng dịch vụ

CHƢƠNG I
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HÓA ĐƠN MUA BÁN HÀNG HÓA,
CUNG ỨNG DỊCH VỤ


1.1 Khái niệm, phân loại hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
1.1.1 Khái niệm
Hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đƣợc xem là một dạng của chứng từ kế toán
căn cứ theo Điều 21 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 06 năm 2003 (sau đây viết tắt
là Luật kế tốn 2003). Vì là một dạng của chứng từ kế tốn nên hóa đơn cũng có những tính chất,
đặc điểm và ý nghĩa của một chứng từ kế tốn. Do đó, để hiểu một cách đầy đủ và chính xác về
bản chất của một hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần phải nắm bắt đƣợc những
khái niệm cơ bản về chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là tài liệu phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đƣợc hồn thành và là
tài liệu thơng tin ban đầu của cơ quan quản lý. Các thông tin trong chứng từ đƣợc biểu hiện bằng
các thƣớc đo: hiện vật, lao động, giá trị 1.
Xét trên phƣơng diện pháp lý, chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh các sự kiện
kinh tế, tài chính phát sinh trên thực tế, là chứng cứ pháp lý cho các số liệu đƣợc ghi chép trên sổ
kế tốn. Ngồi ra, nó cịn là cơ sở để xác định trách nhiệm của các cá nhân có liên quan. Theo
khoản 7 Điều 4 Luật kế tốn 2003, “chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh
những nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”. Nhƣ
vậy, với cách tiếp cận này, có thể thấy chứng từ là một cơng cụ để ghi sổ kế toán, quản lý hoạt
động kinh doanh của tổ chức, cá nhân kinh doanh. Đồng thời, nó cịn là căn cứ để kiểm tra kế

toán, thanh tra hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp 2. Tóm lại, chứng từ
là một cơng cụ quan trọng đƣợc sử dụng trong công tác kế tốn và kiểm tốn.
Xét trên phƣơng diện thơng tin, chứng từ kế toán là vật mang tin phản ánh các thơng số
trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nó có chức năng mơ tả làm cơ sở cho việc thu
thập, xử lý, phân tích và truyền đạt các số liệu đƣợc ghi nhận trong chứng từ để thực hiện cơng
tác kế tốn, từ đó giúp cho các nhà quản lý đƣa ra các quyết định trong hoạt động của mình.
Trong một chứng từ cụ thể thƣờng bao gồm hai yếu tố đó là yếu tố cơ bản và yếu tố bổ
sung. Yếu tố cơ bản đƣợc hiểu là phần bắt buộc phải có trong một chứng từ theo quy định của
pháp luật, đó là yêu cầu bắt buộc để một chứng từ đƣợc xem là hợp pháp cũng nhƣ để đảm bảo
chức năng thông tin của chứng từ. Trong một chứng từ bắt buộc phải có các nội dung sau đây: tên
1

/>ZXl3b3JkPWNoJWUxJWJiJWE5bmcrdCVlMSViYiVhYg==&page=1, 10/05/2011 .
2

Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh (2009), Kế tốn đại cương, NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh, tr
181.


chứng từ, tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ, ngày và số chứng từ, nội
dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ, quy mô của nghiệp vụ về số lƣợng, giá trị, tên, chữ ký của
ngƣời chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ.
Ngoài các nội dung nêu trên là phần bắt buộc trong chứng từ, tùy theo nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và nhu cầu của đơn vị kế toán mà trong một chứng từ cịn có các phần bổ sung nhằm
thông tin thêm về đặc điểm của nghiệp vụ phát sinh (khoản 2 Điều 17 Luật kế toán 2003).
Nhƣ vậy, trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh, chứng từ
kế toán đƣợc sử dụng phổ biến và xuyên suốt. Chứng từ là phƣơng pháp cho phép lƣu giữ và sao
chụp lại các sự kiện kinh tế, tài chính phát sinh tại cơ sở kinh doanh, từ đó đóng vai trị là bằng
chứng, chứng cứ pháp lý cho các số liệu đã ghi chép trên sổ sách kế toán và là căn cứ để kiểm tra
tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, chứng từ là một giấy tờ có giá

trị pháp lý cao, bằng chứng chứng minh cho các sự kiện kinh tế phát sinh đồng thời là phƣơng
tiện cung cấp thông tin.
Số lƣợng các loại chứng từ kế toán rất lớn và đa dạng về hình thức. Vì vậy để thuận tiện
cho việc quản lý, theo dõi các nghiệp vụ này cũng nhƣ giúp cho việc ghi chép và phản ánh đƣợc
tiến hành liên tục và có hệ thống, các chứng từ cần phải đƣợc phân loại một cách cụ thể và khoa
học. Có rất nhiều cách phân loại chứng từ, tùy thuộc vào các tiêu chí khác nhau mà chứng từ kế
tốn đƣợc phân chia thành nhiều loại khác nhau. Dƣới đây xin đề cập đến một vài tiêu chí phân
loại chứng từ phổ biến nhất hiện nay.
Thứ nhất, theo tiêu chí cơng dụng của chứng từ thì có các loại chứng từ sau:
Chứng từ mệnh lệnh: đây là loại chứng từ thể hiện quyết định của chủ thể quản lý buộc các
chủ thể có liên quan phải thực hiện theo đúng nội dung đƣợc thể hiện trong chứng từ. Chứng từ
này gồm có quyết định mua sắm tài sản, quyết định thanh lý tài sản cố định…
Loại chứng từ này biểu thị một nghiệp vụ kinh tế cần đƣợc thực hiện nhƣng trên thực tế
vẫn chƣa đƣợc thực hiện, kết quả của nghiệp vụ đó chƣa phát sinh. Chính vì vậy, chứng từ mệnh
lệnh không đƣợc sử dụng để ghi chép sổ sách kế toán. Chứng từ này đƣợc sử dụng chủ yếu để cụ
thể hóa quyết định kinh doanh của chủ thể quản lý trong doanh nghiệp. Đồng thời đây là căn cứ
để đối chiếu với chứng từ thực hiện nhằm kiểm tra việc thực hiện mệnh lệnh kinh doanh trên thực
tế.
Chứng từ thực hiện: đây là loại chứng từ thể hiện nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trên thực
tế và đã hồn thành, thơng thƣờng loại chứng từ này ghi nhận việc thực hiện các nghiệp vụ theo
chứng từ mệnh lệnh. Ví dụ nhƣ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn. Do tính chất này mà chứng từ thực
hiện đƣợc sử dụng để ghi sổ kế toán.


Chứng từ thủ tục kế toán: loại chứng từ này đƣợc sử dụng để tập hợp các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh có cùng tính chất hoặc có liên quan với nhau để thuận lợi cho việc ghi sổ sách cũng
nhƣ đối chiếu giữa với các tài liệu. Ví dụ nhƣ chứng từ ghi sổ chi tiền mặt để tập hợp các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh về chi tiền mặt.
Chứng từ liên hợp: là chứng từ kết hợp nhiều chức năng với nhau nhằm giảm bớt số lƣợng
chứng từ đƣợc sử dụng, đơn giản hóa nghiệp vụ kế tốn. Ví dụ nhƣ phiếu xuất kho kiêm vận

chuyển nội bộ.
Cách phân loại này giúp nhà quản lý cũng nhƣ kế tốn viên nắm bắt đƣợc cơng dụng của
từng loại chứng từ, lựa chọn chứng từ để sử dụng và ghi chép phù hợp, từ đó đảm bảo tính pháp
lý của các số liệu trên sổ kế toán
Thứ hai, theo tiêu chí địa điểm lập chứng từ thì có các loại chứng từ sau:
Chứng từ bên trong: đây là loại chứng từ đƣợc lập trong phạm vị nội bộ đơn vị kế tốn, do
chính đơn vị kế tốn lập. Loại chứng từ này thƣờng chỉ liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh
trong nội bộ của đơn vị kế toán hoặc có liên quan đến bên ngồi.
Chứng từ bên ngồi: Chứng từ này ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đơn
vị kế toán nhƣng lại do một đơn vị khác lập.
Cách phân loại này tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đồng thời xác định đƣợc trọng tâm của việc kiểm tra chứng từ vì thơng thƣờng chứng từ
bên ngoài cần đƣợc kiểm tra chặt chẽ hơn.
Thứ ba, theo tiêu chí nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì có các loại chứng từ sau:
Chứng từ về lao động và tiền lƣơng: phản ánh, giám đốc tiền lƣơng và các khoản phải trả
theo lƣơng phát sinh tại đơn vị. Bao gồm một số chứng từ sau đây: bảng chấm cơng, bảng thanh
tốn lƣơng …
Chứng từ về hàng tồn kho: nó giúp đơn vị kế tốn phản ánh về hàng tồn kho tại đơn vị,
chứng từ này gồm có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
Chứng từ sử dụng trong bán hàng: thơng thƣờng gồm có hóa đơn GTGT, hóa đơn bán
hàng, hóa đơn xuất khẩu…Loại chứng từ này tạo điều kiện cho việc theo dõi, kiểm tra quá trình
mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của đơn vị.
Chứng từ về tài sản cố định: bao gồm những chứng từ nhƣ biên bản giao nhận tài sản cố
định, biên bản thanh lý tài sản cố định,…Loại chứng từ này là cơ sở để đơn vị giám đốc việc tăng
giảm, sửa chữa tài sản cố định.
Việc phân loại theo tiêu chí này giúp tổng hợp và phân loại chứng từ để ghi sổ cũng nhƣ
xác định thời gian lƣu trữ của từng loại chứng từ. Ngoài ra, khi phân loại chứng từ theo cách thức


này sẽ giúp cho việc tổng hợp số liệu dễ dàng, nhanh chóng hơn và việc định khoản kế tốn, ghi

sổ kế toán đơn giản hơn. Sổ sách kế toán sẽ đƣợc trình bày một cách rõ ràng, cụ thể và dễ theo
dõi hơn.
Nhƣ vậy, dựa trên các cách phân loại chứng từ kế tốn có thể thấy rằng, nếu xem xét dƣới
góc độ cơng dụng của chứng từ thì hóa đơn là một chứng từ thực hiện, nếu nhìn nhận dƣới góc độ
nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hóa đơn là một dạng chứng từ sử dụng trong bán hàng.
Nếu xem xét dƣới góc độ địa điểm lập chứng từ thì hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
có thể là chứng từ bên trong đối với bên bán hàng hóa và là chứng từ bên ngồi đối với bên mua
hàng hóa. Hóa đơn do ngƣời bán lập dùng để ghi nhận thông tin bán hàng theo quy định của pháp
luật. Đây là loại chứng từ đƣợc lập trực tiếp ngay khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Hóa
đơn đƣợc sử dụng với mục đích chủ yếu là để ghi nhận số lƣợng, giá thành hàng hóa dịch vụ
trong hoạt động mua bán với khách hàng.
Hiện nay, trong hoạt động kinh doanh của tổ chức cá nhân, hoạt động mua bán, cung ứng
hàng hóa, dịch vụ là một hoạt động chủ yếu, diễn ra thƣờng xun nhất. Vì vậy, hóa đơn mua bán
hàng hóa, cung ứng dịch vụ là dạng chứng từ đƣợc sử dụng phổ biến và thông dụng nhất trong
các loại chứng từ kế tốn. Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động của tổ chức, cá nhân
kinh doanh. Vì hóa đơn phản ánh hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của cơ sở kinh
doanh, do đó nó là cơng cụ thể hiện rõ nhất và nhiều nhất về doanh thu cũng nhƣ chi phí sản xuất
kinh doanh của các cơ sở này. Chính vì thế, hóa đơn đƣợc sử dụng chủ yếu trong cơng tác kế tốn
của tổ chức, cá nhân kinh doanh đặc biệt là cơng tác kế tốn thuế cũng nhƣ trong công tác quản lý
kinh tế của nhà nƣớc.
Tựu trung lại, khái niệm hóa đơn đƣợc hiểu nhƣ sau: hóa đơn mua bán hàng hóa, cung
ứng dịch vụ là một loại chứng từ kế tốn được bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập khi bán
hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Trong đó, hóa đơn phản ánh nội dung của hoạt động này cụ thể là
chủ thể tham gia, loại hàng hóa, dịch vụ được mua bán, cung ứng, số lượng và giá thành.
1.1.2 Phân loại hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đƣợc chia thành nhiều loại khác nhau dựa
trên tiêu chí phân loại khác nhau.
1.1.2.1 Theo đối tƣợng áp dụng
Theo phƣơng pháp phân loại này, hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bao gồm
hóa đơn áp dụng cho hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ nội địa và hóa đơn áp dụng

cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu gọi là hóa đơn xuất khẩu. Trong đó hóa đơn áp dụng cho
hoạt động kinh doanh nội địa gồm có hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng.


Hóa đơn GTGT: là loại hóa đơn áp dụng cho hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch
vụ của các cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phƣơng pháp khấu trừ. Trên hóa đơn này thể hiện số
lƣợng, giá cả hàng hóa, thuế suất và số thuế GTGT đối với hàng hóa đó cũng nhƣ tổng giá thành
thanh tốn cho số lƣợng hàng hóa, dịch vụ trên.
Hóa đơn bán hàng: là loại hóa đơn áp dụng cho các cơ sở kinh doanh nộp thuế theo
phƣơng pháp trực tiếp. Về cơ bản, các nội dung trên hóa đơn bán hàng giống với hóa đơn GTGT
tuy nhiên trong hóa đơn này khơng có thuế suất GTGT và số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ
mà chỉ có tổng giá thành.
Việc phân chia thành hai loại hóa đơn áp dụng cho hai đối tƣợng sử dụng khác nhau xuất
phát từ tính chất đặc trƣng của thuế GTGT là có hai phƣơng pháp nộp thuế. Thuế GTGT đƣợc
các chủ thể nộp theo hai cách đó là theo phƣơng pháp khấu trừ và phƣơng pháp trực tiếp. Hai
cách nộp thuế khác nhau đòi hỏi phải sử dụng các số liệu khác nhau, vì vậy các thơng tin đƣợc
phản ánh trên hóa đơn cần đƣợc ghi nhận theo các cách khác nhau. Do đó, các tổ chức, cá nhân
kinh doanh phải sử dụng hai loại hóa đơn riêng biệt. Có thể thấy, việc phân chia thành hai loại
hóa đơn nêu trên có tác động rất lớn đến nghiệp vụ kế toán của các cơ sở kinh doanh cụ thể là
nghiệp vụ ghi sổ kế toán. Tƣơng ứng với từng loại hóa đơn đƣợc sử dụng sẽ có các tài khoản kế
tốn khác nhau. Đối với hóa đơn GTGT, trên hóa đơn có các nội dung nhƣ giá mua chƣa thuế
GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh tốn nên sẽ có tƣơng ứng bấy nhiêu tài khoản kế tốn
trong sổ kế tốn. Ngƣợc lại, hóa đơn bán hàng chỉ có nội dung tổng giá thanh tốn thì chỉ có một
tài khoản kế tốn tƣơng ứng. Do đó, khi ghi sổ kế tốn và kê khai thuế GTGT, nhân viên kế toán
của cơ sở kinh doanh phải tùy theo từng loại hóa đơn để ghi chép, kê khai phù hợp.
Mặc dù việc phân chia thành hai loại hóa đơn nhƣ trên dựa vào phƣơng pháp nộp thuế
GTGT nhƣng cả hai loại hóa đơn trên đƣợc áp dụng cho tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ chứ
khơng chỉ hạn chế đối với hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Theo đó, đối với các loại hàng hóa,
dịch vụ khơng chịu thuế GTGT thì trong hóa đơn GTGT sẽ không thể hiện nội dung thuế suất và
số thuế GTGT. Đối với hóa đơn bán hàng thì số tiền thanh tốn khơng bao gồm số thuế GTGT.

Hóa đơn xuất khẩu: là hóa đơn chỉ áp dụng cho các chủ thể có hoạt động kinh doanh xuất
khẩu hàng hóa, dịch vụ. Xuất phát từ tính chất đặc thù của hoạt động xuất khẩu mà các hàng hóa
dịch vụ xuất khẩu sẽ áp dụng hóa đơn riêng. Loại hóa đơn này chỉ chính thức đƣợc thừa nhận về
mặt pháp lý trong Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 quy định về hóa đơn
mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (sau đây gọi tắt là Nghị định 51/201/NĐ-CP).
Ngoài ra cịn có một số loại hóa đơn đặc thù khác nhƣ tem, vé… Trên các hóa đơn này
thơng thƣờng in sẵn giá thanh toán bao gồm cả giá bán và số thuế GTGT. Các hóa đơn này đƣợc


xem là đặc thù vì một số nội dung trên những hóa đơn này khơng bắt buộc tn theo những quy
định của pháp luật nhƣ khơng cần phải có chữ ký, con dấu của bên bán hàng, khơng cần có nội
dung tên khách hàng. Những hóa đơn này đƣợc dùng trong các hoạt động mua bán hàng hóa,
cung ứng dịch vụ có tính chất đặc biệt nhƣ vé xe, vé tàu. Việc pháp luật quy định các loại hóa
đơn này không phải tuân theo các nội dung bắt buộc của một hóa đơn chủ yếu vì hai lí do sau.
Thứ nhất, các hóa đơn này thơng thƣờng khơng có ý nghĩa trong cơng tác kế tốn thuế của
doanh nghiệp và quản lý thuế của nhà nƣớc. Đối tƣợng sử dụng những dịch vụ này phần lớn là
các cá nhân với mục đích chủ yếu là phục vụ nhu cầu sinh hoạt, cho nên chi phí trong trƣờng hợp
này khơng phải là chi phí sản xuất, kinh doanh. Do vậy nó sẽ khơng đƣợc sử dụng để hạch tốn
chi phí sản xuất kinh doanh khi tính thuế TNDN. Ngồi ra, thơng thƣờng những dịch vụ này đƣợc
cung cấp trực tiếp cho đối tƣợng sử dụng, không trải qua nhiều khâu, khi dịch vụ này đƣợc cung
cấp tới khách hàng thì thƣờng kết thúc chuỗi lƣu thơng trên thị trƣờng. Vì vậy, các hóa đơn này
cũng khơng đƣợc đƣa vào khấu trừ thuế GTGT do khơng có khâu đầu ra. Do đó, các chủ thể sử
dụng dịch vụ thƣờng không dùng các hóa đơn này trong cơng tác kế tốn và kê khai thuế. Nhu
cầu xác minh tính hợp pháp của các loại hóa đơn trên đối với bên sử dụng dịch vụ cũng khơng
cần thiết nên khơng cần phải có con dấu, chữ ký bên bán hàng
Thứ hai, công tác xác minh các hóa đơn này của cơ quan thuế rất khó thực hiện trên thực
tế. Bởi vì số lƣợng khách hàng sử dụng những dịch vụ này thƣờng rất lớn. Chính vì vậy cơng tác
xác minh hóa đơn trong trƣờng hợp này rất khó thực hiện thậm chí khơng khả thi, nên cơ quan
thuế cũng không đặt ra vấn đề này khi tiến hành quyết toán thuế với doanh nghiệp. Vì thế, trên
hóa đơn khơng cần thiết có tên, địa chỉ của ngƣời mua hàng.

Việc phân loại hóa đơn theo tiêu chí này có ý nghĩa trong việc kê khai, nộp thuế của các
chủ thể có liên quan, thuận tiện hơn cho việc quản lý và hành thu thuế của Nhà nƣớc. Nhƣ đã đề
cập ở phần trên, tùy thuộc vào phƣơng thức kê khai, nộp thuế mà các cơ sở kinh doanh sử dụng
loại hóa đơn phù hợp. Việc sử dụng loại hóa đơn phù hợp giúp cho cơng tác kế toán thuế của cơ
sở kinh doanh đƣợc nhanh chóng và dễ dàng hơn, phù hợp với yêu cầu quản lý thuế của cơ quan
quản lý thuế.
1.1.2.2 Theo hình thức hóa đơn
Theo tiêu chí này thì có các loại hóa đơn sau: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện
tử.
Hóa đơn tự in: là loại hóa đơn do tổ chức, cá nhân tự in ra trên các thiết bị tin học, máy
tính tiền hoặc các loại máy móc khác khi bán hàng hóa, dịch vụ. Đây là loại hóa đơn đã có từ


trƣớc đây và đƣợc Nhà nƣớc khuyến khích sử dụng do những thuận lợi mà nó mang lại. Việc sử
dụng hóa đơn tự in có những ƣu điểm sau:
Thứ nhất, việc sử dụng hóa đơn tự in sẽ giảm bớt các thủ tục phiền hà, các doanh nghiệp
sẽ không phải tốn thời gian và công sức cho các thủ tục đăng ký mua hóa đơn.
Thứ hai, việc sử dụng hóa đơn tự in sẽ tăng tính chủ động cho các doanh nghiệp, chính các
doanh nghiệp sẽ tự quyết định hình thức hóa đơn với điều kiện đáp ứng đúng nội dung bắt buộc
theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể đƣa logo, đồng thời quảng cáo trên hóa đơn tự
in của mình. Ngồi ra, khi tự in hóa đơn, cũng đồng nghĩa doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm
về tính hợp pháp của hóa đơn và tự quản lý hóa đơn. Do đó, các doanh nghiệp sẽ chú trọng hơn
cho cơng tác quản lý hóa đơn, nhƣ vậy sẽ hạn chế tình trạng gian lận hóa đơn.
Thứ ba, việc sử dụng hóa đơn tự in sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho cơ quan thuế.
Hóa đơn đặt in: là hóa đơn do cá nhân, tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng
cho hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ hoặc do cơ quan thuế đặt in để cấp, bán cho
các tổ chức, hộ, cá nhân 3.
Có thể nhận thấy rằng hóa đơn đặt in hiện nay vẫn là hình thức hóa đơn đƣợc sử dụng phổ
biến nhất. Điều này xuất phát từ việc hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử vẫn còn đƣợc sử dụng một
cách hạn chế. Nguyên nhân của việc này xuất phát từ các điều kiện pháp lý mà để đƣợc tạo hóa

đơn tự in hay hóa đơn điện tử, các tổ chức kinh doanh phải đáp ứng. Các điều kiện này bao gồm
các yêu cầu về tài chính, yêu cầu về khoa học kỹ thuật và một số yêu cầu pháp lý khác, đƣợc quy
định tại khoản 1, 2 Điều 6 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, khoản 2 Điều 4 Thông tƣ 32/2011/TTBTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 hƣớng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán
hàng hóa, cung ứng dịch vụ (sau đây gọi tắt là Thông tƣ 32/2011/TT-BTC). Đặc biệt là các yêu
cầu về kỹ thuật để tự in hóa đơn địi hỏi tổ chức kinh doanh phải có sự đầu tƣ và thời gian để
chuẩn bị. Cụ thể các tổ chức kinh doanh phải có phần mềm để khởi tạo hóa đơn, phần mềm bán
hàng hóa phải kết nối với phần mếm kế toán, các yêu cầu về hệ thống thiết bị để đảm bảo việc in
và lập hóa đơn đối với hóa đơn tự in, yêu cầu về đƣờng truyền tải thông tin, mạng truyền tin, thiết
bị truyền tin, quy trình sao lƣu và phục hồi dữ liệu, và yêu cầu về đội ngũ nhân lực đối với hóa
đơn điện tử.
Khó khăn nhất là điều kiện kỹ thuật để khởi tạo hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử chạy
bằng phần mềm phải có chứng thƣ kĩ thuật số, hạ tầng ngành viễn thông cũng nhƣ các điều kiện
khác từ phía các doanh nghiệp, nhƣ phải kết nối cơ quan thuế và cơ quan liên quan thì mới có thể
sử dụng đƣợc. Đặc biệt khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, bản thân các doanh nghiệp không
3

Điểm c Khoản 2 Điều 4 Nghị định 51/2010/NĐ-CP


chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà với ngân hàng, ngƣời mua, ngƣời bán. Các ngân hàng có thể
thực hiện hóa đơn điện tử nhƣng với ngƣời mua, ngƣời bán thì vẫn cịn q khó khiến cho việc
triển khai thực hiện phần mềm hóa đơn điện tử diễn ra chậm. Thêm vào đó, các nhà cung cấp
dịch vụ phần mềm, các nhà mạng của ta cũng chƣa đáp ứng tốt những điều kiện bảo đảm cho hoạt
động hóa đơn điện tử 4. Với những điều kiện này, xét tại thời điểm hiện tại, không nhiều doanh
nghiệp tại Việt Nam có thể đáp ứng đƣợc.
So với điều kiện để tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử thì điều kiện đặt in đƣợc quy
định tại khoản 2, khoản 3 Điều 8 Nghị định 51/2010/NĐ-CP dễ dàng hơn. Điều này làm cho số
lƣợng các cơ sở kinh doanh đƣợc tạo hóa đơn đặt in chiếm một tỷ lệ lớn, bao gồm cả tổ chức (đủ
điều kiện và không đủ điều kiện tự in hóa đơn), hộ và cá nhân kinh doanh. Ngồi ra, cịn có hóa
đơn đặt in của cơ quan thuế dùng để cấp, bán cho chủ thể theo quy định. Nhƣ vậy, về mặt số

lƣợng thì có thể thấy cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in nhiều hơn hẳn cơ sở kinh doanh sử
dụng hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử: Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng
dịch vụ, đƣợc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lƣu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử
và các văn bản hƣớng dẫn thi hành 5 . Hóa đơn điện tử là hình thức phát triển cao nhất của hóa
đơn cho tới thời điểm này. Do tính chất ƣu việt của nó mà trên thế giới, việc sử dụng hóa đơn
điện tử đã phổ biến từ lâu và rất phát triển. Hóa đơn điện tử đƣợc các nƣớc Châu Âu bắt đầu sử
dụng từ năm 2001, trong đó phát triển mạnh ở Pháp và Đức. Ba nƣớc có nền chính phủ điện tử
khá tốt và sử dụng hóa đơn điện tử phổ biến là Canada, Đài Loan và Hàn Quốc 6. Khi sử dụng
hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí bảo quản, lƣu trữ. Hơn nữa, việc lƣu
chuyển hóa đơn điện tử nhanh hơn so với hai loại hóa đơn cịn lại. Chính vì thế, sẽ giúp cơng tác
kế tốn đƣợc nhanh chóng và dễ dàng hơn. Một ƣu điểm của hóa đơn điện tử so với hai loại hóa
đơn cịn lại đó là hóa đơn điện tử sẽ khắc phục đƣợc những sai sót trong q trình lập hóa đơn
dẫn đến việc phải hủy hóa đơn đó, do đó sẽ tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, xét
trên điều kiện kinh tế nƣớc ta hiện nay, thì việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ vẫn cịn hạn chế. Theo
xác nhận của bà Lê Thị Thu Hƣơng, Phó cục trƣởng Cục thuế TP HCM: Dù có đến 5.500 doanh

4

11/05/2011

5

Điểm b Khoản 2 Điều 4 Nghị định 51/2010/NĐ-CP

6

12/05/2011

nghiệp kê khai thuế qua mạng nhƣng chƣa có doanh nghiệp nào đăng ký phát hành hóa đơn điện
tử 7.
Việc phân chia thành ba loại chứng từ nêu trên có ý nghĩa xác định chủ thể có trách nhiệm
trong việc tạo và phát hành hóa đơn.
1.2 Sơ lƣợc lịch sử hình thành và phát triển của hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch
vụ
Q trình hình thành và phát triển của hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là một
phần trong cả lịch sử phát triển của chứng từ kế toán và là kết quả của một q trình phát triển
nghiệp vụ kế tốn. Ban đầu, khái niệm chứng từ kế toán đƣợc gộp chung với khái niệm “sổ sách
kế toán”. Tuy nhiên, trải qua các giai đoạn phát triển của kế toán mà dần dần hình thành nên khái
niệm chứng từ kế tốn. Chúng ta có thể phân biệt thành ba giai đoạn phát triển của kế toán. Giai
đoạn thứ nhất bao gồm thời kỳ những năm 4000 trƣớc công nguyên cho đến khoảng năm 1300,
hoạt động chủ yếu của kế toán lúc bấy giờ là ghi nhận các giao dịch trong những quyển sổ. Việc
tập trung của cải yêu cầu cần phải có kiểm tra và vì vậy kế tốn là rất cần thiết. Giai đoạn thứ hai
trải dài từ sau năm 1300 đến khoảng 1850. Giai đoạn này đặc trƣng bởi sự mở rộng của thƣơng
mại, điều này dẫn đến tăng nhu cầu về các tài liệu và chứng từ kế tốn chính xác. Những chứng
từ này cho phép xử lý một khối lƣợng lớn dữ liệu và tóm tắt chúng theo một cách đơn giản phục
vụ cho việc quản lý các hoạt động thƣơng mại 8. Nhƣ vậy có thể thấy, ngay từ thế kỷ XII, nhu cầu
sử dụng chứng từ trong hoạt động thƣơng mại cũng nhƣ trong nghiệp vụ kế tốn đã bắt đầu xuất
hiện. Nhƣng tại thời điểm đó, con ngƣời lại quan niệm các sổ sách kế toán chính là chứng từ.
Ngay tại Ý, khái niệm này cũng không đƣợc đề cập đến, cụ thể trong một công trình nghiên cứu
nổi tiếng của Luca Paciolo, ngƣời phát minh ra kế tốn kép, có tên là “Summa de Arithmetica,
Geometrica, Proportioni et Proportionalita” đƣợc công bố năm 1494, cũng không nhắc đến khái
niệm này. I.F. Ser, Thuỵ Sĩ, S.M. Baras, Nga, Pali chính là những nhà nghiên cứu đầu tiên nhận
thức đƣợc sự khác nhau giữa chứng từ và sổ sách kế tốn 9. Theo đó, chứng từ là căn cứ để ghi
chép sổ sách kế toán, việc ghi chép sổ sách kế toán cũng bao gồm cả việc xử lý chứng từ. Các nội
dung đƣợc ghi trong sổ sách kế tốn địi hỏi phải phù hợp và đúng nhƣ nội dung đƣợc phản ánh
trên chứng từ kế toán. Giữa chứng từ và sổ sách kế tốn có mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất với
nhau, là hai mặt của một vấn đề.
7

19/05/2011

8

Phan Thị Minh Lý chủ biên (2007), Giáo trình ngun lý kế tốn, NXB Đại học Huế, TP Huế tlđd, tr 4.

9

Phan Thị Minh Lý chủ biên, tlđd, tr 69.


Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự đa dạng của các hoạt động thƣơng mại mà các
chứng từ đƣợc sử dụng cũng đa dạng và phát triển hoàn thiện hơn. Khi quan hệ mua bán phát
triển, nhu cầu sử dụng một loại chứng từ để ghi nhận hoat động này đƣợc đặt ra. Nhu cầu này làm
xuất hiện một loại chứng từ mới đó là hóa đơn. Ban đầu, hóa đơn đơn giản chỉ là cơng cụ để phản
ánh các nội dung nhƣ: chủ thể liên quan, loại hàng hóa, dịch vụ và giá trị của giao dịch. Tuy
nhiên, khi hoạt động thƣơng mại phát triển cao và trình độ quản lý thuế của các nhà nƣớc có
những bƣớc tiến đáng kể, hóa đơn có bƣớc phát triển cao hơn. Cụ thể, hóa đơn GTGT ra đời bổ
sung những nội dung mới và mang ý nghĩa pháp lý cao hơn. Chính quan hệ pháp luật thuế GTGT
với những nội dung mới là nguyên nhân chính của việc ra đời hóa đơn GTGT. Vì tất cả các
chứng từ trƣớc đây với những nội dung vốn có khơng thể phản ánh đƣợc một cách chính xác các
nghiệp vụ này. Do đó, cần phải có một loại chứng từ khác có thể ghi nhận những nội dung mới
trong các quan hệ này. Đây là lí do xuất hiện hóa đơn GTGT. Hơn nữa, với đặc thù của phƣơng
pháp tính thuế GTGT nên hóa đơn bán hàng cũng xuất hiện và song song tồn tại với hóa đơn
GTGT. Khi quan hệ giao thƣơng phát triển vƣợt ra ngoại phạm vi một quốc gia thì nhu cầu sử
dụng hóa đơn xuất khẩu cũng dần hình thành và trở nên phổ biến. Nhƣ vậy, sự hình thành các
quan hệ xã hội mới và sự phát triển của hoạt động thƣơng mại đã làm phát sinh các hóa đơn nhƣ
hiện nay.
Ngồi ra, sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là những tiến bộ vƣợt bậc trong

công nghệ thông tin đã tạo nên một bƣớc tiến cho sự phát triển của hóa đơn. Hóa đơn điện tử ra
đời, đƣợc sử dụng phổ biến hơn và đóng vai trị ngày càng quan trọng. Sự ra đời của hóa đơn điện
tử giúp cho cơng việc kế tốn ngày càng nhanh chóng và dễ dàng hơn, tiết kiệm đƣợc thời gian và
tài chính cũng nhƣ các thủ tục phức tạp của việc sử dụng các hóa đơn bằng giấy.
Nhìn lại q trình phát triển của hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể thấy
rằng sự ra đời và phát triển của hóa đơn ln gắn liền với q trình phát triển của nền kinh tế và
kế toán. Sự đa dạng và ngày càng phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế quyết định sự phát triển của
hóa đơn. Có thể khẳng định rằng, hóa đơn sẽ cịn tiếp tục phát triển và hoàn thiện hơn theo nhu
cầu phát triển của nền kinh tế tồn cầu. Xét dƣới góc độ pháp lý, có thể thấy rằng sự xuất hiện
ngày càng nhiều các loại hóa đơn mới có nguồn gốc từ sự ra đời của các loại quan hệ pháp luật
mới. Nhu cầu điều chỉnh các quan hệ pháp luật này buộc các chủ thể phải sử dụng các loại hóa
đơn mới. Hơn nữa, sự phát triển và ngày càng đa dạng các loại hóa đơn cũng có tác động ngƣợc
trở lại đối với các quy định pháp luật. Là một bộ phận của kiến trúc thƣợng tầng, pháp luật luôn
luôn đƣợc hình thành trên cơ sở hạ tầng. Vì thế, khi các hóa đơn mới xuất hiện và trở nên phổ
biến thì pháp luật cũng dần thừa nhận và điều chỉnh các loại hóa đơn đó. Dần dần, các hóa đơn


trở thành một văn bản bắt buộc trong các giao dịch, là chứng cứ pháp lý không thể thiếu để chứng
minh sự tồn tại và tính hợp pháp của một giao dịch.
1.3 Vai trị của hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
1.3.1 Trên phƣơng diện pháp lý
Trƣớc hết, hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là căn cứ xác định nguồn gốc,
tính hợp pháp của hàng hóa lƣu thơng trên thị trƣờng. Bất kỳ một hàng hóa, dịch vụ nào lƣu
thơng trên thị trƣờng đều phải có chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của nó, đảm bảo hàng
hóa dịch vụ đó là đối tƣợng cuả một giao dịch hợp pháp và đựơc phép lƣu thơng. Hóa đơn mua
bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là giấy tờ chứng minh cho điều đó, nếu trong q trình hàng hóa
dịch vụ lƣu thơng trên thị trƣờng mà phát hiện khơng có hóa đơn thì sẽ bị xử lý, truy thu các loại
thuế có liên quan.
Thứ hai, hóa đơn là căn cứ để xác định quyền sỡ hữu hợp pháp của ngƣời tiêu dùng, xác
định trách nhiệm của ngƣời bán. Trên các hóa đơn thƣờng thể hiện tên, địa chỉ của ngƣời mua và

ngƣời bán đồng thời phản ánh số lƣợng và giá trị hàng hóa. Khi mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ,
ngƣời mua nhận hóa đơn nhƣ một bằng chứng chứng minh cho quyền sỡ hữu của mình. Có thể
nói, hóa đơn nhƣ một căn cứ chứng minh cho sự tồn tại một giao dịch giữa bên mua và bên bán
qua đó xác nhận quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Chính vì vậy hóa đơn đồng thời là cơ sở giải
quyết tranh chấp phát sinh liên quan.
1.3.2 Trên phƣơng diện kế toán.
Thứ nhất, hóa đơn là bằng chứng pháp lý của các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ
phát sinh, của các số liệu ghi trong sổ kế toán của doanh nghiệp. Chính vì vậy nó có ý nghĩa quan
trọng trong nghiệp vụ kế tốn tài chính, kế tốn quản trị và kiểm tốn nội bộ. Hóa đơn là những
số liệu cơ bản mà cơ sở kinh doanh sử dụng để lập các báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính là
công cụ phản ánh và tổng hợp (truyền đạt) định kỳ các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh trong kỳ
đƣợc báo cáo, và tình trạng tài chính của các doanh nghiệp vào một ngày nhất định (ngày báo
cáo) 10. Thông qua đó, tổ chức, cá nhân kinh doanh nắm bắt đƣợc tình hình tài chính, kết quả hoạt
động kinh doanh của mình. Từ đó chi phối đến cơng tác quản lý, điều hành của ban lãnh đạo,
doanh nghiệp sẽ tự chủ hơn trong việc sử dụng các nguồn lực của mình, có cơ sở để đƣa ra các
quyết định kinh doanh ngắn hạn hay dài hạn hiệu quả hơn. Với các chủ thể ngồi doanh nghiệp,
chính các báo cáo tài chính đƣợc lập nên dựa trên các hóa đơn mua bán hàng hóa, cung ứng dịch
10

Nguyễn Phƣơng Liên (2005), Hướng dẫn thực hiện chế độ chứng từu kế toán, sổ kế tốn và báo cáo tài chính doanh nghiệp
vừa và nhỏ( thực hiện từ 30/3/2005), NXB Tài chính, Hà Nội, tr 321


vụ là nguồn thơng tin giúp họ tìm hiểu về thực trạng của doanh nghiệp, là cơ sở để đƣa ra các
quyết định đầu tƣ hay cho vay.
Thứ hai, hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ có vai trị rất quan trọng trong việc kế toán
các loại thuế trong doanh nghiệp nhƣ thuế GTGT, thuế TNDN. Kế toán thuế là một phần trong
nghiệp vụ kế toán của các doanh nghiệp. Xuất phát từ một trong những mục đích của hệ thống kế
toán là tạo ra các báo cáo trƣớc cơ quan thuế theo đúng quy định mà khái niệm kế toán thuế xuất
hiện. Để việc kế toán thuế của doanh nghiệp đƣợc chính xác cũng nhƣ đảm bảo giá trị pháp lý của

các báo cáo thuế của doanh nghiệp, một nhu cầu đặt ra là phải sử dụng hệ thống hóa đơn mua
bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Trên cơ sở số liệu phản ánh trên các hóa đơn, bên lập hóa đơn
có thể hạch tốn doanh thu và bên nhận hóa đơn hạch tốn chi phí sản xuất, kinh doanh làm cơ sở
để tính thuế TNDN. Ngồi ra, bên lập hóa đơn có thể dùng hóa đơn để kê khai thuế GTGT đầu ra,
bên nhận hóa đơn sử dụng hóa đơn để kê khai thuế GTGT đầu vào làm cơ sở tính thuế GTGT
phải nộp.
1.3.3 Trên phƣơng diện quản lý nhà nhà nƣớc
Về phía nhà nƣớc, hóa đơn là công cụ để nhà nƣớc quản lý thuế, quản lý kinh tế. Nhƣ đã
đề cập, hóa đơn là một trong những tài liệu để lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế. Mà cơ
quan nhà nƣớc là một trong các đối tƣợng sử dụng các báo cáo tài chính, báo cáo thuế của cá
nhân, tổ chức kinh doanh. Vì thế, thơng qua cơng tác quản lý hóa đơn của các doanh nghiệp, cơ
quan nhà nƣớc mà cụ thể là cơ quan thuế và cơ quan hải quan và cơ quan thống kê có thể kiểm
tra, xác minh tính chính xác của các báo cáo này, từ đó nắm bắt đƣợc hoạt động và tình hình tài
chính, kinh doanh của doanh nghiệp. Nhƣ vậy, thông qua các báo cáo tài chính của doanh nghiệp,
nhà nƣớc tổng hợp đƣợc thực trạng hoạt động của mỗi ngành, mỗi địa phƣơng, mỗi lĩnh vực, qua
đó nhà nƣớc có thể điều chỉnh các chính sách kinh tế vi mơ và vĩ mơ của mình, đặc biệt là chính
sách thuế. Hơn nữa, do điều kiện hiện nay, việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán là phổ biến nên
việc kiểm soát chủ yếu dựa vào hố đơn. Bởi vậy, ngồi tác dụng là một chứng từ kế toán, hoá
đơn lại giữ một vai trò rất quan trọng chi phối mọi hoạt động của DN, nó ln chuyển cùng với
hàng hố dịch vụ 11. Chính vì vậy, xét trên góc độ quản lý thì việc kiểm sốt đƣợc hóa đơn mua
bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là kiểm sốt đƣợc lƣợng hàng hóa và tiền trong lƣu thơng. Qua
đó, các nhà hoạch định chính sách kinh tế sử dụng thơng tin kế tốn để phân tích và dự đốn xu
hƣớng kinh tế.

11

, 15/05/2011